Załącznik nr 6 do Szczegółowego Opisu Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 dokumentu zatwierdzonego uchwałą Nr 99/1229/2015 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 15 grudnia 2015 r. Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013 Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zarząd Województwa Podlaskiego 1
SPIS TREŚCI Rozdział 1 Słowniczek pojęć i skrótów... 4 Rozdział 2 Podstawa prawna... 6 Rozdział 3 Zakres regulacji... 8 Rozdział 4 Zasady kwalifikowania projektów... 9 4.1 Zasięg geograficzny kwalifikowalności... 9 4.2 Ocena kwalifikowalności projektu... 9 4.3 Trwałość projektu... 9 Rozdział 5 Zasady kwalifikowania wydatków... 11 5.1 Horyzont czasowy kwalifikowalności... 11 5.2 Ocena kwalifikowalności wydatku... 11 5.3 Wydatki faktycznie poniesione... 12 5.4 Dokumentowanie wydatków... 13 5.5 Zakaz podwójnego finansowania... 13 5.6 Projekty generujące dochód... 14 Rozdział 6 wydatków... 14 6.1 Wydatki związane z przygotowaniem projektu... 14 6.2 Wydatki związane z nadzorem budowlanym i autorskim... 15 6.3 Wydatki na usługi finansowe i zabezpieczenia... 15 6.4 Wkład niepieniężny... 16 6.5 Roboty budowlane i montażowe... 16 6.6 Zakup gruntu... 17 6.7 Zakup nieruchomości zabudowanej... 17 6.8 Zakup środków trwałych... 18 6.9 Zakup wartości niematerialnych i prawnych... 18 6.10 Amortyzacja... 18 6.11 Podatek od towarów i usług (VAT)... 19 6.12 Inne podatki i opłaty... 19 6.13 Leasing i inne techniki finansowania nieruchomości, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych... 19 6.14 Wydatki na instrumenty finansowe (dokapitalizowanie funduszy).... 20 6.15 Działania informacyjne i promocyjne... 21 6.16 Pomoc techniczna... 22 6.17 Kary umowne/odszkodowania... 22 6.18 Audyt projektu... 22 6.19 Wydatki osobowe... 22 6.20 Usługi doradcze... 23 6.21 Dochód incydentalny... 23 Rozdział 7 Wydatki niekwalifikowalne... 25 7.1 Wydatki niekwalifikowalne na mocy rozporządzeń WE... 25 7.2 Wydatki niekwalifikowalne określone w wytycznych krajowych i IZ RPOWP... 25 Rozdział 8 Wykaz wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych w poszczególnych osiach priorytetowych/działaniach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa... 26 8.1 Oś Priorytetowa I. Wzrost innowacyjności i wspieranie przedsiębiorczości w regionie 26 8.2 Oś Priorytetowa II. Rozwój infrastruktury transportowej... 41 2
8.3 Oś Priorytetowa III. Rozwój turystyki i kultury... 46 8.4 Oś Priorytetowa IV. Społeczeństwo informacyjne... 55 8.5 Oś Priorytetowa V. Rozwój infrastruktury ochrony środowiska... 57 8.6 Oś Priorytetowa VI. Rozwój infrastruktury społecznej... 59 8.7 Oś Priorytetowa VII. Pomoc techniczna... 64 3
Rozdział 1 Słowniczek pojęć i skrótów Występujące w niniejszym dokumencie pojęcia oznaczają: Beneficjent osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizującą projekty finansowane z budżetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu. Cross-financing - zasada elastycznego, krzyżowego finansowania, mająca na celu ułatwienie wdrażania jednofunduszowych programów operacyjnych. Zapewnia ona możliwość finansowania w ramach zakresów interwencji EFRR i EFS komplementarnych działań wchodzących odpowiednio w zakres drugiego funduszu. Udział środków możliwych do objęcia ta zasadą jest ograniczony do 10% na poziomie priorytetu/projektu. Duży projekt to szereg robót, działań lub usług, których celem jest ukończenie niepodzielnego zadania o sprecyzowanym charakterze gospodarczym lub technicznym, który posiada jasno określone cele i którego całkowity koszt przekracza kwotę 50 mln. Nieruchomość niezabudowana część powierzchni ziemskiej stanowiąca odrębny przedmiot własności (grunty), z wyłączeniem budynków, budowli, obiektów małej architektury oraz tymczasowych obiektów budowlanych. Nieruchomość zabudowana - część powierzchni ziemskiej stanowiąca odrębny przedmiot własności (grunty), wraz z budynkami, budowlami, obiektami małej architektury trwale związanymi z gruntem. Projekt generujący dochód w rozumieniu art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 jest to projekt współfinansowany z EFRR lub Funduszu Spójności, którego całkowity koszt przekracza 1 mln EUR, obejmujący inwestycje w infrastrukturę, korzystanie z której podlega opłatom ponoszonym bezpośrednio przez korzystających lub jakakolwiek operacja pociągająca za sobą sprzedaż gruntu lub budynków lub dzierżawę gruntu lub najem budynków, lub wszelkie inne odpłatne świadczenia, dla których wartość bieżąca przychodów przewyższa wartość bieżącą kosztów operacyjnych. Projektami generującymi dochód nie są projekty podlegające zasadom pomocy publicznej w rozumieniu art. 87 TWE, w tym pomocy de minimis lub dla których wsparcie związane jest z instrumentami inżynierii finansowej, projekty współfinansowane z EFS oraz te projekty współfinansowane z EFRR lub Funduszu Spójności, których całkowity koszt nie przekracza 1 mln EUR. Środek trwały na stałe zainstalowany w projekcie środek trwały, którego użycie do innych zadań niż te założone w projekcie grozi niezrealizowaniem celu projektu. Umowa o dofinansowanie - umowa zawarta z beneficjentem, na podstawie której, beneficjent realizuje projekt współfinansowany w ramach RPOWP. Ilekroć w wytycznych jest mowa o umowie o dofinansowanie, należy przez to rozumieć także decyzję o dofinansowaniu projektu zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju. 4
