ZARZĄDZENIE NR 1.2017.K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 4 stycznia 2017 r. w sprawie organizacji rozliczeń podatku od towarów i usług w Urzędzie Miasta Zielona Góra oraz zmiany instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Na podstawie art. 33 ust. 3 w związku z art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2016 r. poz. 446 z późn. zm. 1) ), art. 34 ust. 1 w związku z art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 814 z późn. zm. 2) ), art. 4 ust. 5 w związku z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm. 3) ), 12 i 22 zarządzenia nr 1.2015.K Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 15 stycznia 2015 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Zielona Góra tekst jednolity z późn. zm. 4) ) oraz 38 ust. 2 zarządzenia nr 1476.2016 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 06 grudnia 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku VAT w Mieście Zielona Góra zarządza się, co następuje: Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Zarządzenie określa zasady sporządzania, gromadzenia i przekazywania przez komórki organizacyjne urzędu danych do sporządzania deklaracji cząstkowej VAT za Urząd Miasta Zielona Góra. 2. 1. W zarządzeniu używa się sformułowań: 1) komórka organizacyjna urzędu właściwej ds. finansowych oraz plik JPK_VAT w rozumieniu zarządzenia Prezydenta Miasta Zielona Góra nr 1476.2016 z dnia 06 grudnia 2016 r. w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług w Mieście Zielona Góra; 2) WYBUD, WPBUD, komórka organizacyjna urzędu w rozumieniu zarządzenia Prezydenta Miasta Zielona Góra nr 25.2015.K z dnia 23 grudnia 2015 r. w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) prewspółczynniku należy przez to rozumieć współczynnik proporcji, o którym mowa w art. 86 ust. 2a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm. 5) ), 2) współczynniku należy przez to rozumieć współczynnik proporcji, o której mowa w art. 90 ustawy o podatku od towarów i usług. 3. 1. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych na podstawie rejestrów sprzedaży i deklaracji jednostkowych dotyczących podatku należnego z tytułu dokonanych sprzedaży oraz rejestru VAT zakupów sporządza deklarację cząstkową VAT urzędu. 2. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych uwzględnia deklarację, o której mowa w ust. 1, w rozliczeniu podatku VAT Miasta. 3. Po otrzymaniu deklaracji cząstkowych komórka, o której mowa w ust. 1, sumująca zebrane dane przeprowadza następujące czynności: 1) dokonuje podstawowej weryfikacji zgodności rejestrów z deklaracjami, 2) wyjaśnia wraz z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi ewentualne wątpliwości, 1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz. 1579. 2) Jak w odnośniku nr 1. 3) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 613, z 2014 r. poz. 768, 1100, z 2015 r. poz. 4, 978, 1045, 1166, 1333, 1844, 1893, z 2016 r. poz. 615. 4) Tekst wymienionego zarządzenia został zmieniony zarządzeniem nr 3.2015.K z dnia 27 marca 2015 r., nr 14.2015.K z dnia 19 czerwca 2015 r. i nr 24.2015.K z dnia 18 grudnia 2015 r. oraz nr 9.2016.K z dnia 14 marca 2016 r. 5) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2016 r. poz. 846, 960, 1052, 1206, 1228 1
3) dokonuje konsolidacji otrzymanych danych cząstkowych oraz danych dotyczących transakcji dokonanych w urzędzie, 4) wysyła skonsolidowaną deklarację Miasta do urzędu skarbowego i składa ją do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. 4. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych na podstawie danych z systemów WPBUD i WYBUD oraz danych z innych niż urząd jednostek organizacyjnych sporządza plik JPK_VAT Miasta i składa go do ministra właściwego ds. finansów publicznych. 5. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych koordynuje przeprowadzanie rozliczeń podatku od towarów i usług. Rozdział 2 Zasady dotyczące treści zawieranych umów podlegających przepisom o VAT 4. 