REGULAMIN INKUBATORA PRZEDSIĘBIORCZOŚCI SPOŁECZNEJ W BARTOSZYCACH PROWADZONEGO W RAMACH PROJEKTU INKUBATORY PRZEDSIĘBIORCZOŚCI SPOŁECZNEJ PRZEZ ELBLĄSKIE STOWARZYSZENIE WSPIERANIA INICJATYW POZARZĄDOWYCH 1 Postanowienia Ogólne 1. Niniejszy Regulamin określa zasady oraz warunki świadczenia pomocy przez Inkubator Przedsiębiorczości Społecznej w Bartoszycach (IPS), prowadzony w ramach projektu Inkubatory przedsiębiorczości społecznej (Umowa nr POKL.07.02.02-28-005/12) realizowany w ramach Priorytetu VII Promocja integracji społecznej, Działania 7.2 Przeciwdziałanie wykluczeniu i wzmocnienie sektora ekonomii społecznej, Poddziałanie 7.2.2 Wsparcie ekonomii społecznej. 2. Realizatorem projektu jest Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych, zwane dalej ESWIP (siedziba 82-300 Elbląg, ul. Zw. Jaszczurczego 17) na podstawie umowy z Regionalnym Ośrodkiem Polityki Społecznej w Olsztynie, pełniącym rolę Instytucji Pośredniczącej II stopnia. 3. Biuro projektu mieści się w Elbląskim Stowarzyszeniu Wspierania Inicjatyw Pozarządowych w Olsztynie, ul. Marka Kotańskiego 1. 4. Celem Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej jest podniesienie potencjału podmiotów ekonomii społecznej, poprzez wsparcie infrastrukturalne oraz towarzyszenie im w rozwoju na terenie powiatu bartoszyckiego. Działanie to ma na celu poprawę dostępu do zatrudnienia osób zagrożonych wykluczeniem społecznym i rozwijanie sektora ekonomii społecznej. 5. Siedziba Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej mieści się w Bartoszycach, przy ul. Limanowskiego 14. 6. Działalność Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej realizowana jest w okresie od 1.01.2013 r. do 30.04.2015 r. 7. Inkubator Przedsiębiorczości Społecznej dysponuje 3 pomieszczeniami biurowymi, 1 pomieszczeniem doradczym, salą szkoleniową oraz 2 pomieszczeniami magazynowymi dla podmiotów ekonomii społecznej. 2 Słownik pojęć Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia, oznaczają: Realizator Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych (ESWIP), organizacja pozarządowa realizująca projekt pn. Inkubatory przedsiębiorczości społecznej dofinansowany przez Unię Europejską. IPS Inkubator Przedsiębiorczości Społecznej w Bartoszycach prowadzony przez Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych (ESWIP) w ramach projektu pn. Inkubatory przedsiębiorczości społecznej. Formularz zgłoszeniowy dokument z załącznikami składany przez podmioty ekonomii społecznej ubiegające się o wsparcie w ramach IPS, na podstawie których dokonywania jest ocena funkcjonowania podmiotu i zasadność przyznania mu pomocy (załącznik nr 1). Uczestnik podmiot ekonomii społecznej prowadzący działalność gospodarczą, działający w ramach Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej, podmiot zakwalifikowany do udziału w projekcie, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie. Doradca Kluczowy pracownik ESWIP wyznaczony do udzielania informacji dotyczących organizacji pozarządowych i przedsiębiorczości społecznej, prowadzenia spotkań dotyczących ekonomii społecznej oraz prowadzenia spotkań doradczych z zakresu zakładania podmiotów ekonomii społecznej i organizacji pozarządowych a także wyznaczony do diagnozowania potrzeb beneficjentów pod kątem biznesowym oraz doradztwa specjalistycznego a także badanie potencjału pomiotu do prowadzenia działalności rynkowej. Pomieszczenie biurowe lub magazynowe pomieszczenie udostępniane bezpłatnie podmiotom ekonomii społecznej prowadzącym działalność gospodarczą, pomieszczenie użyczane jest w ramach Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej, którym zarządza Realizator projektu. Umowa umowa między Uczestnikiem a Realizatorem dotycząca bezpłatnego użyczenia pomieszczeń w IPS, regulująca prawa i obowiązki Beneficjenta (załącznik nr 5). Wraz z umową będzie podpisywany protokół przekazania pomieszczenia (załącznik nr 6).
