ZAMAWIAJĄCY Łódzkie Centrum Wydarzeń ul. Piotrkowska 87 90-423 Łódź tel.: +48 (42) 280-79-10 fax: +48 (42) 280-79-17 e-mail: centrum@lcw.lodz.pl Łódź, 12.07.2017 r. ZP.371.31.2017 ZAPYTANIE OFERTOWE zamówienie o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, którego przedmiotem jest: świadczenie usług utrzymania czystości pomieszczeń w budynku Łódzkiego Centrum Wydarzeń. Tryb udzielenia zamówienia: Postępowanie o udzielenie zamówienia, którego wartość szacunkowa nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, prowadzone w trybie zapytania ofertowego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, do których ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się (art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r.) wprowadzonego Zarządzeniem Nr 1/2017 Dyrektora Łódzkiego Centrum Wydarzeń. Opis przedmiotu zamówienia, termin i miejsce wykonania zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kompleksowego utrzymania czystości pomieszczeń zlokalizowanych w budynku przy ul. Piotrkowskiej 87 (siedziba Łódzkiego Centrum Wydarzeń). 2. Umowa zostanie zawarta na okres 8 miesięcy od 01.08.2017 r. do 31.03.2018 r. 3. Do wykonywania niniejszej usługi Wykonawca będzie używał własnych urządzeń przeznaczonych do odpowiedniego rodzaju prac w tym: odkurzaczy, urządzeń zamiatających, myjących itp. Urządzenia muszą być w dobrym stanie technicznym i posiadać konieczne atesty. 4. Wykonawca zapewni wszystkie niezbędne do wykonania usługi środki chemiczne, w tym: środki do zmywania i konserwowania wszystkich rodzajów podłóg w obiekcie, środki do mycia szyb i powierzchni szklanych, środki do mycia i dezynfekcji toalet, środki do odświeżania powietrza, worki na śmieci, płyn do mycia naczyń. 5. Wykonawca zapewni także środki higieny: - papier toaletowy (w dużych rolkach do umieszczenia w podajniku); - ręczniki papierowe (w dużych rolkach do umieszczenia w podajniku z papieru makulaturowego); - mydło w płynie do aplikacji z podajnika. Środki higieniczne uzupełniane mają być na bieżąco, w zależności od zapotrzebowania i zużycia. 6. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w wysokości do 50% wartości zamówienia, w przypadku konieczności wykonania dodatkowych usług sprzątania. Usługi wykonane w ramach prawa opcji rozliczane będą według godzinowej ceny jednostkowej zaoferowanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. 7. Szczegółowy zakres praw i obowiązków związanych z realizacją zamówienia określa wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Opis obiektu: Łódzkie Centrum Wydarzeń zajmuje pomieszczenia usytuowane we frontowej części kamienicy:
- parter o łącznej powierzchni 468,89 m kw (w tym: punkt obsługi Centrum Informacji Turystycznej, holl, aneks kuchenny, 7 pomieszczeń biurowych, 2 toalety) - I piętro o łącznej powierzchni 310,05 m kw (w tym: 3 wydzielone pomieszczenia biurowe, sala konferencyjna, otwarta część biurowa tzw. open space, aneks kuchenny, toaleta, hall wraz z klatką schodową) Uwaga: Obecnie w użytkowaniu jest: - całe I piętro (310 m kw.); - hall na parterze, gdzie znajduje się punkt obsługi Centrum Informacji Turystycznej (203,04 m kw.) - w pozostałej części budynku na parterze użytkowane są jedynie: pomieszczenie socjalne kuchenne (11 m kw.), jedno pomieszczenie biurowe (8 m kw.) oraz mała toaleta (2, 50 m kw.) Pozostałe pomieszczenia biurowe na parterze nie będą podlegały sprzątaniu. Łączna liczba pracowników w całym budynku to 22 osoby. W budynku znajduje się następująca ilość pojemników: - na papier toaletowy 2 szt. - na mydło 4 szt. - na ręczniki w rolkach 4 szt. - maks. 25 koszy na śmieci o pojemności od 15 do 25 litrów. Do obowiązków Wykonawcy będzie należało wykonywanie następujących czynności: 1. Całościowe zamiatanie i zmywanie podłóg (terakota), odkurzanie wykładzin podłogowych oraz schodów codziennie; 2. Sprzątanie pokoi biurowych (odkurzenie i mycie podłogi, ścieranie kurzy z parapetów, mebli i sprzętów oraz biurek, opróżnianie pojemników w niszczarkach do papieru) codziennie; 3. Porządkowanie, zmywanie i dezynfekcja łazienek i ich wyposażenia (miski sedesowe, umywalki, lustra, baterie łazienkowe, itp.), uzupełnianie środków higienicznych tj.: mydła w dozownikach, wkładów w zawieszkach do WC, odświeżaczy, ręczników papierowych oraz papieru toaletowego codziennie; 4. Opróżnianie koszy na śmieci i wymiana worków we wszystkich pomieszczeniach codziennie; 5. Wynoszenie śmieci do wyznaczonych miejsc (śmietnika) codziennie; 6. Sprzątanie aneksów kuchennych (zamiatanie lub odkurzenie i umycie podłogi, ścieranie kurzy ze sprzętów, czyszczenie blatów) codziennie; 7. Mycie drzwi oraz grzejników raz w miesiącu; 8. Zmywanie glazury w pomieszczeniach kuchennych i toaletach raz w miesiącu. 9. Mycie okien (z zewnątrz i wewnątrz) w pomieszczeniach biurowych (pokoje) i ogólnodostępnych (tj. aneks kuchenny, korytarz, sala konferencyjna) ok. 28 m 2 raz na trzy miesiące; 10. Mycie witryn frontowych na paterze (z zewnątrz i wewnątrz) ok. 29 m 2 raz w miesiącu 11. Mycie witryn frontowych (z zewnątrz i wewnątrz) na pierwszym piętrze ok. 44 m 2 raz na trzy miesiące. Uwaga: witryny nie posiadają systemu otwierania. Konieczny jest podnośnik lub inny sprzęt umożliwiający umycie witryn. 12. Mycie przeszklonej ściany wewnątrz budynku (z zewnątrz i wewnątrz) na pierwszym piętrze ok. 17,5 m 2 raz na trzy miesiące. 13. Systematyczne podlewanie kwiatów. System pracy: 1. Od poniedziałku do piątku: w godz. 16.00-18.00 (całość użytkowanych pomieszczeń) 2. Sobota - sprzątanie tylko części galeryjnej parteru (tam gdzie funkcjonuje obsługa klientów Centrum Informacji Turystycznej) w godz. 15.00-16.00.
