Zarządzenie nr 6/2010

Zarządzenie nr 6/2010 Dyrektora Przedszkola Publicznego Nr 13 w Radomiu, ul. Garbarska 59/67 z dnia 31 XII 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu kontroli zarządczej w Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Radomiu Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 Ustawy z 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240) w związku z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 tj. ze zm.) i Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84) 1 Wprowadzam do zapoznania i stosowania Regulaminu kontroli zarządczej w Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Radomiu - zwany dalej Regulaminem kontroli zarządczej lub regulaminem stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 I 2011 r. 2 Data i podpis Dyrektora

Załącznik nr 1 do zarządzania nr 6/2010 dyrektora Przedszkola Publicznego nr 13 w Radomiu z dnia 31 XII 2010 r. Postanowienia ogólne Regulamin kontroli zarządczej 1 1. Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad przeprowadzania kontroli zarządczej w Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Radomiu, zwanego dalej,,przedszkolem 2. Regulamin obowiązuje osoby wykonujące prace w siedzibie Przedszkola Publicznego Nr 13 w Radomiu. Definicja kontroli zarządczej 2 1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji celów w następujących obszarach: 1) Zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) Skuteczności i efektywności działania, 3) Wiarygodności sprawozdań, 4) Ochrony zasobów, 5) Przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) Efektywności i skuteczności przepływu informacji, 7) Zarządzania ryzykiem. 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o: 1) Ryzyku - należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, mającego negatywny wpływ na wykonywanie zadań bądź osiąganie celów; 2) Wpływie ryzyka - należy przez to rozumieć skutki dla realizowania zadań i osiągania celów spowodowane przez zdarzenie objęte ryzykiem; 3) Istotności ryzyka - należy przez to rozumieć częstotliwość wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację; 4) Akceptowanym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony w zarządzeniu poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku; 5) Zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałaniu ryzyku; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia; 6) Mechanizmach kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów. Przestrzeganie wartości etycznych Środowisko wewnętrzne 3 1. Wszyscy pracownicy w Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Radomiu dbają o wykonywanie zadań publicznych oraz wykorzystywanie środków publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i uwzględnieniem interesu wspólnoty. 2

2. Nauczyciele są świadomi wartości etycznych obowiązujących w Przedszkolu i określonych w ustawie z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006, Nr 97, poz. 674 tj. ze zm.) 3. Zatrudnieni pracownicy niepedagogiczni są świadomi wartości etycznych, określonych w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008, Nr 223, poz. 1458 tj. ze zm.) 4. W Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Radomiu obowiązuje Kodeks etyki pracowników. Kompetencje zawodowe 4 1. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata. 2. Szczegółowe wymagania dotyczące nauczycielskich kwalifikacji określa ustawia z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006, Nr 97, poz. 674 t.j. ze zm. oraz Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z 12 marca 2009 r. w sprawie szczegółowych kwalifikacji wymaganych od nauczycieli oraz określenia szkół i wypadków, w których można zatrudnić nauczycieli niemających wyższego wykształcenia lub ukończonego zakładu kształcenia nauczycieli (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 400 ze zm.). 3. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Radomiu pracowników samorządowych określa ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008, Nr 223, poz. 1458 tj. ze zm.), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2009r. Nr 50, poz. 398 ze zm.) 4. W przypadku pracowników na stanowiskach wymagających dodatkowych uprawnień wynikających z ustaw, przepisów resortowych (np. Dyrektora) wymagania te są weryfikowane na etapie rekrutacji przez jednostkę nadrzędną. 5. Pełna dokumentacja personalna dotycząca rekrutacji pracowników na stanowisko urzędnicze, przechowywana jest w Kadrach. 6. Pracownicy i osoby zarządzające posiadają odpowiednie kwalifikacje i stale podnoszą umiejętności poprzez uczestnictwo w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych, organizowanych i nadzorowanych przez Dyrektora. 7. Każdemu pracownikowi przedstawiono na piśmie opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie opisu stanowiska jest potwierdzone podpisem pracownika.. 5 1. Praca nauczyciela w Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Radomiu podlega ocenie. Szczegółowe regulacje dotyczące przeprowadzenia oceny nauczyciela znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 2 listopada 2000 r. w sprawie kryteriów i trybu dokonywania oceny pracy nauczyciela, trybu postępowania odwoławczego oraz składu i sposobu powoływania zespołu oceniającego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1066 ze zm.), oraz wprowadzonym,,procedura oceny pracy nauczyciela 2. Ocenie podlega praca pracowników administracji zatrudnionych w Przedszkolu. Szczegółowe zasady przeprowadzania oceny zawarty jest w Kodeksie Pracy oraz ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008, Nr 223, poz. 1458 tj. ze zm.) 3. Zasady dokonywania oceny pracy ujęte zostały w,,regulaminie dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych Struktura organizacyjna 6 3

