Pytania i odpowiedzi dotyczące konkursu ogłoszonego w ramach Działania 9.5 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich 1) Dany podmiot ma siedzibę na terenie Krakowa a filię w innej miejscowości. Jakie dokumenty potwierdzające taką okoliczność należy załączyć do wniosku? Informacja o miejscowości, w której znajduje się filia Wnioskodawcy, powinna znaleźć się w polu 3.5 wniosku o dofinansowanie Potencjał projektodawcy i zarządzanie projektem. Nie trzeba załączać żadnych dodatkowych dokumentów potwierdzający ten fakt. 2) Proponowany obszar realizacji to 3 gminy. Czy wystarczy, gdy siedziba lub filia jest na terenie tylko jednej z tych gmin? Tak. 3) Czy wystarczy gdy tylko partner ma siedzibę na obszarze realizacji? Tak, gdyż zgodnie z kryterium dostępu Wnioskodawcą lub partnerem w projekcie jest podmiot działający na obszarze realizacji projektu tj. posiadający siedzibę, oddział, filię na terenie gminy lub powiatu, których dotyczy projekt. 4) Przykład: Gmina X położona jest na terenie tego samego powiatu, co Gmina Y. Czy można realizować projekt na terenie Gminy X, jeśli siedziba firmy znajduje się w Gminie Y? Nie. Wnioskodawca (lub podmiot) musi pochodzić z obszaru realizacji projektu. Jeżeli projekt realizowany będzie tylko na terenie Gminy X, to wówczas Wnioskodawca lub partner również muszą pochodzić z tej gminy (mieć na jej terenie siedzibę, filię lub oddział). Jeśli projekt realizowany będzie na terenie obu gmin Wnioskodawca może pochodzić z terenu Gminy Y. 5) Co oznacza, że można złożyć tylko 3 wnioski? Czy kiedy wniosek zostanie odrzucony na etapie oceny formalnej lub merytorycznej to również jest liczony do limitu? Jak jest definiowany złożony wniosek? Wnioskodawcą lub Partnerem w projekcie może być podmiot, który w ramach konkursu nr POKL/9.5/I/10 występuje w charakterze Lidera lub Partnera
w maksymalnie 3 złożonych wnioskach. Oznacza to, iż dany podmiot nie może występować w roli Lidera lub Partnera w więcej niż trzech projektach. Przykładowo: - jeżeli podmiot jest Liderem w 3 projektach złożonych w ramach konkursu, to nie może być Partnerem w żadnym innym projekcie złożonym w ramach konkursu, - jeżeli podmiot jest Liderem w 2 projektach złożonych w ramach konkursu, to wówczas może występować w roli Partnera tylko w 1 projekcie złożonym w ramach konkursu, - jeżeli podmiot jest Liderem w 1 projekcie złożonym w ramach konkursu, wówczas może występować w roli Partnera tylko w 2 projektach złożonych w ramach konkursu, - jeżeli podmiot jest Liderem w 1 projekcie złożonym w ramach konkursu, wówczas może występować w roli Lidera tylko w 2 projektach złożonych w ramach konkursu, - jeżeli podmiot jest Partnerem w 3 projektach złożonych w ramach konkursu, wówczas nie może występować w roli Lidera w żadnym innym projekcie złożonym w ramach konkursu. Projekty niespełniające powyższego kryterium zostaną odrzucone z przyczyn formalnych. Każdemu Wnioskodawcy przysługuje prawo wystąpienia do WUP Kraków o wycofanie złożonego przez siebie wniosku o dofinansowanie w ramach PO KL z dalszych etapów procedury udzielania dofinansowania. Aby wycofać wniosek, należy dostarczyć do WUP Kraków pismo z prośbą o wycofanie wniosku, podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wnioskodawcy, wskazaną w polu 2.6 wniosku. Wycofanie wniosku może nastąpić na każdym etapie oceny zarówno formalnej, jak i merytorycznej. Wniosek wycofany przez Projektodawcę przed dokonaniem oceny formalnej nie będzie wliczany do limitu 3 wniosków o którym mowa wyżej. Wniosek odrzucony na etapie oceny formalnej lub merytorycznej jest liczony do limitu. 6) Jeżeli dany podmiot prowadzi cztery szkoły to czy zgodnie z kryterium dostępu może złożyć jeden projekt tylko dla trzech? Nie. Kryterium dostępu dotyczy Wnioskodawcy i partnera. Jeżeli dany podmiot składa projekt np. dla uczniów czterech szkół w ramach jednego wniosku, to wykorzystał tylko jedną z trzech przysługujących mu możliwości złożenia projektu. Liczba szkół, które prowadzi, nie ma w tym przypadku znaczenia. 7) Czy jeżeli Stowarzyszenie prowadzi szkołę i jest spoza terenu województwa, a szkoła jest na terenie województwa to można ją uznać za filię lub oddział? Tak, należy jednak opisać tę sytuację w polu 3.5 wniosku o dofinansowanie Potencjał projektodawcy i zarządzanie projektem.
