Przewdnik d umwy dtacji Prgramu Działaj Lkalnie IX Warszawa, 2015 (wersja zaktualizwana)
Spis treści Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie 1. Słw d rganizatrów Prgramu... 3 2. O Prgramie... 4 3. Działaj Lkalnie pdstawwe pjęcia... 5 4. Cel Prgramu Działaj Lkalnie... 6 5. Pdstawwe warunki umwy dtacji, czyli czym trzeba pamiętać, realizując prjekt... 7 5.1 Czas trwania prjektu... 8 5.2 Budżet i wypłata dtacji... 8 5.3 Zmiany w budżecie i harmngramie... 10 5.4 Kszty kwalifikwane, czyli na c mżna wydać trzymaną dtację... 12 5.5 Wkład rganizacji... 17 6. Jak przygtwać raprt merytryczny i finanswy?... 19 7. Mnitring... 20 8. Jak skutecznie prwadzić działania kmunikacyjne prjekcie i działaniach rganizacji... 20 9. Knkurs Opwiedz...... 24 9.1 Przebieg knkursu... 24 9.2 Kategrie knkurswe... 25 9.3 Frma prac... 26 10. Załączniki... 27 2
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie 1. Słw d rganizatrów Prgramu Szanwni Państw, cieszymy się, że znaleźli się Państw w grnie laureatów tegrczneg Knkursu Grantweg Działaj Lkalnie IX. Knkurs Grantwy Działaj Lkalnie jest przedsięwzięciem wyjątkwym. Daje Państwu mżliwść rzwju, dkrywania nwych płaszczyzn działania i aktywizacji lkalnej spłecznści, uczy przygtwywania, realizacji i rzliczania prjektów spłecznych, a także ich prmwania. Zdajemy sbie sprawę, że realizacja prjektu i rzliczenie śrdków trzymanych w ramach dtacji mgą nieść ze sbą liczne pytania i wątpliwści. Dlateg ddajemy w Państwa ręce Przewdnik d umwy dtacji Prgramu Działaj Lkalnie IX. Zstał n przygtwany z myślą ptrzebach grantbirców knkursu. Naszym celem był stwrzenie brszury, w której znajdą Państw praktyczne rady przydatne przy realizacji działań, prmcji raz rzliczaniu dtacji trzymanej w ramach knkursu. Staraliśmy się mżliwie przejrzyście przedstawić kwestie, z którymi mgą się Państw sptkać pdczas realizacji i rzliczania prjektu. Przewdnik zawiera zagadnienia związane z warunkami umwy, bieżącą realizacją prjektu, w tym kwestiami finanswymi i prmcją, raz sprawzdawczścią i rzliczeniem dtacji. Ddatkw na kńcu brszury znajdą Państw wzry dkumentów pmcne przy rzliczaniu prjektu. Życzymy pwdzenia. Zespół Akademii Rzwju Filantrpii w Plsce i Stwarzyszenia Partnerstw dla Dliny Baryczy 3
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie 2. O Prgramie Działaj Lkalnie jest prgramem Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści prwadznym przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce. Jeg celem jest aktywizwanie lkalnych spłecznści pprzez wspieranie finanswe prjektów inicjujących współpracę mieszkańców wkół ważnych dla nich spraw. Jest n prwadzny d 2000 rku. Pczątkw miał n charakter gólnplskieg knkursu grantweg, c znacza że wniski d rganizacji z całej Plski na wsparcie różnrdnych inicjatyw były ceniane przez kmisję w Warszawie. Wtedy dfinanswany był c czwarty najlepiej napisany prjekt. Od 2004 rku prgram prwadzny jest lkalnie, przez wyłaniane w twartych nabrach rganizacje pzarządwe. Obecnie Działaj Lkalnie jest jedynym gólnplskim prgramem, w którym dtacje przyznawane są na pzimie lkalnym. Za pśrednictwem sieci Ośrdków Działaj Lkalnie (partnerów Prgramu) działających becnie na terenie niemal 600 gmin, w lkalnych knkursach grantwych dfinanswywane są inicjatywy mieszkańców służące pbudzaniu aktywnści spłecznej. Obecnie mżemy wesprzeć c drugi prjekt. W tej frmule wspierane są prjekty, które są naprawdę ptrzebne danej, knkretnej spłecznści, b prjekty wyłaniane są przez kmisje lkalne, w których pracują mieszkańcy danych spłecznści i sby znające specyfikę danej gminy, autrytety i lkalni darczyńcy. Obecnie Prgram Działaj Lkalnie realizwany jest przez sieć 60 Ośrdków Działaj Lkalnie, wyłanianych w twartych knkursach. C rku śrdki Plsk- Amerykańskiej Fundacji Wlnści przekazywane są każdemu partnerwi sieci. Każdy ODL ddatkw pzyskuje fundusze na sfinanswanie części ksztów realizacji lkalneg knkursu grantweg. Pchdzą ne d samrządów, firm i innych instytucji lub d mieszkańców (m.in. z kampanii 1%). ODL głaszają na swim terenie lkalne knkursy grantwe. W ramach każdeg z nich przyznawanych jest kł 10-20 grantów (w kwcie maksymalnie 6000 zł każdy) na realizację prjektów lkalnych. W prgramie Działaj Lkalnie ważne dla nas jest t, aby prcedury knkurswe były jak najbardziej przyjazne i zrzumiałe dla lkalnych rganizacji pzarządwych i grup niefrmalnych. Ośrdki Działaj Lkalnie nie pełnią wyłącznie rli lkalneg grantdawcy, ale wspierają rganizacje i grupy w przygtwaniu prjektu, a ptem w jeg rzliczeniu. T wsparcie jest niezwykle cenne, b p zdbyciu dświadczenia w Działaj Lkalnie wiele rganizacji zaczyna sięgać p większe i trudniejsze dtacje, np. z Unii Eurpejskiej. Taki cel przyświeca rganizatrm prgramu. Obrazuje t pniższa grafika: 4
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie 3. Działaj Lkalnie pdstawwe pjęcia Pniżej znajdują się wyjaśnienia pdstawwych pjęć, z którymi mgą się Państw sptkać w trakcie realizacji prjektu. Dtacja/Grant bezzwrtna pmc finanswa udzielna przez Ośrdek Działaj Lkalnie rganizacji i/lub grupie niefrmalnej (w imieniu której występuje kreślna w regulaminie knkursu Działaj Lkalnie rganizacja lub instytucja) lub Inicjatywie DL, przeznaczna na realizację prjektu zarekmendwaneg d realizacji przez Kmisję Grantwą przy Ośrdku Działaj Lkalnie. Dtwany/Grantbirca rganizacja lub instytucja psiadająca sbwść prawną występująca w imieniu grupy niefrmalnej, z którą Ośrdek Działaj Lkalnie zawarł umwę dtacji na realizację prjektu zarekmendwaneg d realizacji przez Kmisję Grantwą przy Ośrdku Działaj Lkalnie lub Inicjatywa Działaj Lkalnie. Generatr wnisków system umżliwiający twrzenie, edycję i wysyłanie n-line wnisków dfinanswanie realizacji prjektów w ramach Knkursu Grantweg Działaj Lkalnie. System ten umżliwia także składanie sprawzdań z realizacji prjektu. Inicjatywa Działaj Lkalnie - Inicjatywa Działaj Lkalnie t nawiązująca d Inicjatywy Lkalnej (Ustawa działalnści pżytku publiczneg i wlntariacie, II, Rz 2, Art. 19a-19h) frma dfinanswania prjektów w ramach prgramu Działaj Lkalnie, realizwanych przez niefrmalną grupę mieszkańców we współpracy z Ośrdkiem Działaj Lkalnie. Grupa niefrmalna, czyli nigdzie nie zarejestrwana grupa c najmniej trzech sób, z gminy bjętej knkursem Działaj Lkalnie ma mżliwść przumienia się z działającą na jej terenie instytucją lub rganizacją i za jej pśrednictwem złżenia wnisku d knkursu. W sytuacji, w której takie rzwiązanie nie jest mżliwe, grupa niefrmalna w ramach Inicjatywy Działaj Lkalnie mże złżyć wnisek bezpśredni d ODL na tym właśnie plega ferta Inicjatywy DL. W przypadku przyznania dfinanswania przez Kmisję Grantwą Knkursu, prjekt jest realizwany przez wniskującą grupę niefrmalną (Realizatra), natmiast śrdki przyznane w ramach grantu DL są wydatkwane bezpśredni przez ODL. Przy realizacji Inicjatywy Działaj Lkalnie ODL nie przekazuje Realizatrwi prjektu żadnych śrdków, lecz pnsi wszelkie kszty jej realizacji d wyskści przyznaneg dfinanswania, zgdnie z budżetem prjektu. Realizatrzy prjektu pdejmują działania zgdne z pisem prjektu. Gwarancją zbwiązań realizatrów prjektu i ODL jest umwa cywilnprawna zawierana pmiędzy biema strnami, której częścią jest pis prjektu raz jeg budżet. Knkurs Opwiedz... knkurs dla grantbirców prwadzny przez ODL i Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce. Celem knkursu jest zachęcenie d pszukiwania atrakcyjnych spsbów prezentwania własnych działań i prmwania inicjatyw wspieranych w ramach Prgramu Działaj Lkalnie. Mnitring prjektu ciągły prces zbierania infrmacji na temat przebiegu realizacji prjektu, pstępów w siąganiu zaplanwanych rezultatów, ewentualnych dstępstw czy mdyfikacji (w kwestiach zarówn merytrycznych, jak i finanswych). Jednym z elementów mnitringu jest sptkanie przedstawicieli ODL w siedzibie grantbircy lub siedzibie ODL. Mnitring pzwala zauważyć pstępy w realizacji prjektu, wychwycić zarówn dbre działania, jak i ewentualne niedciągnięcia, prblemy czy błędy w realizacji prjektów i w prę je naprawić. Jest t szczególnie ważne dla grantbirców, pnieważ pzwala uzyskać pmc ze strny specjalistów ODL i uniknąć błędów na klejnych etapach realizacji działań. Dla ODL t także isttne źródł infrmacji pstępach w realizacji prjektów, mżliwych trudnściach i szansach na ich przezwyciężenie. Od 2013 rku mnitring grantbirców zastępuje raprt kreswy i będzie prwadzny w płwie realizacji prjektu. 5