Wartości niematerialne i prawne zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości są to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, w szczególności: a) autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, b) prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, c) know-how. Do wartości niematerialnych i prawnych nie zalicza się inwestycji, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 17 ww. ustawy. Wydatek kwalifikowalny wydatek lub koszt poniesiony przez beneficjenta lub podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków w umowie o dofinansowanie, w związku z realizacją projektu w ramach RPOWP, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Wytycznych, który kwalifikuje się do refundacji lub rozliczenia w przypadku systemu zaliczkowego ze środków przeznaczonych na realizację RPOWP w trybie określonym w umowie o dofinansowanie projektu. Wydatek niekwalifikowalny wydatek lub koszt nie kwalifikujący się do refundacji lub w przypadku systemu zaliczkowego do rozliczenia ze środków przeznaczonych na realizację RPOWP. Wyłączenie blokowe (wyłączenie grupowe) - należy przez to rozumieć pomoc publiczną, której nie dotyczy obowiązek notyfikacji. Skróty użyte w Wytycznych: EFRR Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego IA Instytucja Audytowa IC Instytucja Certyfikująca IZ RPOWP Instytucja Zarządzająca Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa KE Komisja Europejska RPOWP Regionalny Program Operacyjny Województwa SIWZ specyfikacja istotnych warunków zamówienia Uszczegółowienie Szczegółowy Opis Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa WE Wspólnota Europejska Wytyczne Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa 5
Rozdział 2 Podstawa prawna Wytyczne dotyczące kwalifikowalności w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego (RPOWP) zostały wydane na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju oraz Krajowych wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013. Zagadnienia związane z kwalifikowalnością w ramach RPOWP reguluje szereg aktów prawnych (wspólnotowych i krajowych) oraz innych dokumentów. Są nimi: 1. Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające ogólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210/25 z 31.07.2006 r. z późn. zm.). 2. Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonywania Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 371/1 z 27.12.2006 r. z późn. zm.). 3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1080/2006 z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 (Dz. Urz. UE L 210/1 z 31.07.2006 r. z późn. zm.). 4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 397/2009 z dnia 6 maja 2009 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w odniesieniu do kwalifikowalności efektywności energetycznej i inwestycji w energię odnawialną w budownictwie mieszkaniowym (Dz. Urz. UE L 126/3 z 21.05.2009 r.). 5. Ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84 poz.712 z późn. zm.). 6. Regionalny Program Operacyjny Województwa. 7. Szczegółowy Opis Priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa. 8. Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013, zatwierdzone przez Ministra Rozwoju Regionalnego. Teksty rozporządzeń, ustaw i pozostałych dokumentów dostępne są na stronach internetowych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego: www.rpowp.wrotapodlasia.pl, Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju: www.mir.gov.pl, www.funduszestrukturalne.gov.pl Inne akty prawne, do których odwołują się niniejsze wytyczne: 1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907. z późn. zm.). 2. Ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.). 3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z 6
póź. zm.). 4. Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). 5. Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651, z późn. zm.). 6. Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001r. Prawo ochrony środowiska (Dz. U. 2013.1232). 7. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004r. o ochronie przyrody (Dz. U. z 2013 r. poz. 627, z późn. zm.). 8. Ustawa z dnia 21 marca 1985r. o drogach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 260, z późn. zm.). 9. Ustawa z dnia 10 kwietnia 2003r. o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 118, z późn. zm.) 10. Ustawa z dnia 7 czerwca 2001r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006r. Nr 123, poz. 858, z późn. zm.). 7
Rozdział 3 Zakres regulacji 1. Wytyczne odnoszą się do wszystkich wydatków ponoszonych przez Beneficjenta zarówno w ramach współfinansowania krajowego jak i środków wspólnotowych na realizację projektów finansowanych z EFRR w ramach RPOWP. 2. Wytyczne skierowane są do Beneficjentów i instytucji uczestniczących we wdrażaniu RPOWP. 3. Za kwalifikowalne mogą być uznane jedynie wydatki niezbędne dla realizacji projektu, poniesione zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym oraz zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie i Wytycznymi. 4. W przypadku projektu lub grupy projektów objętych zasadami pomocy publicznej określonej w Art. 87 i 88 Traktatu ustanawiającego WE mogą obowiązywać bardziej restrykcyjne zasady związane z kwalifikowaniem wydatków od określonych w niniejszych Wytycznych. W takiej sytuacji za kwalifikowalne uznaje się te wydatki, które spełniają warunki określone w programie pomocy publicznej i Wytycznych. 5. Rodzaje beneficjentów, którzy mogą starać się o dofinansowanie projektów z EFRR, określa bezpośrednio RPOWP i Uszczegółowienie. 6. Beneficjent może wnioskować o refundację poniesionych wydatków kwalifikowalnych do kwoty określonej w umowie o dofinansowanie. 8
Rozdział 4 Zasady kwalifikowania projektów 4.1 Zasięg geograficzny kwalifikowalności 1. Projekt współfinansowany z EFRR w ramach RPOWP powinien być realizowany w granicach administracyjnych województwa podlaskiego. 2. Odstępstwa od tej zasady możliwe są tylko za zgodą IZ RPOWP i tylko w sytuacji, gdy projekt przynosi znaczące korzyści dla obszaru objętego wsparciem przez RPOWP. Zgoda IZ RPOWP wyrażona jest poprzez zawarcie odpowiedniego postanowienia w tym zakresie w umowie o dofinansowanie projektu. 4.2 Ocena kwalifikowalności projektu 1. Kwalifikowalność projektu jest dokonywana na etapie oceny wniosków o dofinansowanie projektów składanych przez Beneficjentów. Polega ona na weryfikacji zgodności projektu z zasadami współfinansowania określonymi w ramach RPOWP. 2. Projekt kwalifikuje się do współfinansowania, jeśli spełnia łącznie następujące warunki: a) jest zgodny z kryteriami wyboru określonymi przez Komitet Monitorujący, b) beneficjent ubiegający się o dofinansowanie jest uprawniony do złożenia wniosku w ramach danego priorytetu /działania, c) jest zgodny z horyzontalnymi politykami Wspólnoty, w tym w szczególności z politykami w zakresie: równości mężczyzn i kobiet oraz niedyskryminacji, zrównoważonego rozwoju, konkurencji, zamówień publicznych, ochrony środowiska oraz rozwoju społeczeństwa informacyjnego, d) jest zgodny z RPOWP oraz Uszczegółowieniem, e) przyczynia się do realizacji celów danego priorytetu /działania. 