1. Umowy cywilnoprawne skutkujące powstaniem należności winny zawierać zapisy dotyczące określenia transakcji pod kątem opodatkowania podatkiem od towarów i usług oraz informacje o opodatkowaniu transakcji podatkiem VAT i doliczeniu do ceny netto podatku VAT wg obowiązujących stawek. 2. W umowach cywilnoprawnych, o których mowa w ust. 1, w których nie wystąpi podatek VAT, należy wskazać, na podstawie jakich przepisów transakcja nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT bądź jest zwolniona z opodatkowania podatkiem VAT. 3. Dane, o których mowa w ust. 1 i 2, muszą być zgodne z dokumentacją zamówień lub zamówień publicznych, w tym ofertą złożoną przez nabywcę. Rozdział 3 Zasady dotyczące odpowiedzialności pracowników i kierowników za VAT 5. 1. Za ustalenie podatku VAT należnego w sprawach objętych zakresem działania komórki organizacyjnej urzędu oraz za dokonanie przelewu bankowego podatku VAT, o którym mowa w 25b ust. 4 odpowiedzialność ponosi kierownik tej komórki. 2. Za prawidłowe opisanie faktury zakupu odpowiedzialność ponosi kierownik, którego podpis figuruje pod opisem dotyczącym prawa do odliczenia podatku VAT. 6. Za prawidłowe wyliczenie prewspółczynnika i współczynnika odpowiedzialność ponosi kierownik komórki organizacyjnej urzędu ds. dochodów budżetowych. Rozdział 4 Zmiany w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych 7. 1. W zarządzeniu nr 25.2015.K Prezydenta Miasta Zielona Góra Kierownika Urzędu z dnia 23 grudnia 2015 r. w sprawie instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych wprowadza się następujące zmiany: 1) w 2 ust. 2 kropkę po pkt 7 zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 8 w brzmieniu: 8) centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług w Mieście Zielona Góra. ; 2) w 3 po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu: 2a. W zarządzeniu używa się sformułowań: komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych oraz plik JPK_VAT w rozumieniu odrębnego zarządzenia w sprawie centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług w Mieście Zielona Góra. ; 3) w 7 po ust. 2 dodaje się ust. 3-4 w brzmieniu: 3. Do każdej faktury VAT dotyczącej nabyć (zakupów) należy sporządzić opis w zakresie możliwości odliczenia podatku naliczonego wynikającego z tej faktury. 4. Opisu, o którym mowa w ust. 3, dokonuje się na fakturze lub na załączniku, w tym wydrukowanym do tej faktury z podsystemu WYBUD. 4) w 8 ust. 1 kropkę po pkt 5 zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 6 w brzmieniu: 6) fakturę wewnętrzną. ; 5) w 18 ust. 1 otrzymuje brzmienie: 18.1. Komórki organizacyjne urzędu składają do komórki organizacyjnej urzędu właściwej 2
ds. finansowych dokumenty za dany miesiąc, w tym m.in. faktury sprzedaży, rejestry sprzedaży i faktury zakupów, najpóźniej do 5 dnia następnego miesiąca. ; 6) po 23 dodaje się rozdział 3a w brzmieniu: Rozdział 3a Obsługa podatku VAT 24. 1. Zawierane umowy cywilnoprawne muszą zawierać pełne dane Miasta oraz urzędu jako podmiotu bezpośrednio realizującego, tj. Miasto Zielona Góra NIP: 973-100-74-58 reprezentowane przez.. (imię i nazwisko Prezydenta Miasta lub osoby upoważnionej przez Prezydenta Miasta) Urząd Miasta Zielona Góra 2. Dopuszcza się stosowanie zapisu, o którym mowa w ust. 1, w formie: Miasto Zielona Góra Urząd Miasta Zielona Góra NIP: 973-100-74-58 reprezentowane przez.. (imię i nazwisko Prezydenta Miasta lub osoby upoważnionej przez Prezydenta Miasta). 25. 1. Pracownicy komórek organizacyjnych urzędu właściwych do spraw objętych sprzedażą towarów lub usług opodatkowanych podatkiem VAT, w szczególności: 1) obsługi przedsiębiorców ; 2) bieżącego utrzymania i zarządzania drogami; 3) obsługi administracyjno gospodarczej urzędu z zastrzeżeniem 25a ust. 2; 4) geodezji; 5) gospodarowania mieniem; 6) gospodarki komunalnej; 7) zarządzania kryzysowego - wystawiają faktury VAT, które podpisuje kierownik tej komórki lub pracownik upoważniony przez prezydenta. 