Zasady wydawania publikacji obowiązujące w Wydawnictwie Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu Załącznik nr 2 1 Podstawą procesu wydawniczego jest roczny plan wydawniczy, który powstaje w oparciu o zasady określone w załączniku nr 1, podlega opinii Rady Programowej i wymaga jej akceptacji, następnie jest zatwierdzony przez Prorektora ds. Nauki. 2 Prace zgłoszone do Wydawnictwa, ale nie umieszczone w planie wydawniczym na dany rok, mogą zostać wydane za zgodą Rektora lub Prorektora ds. Nauki (np. rozprawy habilitacyjne, tomy konferencyjne lub pokonferencyjne oraz dodruki skryptów). 3 Pracę do rocznego planu wydawniczego może zgłosić Wydziałowy Redaktor Merytoryczny, Kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Przyrodniczego, pracownik naukowy. Umieszczenie pracy w planie nie oznacza decyzji o jej publikacji, a jedynie zarezerwowanie środków finansowych w razie rozpoczęcia procesu wydawniczego. 4 Autor pracy przygotowuje ją w formie wydruku oraz na nośniku elektronicznym i przekazuje właściwemu Wydziałowemu Redaktorowi Merytorycznemu, który jest pierwszym weryfikatorem pracy pod względem merytorycznym i decyduje o rozpoczęciu procesu wydawniczego dla danego utworu. 5 Etapy procesu wydawniczego: 1. Wydziałowy redaktor merytoryczny przynosi pracę w formie wydruku do siedziby Wydawnictwa, dostarczając wniosek o otwarcie zlecenia wydawniczego (załącznik nr 2), w którym znajdują się m.in. adresy wskazanych przez redaktorów merytorycznych recenzentów zewnętrznych, czyli osób niezatrudnionych na tej samej Uczelni, co autor, będących samodzielnymi pracownikami naukowymi oraz potwierdzenie źródła finansowania. W przypadku podręczników wymagane są 2 recenzje, 1
dla pozostałych publikacji jedna. Złożenie w Wydawnictwie wniosku o otwarcie zlecenia wydawniczego rozpoczyna proces wydawniczy. 2. Sekretarz Wydawnictwa wysyła wydruk pracy do recenzenta zewnętrznego wraz z drukiem umowy (załącznik nr 3) i rachunkiem. 3. Recenzja wraz z wydrukiem pracy jest przesyłana do siedziby Wydawnictwa. Kierownik Wydawnictwa zapoznaje się z recenzją i pozostawia jej oryginał w Wydawnictwie, natomiast kopię wraz z wydrukiem pracy przekazuje właściwemu Wydziałowemu Redaktorowi Merytorycznemu, który z kolei po zapoznaniu się z nią oddaje autorowi. 4. Recenzja pozytywna decyduje o kontynuacji procesu wydawniczego. 5. Redaktor merytoryczny jest zobowiązany, osobiście lub za pośrednictwem autora, dostarczyć pracę, poprawioną zgodnie z zaleceniami recenzentów, w formie wydruku i na nośniku elektronicznym, zgodnie z instrukcją przygotowywania materiałów do druku (załącznik nr 4), ponadto autor winien przynieść pisemną odpowiedź na recenzję. 6. Z autorem podpisywana jest umowa wydawnicza (załącznik nr 5) oraz autor podpisuje oświadczenie dotyczące własności intelektualnej całego dzieła oraz poszczególnych jego części wraz z materiałem ilustracyjnym (załącznik nr 6). 7. Jeśli praca zostanie przyjęta do wydania, Wydawnictwo może, na wniosek jednostki zlecającej, dokonać wstępnej kalkulacji kosztów wydania. 8. Kiedy praca znajdzie się w Wydawnictwie, zakładana jest dla niej Karta publikacji (załącznik nr 7), w której Kierownik Wydawnictwa zapisuje kolejne etapy prac redakcyjnych wraz z datami oraz nazwiskami osób odpowiedzialnych. Akceptacji pracy do druku dokonuje redaktor naczelny na Karcie publikacji 9. Konsultacje redaktorów z autorem mogą się odbywać na różnych etapach pracy redakcyjnej. Obowiązkowa korekta autorska dokonywana jest po opracowaniu redakcyjnym i komputerowym złamaniu tekstu według załączonej instrukcji (załącznik nr 8). Autor może zabrać wydruk pracy z siedziby Wydawnictwa i oddać go, wraz ze swoimi uwagami, w uzgodnionym terminie. 10. Dzieło oddawane jest do drukarni, przy czym Wydawnictwo monitoruje proces druku. Nakład wydrukowanej książki składany jest w magazynie Wydawnictwa. 11. Rozliczenie końcowe wynikające z rzeczywistych kosztów wydania publikacji i ustalenie ceny jednostkowej książki kończy proces wydawniczy. 6 Autor jest zobowiązany przed zakończeniem procesu wydawniczego do napisania streszczenia lub noty o swojej pracy w języku polskim i angielskim, które Wydawnictwo wykorzystuje w celach promocyjnych, np. umieszcza na stronach internetowych. 2