EFS Europejski Fundusz Społeczny. PES podmiot ekonomii społecznej. Projekt Inkubatory przedsiębiorczości społecznej (Umowa nr POKL.07.02.02-28-005/12). Obszar wsparcia powiat bartoszycki objęty wsparciem w ramach projektu Inkubatory Przedsiębiorczości Społecznej. ES Ekonomia społeczna. Biuro Projektu Elbląskie Stowarzyszenie Wspierania Inicjatyw Pozarządowych w Olsztynie, ul. Marka Kotańskiego 1. 3 Oferta IPS 1. IPS oferuje następujące wsparcie: a) bezpłatne użyczanie pomieszczeń biurowych wraz z wyposażeniem i sprzętem biurowym a także pomieszczeń magazynowych podmiotom ekonomii społecznej prowadzącym działalność gospodarczą na okres do 12 miesięcy, b) bezpłatne doradztwo, podstawowe, biznesowe i specjalistyczne, wsparcie techniczne i merytoryczne, dla podmiotów ekonomii społecznej. 2. Wsparcie w postaci udzielania doradztwa specjalistycznego podmiotom ekonomii społecznej prowadzącym działalność gospodarczą stanowi pomoc publiczną. 3. W ramach otrzymanego wsparcia Uczestnik otrzyma zaświadczenie o udzielonej pomocy de minimis. Zaświadczenie zostanie wystawione z dniem podpisania umowy. Zaświadczenie będzie obejmowało wartość udzielonej pomocy za okres, na który została zawarta umowa pomiędzy Realizatorem a Uczestnikiem, na podstawie przepisów dot. sposobów wyliczania pomocy publicznej (Ustawa z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej). 4. Decyzję o udzielaniu wsparcia, w tym lokalowego, podmiotowi ekonomii społecznej w ramach IPS, podejmuje Realizator projektu w osobie Koordynatora Projektu. 4 Oferta doradcza IPS 1. Oferta doradcza IPS obejmuje doradztwo podstawowe oraz doradztwo specjalistyczne prowadzone przez ekspertów z danej dziedziny. 2. Doradca Kluczowy monitoruje funkcjonowanie PES, rozpowszechnia wiedzę o różnorodnych rodzajach działania i dobrych praktykach w ramach ekonomii społecznej, kieruje beneficjentów na doradztwo specjalistyczne. 3. Doradztwo podstawowe świadczone jest przez Doradcę Kluczowego w zakresie funkcjonowania PES. 4. Doradca Kluczowy świadczy doradztwo w zakresie: funkcjonowania PES, diagnozowania potrzeb, pomoc w obsłudze biurowej i administracyjnej PES, doboru odpowiedniego specjalisty w obszarze problemowym PES, organizacji doradztwa specjalistycznego, pomoc w zakresie rozpoznawania i pozyskiwania przez PES zewnętrznych źródeł finansowania. 5. Doradztwo specjalistyczne przeprowadzane jest w miarę zgłaszanego przez Uczestników zapotrzebowania, które jest diagnozowane i konsultowane z doradcą kluczowym. Doradztwo specjalistyczne może dotyczyć między innymi takich obszarów jak: aspekty prawne prowadzenia działalności, kadry, księgowość, PR, marketing, techniki pracy z klientem, źródła finansowania, tworzenie projektów, fundraising, itp. 6. Termin i zakres doradztwa specjalistycznego uzgadniany jest każdorazowo z Doradcą Kluczowym, a jego termin dostosowywany jest do możliwości czasowych doradcy i potrzeb odbiorców. 7. Realizator nie ponosi odpowiedzialności (prawnej i materialnej) za zaniechania lub działania Uczestnika podjęte w związku z otrzymanym doradztwem. 5 Oferta użyczenia pomieszczeń w IPS 1. IPS oferuje możliwość bezpłatnego użyczenia pomieszczeń biurowych z wyposażeniem, salę szkoleniową, w w razie wskazanie konkretnej potrzeby Uczestnika i możliwości realizatora, pomieszczenia magazynowego dla PES na okres nie dłuższy niż 12 miesięcy. 2. Uczestnik może korzystać maksymalnie z jednego pomieszczenia biurowego i jednego pomieszczenia magazynowego lub obu naraz, a czas trwania Umowy użyczenia nie może przekroczyć 12 miesięcy.
