Warunki techniczne weryfikacji EMAS TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o.

Warunki techniczne weryfikacji EMAS TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. I. Ogólne warunki techniczne weryfikacji EMAS TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. 1. Zakres, Umowa 1.1 Niniejsze Ogólne warunki techniczne weryfikacji EMAS TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. dotyczą usług weryfikacyjnych prowadzonych przez TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. (TRP) w dziedzinie weryfikacji EMAS.. 1.2 Umowa o świadczeniu usługi weryfikacji EMAS zostaje zawarta poprzez złożenie oferty przez TRP oraz jej przyjęcie przez klienta. 1.3 Umowa obowiązuje przez okres ważności weryfikacji do ponownej weryfikacji w celu odnowienia rejestracji, a w przypadku, gdy z powodu negatywnego wyniku procedury weryfikacyjnej oświadczenie weryfikacyjne nie zostanie wystawione, do dnia sporządzenia raportu z weryfikacji. 2. Zakres usługi 2.1. TRP ocenia i weryfikuje zgodność systemu EMAS z krajowymi i unijnymi przepisami, na podstawie posiadanej akredytacji. 2.2. TRP przeprowadza akredytowaną weryfikację według dokumentu odniesienia wskazanego w ofercie i zgodnie z ogólnie obowiązującymi normami akredytacyjnymi go dotyczącymi, wraz ze wszystkimi istotnymi wytycznymi oraz wymaganiami akredytacyjnymi określonymi przez właściwą jednostkę akredytującą. Jeżeli weryfikacja wykaże, że w celu spełnienia wymogów akredytacyjnych niezbędne będzie przedłużenie czasu jego prowadzenia, klient poniesie wszelkie dodatkowe koszty z tym związane, o ile nie wynikną one z winy TRP. 2.3. Klient ma prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec wyznaczenia niektórych weryfikatorów lub audytorów technicznych do składu zespołu weryfikującego, pod warunkiem że przedstawi istotne powody. 2.4. Wyznaczenie i włączenie do zespołu weryfikującego weryfikatorów i audytorów technicznych, którzy nie są na stałe zatrudnieni przez grupę TÜV Rheinland (personel zewnętrzny) wymaga uprzedniej zgody klienta. Przyjmuje się, że klient wyraża zgodę, jeśli nie zgłosi żadnego sprzeciwu wobec udziału weryfikatorów i audytorów zewnętrznych w ciągu jednego tygodnia po otrzymaniu zawiadomienia o powołaniu ww. osób do zespołu weryfikującego. 2.5. W przypadku weryfikacji akredytowanych TRP jest uprawniona do udzielenia zezwolenia audytorom stosownej jednostki akredytującej na uczestnictwo w weryfikacji w charakterze obserwatorów. Klient nie ponosi kosztów uczestnictwa audytora-obserwatora w weryfikacji. 2.6. W przypadku każdej weryfikacji TRP jest uprawniona do wyrażenia zgody na udział w weryfikacji weryfikatorów trenujących. Klient nie ponosi kosztów uczestnictwa weryfikatora trenującego w weryfikacji. 2.7. Klient ma prawo do zgłaszania skarg wobec podjętych przez TRP decyzji zgodnie z przyjętą procedurą skarg. 3. Zakres prawa stosowania oświadczenia weryfikacyjnego 3.1. Oświadczenie weryfikacyjne zostaje wystawione, gdy procedura weryfikacyjna zakończy się pozytywnie. Klient otrzymuje oświadczenie weryfikacyjne po uregulowaniu należności wobec TRP. 3.2. Klient nie jest upoważniony do wprowadzania zmian w oświadczeniu weryfikacyjnym. 3.3. Prawo posługiwania się oświadczeniem weryfikacyjnym wygasa w chwili, gdy wymagane weryfikacje w nadzorze nie zostały przeprowadzone. O zaistniałym fakcie TRP jest zobowiązany poinformować organ właściwy. 3.4. Prawo klienta do posługiwania się oświadczeniem weryfikacyjnym wygasa ze skutkiem natychmiastowym w przypadku wypowiedzenia zgodnie z postanowieniami zawartymi w pkt. 12 Ogólnych warunków transakcyjnych. 3.5. Weryfikacja nie może być użyta w sposób, który może zaszkodzić reputacji TRP lub którejkolwiek ze spółek TÜV Rheinland Group. 3.6. Jeżeli pod adresem TRP lub którejkolwiek ze spółek TÜV Rheinland Group zostaną wysunięte jakiekolwiek roszczenia z powodu niewłaściwego użycia przez klienta oświadczenia weryfikacyjnego, klient jest zobowiązany uwolnić TRP lub spółkę należącą do TÜV Rheinland Group od roszczeń oraz zwrócić jej wszelkie koszty, które była zmuszona ponieść w związku z nimi. 3.7. Klient nie ma prawa do wydawania oświadczeń na temat weryfikacji, które można uznać za bezprawne i mylące. 3.8. W przypadku naruszenia postanowień pkt. 3.1 3.7 TRP zastrzega sobie prawo domagania się odszkodowania. 4. Zobowiązanie klienta do współdziałania i ogólne zasady procesu weryfikacji 18 grudnia 2017 1