1. Zasady organizacji i wewnętrzna struktura w Przedszkolu Publicznym Nr 13 w Radomiu zawarta jest w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 tj. ze zm.). 2. Strukturę organizacyjną Przedszkola, szczegółowy zakres kompetencji dyrektora, i pozostałych pracowników określa 1) Statut. 2) Regulamin pracy 3) Regulamin organizacyjny 4) Regulamin Rady Pedagogicznej 5) Regulamin Rady Rodziców 3. Dla każdego pracownika określony został w sposób formalny aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności Delegowanie uprawnień 1. Delegowanie uprawnień jest odpowiednie do wagi podejmowanych decyzji stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego, na podstawie upoważnień nadawanych przez Dyrektora. 2. Upoważnienia i nadane uprawnienia delegowane poszczególnym osobom, mają pisemny charakter i są potwierdzone podpisem przez osobę przyjmującą. 3. Dokumenty z delegowanymi uprawnieniami przechowywane są w aktach osobowych pracowników. 7 Misja Cele i zarządzanie ryzykiem 8 1. Misja Przedszkola została określona w ustawie z dnia 7 września 1991 r o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 tj. ze zm.) zgodnie ze wskazaniami zawartymi w Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka, Międzynarodowym Pakcie Praw Obywatelskich i Politycznych oraz Konwencji o Prawach Dziecka. Nauczanie i wychowanie - respektując chrześcijański system wartości - za podstawę przyjmuje uniwersalne zasady etyki. 2. Kształcenie i wychowanie służy rozwijaniu u dzieci poczucia odpowiedzialności, miłości ojczyzny oraz poszanowania dla polskiego dziedzictwa kulturowego, przy jednoczesnym otwarciu się na wartości kultur Europy i świata. Przedszkole winno zapewnić każdemu wychowankowi warunki niezbędne do jego rozwoju, przygotować go do wypełniania obowiązków rodzinnych i obywatelskich w oparciu o zasady solidarności, demokracji, tolerancji, sprawiedliwości i wolności. 3. Cele i zadania Przedszkola określa Ustawa o 7 września 1991 r. o systemie oświaty, oraz Statut, zatwierdzony przez Radę Pedagogiczną. Określanie celów i zadań. 1. Bieżące cele Przedszkola są określane w rocznej perspektywie. 2. Cele przedszkola na rok kolejny określa zespół w skład którego wchodzą: - Dyrektor - Przedstawiciel Rady Pedagogicznej - Główny księgowy 3. Zespół określa cele Przedszkola z uwzględnieniem wniosków w tym zakresie składanych przez Radę Rodziców, Radę Pedagogiczną. 4. Cele i zadania na rok kolejny rok są określane w terminie do 30 grudnia roku poprzedniego. 9 4