3. PES chcący skorzystać z użyczenia pomieszczenia w IPS podpisuje z Realizatorem Umowę użyczenia (załącznik 5) oraz protokół wynajmu pomieszczeń (załącznik nr 6). 4. O wyborze PES korzystających z oferty użyczenia pomieszczeń w IPS decyduje Realizator projektu (ma zastosowanie 3 pkt. 4), mając na uwadze ilość posiadanych pomieszczeń. Głównym kryterium wyboru są: potrzeba wsparcia lokalowego, sytuacja przedsiębiorstwa, jego pozycja na rynku. 5. Kryteria dostępu do pomieszczeń biurowych w IPS: a) Podmiot ubiegający się o wsparcie w ramach IPS, jest podmiotem ekonomii społecznej z terenu objętego wsparciem IPS, b) Prowadzi działalność gospodarczą, w tym w szczególności jest podmiotem, który podjął działalność gospodarczą dzięki wsparciu IPS. c) Pierwszeństwo dostępu mają podmioty nowo powstałe, nie posiadające siedziby. 6. W razie potrzeby Realizator projektu lub Doradca Kluczowy może zażądać od PES udostępnienia innych dokumentów przedstawiających sytuację PES, nie wymienionych powyżej. 7. Uczestnik korzystający z pomieszczeń w IPS ma możliwość skorzystania z oferty doradczej opisanej w 4. 8. Projektodawca zastrzega sobie prawo sprawdzenia stanu użyczanego pomieszczenia, także w trakcie nieobecności PES. 6 Zasady wejścia do Inkubatora Procedura wejścia do Inkubatora podzielona jest na kolejne etapy: 1. Ogłoszenie przez Realizatora projektu informacji o możliwości bezpłatnego użyczenia lokali na stronie internetowej www.owies.pl oraz w mediach. 2. Ocena Formularza zgłoszeniowego pod kątem formalnym oraz zgodności działalności PES z celami Inkubatora oraz wymagań prawnych, w szczególności z zakresu pomocy publicznej. 3. W przypadku pozytywnej oceny zorganizowane zostanie spotkanie w celu omówienia warunków korzystania z Inkubatora. 4. Zawarcie umowy użyczenia lokalu w Inkubatorze oraz zapoznanie się i podpisanie innych dokumentów związanych ze świadczonymi usługami. 5. Przedłożenie przez PES kompletu dokumentów: Załącznik nr 1 Formularz zgłoszeniowy na uczestnika Inkubatora Przedsiębiorczości Społecznej w Bartoszycach, Załącznik nr 2 formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 29 marca 2010. (poz. 311) w sprawie zakresu informacji przedstawianych przez podmiot ubiegający się o pomoc de minimis. (Dz. U. z 2010 r. Nr 53, poz. 311), Załącznik nr 3 Oświadczenie o wszelkiej pomocy de minimis otrzymanej w bieżącym roku budżetowym oraz w ciągu dwóch poprzedzających go lat budżetowych według wzoru udostępnianego przez Realizatora projektu, bądź oświadczenie o nieotrzymaniu w tym okresie wyżej wymienionej pomocy, Załącznik nr 4 Umowa na doradztwo, Załącznik nr 5 Umowa użyczenia pomieszczeń, Załącznik nr 6 Protokół przekazania pomieszczeń. Załącznik nr 7 Oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem IPS, Załącznik nr 8 Oświadczenie o braku zaległości wobec Urzędu Skarbowego, ZUS, jednostek samorządu terytorialnego, Załącznik nr 9 Oświadczenie o otrzymaniu/nie otrzymaniu pomocy de minimis, Załącznik nr 10 Oświadczenie o braku podwójnego finansowania, Załącznik nr 11 Oświadczenie o braku obowiązku zwrotu pomocy, Aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, Kserokopię potwierdzoną z oryginałem decyzji o nadaniu numeru statystycznego REGON, Kserokopię potwierdzoną z oryginałem decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP), Sprawozdania finansowe za okres ostatnich 3 lat obrotowych, sporządzone zgodnie z przepisami o rachunkowości,