4.1. Klient zobowiązany jest dostarczyć wszystkie informacje wymagane do weryfikacji zgodnie z Rozporządzeniem EMAS. 4.2. Klient zobowiązany jest dostarczyć weryfikatorowi wszystkie wymagane dokumenty przed planowaną weryfikacją, w terminie przez niego wyznaczonym i nieodpłatnie. Wymagane dokumenty to: - księga zarządzania (o ile dotyczy), - schemat organizacyjny, - informacje na temat klienta i prowadzonej przez niego działalności, - przegląd środowiskowy - polityka środowiskowa, - program środowiskowy, - raport z audytu oraz informacje o działaniach naprawczych podjętych w jego wyniku, - projekt deklaracji środowiskowej lub zaktualizowanej deklaracji środowiskowej, - procedury postępowania wymagane przez dokumenty odniesienia, - pozostałe dokumenty wskazane przez TRP w ofercie. 4.3. Klient ma obowiązek ujawnić całą dokumentację związaną z zakresem weryfikacji wyznaczonemu zespołowi weryfikującemu i udzielić mu dostępu do jednostek organizacyjnych stanowiących przedmiot weryfikacji. 4.4. Klient ma obowiązek wyznaczenia co najmniej jednego przedstawiciela, który wesprze zespół weryfikujący podczas wykonywania usługi i przejmie funkcję osoby kontaktowej klienta. 4.5. Po wystawieniu oświadczenia weryfikacyjnego, w okresie jego ważności, klient ma obowiązek informowania TRP o wszystkich zmianach, które w istotny sposób wpływają na system zarządzania, a w szczególności o: - aktualizacji deklaracji środowiskowej - istotnych zmianach w technologii produkcji lub sposobie świadczenia usług, - zmianach w strukturze organizacyjnej i samej organizacji. W wyniku przeglądu wprowadzonych zmian i w zależności od zakresu i terminu wprowadzenia zmian podejmowana jest decyzja czy weryfikacja i walidacja zostanie przeprowadzona zgodnie z programem nadzoru, czy wymagana jest dodatkowa wizyta u klienta. W przypadku dodatkowej wizyty opracowana jest kalkulacja i klientowi przedstawiana jest oferta. Weryfikacja i walidacja musi być przeprowadzona w terminie sześciu miesięcy. 4.6. Klient zobowiązany jest do rejestrowania wszystkich skarg zgłoszonych przez strony trzecie oraz dokumentowania działań korygujących podjętych w celu wyeliminowania przedmiotów skarg, oraz na prośbę przedstawić je zespołowi weryfikującemu podczas weryfikacji. 4.7. Klient jest zobowiązany do przedłożenia zespołowi weryfikującemu wszystkich udokumentowanych informacji i przedstawienia działań związanych z dokumentem stanowiącym podstawę weryfikacji oraz, o ile ma to zastosowanie, wymaganiami jednostki akredytującej. 4.8. Skuteczność wprowadzonego systemu zarządzania środowiskowego jest weryfikowana podczas weryfikacji przeprowadzonej w siedzibie klienta, podczas którego musi on dowieść, że stosuje się do wymagań dokumentu odniesienia. Jeżeli klient prowadzi działalność poza siedzibą (np. prace budowlane, prace montażowe u klienta), to weryfikację przeprowadza się również w miejscu realizacji usługi. 4.9. Po zakończeniu weryfikacji jej wynik zostanie przekazany klientowi podczas spotkania zamykającego, a następnie w formie raportu z weryfikacji. Wszelkie niezgodności z wymaganiami dokumentu będącego podstawą weryfikacji i co do których klient musi zapewnić działanie korygujące, będą udokumentowane w raportach niezgodności. Sprawdzenie skuteczności podjętych działań korygujących może wymagać przeprowadzenia weryfikacji powtórnej lub udowodnienia wdrożenia działań korygujących. Zakres weryfikacji powtórnej określa weryfikator. Weryfikacja powtórna koncentruje się na tych elementach, w których wykryto niezgodności. 