Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie ( 22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli? (22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 Warszawa, dn. 23 maja 2012 r. WK.0920.10.2012 Wójt Gminy ul. Radomska 7 26-634 Gózd Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 05 kwietnia 2012r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od 15 lutego 2012r. do 05 kwietnia 2012r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 01 stycznia 2011r. do 31 grudnia 2011r. zgodnie z programem kontroli. Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości. W celu ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: 1.Stwierdzono: W Urzędzie Gminy w ramach stosowanych zasad rachunkowości opracowano: - Instrukcję w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat z dnia 31.12.2010r., - Instrukcję w sprawie gospodarki kasowej z dnia 30.09.2003r., - Instrukcję inwentaryzacyjną z dnia 25.09.2003r., - Instrukcję ewidencji druków ścisłego zarachowania (brak daty opracowania), - Instrukcję obiegu i kontroli dokumentów w zakresie budżetu wraz z aneksem (brak daty opracowania), Regulacji tych kierownik jednostki (Wójt) nie przekazał pisemnie odpowiedzialnym pracownikom (str. 3 protokołu).
2 Opracowane zasady rachunkowości wprowadzić do stosowania w formie pisemnej, zgodnie z postanowieniami art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ). 2. Stwierdzono: Dokonywanie płatności za faktury, których adresatem nie jest gmina, lecz stowarzyszenie OSP ( str.6 protokołu ). Rozliczeń z kontrahentami dokonywać na podstawie dowodów księgowych spełniających wymogi art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ). 3. Stwierdzono: Osoby odbierające gotówkę z kasy nie w każdym przypadku wpisywały datę jej odbioru ( str. 8 protokołu ). Dokonując wypłaty gotówki z kasy egzekwować od osoby otrzymującej gotówkę wpisanie własnoręcznie daty jej pobrania stosownie do postanowień art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn, zm. ). 4. Stwierdzono: Nie wpisywanie do raportów kasowych wydatków numerów i symboli dowodów księgowych będących podstawą dokonania wypłaty gotówki z kasy ( str. 8 protokołu ). Dokonując zapisów w raportach kasowych przestrzegać wymogów określonych w art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ). 5. Stwierdzono: Listy wypłat sporządzane ręcznie, tj. diety radnych, ekwiwalent dla strażaków za udział w akcjach ratowniczych, wynagrodzenie dla komisji do spraw przeciwdziałania alkoholizmowi, rachunki za umowy zlecenia wystawiane bezpośrednio przez wykonawców, prowizje dla sołtysów za inkaso nie posiadają indywidualnego numeru identyfikacyjnego ( str.8 protokołu). Zobowiązać pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych, którzy sporządzają listy wypłat do przestrzegania art. 21 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ). 6. Stwierdzono: Dokonywanie nieterminowych zapisów księgowych w zakresie otrzymywanych faktur, polegające na zaksięgowaniu ich z miesięcznym opóźnieniem, powodując obciążenie kosztów następnego miesiąca (str. 9 protokołu). Ewidencję faktur danego miesiąca prowadzić w oparciu o koszty tego miesiąca, do czego zobowiązuje art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm. ). 2
3 7. Stwierdzono: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej nie prowadzi własnych ksiąg rachunkowych, lecz księgowość GOPS prowadzona jest wspólnie z księgowością Urzędu Gminy (str. 10 protokołu). W związku z art. 2 ust. 1 pkt 4 lit.a ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), z którego wynika, że ustawa ma zastosowanie do poszczególnych jednostek i powinny one prowadzić odrębną księgowość na zasadach określonych w tej ustawie, przestrzegać art. 11 ust. 1 ww. ustawy, który zobowiązuje jednostkę do prowadzenia ksiąg rachunkowych. 8. Stwierdzono: Ewidencja księgowa Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej prowadzona jest w księgach rachunkowych Urzędu Gminy, zaś aktywa i pasywa PKZP włączane są do bilansu Urzędu (str. 10-11 protokołu). Wyodrębnić księgi rachunkowe Pracowniczej Kasy Zapomogowo Pożyczkowej z księgowości Urzędu. Księgowość PKZP prowadzić zgodnie z 43 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 1992r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo kredytowych w zakładach pracy (Dz. U. Nr 100 poz. 502 z późn. zm. ). 9. Stwierdzono: Nie zawarto umowy pomiędzy pracodawcami pomimo, że Urząd Gminy prowadzi wspólną działalność socjalną z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej gromadząc środki pieniężne ZFŚS na wspólnym rachunku bankowym ( str. 11 protokołu). Z kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej zawrzeć umowę określającą przedmiot wspólnej działalności socjalnej, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy, zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 04 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( tekst jednolity: Dz. U. z 1996r. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.). 10. Stwierdzono: Dowody księgowe Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej zatwierdzane były do wypłaty przez Skarbnika Gminy. Skarbnik pełnił również funkcję głównego księgowego tej jednostki, gdyż oprócz zatwierdzania dowodów księgowych, sporządzał i podpisywał sprawozdania budżetowe oraz finansowe GOPS ( str. 14 protokołu). Przestrzegać art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zgodnie z którymi głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierzył obowiązki i odpowiedzialność w zakresie rachunkowości jednostki. 11. Stwierdzono: Automatyczne przypisywanie zadeklarowanych przez podmioty prawne kwot podatków na kontach podatkowych tych podmiotów pod datą 10.02.2011r., a nie zgodnie z datą wpływu poszczególnych deklaracji (str. 24 protokołu). 3
4 Przypisu zadeklarowanych przez podmioty prawne kwot podatku należy dokonywać na koncie podatnika w dniu wpływu deklaracji, ponieważ zgodnie z treścią art.21 1 pkt 1 ustawy z dnia 29.08.1997r.- Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), w związku z 4 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.10.2010r. - Zasady rachunkowości oraz plany kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375), zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąże powstanie takiego zobowiązania, a do udokumentowania przypisów służą deklaracje z których wynika zobowiązanie podatkowe. 12. Stwierdzono: Nie wyegzekwowano prawidłowo wypełnionych deklaracji na podatek od nieruchomości od OSP, GOPS, Szkół, Urzędu Gminy, które są zwolnione z opłat podatku. (str. 24 protokołu). Zgodnie z art.6 ust.10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych, od podatników korzystających ze zwolnień w podatku od nieruchomości na mocy przepisów tej ustawy, egzekwować obowiązek składania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomości ( t.j.: Dz. U. z 2010r. Nr 95, poz.613 ze zm.). 13. Stwierdzono: Nie wyegzekwowano deklaracji na podatek od nieruchomości od Parafii Rzymsko- Katolickich (str. 24 protokołu). W przypadku stwierdzenia, że podatnik nie złożył deklaracji na podatek od nieruchomości, postąpić zgodnie z treścią art.274a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. ordynacja podatkowa ( Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.). Jeżeli podatnik pomimo wezwania nie złoży deklaracji, wszcząć postępowanie podatkowe w trybie art.165 2 ustawy ordynacja podatkowa oraz wydać decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego zgodnie z art.68 2 pkt 2 tej ustawy. Przestrzegać art.7 ust.1 pkt 5 i art. 55 ust.5 ustawy z dnia 17.05.1989r. o stosunku państwa do kościoła katolickiego w Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 1989r. Nr 29, poz. 154 ze zm.). 14. Stwierdzono: Dla dwóch podmiotów prawnych nie prowadzono oddzielnych ewidencji szczegółowych w poszczególnych podatkach, lecz potraktowano jako łączne zobowiązanie pieniężne, bez podziału zobowiązań tych podatników na poszczególne podatki (str. 24 protokołu). Zaprzestać prowadzenia ewidencji szczegółowej zobowiązań podatkowych od osób prawnych, które składają deklaracje podatkowe na różne podatki, jako łącznego zobowiązania pieniężnego. Dla każdego podatnika założyć i prowadzić odrębne konto w każdym podatku, zgodnie z przepisami 11 ust.4 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375). 15. Stwierdzono: Na kontach podatników dokonywano przypisu podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego pod inna datą niż data doręczenia decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego (str. 26, 27, 28 protokołu). 4
5 Przypisu należności z tytułu podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego dokonywać na podstawie doręczonej decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego stosownie do przepisów 4 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego ( Dz. U. z 2010r. Nr 208, poz. 1375) w związku z art. 212 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. ordynacja podatkowa ( t.j.: Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.). 16. Stwierdzono: Nie wystawiono w 2011r. tytułów wykonawczych po każdej racie płatności wszystkim podatnikom zalegającym z wpłatami rat zobowiązań pieniężnych (str. 32 protokołu). Prowadzić systematyczną kontrolę terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych do czego zobowiązują przepisy 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22.11.2001r. w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji ( Dz. U. z 2001r. Nr 137, poz. 1541 ze zm.). W przypadku zwłoki w zapłacie zobowiązania podatkowego podejmować czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego, wysyłając upomnienia stosownie do 3 ust. 1 w/w rozporządzenia oraz po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniach wystawiać tytuły wykonawcze i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego stosownie do przepisów art.15 1 ustawy z dnia 17.06.1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz. U. z 2005r. Nr 229, poz. 1954 ze zm.) oraz 5 ust.1, 6 ust. 1, 7 ust. 4 w/w rozporządzenia. 