SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (S.I.W.Z.) o wartości nie przekraczającej 30 000 euro Dom Pomocy Społecznej w Matczynie Matczyn 4, 24-200 Bełżyce zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego przedmiotem jest DOSTAWA ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH PIEKARNICZYCH NA POTRZEBY DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ W MATCZYNIE MATCZYN 4, 24-200 BEŁŻYCE. 1. Nazwa oraz adres Zamawiającego: Dom Pomocy Społecznej w Matczynie Matczyn 4, 24-200 Bełżyce adres do korespondencji: Dom Pomocy Społecznej w Matczynie Matczyn 4, 24-200 Bełżyce Tel./Fax: 81 517 22 61 strona internetowa: www.dpsmatczyn.pl poczta elektroniczna: poczta@dpsmatczyn.pl NIP: 717-123-95-79 2. Tryb udzielenia zamówienia: Zamówienie o wartości zamówienia mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Domu Pomocy Społecznej w Matczynie. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane na stronie Internetowej Zamawiającego oraz tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 3. Opis przedmiotu zamówienia: 3.1. Przedmiotem zamówienia są dostawy produktów żywnościowych na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w Matczynie. Oznaczenie wg CPV: 15800000-6 - różne produkty spożywcze 15810000-9 - pieczywo, świeże wyroby piekarskie i ciastkarskie W Tabeli przedstawiono wykaz asortymentu podlegającego zamówieniu. Podane ilości są wielkościami szacunkowymi i w rzeczywistości mogą ulec zmianie. Minimalna gwarantowana ilość zakupu dla grupy asortymentowej to 65% asortymentu będącego przedmiotem zamówienia. Strona 1
3.2. Szczegółowy wykaz asortymentu podlegającego zamówieniu: Artykuły spożywcze piekarnicze LP Nazwa produktu Zamawiana jedn. Zamawiana ilość 1. Bułka zwykła, typ: wrocławska, 45g - 95g kg 5000 2. Bułka chałka 350g - 550g kg 18 3. Chleb regionalny, zwykły 850g 1200 g kg 5000 4. Chleb razowy 500g - 1000g kg 3000 5. Bułeczka z cynamonem lub rodzynkami 50g - 100g kg 150 6. Chleb bezglutenowy (np. gryczany lub kukurydziany) 450g - 550g kg 300 7. Cebularz 50g - 100g kg 150 8. Drożdżówka 50g - 100g kg 250 9. Bułka tarta 500g - 1000g kg 50 10. Rogal maślany 50g 100g kg 150 11. Rogal z czekoladą 50g - 100g kg 150 12. Chlebek na święconkę 500g kg 5 13. Babka piaskowa 400g 1000g kg 10 14. Kapuściak 30g - 100g kg 30 15. Strucla makowa 500g 1000g kg 12 16. Piernik 500-1000g kg 24 17. Pączek 100g kg 15 3.3. Nazwy podane w wykazie (oraz w formularzu cenowym, który stanowi załącznik do niniejszej specyfikacji) należy rozumieć jako nazwy preferowanego typu. Jeżeli w opisie przedmiotu zamówienia użyto do opisania przedmiotu zamówienia oznaczeń lub parametrów wskazujących na konkretnego producenta, konkretny produkt lub wskazano znaki towarowe, patenty lub pochodzenie, zamawiający dopuszcza zastosowanie produktów równoważnych, przez które należy rozumieć produkty o parametrach nie gorszych od przedstawionych w opisie przedmiotu zamówienia, spełniające wymagania zamawiającego, co najmniej w tym samym zakresie, co produkty opisane w opisie przedmiotu zamówienia. Nazwa takiego produktu musi znaleźć się w ofercie. 3.4. Poszczególne dostawy będą realizowane sukcesywnie w okresie obowiązywania umowy, po zamówieniu złożonym telefonicznie przez upoważnionego przez Zamawiającego intendenta transportem i na koszt Wykonawcy. 3.5. Przedmiot zamówienia musi spełniać Polskie Normy oraz wszelkie inne wymagania dotyczące produktów żywnościowych określone w obowiązujących przepisach, a w szczególności w: - ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r., Nr 136, poz. 914 z późn. zm.); - ustawie z dnia 16 grudnia 2005 r. o produktach pochodzenia zwierzęcego (Dz. U. z 2006 r., Nr 17, poz. 127 z późn. zm.); - rozporządzeniu Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 10 lipca 2007 r. w sprawie znakowania środków spożywczych (Dz. U. z 2007 r., Nr 137, poz. 966, z późn. zm.). 3.6. Zamawiający wymaga, aby dostawy asortymentu realizowane były specjalistycznym transportem, przystosowanym do przewozu żywności i spełniającym odpowiednie wymogi sanitarne określone w obowiązujących przepisach. Nie dopuszcza się ekspozycji towaru na działanie czynników atmosferycznych (deszcz, śnieg, i inne) a także zabrudzenia (piach, kurz, błoto i podobne) oraz zapachy (spaliny, opary, itp.). 