ZAPYTANIE OFERTOWE nr 33/02/TUT/2017

ZAPYTANIE OFERTOWE nr 33/02/TUT/2017 na dostawy fabrycznie nowych przenośnych sygnałów końca pociągu na uchwytach w technologii LED i ładowarek stacjonarnych do przenośnych sygnałów końca pociągu do taboru kolejowego PKP Intercity S.A. Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A zwany dalej Zamawiającym zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej dostaw fabrycznie nowych przenośnych sygnałów końca pociągu na uchwytach w technologii LED i ładowarek stacjonarnych do przenośnych sygnałów końca pociągu do taboru kolejowego PKP Intercity S.A. 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Informacji o zasadach wyboru dostawców w PKP Intercity S.A., zwanej dalej Informacją. Informacja jest dostępna w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego, www.intercity.pl i z której postanowieniami, Oferent przed złożeniem oferty zobowiązany jest się zapoznać. 2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004 r. nr 19, poz. 177 z późniejszymi zmianami). Postępowanie prowadzone będzie w języku polskim na elektronicznej platformie zakupowej pod adresem: https://pkpintercity.eb2b.com.pl/, zwanej dalej Systemem i pod nazwą postępowania: Dostawy fabrycznie nowych przenośnych sygnałów końca pociągu na uchwytach w technologii LED i ładowarek stacjonarnych do przenośnych sygnałów końca pociągu do taboru kolejowego PKP Intercity S.A. 3. Oferent logując się do Systemu akceptuje jej warunki, określone w regulaminie zamieszczonym na platformie eb2b. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 4. Zamawiający ma prawo do zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia postępowania. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże

informację o zmianach wszystkim Oferentom zaproszonym do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 6. Warunki wyboru ofert określone niniejszym zapytaniem nie mogą być zmienione przez Oferenta pod rygorem odrzucenia oferty. 7. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia pod rygorem unieważnienia wyboru. 2. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA oraz WYMAGANIA MERYTORYCZNE I HANDLOWE Przedmiotem postępowania jest zakup fabrycznie nowych przenośnych sygnałów końca pociągu w technologii LED dostosowany do montażu w pojazdach kolejowych na uchwytach zgodnie z normą PN- K-88200:2002, i ładowarek stacjonarnych do przenośnych sygnałów końca pociągu do taboru kolejowego PKP Intercity S.A. 1. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia zostały określone w Załączniku nr 1 Zapytania. 2. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia na warunkach szczegółowo określonych w projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. Przenośne sygnały końca pociągu w technologii LED muszą być wyprodukowane zgodnie z normą PN-K 88200:2002. Ich waga nie powinna przekraczać 5 kg. Na potwierdzenie jakości zamawiający wymaga dołączenia do każdej dostarczonej partii świadectwa 2.1 zgodnie z normą 10204:2006 3. Sygnały końca pociągu muszą być dopuszczone do eksploatacji przez jednostkę notyfikowaną (na co oferent jest zobowiązany przedstawić stosowny dokument). 4. Przenośne sygnały końca pociągu muszą być wyposażone w baterię, która utrzymuje urządzenie w pełnej gotowości do pracy nawet po minimum 30 dniach nie używania, bez konieczności ładowania. Zamawiający będzie wymagał przedstawienia karty produktu, potwierdzającej spełnienie warunku z pkt. 2, 4, 5, 7, 8, 9 wymienionych w niniejszym rozdziale. 5. Czas ciągłej pracy sygnałów to minimum 80 godzin. 6. Oferowany przedmiot zamówienia musi być fabrycznie nowy. 7. Przenośne sygnały końca pociągu na uchwytach w technologii LED muszą być dostosowane do montażu w pojazdach kolejowych na uchwytach, zgodne z normą PN-K 88200:2002. 8. Ładowarki stacjonarne 230V i ładowarki 110V DC/ 24 V DC muszą być kompatybilne z przenośnymi sygnałami końca pociągu. 9. Sygnały końca pociągu powinny być wyposażone w funkcję przeciwmgielną polegającą na zwiększeniu natężenia światła o minimum 70%. 10. Ww. asortyment powinien być dostarczony w opakowaniu odpowiadającym właściwościom towaru i środkowi transportu oraz zabezpieczającym je przed uszkodzeniem. Koszt opakowania i ubezpieczenia jest po stronie dostawcy. 11. Każda dostarczona pozycja asortymentowa powinna być oznakowana: nazwą produktu, nazwą producenta, datą produkcji, numerem seryjnym lub numerem partii. 2 / 8

