Pan Krzysztof Fedorczyk Starosta Węgrowski ul. Przemysłowa Węgrów

Siedlce, 24 lutego 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WG-S.431.3.2015 Pan Krzysztof Fedorczyk Starosta Węgrowski ul. Przemysłowa 5 07-100 Węgrów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W związku z zakończeniem kontroli problemowej w Starostwie Powiatowym w Węgrowie, nawiązując do Projektu Wystąpienia Pokontrolnego z dnia 22 grudnia 2015 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, działając na podstawie art. 47 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. O kontroli w administracji rządowej 1, przekazuję Panu Staroście Wystąpienie Pokontrolne. Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt 1 lit. b i ust. 2 oraz art. 7 b ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne 2, ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 3, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 4, Magdalena Suwara inspektor wojewódzki w Oddziale Geodezji Delegatury Placówki Zamiejscowej w Siedlcach Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie działająca z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego z dnia 3 marca 2015 nr 7/2015 oraz Ewelina Kułakowska inspektor wojewódzki w Oddziale Geodezji Delegatury Placówki Zamiejscowej w Siedlcach Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie działająca z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego z dnia 1 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092 2 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 j.t. 3 Dz. U. z 2011 r. nr 185 poz. 1092 4 Dz. U. z 2009 r. nr 31 poz. 206

3 marca 2015 nr 8/2015, przeprowadziły w dniach od 9 marca 2015 r. do 27 marca 2015 r. kontrolę problemową w Starostwie Powiatowym w Węgrowie w oparciu o wytyczne Głównego Urzędu Geodezji i Kartografii. Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym przyjmowania do zasobu opracowań geodezyjnych kartograficznych pod względem jakości i zgodności ze standardami technicznymi dotyczącymi geodezji i kartografii oraz krajowego systemu informacji o terenie. Tematyka kontroli problemowej dotyczyła prawidłowości prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne /Dz. U. z 2015 r. poz. 520 j.t./. Kontrolą objęte były dokumenty zgromadzone w powiatowym ośrodku dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej od dnia 12 lipca 2014 r. do dnia 28 lutego 2015 r., tj. po nowelizacji ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji /Dz. U. z 2014 r. poz. 897/. W toku czynności kontrolnych wyjaśnień pisemnych i ustnych udzielali: 1. Pani Małgorzata Plewka Naczelnik Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami Geodeta Powiatowy w Starostwie Powiatowym w Węgrowie, 2. Pan Marcin Sokulski - Kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Starostwie Powiatowym w Węgrowie. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: I. Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej. Kierownikiem jednostki kontrolowanej Starostwa Powiatowego w Węgrowie z siedzibą przy ul. Przemysłowej 5, 07-100 Węgrów, jest Pan Krzysztof Fedorczyk Starosta Powiatu Węgrowskiego wybrany Uchwałą Nr I/4/10 Rady Powiatu Węgrowskiego z dnia 30 listopada 2010 r. w sprawie wyboru Starosty Węgrowskiego oraz Uchwałą Nr I/3/2014 Rady Powiatu Węgrowskiego z dnia 27 listopada 2014 r. w sprawie wyboru Starosty Węgrowskiego. Jak wynika z 12 ust. 4 pkt 5 Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Węgrowie /tekst uchwalony Uchwałą Nr XLII/334/10 Rady Powiatu Węgrowskiego z dnia 24 września 2010 r., zm. uchwałami Nr XII/124/2011 z 30 grudnia 2011 r., Nr XVI/155/2012 z 26 kwietnia 2012 r., Nr XVIII/181/2012 z 6 września 2012 r., Nr XXXII/293/2014 z 26 marca 2014 r./ oraz Schematu Organizacyjnego stanowiącego załącznik do ww. Regulaminu, w strukturze organizacyjnej Starostwa wyróżnia się Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki 2