3.7. Asortyment będący przedmiotem zamówienia winien być dostarczany w sposób gwarantujący ochronę przed uszkodzeniami transportowymi, w szczególności zaleca się, aby asortyment będący przedmiotem zamówienia pakowany był w czyste, nieuszkodzone opakowania lub pojemniki plastikowe z pokrywami posiadającymi stosowne atesty lub pojemniki plombowane lub metkowane lub plastikowe worki szczelnie zamykane. Zabrania się przewożenia brudnych opakowań razem z partią dostarczanego asortymentu. 3.8. Wymagany okres gwarancji: Wykonawca udzieli gwarancji na przedmiot zamówienia w zakresie jego jakości. Termin gwarancji zgodny z terminem dla tego rodzaju asortymentu określonym w stosownych normach. Zamawiający wymaga, aby dostawa Strona 2
do magazynu nastąpiła nie później niż w 1/3 okresu przydatności do spożycia dla danego produktu. W przypadku otrzymania żywności o niewłaściwej jakości zdrowotnej czy handlowej Zamawiający odmówi przyjęcia i zgłosi niezwłocznie reklamację telefonicznie w dniu dostawy. Wykonawca zobowiązuje się odebrać i wymienić żywność nie spełniającą wymagań na wolną od wad niezwłocznie, na własny koszt. 3.9. Miejscem dostaw jest magazyn zamawiającego w Domu Pomocy Społecznej w Matczynie, Matczyn 4, na zasadach ustalonych podczas zamawiania towaru. Zamawiający zastrzega sobie, że w okresach przerw wynikających z kalendarza świąt i dni wolnych od pracy zamówienia będą zgłaszane w ograniczonym zakresie. 3.10. Warunki płatności za usługę ustala się w następujący sposób: Zapłata wynagrodzenia za poszczególne dostawy asortymentu następowała będzie w formie przelewu bankowego, na konto Wykonawcy wskazane na prawidłowo wystawionej fakturze VAT w ciągu 14 dni od dnia jej dostarczenia Zamawiającemu. Świadczenie uznawane będzie za spełnione w dniu wystawienia dokumentu finansowego (polecenia przelewu) oraz przekazania go do banku celem realizacji. Wykonawca wystawi fakturę VAT na: Dom Pomocy Społecznej w Matczynie, Matczyn 4, 24-200 Bełżyce, NIP:.717-123-95-79 Podstawę do wystawienia faktury VAT przez Dostawcę będzie stanowił podpisany przez strony dowód dostawy, który zostanie wykonany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz otrzyma Wykonawca, a drugi egzemplarz Zamawiający. 4. Termin wykonania zamówienia: Dostawy sukcesywne (partiami) według potrzeb Zamawiającego w okresie od dnia 9 maja 2016 roku do 31 maja 2017 roku. 5. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 5.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; b) posiadania wiedzy i doświadczenia; c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) sytuacji ekonomicznej i finansowej; e) akceptacji określonych warunków zamówienia; 5.2. Ocena spełniania ww. warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniu stanowiącym załącznik do niniejszej specyfikacji. 5.3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, każdy z warunków winien spełniać co najmniej jeden z tych wykonawców albo wszyscy ci wykonawcy wspólnie. 5.4. W związku ze specyfiką i charakterem działalności prowadzonej przez Zamawiającego, zastrzega się możliwość zgłoszenia do Oferentów żądania dostarczenia bezpłatnych próbek wybranego asortymentu celem sprawdzenia jakości technicznej i walorów smakowych oraz poddania dostarczonych produktów obróbce zgodnie z przeznaczeniem i obowiązującym przepisem. W przypadku dostarczenia produktu nie spełniającego oczekiwań Zamawiającego, Oferent może zostać poproszony o powtórne dostarczenie próbki lepszej jakości lub oferta zostanie odsunięta od jej oceny. 6. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu: 6.1. Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wykonawca winien złożyć wraz z ofertą oświadczenie o spełnianiu warunków - zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik; 6.2. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji może zostać zobowiązany do udowodnienia Strona 3
Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji tego podmiotu. 7. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego: 7.1. Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest wykazać, iż nie ma podstaw do wykluczenia go z udziału w postępowaniu z przyczyn wymienionych w art. 24. ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. W tym celu wykonawca winien złożyć: a) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu - zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik; b) aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 upzp - zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik. 7.2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia należy wykazać brak podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu w stosunku do każdego z tych wykonawców. Od każdego z wykonawców wymagane jest złożenie stosownych oświadczeń oraz dokumentów. 7.3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - kopie dokumentów dotyczących odpowiednio wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub te podmioty. 8. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów: 8.1. W prowadzonym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje (w tym oferta) przekazywane będą za pomocą poczty elektronicznej. Adres poczty elektronicznej: poczta@dpsmatczyn.pl. Zamawiający wymaga przygotowania oferty w formie pisemnej. 8.2. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 8.3. W przypadku braku potwierdzenia otrzymania wiadomości przez wykonawcę, zamawiający uzna, iż pismo wysłane przez zamawiającego do wykonawcy zostało mu doręczone w sposób umożliwiający zapoznanie się wykonawcy z treścią pisma. 9. Osoba uprawniona do kontaktów z wykonawcami: Emilia Bury, tel.: 81 517 22 61 w. 47 10. Termin związania ofertą: Okres związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 11. Opis sposobu przygotowania oferty: a) wykonawcy przedstawią ofertę zgodnie z wymaganiami specyfikacji istotnych warunków zamówienia. b) każdy wykonawca przedłoży tylko jedną ofertę. c) oferta winna być napisana w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną czytelną techniką w sposób trwały wg formularza oferty. d) oferta oraz wszystkie załączniki do oferty muszą być podpisane przez osobę(-y) uprawnioną(-e) do reprezentowania wykonawcy. e) ewentualne upoważnienie do złożenia oferty (pełnomocnictwo lub dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy np. odpis z właściwego rejestru) winno być dołączone do oferty, o ile upoważnienie to nie wynika bezpośrednio z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą. Pełnomocnictwo winno być złożone w formie pisemnej, w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie, dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy należy złożyć w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Strona 4
f) oferta musi zawierać wszystkie dokumenty i oświadczenia, o których mowa w punktach wcześniejszych niniejszej specyfikacji. g) dokumenty dołączone do oferty należy złożyć odpowiednio w formie oryginału bądź skanu lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. h) informacje zawarte w ofercie, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których wykonawca zastrzegł, nie później niż w terminie składania ofert, że nie mogą być one udostępniane, muszą być oznaczone klauzulą: "NIE UDOSTĘPNIAĆ TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA" i załączone jako odrębna część nie złączona z jawną częścią oferty w sposób trwały. i) wykonawca winien przygotować ofertę w formie pisemnej, umieścić ją w kopercie zabezpieczonej przed otwarciem i zaadresowanej na adres Zamawiającego, tj.: Dom Pomocy Społecznej w Matczynie, Matczyn 4, 24-200 Bełżyce oraz będzie posiadać oznaczenie: Oferta na dostawę produktów spożywczych piekarniczych na potrzeby Domu Pomocy Społecznej w Matczynie a także wyraźny zapis: Proszę nie otwierać przed posiedzeniem komisji. W przypadku braku tych oznaczeń lub niewłaściwego zaadresowania koperty, zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za wynikające z tego powodu zdarzenia, np: omyłkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, a w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską - za jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. j) poza oznaczeniami podanymi powyżej, koperta winna posiadać czytelną nazwę i adres wykonawcy oraz bezpośredni numer telefonu do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie oferty. 12. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 13. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1. Ofertę należy złożyć w Sekretariacie Domu Pomocy Społecznej w Matczynie. Wykonawca powinien upewnić się, że oferta została zarejestrowana w książce korespondencyjnej. 2. Termin składania ofert upływa dnia 2 maja 2016 r. o godz. 9:00. 3. W przypadku wysłania oferty pocztą liczy się data wpływu oferty do Zamawiającego. 4. Oferta złożona po terminie zostanie zniszczona bez otwierania. 5. Oferty zostaną poddane ocenie do dnia 4 maja 2016 r. do godz. 15:00. 6. Zamawiający poinformuje o wyborze najkorzystniejszej oferty na stronie WWW Zamawiającego oraz na tablicy ogłoszeń w jego siedzibie. 14. Opis sposobu obliczenia ceny 14.1. Przed przystąpieniem do obliczenia ceny w formularzu oferty należy podać nazwę handlową/producenta oferowanego asortymentu, cenę jednostkową netto, stawkę podatku VAT (wyrażoną w %), cenę jednostkową brutto. 14.2. Przez cenę oferty należy rozumieć sumę wartości brutto wszystkich pozycji w danej grupie asortymentowej. 14.3. Wartością brutto poszczególnej pozycji jest iloczyn ilości danego asortymentu oraz jego ceny jednostkowej netto powiększony o kwotę należnego podatku VAT. 14.4. Cena oferty zawiera zapłatę za przedmiot umowy wraz z podatkiem od towarów i usług VAT, jak również wszelkie koszty bezpośrednie i pośrednie związane z realizacją umowy, w tym m. in. koszty dostaw. 14.5. Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich. 14.6. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert: a) Zamawiający może zażądać od Wykonawcy dostarczenia nieodpłatnych próbek asortymentu, celem zapoznania się z jakością towaru. Próbki zostaną poddane degustacji oraz ocenie walorów jakościowych w zakresie przydatności do zastosowania w procedurze przygotowywania posiłków w Domu Pomocy Społecznej. b) Jedynie oferty Wykonawców, których jakość próbek asortymentu zostanie oceniona pozytywnie, będą rozpatrywane pod względem ceny, która jest podstawowym kryterium oceny ofert (100%). Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę uzyska 100 punktów. Strona 5
c) Liczba punktów możliwa do uzyskania w kryterium cena zostanie wyliczona wg wzoru: C = C min/ C bad x 100 pkt gdzie: C - liczba punktów możliwa do uzyskania w kryterium cena, C min - najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych, C bad - cena oferty badanej nieodrzuconej. Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą ilość punktów (100 pkt.). 15. Wymagania dotyczące wadium. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium 16. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zamawiający nie będzie wymagał wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 17. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego: 17.1. Zawarcie umowy z wykonawcą nastąpi w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie zostanie przesłane mailem lub faksem albo 10 dni - jeżeli zostanie przesłane w inny sposób. 17.2. O terminie i miejscu podpisania umowy zamawiający powiadomi wykonawcę w trybie roboczym. 17.3. Osoby reprezentujące wykonawcę przy podpisaniu umowy powinny posiadać ze sobą dokumenty potwierdzające ich umocowanie do podpisania umowy, o ile umocowanie to nie będzie wynikać z dokumentów załączonych do oferty. 18. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranych umów przedstawiono w załączniku do niniejszej specyfikacji. 19. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia: W prowadzonym postępowaniu mają zastosowanie przepisy zawarte w dziale VI ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych, Środki ochrony prawnej, przewidziane w postępowaniach o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ww. ustawy. 20. Podwykonawcy: Zamawiający żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom. 21. Integralną częścią niniejszej specyfikacji są następujące załączniki: załącznik nr 1 - oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu załącznik nr 2 - formularz zgody na przetwarzanie danych załącznik nr 3 - formularz oferty załącznik nr 4 - wzór umowy Strona 6