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie Ośrdek Działaj Lkalnie (ODL) Stwarzyszenie Partnerstw dla Dliny Baryczy rganizacja realizująca Prgram Działaj Lkalnie, przyznająca dtacje na realizację prjektów w ramach prgramu i wspierająca grantbirców w działaniach. Partner sba fizyczna lub pdmit psiadający sbwść prawną, który zbwiązuje się d współpracy z grantbircą pdczas realizacji prjektu. Wśród przykładwych działań partnera znajdują się między innymi: udstępnienie pmieszczenia, wyknanie usługi, użyczenie przedmitu wykrzystaneg w realizacji prjektu. Partner wyknuje swje zadania niedpłatnie. Pdwyknawca sba fizyczna lub pdmit psiadający sbwść prawną, wyknujący dpłatnie część działań w prjekcie zlecnych przez grantbircę. Pzycja budżetwa jest t każdy wydrębniny w budżecie prjektu typ ksztów, zawierający pis, kszt jednstkwy, liczbę jednstek i sumę. Pzycje budżetwe twrzą kategrie budżetwe. Prjekt plan działań zmierzających d siągnięcia kreślneg celu w kreślnym terminie i przy kreślnym budżecie. Raprt z realizacji umwy sprawzdanie przygtwane przez rganizację według wzru załączneg d umwy, mające na celu merytryczne i finanswe rzliczenie prjektu zrealizwaneg w ramach umwy dtacji. Umwa dtacji umwa zawarta między ODL a grantbircą na realizację prjektu w ramach Knkursu Grantweg Działaj Lkalnie, w której zapisane są zbwiązania bu strn. Wkład finanswy grantbircy pieniądze pzyskane i wydane przez grantbircę na realizację dfinanswaneg prjektu. Musi n pchdzić ze śrdków innych niż śrdki z ODL i musi zstać wykazany w budżecie prjektu. Minimalny wkład finanswy grantbircy wynsi 5% wyskści dtacji (nie dtyczy Inicjatywy DL). Mże pchdzić ze śrdków pzyskanych d firm czy samrządów lub z własnych śrdków rganizacji. Śrdki zgrmadzne w ramach wkładu finansweg muszą znajdwać się na kncie bankwym grantbircy lub zstać zarejestrwane w kasie. Wkład niefinanswy grantbircy ddatkwy, zewnętrzny wkład w realizację prjektu, pzyskany przez grantbircę, niepciągający za sbą kniecznści zapłaty (np. twar lub usługa przekazane przez darczyńcę na rzecz prjektu). Wkład niefinanswy dzieli się na usługwy i rzeczwy. Wkład niefinanswy nie jest zaewidencjnwany na kncie bankwym grantbircy, ale mże być zarejestrwany w systemie księgwym. Wlntariat dbrwlna, bezpłatna, świadma praca na rzecz innych, wykraczająca pza związki rdzinnkleżeńsk-przyjacielskie. Wlntariusz sba pracująca na zasadzie wlntariatu. Według ustawy działalnści pżytku publiczneg i wlntariacie wlntariuszem jest ten, kt dbrwlnie i świadmie raz bez wynagrdzenia angażuje się w pracę na rzecz sób, rganizacji pzarządwych, a także rzmaitych instytucji działających w różnych bszarach spłecznych. 4. Cel Prgramu Działaj Lkalnie Celem IX edycji Prgramu Działaj Lkalnie jest wspieranie prjektów, które inicjują współpracę mieszkańców na rzecz dbra wspólneg. i służą pbudzaniu aspiracji rzwjwych, pprawie jakści życia. W rezultacie pdejmwane działania mają przyczyniać się d budwania lkalneg kapitału spłeczneg. Prgram jest prwadzny z myślą rganizacjach pzarządwych raz grupach niefrmalnych, które pdejmują wspólny wysiłek, aby w ich spłecznściach żył się lepiej. W ramach knkursu wspierane są prjekty, które: 6
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie zakładają współdziałanie mieszkańców, dzięki któremu mżliwe jest siąganie celów charakterze dbra wspólneg, wynikają z knkretnych ptrzeb danej spłecznści, mają jasn kreślny cel, dbrze zaplanwane działania, mierzalne rezultaty i rzsądne kszty realizacji, przewidują takie działania, które będą kierwane d kreślnej grupy dbirców, a jedncześnie będą służyć całej spłecznści, będą realizwane wspólnymi siłami mieszkańców i instytucji życia lkalneg samrządów, przedsiębirców i rganizacji spłecznych, będą umiejętnie i w spsób przemyślany angażwały zasby lkalne naturalne, spłeczne, ludzkie i finanswe. Prjekty realizwane w ramach Działaj Lkalnie mają prwadzić d zmiany spłecznej (lub inicjwać klejne działania służące siągnięciu tej zmiany). Organizacje raz grupy niefrmalne, które pszukują inspiracji d działania, mgą skrzystać z dświadczeń innych. Prgram Działaj Lkalnie t już niemal 7000 zrealizwanych prjektów raz pnad 29 milinów złtych przekazanych w pstaci grantów. Wszystkie dtychczas dfinanswane inicjatywy pisane są na strnie www.dzialajlkalnie.pl w zakładce pd nazwą Baza prjektów, a także w publikacjach dstępnych w zakładce Mediateka. Część z nich t uniwersalne rzwiązania, które z pwdzeniem mgą być zastswane w każdej plskiej gminie, dlateg grąc zachęcamy d dwiedzenia strny i zapznania się z dbrymi praktykami Prgramu. 5. Pdstawwe warunki umwy dtacji, czyli czym trzeba pamiętać, realizując prjekt Umwa dtacji kreśla wzajemne zbwiązania strn przy realizacji prjektu, na który trzymali Państw wsparcie. Jedną strną umwy jest Ośrdek Działaj Lkalnie, występujący tu jak Darczyńca, drugą zaś Państwa rganizacja (lub w przypadku grupy niefrmalnej rganizacja/instytucja udzielająca swjej sbwści prawnej d zrealizwania i rzliczenia przedsięwzięcia). W umwie ta strna kreślna jest jak Dtwany. W przypadku Inicjatywy Działaj Lkalnie będzie t umwa współpracy, którą ODL zawiera z 3 przedstawicielami Inicjatywy. Umwa ta, pdbnie jak umwa dtacji, kreśla wzajemne zbwiązania strn. W tej części znajdą Państw dpwiedzi na pytania związane z realizacją umwy dtacji, dtyczące czasu trwania prjektu, jeg budżetu, ksztów kwalifikwanych i zasad dknywania zmian w umwie. Wart d niej regularnie zaglądać. 7
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie 5.1 Czas trwania prjektu Okres realizacji prjektu, kreślny w 2 umwy dtacji, musi być zgdny z działaniami przedstawinymi we wnisku d Knkursu Grantweg i musi trwać d 3 d 6 miesięcy tj. d 1 marca d 31 grudnia 2015 Umwa ta jest zawarta na ściśle kreślny czas, c znacza, że kszty pniesine zarówn przed zakńczeniem trwania umwy, jak i p jeg zakńczeniu, nie będą hnrwane przez ODL. Czy czas trwania prjektu mżna przedłużyć? Czas trwania realizwanych prjektów mże zstać przedłużny (za pisemną zgdą ODL) jedynie w przypadku, gdy Państwa prjekt kńczy się przed upływem stateczneg terminu zakńczenia wszystkich prjektów. Dla tegrcznych prjektów ta data t 31 grudnia 2015. Jeżeli we wnisku załżyli Państw, że prjekt zakńczy się wcześniej, a klicznści zmuszają Państwa d przedłużenia prjektu, t jest t mżliwe, ale prjekt nie mże trwać dłużej niż d 31 grudnia 2015. Jeżeli we wnisku zaplanwali Państw zakńczenie prjektu na 31 grudnia 2015, t niestety nie ma mżliwści przedłużenia prjektu. Prśba przedłużenie czasu trwania prjektu wraz z uzasadnieniem musi zstać przesłana d ODL raz pisemnie przez nią zaakceptwana. Pism w tej sprawie należy złżyć jeszcze w trakcie trwania umwy. Ostateczny czas realizacji prjektu nie mże przekraczać 6 miesięcy. W przypadku przedłużenia czasu trwania prjektu kwta dtacji pzstaje bez zmian. 