Zarządzanie finansami publicznymi narzędzia zarządzania finansami publicznymi oraz efektywne sposoby wydatkowania środków publicznych. Marzec 2010 r. Szkolenie organizowane w ramach projektu Poprawa jakości zarządzania w administracji rządowej - Akademia Zarządzania Publicznego II etap, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.1 Wzmocnienie potencjału administracji rządowej, Poddziałanie 5.1.1 Modernizacja systemów zarządzania i podnoszenie kompetencji kadr). 1
Audyt wewnętrzny i kontrola zarządcza 2
Podstawowe zmiany w zakresie audytu wewnętrznego w ustawie o finansach publicznych przeformułowanie definicji audytu utworzenie komitetów audytu jako ciała doradczego dla ministrów wprowadzenie odpowiedzialności z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych za brak audytu wewnętrznego jednostki zobowiązane do prowadzenia audytu wewnętrznego podmioty uprawnione do prowadzenia audytu kontrola zarządcza oświadczenie o stanie kontroli zarządczej zasada planowości ocena kontroli zarządczej 3
Przeformułowanie definicji audytu aktualnie : Audyt wewnętrzny jest działalnością niezaleŝną i obiektywną, której celem jest wspieranie ministra kierującego działem lub kierownika jednostki w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Ocena dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej lub jednostce. było: 1) niezaleŝne badanie systemów zarządzania i kontroli w jednostce, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku którego kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezaleŝną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów; 2) czynności doradcze, w tym składanie wniosków, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. 4
Komitety audytu 5
Komitety audytu ciało doradcze dla ministrów w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w kierowanych przez nich działach administracji rządowej; celem komitetu audytu jest doradztwo świadczone na rzecz ministra kierującego działem w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego. 6
Obszary współpracy audytu wewnętrznego z komitetem audytu wg Standardów 1. Karta Audytu Wewnętrznego 2. NiezaleŜność audytu wewnętrznego 3. Komunikacja i współpraca 4. Jakość audytu wewnętrznego 5. Planowanie działań audytu wewnętrznego 6. Koordynowanie usług zapewniających i doradczych 7. Sprawozdawczość audytu wewnętrznego kanały sprawozdawczości 8. Akceptacja ryzyka 7
Zadania to: Komitety audytu 1)sygnalizowanie istotnych ryzyk; 2)sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień; 3)wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego. Uprawnienia: 1)przegląd istotnych wyników audytu, oraz monitorowanie ich wdroŝenia; 2)przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej; 3)monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego; 4)wyraŜania zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy. 8
Komitety audytu członkowie W skład komitetu audytu wchodzi nie mniej niŝ 3 członków, w tym: wskazana przez ministra osoba w randze sekretarza lub podsekretarza stanu jako przewodniczący komitetu; co najmniej 2 członków niezaleŝnych, niepowiązanych prawnie z pracownikami jednostek w dziale lub jednostkami w dziale. * * * niezaleŝny członek komitetu audytu nie moŝe być pracownikiem jednostki w dziale; niezaleŝni członkowie komitetu audytu wykonują swoje zadania za wynagrodzeniem; organizację i tryb pracy komitetu audytu określa regulamin, nadany przez ministra na wniosek przewodniczącego komitetu. 9
Komitety audytu członkowie NiezaleŜnym członkiem komitetu audytu moŝe być osoba, która: posiada wiedzę z zakresu audytu wewnętrznego, posiada kwalifikacje i doświadczenie z zakresu rachunkowości, finansów i zarządzania ryzykiem, posiada wiedzę, doświadczenie i autorytet z dziedziny prawa, administracji, ekonomii, dające rękojmię prawidłowego wykonywania powierzonych zadań; posiada wiedzę na temat struktury organizacyjnej, celów i zadań działu administracji rządowej, dla którego został powołany komitet audytu. NiezaleŜni członkowie komitetu audytu powinni wspólnie posiadać wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające komitetowi na kompetentne i efektywne wykonywanie zadań. 10
Komitety audytu - sprawozdawczość Do końca lutego kaŝdego roku komitet audytu składa sprawozdanie z realizacji zadań w roku poprzednim ministrowi kierującemu działem oraz Ministrowi Finansów. Sprawozdanie z realizacji zadań podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 11
Katalog jednostek zobowiązanych do prowadzenia audytu 12
Katalog jednostek zobowiązanych do prowadzenia audytu Jednostki wymienione w art. 274 ust. 1 i 2 Ustawy o Finansach Publicznych. Minister kierujący działem, ma moŝliwość wskazywania w ramach kierowanych przez siebie działów, jednostek, które będą zobowiązane do prowadzenia audytu. Prezes RM w odniesieniu do jednostek podległych i nadzorowanych oraz jednostek obsługujących organy podległe i nadzorowane. Kierownik jednostki moŝe podjąć decyzję o prowadzeniu audytu wewnętrznego. 13