12. Opakowania zbiorcze muszą zostać oznaczone numerem zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza łączenia kilku zamówień w jednym opakowaniu. 3. MIEJSCE I TERMIN WYKONANIA REALIZACJI DOSTAW 1. Termin realizacji 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy z możliwością wydłużenia terminu jej trwania do 18 miesięcy lub do momentu wykorzystania maksymalnej kwoty, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi jako pierwsze 2. Realizacja dostawy odbędzie się na podstawie zamówień cząstkowych, wystawianych w trakcie obowiązywania umowy jednostronnie przez PKP Intercity S.A. Zamówienie uważane jest za zrealizowane w terminie wówczas gdy cała partia jest dostarczona w terminie wyznaczonym w zamówieniu. 3. Miejsce dostaw: określone w Załączniku nr 6 do niniejszego Zapytania ofertowego. 4. Wymagany termin dostawy zgodny z ofertą, jednak nie dłużej niż 8 tygodni. 5. Dostawa nastąpi na koszt i ryzyko Oferenta. 4. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. PKP Intercity S.A. nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczki na poczet realizacji przedmiotu niniejszego zapytania. 2. Wykonawca będzie mógł wystawić faktury, gdy otrzyma dokument potwierdzający dokonanie dostawy. 3. Wynagrodzenie za wykonanie prac będzie płatne na podstawie faktury wystawionej zgodnie z obowiązującymi przepisami, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie 30 dni od daty dostarczenia faktury do Zamawiającego. 4. Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 5. WYMAGANIA FORMALNE 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają poniższe warunki: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności; b) posiadają wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia, tj. Zamawiający wymaga, aby Oferent wykazał, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie, wykonał dostawy przedmiotu zamówienia, lub zamówienia o podobnym przedmiocie do przedmiotu zamówienia, którego(-ych) łączna wartość wynosi najmniej 80 000,00 zł netto. c) dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej niezbędnej do wykonania zamówienia. 2. Na potwierdzenie spełniania powyższych warunków Oferenci zobowiązani są złożyć: a) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, 3 / 8

b) wykaz wykonanych zamówień, potwierdzających spełnianie warunku wiedzy i doświadczenia, o którym mowa w ust. 1 lit. b wraz z załączeniem dokumentów potwierdzających, że zamówienie(-a) zostały wykonane należycie (referencje). Wzór Wykazu wykonanych / wykonywanych zamówień stanowi załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego. Referencje dotyczące nadal wykonywanych dostaw nie powinny być wydane wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego dostawy wskazane w Wykazie wykonanych zamówień zostały wcześniej wykonane, Oferent nie ma obowiązku przedkładania referencji, wystarczające jest wypełnienie rubryk Załącznika nr 6, dotyczących wykonanych/wykonywanych dostaw, z podaniem numerów umów/zamówień. 3. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty metodą warunku - spełnia/nie spełnia. Oferenci, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu. 4. O udzielnie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy nie zostaną wykluczeni z postępowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z postępowania Oferenta w następujących okolicznościach: a. Zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umowę albo odstąpił od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie do 3 lat przed prowadzonym postępowaniem, b. Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed prowadzonym postępowaniem uchylił się od zawarcia z Zamawiającym umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, c. Oferent wyrządził szkodę Zamawiającemu nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym postępowaniem, d. w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość. W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższe zastrzeżenie dotyczy każdego z Oferentów z osobna. Zaistnienie ww. przesłanki w stosunku do jednego z Oferentów wspólnie ubiegających się o zamówienia skutkuje wykluczeniem wszystkich. 5. Zamawiający powiadomi Oferenta o wykluczeniu z postępowania. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 6. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jest ona niezgodna z wymaganiami zapytania ofertowego lub Oferent nie dostarczył oświadczeń i dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym z zastrzeżeniem ust. 7. 7. Jeśli w ofercie występują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Oferent zostanie wezwany do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 8. Zamawiający powiadomi Oferenta o odrzuceniu/wykluczeniu jego oferty. 4 / 8