Istnieje możliwość obejrzenia obiektu, po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym. Warunki udziału w postępowaniu 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że: a) posiadają ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia. W przypadku udzielenia zamówienia, Wykonawca będzie zobowiązany do posiadania ww. ubezpieczenia przez cały okres realizacji umowy, b) nie otwarto w stosunku do nich likwidacji, w zatwierdzonym przez sąd układzie restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. poz. 978, z późn. zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawcy, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 233, z późn. zm.). 2. Dokumenty potwierdzające spełnianie ww. warunków, wymagane będą przed podpisaniem umowy. Przygotowanie oferty: 1. Ofertę należy sporządzić zgodnie z treścią formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 2. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę lub osobę/osoby uprawnione do jego reprezentacji. 3. Cena oferty winna być wyrażona w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Kwoty należy zaokrąglić do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 i wyższe zaokrągla się do 1 grosza (ostatnią pozostawioną cyfrę powiększa się o jednostkę). 4. Cena oferty musi obejmować wszystkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia, w tym w szczególności: koszty wynagrodzenia osób wykonujących usługi, koszty dostarczonych środków czystości, koszty materiałów Wykonawcy oraz użytkowania sprzętu niezbędnego do wykonania zamówienia, a także podatek VAT. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Termin związania ofertą Okres związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. Opis kryteriów oceny ofert 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium ceny 100% Kryterium Oceny Oferty Waga kryterium Cena oferty 100% Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie osiągniętej liczby punktów w oparciu o ustaloną punktację. Maksymalną ilość punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali Wykonawcy otrzymają ilość punktów obliczonych matematycznie w oparciu o wzór: cena najniższa Punkty za cenę = ----------------------------- x 100% cena rozpatrywana 2. Zamawiający udzieli niniejszego zamówienia temu(tym) Wykonawcy (Wykonawcom), którego(ych) oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, tj. uzyska największą łączną ilość punktów.
3. Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie lub koszcie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Sposób i termin składania ofert: 1. Ofertę należy przesłać na adres mailowy Łódzkiego Centrum Wydarzeń, centrum@lcw.lodz.pl, w nieprzekraczalnym terminie do 18.07.2017 r. do godz. 10.00 2. W temacie maila należy wpisać treść: ZP.371.31.2017 3. Zamawiający niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty przekaże Wykonawcom biorącym udział w postępowaniu oraz zamieści na stronie internetowej Łódzkiego Centrum Wydarzeń www.lcw.lodz.pl w zakładce ogłoszenia następujące informacje: - kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia, - nazwy wykonawców, - informacje dotyczące punktacji ofert jeżeli odpowiednio informacje te dotyczą przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: - została złożona po terminie składania ofert, - jej treść nie odpowiada treści niniejszego Zapytania ofertowego, - zawiera błędy w obliczeniu ceny, których nie można poprawić na zasadzie oczywistych omyłek rachunkowych, - jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, - Wykonawca nie wykaże spełniania warunków udziału w postępowaniu. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza o terminie i miejscu podpisania umowy. 2. Osoby reprezentujące Wykonawcę przy podpisywaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. Unieważnienie postępowania Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli: - do upływu terminu składania ofert nie złożono żadnej oferty lub nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu, - cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający podejmie decyzję o zwiększeniu tej kwoty do ceny najkorzystniejszej oferty, - wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym czego nie można było wcześniej przewidzieć, - postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Sposób porozumiewania się z Zamawiającym: 1. Korespondencję do Zamawiającego (powołując się w tytule na nr referencyjny postępowania: (ZP.371.31.2017) należy kierować: pisemnie na adres: Łódzkie Centrum Wydarzeń, ul. Piotrkowska 87, 90-423 Łódź drogą elektroniczną na adres: centrum@lcw.lodz.pl
Załączniki do poczty elektronicznej powinny być w formatach obsługiwanych przez programy Word 2007, Excel 2007, Adobe Reader. 2. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienia treści Zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli wyjaśnień nie później niż na 2 dni przed wyznaczonym terminem składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Treść pytań kierowanych do Zamawiającego wraz z odpowiedziami i wyjaśnieniami będzie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego w zakładce ogłoszenia. Izabela Zbonikowska Dyrektor Łódzkiego Centrum Wydarzeń