Katalog zobowiązanych do prowadzenia audytu jednostki wymienione w art. 274 Ustawy o Finansach Publicznych : 1. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 2. Ministerstwa. 3. Urzędy wojewódzkie. 4. Izby celne. 5. Izby skarbowe. 6. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, w tym w zarządzanych przez niego funduszach. 7. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, w tym w funduszach zarządzanych przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. 8. Narodowy Fundusz Zdrowia. brak jednostek : Kancelaria: Sejmu, Senatu, Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Trybunał Konstytucyjny, NajwyŜsza Izby Kontroli, Sąd NajwyŜszy, Naczelny Sąd Administracyjny oraz Wojewódzkie Sądy Administracyjne. 14
Katalog zobowiązanych do prowadzenia audytu 1. państwowe jednostki budŝetowe, jeŝeli kwota ujętych w planie finansowym jednostki budŝetowej dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40 mln zł; 2. uczelnie publiczne, jeŝeli kwota ujętych w planie rzeczowo-finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł; 3. samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, które nie zostały utworzone przez jednostki samorządu terytorialnego, jeŝeli kwota ujętych w planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40.000 tys. zł; 4. agencje wykonawcze, jeŝeli kwota ujętych w planie finansowo-rzeczowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł; 5. państwowe fundusze celowe, jeŝeli kwota ujętych w planie finansowym przychodów lub kosztów przekroczyła wysokość 40 mln zł. 15
Katalog jednostek zobowiązanych do prowadzenia audytu Inne jednostki sektora finansów publicznych podległe lub nadzorowane przez ministra kierującego działem oraz jednostki sektora finansów publicznych obsługujące organy podległe lub nadzorowane przez ministra kierującego działem, które zostaną wskazane przez właściwego ministra kierującego działem. 16
Katalog jednostek zobowiązanych do prowadzenia audytu Audyt wewnętrzny prowadzi się w jednostkach samorządu terytorialnego, jeŝeli ujęta w uchwale budŝetowej jednostki samorządu terytorialnego kwota dochodów i przychodów lub kwota wydatków i rozchodów przekroczyła wysokość 40 mln zł. 17
Katalog jednostek zobowiązanych do prowadzenia audytu Audyt wewnętrzny prowadzi się równieŝ w jednostkach sektora finansów publicznych, których kierownicy podejmą decyzję o prowadzeniu audytu wewnętrznego. 18
Podmioty uprawnione do prowadzenia audytu: audytorzy wewnętrzni zatrudnieni w danej jednostce; usługodawca niezatrudniony w jednostce (tzw. zewnętrzny). 19
Podmioty uprawnione do prowadzenia audytu W jednostkach samorządu terytorialnego audyt wewnętrzny moŝe być prowadzony przez usługodawcę, jeŝeli ujęta w uchwale budŝetowej jednostki samorządu terytorialnego kwota dochodów i przychodów oraz kwota wydatków i rozchodów jest niŝsza niŝ 100 mln zł. 20
Kontrola zarządcza 21
Kontrola zarządcza Standardy kontroli w polskich jednostkach sektora finansów publicznych zostały wprowadzone w oparciu o model COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), czyli m.in. o dane opublikowane w raporcie opracowanym przez Komitet Organizacji Sponsorujących Komisję Treadway. 22
Kontrola zarządcza Standardy przedstawiono w pięciu obszarach odpowiadającym pięciu podstawowym elementom systemu kontroli wewnętrznej. 23
Elementy systemu kontroli wewnętrznej: środowisko wewnętrzne; zarządzanie ryzykiem; mechanizmy kontroli: ogólne mechanizmy kontroli; mechanizmy kontroli systemów informatycznych; informacja i komunikacja; monitorowanie i ocena. 24
Kontrola zarządcza Kontrola zarządcza - definicja Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 25
Kontrola zarządcza Kontrola zarządcza zapewnia w szczególności: zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; skuteczność i efektywność działania; wiarygodność sprawozdań; ochronę zasobów; przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania; efektywność i skuteczność przepływu informacji; zarządzanie ryzykiem. 26
Odpowiedzialność Minister (dla działu). Wójt, burmistrz, prezydent. Kierownik jednostki. 27
Wytyczne Standardy dla sektora finansów publicznych (MF). Wytyczne fakultatywnie (MF). Wytyczne dla działu (minister). 28
Kontrola zarządcza W ustawie tworzy się system kontroli zarządczej na dwóch poziomach: system kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej (II poziom kontroli zarządczej), za który odpowiedzialność ponosił będzie minister kierujący działem administracji rządowej; system kontroli zarządczej w poszczególnych jednostkach (I poziom kontroli zarządczej), za który odpowiedzialność ponosił będzie kierownik jednostki. W przypadku gmin, powiatów i województw samorządowych byłby to odpowiednio poziom jednostki samorządu terytorialnego (II poziom kontroli zarządczej) oraz poziom poszczególnych jednostek organizacyjnych samorządu (I poziom kontroli zarządczej). 29