4.10. Po przedłożeniu przez weryfikatora dokumentacji z weryfikacji Jednostka Certyfikująca Systemy Zarządzania TRP podejmuje decyzję o wystawieniu oświadczenia weryfikacyjnego na podstawie ustaleń i wniosków z weryfikacji zawartych w ww. raporcie, komentarzy do stwierdzonych niezgodności i, o ile ma to zastosowanie, podjętych przez klienta działań korekcyjnych i korygujących oraz wszelkich innych mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie, komentarzy klienta do raportu z weryfikacji). W przypadku podjęcia pozytywnej decyzji oświadczenie weryfikacyjne zostaje wystawione. 4.11. TRP w okresie ważności weryfikacji, przeprowadza weryfikacje sprawdzające na miejscu, tzw. weryfikacje nadzoru, w odstępach czasu nieprzekraczających 12 miesięcy. Celem weryfikacji nadzoru jest weryfikacja systemu zarządzania środowiskowego i walidacja wszelkich uaktualnionych informacji zawartych w deklaracji środowiskowej lub zaktualizowanej deklaracji środowiskowej. Zespół weryfikatorów zwraca uwagę, czy klient: - przeprowadził audyt wewnętrzny w odniesieniu do efektów działalności środowiskowej oraz spełnienia mających zasto- 18 grudnia 2017 2

sowanie wymagań prawnych dotyczących środowiska zgodnie z wymogami załącznika III Rozporządzenia EMAS - wykazuje ciągłą zgodność z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi dotyczącymi środowiska oraz ciągłą poprawę efektów swojej działalności środowiskowej; oraz - uaktualnił informacje zawarte w deklaracji środowiskowej lub przygotował zaktualizowaną deklarację środowiskową zgodnie z wymogami załącznika IV Rozporządzenia EMAS oraz czy uwzględniono sektorowe dokumenty referencyjne, jeżeli były one dostępne. - stosuje logo EMAS zgodnie z Artykułem 10 Rozporządzenia EMAS. Jeżeli weryfikacja nie zostanie zakończona w przewidzianym terminie, włącznie z podjęciem decyzji o utrzymaniu ważności weryfikacji, zostanie ona zawieszona. 4.12. Podczas weryfikacji nadzoru muszą zostać sprawdzone kluczowe elementy dokumentu odniesienia oraz skuteczność funkcjonowania systemu zarządzania. Poza tym ocenie poddaje się wykorzystywanie oświadczenia weryfikacyjnego i logo EMAS oraz, jeśli sytuacja tego wymaga, skargi dotyczące systemu zarządzania i skuteczność działań korygujących podjętych w celu usunięcia niezgodności. Każda weryfikacja nadzoru jest dokumentowana w raporcie przekazanym klientowi. TRP może podjąć także inne działania w zakresie nadzoru (tzn. pomiędzy weryfikacjami), takie jak: przegląd wszelkich informacji upublicznianych przez klienta na temat jego działalności (materiały promocyjne, strona internetowa itp.), żądanie dostarczenia dokumentów lub zapisów (w dowolnej formie). 4.13. Zakres geograficzny (np. dodatkowe oddziały) i techniczny (np. dodatkowe wyroby) może zostać zwiększony w trakcie weryfikacji nadzoru, weryfikacji w celu odnowienia rejestracji lub w przypadku odrębnych weryfikacji dodatkowych. Czas trwania weryfikacji, której celem jest zwiększenie lub rozszerzenie zakresu, zależy od zakresu zwiększenia lub rozszerzenia, który klient musi jasno określić przed weryfikacją. 4.14. Jeśli dochodzi do zmian elementów będących podstawą weryfikacji w trakcie obowiązywania umowy (np. zmiany liczby zatrudnionych, rozszerzenia zakresu geograficznego działalności klienta), należy je uwzględnić w programie weryfikacji i niezwłocznie o nich poinformować Jednostkę Certyfikującą Systemy Zarządzania TRP. Może się zdarzyć, że w związku z tymi zmianami konieczne będzie wydłużenie czasu trwania weryfikacji. 