6. PODWYKONAWCY 1. Jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: 5 / 8 a. listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców), b. zakresu prac podzlecanych. 2. Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich Podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. 7. ZASADY SKŁADANIA OFERT 1. Ofertę formalno-merytoryczną należy złożyć do dnia 10.03.2017 r. do godziny 9.00. Ofertę handlową należy złożyć do dnia 17.03.2017 r. do godziny 9.00. 2. Oferent pozostaje związany ofertą przez 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert określonego w ust. 1. W przypadku składania ofert w ramach kolejnych etapów oferent zostaje związany nową ofertą w w/w okresie. 3. Oferta może być złożona w formie: 1. pisemnej na adres: Biuro Zakupów PKP Intercity S.A., Aleje Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa (piętro 6) lub 2. elektronicznej (w postaci skanu podpisanych dokumentów) na adres e-mail: edyta.pietak@intercity.pl lub 3. poprzez platformę zakupową https://pkpintercity.eb2b.com.pl/ 4. Oferent powinien złożyć ofertę w formie dwóch odrębnych dokumentów: 1. części formalno-merytorycznej 2. części handlowej 5. W przypadku składania oferty w formie papierowej ofertę należy złożyć w osobnych kopertach, opisanej w następujący sposób: PKP Intercity S.A. w Warszawie... nazwa (firma) i adres (siedziba) oferenta Oferta na... znak sprawy... 6. Oferta w części formalno-merytorycznej powinna zawierać: 1) Podpisany zgodnie z reprezentacją Formularz stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego wraz z wszystkimi oświadczeniami i dokumentami wymaganymi w treści Zapytania ofertowego, w szczególności: oświadczenie oferenta o: a) braku postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego, b) akceptacji projektu Umowy, c) przyjęciu terminu związania ofertą d) dostarczaniu przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami Zamawiającego e) o zachowaniu poufności. 2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli Oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania za granicą, dokumentu lub dokumentów

wystawionych zgodnie z prawem kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzających, że jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym i nie otwarto wobec niego likwidacji ani nie ogłoszono jego upadłości oraz wskazujący na osoby umocowane do reprezentacji Oferenta. Jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub notarialny odpis) 3) wykaz usług wraz z referencjami 4) karty produktów wystawione odpowiednio na dany rodzaj asortymentu na który oferent składa ofertę, na potwierdzenie warunków wymienionych w pkt. 2.4. 5) kopię świadectwa dopuszczenia do eksploatacji wydanego przez akredytowaną jednostkę notyfikowaną, 6) ofertę handlowa wg. formularza cenowego, zgodnego z Załącznikiem nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 7. W przypadku składania oferty w formie elektronicznej (np. PDF), część handlowa powinna zostać zabezpieczona hasłem. Oferent przesyła Zamawiającemu hasło do części handlowej oferty niezwłocznie po terminie składania ofert, wskazanym ust. 1. 8. Oferta powinna być podpisana przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Oferenta, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. 9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę na całość zamówienia. 10. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 11. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania ofertowego. 12. Oferenci, którzy składają jedną wspólną ofertę, zobowiązani są do łącznego wykazania spełniania warunków udziału w przedmiotowym Postepowaniu zakupowym, a także do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu i ewentualnego podpisania Umowy w sprawie realizacji zamówienia. Ponadto, będą oni zobowiązani do dostarczenia Zamawiającemu przed podpisaniem Umowy w sprawie realizacji zamówienia, umowy regulującej wewnętrzną współpracę Oferentów. 13. Żaden z Oferentów występujących wspólnie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania. 14. Termin aukcji elektronicznej zostanie podany w zaproszeniu. 8. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 6 / 8 1. Zamawiający udziela wyjaśnień treści Zapytania, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do końca terminu określonego. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 2. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu, bez wskazywania autora pytania. 3. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, może zmienić treść Zapytania oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu. 9. DANE KONTAKTOWE KUPCA ODPOWIEDZIALNEGO ZA POSTĘPOWANIE Edyta Wrotek-Piętak, Al. Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa, adres e-mail: edyta.pietak@intercity.pl