5.2 Budżet i wypłata dtacji Budżet jest pdstawą wydatkwania śrdków. Budżet należy przygtwać według kreślneg schematu, dstępnym w generatrze wnisków, d któreg mają Państw dstęp w czasie trwania umwy. Kszty całkwite pdzielne są na kszty prgramwe raz kszty zarządzania i kszty administracyjne. Kszty prgramwe są t kszty ściśle związane z realizacją prjektu. D ksztów prgramwych zaliczyć mżemy między innymi kszty druku materiałów infrmacyjnych, kszty pdróży związanych z prjektem, hnrarium szkleniwców lub ekspertów, wysyłkę pcztwą, kszty prmcji prjektu, kszty zakupu materiałów na zajęcia itp. Kszty zarządzania i kszty administracyjne są t kszty pśredni związane z prjektem. D ksztów administracyjnych zaliczamy między innymi bsługę finanswą prjektu, hnrarium krdynatra, płaty czynszwe i eksplatacyjne lkalu, kszty telefnów, materiałów biurwych, prwizji bankwych i wypsażenia. W budżecie kszty pwinny zstać przedstawine według źródeł finanswania. Źródła finanswania w budżecie prjektu istnieją trzy rdzaje źródeł finanswania: dtacja ODL, wkład finanswy i niefinanswy grantbircy. Grantbirca musi zagwarantwać wkład w wyskści minimum 25% wartści wniskwanej dtacji, z czeg minimum 5% w pstaci finanswej 1, a pzstałą część w pstaci wkładu usługweg, rzeczweg lub pracy wlntariuszy (wkład niefinanswy). W trakcie realizacji umwy mżna pnsić wyłącznie te kszty, które zstały wykazane w budżecie prjektu (załącznik nr 1 d umwy dtacji). 1 Śrdków pzyskanych w ramach innych prgramów PAFW (ich pełna lista znajduje się na strnie www.pafw.pl) nie mżna wykazywać jak wymaganeg wkładu własneg w Prgram Działaj Lkalnie. 8
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie Czy kwtę dtacji mżna zwiększyć? Maksymalna kwta dtacji przyznawana przez ODL wynsi 6000 złtych. Kwta dtacji przyznawanej przez ODL nie mże zstać zwiększna. C się dzieje w przypadku niewykrzystania wszystkich śrdków przyznanych w ramach dtacji? Zgdnie z 4 umwy w przypadku niewykrzystania przez grantbircę części śrdków na działania prjektwe w trakcie trwania umwy grantbirca jest zbwiązany d zwrtu niewykrzystanej części dtacji. Zwrt musi nastąpić przelewem bankwym na knt ODL pdane w umwie, w ciągu 14 dni d dnia, w którym wygasła umwa dtacji. Ale ten sam paragraf mówi, że jeśli suma niewykrzystanych śrdków z dtacji nie przekracza 5 zł, czyli gdy grantbircy zstaną jakieś śrdki niewykrzystane z dtacji i ich wartść będzie mniejsza niż 5 zł, t nie ma n bwiązku zwrtu ich ODL pd warunkiem, że przeznaczy je na cele statutwe swjej rganizacji/instytucji. Czym skutkuje wykrzystanie śrdków na cele niezgdne z umwą? Zgdnie z 4 i 12 umwy, jeżeli grantbirca wykrzysta dtację niezgdnie z warunkami umwy, ODL mże zażądać zwrtu części lub całści wypłacnych śrdków. Żądanie musi mieć frmę pisemną. Wyskść i termin zwrtu dtacji, p uzgdnieniu ich z peratrem Prgramu Działaj Lkalnie IX (ARFP), zstaną wskazane przez ODL w drębnym piśmie d grantbircy. W jaki spsób wypłacana jest dtacja? Dtacja wypłacana jest przelewem na knt bankwe, w całści lub w transzach, zgdnie z 3 umwy zawartej między ODL a grantbircą. Dtacja w transzach jest wypłacana p wypełnieniu przez grantbircę wnisku wypłatę transzy (załącznik 2 d umwy), natmiast jeżeli umwa przewiduje wypłatę dtacji w całści, t jest na wypłacana na knt rganizacji, z którą ODL zawarł umwę grantwą w ciągu 28 dni d dnia złżenia d ODL pdpisanej Umwy wraz z załącznikami. UWAGA: Pdczas wypełniania wnisku wypłatę transzy należy się upewnić, czy numer knta zawarty w umwie dtacji raz wnisku jest pprawny. Jaka jest różnica pmiędzy dtacją a wkładem? Dtacja t kwta przyznana Państwa rganizacji przez ODL na realizację prjektu. Wkład t bwiązkwe śrdki (finanswe lub niefinanswe) pzyskane przez rganizację na realizację prjektu, które zstały przez Państwa zadeklarwane w mmencie składania wnisku d Knkursu Grantweg Działaj Lkalnie IX. Stanwi n integralną część budżetu przedsięwzięcia. Czy mżna zmienić wyskść wkładu? Wyskść wkładu grantbircy nie mże być mniejsza niż 25% kwty dtacji (jest t próg kreślny w umwie dtacji 3), mże jednak przekraczać tę wartść. Jeżeli planują Państw, że uda się uzyskać wkład na pzimie wyższym niż wymagane 25%, jednak w trakcie realizacji prjektu będą g Państw chcieli zmniejszyć, mżna t zrbić, pd warunkiem, że p dknanej zmianie wkład własny nie będzie mniejszy niż 25% wartści trzymaneg grantu (w tym minimum 5% bwiązkweg wkładu finansweg). 9
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie 5.3 Zmiany w budżecie i harmngramie W tej części znajdą Państw infrmacje na temat prcedury dknywania ewentualnych zmian w umwie dtacji. Wszystkie zmiany w umwie (także zmiany w załącznikach) wymagają frmy pisemnej ( 10 umwy). Umwa dpuszcza jednak mżliwść dknywania przesunięć śrdków przez grantbircę bez kniecznści akceptacji ODL, jeżeli suma przesunięć nie przekracza kwtweg limitu kreślneg w 4 pkt B. Przypadek ten mówiny zstał w dalszej części niniejszeg rzdziału. Czy mżna dknywać zmian w budżecie prjektu? Jeżeli zaistnieje taka ptrzeba, mgą Państw wprwadzić zmiany w budżecie prjektu. Zmiana taka mże zakładać przesunięcie śrdków w ramach pzycji budżetwych już istniejących w budżecie lub ddanie nwej pzycji (przy jednczesnym uszczupleniu innej pzycji budżetwej/ innych pzycji budżetwych). Jeżeli suma dknanych zmian nie przekracza kwtweg limitu kreślneg w 4 pkt B, nie ptrzebują Państw pisemnej zgdy ODL, by dknać zmian. W przypadku gdy suma dknanych zmian przekracza ww. kwtwy limit, knieczna jest pisemna zgda ODL. Pdbnie, jeżeli zmiana budżetu dtyczy utwrzenia nwej pzycji budżetwej. Aby t zrbić, należy napisać d ODL list zawierający prśbę stwrzenie nwej pzycji budżetwej lub umżliwienie przesunięcia w budżecie raz uzasadnienie zmiany. D pisma pwinna zstać dłączna nwa wersja budżetu. Pism t pwinn zstać przesłane d ODL przed dknaniem zmian w budżecie i w takim terminie, by mżliwe był udzielenie zgdy na zmiany jeszcze przed zakńczeniem realizacji prjektu. Uprzejmie prsimy zwrócenie uwagi na t, że występwanie z prśbą zmiany w budżecie na dwa dni przed zakńczeniem prjektu wiąże się z ryzykiem nietrzymania przez ODL pisma w terminie. Pism złżne p terminie nie będzie hnrwane. Nie będą również hnrwane prśby z datą wsteczną. P trzymaniu pisma ODL pisemnie wyrazi zgdę na zaprpnwane zmiany w budżecie, jeżeli będą ne racjnalnie umtywwane. Nwy budżet bwiązywać będzie d mmentu udzielenia zgdy przez ODL. Raprt z realizacji prjektu pwinien zstać przygtwany na pdstawie nwej, zatwierdznej wersji budżetu. Dla ułatwienia kmunikacji raz przyspieszenia prcesu akceptacji rekmendujemy wcześniejsze przesłanie prśby drgą e-mailwą, aby ODL mógł się z nią zapznać i zasugerwać ewentualne pprawki. Ostatecznie jednak ryginał prśby pwinien zstać przesłany drgą pcztwą lub dstarczny sbiście, aby w dkumentacji prjektwej w siedzibie ODL znajdwały się ryginały krespndencji. Tryb dknywania zmian w budżecie w ramach istniejących pzycji budżetwych: 1. Przesunięcia pmiędzy pzycjami budżetwymi mniejsze niż kreślny w umwie limit kwtwy (kreślny w 4 pkt. B) Mgą Państw dknać zmian bez kniecznści przumienia z ODL, jeżeli nie przekraczają ne limitu kwtweg kreślneg w umwie. 10
