Wyniki badania jakości współpracy pomiędzy administracją publiczną i organizacjami pozarządowymi w gminie Szczebrzeszyn w oparciu o Lokalny Indeks Jakości Współpracy Szczebrzeszyn, czerwiec 2015
1. Wstęp Obecne badanie realizowane było w ramach projektu Wspólnie na Zamojszczyźnie w siedmiu gminach powiatu zamojskiego. Zostało przeprowadzone w czerwcu 2015 r. Gmina Szczebrzeszyn oraz działające na jej terenie organizacje pozarządowe w trakcie trwania w/w projektu wdrażały rozwiązania zawarte w Modelu współpracy pomiędzy administracją samorządową i organizacjami pozarządowymi. Celem przeprowadzonego badania jest ocena wspólnych relacji i stanu współpracy międzysektorowej w gminie Szczebrzeszyn. Wypracowane razem wnioski mają tę współpracę ulepszyć oraz wskazać na dalsze kierunki działań, a w konsekwencji poprawić jakość życia mieszkańców. 2. Stworzenie grupy roboczej ds. badania jakości współpracy W lutym 2014 roku powołano grupę roboczą w składzie: JST i jednostki podległe: NGO: 1. Maria Loc Oczkoś Sekretarz Gminy Szczebrzeszyn 2. Jolanta Tyszko pracownik Urzędu Miejskiego w Szczebrzeszynie 3. Joanna Król pracownik Miejskiego Domu Kultury w Szczebrzeszynie 4. Grażyna Szymczak Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej 1. Waldemar Oczkoś komendant OSP Błonie 2. Krzysztof Mrozowski OSP Błonie 3. Zygmunt Krasny prezes Stowarzyszenia Przyjaciół Szczebrzeszyna 4. Józef Magryta kapelmistrz orkiestry dętej Echo Kniei" 5. Mrozowska Danuta członek Koła Gospodyń Wiejskich Błonie Powołanie grupy roboczej z przedstawicielami różnych instytucji i organizacji gwarantuje reprezentatywność opinii społeczności lokalnej. Celem powołanej grupy roboczej było inicjowanie i podejmowanie wspólnych działań, zmierzających do
poprawy jakości współpracy pomiędzy jednostką samorządu terytorialnego a organizacjami pozarządowymi. 3. Opracowanie na temat relacji sektorowej a) Przedstawienie podstawowych danych obrazujących wzajemne relacje między organizacjami pozarządowymi a administracją samorządową w danej JST. Na terenie gminy Szczebrzeszyn działają następujące organizacje pozarządowe: Stowarzyszenie Przyjaciół Szczebrzeszyna, Stowarzyszenie Wspierania Kultury, Fundacja Szczebrzeszyn Kultur; Stowarzyszenie Wszechnica Roztoczańska Stowarzyszenie na rzecz Recyklingu i Edukacji Ekologicznej w Szczebrzeszynie, Stowarzyszenie Miłośników Szczebrzeszyńskiego Parku Krajobrazowego, Stowarzyszenie Promowania Trzeźwości ROZTOCZE, Stowarzyszenie Oświatowe im. Bronisława Pietruszyńdskiego, Stowarzyszenie Oświatowe w Wielączy Kolonii, Stowarzyszenie Oświatowe w Niedzieliskach, Stowarzyszenie Oświatowe Klemensów w Szczebrzeszynie, Międzyszkolny Uczniowski Klub Sportowy przy Gimnazjum w Szczebrzeszynie, Stowarzyszenie Sztuk i Sportów Walki BUSHIDO w Szczebrzeszynie 2 kluby sportowe: ASPN Roztocze Szczebrzeszyn, ALWA Brody Małe, Stowarzyszenie Sportowe SANUS Szczebrzeszyn, 3 Koła Gospodyń Wiejskich działające przy OSP w Bodaczowie, Wielącza Kolonia, Błonie, 9 Ochotniczych Straży Pożarnych w Bodaczowie, Kawęczynie, Błonie, Brody Małe, Brody Duże, Niedzieliska, Wielącza, Katy Pierwsze, Szczebrzeszyn Systematycznie wzrastający budżet gminy Szczebrzeszyn wspomagany przez środki zewnętrzne, fundusze Unijne pozwalają na rozwinięcie i poprawę
infrastruktury gminnej również z myślą o organizacjach działających na terenie gminy. Współpraca Gminy Szczebrzeszyn z organizacjami pozarządowymi opiera się na corocznie uchwalanym Programie Współpracy, który określa obszary i zasady oraz formy współpracy Gminy Szczebrzeszyn z organizacjami pozarządowymi a także zawiera wykaz zadań priorytetowych, będących podstawą do dysponowania środkami publicznymi, przeznaczonymi na finansowanie lub dofinansowanie zadań publicznych, pozostających we właściwości samorządu Gminy, a realizowanych przez organizacje pozarządowe, to również wspieranie tej