3. Fakt kwalifikowalności projektu nie oznacza uznania za kwalifikowalne, wszystkich wydatków poniesionych na realizację projektu. Potwierdzenie wysokości wsparcia następuje w umowie o dofinansowanie. 4.3 Trwałość projektu 1. Zgodnie z postanowieniami art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 każdy projekt współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych musi zachować trwałość przez okres pięciu lat od daty zakończenia projektu. Poprzez datę zakończenia projektu należy rozumieć termin realizacji projektu określony w umowie o dofinansowanie projektu, z uwzględnieniem przepisów art. 88 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. 2. W przypadku projektów realizowanych w celu utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MŚP, okres, o którym mowa powyżej, wynosi 3 lata od daty zakończenia projektu. 3. Pojęcie trwałości projektu rozumiane jest jako nie poddanie projektu tzw. znaczącej modyfikacji tj.: a) modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny oraz b) wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej. 4. Znacząca modyfikacja oznacza jednoczesne spełnienie co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. a i co najmniej jednego z warunków wymienionych w lit. b, 9
a ponadto pomiędzy tymi warunkami musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy (tzn. lit. b to przyczyna, a lit. a skutek). 5. Nie stanowi naruszenia trwałości projektu sprzedaż terenów inwestorom w przypadku realizacji projektów mających na celu przygotowanie terenów inwestycyjnych (uzbrojenie terenów), pod warunkiem, że elementy infrastruktury uzbrojonego terenu pozostaną własnością Beneficjenta. Wnioskodawca zobowiązany jest do pozyskania inwestora, który zainwestuje na terenie inwestycyjnym objętym projektem w terminie 5 lat od zakończenia projektu. 6. Nie stanowi naruszenia trwałości przekazanie przez Beneficjenta urządzeń technicznych wybudowanych lub przebudowanych przy okazji realizacji projektu podmiotowi trzeciemu na terenie którego urządzenia te zostały wybudowane lub umieszczone. Warunkiem jest jednak zawarcie porozumienia miedzy Beneficjentem a podmiotem trzecim przenoszącego obowiązek zapewnienia trwałości oraz regulującego kwestię odpowiedzialności za ewentualne jej naruszenie. 7. Powyższe przepisy (pkt 1-6) dotyczą projektów infrastrukturalnych oraz projektów, w których dokonywany jest zakup sprzętu lub wyposażenia. 8. W przypadku niezachowania trwałości projektu tzn. poddanie projektu znaczącej modyfikacji zrefundowane wydatki, które zostały poniesione na realizację projektu, będą objęte procedurą odzyskiwania, zgodnie z art. 98-102 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. 10
Rozdział 5 Zasady kwalifikowania wydatków 5.1 Horyzont czasowy kwalifikowalności 1. Podstawowym warunkiem zakwalifikowania wydatku do refundacji jest poniesienie go w określonych ramach czasowych wyznaczonych w przepisach wspólnotowych. a) Początek okresu kwalifikowalności wydatków dla projektów realizowanych w ramach RPOWP stanowi 1 stycznia 2007 r. b) Końcem okresu kwalifikowalności jest 31 grudnia 2015 r., za wyjątkiem kosztów zarządzania i opłat za zarządzanie oraz płatności na rzecz ostatecznych odbiorców ze środków instrumentów inżynierii finansowej, w których końcem okresu kwalifikowalności jest 31 marca 2017 r. 2. Powyższe terminy nie mają zastosowania dla projektów objętych pomocą publiczną (pomocą de minimis, wyłączeniem blokowym / grupowym, programem pomocowym zatwierdzonym przez Komisję Europejską, a także projektów otrzymujących wsparcie w ramach regionalnej pomocy inwestycyjnej oraz projektów współfinansowanych na podstawie zatwierdzonej przez Komisję Europejską pomocy indywidualnej). W przypadku w/w projektów ramy czasowe kwalifikowalności są określone w zatwierdzonym przez KE programie pomocowym. 3. Dokładne daty kwalifikowania wydatków (początkową i końcową) dla poszczególnych projektów zostaną określone w umowie o dofinansowanie, zawieranej z Beneficjentem. Początkiem kwalifikowania wydatków może być 1 stycznia 2007r. w przypadku złożenia wniosku w terminie późniejszym. Nie dotyczy to jednak projektów realizowanych w oparciu o programy pomocowe. 4. W przypadku programów pomocowych zatwierdzanych przez KE w oparciu o Wytyczne w sprawie krajowej pomocy regionalnej na lata 2007 2013, pomoc może być udzielona, z zastrzeżeniem postanowień szczegółowych rozporządzeń Rady Ministrów dotyczących ustanowienia programów pomocowych w zakresie regionalnej pomocy publicznej w określonych obszarach, wyłącznie wtedy, gdy Beneficjent przed rozpoczęciem prac związanych z realizacją projektu, złoży wniosek o dofinansowanie, a IZ RPOWP potwierdzi na piśmie, że projekt generalnie kwalifikuje się do wsparcia biorąc pod uwagę spełnienie określonych w RPOWP kryteriów. 5. W ramach RPOWP istnieje możliwość finansowania projektów częściowo lub całkowicie zrealizowanych w momencie przyznawania dofinansowania. Warunkiem jest aby wydatki poniesione były w okresie kwalifikowalności. Ponadto muszą spełniać wszystkie zasady obowiązujące w zakresie kwalifikowalności obowiązujące w nowym okresie programowania 2007-2013, zwłaszcza dotyczące pomocy publicznej, ochrony środowiska i przyrody, zamówień publicznych, zgodności z RPOWP. 5.2 Ocena kwalifikowalności wydatku 1. Ocena kwalifikowalności wydatku polega na analizie zgodności jego poniesienia z obowiązującymi przepisami. Dokonuje się jej na dwóch płaszczyznach. Pierwszą z nich jest sprawdzenie kwalifikowalności na etapie oceny wniosku o dofinansowanie; drugą weryfikacja na etapie realizacji projektu, kiedy Beneficjent przedkłada wnioski o płatność. 2. Wydatkiem kwalifikującym się do współfinansowania jest wydatek spełniający łącznie następujące warunki: a) został poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków, 11
b) jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego, a w przypadku projektów objętych pomocą publiczną jest zgodny z programem pomocowym, w ramach którego pomoc jest udzielana, c) jest zgodny z postanowieniami RPOWP, d) jest zgodny z kategoriami wydatków wynikającymi z postanowień umowy o dofinansowanie projektu, e) jest niezbędny do realizacji projektu i został poniesiony w związku z realizacją projektu, f) został dokonany w sposób efektywny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy możliwie najniższych kosztach, g) został właściwe udokumentowany, h) nie podlega wyłączeniom określonym w niniejszych wytycznych. 5.3 Wydatki faktycznie poniesione 1. Do współfinansowania kwalifikuje się wydatek, który został faktycznie poniesiony przez beneficjenta, tzn. dokonany w znaczeniu kasowym (jako rozchód środków pieniężnych z rachunku bankowego bądź kasy Beneficjenta lub podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków na realizację projektu). Wyjątek stanowią projekty realizowane z udziałem partnerów, gdzie wydatki mogą być ponoszone również przez wskazanych we wniosku partnerów. 2. Wyjątek od powyższej zasady stanowią odpisy amortyzacyjne, wkład niepieniężny, wydatki w ramach instrumentów inżynierii finansowej ponoszone zgodnie z art. 44 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 43-46 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, a także udzielenie promesy premii technologicznej. 3. W przypadku umów o roboty budowlane, które przewidują ustanowienie zabezpieczenia w formie tzw. kwoty zatrzymanej może się zdarzyć, że termin wypłaty kwoty zatrzymanej przekroczy termin końcowej daty ponoszenia wydatków kwalifikowanych, określonej w umowie o dofinansowanie. W takim przypadku, aby wydatek stanowiący wypłatę kwoty zatrzymanej na rzecz wykonawcy mógł zostać uznany za kwalifikowany, termin realizacji projektu powinien zostać tak określony, aby w okresie kwalifikowania wydatków dla projektu uwzględniony był okres gwarancyjny, po upływie którego następuje wypłata kwoty zatrzymanej i by wypłata kwoty zatrzymanej nastąpiła przed upływem końcowego terminu ponoszenia wydatków określonego w umowie o dofinansowanie. W celu przyspieszenia terminu zwrotu kwoty zatrzymanej beneficjent może dopuścić np. posłużenie się przez wykonawcę gwarancją instytucji finansowej. W takim przypadku wykonawca uzyskuje zwrot kwoty zatrzymanej w zamian za przedstawienie gwarancji instytucji finansowej na tę kwotę. Kwota zatrzymana, która została wypłacona wykonawcy, stanowi wydatek faktycznie poniesiony i może być uznana za wydatek kwalifikowany. 4. Za kwalifikowalne mogą być uznane zaliczki wypłacone na rzecz wykonawcy, jeśli zostały dokonane zgodnie z postanowieniami umowy zawartej pomiędzy Beneficjentem a Wykonawcą. 5. Jako datę poniesienia wydatku należy przyjąć: a. w przypadku wydatków pieniężnych: - dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą datę obciążenia rachunku bankowego beneficjenta lub podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków na realizację projektu, 12
- dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu, - dokonanych gotówką datę faktycznego dokonania płatności, b. w przypadku amortyzacji datę dokonania odpisu amortyzacyjnego, c. w przypadku wkładu niepieniężnego datę faktycznego wniesienia wkładu, d. w przypadku promesy premii technologicznej data faktycznej zapłaty za promesę. 5.4 Dokumentowanie wydatków 1. Wydatki kwalifikowalne, dokonywane na realizację projektu, muszą być oparte na prawnie wiążących umowach, porozumieniach lub innych dokumentach. 2. Dowodem poniesienia wydatku jest zapłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej oraz potwierdzenie zapłaty na rzecz wykonawcy w postaci wyciągu z rachunku bankowego bądź raportu kasowego wraz z dokumentami źródłowymi bądź dowodami kasowymi zastępczymi. 3. Wyjątek względem powyższej zasady stanowią ryczałtowe metody rozliczania wydatków, stosowane w przypadku projektów dotyczących wsparcia instrumentów inżynierii finansowej. 4. Za dokument o równoważnej wartości dowodowej uznaje się dowód przedstawiony przez Beneficjenta potwierdzający prawdziwy i rzetelny obraz transakcji finansowych faktycznie wykonanych i zgodnych z ustawą o rachunkowości (np.: lista płac, rachunek, polecenie wyjazdu służbowego). 5. Dokument stwierdzający poniesienie kosztu związanego z amortyzacją stanowi zapis księgowy lub wyciągi z ksiąg rachunkowych odzwierciadlające wysokość tego kosztu. W przypadku wkładu niepieniężnego dokumentem potwierdzającym poniesienie i wielkość wydatku może być operat szacunkowy (wkład w postaci nieruchomości) bądź karta czasu pracy wolontariusza (wkład w postaci nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariusza). 5.5 Zakaz podwójnego finansowania 1. Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie (rozliczenie) całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych wspólnotowych lub krajowych. 2. Podwójne finansowanie występuje w szczególności: a) zrefundowania (rozliczenia) tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, b) zrefundowania (rozliczenia) kosztów podatku VAT ze środków EFRR, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa w oparciu o ustawę o podatku od towarów i usług, c) zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach EFRR, d) otrzymanie refundacji ze środków EFRR na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych, oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki. 13