Nieruchomościami podległy bezpośrednio Staroście. Zgodnie z 20 ust. 3 ww. Regulaminu Organizacyjnego, do zadań Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej wchodzącego w skład ww. wydziału, należy prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Na podstawie udostępnionych kopii dokumentów zespół kontrolujący ustalił, iż funkcję Geodety Powiatowego, Naczelnika Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami pełni od dnia 1 maja 2009 r. Pani Małgorzata Plewka. Pani Małgorzata Plewka posiada uprawnienia zawodowe Nr 15640 zakres 1, 2 i spełnia wymagania określone w 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni 5. Funkcję Kierownika Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej pełni od dnia 1 maja 2009 r. Pan Marcin Sokulski. Pan Marcin Sokulski posiada uprawnienia zawodowe Nr 21684 zakres 1, 2. Z dokumentów przedłożonych na potrzeby kontroli wynika, iż w PODGiK zatrudnieni są: 1. Pani Elżbieta Kurkus Starszy Geodeta 2. Pan Tadeusz Matuszyk Geodeta 3. Pani Elwira Popławska Geodeta 4. Pani Małgorzata Florczak Geodeta 5. Pani Magda Gierłowska - Geodeta Starosta Węgrowski wydał upoważnienia do załatwiania spraw w imieniu organu: dla Pana Marcina Sokulskiego Kierownika PODGiK - upoważnienie do prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym między innymi, udostępniania danych i informacji z zasobu i naliczania opłat, kontroli opracowań przyjmowanych do zasobu, prowadzenia powiatowych baz danych, dla Pana Tadeusza Matuszczyka Geodety - upoważnienie do prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego oraz kontroli opracowań geodezyjnych, wydawania licencji dotyczących możliwości wykorzystywania udostępnianych materiałów zasobu, ważne jedynie podczas nieobecności Naczelnika Wydziału oraz Kierownika PODGiK. Ponadto, Starosta Węgrowski wydał Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych dla Geodety Powiatowego i wszystkich pracowników PODGiK. Osoby realizujące zadania związane z prowadzeniem pzgik posiadają Zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności. 5 Dz. U. z 2004 r. nr 249 poz. 2498 3

Infrastruktura (techniczna/informatyczna) wspomagająca prowadzenie państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. W pisemnym oświadczeniu Pan Marcin Sokulski Kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej poinformował, iż: W Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Węgrowie nie ma wyznaczonego dnia wewnętrznego, interesanci przyjmowani są codziennie, od poniedziałku do piątku w godzinach pracy urzędu. Wszystkie zadania związane z obsługą interesantów realizuje zespół 7 osobowy. Infrastrukturę wspomagającą prowadzenie pzgik stanowią: - stacje robocze PC pracowników PODGiK - 10 szt; w większości system operacyjny Windows 7; - sieć LAN w kategorii 5e oraz sieć światłowodowa; - serwer Dell system operacyjny Windows serwer 2008 R2, oraz pervasive wersja 10; - drukarki, maszyny wielofunkcyjne, skaner wielkoformatowy, oraz plotery; Programy wykorzystane do obsługi PODGiK: - Ośrodek v.8 FB firmy GEOBID - EWmapa w.11 FB firmy GEOBID - Bank Osnów w.3 FB firmy GEOBID Wszystkie programy pracują w sieci, dostęp do programów ma każdy pracownik PODGiK, po zalogowaniu się i wpisaniu indywidualnego hasła. Archiwizacja baz państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego na zewnętrzny nośnik znajdujący się w innej lokalizacji przeprowadzana jest: a) dla bazy mapy zasadniczej i ewidencyjnej - 5 razy w tygodniu; b) baza zeskanowanych operatów technicznych - raz w tygodniu różnicowo. II. Procedura obsługi zgłaszanych prac geodezyjnych w ośrodku dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej. 1. Forma wpływu zgłoszeń prac geodezyjnych. W pisemnym oświadczeniu Pan Marcin Sokulski Kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej poinformował, iż: Większość zgłaszanych prac wpływa bezpośrednio do Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, część zgłoszeń wpływa pocztą. Wszystkie prace rejestrowane są w systemie Ośrodek firmy Geoid. Na kopii zgłoszeń wykonawcy przystawiana jest pieczęć z datą wpływu. Materiały i informacje udostępniane są na wniosek wykonawcy pracy, po uzgodnieniu z ośrodkiem materiałów potrzebnych do jej wykonania. Zgłoszenie zostaje zarejestrowane i opracowane przez pracownika PODGiK, następnie wystawiana jest opłata administracyjna 4