Minister Sprawiedliwości zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanym przez niego dziale administracji rządowej, w zakresie spraw niezastrzeŝonych odrębnymi przepisami do kompetencji innych organów państwowych i z uwzględnieniem zasady niezawisłości sędziowskiej. 30
Instrumenty Kontroli Zarządczej Plany działalności. Sprawozdania z wykonania planu działalności. Publikacja w BIP Oświadczenia o stanie kontroli za poprzedni rok. 31
Obowiązki i zadania Ministra - zasada planowości Minister kierujący działem sporządza, do końca listopada kaŝdego roku, plan działalności na rok następny dla kierowanych przez niego działów administracji rządowej. Plan działalności zawiera w szczególności określenie celów w ramach poszczególnych zadań budŝetowych wraz ze wskazaniem podzadań słuŝących osiągnięciu celów oraz mierniki określające stopień realizacji celu i ich planowane wartości. Minister kierujący działem sporządza do końca kwietnia kaŝdego roku sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanych przez niego działów administracji rządowej. 32
Obowiązki i zadania Ministra - zasada planowości Minister kierujący działem moŝe zobowiązać kierownika jednostki w dziale do sporządzania planu działalności na rok następny dla tej jednostki oraz sporządzania sprawozdania z wykonania planu działalności i składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki. Plan działalności, sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 33
Obowiązki i zadania Ministra - zasada planowości Minister Finansów określi, w drodze rozporządzenia: -wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, biorąc pod uwagę cele kontroli zarządczej oraz zakres odpowiedzialności za jej funkcjonowanie, -sposób sporządzania oraz elementy planu działalności i sprawozdania z wykonania planu działalności, mając na uwadze potrzebę zapewnienia przejrzystości informacji zawartych w tych dokumentach. 34
Oświadczenie o stanie KZ Wynika z obowiązku zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej 3 elementy: - Ocena KZ - Przy pomocy jasnych kryteriów - Dokumentowanie tej oceny 35
Odpowiedzialność ministra/kierownika Minister/kierownik nie moŝe delegować odpowiedzialności za ocenę KZ na rzecz audytora czy innych podmiotów. 36
Rola audytu wewnętrznego w procesie wdraŝania i oceny kontroli zarządczej 37
Rola audytu wewnętrznego w procesie oceny systemów kontroli MSPPAW (Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego) Załącznik do komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 19 lutego 2009 r. (Dz.Urz. MF Nr 2, poz. 12) 38
(MSPPAW) 2100 Charakter pracy Działanie audytu wewnętrznego dokonuje oceny i przyczynia się do usprawnienia procesów governance, zarządzania ryzykiem i procesów kontroli stosując systematyczne i konsekwentne podejście. 39
2120 Zarządzanie ryzykiem Audyt wewnętrzny w swoich działaniach musi oceniać skuteczność i przyczyniać się do usprawnienia procesów zarządzania ryzykiem. 40
2130 Kontrola Działanie audytu wewnętrznego musi wspierać organizację w utrzymaniu skutecznej kontroli poprzez ocenę jej skuteczności i efektywności oraz promowanie ciągłego usprawniania. 41
Ocena procesów kontroli 1. Ustanawianie procesów zarządzania ryzykiem i kontroli, zarządzanie oraz ocena tych procesów to rola kierownictwa wyŝszego szczebla! 2. Procesy kontroli mają zapewnić m.in., Ŝe : informacje finansowe i operacyjne będą wiarygodne i rzetelne; działania operacyjne będą wykonywane wydajnie i skutecznie; aktywa będą chronione; działania oraz decyzje organizacji będą zgodne z prawem, przepisami i umowami. 42
Ocena procesów kontroli 3. Obowiązkiem kierowników organizacji jest ocena procesów kontroli w podlegających im obszarach. 4. Audytorzy wewnętrzni i zewnętrzni dostarczają w róŝnym stopniu zapewnienia o skuteczności zarządzania ryzykiem oraz procesów kontroli w zakresie wybranych działań i funkcji organizacji. 43
Rola audytu wewnętrznego w procesie wdraŝania i oceny kontroli zarządczej 44
Kierownictwo jednostki jest odpowiedzialne za procesy zachodzące w jednostce. Kierownik jednostki ocenia mechanizmy kontrolne audytorzy dostarczają zapewnienia. Audytor wewnętrzny powinien zebrać wystarczające informacje do wyraŝenia opinii. Plan audytu powinien obejmować odpowiedni dobór zadań i obejmować róŝnorodne transakcje i procesy. Ocena kontroli polega na zsumowaniu wielu pojedynczych ocen. W fazie wdraŝania audytor wewnętrzny moŝe przejąć funkcję koordynatora zapewnienia, ale powinien uwaŝnie określić swoją rolę! 45