5.6 Projekty generujące dochód 1. Wydatki kwalifikowalne poniesione w związku z realizacją projektu generującego dochód nie mogą przekroczyć bieżącej wartości kosztu inwestycji pomniejszonej o bieżącą wartość dochodu netto z inwestycji w okresie referencyjnym 1. 2. W przypadku, gdy nie wszystkie koszty inwestycji kwalifikują się do współfinansowania, dochód zostaje przyporządkowany proporcjonalnie do kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych części kosztu inwestycji. 3. Kalkulacja oczekiwanego dochodu netto z inwestycji dokonywana jest w studium wykonalności lub biznes planie przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu. 4. Beneficjent zobowiązany jest do kalkulacji luki w finansowaniu w oparciu o generowane przez projekt dochody oraz jej aktualizacji w przypadku wystąpienia innych i/lub nowych i/lub wyższych od zakładanych w analizie finansowej projektu źródeł przychodów generowanych przez projekt, które nie zostały uwzględnione do szacowania luki w finansowaniu oraz w przypadku pomniejszenia kosztów kwalifikowalnych projektu. Metodologia obliczania i przedstawiania w projekcie generowanego dochodu, a także sposobu jego monitorowania określona została w odpowiednich wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego (art. 55 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006). 5. Wynik kalkulacji, o której mowa w pkt. 4 ma/może mieć wpływ na ustalenie/zmianę maksymalnej wartości dofinansowania. 6. W przypadku projektów, w których nie było możliwości, na etapie aplikowania o dofinansowanie, obiektywnego oszacowania dochodu z wyprzedzeniem, dochód wygenerowany przez projekt, w okresie do pięciu lat od zakończenia realizacji projektu, powinien zostać zwrócony przez Beneficjenta w wysokości proporcjonalnej do udziału wydatków kwalifikowalnych w całkowitym koszcie inwestycji na realizację projektu oraz proporcjonalnej do udziału współfinansowania wspólnotowego w wydatkach kwalifikowalnych (art. 55 ust. 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006). Rozdział 6 wydatków 6.1 Wydatki związane z przygotowaniem projektu 1. Do współfinansowania kwalifikują się wydatki poniesione na opracowanie dokumentacji związanej z przygotowaniem projektu, w szczególności: a) Studium Wykonalności, Biznes Planu, Analizy korzyści i kosztów, b) dokumentacji projektowej i technicznej, c) oceny (raportu) oddziaływania na środowisko, d) dokumentacji przetargowej, 1 Okresy referencyjne wskazane zostały w Wytycznych w zakresie wybranych zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód 14
e) dokumentacji przyrodniczej (np. plany ochrony gatunków i siedlisk, inwentaryzacja przyrodnicza), f) map i szkiców sytuujących projekt, g) analizy i ekspertyzy h) opłaty związane z koniecznością uzyskania niezbędnych decyzji na etapie przygotowania inwestycji; pod warunkiem, że projekt zostanie zakwalifikowany do wsparcia, a wydatki zostały przewidziane we wniosku na etapie aplikowania o wsparcie i uwzględnione w umowie o dofinansowanie (ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu, stanowiącym załącznik do umowy). 2. Wydatki na wypełnienie wniosku o dofinansowanie nie są kosztem kwalifikowalnym. 3. Wydatki związane z przygotowaniem projektu kwalifikowalne mogą być tylko i wyłącznie w przypadku projektów nie objętych pomocą publiczną. 6.2 Wydatki związane z nadzorem budowlanym i autorskim 1. Wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi kwalifikują się do współfinansowania z EFRR zarówno w przypadku gdy zawierany jest odrębny kontrakt na nadzór, jak również, gdy nadzór taki prowadzony jest przez, posiadającego odpowiednie uprawnienia, pracownika Beneficjenta. 2. Wynagrodzenie inspektora nadzoru obejmuje zapewnienie sprzętu i wyposażenia, niezbędnego do realizacji zadań inspektora. 3. Za kwalifikowalne uznane mogą być także wydatki związane z prowadzeniem nadzoru autorskiego przez projektanta, w zakresie niezbędnym dla realizacji projektu. 4. Łączna kwota wydatków określonych w pkt. 3 oraz kosztów, o których mowa w pkt 1-2 podrozdziału 6.19 i w pkt 1 podrozdziału 6.20 nie może przekroczyć 5% kosztów kwalifikowalnych projektu. 6.3 Wydatki na usługi finansowe i zabezpieczenia 1. Wydatki na pokrycie opłat związanych z otwarciem i prowadzeniem rachunku bankowego dla celów realizacji projektu oraz opłaty od transakcji finansowych dokonywanych w związku z realizacją projektu (np. opłaty od przelewów bankowych) stanowią wydatek kwalifikowalny. 2. Wydatki poniesione na instrumenty zabezpieczające realizację umowy o dofinansowanie projektu mogą być uznane za kwalifikowalne, jeśli obowiązek ustanowienia zabezpieczenia wynika z postanowień umowy. 3. Opłaty związane z prowadzeniem rachunkowości projektu mogą być uznane za kwalifikowalne, w zakresie w jakim jest to wymagane odpowiednimi przepisami i wytycznymi. 4. Wydatki poniesione na obowiązkowe ubezpieczenia i gwarancje mogą być uznane za kwalifikowalne o ile wydatki zostały przewidziane we wniosku na etapie aplikowania o wsparcie i uwzględnione w umowie o dofinansowanie (ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu, stanowiącym załącznik do umowy). 15
6.4 Wkład niepieniężny 1. Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez beneficjenta publicznego lub prywatnego w postaci dóbr lub usług, może stanowić wydatek kwalifikowalny, przy spełnieniu poniższych warunków: a) wkład niepieniężny polega na wniesieniu nieruchomości, urządzeń, materiałów (surowców), ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, b) wartość wkładu niepieniężnego może zostać w niezależny sposób wyceniona oraz - jeśli zaistnieje taka konieczność zweryfikowana. 2. W przypadku wniesienia nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, jej wartość określa się z uwzględnieniem ilości czasu poświęconego na jej wykonanie oraz średniej stawki godzinowej lub dziennej za dany rodzaj pracy. 3. W przypadku wniesienia przez beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, współfinansowanie z EFRR nie może przekroczyć wartości całkowitych wydatków kwalifikowalnych pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego. 4. W przypadku wniesienia wkładu niepieniężnego w postaci gruntu lub nieruchomości zabudowanej, dodatkowo zastosowanie mają zasady określone w pkt. 6.6 i 6.7. 6.5 Roboty budowlane i montażowe 1. Wydatki na zakup materiałów i robót budowlanych kwalifikują się do współfinansowania z EFRR jeśli zostały określone we wniosku o dofinansowanie, z zastrzeżeniem wydatków wskazanych w Rozdziale 7 Wydatki niekwalifikowalne, Pkt 7.2. 2. Wydatki na przebudowę urządzeń obcych mogą być uznane za kwalifikowalne jeśli konieczność ich przebudowy wynika z projektu budowlanego. 3. Wydatki za zajęcie cudzej nieruchomości na czas prowadzenia robót budowlanych lub za utracone zbiory mogą być uznane za kwalifikowalne. 4. Wydatki na budowę przyłączy wodociągowych, kanalizacyjnych mogą być uznane za kwalifikowalne jeśli będą własnością Beneficjenta lub podmiotu upoważnionego do ponoszenia wydatków w ramach projektu oraz zostaną wskazane we wniosku i umowie o dofinansowanie. 