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie Przykład: W budżecie kszty krdynacji działań prjektu finanswane ze śrdków ODL wynszą 1000 zł. Część tej kwty, w wyskści 150 zł, rganizacja chce przesunąć na materiały biurwe, na które pierwtnie przeznaczyła w budżecie 50 zł. W umwie limit przesunięć bez zgdy ODL ustalny jest na 300 zł (Uwaga, w Państwa umwie mże t być inna kwta!). W pwyższym przypadku przesunięcie nie przekrczył ustalneg w umwie limitu (tu: 300 zł). Nie ma więc bwiązku zgłaszania zmiany d ODL. Należy ją jednak wykazać w raprcie finanswym. 2. Przesunięcia pmiędzy pzycjami budżetwymi przekraczające ustanwiny w umwie limit kwtwy (kreślny w 4 pkt. B) Na zmiany wyżej wymienineg limitu ODL musi wyrazić pisemną zgdę. Pisemna zgda na zmiany w budżecie dtyczy wyłącznie ksztów finanswanych ze śrdków dtacji. Przykład: W budżecie prjektu kszty zakupu materiałów d zajęć finanswane ze śrdków ODL bliczn na 2500 zł. Część tej kwty, w wyskści 1200 zł, rganizacja chce przesunąć na kszty transprtu, na które przeznaczyła w budżecie 200 zł. W umwie limit przesunięć bez zgdy ODL ustalny jest na 1000 zł (Uwaga, w Państwa umwie mże t być inna kwta!). W pwyższym przypadku przesunięcie przekrczył dpuszczny w umwie limit ( 4 pkt B umwy). Knieczne jest więc uzyskanie pisemnej zgdy d ODL przed dknaniem zmian. Czy w budżecie prjektu mżna twrzyć nwe pzycje? Jeżeli zajdzie taka ptrzeba, w każdym mmencie realizacji prjektu mgą Państw ddać nwą pzycję d budżetu. Każde ddanie nwej pzycji w budżecie (niezależnie d źródła jej finanswania) wymaga pisemnej zgdy ODL. Ile razy mżna dknać zmian w budżecie prjektu? Organizatrzy nie kreślają liczby dpuszczalnych zmian w budżecie. Znaczy t, że mgą Państw dknywać zmian w zależnści d ptrzeb, pamiętając, że za każdym razem, gdy suma dtychczas dknanych zmian będzie przekraczać ustalny w umwie limit kwtwy (4 pkt B umwy), należy zwrócić się d ODL z prśbą pisemną zgdę (chdzi tu wszystkie dtychczas dknane zmiany budżetwe). ODL, pdejmując decyzję zatwierdzającą prpnwane zmiany w budżecie, bierze pd uwagę t, czy nie zaburzą ne siągnięcia celu wyznaczneg w prjekcie. Duża liczba zmian dknanych w budżecie prjektu mże mieć wpływ na prpnwane działania, te zaś mają bezpśredni wpływ na mżliwść siągnięcia załżneg wcześniej celu, a więc na t, czy uda się dpwiedzieć na ptrzeby spłecznści lkalnej. Czy mżna dknać zmian w harmngramie prjektu? Mżna dknać zmiany terminów działań w harmngramie, pd warunkiem jednak, że zmiany te nie zakłócą ciągłści prjektu. Jeśli zaistnieje ptrzeba rezygnacji z pewneg działania alb chcą Państw ddać nwe działanie d istniejąceg harmngramu, dpwiedni wcześniej mżna zaprpnwać racjnalną zmianę, która sprawi, że prjekt stanie się atrakcyjniejszy, nie straci na jakści i nie zagrzi siągnięciu celu załżneg we wnisku grantwym. Każda zmiana harmngramu i działań prjektu wymaga uzyskania pisemnej zgdy ODL. 11
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie C zrbić, jeżeli rganizacja zmieni adres siedziby lub zmieni się sba reprezentująca rganizację? Jeśli zmianie ulegną jakieklwiek dane zawarte w umwie adres, nazwa rganizacji, nazwisk sby reprezentującej placówkę, nazwisk krdynatra itp. prsimy pinfrmwanie tym fakcie ODL drgą pisemną. Jeżeli zmiana ta dtyczyć będzie sób reprezentujących rganizację w umwie, prsimy przesłanie dpwiednieg dkumentu ptwierdzająceg tę zmianę.! Wysyłając d ODL pism z prśbą zmianę harmngramu lub budżetu, należy dłączyć d nieg nwą wersję harmngramu/budżetu. 5.4 Kszty kwalifikwane, czyli na c mżna wydać trzymaną dtację Kszty kwalifikwane t takie kszty, które zgdnie z umwą mgą zstać pkryte ze śrdków dtacji. Zgdnie z 6 umwy kszty zstaną uznane za kwalifikwane tylk wtedy, gdy: są bezpśredni związane z realizwanym prjektem i niezbędne d jeg realizacji, są racjnalnie skalkulwane w parciu ceny rynkwe, dzwierciedlają kszty faktycznie pniesine. W ramach dtacji nie mgą być finanswane następujące kategrie ksztów: udzielanie pżyczek, przedsięwzięcia, które zstały już zrealizwane (działania i kszty z nimi związane, pniesine przed zawarciem umwy z ODL, nie mgą zstać sfinanswane z dtacji bjętej tą umwą), cele religijne i plityczne raz uprawianie kultu religijneg, działania ściśle sprtwe, jeśli nie prwadzą ne d aktywizacji spłecznści i długtrwałych rezultatów, zakup śrdków trwałych i wypsażenia, który nie jest merytrycznie uzasadniny, bezpśrednia pmc finanswa dla sób fizycznych (np. stypendia i nagrdy dla sób fizycznych), inwestycje (np. zakup gruntów, budwa biektów przemysłwych, czyszczalni ścieków itp.), pdatek d twarów i usług, jeśli istnieje mżliwść dzyskania lub dliczenia teg pdatku (jeżeli Państwa rganizacja dzyskuje VAT, t z tej dtacji nie mgą Państw pkrywać ksztów pdatku VAT; w większści przypadków grantbircy DL nie dzyskują pdatku VAT, c znacza, że rzliczają trzymaną dtację brutt), twrzenie kapitału żelazneg rganizacji, zagraniczne wycieczki i wyjazdy, pdstawwa działalnść instytucji publicznych wynikająca z właściwych im ustaw, zakup alkhlu, finanswanie pdatku dchdweg d sób prawnych. W ramach dtacji współfinanswane (lub finanswane) mgą być kszty prgramwe, służące realizacji prjektu (np. kszty prwadzenia zajęć, rganizacji wydarzeń, lub inne). Oprócz teg mgą być współfinanswane (lub finanswane) kszty administracyjne, czyli te kszty, które są związane z bsługą administracyjną prjektu. W szczególnści są t: bsługa finanswa prjektu, wynagrdzenie krdynatra, płaty czynszwe i eksplatacyjne lkalu, kszty telefnów, kszty materiałów biurwych, kszty prwizji bankwych, kszty wypsażenia, inne kszty niezbędne d realizacji przedsięwzięcia. 12
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie Nie ma mżliwści rzliczenia ksztów bez psiadania dpwiednieg d teg dkumentu. Kszty usług i twarów rzliczane są WYŁĄCZNIE na pdstawie: faktur, rachunków, umów sprzedaży, umów cywilnprawnych. Jak rzliczać kszty wynagrdzeń? W ramach prjektu mżliwe jest finanswanie wszystkich bwiązkwych składek ubezpieczeniwych w przypadku zawarcia przez Państwa umwy zlecenia. Jeżeli chcą Państw zatrudnić d realizacji prjektu sbę fizyczną, która nie prwadzi działalnści gspdarczej, należy pdpisać z nią umwę cywilnprawną (umwa zlecenia, umwa dzieł). Umwą dzieł jest czynnść pzstawiająca dzieł debrane na pdstawie prtkłu dbiru. Umwa zlecenia wskazuje zaś na czynnść wyknaną na zlecenie zlecenidawcy w celu siągnięcia przez nieg efektów zaplanwanych działań. UWAGA: Częstym błędem jest pdpisywanie umów dzieł z sbami prwadzącymi zajęcia, świadczącymi usługi księgwe, prawne czy infrmatyczne (czyli dknującymi czynnści). Odpwiedzialnść za sprządzenie niewłaściwej umwy spczywa na strnie zamawiającej dzieł/czynnść. W przypadku zawierania umów z pdwyknawcami w treści umwy należy umieścić następujące zdanie: Prgram Działaj Lkalnie finanswany przez Plsk-Amerykańską Fundację Wlnści realizwany jest przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdek Działaj Lkalnie. Kmu przysługuje zwrt ksztów pdróży? Zwrt ksztów pdróży przysługuje tylk: sbm zatrudninym w frmie umwy pracę, sbm zatrudninym na umwy cywilnprawne (umwa zlecenie, umwa dzieł), pd warunkiem że ich umwa dpuszcza zwrt ksztów pdróży, wlntariuszm, jeżeli umwa dpuszcza zwrt ksztów pdróży, człnkm zarządu. Jak rzliczać zwrt ksztów pdróży? Kszty pdróży realizwane w ramach prjektu muszą być prawidłw rzliczne. ODL nie będzie wymagać d Państwa ptwierdzenia przybycia na miejsce pdróży. W dkumentacji prjektu wymagane jest jednak uzasadnienie jej dbycia. Prawidłwa dkumentacja dtycząca pdróży służbwej składa się z: plecenia pdróży pdpisaneg przez sbę upważniną, rzliczenia dbytej pdróży. Rzliczenie takie mże być przygtwane na 2 spsby: pprzez sprządzenie ewidencji przejechanych kilmetrów tzw. kilmetrówkę, 13
