OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ŚWIADCZENIE USŁUG POLEGAJĄCYCH NA ANIMOWANIU WYSTAW STAŁYCH I CZASOWYCH, PROWADZENIU WARSZTATÓW I POKAZÓW ORAZ ZAJĘĆ W LABORATORIACH, W BUDYNKU CENTRUM NAUKI KOPERNIK I POZA NIM I. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. Animowanie w galeriach, polegające m.in. na: 1.1. Aktywnym poszukiwaniu i budowaniu kontaktu ze zwiedzającymi wystaw stałych i czasowych Centrum Nauki Kopernik (zwanym dalej również Zamawiającym lub CNK ) oraz w Planetarium Niebo Kopernika. 1.2. Prowadzeniu dialogu ze zwiedzającymi poprzez zadawanie pytań, zachęcanie do samodzielnego przeprowadzania eksperymentów i wzbudzanie ciekawości do samodzielnego zgłębiania danego tematu. 1.3. Dostosowywaniu formy animacji do oczekiwań, potrzeb i możliwości zwiedzających. 1.4. Przekazywaniu zwiedzającym sprawdzonych i aktualnych informacji merytorycznych dotyczących zjawisk prezentowanych przez eksponaty oraz aktualnych informacji na temat oferty CNK i Planetarium Niebo Kopernika. 1.5. Wspieraniu zwiedzającego w korzystaniu z interaktywnych eksponatów poprzez wchodzenie w interakcję ze zwiedzającym, poprzez dialog ze zwiedzającym, zachęcanie do poznania eksponatu, udzielanie podstawowych i dodatkowych informacji merytorycznych na temat zjawisk prezentowanych przez eksponaty. 1.6. Obserwowaniu i reagowaniu na potrzeby zwiedzających, towarzyszące zwiedzaniu wystaw oraz powstałe na skutek korzystania z eksponatów. Udzielaniu pomocy merytorycznej i/lub technicznej, zwiedzającym, korzystającym z eksponatów znajdujących się na terenie wystaw stałych i czasowych CNK i Planetarium Niebo Kopernika. 1.7. Pracach technicznych polegających m.in. na uruchomieniu i wyłączaniu eksponatów, uzupełnianiu materiałów eksploatacyjnych, sprawdzaniu poprawnego działania eksponatów, polegające na obserwacji czy aplikacje działają poprawnie, czy w eksponacie znajduje się odpowiednia ilość materiałów eksploatacyjnych, zgłaszaniu usterek, np. takich jak zawieszenie aplikacji, uszkodzenie części eksponatu, wyciek płynu i inne. 2. Obsługa Teatru Robotycznego, polegająca m.in. na: 2.1. Wpuszczaniu ludzi do Teatru Robotycznego zgodnie z harmonogramem przedstawień na danej zmianie, dbając o nieprzekroczenie maksymalnej liczby widzów w pomieszczeniu. Włączaniu przedstawienia o wyznaczonych godzinach za pomocą panelu sterowania. Informowaniu o zasadach oglądania przedstawień. 2.2. Zapowiadaniu i krótkim wprowadzeniu w tematykę przedstawienia. Udzielaniu informacji o organizacji i regulaminie przebywania w Teatrze Robotycznym. Obserwowaniu i reagowaniu na potrzeby widzów przedstawienia. Przekazywaniu aktualnych informacji na temat oferty CNK i Planetarium Niebo Kopernika. 2.3. Udzielaniu pomocy zwiedzającym, korzystającym z eksponatów przypisanych do Teatru Robotycznego poprzez przekazywanie zwiedzającym sprawdzonych i aktualnych informacji merytorycznych, dotyczących zjawisk prezentowanych przez eksponaty. Dostosowywaniu przekazu do oczekiwań, potrzeb i możliwości zwiedzających. - 1 -
3. Obsługa Teatru Wysokich Napięć, polegająca m.in. na: 3.1. Zapowiadaniu i krótkim wprowadzeniu w tematykę prezentowaną w Teatrze Wysokich Napięć. Udzielaniu informacji o organizacji i regulaminie przebywania w Teatrze Wysokich Napięć. Obserwowaniu i reagowaniu na potrzeby widzów przedstawienia. Przekazywaniu aktualnych informacji na temat oferty CNK i Planetarium Niebo Kopernika. 3.2. Udzielaniu pomocy merytorycznej i/lub technicznej, zwiedzającym, korzystającym z eksponatów plazmowych. 3.3. Przekazywaniu zwiedzającym sprawdzonych i aktualnych informacji merytorycznych dotyczących zjawisk prezentowanych przez eksponaty. Dostosowywanie przekazu do oczekiwań, potrzeb i możliwości zwiedzających. 