8) Czy można wykorzystać cały model zastosowany w EQUAL czy tylko jego część? Można wykorzystać część modelu wypracowanego w programie EQUAL. 9) Kiedy przyznawane są punkty strategiczne? Jeżeli wniosek spełnia kryteria horyzontalne i w wyniku weryfikacji kryteriów merytorycznych otrzyma ocenę pozytywną (tzn. w każdym z sześciu pól oceny co najmniej 60% możliwych do uzyskania punktów) to wówczas mogą zostać dodatkowo przyznane punkty strategiczne pod warunkiem, iż wniosek spełnia przesłanki wymagane przez Plan Działania dla Priorytetu IX do otrzymania tych punktów. We wniosku muszą być informacje wskazujące jednoznacznie, iż projekt spełnia określone kryterium strategiczne. 10) Czy dodatkowo punkty otrzymują wnioski składane w partnerstwie kilku gmin? Nie, żadne z kryteriów strategicznych nie przewiduje dodatkowych punktów za projekty składane w partnerstwie. 11) Czy Wnioskodawca otrzyma punkty strategiczne, jeżeli grupa docelowa obejmuje osoby powyżej 25 roku życia, jednak bez górnej wyznaczenia granicy? Nie. Kryterium strategiczne wyraźnie wskazuje, iż by otrzymać dodatkowe punkty wsparciem objęte muszą być wyłącznie osoby w wieku od 25 do 64 lat. 12) Czy wniosek otrzyma punkty strategiczne, jeżeli projekt skierowany jest do obszaru trzech gmin, spośród których tylko jedna ma program rewitalizacji? Tak. 13) Ile trwa ocena wniosku? Najdłuższy możliwy termin oczekiwania na ocenę wniosku to 65 dni roboczych od momentu jego złożenia do WUP Kraków. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy podczas danego posiedzenia Komisji Oceny Projektów ocenianych jest ponad 100 wniosków wówczas oczekiwanie może się wydłużyć do 85 dni.
14) Kto ustala kryteria dostępu? Kryteria dostępu ustalane są przez Departament Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego, a zatwierdzane przez Zarząd Województwa Małopolskiego. 15) Jeżeli w gminie są trzy szkoły, a gmina jest Beneficjentem, to oznacza, że wsparcie w projekcie należy kierować do wszystkich tych szkół? Wnioskodawca powinien kierować wsparcie do tych osób czy też społeczności lokalnych, które zgodnie z analizą bieżącej sytuacji powinny je otrzymać. Oznacza to, iż pomoc może być przeznaczona zależnie od potrzeb dla uczniów lub nauczycieli z jednej, dwóch lub też trzech szkół. 16) W projekcie biorą udział uczniowie i nauczyciele z danej szkoły. Nauczyciele dojeżdżają do pracy z terenu innych gmin. Co z grupą docelową w przypadku gdy uczniowie i nauczyciele stanowią całość? Czy grono pedagogiczne z innej gminy może stanowić grupę docelową? Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Priorytetów PO KL grupę docelową projektu może również stanowić społeczność lokalna aktywnie działająca na obszarach wiejskich na rzecz rozwoju edukacji. Mając ten zapis na uwadze należy uznać, iż w uzasadnionych sytuacjach nauczyciele pracujący w danej gminie jako członkowie społeczności lokalnej mogą zostać objęci wsparciem w ramach projektu nawet wówczas, gdy dojeżdżają do pracy z innej gminy. 17) Jeżeli grupą docelową będą dzieci z danej gminy to na jakiej podstawie na etapie złożenia wniosku będzie to weryfikowane? W momencie złożenia projektu Wnioskodawca musi zawrzeć w nim informacje na temat obszaru realizacji projektu oraz jego mieszkańców. Podczas realizacji zaplanowanych działań uczestnicy projektu (lub ich rodzice/opiekunowie prawni) będą musieli złożyć stosowne oświadczenie. 18) Jak stosować standard minimum równości szans kobiet i mężczyzn w przypadku dzieci ze szkół i przedszkoli? W przypadku projektów zakładających objęcie wsparciem dzieci ze szkół lub przedszkoli należy zwrócić szczególną uwagę na liczbę dziewczynek i chłopców, które wezmą udział w projekcie, odnieść się do występujących barier równości, zwrócić uwagę na prowadzenie