2. Każda wystawiona faktura VAT podlega rejestracji w systemie informatycznym właściwym do obsługi wpływów budżetowych, tj. w podsystemie WPBUD, w terminach wynikających z odrębnych przepisów. 25a. 1. Komórki organizacyjne urzędu, o których mowa w 25 ust. 1, prowadzą przy pomocy właściwych podsystemów informatycznych rejestry sprzedaży VAT, w których ujmowane są wszystkie dokumenty dotyczące czynności opodatkowanych VAT zgodnie z odrębnymi przepisami. 2. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. obsługi administracyjno-gospodarczej urzędu prowadzi rejestr sprzedaży VAT, o którym mowa w ust. 1, dla komórek organizacyjnych urzędu niewymienionych w 25 ust. 1, które sporadycznie dokonują czynności opodatkowanych. 3. Ewidencje sprzedaży oraz rejestry VAT sprzedaży prowadzone są za pomocą podsystemu informatycznego właściwego do obsługi wpływów budżetowych, tj. w podsystemie WPBUD. 25b. 1. Komórki organizacyjne urzędu sporządzają rejestry miesięczne i jednostkowe deklaracje podatku VAT w zakresie podatku należnego na podstawie rejestrów, o których mowa w 25a. 2. Rejestry VAT oraz deklaracje jednostkowe komórek organizacyjnych urzędu wypełnione w zakresie dochodów opodatkowanych VAT, czytelnie podpisane przez pracownika sporządzającego oraz kierownika komórki organizacyjne urzędu, zawierające nazwę komórki organizacyjnej urzędu składane są do komórki organizacyjnej urzędu właściwej ds. finansowych w terminie do 5 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. 3. Kwoty wykazywane na dokumentach, o których mowa w ust. 1 2, wykazywane są w wielkościach rzeczywistych, bez zaokrągleń. 4. Komórki organizacyjne urzędu, o których mowa w 25 ust. 1, dokonują przelewu bankowego 3
podatku VAT z rachunku wydatków właściwego dla danych komórki organizacyjnej urzędu na właściwy rachunek bankowy Miasta do celów VAT, w kwocie zgodnej z deklaracją jednostkową, z zastrzeżeniem ust. 5. 5. W zakresie dochodów z tytułu realizacji zadań zleconych przelewu z rachunku dochodów dokonuje komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. dochodów budżetowych na rachunek bankowy Miasta do celów VAT. 26. 1. Do zadań komórki organizacyjnej urzędu dokonującej zakupów udokumentowanych fakturą VAT należy w szczególności: 1) umieszczenie na fakturze daty wpływu do Urzędu, o ile czynność ta nie została dokonana wcześniej; 2) opisanie faktury pod względem możliwości lub kwoty odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na tej fakturze; 3) zamieszczenie podpisów pod opisem na fakturze - obok daty i podpisu pracownika, kierownik komórki organizacyjnej urzędu składa własnoręczny podpis wraz z datą i pieczątką imienną; 4) zarejestrowanie w systemie informatycznym właściwym do obsługi wydatków budżetowych, tj. w podsystemie WYBUD, kwot podatku VAT do odliczenia lub braku możliwości odliczenia, w szczegółowości zgodnej z opisem, o którym mowa w pkt 2. 2. Rejestry VAT zakupów tworzone są za pomocą systemu informatycznego właściwego do obsługi wydatków budżetowych, tj. podsystemu WYBUD, na podstawie faktur, o których mowa w ust. 1 pkt 4. 26a. Komórka organizacyjna urzędu właściwa ds. finansowych na zasadach określonych odrębnie, na podstawie otrzymanych, opisanych pod względem prawa do odliczenia podatku, faktur VAT zarejestrowanych w systemie informatycznym właściwym do obsługi wydatków budżetowych, tj. w podsystemie WYBUD sporządza rejestr zakupów VAT dla Urzędu oraz jednostkową deklarację VAT-7 Urzędu w zakresie podatku VAT naliczonego. 27. 1. Cząstkowa deklaracja VAT-7 Urzędu powstaje z deklaracji jednostkowych, o których mowa w 25b ust. 1 oraz z deklaracji jednostkowej, o której mowa w 26a. 2. Deklarację cząstkową, o której mowa w ust.1, sporządza komórka organizacyjna urzędu ds. finansowych. 27a. 1. Jeśli w danym okresie rozliczeniowym wystąpi w komórce organizacyjnej urzędu sprzedaż towarów objętych odwrotnym obciążeniem, komórka organizacyjna urzędu sporządza dodatkowo deklarację jednostkową na formularzu VAT-27. 