10. ETAPY POSTĘPOWANIA Etap I W etapie I oferenci składają oferty formalno-merytoryczne i wstępne oferty handlowe. Do drugiego etapu postępowania dopuszczeni zostaną wszyscy oferenci, którzy spełnili warunki wskazane w ocenie formalnej i merytorycznej. Etap II 1) Aukcja elektroniczna. Wartość wywoławcza zostanie określona przez Zamawiającego. Kryterium najkorzystniejszej wartości netto dla zadania 90 pkt. 2) Zamawiajacy zastrzega, że w przypadku zakwalifikowania tylko jednego oferenta, aukcja nie odbędzie się. 3) Z zaproszeniem do aukcji zostanie wysłany regulamin PKP Intercity S.A. określający jej przebieg oraz prawa i obowiązki Zamawiajacego i Oferenta. 4) Termin aukcji zostanie określony w zaproszeniu. 5) PKP Intercity S.A. zastrzega sobie prawo zamknięcia postępowania bez podania przyczyny. 6) Z tytułu odrzucenia ofert oraz zamknięcia postępowania nie przysługują Oferentom żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu. 7) Do wyboru oferty ostatecznej brana jest pod uwagę ocena merytoryczna z ofert wstępnych oraz dokonywana jest ocena handlowa wg kryteriów oceny ofert ostatecznych. Po zakończonej aukcji elektronicznej dwóch pierwszych oferentów, którzy otrzymali najwyższą ilość punktów podczas aukcji, zobowiązani są do przesłania formularza cenowego, zawierającego cenę netto każdej pozycji asortymentowej (według formularza stanowiącego Załącznik nr 7). 8) Zamawiający przewiduje przeprowadzenie negocjacji po przeprowadzonej aukcji lub w przypadku zakwalifikowania tylko jednego oferenta. Liczba tur negocjacji: co najmniej 1. Negocjacje mogą być prowadzone w siedzibie Zamawiającego lub telefonicznie. Zamawiający po otrzymaniu formularzy cenowych, przeprowadzi ocenę złożonych ofert w następujący sposób: 11. KRYTERIA OCENY OFERT Etap I Ocena formalna Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym na podstawie złożonych dokumentów (na zasadzie: spełnia/ nie spełnia). W tym etapie ocena handlowa nie jest dokonywana. Ocena merytoryczna Z - waga sygnałów Zamawiający dokona oceny ofert pod względem merytorycznym, waga kryterium 5punktów. Oferta otrzyma: 3 punkty jesli waga sygnałów wynosi więcej niż 5 kg, 5 punktów, jeśli waga sygnałów wynosi do 5 kg. Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium 5 pkt. Etap II Ocena handlowa H - cena rozumiana, jako wartość oferty netto zadania, waga kryterium 90 punktów oraz okres gwarancji, waga kryterium 5 punktów. Ocena handlowa będzie dokonana według wzoru: 7 / 8 Hᵒ = Hnᵒ / Hbᵒ x 90 pkt + Y pkt

gdzie: Hᵒ liczba punktów uzyskanych przez ofertę ostateczną w kryterium, Hnᵒ wartość oferty ostatecznej najniższej cenowo, Hbᵒ wartość oferty ostatecznej badanej, 90 pkt waga kryterium Y pkt- punkty otrzymane za zaoferowany okres gwarancji, Gdzie: Za okres gwarancji wynoszący 12 miesięcy oferta otrzyma 3 punkty Za okres gwarancji wynoszący 12-24 miesiące oferta otrzyma 4 punkty Za okres gwarancji wynoszący więcej niż 24 miesiące oferta otrzyma 5 punktów Maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium 95 pkt. Punkty uzyskane przez ofertę podczas oceny merytorycznej i handlowej zostaną do siebie dodane, wg wzoru: P = Z+H, gdzie: P liczba punktów ogółem (max 100 pkt) Z liczba punktów w kryterium waga sygnałów (max 5 pkt) H liczba punktów w kryterium cena ofertowa (max 95 pkt). 12. POUFNOŚC INFORMACJI PKP Intercity S.A. i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w postępowaniu przetargowym oraz w trakcie realizacji zlecenia. Informacje te nie mogą być ujawnione osobom trzecim. 13.ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ 1) Odwołania można składać pisemnie lub elektronicznie na adres poczty kupca wskazany w pkt 10 Zapytania. Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu zakupowym, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2) Odwołanie wnosi się w formie elektronicznej w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawy do jego wniesienia. 3) PKP Intercity S.A. rozstrzyga odwołania najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w terminie poczytuje się za oddalenie odwołania. Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. 14. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia, Załącznik nr 2 Formularz oferty formalno-merytorycznej, Załącznik nr 3 Wzór umowy, Załącznik nr 4 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, Załącznik nr 5 Wykaz wykonanych dostaw, Załącznik nr 6 Adresy dostaw Załącznik nr 7 Formularz oferty handlowej Załącznik nr 8 Formularz oferty ostatecznej. Z poważaniem, Edyta Wrotek-Piętak 8 / 8