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie pprzez dłączenie d dkumentacji biletów za pciąg (wyłącznie II klasy), biletów PKS lub biletów kmunikacji niepublicznej lub faktur/rachunków za wyżej wymienine bilety. D dkumentu ptwierdzająceg dbycie pdróży służbwej pwinny być dłączne dpwiedni pisane bilety, faktury alb rzliczenie przejechanych kilmetrów.! Ośrdki Działaj Lkalnie nie hnrują rzliczeń pdróży w frmie dwlneg świadczenia wypełnineg przez sbę, która tę pdróż dbyła. Rzliczenie mże zstać sprządzne na druku standardwym lub innym hnrwanym przez ODL. Jeżeli wypłaty na wyjazdy służbwe są realizwane pprzez tak zwaną kasę (brót gtówkwy), wymagamy prwadzenia raprtu kasweg raz dpwiednich dkumentów. W ksztach transprtu nie są hnrwane faktury na zakup paliwa. Wyjątkiem jest sytuacja, w której grantbirca jest w psiadaniu samchdu służbweg rganizacji bądź samchdu z wypżyczalni. Faktury za zakup paliwa mgą być także hnrwane, gdy w ramach prjektu grantbirca krzysta z agregatów, maszyn (np. kparki, ładwarki, ksiarki) czy innych urządzeń, pd warunkiem psiadania prawa d użytkwania daneg sprzętu (własnść, umwa użyczenia lub wypżyczenie). Wtedy taka faktura pwinna być wystawina na grantbircę i szczegółw pisana d jakich celów zstał zakupine paliw. Nie jest t jednak kszt transprtu. Kszty Państwa pdróży pwinny być rzliczane zgdnie z bwiązującymi stawkami: wyskści diet, wyskści ryczałtu za ncleg, stawki za kilmetr przejechany prywatnym samchdem lub służbwym. Stawki bwiązujące znajdują się między innymi na strnie: http://pradnik.ng.pl (przed rzliczeniem Państwa ksztów pdróży prsimy sprawdzić, czy nie uległy ne zmianie). Jak rzliczać kszty stałe (takie jak np. czynsz, telefn, energia) dtyczące realizacji prjektu? W ramach trzymanej dtacji mżliwe jest sfinanswanie części ksztów związanych z funkcjnwaniem biura grantbircy tych, które bezpśredni dtyczą realizwaneg prjektu. Są nimi również karty telefniczne telefnów będących w psiadaniu wlntariuszy bądź pdwyknawców realizujących działania w ramach grantu. W przypadku płat stałych mgą Państw rzliczać kszty realizacji prjektu na dwa spsby: Na pdstawie kalkulacji prcentwej prwadznych działań w stsunku d całkwitych ksztów pnsznych przez Państwa rganizację, na przykład na każde 8 gdzin pracy rganizacji 1 gdzina przypada na realizację prjektu, tak więc 1/8 ksztów eksplatacyjnych mże zstać sfinanswana ze śrdków dtacji. Na pstawie szczegółwych rzliczeń (np. w przypadku rzliczenia rachunku telefniczneg będzie t zestawienie płączeń dtyczących prjektu). W przypadku większych rganizacji prwadzących kilka działań prjektwych w tym samym czasie zachęcamy, by już na pczątku prwadzenia prjektu przyjęli Państw wewnętrzne ustalenia dtyczące pdziału ksztów wspólnych z uwzględnieniem działań prwadznych na rzecz prjektu. Mgą ne mieć frmę dkumentu dłączneg d dkumentacji prjektu i pdpisaneg przez sbę upważniną (np. zarząd). Wskazane jest, aby na rewersie faktury pjawił się pis, jak bliczn kszt eksplatacyjny. 14
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie Jakie dkumenty są wymagane pdczas realizacji prjektu? Organizacja musi psiadać wszystkie ryginalne dkumenty źródłwe, t jest ryginały faktur, umów i rachunków. Muszą być ne dpwiedni pisane, pdpisane raz zatwierdzne pd względem merytrycznym i frmaln-rachunkwym. Dkładny pis znajdą Państw w umwie dtacji 5 pkt B. Przykład: Na rewersie faktury za papier d drukarki pwinn zstać napisane: Faktura/rachunek nr. sfinanswan ze śrdków Prgramu Działaj Lkalnie IX Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści realizwaneg przez Akademię Filantrpii w Plsce raz... (nazwa ODL), dtyczy zakupu. (pzycja z budżetu) dla (nazwa grantbircy) na realizację prjektu pt. (nazwa prjektu). Faktury i rachunki związane z pniesinymi ksztami realizacji prjektu muszą dtyczyć działań realizwanych w trakcie trwania umwy i pwinny być wystawine w czasie jej trwania. W szczególnych przypadkach mgą być ne dkumentwane z inną datą niż kres realizacji prjektu, na przykład dla prjektu kńcząceg się w lipcu mże bwiązywać również sierpniwa faktura za usługi telekmunikacyjne zrealizwane w lipcu. Z jednej pzycji budżetwej mżna finanswać kilka różnych faktur lub rachunków. Jeżeli w budżecie przewidziany jest na przykład zakup artykułów spżywczych na sptkania, t ta pzycja mże być rzliczana na pdstawie kilku lub kilkunastu dkumentów (faktur, rachunków itd.). Mżliwa i akceptwana w rzliczeniach jest również dwrtna sytuacja, kiedy jedna faktura lub rachunek będą pkrywać kszty przedstawine w kilku pzycjach budżetwych przewidzianych w prjekcie. Jak rzliczać faktury, w których znajdują się nie tylk pzycje rzliczane w ramach umwy dtacji? Jedna (lub więcej) faktura mże dkumentwać różne kszty, wśród których tylk część pzycji mże dtyczyć prjektu realizwaneg w ramach knkursu Działaj Lkalnie. W tym przypadku w pisie faktury należy zaznaczyć, które pzycje zstały sfinanswane ze śrdków dtacji, natmiast pzstałe pzycje pisać zgdnie ze źródłem ich finanswania (innym niż dtacja trzymana d ODL). Przykład: Na fakturze znajdują się trzy pzycje: papier, taśma klejąca i farby. Na ptrzeby prjektu wykrzystują Państw jedynie farby. Na rewersie faktury należy więc napisać: Pzycja 3 farby, rachunek nr sfinanswan ze śrdków Prgramu Działaj Lkalnie IX Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści realizwaneg przez Akademię Filantrpii w Plsce raz... (nazwa ODL), dtyczy zakupu (pzycja z budżetu) dla (nazwa grantbircy) na realizację prjektu pt. (nazwa prjektu). Pzstałe pzycje na fakturze należy pisać zgdnie ze źródłami ich finanswania czyli np. Pzycja 1 papier i pzycja 2 taśma klejąca zstały sfinanswane ze śrdków trzymanych d Urzędu Gminy w Szudziałwie, numer umwy. W pprzednich edycjach knkursu grantweg zdarzał się, że niektórzy grantbircy zwracali d ODL drbne kwty (np. 1,20 zł), których nie wykrzystali w trakcie trwania umwy. By uniknąć takiej sytuacji, prpnujemy, aby na bieżąc bserwwać wydatki w prjekcie, a ewentualne małe kwty pzstałe na kncie przeznaczyć na materiały lub statnie działania realizwane w ramach prjektu, a przewidziane w budżecie. 15
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie Jeżeli kwty pzstałe z dtacji każą się zbyt małe, by sfinanswać z nich wyżej wspmniane materiały, mgą Państw brakującą część pkryć ze śrdków własnych. TRZY ZŁOTE ZASADY DOKUMENTACJI PROJEKTU: 1. Każdy dkument musi zstać zatwierdzny pd względem merytrycznym i frmaln-rachunkwym. Pwinien zawierać na rewersie następujące frmuły: Sprawdzn pd względem merytrycznym i zatwierdzn d wypłaty (wraz z datą i pdpisem sby upważninej). Zgdnść pd względem merytrycznym znacza, że sba dpwiedzialna za pdejmwanie decyzji w rganizacji ptwierdza zgdnść wydatku z budżetem prjektu, a także ptwierdza pprawnść wystawienia dkumentu. Sprawdzn pd względem frmaln-rachunkwym (wraz z pdpisem sby upważninej, tj. dpwiedzialnej za finanse w rganizacji księgwej/księgweg, skarbnika). Frmuła ta znacza sprawdzenie dkumentu pd względem finanswym. 2. Każdy dkument finanswy musi zawierać trwały pis na ryginale (nie mże być załączny na sbnej kartce ani sprządzny łówkiem) raz infrmacje, jakie kszty zstały pniesine, w jakim celu i z jakiej pzycji budżetwej są finanswane. 3. Każdy ryginalny dkument finanswy musi również zawierać pd pisem infrmację: Sfinanswan w ramach Prgramu Działaj Lkalnie IX. Dpuszczalne jest dknywanie zmian w pisie dkumentu. W tym celu należy przekreślić treść pierwtną, zachwując jej czytelnść, i pisać dkument p raz drugi, w spsób prawidłwy, raz pdpisać się pd nwym pisem. 16