3.4. Pracach technicznych polegających m.in. na: przygotowaniu materiałów niezbędnych do funkcjonowania Teatru Wysokich Napięć, upewnieniu się czy sprzęt znajdujący się na sali jest sprawny, zgłaszaniu wszelkich usterek i braków w sprzęcie i materiałach do koordynatora lub asystentów Teatru Wysokich Napięć, dbaniu o porządek w Teatrze Wysokich Napięć, w części dostępnej dla zwiedzających. 4. Prowadzenie Miniwarsztatów, w przestrzeni wystaw stałych, polegające m.in. na: 4.1. Przeprowadzeniu Miniwarsztatu, zgodnie z dostarczonym przez Zamawiającego scenariuszem zajęć, wyjaśnianiu warstwy merytorycznej, pomocy w wykonywaniu doświadczeń oraz udzielaniu odpowiedzi na pytania uczestników. Dostosowywaniu formy animacji do oczekiwań, potrzeb i możliwości uczestników. 4.2. Pracach technicznych, polegających m.in. na przygotowaniu materiałów niezbędnych do prowadzenia Miniwarsztatu, w tym przygotowanie stanowiska warsztatowego. Sprawdzanie stanu technicznego i sprawności sprzętu, niezbędnego do wykonania zadania. Zgłaszaniu wszelkich usterek i braków w sprzęcie i materiałach do koordynatora działania. Uporządkowaniu stanowiska Miniwarsztatów po zakończonych zajęciach. 4.3. Zgłaszaniu wszelkich usterek i braków w sprzęcie i materiałach do opiekuna Miniwarsztatu. 5. Prowadzeni warsztatów Kopernik na Kółkach polegające m.in. na: 5.1. Inicjowaniu kontaktu z osobami oczekującymi w kolejce na zakup biletu lub wejście do CNK Udzielaniu aktualnych informacji na temat oferty CNK i Planetarium Niebo Kopernika. 5.2. Prowadzeniu krótkich form na terenie lub przed wejściem do budynku CNK, zgodnych ze scenariuszami Zamawiającego oraz podczas imprez zewnętrznych na terenie Warszawy i całej Polski i zagranicą. 5.3. Dialogu ze zwiedzającymi na tematy związane z obserwowanymi zjawiskami, prezentowanymi podczas wykonywanych doświadczeń. 5.4. Pracach technicznych polegających m.in. na: przygotowaniu materiałów potrzebnych przeprowadzania doświadczeń wymienionych w uprzednio przekazanym scenariuszu. Sprawdzanie stanu technicznego i sprawności sprzętu, niezbędnego do wykonania zadania. Zgłaszaniu wszelkich usterek i braków w sprzęcie i materiałach do koordynatora działania. Dbaniu o porządek w przestrzeni wykonywania działania, oraz na stanowisku do tego przeznaczonym oraz na przynależnym zapleczu technicznym. 6. Prowadzenie zajęć laboratoryjnych, polegających m.in. na: 6.1. Ścisłym realizowaniu, uprzednio przekazanego scenariusza zajęć, poprzez umożliwienie uczestnikom samodzielnego wykonania szeregu doświadczeń, objaśnianiu warstwy merytorycznej oraz odpowiadaniu na pytania uczestników. Pomoc w przeprowadzaniu doświadczeń. Przekazywanie aktualnych informacji na temat całej oferty CNK i Planetarium Niebo Kopernika, w szczególności pozostałej oferty laboratoriów. - 2 -
6.2. Pracach technicznych, polegających na przygotowaniu laboratoriów do zajęć oraz uporządkowaniu laboratoriów po zakończonych zajęciach. Przeprowadzaniu kontroli sprawności sprzętu, wykorzystywanego podczas zajęć. Przygotowywaniu odczynników, niezbędnych do przeprowadzenia zajęć. Zgłaszanie wszelkich usterek, braków w sprzęcie i materiałach do koordynatora danego laboratorium. Wpuszczeniu i wypuszczaniu grupy do i z laboratorium. 7. Prowadzenie warsztatów Warsztaty Familijne, polegające m.in. na: 7.1. Przeprowadzaniu zajęć, skierowanych do dzieci w wieku 5-8 lat i ich opiekunów, zgodnie z uprzednio przekazanym scenariuszem. Umożliwieniu uczestnikom samodzielnego wykonywania, jak również pomoc w wykonaniu szeregu doświadczeń, powiązanych ze sobą tematycznie, objaśnianie warstwy merytorycznej oraz odpowiadanie na pytania uczestników Warsztatów Familijnych. 