4.15 W przypadku kiedy klient zwraca się o przeprowadzenie dodatkowej walidacji, np. materiałów marketingowych z logo EMAS, przeprowadzana jest ocena wymaganych nakładów na przeprowadzenie prac. W przypadku małego nakładu pracy (do 2 godzin) czynności te mogą być wykonane w ramach umowy zawartej z klientem. W przypadku większego nakładu prac klientowi przedstawiana jest oferta na przeprowadzenie walidacji dodatkowej. 4.16. Koszty dodatkowych nieprzewidzianych weryfikacji lub walidacji dodatkowych ponosi klient, oblicza się je na podstawie kalkulacji poświęconego na nie czasu i nakładów finansowych. 4.17. Klient jest zobowiązany uregulować zobowiązania wobec TRP bez względu na wynik weryfikacji. 5. Lista certyfikowanych organizacji 5.1. TRP prowadzi wykaz oświadczeń weryfikacyjnych klientów. 5.2. W wykazie ujęte są również zawieszone i wygasłe oświadczenia weryfikacyjne, jak również oświadczenia weryfikacyjne wycofane w przypadku niedotrzymania wymaganych terminów przeprowadzenia weryfikacji. 5.3. Klient niniejszym zgadza się, by TRP miała prawo do udostępniania opinii publicznej wykazu, o którym mowa w paragrafie 5.1. II. Szczegółowe warunki techniczne weryfikacji EMAS TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. Postanowienia wymienione w niniejszym dokumencie obowiązują wraz z Ogólnymi warunkami technicznymi weryfikacji EMAS TÜV Rheinland Polska Sp. z o.o. Weryfikacja jest regulowana przez prawomocne międzynarodowe normy akredytacji wraz z wszelkimi powiązanymi wytycznymi dotyczącymi ich zastosowania, dokumenty odniesienia właściwe dla Rozporządzenia EMAS, oraz wszelkie powiązane wytyczne co do ich zastosowania, normy certyfikacyjne i wszelkie powiązane wytyczne co do ich zastosowania oraz przepisy akredytacyjne określone przez właściwą jednostkę akredytującą, a w szczególności: - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylające rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE. - Rozporządzenie Komisji (UE) 2017/1505 z dnia 28 sierpnia 2017 r. zmieniające załączniki I, II i III do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS) 18 grudnia 2017 3

- Ustawa z dnia 15 lipca 2011 o krajowym systemie ekozarządzania i audytu EMAS (Dz.U. nr 178 poz. 1060) - Rozporządzenie (WE) Nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. klasyfikacja działalności gospodarczej. - ogólnie obowiązujące międzynarodowe normy akredytacyjne, np. ISO/IEC 17021-1, ISO/IEC 17021-2, - ogólnie obowiązujące wymagania akredytacyjne: IAF MD 1 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zasad próbkowania w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych, IAF MD 4 - Dokument obowiązkowy IAF dotyczący stosowania wspomaganych komputerowo technik audytowania ("CAAT") w akredytowanej certyfikacji systemów zarządzania, IAF MD 5 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania audytu systemów zarządzania jakością i systemów zarządzania środowiskowego, EA-7/04 Zgodność z prawem jako część akredytowanej certyfikacji w odniesieniu do ISO 14001, ISO 19011, - norma ISO 14001, - wymagania akredytacyjne określone przez właściwą jednostkę akredytującą. 1 Ogólne warunki dla weryfikacji EMAS 1.1. Weryfikacja początkowa 1.1.1. Weryfikacja początkowa składa się z dwóch etapów. Pierwszy etap ma na celu określenie ogólnego zarysu systemu zarządzania i ocenę jego przygotowania do weryfikacji (status wdrożenia). W trakcie 1 etapu zespół weryfikatorów jest również zobowiązany przeprowadzić wstępną ocenę projektu deklaracji środowiskowej i przedstawić opinię o potrzebie wprowadzenia poprawek lub korekty. Po uzyskaniu wyżej wymienionych informacji można przejść do drugiego etapu weryfikacji. W trakcie 2. etapu zespół weryfikatorów jest również zobowiązany przeprowadzić audyt systemu zarządzania środowiskowego z uwzględnieniem wymagań, o których mowa w załączniku II rozporządzenia EMAS oraz dokonać szczegółowej oceny projektu deklaracji środowiskowej i przedstawić opinię o potrzebie poprawek lub korekty. W ramach czynności weryfikacyjnych zespół weryfikatorów dokonuje analizy dokumentacji, wizytuje