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie 5.5 Wkład rganizacji Pniżej znajdą Państw infrmacje na temat pzyskiwania i rzliczania bwiązkweg wkładu w realizację prjektu. Czym jest wkład grantbircy? Wkładem nazywane są śrdki finanswe, zasby, rzeczy i świadczne usługi, które zgdnie z umwą pwinny zstać zaangażwane d realizacji prjektu (tj. przeznaczne na sfinanswanie części ksztów prjektu). Wkład mże mieć charakter finanswy lub niefinanswy. Wkład niefinanswy mże przyjmwać trzy frmy: rzeczwą, usługwą lub w pstaci pracy wlntariuszy. Zgdnie z regulaminem knkursu Państwa wkład musi wynsić c najmniej 25% wartści dtacji, z czeg minimum 5% w pstaci finanswej, a pzstała część w pstaci wkładu usługweg, rzeczweg lub pracy wlntariuszy. W przypadku Inicjatywy DL nie ma minimalnych wartści wkładu. A. Wkład finanswy Wkład finanswy t wydatek ze śrdków finanswych rganizacji na pczet realizacji prjektu ptwierdzny ryginalnym dkumentem księgwym. Mże n być pniesiny gtówką (i wtedy zarejestrwany w raprcie kaswym) lub za pśrednictwem knta bankweg rganizacji. B. Wkład niefinanswy rzeczwy dbra materialne przekazane bezpłatnie na rzecz prjektu przez sbę fizyczną lub prawną (np. krzewy czy ziemia na zagspdarwanie placu zabaw). Osba taka mże być partnerem Państwa przedsięwzięcia. Przekazanie wkładu rzeczweg musi zstać ptwierdzne stswnym świadczeniem, które będzie stanwił część dkumentacji Państwa prjektu. Wzór świadczenia znajduje się na kńcu niniejszeg Przewdnika (Patrz: Oświadczenie darczyńcy/partnera). Wartść wkładu rzeczweg pwinna zstać szacwana na pdstawie cen rynkwych bwiązujących na terenie realizacji prjektu (np. ryza papieru, kmputer, drukarka). usługwy usługa wyknana bezpłatnie na rzecz prjektu przez sbę prawną lub sbę fizyczną prwadzącą działalnść gspdarczą. Wyknanie takiej usługi musi zstać ptwierdzne stswnym świadczeniem, które będzie stanwił część dkumentacji Państwa prjektu. Wzór świadczenia znajduje się na kńcu niniejszeg Przewdnika (patrz: Oświadczenie darczyńcy/partnera). Wyknanie usługi lub przekazanie twaru mże wiązać się z kniecznścią zapłaty pdatku VAT przez darczyńcę (szczegóły znajdują się w punkcie W jaki spsób dkumentwać wkład usługwy i rzeczwy). w pstaci pracy wlntariuszy niedpłatna praca sby fizycznej na rzecz prjektu. W zależnści d długści współpracy wlntariusza z Państwa rganizacją czas pracy mżna rzliczać na dwa spsby: pprzez prwadzenie karty czasu pracy wlntariusza (działania jednrazwe lub kilkukrtne, współpraca nieprzekraczająca 30 dni) lub pprzez pdpisanie umwy wraz z prwadzeniem karty czasu pracy (działania długfalwe przekraczające 30 dni). Wlntariusz współpracujący przy realizacji prjektu pniżej 30 dni (a więc bez umwy) pwinien mieć wykupine przez Państwa ubezpieczenie NNW. Wart zachęcać wlntariuszy d pdpisywania umów są ne bwiem krzystne zarówn dla nich, jak i dla grantbircy realizująceg prjekt. Wlntariuszami mgą być również krdynatr prjektu i człnkwie stwarzyszenia. Ich czas pracy, pdbnie jak w przypadku innych wlntariuszy współpracujących przy realizacji prjektu, pwinien być ewidencjnwany na pdstawie karty czasu pracy wlntariusza. Aktualny wzór umwy z wlntariuszem znajdą Państw na strnie Centrum Wlntariatu (http://www.wlntariat.rg.pl). Karta ewidencji czasu pracy wlntariusza stanwi cześć dkumentacji Państwa prjektu. Wzór karty znajduje się na kńcu niniejszeg Przewdnika. 17
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie Wyskść deklarwaneg przez Państwa wkładu mże ulec zmianie. W zależnści d zaistniałych klicznści mgą g Państw zwiększać lub zmniejszać. W przypadku zmniejszania należy pamiętać, by zawsze wynsił n minimum 25% trzymanej dtacji (w tym minimum 5% wkładu finansweg). Przykład: Wyskść dtacji wynisła 6000 zł, zaś deklarwany wkład rganizacji kształtwał się na pzimie 2000 zł. Jeżeli zajdzie taka kniecznść, mżna g zmniejszyć maksymalnie d kwty 1500 zł, pnieważ tyle wynsi wymagany w umwie wkład grantbircy (25% d kwty dtacji), z czeg minimum 300 złtych (5% kwty dtacji) pwinien stanwić wkład finanswy.! Zmniejszenie lub zwiększenie wkładu musi być dzwierciedlne i pisane w raprcie finanswym. W jaki spsób dkumentwać wkład usługwy i rzeczwy? Zarówn w przypadku darczyńców będących przedsiębircami, jak i darczyńców będących jednstkami budżetwymi, wkład usługwy i rzeczwy pwinien zstać udkumentwany na pdstawie świadczenia darczyńcy lub partnera w prjekcie (wzór przeznaczny d kpiwania znajduje się na kńcu niniejszeg Przewdnika, patrz: Oświadczenie partnera/darczyńcy). W przypadku przedsiębirców, którzy bciążeni są ddatkwymi bwiązkami zapłaty pdatku d twarów i usług, knieczne jest udkumentwanie trzymanej darwizny w pstaci: faktury VAT (jeśli darczyńca jest pdatnikiem), rachunku (jeśli darczyńca nie jest pdatnikiem).! Pdana w świadczeniu wartść twaru/usługi pwinna być wyliczna na pdstawie bwiązujących stawek rynkwych. W jaki spsób przedstawiać czas pracy wlntariuszy? Pracę wlntariuszy na rzecz prjektu mżna dkumentwać na pdstawie ewidencji czasu pracy lub świadczenia wlntariusza. Ewidencja czasu pracy wlntariusza pwinna zawierać następujące dane: imię i nazwisk wlntariusza, datę wyknywanej pracy, liczbę przepracwanych gdzin, zakres wyknywanych czynnści, pdpis wlntariusza raz pdpis krdynatra świadczący ptwierdzeniu przez nieg wyknanej pracy. W przypadku gdy kilku wlntariuszy wyknuje t sam zadanie, wystarczy jedna karta ewidencji czasu pracy dla wszystkich. Natmiast jeżeli każdy wlntariusz wyknuje jedn lub kilka zadań samdzielnie, należy wypełnić kartę pracy dla każdeg wlntariusza sbn. Na kńcu Przewdnika znajduje się kilka przykładów kart. W zależnści d sytuacji, mżna je mdyfikwać, ale należy pamiętać, żeby znajdwały się tam wszystkie dane pisane w akapicie pwyżej. Jeśli wlntariusz współpracuje z rganizacją krócej niż 30 dni, należy pamiętać dwóch kwestiach: knieczne jest zawarcie ustneg przumienia współpracy, chyba że wlntariusz pprsi, by zstał n sprządzne na piśmie, raz pkrycie przez rganizację ubezpieczenia d następstw nieszczęśliwych wypadków. Organizacja w takiej sytuacji zbwiązana jest wykupić dla wlntariusza ubezpieczenie NNW w dwlnej firmie ubezpieczeniwej. Z każdym wlntariuszem pracującym przy Państwa prjekcie dłużej niż 30 dni pwinna zstać pdpisana umwa. Jej wzór mgą Państwa trzymać d dwlneg ddziału Centrum Wlntariatu (adres mżna znaleźć na strnie: http://www.wlntariat.rg.pl/). Prsimy pamiętać, że zarówn karta pracy wlntariusza, jak i ewentualne przumienie są sprawdzane w trakcie mnitringu finansweg. Jeśli wlntariusz ma mniej niż 18 lat, knieczna jest zgda rdziców lub piekunów prawnych na wyknywanie przez nieg świadczeń charakterze wlntariackim. Zgda 18
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie wyrażana jest w przumieniu zawartym z rganizacją przyjmującą wlntariusza. Schemat takieg przumienia znajduje się na kńcu Przewdnika. Oświadczenie t będzie hnrwane jedynie w przypadku, gdy wlntariusz jest sbą fizyczną niewnszącą d prjektu materiałów i twarów (czyli na przykład wyknuje na rzecz prjektu ławkę, ale nie dstarcza farb ani drewna ptrzebnych d jej wyknania). Jeżeli wlntariusz wnsi jakieś własne materiały, t bwiązują g zasady pisane szczegółw w punkcie W jaki spsób dkumentwać wkład usługwy i rzeczwy.! Jedynie na pdstawie wypełninej karty ewidencji czasu pracy wlntariusza (lub świadczenia) i szacwanej stawki za gdzinę pracy wlntariusza (w zależnści d wyknywanych czynnści) mżna bliczyć wkład w frmie pracy wlntariusza. 