5. Wyznaczone przez zespół cele są wpisywane w Rejestrze celów do realizacji stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 6. Zadania wrażliwe służące realizacji celów to zadania, przy których wykonywaniu pracownicy Przedszkola mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej placówki. 7. Procedury, w których zostały określone metody ograniczania ryzyka oraz środki zaradcze w odniesieniu do zadań wrażliwych to: 1) Zamówienia publiczne Regulamin zamówień publicznych do 14000 euro oraz Procedury zamówień publicznych. 2) Gospodarka kasowa Instrukcja kasowa. 3) Wydatkowanie środków publicznych Polityka rachunkowości. 4) Gospodarka majątkiem Przedszkola (ruchomym i nieruchomościami) Instrukcja inwentaryzacyjna i magazynowa. 8. Zadania wrażliwe są na bieżąco monitorowane przez Dyrektora. Identyfikacja ryzyka 10 1. Raz w roku dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do celów ustalonych w trybie określonym w 9 Regulaminu. 2. Identyfikacji ryzyk dokonuje zespół, o którym mowa w 9 Regulaminu. 3. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom przedszkola oraz realizacji budżetu. 4. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować: 1) cele i zadania realizowane przez Przedszkole, 2) realizację budżetu, 3) zagrożenia związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań, związane z realizacją celów i realizacją budżetu z ich wewnętrznymi i zewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń. 5. Podczas identyfikacji stosowana jest kategoryzacja ryzyka. 6. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka: 1) ryzyko finansowe; 2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich; 3) ryzyko działalności; 4) ryzyko zewnętrzne. 7, Wykaz rodzajów ryzyka występujących w ramach poszczególnych kategorii, Ryzyko finansowe Budżetowe Strat majątkowych Zamówień publicznych i zlecania zadań publicznych Odpowiedzialności finansowej Ryzyko dotyczące zasobów ludzkich Personelu BHP Kategorie ryzyka Związane z planowaniem dochodów i wydatków, dostępnością środków publicznych, dokonywaniem wydatków i pobieraniem dochodów. Związane ze stratami finansowymi, które mogą być przedmiotem ubezpieczenia np. ryzyko pożaru lub innego żywiołu, kradzieży, wypadku. Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem zamówień publicznych lub zlecaniem zadań publicznych innym podmiotom np. ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu udzielania zamówień publicznych. Związane z obowiązkiem zapłaty kwot pieniężnych tytułem np. odszkodowań, odsetek ustawowych, kosztów procesowych. Związane z liczebnością i kompetencjami pracowników, szkoleniami, wprowadzaniem nowych zadań bez zabezpieczenia kadrowego. Związane ze zdrowiem pracowników i wypadkami przy pracy. 5

Ryzyko działalności Regulacji wewnętrznych Organizacji i podejmowania decyzji Kontroli funkcjonalnej i samooceny Informacji Reputacji Związane z istnieniem i funkcjonowaniem regulacji wewnętrznych. Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz przekazywaniem obowiązków i uprawnień np. ryzyko nieprecyzyjnie określonych obowiązków, ryzyko nieodpowiedniej struktury organizacyjnej, nieprawidłowo wydanej decyzji, zapewnienie terminowego ogłaszania aktów normatywnych, w tym przepisów prawa miejscowego. Związane z działaniem systemu kontroli funkcjonalnej np. ryzyko niedostatecznej kontroli lub nieskutecznych metod kontroli. Związane z jakością informacji na, podstawie których podejmowane są decyzje np. ryzyko braku komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Związane z reputacją placówki np. ryzyko negatywnych opinii. Systemów informatycznych Związane z używanymi w placówce systemami i programami informatycznymi oraz ochroną zawartych w nich danych np. ryzyko awarii systemów informatycznych, ryzyko udostępniania danych osobom nieuprawnionym, ryzyko nieuprawnionej modyfikacji danych. Ryzyko zewnętrzne Infrastruktury Gospodarcze Związane z infrastrukturą np. transportem drogowym, komunikacją teleinformatyczną, zaopatrzeniem w energię, gaz itp. Związane z czynnikami ekonomicznymi np. kursami walut, inflacją Środowiska prawnego Związane ze zmiennością przepisów prawa, nieprawidłową wykładnią i niejednolitym orzecznictwem. Kategorie (obszary) ryzyka 8. O terminie przeprowadzenia identyfikacji ryzyk decyduje Dyrektor. 9. Ponowna identyfikacja ryzyk jest przeprowadzana również przypadku istotnej zmiany warunków w których funkcjonuje szkoła. 10. O przeprowadzeniu ponownej identyfikacji ryzyka decyduje Dyrektor Analiza ryzyka 11` 1. Ocena ryzyka polega na określeniu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego wpływu na działalność Przedszkola a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w 10. 2. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysokie, średnie, niskie. 3. Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków, jakie będzie ono miało, dla realizacji zadania, osiągnięcia celu lub realizacji budżetu. Do określenia wpływu używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysoki, średni, niski. 4. Podczas określania prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu ryzyka stosowane są zasady zawarte poniżej 6