7.2. Pracach technicznych, polegających m.in. na: przygotowaniu materiałów niezbędnych do przeprowadzenia zajęć. Sprawdzaniu stanu technicznego i sprawności sprzętu, niezbędnego do wykonania zadania oraz zgłaszaniu uszkodzeń. Sprawdzanie biletów i wpuszczanie uczestników na Warsztaty Familijne. Uporządkowanie stanowisk warsztatowych po zakończonych zajęciach. 8. Prowadzeniu różnego rodzaju warsztatów, nie wymienionych powyżej, polegających m.in. na: 8.1 Ścisłym realizowaniu, uprzednio przekazanego scenariusza zajęć, poprzez umożliwienie uczestnikom samodzielnego wykonania szeregu doświadczeń, organizacji zadań specjalnych dla uczestników warsztatów, objaśnianie warstwy merytorycznej oraz odpowiadanie na pytania uczestników warsztatów. Warsztaty mogą być realizowane w siedzibie CNK, poza nią na terenie Warszawy, na terenie Polski jak i również za granicą. 8.2 Pracach technicznych, polegających m.in. na: przygotowaniu sali lub innego stanowiska do zajęć; przygotowaniu materiałów potrzebnych do przeprowadzenia zajęć. Sprawdzenie stanu technicznego i sprawności sprzętu, niezbędnego do wykonania zadania. Zgłaszaniu uszkodzeń. Sprawdzaniu biletów i wpuszczaniu uczestników na warsztaty. Uporządkowaniu stanowiska pracy po zakończonych zajęciach. 9 Prowadzenie pokazów naukowych, polegające m.in. na: 9.1 Realizowaniu uprzednio przekazanego przez Zamawiającego scenariusza pokazu.. Wykonywaniu szeregu doświadczeń przy jednoczesnym wchodzeniu w interakcję z widzami. Dostosowywaniu formy prezentacji do oczekiwań, potrzeb i możliwości widowni. Pokazy naukowe mogą być prowadzone w siedzibie CNK oraz poza nią na terenie w Warszawy, w całej Polsce i zagranicą. 9.2 Pracach technicznych, polegających m.in. na: przygotowaniu sceny oraz rekwizytów do pokazu oraz uporządkowaniu sceny i rekwizytów po pokazie. Zaproszeniu widzów do obejrzenia pokazu. 10 Prowadzenie Pokazów w Planetarium Niebo Kopernika, polegające na: 10.1 Realizowaniu uprzednio przekazanego scenariusza pokazu, poprzez samodzielne objaśnianiu zgromadzonej publiczności zjawisk, pokazywanych na kopule planetarium, przy jednoczesnym wchodzeniu w interakcję z widzami poprzez zadawanie pytań i udzielani odpowiedzi. Dostosowywanie formy przekazu do oczekiwań, potrzeb i możliwości uczestników. 10.2 Wykonaniu projekcji pokazów na kopule planetarium, poprzez obsługę urządzeń komputerowych, konsol i projektorów, zgodnie z uprzednio przekazanym, wyznaczonym scenariuszem pokazu. - 3 -
10.3 Sprawdzaniu biletów na seanse, rozdawanie i zbieranie okularów 3D oraz utrzymaniu ścisłej współpracy z Prezenterami i innymi pracownikami Planetarium. 11 Obsługę wystaw objazdowych, polegającą m.in. na: 11.1 Wspieraniu zwiedzającego w korzystaniu z interaktywnych eksponatów, wchodzeniu w interakcję ze zwiedzającym, dialog ze zwiedzającym, pomoc zwiedzającemu w obsłudze eksponatów, zachęcanie do poznania eksponatu, udzielaniu podstawowych i dodatkowych informacji merytorycznych na temat zjawisk prezentowanych przez eksponaty. Wystawa objazdowa może być prezentowana na terenie Warszawy, w całej Polsce i Europie. Jednorazowo może trwać od jednego do 7 (siedmiu) dni. 11.2 Pracach technicznych, polegających m.in. na: transporcie wystawy objazdowej poprzez prowadzenie służbowego samochodu CNK. Osobistej koordynacji załadunku i rozładunku wystawy z/do samochodu służbowego, obecność i udział w uruchomieniu i wyłączaniu eksponatów, uzupełnianiu materiałów eksploatacyjnych, zgłaszaniu usterek. Osoba wykonująca zadanie musi pozostawać w kontakcie telefonicznym z pracownikiem CNK, odpowiedzialnym za wystawy objazdowe, przekazywać istotne informacje dotyczące stanu technicznego eksponatów, samochodu służbowego oraz współpracy z zamawiającym wystawę. 