6. Jak przygtwać raprt merytryczny i finanswy? Raprt merytryczny i finanswy jest ważną częścią rzliczenia trzymanej dtacji. W ramach knkursu DL IX 2015 zbwiązani są Państw d złżenia raprtu, składająceg się z części merytrycznej i finanswej. Nie ma bwiązku przygtwania raprtu kresweg, któreg zastępuje mnitring Ośrdka Działaj Lkalnie, z którym pdpisali Państw umwę dtacji. Więcej infrmacji na temat mnitringu ODL znajdą Państw w pkt. 7. Raprt składający się z części merytrycznej i finanswej należy złżyć d 21 dni p zakńczeniu realizacji umwy dtacji, tj. w terminie kreślnym w 8 pkt A umwy. Raprt pwinien zstać przygtwany według specjalneg frmularza zamieszczneg w systemie n-line (www.system.dzialajlkalnie.pl), któreg wzór stanwi załącznik nr 2 d umwy dtacji. Aby złżyć raprt należy zalgwać się w generatrze wnisków, używając teg sameg lginu i hasła, który był używany przy składaniu wnisku d knkursu DL IX 2015. P zalgwaniu pjawi się widk listy wnisków i w wierszu dt. zrealizwaneg prjektu - aktywny link: złóż raprt. Raprt merytryczny pwinien zawierać wyczerpujące dpwiedzi na pytania zawarte w frmularzu raz mżliwie jak najbardziej szczegółwe infrmacje przebiegu realizacji prjektu. Są t między innymi infrmacje tym, jak przebiega dtychczaswa realizacja przedsięwzięcia, czy zrealizwane zstały wszystkie przewidziane działania, czy wystąpiły jakieś trudnści, z jakich rezultatów prjektu są Państw najbardziej zadwleni, a także jakie działania udał się Państwu zrealizwać, ile sób uczestniczył w rganizwanych przedsięwzięciach (festynach, szkleniach, warsztatach), czeg się ne nauczyły, na czym te przedsięwzięcia plegały, z jaką częsttliwścią się dbywały, jakie krzyści dla spłecznści lkalnej przyniósł prjekt, c się zmienił w kntekście dbra wspólneg. Raprt finanswy stanwi statnią część frmularza raprtu kńcweg. Raprt finanswy pwinien zawierać infrmacje na temat wydatkwania trzymanych śrdków dtacji raz ddatkweg wkładu grantbircy.! Rzliczenie prjektu dtyczy śrdków z trzymanej dtacji raz wymaganeg 25% wkładu grantbircy w prjekt (w tym minimum 5% wkładu finansweg). Dkumenty finanswe (faktury, rachunki, umwy) pwinny być pisane zgdnie z zasadami przedstawinymi w punkcie 5. niniejszeg Przewdnika i przechwywane przez Dtwaneg przez kres 5 lat d daty zakńczenia realizacji prjektu w ramach Prgramu Działaj Lkalnie IX ( 5 umwy).! Uprzejmie prsimy nieprzysyłanie d ODL kpii pdpisywanych umów, rachunków i faktur i/lub zestawienia pniesinych ksztów. Wysyłka taka pwinna mieć miejsce wyłącznie na wyraźną prśbę ODL. Prsimy pamiętać, że aby złżyć raprt w systemie n-line, wszystkie pla muszą być wypełnine. Jeżeli jakieś pytania Państwa nie dtyczą, należy wpisać nie dtyczy, brak - lub 0. 19
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie P złżeniu raprtu w systemie n-line czekają Państw na jeg akceptację przez ODL, z którym pdpisali Państw umwę dtacji. Jeżeli w raprcie zstały ppełnine błędy, ODL zwraca Państwu raprt d pprawy wraz z infrmacją, w których plach znajdują się błędne dane. Raprt należy pprawić i pnwnie przesłać w systemie. Jeżeli raprt zstał wypełniny pprawnie, ODL akceptuje g w systemie n-line. Zaakceptwany raprt należy wydrukwać, pdpisać przez sby reprezentujące Państwa rganizację/instytucję udzielającą sbwści prawnej i przesłać pcztą d siedziby ODL. 7. Mnitring Mnitring t ciągły prces zbierania infrmacji na temat przebiegu realizacji prjektu, pstępów w siąganiu zaplanwanych rezultatów, ewentualnie dstępstw czy mdyfikacji. Jednym z elementów mnitringu jest wizyta przedstawicieli ODL w siedzibie rganizacji, która trzymała grant w ramach Prgramu Działaj Lkalnie, lub w biurze ODL. Celem mnitringu jest sprawdzenie, czy realizacja prjektu przebiega zgdnie z zaplanwanym harmngramem. Mnitring z reguły dbywa się w miejscu realizacji prjektu. Pełni n nie tylk funkcję kntrlną, lecz także edukacyjną i knsultacyjną. Daje szansę na zadanie pytań związanych z bieżącą realizacją prjektu, sknsultwanie zmian w harmngramie czy też budżecie. Pzwala na dstrzeżenie mcnych strn realizwaneg przedsięwzięcia, a także na dstrzeżenie ewentualnych trudnści i pmc w ich przezwyciężeniu. Mnitring merytryczny plega na dbyciu rzmwy służącej sprawdzeniu pstępów w realizacji prjektu. Pstępy te pisywane są w wypełnianej na miejscu krótkiej ankiecie. Mnitring finanswy plega na weryfikacji pprawnści dkumentacji prjektu, w tym na sprawdzeniu, na ile pniesine kszty są adekwatne d zrealizwanych działań, raz czy dkumenty są dpwiedni pisane, zadekretwane i zawierają znaczenie źródeł finanswania. Zgdnie z umwą ( 5) ODL ma praw przeprwadzić u Państwa mnitring (zarówn finanswy jak i merytryczny) w każdym mmencie realizacji prjektu we wcześniej uzgdninym, dgdnym zarówn dla grantbircy, jak i ODL terminie. Sptkanie pświęcne mnitringwi pwinn dbyć się w płwie realizacji prjektu. Mnitring zstanie przeprwadzny w każdej rganizacji, która trzymała grant na realizację prjektu w ramach Prgramu Działaj Lkalnie IX. 8. Jak skutecznie prwadzić działania kmunikacyjne prjekcie i działaniach rganizacji Prmcja Prgramu Działaj Lkalnie i działań grantbirców t w tegrcznej edycji prirytet dla rganizatrów i Fundatra prgramu. Jest t ściśle związane z realizacją gólnych celów prmcyjnych w IX edycji prgramu, takich jak m.in. prmcja wspólneg działania na rzecz lkalnej zmiany, dbra wspólneg i własneg śrdwiska, prmcja lkalnych liderów, spłeczników i wlntariuszy związanych z Prgramem Działaj Lkalnie, pinfrmwanie mediów tradycyjnych i elektrnicznych zasięgu lkalnym, reginalnym i gólnplskim działaniach Ośrdków Działaj Lkalnie i ich grantbirców raz rezultatach prjektów realizwanych przez grantbirców i same ODL-e. W związku z tym chcielibyśmy, aby mieli Państw szczególnie na uwadze pniższe zasady: 20
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie 1. Dkumentując swje prjekty, grantbircy najczęściej sięgają p zdjęcia. By móc je wykrzystywać, na przykład zamieszczać na strnie www, muszą Państw mieć zgdę autrów na ich publikację raz (w przypadku zdjęć, na których znajduje się mniej niż 5 sób) zgdę na wykrzystanie wizerunku ftgrafwanych. Jest t sprawdzane na etapie mnitringu. Obwiązujący frmularz świadczenia znajdą Państw na kńcu niniejszej publikacji. Tę samą zgdę wraz ze zdjęciami i innymi materiałami dkumentującymi prjekt trzeba przekazać Stwarzyszeniu Partnerstw dla Dliny Baryczy ARFP i ODL wykrzystują je między innym na ptrzeby publikacji wydawanych w ramach każdej edycji Prgramu Działaj Lkalnie, w których prezentwane są dfinanswane prjekty. 2. Umwa dtacji ( 9) nakłada na grantbirców bwiązek zamieszczania na wszystkich materiałach infrmacyjnych i publikacjach wydanych w ramach prjektu następującej infrmacji: Dfinanswan ze śrdków Prgramu Działaj Lkalnie IX Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści realizwaneg przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce raz Stwarzyszenie Partnerstw dla Dliny Baryczy. Materiały te pwinny być również patrzne lgtypami Prgramu Działaj Lkalnie raz ODL przyznająceg grant. Prsimy pamiętać, że lgtypu Prgramu nie wln zmieniać, rzciągać, mdyfikwać klrów, ucinać. Na pniższej liście znajdą Państw przykłady pzstałych materiałów, które należy znakwać (zamieścić infrmację dfinanswaniu + lgtypy). Nie jest t lista zamknięta. Oznakwaniu pdlegają wszystkie materiały pwstałe w ramach dfinanswaneg prjektu. C t będzie, zależy tylk d pmysłwści samych grantbirców. Oznakwać należy wszystk t, na treść czeg grantbircy mają wpływ, czyli: wszystkie materiały przesyłane d mediów, plakaty, ultki, banery reklamwe, rll-upy, wszystkie materiały drukwane: publikacje, książki, brszury, biuletyny, gazetki, kalendarze, mapy, dyplmy, zaprszenia, publikacje elektrniczne (np. w frmacie PDF, dc.) zamieszczane na strnie www, wszystkie gadżety prmcyjne, np. smycze, długpisy (małe gadżety mgą być znakwane tylk lgtypem Prgramu Działaj Lkalnie ), wszystkie przedmity związane z realizacją prjektu lub pwstałe w ramach prjektu. 3. O dfinanswaniu z Prgramu Działaj Lkalnie należy infrmwać w trakcie udzielania wywiadów, w trakcie imprez/ wydarzeń rganizwanych w ramach dfinanswaneg prjektu. 