organizację, prowadzi wyrywkowe sprawdzenia oraz rozmowy z personelem. Zespół weryfikatorów ocenia, czy przegląd środowiskowy, polityka środowiskowa, system zarządzania, procedury audytu organizacji oraz ich wdrażanie spełniają wymogi rozporządzenia EMAS. Zespół weryfikatorów weryfikuje spełnienie przez organizację wszystkich wymogów tego rozporządzenia EMAS dotyczących wstępnego przeglądu środowiskowego, systemu zarządzania środowiskowego, audytu środowiskowego i jego wyników oraz deklaracji środowiskowej lub zaktualizowanej deklaracji środowiskowej, spełnienie przez organizację mających zastosowanie wspólnotowych, krajowych, regionalnych i lokalnych wymagań prawnych dotyczących środowiska, ciągłą poprawę efektów działalności środowiskowej organizacji oraz rzetelność, wiarygodność i prawidłowość danych i informacji zawartych w następujących dokumentach: - deklaracji środowiskowej; - wszelkich informacjach dotyczących środowiska, które mają zostać zwalidowane. Weryfikator środowiskowy weryfikuje w szczególności prawidłowość wstępnego przeglądu środowiskowego lub audytu lub innych procedur prowadzonych przez organizację, unikając niepotrzebnego powtarzania tych procedur. Zespół weryfikatorów weryfikuje rzetelność wyników audytu wewnętrznego. W stosownych przypadkach wykorzystuje do tego celu kontrole wyrywkowe. W czasie weryfikacji stopnia przygotowania organizacji do rejestracji zespół weryfikatorów sprawdza, czy klient spełnia przynajmniej poniższe wymogi: - istnieje w pełni funkcjonujący system zarządzania środowiskowego zgodnie z wymogami załącznika II Rozporządzenia EMAS; - istnieje w pełni zaplanowany program audytu, który rozpoczęto zgodnie z wymogami załącznika III Rozporządzenia EMAS, w taki sposób, że objęto nim przynajmniej najbardziej znaczące wpływy na środowisko; - ukończono przegląd systemu zarządzania, o którym mowa w części A załącznika II Rozporządzenia EMAS; - przygotowano deklarację środowiskową zgodnie z wymogami załącznika IV Rozporządzenia EMAS oraz uwzględniono sektorowe dokumenty referencyjne, jeżeli były one dostępne; - ustalono wskaźniki efektywności środowiskowej zgodnie z wymogami załącznika IV Rozporządzenia EMAS; - zapewnia publiczną dostępność do deklaracji środowiskowej i wskaźników efektywności środowiskowej: - zapewnia odpowiedzialność na poziomie lokalnym. 1.1.2. W uzasadnionych przypadkach drugi etap weryfikacji można przeprowadzić bezpośrednio po pierwszym. Jeżeli pierwszy etap weryfikacji ujawni, że organizacja nie jest jeszcze gotowa do weryfikacji, drugi etap weryfikacji nie może zostać przeprowadzony bezpośrednio po zakończeniu pierwszego. W takiej sytuacji klient musi najpierw podjąć odpowiednie działania, by przygotować organizację do weryfikacji. 1.1.3. Termin pierwszego etapu weryfikacji zostaje ustalony z klientem po potwierdzeniu przyjęcia zlecenia do realizacji. 18 grudnia 2017 4

1.1.4. Przerwa pomiędzy pierwszym a drugim etapem weryfikacji nie może być dłuższa niż 6 miesięcy. Jeżeli między pierwszym a drugim etapem minie więcej niż 6 miesięcy, pierwszy etap weryfikacji jest powtarzany. Wszelkie wynikające z tej sytuacji dodatkowe koszty, TRP lub klienta, poniesie klient. 1.1.5. W przypadku wyznaczenia przerwy pomiędzy pierwszym a drugim etapem weryfikacji ustalona zostaje rezerwa czasowa, tak ze względu na oczekiwania klienta, jak i dla dostatecznego skorygowania słabych punktów. Na ogół większość weryfikacji stanowi drugi etap weryfikacji, a odstęp pomiędzy etapami wynosi co najmniej 2 tygodnie. 1.2. Weryfikacje w nadzorze 1.2.1. W odstępach czasu nieprzekraczających 12 miesięcy, należy przeprowadzać weryfikacje w nadzorze. Termin liczony jest od ostatniego dnia weryfikacji początkowej. Weryfikacje w nadzorze mogą być przeprowadzane najwcześniej 3 miesiące przed upływem ostatecznego terminu, a najpóźniej dokładnie w rocznicę ostatniego dnia weryfikacji początkowej. 