przez nauczycieli zajęć w sposób przełamujący dotychczasowy stereotypowy wizerunek płci oraz wskazać działania angażujące rodziców obu płci w życie przedszkola lub szkoły. 19) Czy rekrutacja może być zakończona przed okresem realizacji projektu? Nie. 20) Jeżeli w ramach projektu będą wydane publikacje to czy należy je ująć jako rezultaty twarde? Wydanie publikacji powinno zostać ujęte jako produkt. 21) Czy we wniosku należy ujmować wszystkie wskaźniki i wskazywać część wartości na poziomie 0 czy też przedstawiać tylko te, które dotyczą danego projektu? We wniosku należy przedstawić jedynie te wskaźniki, które dotyczą danego projektu. 22) W jakim miejscu wniosku przedstawić wskaźniki? W polu 3.4 wniosku o dofinansowanie Rezultaty i Produkty. 23) Czy należy tworzyć listę rezerwową uczestników? Lista rezerwowa uczestników powinna zostać utworzona na wypadek sytuacji, w której część z osób zakwalifikowanych do udziału w projekcie z różnych przyczyn nie będzie mogła w nim uczestniczyć. 24) Jak oceniany jest sposób rekrutacji oparty o kryterium kolejności zgłoszeń? Sposób rekrutacji musi być dostosowany do grupy docelowej oraz problemu, który ma rozwiązać dany projekt. Wybierając rekrutację w oparciu o kolejność zgłoszeń należy zwrócić uwagę, czy takie kryterium jest odpowiednie w określonym przypadku. Kolejność zgłoszeń przeważnie nie jest metodą, która pozwala w obiektywny sposób wyłonić grupę uczestników projektu.
25) Czy w rezultatach założyć, że 100% uczestników ukończy szkolenie, czy założyć, że np. 5% nie ukończy kursu. Poziom rezultatów musi być określony na realistycznym poziomie, odpowiednim do grupy docelowej oraz charakteru oferowanego wsparcia. Należy pamiętać, iż bardzo często osiągnięcie rezultatów na poziomie 100% jest w rzeczywistości niemożliwe. 26) Czy nowo powołane instytucje zostaną odrzucone za brak potencjału finansowego? Nie. Konkursy ogłaszane w ramach tzw. inicjatyw oddolnych przeznaczone są również dla podmiotów niedoświadczonych, które nie mają jeszcze potencjału finansowego. 27) Gdzie wskazać, że gmina posiada program rewitalizacyjny? W polu 3.1 wniosku o dofinansowanie Cel projektu. 28) Jakie załączniki finansowe powinna przedstawić filia? Filia przedstawia załączniki finansowe jedynie gdy samodzielnie składa wniosek o dofinansowanie lub jest partnerem. Jeżeli dysponuje własnymi dokumentami finansowymi powinny one zostać dołączone. W innym przypadku jako załączniki finansowe składane są dokumenty jednostki nadrzędnej. 29) Czy partner przedstawia załączniki finansowe? Tak, o ile nie jest on jednostką sektora finansów publicznych. 30) Jaki załącznik finansowy składa podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który nie sporządza bilansu oraz rachunku zysków i strat? Co w przypadku podmiotów, które rozpoczęły dopiero swoją działalność? Do wniosku o dofinansowanie należy dołączyć: I) sprawozdanie finansowe bilans oraz rachunek zysków i strat (w przypadku Beneficjentów/Partnerów sporządzających powyższe dokumenty zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.) lub II) uproszczone sprawozdanie finansowe uproszczony bilans oraz rachunek zysków i strat (w przypadku podmiotów niezobligowanych do sporządzania dokumentów, o których mowa w pkt. I ). Uproszczone sprawozdanie finansowe zawiera informacje w zakresie ustalonym