11.3 Wystawy objazdowe obsługuje zespół, składający się z minimum 3 (trzech) osób. 12 Świadczenie usługi Przewodnika VIP, polegającej m.in. na: 12.1 Oprowadzaniu gości specjalnych m.in. oficjeli państwowych, przedstawicieli rządów innych państw, przedstawicieli organizatorów CNK, przedstawicieli sponsorów CNK. 12.2 Oprowadzaniu gości po budynku CNK i Planetarium Niebo Kopernika, m.in. po wystawach, dachu, warsztacie. W trakcie wycieczki prezentowane są historia powstania instytucji, zasady jej funkcjonowania, informacje na temat eksponatów i zjawisk przez nie prezentowanych. Każdorazowo zakres zwiedzania jest dostosowywany do potrzeb i celów grupy lub indywidualnej potrzeby gościa VIP. 12.3 Prezentacja może odbywać się w języku polskim i/lub angielskim. 12.4 Do zadań Przewodnika VIP należy w szczególności zapewnienie biletów do CNK, poprzez odebranie biletów wcześniej zamówionych w kasach CNK lub z innego miejsca wskazanego przez koordynatora działania. Przewodnik zobowiązany jest do posiadania szczegółowej wiedzy na temat działalności CNK, oferty i współpracujących z CNK sponsorami. 12.5 Z uwagi na specyfikę roli Przewodnika VIP, Przewodnik VIP zobowiązany jest do noszenia stroju reprezentacyjnego, wcześniej ustalonego i zaakceptowanego przez koordynatora. 13 Obsługa organizacyjno-techniczna imprez, organizowanych w Centrum Konferencyjnym Kopernik (zwanym dalej również CKK ), polegająca m.in. na: 13.1 Obsłudze recepcji poprzez sprawdzani list zarejestrowanych uczestników wydarzenia, wydawaniu materiałów konferencyjnych, przekazywaniu informacji organizacyjnych zgodnie z wytycznymi gospodarza imprezy. 13.2 Opiece nad grupami gości, uczestniczącymi w wydarzeniach, polegającej na przeprowadzaniu gości w odpowiednim czasie w odpowiednie miejsce, wg. wytycznych gospodarza imprezy. 13.3 Prowadzeniu punktów informacyjnych. 13.4 Prowadzeniu dokumentacji wydarzeń w trakcie paneli dyskusyjnych, poprzez tworzenie raportów z przebiegu dyskusji. 13.5 Wsparciu logistycznym wydarzeń. - 4 -
14 Praca na stanowisku obsługi Strefy wejścia polegająca m.in. na: 14.1 Witaniu zwiedzających oraz inicjowaniu kontaktu ze zwiedzającymi i kierowaniu ich w odpowiednie miejsca. 14.2 Udzielaniu aktualnych informacji na temat oferty CNK i Planetarium Niebo Kopernika oraz informowaniu o roli animatora. 14.3 Dbaniu o osoby stojące w kolejce poprzez kontrolowanie ustawienia kolejki, informowaniu o czasie oczekiwania na zakup biletów, informowaniu o zamykaniu kolejki. 14.4 Dbaniu o wygląd strefy wejścia i jego funkcjonalności (m.in. dbaniu o porządek, wygląd słupków i ich ustawienie i zabieranie, dbaniu o prawidłowe ustawienie oznaczeń, kontrola aktualności informacji w strefie wejścia). 14.5 Pomocy przy obsłudze bramek wejściowych, sprawdzaniu biletów oraz weryfikacji ulg (obsługa czytnika QRcode). 14.6 Pracach technicznych polegających m.in. na: dbaniu o porządek w przynależnym zapleczu technicznym. 14.7 Dbaniu o powierzony sprzęt oraz zgłaszaniu ewentualnych jego usterek. 14.8 Dbaniu o bezpieczeństwo własne i zwiedzających poprzez przestrzeganie zasad BHP oraz egzekwowanie od uczestników przestrzegania stosownych regulaminów oraz innych wewnętrznych dokumentów, obowiązujących u Zamawiającego, reagowaniu w nagłych sytuacjach losowych i udzielaniu pierwszej pomocy przedmedycznej. 14.9 Dbaniu o powierzone mienie CNK. 15. Obsługa techniczna: 15.1. Zakres czynności zaliczających się do obsługi technicznej został określony w punktach: 1.7.; 3.4.; 4.2.; 5.4.; 6.2.; 7.2.; 8.2.; 9.2.; 11.2.; 14.6. 15.2. Czynności techniczne realizowane poza budynkiem CNK (na terenie Warszawy i jej okolicach do 70 km od siedziby Zamawiającego): pakowania i rozpakowania samochodu, rozłożenie i złożenie stoiska, przejazd w obie strony. 