1.2.2. Aby terminy zostały dotrzymane, weryfikacje w nadzorze są w miarę możliwości wyznaczane na początek wyżej wymienionego okresu. 1.2.3. Odstępstwa dla małych organizacji Jeśli dla małej organizacji organ właściwy przedłużył trzyletni okres odnowienia rejestracji na cztery lata lub roczny okres w latach pośrednich na nie więcej niż dwa lata, weryfikacje nadzoru są przeprowadzane co dwa lata pod warunkiem, że w trakcie weryfikacji organizacja spełniła wszystkie następujące warunki: - nie występują znaczące zagrożenia dla środowiska; - organizacja nie planuje istotnych zmian, o których mowa w Art. 8 Rozporządzenia EMAS; - nie występują znaczące lokalne problemy związane ze środowiskiem, do których organizacja się przyczynia; Organizacje korzystające z przedłużenia na nie więcej niż dwa lata, przekazują zaktualizowaną deklarację środowiskową, która nie została zwalidowana, organowi właściwemu każdego roku, w którym są zwolnione z obowiązku uzyskania walidacji zaktualizowanej deklaracji środowiskowej. Informacja o spełnieniu powyższego obowiązku jest również przesyłana do TRP. 1.3. Weryfikacja w celu odnowienia rejestracji 1.3.1. W celu odnowienia rejestracji w EMAS przynajmniej co trzy lata należy przeprowadzić weryfikację w celu odnowienia rejestracji. W czasie weryfikacji w celu odnowienia rejestracji w EMAS zespół weryfikatorów sprawdza, czy organizacja spełnia poniższe wymogi: - organizacja posiada w pełni funkcjonujący system zarządzania środowiskowego zgodnie z wymogami załącznika II Rozporządzenia EMAS; - organizacja posiada w pełni funkcjonujący zaplanowany program audytu, którego przynajmniej jeden cykl audytu został zakończony zgodnie z wymogami załącznika III Rozporządzenia EMAS; - organizacja zakończyła jeden przegląd systemu zarządzania; oraz - organizacja przygotowała deklarację środowiskową zgodnie z wymogami załącznika IV Rozporządzenia EMAS oraz uwzględniono sektorowe dokumenty referencyjne, jeżeli były one dostępne. Weryfikacja w celu odnowienia rejestracji powinna być przeprowadzona odpowiednio wcześniej, aby umożliwić podjęcie decyzji o wystawieniu oświadczenia weryfikacyjnego przed upływem ważności poprzedniego cyklu. 1.3.2. Procedura weryfikacji prowadzona jest podobnie jak w przypadku weryfikacji początkowej, z tym że zasadniczo nie prowadzi się weryfikacji w dwóch etapach. Dwuetapowa weryfikacja może zostać przeprowadzona, jeśli nastąpiły znaczące zmiany w systemie zarządzania lub w otoczeniu, w którym on działa (np. zmiany legislacyjne). Zaleca się powołanie nowego zespołu weryfikującego. 1.4. Weryfikacje z krótkim terminem powiadamiania Konieczność przeprowadzenia weryfikacji specjalnej w trybie bezzwłocznym może nastąpić z następujących przyczyn: - wystąpienia poważnych skarg i innych okoliczności (np. rzekomego naruszenia prawa przez klienta lub jego pracowników szczebla kierowniczego), o których została poinformowana TRP, a które podają w wątpliwość skuteczność zweryfikowanego systemu zarządzania klienta i których nie można wyjaśnić drogą korespondencyjną lub w trakcie kolejnej przewidzianej weryfikacji, - zmian, o których poinformował klient, a które osłabiają skuteczność systemu zarządzania w taki sposób, że organizacja przestaje spełniać wymogi dokumentu odniesienia, który jest podstawą weryfikacji, - zawieszenia weryfikacji klienta. 1.5. Weryfikacja organizacji wielooddziałowych 1.5.1. W przypadku organizacji, która w związku z posiadaniem kilku obiektów, prowadzących taką samą działalność, 18 grudnia 2017 5

składa wniosek o rejestrację zbiorową, weryfikator środowiskowy zobowiązany jest opracować program weryfikacji i walidacji, który uwzględni wizytę w każdym z obiektów w okresie trzyletniego cyklu weryfikacji. Obiekty o różnym profilu działalności podlegają corocznej weryfikacji i walidacji, podobnie jak obiekty z których każdy posiada własną deklarację środowiskową 18 grudnia 2017 6