działalności w formie niefinansowej. Roczny Program Współpracy z organizacjami pozarządowymi na 2014r. przyjęty został Uchwałą Nr XXXVIII/264/2013 Rady Miejskiej w Szczebrzeszynie z dnia 25 listopada 2013 roku. Wcześniej jednak projekt programu, celem uzyskania ewentualnych uwag i propozycji, zgodnie z Zarządzeniem nr 170/2013 Burmistrza Szczebrzeszyna poddany został konsultacjom społecznym. W okresie od 8 do 25 listopada 2013r. treść projektu uchwały zamieszczona została na stronie Urzędu Miejskiego, w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Szczebrzeszynie. W w/w terminie żaden z podmiotów uprawnionych do konsultacji nie wniósł uwag i opinii do projektu Programu. Współpraca o charakterze finansowym Gminy Szczebrzeszyn z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w 2014 roku polegała na zlecaniu zadań publicznych w formie ich wspierania i powierzania wraz z udzieleniem dotacji. Zlecenie zadań odbywało się w drodze otwartych konkursów ofert ogłoszonych w trybie pożytku publicznego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r.o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010r nr 234, poz.1536 z późn. zm.), jak również Rocznego programu współpracy Gminy Szczebrzeszyn z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2014. Udzielono także dotacji w trybie uproszczonym (pozakonkursowym) na realizację zadań publicznych. Na realizację zadań publicznych w 2014 roku ze środków finansowych budżetu gminy wydatkowano łącznie kwotę 283 975,31 zł.
W roku 2014 ogłoszono 6 konkursów ofert na realizację zadań publicznych o charakterze pożytku publicznego, z tego 1 konkurs Zarządzeniem Nr 35/2014 Burmistrza Szczebrzeszyna z dnia 7 kwietnia 2014 roku został unieważniony z powodu nie wpłynięcia żadnej oferty. W wyniku ich rozstrzygnięć, ogółem podpisano 9 umów z organizacjami pozarządowymi na realizację zadań publicznych (6 umów na wsparcie realizacji zadań publicznych i 3 umowy na powierzenie). Wszystkie umowy zostały zrealizowane. W poszczególnych dziedzinach udzielono poniższe kwoty dotacji: - Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej i sportu - dotacja w formie powierzenia w wysokości 120 000 zł; - Nauka, edukacja, oświata i wychowanie łączna kwota dotacji w wysokości 74 975,31 zł. - Przeciwdziałanie uzależnieniom i patologiom społecznym łączna kwota dotacji w wysokości 51 000 zł. - Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i dziedzictwa narodowego dotacja w wysokości 30 000 zł W roku 2014 udzielono także dotacji z budżetu Gminy Szczebrzeszyn w trybie uproszczonym (pozakonkursowym) zgodnie z art.19a cyt. Ustawy, w zakresie przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym w formie wsparcia realizacji zadań publicznych na łączną kwotę 8 000 zł. Poszczególne organizacje realizowały zadania prawidłowo, zgodnie z założeniami i harmonogramami określonymi w złożonych ofertach. W sprawozdaniach wykazały osiągnięcia zamierzonych celów. Przyznane dotacje zostały przez organizacje wykorzystane w sposób właściwy, zgodnie z założonym kosztorysem. Współpraca o charakterze pozafinansowym w okresie sprawozdawczym, polegała głównie na udzielaniu pomocy merytorycznej oraz udostępnianiu organizacjom strony internetowej do ich promocji, w tym umieszczania informacji teleadresowych oraz dotyczących bieżącej działalności. Samorząd umożliwiał organizacjom korzystanie z majątku komunalnego, publicznej infrastruktury, pomocy jednostek organizacyjnych (m.in. na podstawie 3 umów dzierżawy/użyczenia nieruchomości). Na przestrzeni 2014 roku, podobnie jak w latach poprzednich organizacje pozarządowe mocno angażowały się w organizację różnych uroczystości gminnych m. in. takich jak: Dni Szczebrzeszyna, Gminne i Powiatowe Dożynki w obchodach świąt państwowych, organizowały imprezy integracyjne w świetlicach wiejskich, pod patronatem Burmistrza Szczebrzeszyna.