1) Zasady oceny wpływu ryzyka. Skutek Wysoki (3) Średni (2) Niski (1) Przesłanki Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje uszczerbek mający krytyczny lub bardzo duży wpływ na realizację kluczowych zadań albo osiąganie założonych celów poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa lub na reputacji Przedszkola. Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczną stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację Przedszkola. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego. Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację Przedszkola. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć. 2) Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka. Stopień prawdopodobieństwa Wysoki (3) Średni (2) Niski (1) Przesłanki Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku. Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się sporadycznie w ciągu roku. Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku lub nie wystąpi wcale. 3) Poziom istotności ryzyka. III - Ryzyko poważne (6-9) Ryzyko o wysokim wpływie oraz wysokim lub średnim prawdopodobieństwie. Ryzyko o średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie. II - Ryzyko umiarkowane (3-5) Ryzyko o wysokim wpływie i niskim prawdopodobieństwie. Ryzyko o średnim wpływie oraz o średnim lub niskim prawdopodobieństwie. Ryzyko o niskim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie. I - Ryzyko nieznaczne (1-2) Ryzyko o niskim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie. 12 1. W oparciu o dokonaną ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka. 2. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: 7

III ryzyko poważne - to ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 6-9 punktów. II ryzyko umiarkowane - to ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 3 5 punktów. I ryzyko nieznaczne to ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 1 2 punkty. Mapa ryzyka Y Skutek Wysoki (3) (3) (6) (9) Średni (2) (2) (4) (6) Niski (1) (1) (2) (3) Niskie (1) Średnie (2) Wysokie (3) X Prawdopodobieństwo Reakcja na ryzyko 13 1. Metodami przeciwdziałania ryzyku są: 1) kontrolowanie ryzyka - stosowanie mechanizmów kontroli zarządczej; 2) przeniesienie ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia, 3) przesunięcie w czasie, 4) tolerowanie ryzyka. 2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować: 1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń; 2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka; 3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres, w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań 14 1. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez Dyrektora przedszkola. 2. Dyrektor przedszkola i pozostali członkowie zespołu określonego w 9 którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania; 3. Efektywność zarządzania ryzykiem oraz system kontroli zarządczej podlega niezależnej i obiektywnej ocenie przez kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną. 4. Wyniki oceny, o której mowa w ust. 1 i 2, wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 8

15 1. Dyrektor i pozostali członkowie zespołu określonego w 9 niniejszego Regulaminu na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku, określają rodzaj możliwych reakcji na ryzyko. 2. Opisy działań w reakcji na ryzyko są wpisywane w Rejestrze Analiza i przeciwdziałanie ryzyku - stanowiącym załącznik Nr 2 niniejszego Regulaminu. 3. Członkowie zespołu zapewniają stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku ustalonych w Rejestrze: Analiza i przeciwdziałanie ryzyku, a w razie zaistnienia potrzeby, przygotowują projekty stosownych aktów wewnętrznych określających mechanizmy kontroli i przedstawiają je Dyrektorowi przedszkola w celu ich akceptacji i wprowadzenia do stosowania. 16 1. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez: 1) Członków zespołu określonego w 9 niniejszego regulaminu, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania; 2) Dyrektora, w ramach bieżącego zarządzania, 2. Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponosi Dyrektor i osoby odpowiedzialne za realizację celów przedszkola za dany rok. Mechanizmy kontroli 17 1. Wewnętrzna dokumentacja systemu kontroli zarządczej jest tworzona w wyniku przestrzegania norm określonych w procedurach wewnętrznych, instrukcjach, wytycznych, zakresach obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz innych dokumentach wewnętrznych. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. 2. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem bądź utratą dokumentów określa obowiązująca w Przedszkolu Instrukcja kancelaryjna. Nadzór i kontrola 18 1. Kontrolę finansową sprawuje Dyrektor oraz inni pracownicy na podstawie art. 53 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U 2009 nr 157, poz. 1240). 2. Kontrola finansowa obejmuje: 1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; 2) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie gromadzenia oraz wydatkowania środków publicznych; 3) prowadzenie gospodarki finansowej. 3. Do przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych, których konsekwencją jest dokonanie wydatków ze środków publicznych, zobowiązani są Dyrektor oraz osoby przez niego upoważnione. 4. W ramach kontroli wstępnej sprawdza się, czy projektowane wydatki mają pokrycie w planie finansowym. 5. Wstępna ocena celowości planowanych zobowiązań i wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez Dyrektora już na etapie przygotowywania projektu finansowego. 9