5. Wydatki na odtworzenie nawierzchni drogi, poza pasem prowadzonych robót, mogą być uznane za kwalifikowalne jeśli obowiązek odtworzenia wynika z zezwolenia na zajęcie pasa drogowego. 6. Wydatki związane z uzyskaniem prawa dostępu do terenu budowy mogą być uznane za kwalifikowalne jeśli nie jest możliwy swobodny dostęp do placu budowy z drogi publicznej. 7. Wydatki związane z zamówieniem dodatkowym (robota dodatkową) tj. nieobjętym zakresem przedmiotowym przeprowadzonego pierwotnie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (stanowiącym jego rozszerzenie), które nie zostały przewidziane w SIWZ, a na które udzielono zamówienia w trybie innym niż zamówienie z wolnej ręki w trybie zgodnym z Pzp - przed zawarciem umowy o dofinansowanie realizacji projektu, i które zostały określone we wniosku o dofinansowanie (zgodne z zakresem projektu zatwierdzonym umową o dofinansowanie) mogą być uznane za kwalifikowalne. 8. Roboty zamienne (rozwiązania zamienne) mogą być uznane za kwalifikowane pod warunkiem, gdy: a. nie powodują zwiększenia zakresu świadczenia Wykonawcy zawartego w ofercie, b. mieszczą się w przedmiocie umowy o roboty budowlane (tj. dotyczą tego samego obiektu) następuje jedynie zmiana ilościowa lub jakościowa zakresu umowy, 16
zmienia się czynność przewidziana do wykonania, materiał do wykorzystania, sposób wykonania, itp. c. zostały zakwalifikowane przez przedstawicieli Zamawiającego (inspektor nadzoru inwestorskiego i/lub projektanta) do kategorii robót zamiennych, co zostało potwierdzone stosownymi dokumentami (np.: protokół konieczności), d. koszt ich wykonania nie przekracza limitu wydatków określonego w umowie o dofinansowanie projektu. 9. Wydatki poniesione na roboty budowlane i montażowe związane z budową/adaptacją budynków/pomieszczeń przeznaczonych na cele mieszkaniowe stanowią koszt niekwalifikowany w projekcie. 6.6 Zakup gruntu 1. Koszt zakupu gruntu kwalifikuje się do współfinansowania ze środków EFRR, przy łącznym spełnieniu następujących warunków: a) zakup nieruchomości gruntowej jest niezbędny do realizacji projektu, b) koszt zakupu jest kwalifikowalny tylko do wysokości 10 % całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu; wyższy udział procentowy dopuszczalny jest w projektach związanych z ochroną środowiska za zgodą Instytucji Zarządzającej, c) koszt zakupu nie może przekraczać wartości rynkowej (wartość nieruchomości musi być potwierdzona operatem szacunkowym sporządzonym przez uprawnionego rzeczoznawcę majątkowego w rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami), d) koszt zakupu gruntu nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani dotacji krajowej w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu gruntu przez beneficjenta, e) nabycie nieruchomości zostało przewidziane we wniosku na etapie aplikowania o wsparcie i uwzględnione w umowie o dofinansowanie (ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu, stanowiącym załącznik do umowy) 2. 2. Wydatkiem kwalifikowalnym może być również przejęcie nieruchomości za odszkodowaniem, zgodnie z przepisami ustawy o szczególnych zasadach przygotowania i realizacji inwestycji w zakresie dróg publicznych. 6.7 Zakup nieruchomości zabudowanej 1. Koszt związany z zakupem nieruchomości budynkowych może być uznany za kwalifikowalny, jeśli zostaną spełnione łącznie następujące warunki: a) nabyta nieruchomość zabudowana jest bezpośrednio niezbędna dla realizacji projektu, b) koszt zakupu nie może przekraczać wartości rynkowej (wartość nieruchomości musi być potwierdzona operatem szacunkowym sporządzonym przez uprawnionego rzeczoznawcę majątkowego w rozumieniu ustawy o gospodarce nieruchomościami), c) nabycie nieruchomości zostało przewidziane we wniosku i ujęte w umowie o dofinansowanie, d) koszt zakupu nieruchomości zabudowanej nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani dotacji krajowej w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu gruntu przez beneficjenta, e) budynki są dostosowane do potrzeb projektu. 2 Warunek przewidzenia we wniosku na etapie aplikowania o wsparcie nabycia nieruchomości (zakup gruntu) nie dotyczy projektów realizowanych w ramach działania 2.1. Rozwój transportu drogowego. 17
2. W przypadku nabycia nieruchomości budynkowej z zamiarem wyburzenia obiektów, za wydatek kwalifikowalny będzie można uznać tylko koszt wartości gruntu oraz koszty wyburzenia. 3. Wydatki związane z adaptacją lub remontem budynku kwalifikują się do wsparcia, jeśli są niezbędne do wdrożenia projektu i zostały opisane we wniosku na etapie aplikowania o wsparcie i uwzględnione w umowie o dofinansowanie (ujęte we wniosku o dofinansowanie projektu, stanowiącym załącznik do umowy). 4. Wydatki poniesione na zakup budynku/lokalu przeznaczonego na cele mieszkaniowe stanowią koszt niekwalifikowany w projekcie. 6.8 Zakup środków trwałych 1. Wydatki poniesione na zakup środków trwałych, które będą na stałe zainstalowane w projekcie kwalifikują się do współfinansowania z EFRR pod warunkiem, że środek ten będzie ujęty w ewidencji księgowej beneficjenta i nie był współfinansowany ze środków wspólnotowych ani dotacji krajowej w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu środka trwałego przez beneficjenta. 2. Wydatki na zakup środków trwałych nie zainstalowanych na stałe w projekcie, kwalifikują się do wsparcia w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w jakim były wykorzystywane do realizacji projektu. 3. Warunkiem uznania w/w wydatków jest wskazanie ich (wraz z uzasadnieniem) we wniosku o dofinansowanie projektu. 4. Wydatki na zakup używanego sprzętu/urządzeń/środka transportu mogą być kwalifikowalne pod warunkiem że: a) Beneficjent dostarczy oświadczenie (wydane przez ostatniego sprzedawcę) określające pochodzenie sprzętu/urządzeń/środka transportu (zawierające m. in. datę i miejsce zakupu, nazwę i adres zakupującego) oraz stwierdzające, iż w okresie ostatnich 7 lat sprzęt ten nie został zakupiony ze środków pomocy krajowej lub wspólnotowej, b) cena zakupionego sprzętu/urządzeń/środka transportu używanego nie może przekraczać jego wartości rynkowej i musi być niższa niż koszt podobnego, nowego sprzętu, sprzęt musi odpowiadać określonym normom i standardom oraz posiadać odpowiednie właściwości techniczne umożliwiające realizację projektu, c) wartość rynkowa sprzętu/urządzenia/środka transportu używanego zostanie potwierdzona dowodami, np. wyceną rzeczoznawcy, zebranymi ofertami, itp. 6.9 Zakup wartości niematerialnych i prawnych 1. Wydatki związane z zakupem wartości niematerialnych i prawnych (patenty, oprogramowanie, licencje itp.) kwalifikują się do wsparcia pod warunkiem, że będą ujęte w ewidencji księgowej oraz są niezbędne do realizacji projektu. 6.10 Amortyzacja 1. Koszty amortyzacji aktywów, zarówno środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych, kwalifikują się do współfinansowania, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: a) odpisy amortyzacyjne dotyczą aktywów, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania, 18
b) wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu, c) zakup środków trwałych nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej, w ciągu 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu środka trwałego na potrzeby projektu (dotyczy to sytuacji, w której beneficjent kupuje środek trwały na potrzeby projektu, ale nie chce bądź nie może zrefundować kosztów zakupu), d) odpisy amortyzacyjne zostały dokonane zgodnie z ustawą o rachunkowości. 2. W przypadku, gdy aktywa wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania aktywów w celu realizacji projektu. 3. W przypadku, o którym mowa powyżej, wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) aktywów po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym. 6.11 Podatek od towarów i usług (VAT) 1. Zgodnie z art. 7 ust. 1 pkt d Rozporządzenia 1080/2006 podatek od towarów i usług (VAT) może być wydatkiem kwalifikowalnym tylko wtedy, gdy nie podlega zwrotowi (nie jest możliwe jego odzyskanie przez Beneficjenta). VAT podlegający odzyskaniu w jakikolwiek sposób nie będzie uważany za kwalifikowalny, nawet jeśli nie został faktycznie odzyskany przez Beneficjenta. Możliwość odzyskania podatku VAT rozpatruje się w świetle ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. 2. W sytuacji, gdy podatek VAT zapłacony w związku z dokonaniem wydatku kwalifikowalnego może być odzyskany częściowo, wówczas kwalifikowalna jest ta część podatku VAT, która nie może być odzyskana. 3. Beneficjent zobowiązany jest dołączyć do wniosku aplikacyjnego i wniosku o płatność oświadczenie, w którym potwierdzi, że realizując projekt nie będzie miał możliwości odzyskania podatku VAT. 6.12 Inne podatki i opłaty 1. Inne podatki (niż VAT) oraz opłaty, których poniesienie jest niezbędne dla realizacji projektu mogą stanowić wydatki kwalifikowalne tylko wtedy, jeśli zostały rzeczywiście i ostatecznie poniesione przez Beneficjenta oraz zostały spełnione warunki określone w niniejszych wytycznych. 2. Opłaty za usunięcie drzew lub krzewów mogą stanowić wydatek kwalifikowalny, jeśli zostaną poniesione zgodnie z zapisami ustawy o ochronie przyrody i nie będą wnoszone na rzecz podmiotu, który jest Beneficjentem tego projektu. (W sytuacji gdy beneficjentem jest gmina i na jej rzecz wnoszone byłyby opłaty, wówczas wydatek taki nie może być uznany za kwalifikowalny). 3. Opłaty za zajęcie pasa drogowego mogą stanowić wydatek kwalifikowalny, jeśli zostaną poniesione zgodnie z zapisami ustawy o drogach publicznych i nie będą wnoszone na rzecz podmiotu, który jest Beneficjentem tego projektu. 6.13 Leasing i inne techniki finansowania nieruchomości, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 1. Wydatki poniesione na nabycie praw do korzystania z aktywów w drodze leasingu mogą być uznane za kwalifikowalne zarówno na: a) zapłatę rat leasingowych ponoszonych przez leasingobiorcę, 19
b) nabycie przedmiotu leasingu przez leasingodawcę jeśli spełnione będą warunki określone w pkt. 6.13.2, 6.13.3. 2. Wydatek leasingodawcy poniesiony na nabycie przedmiotu leasingu kwalifikuje się do współfinansowania z EFRR tylko w sytuacji, gdy leasingodawca (firma leasingowa, bank itp.) jest partnerem w projekcie wymienionym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. W takiej sytuacji wydatki poniesione przez beneficjenta na opłacenie rat leasingowych stanowią wydatki niekwalifikowalne. Dowodem poniesienia wydatku jest faktura zakupu wstawiona na leasingodawcę lub równoważny dokument księgowy. 3. Wydatek leasingobiorcy poniesiony na spłatę rat leasingowych (obejmujący kapitał leasingowanego aktywu tzw. część kapitałową raty leasingowej), może być uznany za kwalifikowalny pod niżej wymienionymi warunkami: a) wydatek leasingodawcy na nabycie przedmiotu leasingu nie został zakwalifikowany jako do współfinansowania, b) przedmiot leasingu został nabyty po cenie rynkowej, a łączna kwota wydatków kwalifikowalnych nie przekroczy tej ceny (tj. ceny aktywu widniejącej na dokumencie zakupu w przypadku aktywu zakupionego nie wcześniej niż w okresie 12 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie bądź ceny aktywu oszacowana w drodze wyceny rzeczoznawcy w przypadku aktywu zakupionego wcześniej niż w okresie 12 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie), c) wydatek jest poniesiony w okresie realizacji projektu i obejmuje raty leasingowe, których termin płatności przypada w czasie realizacji projektu, d) w sytuacji, gdy przepisy prawa podatkowego przewidują dla umowy leasingu wystawienie jednej faktury w dniu zawarcia umowy, a refundacja następuje na rzecz leasingobiorcy, dowodem poniesienia wydatku jest harmonogram spłat wraz z informacją o płatnościach i wyciągiem bankowym. W pozostałych przypadkach dowodem poniesienia wydatku jest dokument potwierdzający opłacenie raty leasingowej. 4. W przypadku leasingu zwrotnego wydatek związany z ponownym nabyciem przedmiotu leasingu przez leasingobiorcę nie jest wydatkiem kwalifikowalnym. 5. Wydatki związane z nabyciem prawa do używania nieruchomości, środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych przy zastosowaniu technik finansowania innych niż leasing mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem że: a) zostaną wskazane we wniosku aplikacyjnym lub dokumentacji stanowiącej załącznik do wniosku, bądź w umowie o dofinansowanie projektu oraz b) beneficjent uzasadni, że zastosowanie tej techniki finansowania jest najbardziej efektywną metodą pozyskania danego dobra. 6.14 Wydatki na instrumenty finansowe (dokapitalizowanie funduszy). 1. W przypadku projektu polegającego na dofinansowaniu funduszu pożyczkowego za wydatki kwalifikowalne uznaje się kwoty udzielonych pożyczek. 2. W przypadku projektu polegającego na dofinansowaniu funduszu poręczeniowego za wydatki kwalifikowalne uznaje się kwotę niezbędną do pokrycia udzielonych gwarancji. 3. Koszty administracji i zarządzania funduszem pożyczkowym/poręczeniowym w wysokości średniorocznie przez czas trwania projektu nie wyższej niż odpowiednio: a) 2% - w przypadku funduszy poręczeniowych, b) 4% - w przypadku funduszy pożyczkowych udzielających wyłącznie mikropożyczek mikroprzedsiębiorcom, c) 3% - w przypadku innych funduszy. 20