W dniu 29 grudnia 2014 r. Rada Miejska w Szczebrzeszynie podjęła Uchwałę Nr II/5/2014 w sprawie uchwalenia Rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami w zakresie działalność pożytku publicznego na rok 2015. Ponadto standard współpracy finansowej z orgnizacjami został przyjęty Zarządzeniem Nr 56.2015 z dnia 12 maja 2015 r. w sprawie przyjęcia standardu realizacji zadań publicznych z wykorzystaniem form finansowych. b) Interpretację powyższych informacji na temat stanu relacji w ramach danej wspólnoty samorządowej w kontekście danych obrazujących stan współpracy międzysektorowej w skali kraju Ogólnopolskie badania wykazały, iż dla organizacji pozarządowych najważniejszym partnerem są władze samorządowe (w szczególności władze gminy, a w szczególności tej, na której obszarze znajduje się siedziba organizacji). Natomiast dla władz samorządu lokalnego podmioty trzeciego sektora są jednym z wielu (obok biznesu, Kościoła, mediów, innych instytucji publicznych np. innymi urzędami samorządowymi, administracją centralną lub jej przedstawicielstwami). Organizacjom zależy na dobrych kontaktach z samorządem przede wszystkim ze względu na możliwość pozyskiwania od nich środków finansowych. To sprawia, że bardziej organizacjom, a nie władzom lokalnym zależy na współpracy. Jest to pierwsze źródło nierówności między tymi dwoma sektorami. Współpraca finansowa jest realizowana przede wszystkim w obszarach: sportu, kultury, zdrowia i pomocy społecznej. W ramach współpracy finansowej jednostki samorządu terytorialnego zdecydowanie preferują wspieranie organizacji w realizacji zadania publicznego, a nie powierzanie im realizacji tego zobowiązania w całości, za czym musiałoby iść całościowe finansowanie. Dużym problemem we współpracy międzysektorowej jest niski poziom realnej konkurencyjności. Częstym zjawiskiem jest popieranie przez władze samorządowe organizacji działających na terenie własnej gminy i rozpisywania konkursów pod te właśnie, niejako swoje, organizacje. Sprzyja to postrzeganiu organizacji pozarządowych, jako słabszą stronę w procesie współpracy, przez same organizacje. Część organizacji akceptuje taką sytuację i nie próbuje jej zmieniać. W efekcie, jednocześnie zwalniają się one z
odpowiedzialności za jakość współpracy międzysektorowej. Sprzyja to roszczeniowości wobec władz samorządowych i upatrywaniu właśnie w nich głównego źródła zarówno dobrych, jak i (częściej!) złych cech współpracy. W opisowej części porównania gminy Szczebrzeszyn do Polski zauważa się cechy wspólne z sytuacją kraju w zakresie współpracy międzysektorowej. Z badań przeprowadzanych wśród orgnizacji pozarządowych w gminie Szczebrzeszyn wynika, że współpraca między samorządem, a orgnizacjami pozarządowymi w głównej mierze opiera się na korzystaniu z majątku komunalnego i współpracy przy orgnizacji loklnych wydarzeń. Dla orgnizacji z terenu gminy Szczebrzeszyn, samorząd lokalny jest strategicznym partnerem. Samorząd promuje lokalne organizacje, zleca im realizację zadań gminnych. Wzajemne relacje samorządu i orgnizacji, przedstawiciele NGO ocenili jako poprawne. Być może, w nadchodzących latach, nowo powstała Fundacja Szczebrzeszyn Kultur pokaże nowe możliwości pozyskiwania wsparcia z zewnątrz i nauczy funkcjonujące organizacje większej niezależności finansowej. c) Wstępna ocena współpracy na podstawie zebranych informacji Wstępna ocena współpracy orgnizacji pozarządowych i samorządu gminy Szczebrzeszyn nadal ocenić można jako dobrą. Samorząd wspiera finansowo i niefinansowo funkcjonowanie III sektora pozarządowego. Stwarza możliwości korzystania z majątku gminy, a także wspiera i doradza (zwłaszcza za pośrednictwem Miejskiego Domu Kultury w Szczebrzeszynie) przy aplikowaniu o fundusze. 4. Ankieta i jej opracowanie (do NGO i JST) Podsumowując współpracę z samorządem lokalnym w roku 2014 organizacje pozarządowe z terenu gminy Szczebrzeszyn wskazały, że najważniejsze dla nich są: rezultaty współpracy (3,80) podobnie jak uwarunkowania współpracy (3,80). Nieco niżej oceniony został zakres współpracy (3,58) i podejście organizacji do współpracy (3,51). Najniższą ocenę otrzymało podejście administracji do współpracy (3,37). Średnia ocena jakości współpracy to 3,8 w 5 stopniowej skali, czyli wynik pozytywny.