zgodnie z ustawą z dnia 5 czerwca 2014r. o zmianie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2014r, poz. 897). Na podstawie art. 40d ust. 3 w/w ustawy opłatę pobiera się przed udostępnieniem materiałów zasobu. W 2015 roku planowane jest wprowadzenie internetowego zgłaszania prac geodezyjnych z pełną automatyzacją, co pozwoli na jeszcze sprawniejszą i szybszą obsługę zgłoszeń geodezyjnych. 2. Poprawność sporządzenia i obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych. W pisemnym oświadczeniu Pan Marcin Sokulski Kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej poinformował, iż: Dla zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych składanych w formie tradycyjnej, tj. papierowej, wykonawcy otrzymują kopię zgłoszenia z nr ID zgłoszenia. Wykonawcy prac są pisemnie informowani o materiałach, jakie powinny zostać wykorzystane przy wykonaniu pracy, wraz z ich charakterystyką techniczną oraz są informowani o innych opracowaniach realizowanych aktualnie na obszarze zgłoszonej pracy. Sposób uzgadniania z wykonawcą prac geodezyjnych listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac: wykonawca podczas składania zgłoszeń ma możliwość wglądu do wszystkich materiałów zasobu i wybrania dokumentów, jakich potrzebuje do danej pracy, wpisując je w punkcie 14 zgłoszenia geodezyjnego. Uzgodnienie potwierdzone jest w formie pisemnej podpisem wykonawcy. Zgłaszanie zmian zakresu i rodzaju pracy geodezyjnej następuje w PODGIK w momencie dostarczenia zgłoszenia uzupełniającego i dokonaniu, jeśli to konieczne, odpowiedniej opłaty naliczonej na podstawie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. W okresie kontrolowanym nie zarejestrowano przypadków zmian terminów wykonania robót geodezyjnych. Żaden z pracowników PODGIK nie ma ściśle wyszczególnionych zadań, realizacja odbywa się w zależności od ilości wpływających zgłoszeń geodezyjnych i wniosków. Z zestawienia sporządzonego przez Pana Marcina Sokulskiego Kierownika PODGiK w dniu 11 marca 2015 r. wynika, iż w okresie od dnia 12 lipca 2014 r. do dnia 11 marca 2015 r. zostało zgłoszonych i zakończonych 2941 prac geodezyjnych, z czego kontroli poddano wybranych losowo 51 zgłoszeń prac geodezyjnych. Na podstawie ww. zestawienia z dnia 11 marca 2015 r. zespół kontrolujący ustalił, iż prace geodezyjne rejestrowane są jednostce kontrolowanej niezgodnie z Katalogiem obiektów Klasa: PZG_CelPracy do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia pzgik /Dz.U. 2013 poz. 1183/. Kontrolą objęto 51 losowo wybranych zgłoszeń prac geodezyjnych. 5

Poddane kontroli zgłoszenia prac geodezyjnych opracowane były na formularzu zgodnym z wzorem określonym w Załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 6 Kontrola 51 zgłoszeń prac geodezyjnych wykazała, iż: w 39 zgłoszeniach niewłaściwie określono Adresata zgłoszenia, w tym w 38 zgłoszeniach wpisano Starostwo Powiatowe w Węgrowie, w 1 zgłoszeniu PODGiK, w 3 zgłoszeniach brak Identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych, w 32 zgłoszeniach niepełne Dane identyfikujące osoby, którym przedsiębiorca lub kierownik jednostki organizacyjnej powierzył samodzielne wykonanie czynności składających się na zgłaszane prace geodezyjne lub funkcję kierownika tych prac, w tym: w 28 zgłoszeniach brak określenia zakresów uprawnień wg art. 43 ustawy Pzgik - podano numery z Zaświadczeń, w 2 zgłoszeniach brak zakresów uprawnień, w 3 zgłoszeniach brak zakresu powierzonych czynności, a w 4 zgłoszeniach ww. zakres niejednoznaczny, w 2 zgłoszeniach nazwa rodzaju zgłaszanych prac geodezyjnych niezgodna z nazwą wyszczególnioną w Załączniku nr 2 do wzoru zgłoszenia pracy geodezyjnej, w 42 zgłoszeniach niepełne Dane określające położenie obszaru/obszarów, które będą objęte zgłaszanymi pracami geodezyjnymi, w tym: w 28 zgłoszeniach numer działki wpisano jako nazwę obiektu, w 13 zgłoszeniach brak nazwy gminy, w 4 zgłoszeniach zaznaczono 3 atrybuty opisujące charakter obiektu, gdzie winien być zaznaczony 1 atrybut, w 2 zgłoszeniach, w których wykonawcą prac geodezyjnych był biegły sądowy, w rubryce Dodatkowe wyjaśnienia i uwagi brak sygnatury akt sprawy, w której wykonawca zastał ustanowiony biegłym sądowym, w 1 zgłoszeniu podpis pod zgłoszeniem wraz z imieniem i nazwiskiem złożyła inna osoba, niż wykonawca wymieniony w zgłoszeniu. 3. Poprawność sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty i licencji. W pisemnym oświadczeniu Pan Marcin Sokulski Kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej poinformował, iż: Do zgłoszenia pracy geodezyjnej lub materiałów pobranych z zasobu wydawana jest licencja. Licencja opatrzona podpisem upoważnionego pracownika PODGiK wydawana jest Wykonawcy pracy lub Wnioskodawcy też w formie papierowej, licencja jest przechowywana w systemie OŚRODEK. 6 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 6