4. Koszty administracji i zarządzania funduszem mające charakter kosztów pośrednich mogą być rozliczane w formie ryczałtu. Warunkiem kwalifikowalności ryczałtu jest akceptacja przez IZ RPOWP przestawionej we wniosku o dofinansowane szczegółowej metodologii i kalkulacji określającej wysokość ryczałtu. 5. Kalkulacja kwot ryczałtu powinna być: a) ustalona z wyprzedzeniem tj. we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, b) rzetelna tj. przygotowana z uwzględnieniem rzeczywistych kosztów danej usługi lub towaru w konkretnym regionie. 6. Koszty pośrednie mogą obejmować następujące koszty administracyjne: a) koszty zarządu, tj. koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki; b) koszty personelu obsługowego, w tym obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu i kancelarii; c) koszty obsługi księgowej, tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia na zewnątrz prowadzenia obsługi księgowej; d) opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz; e) amortyzacja środków trwałych; f) opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przemysłowe, odprowadzanie ścieków, wywóz nieczystości itp.; g) usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, teletekstowe, internetowe, kurierskie; h) usługi kserograficzne; i) koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych, np. długopisów, papieru, teczek, toneru do drukarek itp.; j) koszty ubezpieczeń majątkowych; k) koszty ochrony; l) koszty sprzątania pomieszczeń. 7. Koszty ogólne, tj. koszty, które nie mogą bezpośrednio przyporządkowane do konkretnego produktu lub usługi, co do zasady kwalifikują się do dofinansowania pod warunkiem, że: a) oparte będą na kosztach rzeczywistych, ponoszonych w związku w realizacją projektu lub rzeczywistych kosztach projektu tego samego typu, b) zostaną wyodrębnione jako odpowiednia proporcja kosztów stałych, bezpośrednio związanych z projektem i wyliczone zgodnie z należycie uzasadnioną i rzetelną metodologią, c) uzasadnienie zastosowanej metodologii zostało wskazane we wniosku o dofinansowanie projektu. 8. Kwoty ryczałtowe kwalifikują się do wsparcia ze środków EFRR, o ile zostały poniesione zgodnie z przepisami krajowymi, w tym zasadami rachunkowości, przy czym kwota ryczałtu nie może przekroczyć wartości 50 000 euro. 6.15 Działania informacyjne i promocyjne 1. Wydatki, poniesione przez Beneficjenta, na działania służące informacji o projekcie, wymagane rozporządzeniem Komisji (WE) 1828/2006, mogą być uznane za kwalifikowalne, jeśli zostały uwzględnione w budżecie wniosku projektu i umowie o dofinansowanie. 21
2. Wydatki, poniesione przez IZ RPOWP, na działania informacyjno promocyjne są uznawane za kwalifikowalne, jeśli są zgodne z Planem Komunikacji RPOWP oraz rocznymi planami działań. 6.16 Pomoc techniczna 1. W ramach pomocy technicznej do współfinansowania kwalifikują się następujące kategorie wydatków: a) wydatki poniesione w związku z przygotowaniem, zarządzaniem, monitorowaniem, oceną, kontrolą oraz informacją i promocją RPOWP, b) wydatki dotyczące zwiększenia zdolności administracyjnych do wdrożenia programu. 2. Wymienione wyżej kategorie wydatków kwalifikują się do współfinansowania w ramach pomocy technicznej pod warunkiem, że zostały poniesione zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie korzystania z pomocy technicznej. 6.17 Kary umowne/odszkodowania 1. W sytuacji, gdy Beneficjent otrzymał karę umowną/odszkodowanie albo pomniejszył wypłaconą wykonawcy kwotę wykazaną na fakturze o wysokość kary/odszkodowania jest zobowiązany do pomniejszenia kwoty wydatków kwalifikowalnych we wniosku o płatność o wysokość uzyskanej kary/odszkodowania oraz wyliczenia w oparciu o tę kwotę wnioskowanej kwoty refundacji. 2. W sytuacji, gdy naliczona kara umowna jest kwestionowana przez Wykonawcę - kara jest przedmiotem postępowania sądowego na moment rozliczania wniosku o płatność kwota wydatków kwalifikowalnych nie pomniejszana jest o wartość kary umownej. Po ustaleniu ostatecznej wartości kary umownej i otrzymaniu kary od Wykonawcy, Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego dokonania zwrotu dofinansowania odpowiadającego karze ustalonej w postępowaniu sądowym. Proces otrzymania kary od Wykonawcy będzie przedmiotem monitorowania w okresie trwałości projektu. Niedokonanie przez Beneficjenta niezwłocznego zwrotu dofinansowania odpowiadającego karze ustalonej w postepowaniu sadowym uznane będzie za nieprawidłowość skutkującą procedurą odzyskiwania środków. 3. W przypadku, gdy Beneficjent poniósł wymierne straty lub dodatkowe koszty na skutek nieprawidłowej/nieterminowej realizacji projektu przez wykonawcę, wówczas kwota wydatków kwalifikowalnych stanowiących podstawę do refundacji winna być pomniejszona o kwotę wynikającą z różnicy kary umownej i wartości strat/dodatkowych kosztów. W takim przypadku Beneficjent jest zobowiązany do rzetelnego udokumentowania poniesionej straty/kosztu. W sytuacji, gdy wyliczenie ww. strat/kosztów jest niemożliwe, uzyskana przez Beneficjenta kara umowna/odszkodowanie powinna w całości pomniejszać kwotę wydatków kwalifikowalnych stanowiącą podstawę do wyliczenia kwoty refundacji. 6.18 Audyt projektu Wydatki na przeprowadzenie audytu projektu mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli audyt jest wymagany przepisami prawa lub postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu. 6.19 Wydatki osobowe 22