Jako atuty współpracy z administracją pozarządową wskazano: promocję, współpracę, zaangażowanie, udostępnianie pomieszczeń i sprzętu komputerowego, miejsce dla NGO na stronie www UG oraz dobrze układającą się współpracę z MDK w Szczebrzeszynie. Jako główne wady: brak otwartości do rozmów i współpracy, mały przepływ informacji, małe wsparcie finansowe oraz brak zainteresowania i woli wsparcia dla NGO. Organizacje jakość współpracy oceniają na poziomie bardzo dobrym, dobrym i neutralnym. Żadna nie wskazała oceny złej lub bardzo złej. Czyli zupełnie tak samo jak przed rokiem. Pięć organizacji współpracowało z samorządem w zakresie tworzenia prawa i programów, cztery przy realizacji zadań publicznych i cztery też skorzystało ze wsparcia niefinansowego samorządu. Dwie oceniły intensywność współpracy jako średnią, a pozostałe (po jednej) jako bardzo dużą, dużą i małą. Oceniając działania samorządu w obszarze aktywizacji społecznej mieszkańców, 3 organizacje uczestniczące w badaniu wskazały ocenę dobrą. Pojawiały się też pojedyncze oceny: naturalna i bardzo źle. Ich suma daje samorządowi ocenę 3,20 w zakresie aktywizacji mieszkańców, tj. nieco wyższą niż przed rokiem (3,00). Postawa przedstawicieli JST w relacjach NGO, została oceniona przez respondentów na 3,67, tj. wyżej niż przed rokiem (3,47). Na ocenę z 2014 r. składają się: - wola współpracy (3,60) - partnerskie podejście (3,80) - przejrzystość procedur (3,60) Oceniając działania JST w poszczególnych obszarach na uwagę zasługuje fakt, że najlepiej został oceniony system wzajemnego informowania się o podejmowanych działaniach (3,60). Nieco niżej, na poziomie 3,40 - współpraca pozafinansowa (udostępnianie zasobów lokalowych i sprzętowych przez samorząd). Poniżej średniej oceny działań samorządu (3,23) znalazły się: diagnozowanie lokalnych problemów, włączanie NGO w procesy decyzyjne, finansowanie działalności NGO oraz pomoc samorządu w zakresie pozyskiwania funduszy zewnętrznych. Są to obszary wymagające rozmowy.
Pozytywnie członkowie organizacji ocenili własną działalność, na poziomie 3,51, tj. lepiej niż w rok temu (3,26). Oceniając poziom aktywności mieszkańców w tym samych NGO na terenie gminy dwie organizacje oceniły na dobrze, dwie też organizacje nie miały zdania, a jedna wystawiła ocenę bardzo złą. Lepiej, bo na poziomie 3,92 oceniono podejście organizacji do współpracy z samorządem i innymi partnerami. Tu organizacje wystawiły sobie 4,00 za wolę współpracy i partnerskie podejście, ale już 3,75 za przejrzystość w działaniu. Przy samoocenie związanej ze sposobem działania organizacje najwyżej oceniły: sposoby informowania o swojej działalności (4,00). Wysoko oceniono też diagnozowanie lokalnych problemów i potrzeb (3,80). Jednakowe, ale też dobre oceny otrzymały działania na rzecz integracji Trzeciego Sektora (3,60) oraz aktywność w zakresie zaangażowania w procesy decyzyjne (3,60). Nico poniżej średniej oceny, respondenci wskazali korzystanie z dostępnych form wsparcia (3,40) oraz sprawną umiejętność pozyskiwania funduszy (2,30). Nadal głównymi formami aktywności organizacji jest udział w konsultacjach i informowanie/komunikacja partnerska oraz pisanie projektów. Sposób działania NGO oceniony przez nie same na poziomie 3,60, czyli wyżej niż w roku poprzednim (3,20). Zastanawiając się nad oddziaływaniem jakości współpracy pomiędzy NGO i JST na terenie gminy Szczebrzeszyn, większość respondentów wskazała dobry poziom świadczenia mieszkańcom usług. Oceniając jak ta współpraca przekłada się na rozwój ich organizacji, trzy wskazały na dobry rozwój związany ze współpracą, jedna też na bardzo dobry i jedna na naturalny. Żadna organizacja nie zaznaczyła, że jakość współpracy ma zły lub bardzo zły wpływ na rozwój ich własnej organizacji. Wszystkie pięć organizacji biorących udział w badaniu opierają swoją działalność na społecznym zaangażowaniu członków. Trzy organizacje wskazują na czynne działania w niej 20-29 osób, jedna wskazała 10-19 działających osób i jedna też na mniej niż 10 osób zaangażowanych w pracę organizacji. Jedna organizacja powstała w latach 1990-1999, jedna w latach 2000-2004, a trzy organizacje zostały zarejestrowane po 2010 roku lub później. Połowa organizacji uczestniczących w badaniu działała w obszarze kultura i sztuka. Pozostałe deklaruje swoją działalność w obszarze: edukacji i wychowania, sport i kultura fizyczna oraz w innych obszarach.