Kontrolą objęto 51 losowo wybranych Dokumentów Obliczenia Opłaty i Licencji. Dokumenty Obliczenia Opłaty były opracowane na formularzu zgodnym ze wzorem określonym w Załączniku nr 9 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 7. Licencje sporządzone były na formularzu zgodnym z Wzorem licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych objętych obowiązkiem zgłoszenia określonym w Załączniku nr 7 do ww. rozporządzenia, w którym dodatkowo zamieszczono punkt 5 występujący w Załączniku 6 do ww. rozporządzenia stanowiącym Wzór licencji określającej zakres uprawnień licencjobiorcy innego, niż wykonawca prac geodezyjnych i kartograficznych. Kontrola 51 licencji upoważniających wykonawców prac geodezyjnych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych objętych obowiązkiem zgłoszenia wykazała, iż: w 51 licencjach, jako nazwę organu wydającego licencję wpisano Starostwo Powiatowe w Węgrowie, niezgodnie z art. 40c. ust. 1 ustawy Pzgik, wg którego, uprawnienia podmiotu dotyczące możliwości wykorzystywania udostępnionych mu materiałów zasobu określa licencja wydawana przez organ udostępniający te materiały, którym, jak wynika z art. 7d. ust. 1 ustawy Pzgik, jest Starosta, w 51 licencjach nie określono obszaru do którego odnosi się licencja, tj. brak wykazu godeł mapy, brak identyfikatorów punktów osnowy geodezyjnej, brak identyfikatorów punktów granicznych. Ustawowy termin 10 dni przygotowania materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac geodezyjnych oraz uzgodnienia materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania prac został przekroczony w przypadku 17 zgłoszeń. III. Procedura przyjmowania dokumentacji wynikowej do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. W pisemnym oświadczeniu Pan Marcin Sokulski Kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej poinformował, iż: Wykonawcy po zakończeniu prac geodezyjnych składają do PODGiK dokumentację techniczną wraz z zawiadomieniem o zakończeniu zgłoszonych prac i wnioskiem o uwierzytelnienie dokumentów. Wpływ dokumentacji rejestrowany jest w dzienniku wpływu oraz na zawiadomieniu o zakończeniu prac geodezyjnych stawiana jest pieczątka z datą wpływu do Starostwa 7 Dz. U. z 2014 r. poz. 917 7

Powiatowego. Dokumentacja geodezyjna wpływająca do Starostwa Powiatowego podlega weryfikacji pod kątem zgodności z przepisami prawa i kompletności przekazywanych materiałów do zasobu. Przyjmowanie wniosków o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych odbywa się drogą pocztową, lub poprzez złożenie w biurze podawczym Starostwa Powiatowego w godzinach urzędowania lub bezpośrednio u pracowników Ośrodka. Opłaty za uwierzytelnienie nalicza się na podstawie danych zawartych w złożonym wniosku o uwierzytelnienie, zgodnie z ustawą z dnia 5 czerwca 2014r. o zmianie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji tab. 16. W Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej od dnia 9 lipca 2014 r. nie było przypadku wydania decyzji o odmowie przyjęcia dokumentacji do pzgik. Dokumenty dotyczące obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych tj. zgłoszenia, zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych oraz wnioski o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych i kartograficznych, DOO za materiały uwierzytelnione, informacja o wniesionej opłacie przechowywane są w segregatorach pod numerem danej sprawy w teczce oznaczonej numerem G.6640- zgłoszenia geodezyjne. Uwierzytelnienie dokumentów powstałych w wyniku prac geodezyjnych odbywa się niezwłocznie po pozytywnym wyniku protokołu weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. 1. Zawiadamianie organu prowadzącego państwowy zasób o wykonaniu prac geodezyjnych. Kontrolą objęto 51 losowo wybranych zawiadomień o wykonaniu prac geodezyjnych. Zawiadomienia sporządzone były na formularzu zgodnym z wzorem określonym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 8. Kontrola treści przyjętych 51 zawiadomień o wykonaniu prac geodezyjnych wykazała, iż: w 46 zawiadomieniach, jako nazwę organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny wpisano Starostwo Powiatowe w Węgrowie, Starostwo Powiatowe w Węgrowie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Węgrowie lub Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Węgrowie, w 10 zawiadomieniach brak Identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych, 8 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 8