2. Na zasadach określonych w przepisach o podatku VAT, właściwa komórka organizacyjna urzędu wystawi dokument wewnętrzny dla rozliczenia podatku od zakupów objętych odwrotnym obciążeniem VAT, który w deklaracji ujmuje się na zasadach określonych w 25a. 27b. W przypadku zaistnienia okoliczności skutkujących obowiązkiem sporządzenia informacji podsumowujących o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach VAT-U, właściwa komórka organizacyjna urzędu sporządza dodatkowo deklarację jednostkową na aktualnym formularzu VAT- UE. 27c. W przypadku zaistnienia przesłanek umożliwiających dokonanie korekty podstawy opodatkowania oraz podatku należnego w trybie art. 89a ust. 1 ustawy o VAT ( ulga na złe długi ), właściwa komórka organizacyjna urzędu sporządza dodatkowo deklarację jednostkową na aktualnym formularzu VAT-ZD. 27d. W przypadku wykorzystywania przez komórkę organizacyjną urzędu pojazdu samochodowego wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej, w odniesieniu do których warunkiem pełnego odliczenia podatku wynikającego z faktur zakupowych dotyczących tych pojazdów samochodowych jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, właściwa komórka niezwłocznie przekazuje do komórki organizacyjnej urzędu właściwej ds. finansowych stosowne informacje na aktualnie obowiązujących formularzach VAT-26. 28. Pracownicy komórek organizacyjnych urzędu prowadzą ewidencję prezentów, upominków itp. przekazywanych w ramach realizowanych zadań osobom fizycznym, celem udokumentowania rozliczeń wynikających z przepisów prawa podatkowego. 4
29. 1.Komórki organizacyjne urzędu obsługujące inwestycje finansowane ze środków zewnętrznych, dla których podatek VAT był kosztem kwalifikowanym, w celu niedopuszczenia do zmiany kwalifikowalności podatku VAT, prowadzą ewidencję, w której ujmowane są inwestycje objęte okresowym zakazem wykorzystywania ich do działalności gospodarczej wraz z podaniem terminu obowiązywania tego zakazu. 2. Ewidencja, o której mowa w ust. 2, jest aktualizowania na ostatni dzień kwartału i rozsyłana w formie elektronicznej przez komórki, o których mowa w ust. 1 do wszystkich sekretariatów komórek organizacyjnych urzędu. ; 7) w 37: a) ust. 1 kropkę po pkt 4 zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 5 w brzmieniu: 5) opisanie pod względem przysługującego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na każdej fakturze dotyczącej zakupów (nabyć)., b) po ust. 2 dodaje się ust. 3 w brzmieniu: 3. Pod opisem dotyczącym prawa do odliczenia podatku VAT, obok popisu pracownika, kierownik komórki organizacyjnej urzędu składa własnoręczny podpis wraz z datą i pieczątką imienną. ; 8) 38 otrzymuje brzmienie: 38. Kierownik komórki organizacyjnej, na dowód dokonania kontroli merytorycznej dokumentu, na wydruku z podsystemu WYBUD, pod klauzulą sprawdzono pod względem merytorycznym zamieszcza datę, podpis oraz pieczątkę imienną. ; 9) 40 otrzymuje brzmienie: 40. 1. Na dokumentach wystawionych za wykonaną pracę, dostarczone składniki majątkowe lub usługi, zamieszczane jest potwierdzenie: 1) wykonania i przyjęcia pracy, usługi lub odbioru składników majątkowych oraz załączony jest protokół odbioru podpisany przez strony; 2) podlegania lub niepodlegania procedurom wynikającym z przepisów Prawa zamówień publicznych, w formie stosownej adnotacji; 3) podlegania lub niepodlegania ustawie o VAT oraz prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego. ; 2. Do umów zleceń z osobami fizycznymi, w tym prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą załączony jest wykaz przepracowanych godzin podpisany przez zleceniobiorcę i zleceniodawcę. ; 10) w 41 kropkę po pkt 3 zastępuje się średnikiem i dodaje się pkt 4 w brzmieniu: 4) kwoty podatku VAT przysługującej do odliczenia lub stwierdzenia o niepodleganiu odliczenia podatku VAT. ; Rozdział 5 Postanowienia końcowe 8. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta oraz kierownikom i pracownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Zielona Góra. 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 r. i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 5