15.3. Czynności techniczne realizowane poza budynkiem CNK (w odległości powyżej 70 km od siedziby Zamawiającego): pakowanie i rozpakowanie samochodu, rozłożenie i złożenie stoiska. 16. Inne: Każdorazowo, po zakończeniu wykonanego zleconego zadania, np. animowania na galerii, wystawy objazdowej warsztatów Kopernik na Kółkach, Warsztatów Familijnych, należy sporządzić raporty, według wzorów i wytycznych Zamawiającego. Raport powinien zawierać informację na temat przeprowadzonych zajęć, ilości uczestników, stanu technicznego sprzętu i być dostarczone do koordynatora danego zadania lub osoby przez niego wskazanej, itd. II. Uprawnienia do wykonywania usług na wyżej wymienionych obszarach, uzyskuje się: 1. poprzez udział i zaliczenie dwóch, max. 7 (siedmio) godzinnych, podzielonych na dwie części szkoleń merytorycznych, dotyczących dwóch różnych galerii, 3,5 (trzy i pół) godzinnego przygotowania do technicznej obsługi galerii, 3,5 godzinnego szkolenia organizacyjnego, 2 (dwa) godzinnego szkolenia z BHP oraz 14 (czternaście) godzinnego szkolenia ze standardów pracy ze Zwiedzającym. 2. po przejściu powyższych szkoleń Animator zobowiązany jest przejść 8 (osiem) godzinne szkolenie z pierwszej pomocy przedmedycznej; - 5 -
3. na dalszym etapie współpracy CNK będzie umożliwiało kolejne etapy rozwoju zawodowego opisane poniżej: po upływie miesiąca od podpisania umowy Animatorzy uzyskają możliwość świadczenia usługi prowadzenia różnego rodzaju warsztatów opisanych poniżej oraz obsługi organizacyjno-technicznej imprez organizowanych przez CNK i Centrum Konferencyjne Kopernik (zwanej dalej również CKK ), zajęć laboratoryjnych, Miniwarsztatów, wyjazdów wystawy objazdowej 4. Możliwość uzyskania uprawnień do wykonywania usług, opisanych w pkt. 3 powyżej, oznacza wzięcie udziału w wewnętrznej rekrutacji CNK, na zasadach określonych przez CNK. Po pozytywnym przejściu rekrutacji Animator zobowiązany jest wziąć udział w szkoleniu merytoryczno-technicznym i zaliczyć je, na zasadach określonych przez CNK. Komisje rekrutacyjne do działań będą złożone z pracowników CNK, koordynujących dany rodzaj działania oraz z innych pracowników, bezpośrednio współpracujących z Animatorami. III. System Alokacji Czasu Pracy Animatorów Po uzyskaniu uprawnień do świadczenia usług wykonawcy poprzez system informatyczny składają deklaracje czasu pracy na poszczególne dni i godziny, podają informacje o preferowanych zadaniach do realizacji na okres tygodnia. Deklaracje składane są przez wykonawców na trzy tygodnie przed pierwszym dniem każdego tygodnia obejmującego zlecenie. Po złożeniu deklaracji przez wykonawców zostaje ułożony grafik pracy, który przesyłany jest do akceptacji wykonawcy na dwa tygodnie przed rozpoczęciem danego tygodnia. Przy tworzeniu grafików brane są pod uwagę: posiadane przez Wykonawcę uprawnienia do Usług wymienionych w pkt. I zadeklarowana dyspozycyjność czasowa Wykonawcy, stopień wykorzystania dyspozycyjności, zapotrzebowanie na dane usługi IV. Zasady wyliczania wynagrodzenia Sposób wyliczania wynagrodzenia został określony w 7 umowy. Ponadto, w przypadku Zleceń realizowanych poza budynkiem CNK, wynagrodzenie wylicza się uwzględniając godziny wykonania Zlecenia (animowania) oraz godziny techniczne potrzebne do przygotowania się do wykonania Zlecenia. (Czas potrzebny na przejazd do miejsca realizacji Zlecenia jest wyliczany na podstawie odległości i średnich czasów przejazdu na danej trasie. Orientacyjnie będzie on odpowiadał czasom podawanym przez takie strony jak Google Maps z uwzględnieniem przerw w podróży i ograniczeń wynikających z przepisów o ruchu drogowym.) Czas potrzebny na przygotowanie się do realizacji Zlecenia jest ustalany przez Koordynatora Działania oraz zapisów umowy między CNK a Zleceniodawcą. - 6 -