w 48 zawiadomieniach, jako nazwę ośrodka do którego złożono zgłoszenie pracy geodezyjnej wpisano Starostwo Powiatowe w Węgrowie, w 1 zawiadomieniu brak Identyfikatora zgłoszenia prac geodezyjnych, w 2 zawiadomieniach brak informacji o wykonaniu prac geodezyjnych w całości lub w części, w 7 zawiadomieniach brak wykazu zbioru zmodyfikowanych lub zweryfikowanych. 2. Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów stanowiących wynik prac geodezyjnych. Kontrolą objęto 51 protokołów weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Skontrolowane protokoły weryfikacji sporządzone zostały na formularzach określonych załącznikiem nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014r. w prawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 9. Kontrolna 51 protokołów weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wykazała, iż: w 39 protokołach, jako organ prowadzący państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny wpisano Starostwo Powiatowe w Węgrowie, Starostwo Powiatowe w Węgrowie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej lub Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Węgrowie, w 6 protokołach brak nazwy organu prowadzącego pzgik, w 2 protokołach brak imienia, nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby weryfikującej, w 38 protokołach brak Identyfikatora wykonawcy prac geodezyjnych, w 6 protokołach nie wpisano wyniku weryfikacji pod względem kompletności przekazywanych rezultatów wykonywanych prac geodezyjnych/kartograficznych, w 6 protokołach nie wpisano wyniku weryfikacji zbiorów danych i innych materiałów zawartych w przekazywanej dokumentacji pod względem zgodności z przepisami prawa, w szczególności, o których mowa w art. 2 pkt 1 lit. a ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne 10, oraz opracowania tych wyników, w 6 protokołach, w których stwierdzono nieprawidłowości nie podano naruszonego przepisu prawa, a w 8 protokołach nie podano naruszonego artykułu lub paragrafu. 3. Terminowość przyjmowania zbiorów danych lub innych materiałów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. 9 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 10 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 9

Kontrola terminowości przyjmowania zbiorów danych lub innych materiałów do pzgik wykazała, iż spośród 51 losowo wybranych skontrolowanych zbiorów materiałów: 15 zbiorów materiałów przyjęto w dniu pozytywnej weryfikacji, 15 zbiorów materiałów przyjęto w dniu następnym po pozytywnej weryfikacji, 10 zbiorów materiałów przyjęto po 2 dniach, 5 zbiorów materiałów przyjęto po 3 dniach, 1 zbiór materiałów przyjęto po 4 dniach, 3 zbiory materiałów przyjęto po 5 dniach, 1 zbiór materiałów przyjęto po 6 dniach oraz 1 zbiór materiałów przyjęto po 8 dniach. IV. Uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych. Kontrolą objęto 49 losowo wybranych wniosków o uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych dla podmiotu, na rzecz którego wykonawca prac zrealizował prace geodezyjne oraz Dokumentów Obliczenia Opłaty. Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów sporządzane były na formularzach określonych w załączniku do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby GiK dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych 11. Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów składane były przez wykonawców prac geodezyjnych łącznie z zawiadomieniem o wykonaniu zgłoszonych prac. Kontrola poprawności treści 49 wniosków o uwierzytelnienie wykazała, iż: w 24 wnioskach, jako adresat wniosku o uwierzytelnienie wpisano Starostwo Powiatowe w Węgrowie, Starostwo Powiatowe Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej lub Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Węgrowie, w 3 wnioskach brak informacji o dokumentach, których dotyczy wniosek. Skontrolowane 49 Dokumenty Obliczenia Opłaty sporządzone były w dniu uwierzytelnienia dokumentów. Uwierzytelnienie dokumentów dokonywano w dniu przyjęcia zbiorów danych lub innych materiałów do państwowego zasobu, zgodnie z 4 ust 1 ww. rozporządzenia w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby GiK dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Kontrola dokumentów przeznaczonych dla podmiotu, na rzecz którego wykonawca prac geodezyjnych lub prac kartograficznych zrealizował prace geodezyjne, jak również zbiorów danych lub innych materiałów przyjętych do pzgik wykazała, iż: 11 Dz. U. z 2014 r. poz. 914 10