7 Rozliczenie końcowe wydania stanowi podstawę do wystawienia dla jednostki zlecającej Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu dokumentu zgodnego z Komunikatem kwestora w sprawie wystawiania faktur VAT. Podstawą do rozliczenia końcowego jest cennik zatwierdzony przez Rektora (załącznik nr 10). Zasady kalkulowania poszczególnych grup publikacji oraz zasady ustalania ceny jednostkowej książki stanowią załącznik nr 11. 8 Autor otrzymuje bezpłatne egzemplarze autorskie, nie przeznaczone do sprzedaży. 9 Nakład książki magazynowany jest w przeznaczonych do tego pomieszczeniach i dystrybuowany zgodnie z opracowanymi zasadami (załącznik nr 12). 10 Zasady publikowania w Electronic Journal of Polish Agricultural Uniwersities: 1. Każda z redakcji poszczególnych serii przesyła do Wydawnictwa drogą elektroniczną artykuł po pozytywnej recenzji w programie Word. 2. W Wydawnictwie jest on przeglądany pod względem redakcyjnym (czy spełnia wymogi stawiane artykułom mającym się ukazać w EJPAU). 3. Po wstępnej akceptacji praca jest przygotowywana w HTML-u i zamieszczona na stronie internetowej EJPAU w tzw. podglądzie, co oznacza, że jest widoczna jedynie dla autora pracy i redakcji właściwej dla artykułu serii. 4. Praca jest na tym etapie przesyłana do wskazanego członka ścisłego grona Rady Programowej w celu przejrzenia i ostatecznej akceptacji pod względem formalnym. Ewentualne uwagi są przekazywane do właściwej dla pracy redakcji, która decyduje o ich uwzględnieniu. 5. Poprawiony artykuł wraca do redakcji Wydawnictwa i jest zamieszczany na stronie internetowej EJPAU w wersji widocznej dla czytelników. 11 Po wydrukowaniu Acta Scientiarum Polonorum na stronie internetowej zamieszcza się w całości artykuły i ich streszczenia w wersji polskiej i angielskiej. 3
12 Zasady dodrukowywania książek: 1. Propozycję dodruku książki na podstawie sugestii Wydziałowego Redaktora Merytorycznego lub zapotrzebowania odbiorców Kierownik Wydawnictwa składa autorowi, który ją akceptuje lub nie. 2. Decyzję o wysokości nakładu dodruku podejmuje Rada Programowa. 3. Dodrukowywany tytuł umieszczany jest w rocznym planie wydawniczym. 4. Autor jest informowany o terminie dodrukowania jego książki, wysokości nakładu. 13 Zasady wznawiania książek: 1. Informację o pracy nad wydaniem poprawionym, uzupełnionym, zmienionym konkretnego tytułu Wydawnictwo otrzymuje od autora lub Wydziałowego Redaktora Merytorycznego i tytuł umieszcza w rocznym planie wydawniczym. 2. Jeśli wprowadzone przez autora zmiany, uzupełnienia przekraczają 30% treści (wraz z materiałem ilustracyjnym) wydrukowanej już książki, procedura wydania przebiega jak przy publikacji nowości (patrz etapy procesu wydawniczego pkt. 1 11). Jeśli dokonane zmiany nie przekraczają 30%, praca nie jest kierowana do recenzji zewnętrznej, a decyzję o wydaniu i wysokości nakładu podejmuje Rada Programowa. 3. Z autorem podpisywana jest umowa wydawnicza (załącznik nr 5). 14 Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu korzysta z pierwszeństwa opublikowania pracy naukowej lub dydaktycznej napisanej przez pracownika w ramach wykonywania przez niego obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu jest zobowiązany podpisać z autorem umowę wydawniczą w ciągu 6 miesięcy od otrzymania pozytywnej recenzji pracy warunkującej wydanie, w przeciwnym wypadku prawo pierwszeństwa wygasa. Prawo pierwszeństwa wygasa również w razie, gdy utwór nie został opublikowany w ciągu dwóch lat od zawarcia umowy. Obsługą procesu wydawniczego prac naukowych i dydaktycznych pracowników Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu oraz dystrybucją publikacji zajmuje się Wydawnictwo Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu. 15 O nieskorzystaniu z prawa pierwszeństwa decyzję może podjąć Rektor. 4
16 Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu nabywa prawa autorskie majątkowe z chwilą podpisania z autorem umowy wydawniczej. Wydawane publikacje są własnością Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu. Posiadają numer ISBN dla książek i ISSN dla czasopism. Na książkach umieszczana jest nota COPYRIGHT by Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu. Załączniki: Nr 1. Zasady opracowywania rocznego planu wydawniczego* Nr 2. Wniosek o otwarcie zlecenia wydawniczego Nr 3. Wzór umowy i rachunku dla recenzenta* Nr 4. Instrukcja przygotowywania materiałów do druku. Wskazówki dla autorów* Nr 5. Wzory umów wydawniczych* Nr 6. Wzór oświadczenia o własności intelektualnej dzieła. Nr 7. Karta publikacji* Nr 8. Instrukcja dokonywania korekty autorskiej Nr 9. Wzór rachunku wewnętrznego* Nr 10. Cennik* Nr 11. Wzór kalkulacji kosztów wydania poszczególnych grup publikacji i ustalenia ceny jednostkowej książki* Nr 12. Zasady dystrybucji książek* *Załączniki jedynie do wiadomości: 1. Rektora 2. Prorektora ds. Nauki 3. Kanclerza 5
4. Zastępcy Kanclerza Kwestora 5. Redaktora Naczelnego 6. Kierownika Wydawnictwa 7. Sekretarza Wydawnictwa Podstawa prawna: Art. 17 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. 2005, nr 164, poz. 1365 z późn. zm.); Art. 12-14 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. 2006, nr 90, poz. 631 z późn. zm.); Ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. 2005, nr 249, poz. 2104, z późn. zm.); Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.2006, nr 164, poz.1163 z późn. zm.) Statut Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z 11 kwietnia 2007 r. 6