17. Stwierdzono: Od podatnika ubiegającego się o zastosowanie ulgi w podatku rolnym z tytułu zakupu gruntów nie wyegzekwowano oświadczenia złożonego pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania (str. 36 protokołu). W przypadku odbioru od podatnika oświadczenia potwierdzającego określone fakty w złożonym wniosku, odbierać go pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań stosownie do przepisów art.180 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. ordynacja podatkowa ( t.j.: Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.). 18. Stwierdzono: Na kontach podatników dokonywano odpisu umorzonych kwot podatków pod datą wydania decyzji umorzeniowych, a nie zgodnie z datą doręczenia tych decyzji ( str. 36, 37 protokołu). W przypadku przyznania decyzją organu podatkowego ulgi w zapłacie podatku, na podstawie art. 67a 1 pkt 3 ordynacji podatkowej, odpisu podatku na koncie podatnika dokonywać pod datą doręczenia decyzji przyznającej ulgę stosownie do art. 212 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. ordynacja podatkowa ( t.j.: Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.). 19. Stwierdzono: W Regulaminie Wynagradzania Pracowników Urzędu Gminy w 7 pkt 2 zawarto zapis umożliwiający przyznawanie w indywidualnych przypadkach dodatku specjalnego na czas nieokreślony ( str. 46 protokołu). 5
6 Doprowadzić do zgodności zapisu w 7 pkt 2 Regulaminu Wynagradzania Pracowników Urzędu Gminy z regulacjami zawartymi w art. 36 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 z późn. zm.). 20. Stwierdzono: Wójt Gminy zatwierdzał do wypłaty rozliczenie swoich kosztów podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy - ( str. 48 protokołu). Każdy rozliczeniowy dokument księgowy (lista płac, rozliczenie kosztów podroży itd.) Wójta Gminy powinien być zatwierdzony do wypłaty przez upoważnioną do tego osobę stosownie do zapisu art.8 ust.2 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.) 21. Stwierdzono: Ujmowanie w analitycznej ewidencji środków trwałych wartości modernizacji, przebudowy lub rozbudowy środków trwałych w odrębnych pozycjach tej ewidencji, nie zwiększając wartości już zaewidencjonowanych środków trwałych ( str. 68 protokołu ). W przypadku przebudowy, rozbudowy lub modernizacji środka trwałego zwiększać jego wartość początkową o koszty ulepszenia stosownie do przepisów art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jednolity: Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 22. Stwierdzono: Wprowadzanie na stan konta 013 rzeczowych aktywów trwałych o wartości początkowej wyższej niż 3.500 zł, a które kupowane były ze środków przeznaczonych na inwestycje. Środki te umarzano jednorazowo w miesiącu przyjęcia do używania (str.68, 69 protokołu). Środki trwałe o wartości początkowej przekraczającej wielkość ustaloną w art.16d ust1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ( tekst jednolity: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.) tj. 3.500 zł ewidencjonować na koncie 011 środki trwałe i umarzać stopniowo zgodnie z 6 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r., Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). 23. Stwierdzono: Kierownicy jednostek budżetowych nie ustalili w formie pisemnej przyjętych przez jednostkę zasad (politykę) rachunkowości (str. 71 protokołu). Zobowiązać kierowników jednostek budżetowych do ustalenia w formie pisemnej dokumentacji opisującej przyjęte przez ich jednostkę zasady rachunkowości, zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( tekst jednolity: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 6
7 24. Stwierdzono: Jednostki budżetowe (placówki oświatowe), których ZEAS prowadzi obsługę finansowo księgową nie sporządzają na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych obowiązujących je sprawozdań finansowych (str. 72 protokołu). Zobowiązać kierowników jednostek budżetowych (placówek oświatowych) do przestrzegania postanowień 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej ( Dz. U. z 2010r., Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Wójt Gminy (Kierownik Urzędu Organ Podatkowy), - Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Budżetu). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Gminy. Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Wójtowi Gminy prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Balcerzak Do wiadomości: Rada Gminy w Goździe 7