Jako rekomendacje do dalszej współpracy członkowie NGO wskazują: - wyszkolenie osoby do kontaktów z orgnizacjami, by poprawił się poziom współpracy; - wzajemną współprace z samorządem; - organizowanie szkoleń; - stworzenie nowej lub uaktualnienie istniejącej Strategii Rozwoju Gminy we współpracy z orgnizacjami pozarządowymi, uwzględniając plan wsparcia dla NGO; 5. Spotkanie grupy podsumowującej wyniki. Spotkanie grupy roboczej dot. oceny jakości współpracy odbyło się w Miejskim Domu Kultury w Szczebrzeszynie, w dniu 24.06.2015 roku. Spotkanie zorganizował zespół roboczy złożony z przedstawicieli organizacji i pracowników samorządu gminnego i podległych mu jednostek. Zebrane osoby wysłuchały analizy wyników ankiety dotyczącej współpracy organizacji pozarządowych z samorządem. Następnie odpowiadały na pytania wykorzystane w późniejszym czasie do przygotowania raportu, a dotyczące szczegółowych spraw w sferze działalności organizacji pozarządowych na terenie gminy. Zobowiązano się również do przekazania społeczeństwu informacji na temat realizowanego projektu. Najważniejsze rekomendacje Niwelowanie postawy roszczeniowej wśród organizacji pozarządowych i grup nieformalnych (zwłaszcza Kół Gospodyń Wiejskich) które uważają, że obowiązkiem samorządu jest finansowe wspieranie NGO. Większe informowanie organizacji, by nie ograniczały się tylko do jednego źródła finansowania. Urozmaicenie współpracy z urzędem, by rola orgnizacji nie ograniczała się jedynie do złożenia wniosku, otrzymania dotacji i rozliczenia.
Zapraszanie orgnizacji pozarządowych do fizycznego uczestnictwa w lokalnych konsultacjach w np. kreowaniu planu współpracy z organizacjami na kolejne lata. Składanie propozycji wspólnych projektów czy treści uchwał. Położenie większego nacisku na rozwój organizacji i kompetencji jej członków oraz władz. Nie zawsze w parze idzie chęć dostosowywania się organizacji do zmian otoczenia, nowych przepisów i wymagań. Czasami działacze wolą rozwiązać organizację, niż poświęcić trochę więcej czasu aby odnaleźć problem w funkcjonowaniu. 6. Upowszechnianie O tym, że ocena została dokonana, jakie są jej wyniki, gdzie je można znaleźć, warto poinformować inne organizacje, radnych i innych urzędników, którzy być może nie wiedzieli, że została przeprowadzona. Wyniki zostaną także umieszczone na stronie internetowej gminy. Załączniki: 1. Lista kontrolna Szczebrzeszyn 2. Podsumowanie listy kontrolnej ze spotkania w gminie Szczebrzeszyn 3. Przebieg spotkania w ramach badania jakości współpracy JST i NGO Opracowali: Animator współpracy w powiecie zamojskim - Aleksandra Rutkowska we współpracy z grupą roboczą gminy Szczebrzeszyn, 24 czerwca 2015 r.