4. W czasie kntaktu z mediami - szczególnie, gdy dtyczy t telewizji - należy zadbać, aby w materiale Działaj Lkalnie znalazł się nawiązanie d Prgramu np. rll up, winder, przypinka, trba, plakat lub wypwiedziana frmuła z infrmacją fundatrze itp. 5. Zalecane jest, aby wszędzie tam, gdzie t mżliwe, stswać pełne znakwanie (lg Działaj Lkalnie, infrmacja współfinanswaniu + lgtypy ARFP, PAFW i ODL). W zależnści d wielkści materiału prmcyjneg dpuszczalne jest użycie wariantu minimum. Oznacza t, że każdy materiał prmcyjny musi zawierać c najmniej lg Działaj Lkalnie. Przy materiałach drukwanych bwiązkwa jest też infrmacja dfinanswaniu + pzstałe lgtypy. Lgtypy Prgramu Działaj Lkalnie znajdują się na strnie: http://www.dzialajlkalnie.pl w zakładce Niezbędnik. Lgtyp Stwarzyszenia Partnerstw dla Dliny Baryczy znajduje się na strnie: http://dzialaj.barycz.pl/pages/prmcja---lgtypy-11 Prsimy pamiętać, że lgtypy ARFP i PAFW mgą być wyłącznie ekspnwane w sąsiedztwie lgtypu Prgramu (nie jest mżliwe wykrzystanie sameg lg ARFP czy PAFW). 6. Infrmując w mediach spłecznściwych swich działaniach grantbircy pwinni zaznaczyć, że dtyczą ne Prgramu Działaj Lkalnie pprzez (d wybru): Hashtag #dzialajlkalnie @Działaj Lkalnie znaczenie na prtalu Facebk Dwlną frmułę dtyczącą Fundatra i Prgramu: Bhaterów reprtażu wsparła Plsk- Amerykańska Fundacja Wlnści w ramach Prgramu Działaj Lkalnie, Śrdki na budwę 21
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie bibliteki pchdziły z Prgramu Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści, Piknik mżna był zrganizwać dzięki dfinanswaniu z Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści itp. 7. Każdy grantbirca mże ddatkw pinfrmwać swich działaniach na wspólnym kanale kmunikacji jakim jest strna na prtalu Facebk. Mże t zrbić pprzez wklejenie infrmacji w dziale Psty na strnę, wysłać wiadmść d administratra strny via Facebk lub na adres k.kunert@filantrpia.rg.pl. 8. Każdy grantbirca psiadający knt na tzw. serwisach treściwych Yutube, Vime, Pinterest, Instagram itp. pwinien wyraźnie znaczać, że zamieszczne materiały są związane z Prgramem Działaj Lkalnie Plsk -Amerykańskiej Fundacji Wlnści. 9. Wart, aby grantbircy kmunikując swich działaniach, kierwali się pdstawwymi zasadami współpracy grantbirców Prgramu Działaj Lkalnie z mediami rekmendwane przez PAFW i ARFP: Mówimy tym, c jest naprawdę ważne i wpisuje się w szerszy kntekst spłeczny - czyli pwiadamy tym, c najciekawsze, najbardziej wartściwe dla czytelników mediów lkalnych, reginalnych i gólnplskich; Mówimy prstym językiem, jesteśmy dstępni i twarci na kmunikację piszemy i mówimy prst, brazw, d ludzi. Unikamy składni charakterystycznej dla urzędów, frmalnych wnisków i żargnu ng. Chdzi zarówn wyeliminwanie zdań wielkrtnie złżnych, które zamazują przekaz, ale i wyrazów uznawanych za zbyt frmalne, archaiczne czy branżwe (zamiast niniejszy - ten, zamiast albwiem - b, zamiast tutring - szklenie, zamiast spnsr - darczyńca, partner, instytucja współpracująca, firma wspierająca, zamiast kszt wartść, beneficjent/grantbirca realizatr, rganizatr prjektów). Pracujemy nad budwą infrmacji publikację na strnie, fan page u czy prtalu bwiązują takie same zasady jak prfesjnalnych dziennikarzy. Przyciągający tytuł, lead w którym syntetycznie ujmujemy temat i treść (bdy) w której staramy się dpwiedzieć na pytania, c?, kt?, gdzie? kiedy? dlaczeg? p c? Pamiętamy zasadzie: ważne na pczątku. Kmunikując prgramach należy kłaść nacisk na: histrie lkalnych liderów, spłeczników i wlntariuszy (human stry) mówienie językiem knkretnych krzyści pkazywanie knkretnych działań pzytywny przekaz kmunikację pprzez media spłecznściwe dbanie aktualizację strn internetwych współpracę z mediami gólnplskimi wykrzystywanie dbrych praktyk przedstawianie danych za pmcą infgrafik Narzędzia współpracy z mediami: Kmunikaty praswe infrmujące działaniach w ramach DL Knferencje praswe Wywiady Sptkania medialne najlepiej w rganizacji Artykułu praswe zwykłe lub spnsrwane 22
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie Zestawy praswe Patrnaty medialne Pkazy dla mediów - wart, aby grantbircy zapraszali kilku wyselekcjnwanych przedstawicieli mediów reginalnych lub gólnplskich na tzw. pkazy dla mediów, w czasie których mają szansę pkazać dziennikarzm w praktyce czym knkretnie zajmuje się rganizacja, zapznać, wlntariuszami, liderami związanymi z rganizacją. Narzędzia kmunikacji i prmcji rekmendwane dla grantbirców (ku inspiracji) kmunikaty praswe infrmujące działaniach w ramach DL; infrmacje we własnych mediach spłecznściwych; fanpage Działaj Lkalnie na prtalu Facebk d dyspzycji dla grantbirców - wrzucanie infrmacji prjektach w dziale Psty na strnę lub przesyłanie infrmacji d administratra pprzez wiadmść ; strna www.dzialajlkalnie.pl wrzucanie aktualnści; wysyłka pakietów praswych kreatywne pdejście d realizwanych działań, wysyłka infrmacji działaniach w ramach Prgramu na dwlnym nśniku, drbny gadżet itp. infgrafiki d użytku na strnach www, w mediach spłecznściwych raz w mailach; reklamy w prasie i internecie; blg; stiska prmcyjne na imprezach; punkty Infrmacyjne; banery infrmacyjne; tablice infrmacyjne ; stragany wystawiennicze; graffiti; happeningi; wędrujące wystawy zdjęć; eventy ftgraficzne; debaty; turnieje gier planszwych; inne materiały prmcyjne; Przykładwe materiały prmcyjne: np. rllupy, parasle, pendrive'y, kalendarze, ntesy, żagielki, naklejki, trby płócienne i papierwe, teczki, długpisy, pdkładki pd myszkę, balny, zakładki d książek, ultki i plakaty z wykrzystaniem kdów QR, dblaski, przypinki; Osba d kntaktu w sprawach wsparcia kmunikacyjneg i prmcji prgramu Działaj Lkalnie : Katarzyna Kunert k.kunert@filantrpia.rg.pl Więcej infrmacji skutecznych, ryginalnych spsbach prmcji i kmunikacji mżna znaleźć w na strnie http://www.dzialajlkalnie.pl w zakładce Mediateka, Prmcja raz w załącznikach 1 i 2 niniejszeg Przewdnika. 23
Prgram Działaj Lkalnie Plsk-Amerykańskiej Fundacji Wlnści jest realizwany przez Akademię Rzwju Filantrpii w Plsce i Ośrdki Działaj Lkalnie 9. Opwiedz... Knkurs adreswany jest d wszystkich grantbirców ODL (które rganizują knkursy lkalne) uczestniczących w Prgramie Działaj Lkalnie IX. Chcemy zachęcić d udziału, by pprzez prace knkurswe przedstawili Państw efekty przeprwadznych prjektów, czyli pkazali, c dały ne spłecznści lkalnej. W Knkursie mgą wziąć udział wszystkie chętne rganizacje, które trzymały w danym rku śrdki na przeprwadzenie prjektu w ramach Prgramu Działaj Lkalnie IX. Prace przygtwane przez Państwa pwinny być przesłane d ODL w kreślnym przez ODL terminie. Prace pwstałe w ramach knkursu Opwiedz pwinny spełniać funkcje kmunikacyjn-prmcyjne, wykrzystując przy tym nwczesne technlgie i niegraniczne zasby ludzkiej pmysłwści. Chcemy, aby autrzy prac skupili się zarówn na frmie, jak i na treści prac. 9.1 Przebieg knkursu I etap (lkalny) Na tym etapie Knkurs rganizwany jest przez chętne ODL dla grantbirców realizujących prjekty. ODL zachęca rganizacje d wzięcia udziału w knkursie, wspiera je też pdczas twrzenia prac. Z nadesłanych prac Ośrdek Działaj Lkalnie wyłni p jednej najlepszej w każdej kategrii. Następnie prace te przesłane zstaną d Akademii d ceny na etapie gólnplskim Knkursu. Na strnie internetwej prgramu, w zakładce Knkurs Opwiedz, znajdą Państw materiały, które mgą być pmcne w przygtwaniu ryginalnej pracy knkurswej: brszura Twórcze pwiadanie prjektach spłecznych, krótki film zawierający uniwersalne uwagi jurrów, prezentację zawierającą prace nagrdzne w pprzedniej edycji knkursu, wskazówki dtyczące wykrzystania muzyki w pracach knkurswych, wzór planszy kńcwej, która pwinna być zamieszczna w każdym materiale. I wiele innych Inspiracje d działań znajdą Państw na strnie: http://www.dzialajlkalnie.pl/ w zakładce knkurs Opwiedz. 24