klauzula stosowana na materiałach uwierzytelnianych jest zgodna z Załącznikiem nr 5 do ww. rozporządzenia w sprawie organizacji i trybu prowadzenia pzgik, klauzula, którą opatruje się materiał zasobu wpisany do ewidencji materiałów zasobu jest zgodna z wzorem określonym w Załączniku nr 3 ww. rozporządzenia, klauzula, którą opatruje się kopie materiałów zasobu, w tym kopie dokumentów, które wchodzą w skład operatów technicznych wpisanych do ewidencji materiałów zasobu, jest niezgodna z wzorem określonym w Załączniku nr 4 - nie wyodrębniono miejsca przeznaczonego na Nazwę materiału zasobu. Przedstawiając powyższe, uwzględniając założony próg negatywności informuję, że realizację zdania polegającego na prowadzeniu państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w zakresie: poprawności treści przyjętych zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych oceniono pozytywnie z uwagami, poprawności i kompletności wydanych licencji - oceniono pozytywnie z uwagami, poprawności sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty - oceniono pozytywnie, terminowości uzgodnienia z wykonawcami listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac i udostępnienia ich kopii - oceniono negatywnie, poprawności sporządzenia przyjętych zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych - oceniono pozytywnie z uwagami, poprawności sporządzenia protokołu weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów przekazywanych do pzgik oceniono pozytywnie z uwagami, terminowości przyjmowania zbiorów danych lub innych materiałów do pzgik oceniono pozytywnie, poprawności sporządzenia wniosków o uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych dla podmiotu, na rzecz którego wykonawca prac zrealizował prace geodezyjne oceniono pozytywnie z uwagami, terminowości uwierzytelnienia dokumentów oceniono pozytywnie. Nawiązując do powyższych ustaleń zobowiązuję Pana Starostę do podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości, poprzez: 1) Dostosowanie obowiązujących Zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, jak również wydanych Upoważnień do realizacji zadań objętych kontrolą do zapisów ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 12 11

znowelizowanej z dniem 12 lipca 2014 r. ustawą z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 13. 2) Dokonywanie starannej weryfikacji dokumentów wpływających do organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny składanych przez wykonawców prac geodezyjnych i kartograficznych, tj. Zgłoszeń prac geodezyjnych oraz Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych w zakresie prawidłowości sporządzenia i wypełnienia zgodnie z Załącznikami Nr 1 i 2 oraz Załącznikiem Nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 14, jak również Wniosków o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawcę prac geodezyjnych lub prac kartograficznych w zakresie prawidłowości sporządzenia i wypełnienia zgodnie z Załącznikiem do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez Organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych 15. 3) Prowadzenie Rejestru Zgłoszeń zgodnie z wymogami 8 rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 16. 4) Pisemne dokumentowanie uzgadniania z wykonawcą prac geodezyjnych listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonej pracy w ustawowym terminie 10 dni roboczych zgodnie z art. 12 ust. 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne 17. 5) Sporządzanie i wypełnianie Licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych / kartograficznych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych/kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia zgodnie z Załącznikiem Nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 18. 12 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 z późn. zm. 13 Dz. U. z 2014 r. poz. 897 14 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 15 Dz. U. z 2014 r. poz. 914 16 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 17 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 z późn. zm. 12

6) Dostosowanie Klauzuli, którą opatruje się kopie materiału zasobu, w tym kopie dokumentów, które wchodzą w skład operatów technicznych wpisanych do ewidencji materiałów zasobu do zgodności z Załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 19 oraz stosowanie ww. klauzuli na kopiach materiałów zasobu udostępnianych w ramach obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych. 7) Wypełnianie Protokołów weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zgodnie z wymogami Załącznika Nr 4 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 20. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku O kontroli w administracji rządowej 21, od Wystąpienia Pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Starostę do przekazania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. z up. Wojewody Mazowieckiego Aneta Konieczna Dyrektor Wydziału Geodezji 18 Dz. U. z 2014 r. poz. 917 19 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 20 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 21 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092 13