w załączniku nr 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) literami dużymi oraz cyframi rzymskimi. W przypadku, gdy podmiot prowadzi działalność na tyle krótko, że nie dysponuje sprawozdaniem finansowym (uproszczonym sprawozdaniem finansowym) za ostatni zamknięty okres rozliczeniowy, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt. I II, powinien złożyć bilans otwarcia. 31) Za jaki rok obrachunkowy przedstawić dane finansowe, jeżeli sprawozdanie finansowe za rok 2009 nie jest jeszcze zatwierdzone? Dokumenty finansowe składane są za ostatni zamknięty okres rozliczeniowy. Jeżeli brak jest dokumentów za 2009 rok należy złożyć dokumenty za rok 2008. 32) Czy można otrzymać 5% zwiększenia w przypadku gdy projekt wynosi 50 tys.? Nie. 33) Czy właściciel firmy będącej wnioskodawcą może być osobą zatrudnioną w projekcie? Nie ma przeszkód, aby właściciel firmy był również osobą zatrudnioną w projekcie. Pamiętać jednak należy, iż do wykonywania określonych zadań należy zatrudniać osoby posiadające odpowiednią do stanowiska wiedzę i doświadczenie, które będą w stanie rzetelnie wykonać zaplanowane w projekcie działania. 34) Czy odpowiednia uchwała rady gminy o przyjęciu projektu do realizacji może być podjęta dopiero po otrzymaniu decyzji pozytywnym rozpatrzeniu wniosku? Uchwała rady gminy o przyjęciu wniosku do realizacji musi być podjęta przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Nie ma potrzeby podejmowania takiej uchwały przed otrzymaniem informacji o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku. 35) Na jakim poziomie przyjąć koszty zarządzania? Koszty zarządzania powinny być odpowiednie do charakteru projektu i zaplanowanych w nim działań. Nie ma obecnie określonego poziomu kosztów zarządzania, muszą one być określone w sposób zasadny i racjonalny. Wsparcie w ramach projektu powinno trafiać do jego uczestników, a środki finansowe nie powinny być przeznaczane w głównej mierze na utrzymanie obsługi przedsięwzięcia.
36) Kiedy wejdą w życie nowe zasady kwalifikowalności wydatków wprowadzające maksymalne limity kosztów w zakresie zarządzania? Ministerstwo Rozwoju Regionalnego przygotowuje obecnie nowe dokumenty dotyczące kwalifikowalności wydatków i zasad finansowania, jednak nie jest znany termin wprowadzenia tych zmian. 37) Czy zakup kilkunastu książek o łącznej wartości powyżej 350 zł zalicza się do cross-financingu? Nie. Cross-financing dotyczy zakupu środków trwałych o wartości jednostkowej powyżej 350 zł. 38) Czy obowiązuje limit maksymalnej wartości stawek godzinowych? Nie. Koszty ponoszone w ramach projektu muszą być jednak adekwatne do stawek rynkowych. 39) Kiedy powinna być podpisana umowa partnerska? Przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu. Wymagane jest, aby Beneficjenta i jego Partnerów wiązała umowa, która jednoznacznie określa reguły partnerstwa, w tym zwłaszcza wskazuje wiodącą rolę jednego podmiotu reprezentującego partnerstwo, odpowiedzialnego za całość projektu i jego rozliczanie. 40) Czy niewykorzystane środki w przypadku kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem podlegają opodatkowaniu? Kwestia ta zostanie w najbliższym czasie wyjaśniona przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. 41) Czy można założyć rozliczenie jednego zadania w oparciu o koszty bezpośrednie, a drugiego na podstawie ryczałtu? Nie. Wnioskodawca musi wybrać opcję rozliczania kosztów bezpośrednich ryczałtem albo na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.
42) Gdzie we wniosku zawrzeć informację, iż koszty bezpośrednie będą rozliczane na podstawie ryczałtu? WUP Kraków zaleca, aby informację o ryczałtowym sposobie rozliczania kosztów bezpośrednich zawrzeć w nazwach poszczególnych zadań w budżecie projektu. 43) Czy rozliczanie kosztów bezpośrednich wg ryczałtu skutkuje nieprowadzeniem odrębnej księgowości? Czy WUP przy takiej formie rozliczania kosztów wymaga podczas kontroli prowadzenia odrębnej księgowości? Zgodnie z Zasadami finansowania PO KL z dnia 30 grudnia 2009 r. w przypadku kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem nie ma obowiązku prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków. 44) Czy we wniosku należy zaznaczyć zlecenie usługi? Tak. Beneficjent musi we wniosku o dofinansowanie wyraźnie wskazać, które zadania zostaną zlecone innym podmiotom.