7 Funkcjonowanie i organizacja pomieszczeń w IPS 1. Pomieszczenia w IPS są nadzorowane przez Doradcę Kluczowego, wyznaczonego przez Realizatora projektu (ma zastosowanie 3 pkt. 4). Do zadań Doradcy Kluczowego należy koordynowanie pracy IPS, udzielanie wsparcia PES, diagnoza potrzeb PES, wspieranie innych działań związanych z realizacją Projektu. 2. Z pomieszczeń Inkubatora można korzystać w dni powszednie w godzinach 8:00-16:00. 3. Wyjątkowo, za zgodą Doradcy Kluczowego, pomieszczenia IPS mogą być jednorazowo udostępnione w inne niż podane w pkt. 2 godziny, po złożeniu do Doradcy Kluczowego z tygodniowym wyprzedzeniem pisemnej lub elektronicznej (email) informacji w tej sprawie. 4. Czas pracy IPS określony w pkt. 2 może być w sytuacjach szczególnych wydłużony lub skrócony przez Doradcę Kluczowego. 5. Za rzeczy pozostawione w pomieszczeniu IPS odpowiada Uczestnik, któremu pomieszczenie jest użyczone. 6. W użyczanych pomieszczeniach obowiązuje przestrzeganie zasady dobrej współpracy. 7. W użyczanych pomieszczeniach obowiązuje zasada dbania o powierzone mienie oraz utrzymywanie czystości. Uczestnik zobowiązany jest przekazać pomieszczenia w stanie nie pogorszonym. W przypadku powstałych zniszczeń Użyczający ponosi odpowiedzialność finansową, adekwatną do powstałych szkód. Ewentualne oszacowanie strat pozostaje w gestii Realizatora. 8. Z użyczonego pomieszczenia mogą korzystać tylko Uczestnicy wymienieni w Umowie użyczenia. 9. Pomieszczenia IPS są wyposażone w sprzęt, który nie może zostać udostępniany osobom trzecim. 10. Przebywanie w pomieszczeniach IPS (np. sala szkoleniowa, pokój doradczy itp.) po godzinach pracy Doradcy Kluczowego musi zostać ustalone z minimum tygodniowym wyprzedzeniem i tylko w uzasadnionych przypadkach. 11. W pomieszczeniach obowiązuje zakaz spożywania i przebywania pod wpływem substancji psychoaktywnych. 12. Do pomieszczeń nie wolno przynosić przedmiotów zagrażających życiu, urządzeń generujących dźwięki powyżej 60 decybeli oraz przyprowadzać zwierząt. 8 Zasady obowiązujące uczestników Inkubatora 1. Każda z osób reprezentujących PES, korzystający z Inkubatora, zobowiązuje się do: a) przestrzegania przepisów BHP i przeciwpożarowych, b) utrzymywania użyczonego lokalu i jego otoczenia w porządku i czystości, c) korzystania z mediów w sposób ekologiczny, jak najmniej uciążliwy dla środowiska, d) nie instalowania dodatkowych zamków i innych zabezpieczeń uniemożliwiających dostęp do użyczonych pomieszczeń, e) zwrotu wszystkich posiadanych kluczy Doradcy Kluczowemu i wszelkiego wyposażenia przyjętego w ramach umowy użyczenia po zakończeniu umowy, f) zamykania drzwi, okien i zabezpieczenia wszelkich dróg dostępu do użyczonych pomieszczeń, g) przestrzegania odpowiednich przepisów prawa, norm lokalnych, przepisów budowlanych, h) nie używania użyczonych pomieszczeń w sposób powodujący zagrożenie dla osób czy własności, powodujący zwiększenie stawki ubezpieczeniowej czy rozszerzenie ubezpieczenia, i) współpracy we wszystkich działaniach dotyczących bezpieczeństwa Inkubatora, j) poniesienia kosztów usunięcia wszelkich zniszczeń spowodowanych przez Uczestnika w obrębie Inkubatora, k) nie wynoszenia mienia IPS poza teren obiektu, (dotyczy wyposażenia pomieszczenia oraz sprzętu komputerowego) l) nie dokonywania przeróbek i samowolnych napraw infrastruktury lokalowej i urządzeń IPS. 2. Doradca Kluczowy ma prawo określić maksymalne obciążenie i położenie ciężkiego sprzętu, urządzeń, które mają być umieszczone w pomieszczeniach Inkubatora i odmówić umieszczenia tych, które w jego ocenie mogą spowodować zniszczenia podłóg czy konstrukcji budynku. 3. Uczestnik Inkubatora ma prawo dokonania zmian w użyczonych pomieszczeniach za wyłączną zgodą Realizatora projektu udzieloną pod rygorem nieważności w formie pisemnej. 4. Uczestnik wyraża zgodę na bezpłatne rozpowszechnianie i publikację swojego wizerunku w celach informacyjnych i promocyjnych Realizatora i zobowiązuje się do medialnego promowania poprzez udział w szeroko rozumianej promocji.
5. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za działania pracowników i innych osób wprowadzonych przez niego na teren Inkubatora i mogące z tego wynikać szkody Inkubatora i osób trzecich. 6. W czasie pracy Inkubatora, mogą w nim przebywać Uczestnicy, klienci, zaproszeni goście. 7. Goście, klienci Uczestnika mogą przebywać na terenie Inkubatora wyłącznie podczas obecności Uczestnika, który ich zaprosił. W przypadku jego nieobecności oczekują na niego w wyznaczonym do tego miejscu. 8. Goście, klienci Uczestników są obowiązani do przestrzegania przepisów porządkowych niniejszego Regulaminu oraz stosowania się do zarządzeń Realizatora. 9. Uczestnik korzystający z Inkubatora zobowiązany jest do złożenia i aktualizowania danych kontaktowych zawartych we wniosku zgłoszeniowym. 9 Zakończenie pomocy 1. Utrata statusu Uczestnika IPS i zaprzestanie świadczenia pomocy przez IPS, następuje: a) z upływem czasu, na jaki została zawarta umowa, b) z chwilą złożenie przez Realizatora lub Uczestnika oświadczenia dotyczącego rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia, c) z dniem rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron bez zachowania terminu wypowiedzenia, d) po upływie okresu wypowiedzenia umowy (wypowiedzenie umowy na koniec miesiąca kalendarzowego z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia). 2. Rozwiązanie umowy z Uczestnikiem bez zachowania okresu wypowiedzenia następuje: a) w razie zamknięcia lub zawieszenia działalności gospodarczej przez Uczestnika, b) w przypadku uzyskania przez Uczestnika takiej sytuacji finansowej, organizacyjnej, która pozwoli mu się usamodzielnić (decyzję z tej sprawie podejmuje Realizator). 3. W przypadku naruszenia przez Uczestnika postanowień niniejszego Regulaminu lub postanowień umowy, wypowiedzenie przez Realizatora umowy z Uczestnikiem może nastąpić bez zachowania określonych w umowie okresów wypowiedzenia. 4. Uczestnik, po zakończeniu korzystania z IPS, zobowiązuje się przekazać Realizatorowi pomieszczenia w stanie nie pogorszonym i ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w czasie korzystania z pomieszczeń. 10 Postanowienia końcowe 1. Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do niniejszego Regulaminu. 2. W przypadku nieprzestrzegania zasad powyższego Regulaminu przez Uczestnika, Realizator ma prawo niezwłocznie odstąpić od Umowy, powiadamiając Uczestnika o tym fakcie na piśmie. W związku z tym, Uczestnik musi opuścić pomieszczenie w ciągu do 3 dni od otrzymania pisma w tej sprawie. 3. Uczestnik może posługiwać się znakiem Projektu po uzyskaniu pisemnej zgody Realizatora. 4. IPS zastrzega sobie prawo do zmian Regulaminu w każdym czasie, o czym Uczestnik zostanie niezwłocznie powiadomiony. 5. Ogólny nadzór nad działalnością IPS, a także rozstrzyganie spraw, które nie są uregulowane niniejszym Regulaminem pozostaje w gestii Realizatora. 6. Uczestnik ma prawo dostępu do swoich danych osobowych i możliwość poprawienia tych danych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.08.1997 o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, ze zm.). 7. Decyzje Realizatora są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie. 8. Regulamin wchodzi w życie z dniem 02.01.2013 r. a) regulamin został zaktualizowany w dniu 2 stycznia 2015 roku ze względu na przedłużenie projektu. 9. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego regulaminu, decyzje podejmuje Realizator.