6. W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący: 1) zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty pracownikowi, który je przygotował, z poleceniem wprowadzenia odpowiednich zmian lub uzupełnień; 2) odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami; 3) zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości. 7. Szczegółowe zasady przeprowadzania wewnętrznej kontroli finansowej zawarte są w Instrukcji Zakładowej polityki Rachunkowości oraz Regulaminie kontroli wewnętrznej. Ciągłość działalności 19 Ciągłość działania Przedszkola Publicznego Nr 13 im. w Radomiu gwarantuje: 1. Wykorzystanie wyników analizy ryzyka. 2. Odpowiedni dobór kadr do zajmowanego stanowiska. 3. Stosowanie procedur i instrukcji dotyczących rachunkowości i finansów zawartych we wdrożonej Instrukcji Zakładowej polityki Rachunkowości zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo księgowych. 4. Bezpośredni nadzór jednostki nadrzędnej (sprawowany w zakresie finansowym i pedagogicznym). 5. Opracowanie i wdrożenie; 1) Regulaminu sprawowania nadzoru pedagogicznego w przedszkolu 2) Regulaminu korzystania z ogrodu przedszkolnego 3) Procedury przyjmowania dzieci do przedszkola 4) Procedury bezpieczeństwa dzieci w przedszkolu 5) Procedury organizowani zastępstw 6) Procedury przyprowadzania i odbierania dziecka z przedszkola 7) Procedury postępowania w przypadku nieszczęśliwego wypadku dziecka 8) Procedury polityki bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych 9) Instrukcji HACCAP 10) Instrukcji BHP na stanowiskach pracy 11) Instrukcji kancelaryjna i archiwalna Ochrona zasobów 20 1. Dostęp do zasobów Przedszkola mają wyłącznie upoważnione osoby. 2. Osobom zarządzającym i pracownikom powierzona została odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki. 3. Została opracowana i wdrożona Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych i Instrukcji zarządzania systemem informatycznym. Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego 4. Wdrożono: 1) Instrukcję BHP na stanowiskach pracy, 2) Instrukcje kancelaryjna i archiwalna 3) Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 21 1. Merytoryczne kwestie z zakresu obiegu dokumentów oraz gospodarki finansowej w formie procedur kontroli są uregulowane we wdrożonej Instrukcji Zakładowej polityki Rachunkowości 10

2. Polityka rachunkowości zawiera: SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH, WYSTAWIANA DOWODÓW KSIĘGOWYCH, METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW I USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO, OCHRONA DANYCH I ICH ZBIORÓW ORAZ ZAKŁADOWY PLAN KONT PROCEDURA WSTĘPNEJ OCENY CELOWOŚCI ZACIĄGANIA ZOBOWIĄZAŃ FINANSOWYCH I DOKONYWANIA WYDATKÓW W PRZEDSZKOLU PROCEDURA KONTROLI DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH W PRZEDSZKOLU INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA INSTRUKCJA KASOWA REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI DO 14.000 EURO ZASADY GOSPODARKI DRUKAMI ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA 3. Instrukcja kancelaryjna 4. Regulamin Kontroli Wewnętrznej Bieżąca informacja Informacja i komunikacja 22 1. Osoby zarządzające oraz pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. 2. Komunikacja wewnętrzna realizowana jest poprzez: Książka zarządzeń Instrukcja kancelaryjna Tablica ogłoszeń Rady pedagogiczne Zebrania z pracownikami administracji i obsługi Strona internetowa przedszkola ZSZO 3. Komunikację zewnętrzną wykonuje Dyrektor - zgodnie ustawą z dnia 7 września 1991 r o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 tj. ze zm.) o systemie oświaty poprzez m.in. Zebrania z rodzicami Strona internetowa przedszkola Instrukcja kancelaryjna Monitorowanie systemu kontroli zarządczej Monitorowane i ocena 23 1. Monitoring to proces oceny działania systemu w określonym czasie. Monitorowanie realizacji celów i zadań odbywa się z uwzględnieniem kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności m.in. poprzez opracowanie planu nadzoru pedagogicznego oraz projektu planu finansowego przedszkola. 2. Dyrektor w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 3. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także Główny Księgowy. 4. Wszyscy pracownicy przekazują Dyrektorowi informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 11

5. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 6. Dyrektor podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w przedszkolu procedur i regulaminów. Samoocena 24 1. Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez Dyrektora przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Samooceny dokonuje zespół określany w 9 3. Wyniki samooceny wpisywane są w Kwestionariuszu Samooceny Kontroli Zarządczej, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 4. Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli wewnętrznych i zewnętrznych są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w Przedszkolu. Ocena stanu kontroli zarządczej stanowi podstawę do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez Dyrektora za poprzedni rok. 25 Wykaz dokumentów zawierających procedury kontroli zarządczej 1. Regulamin pracy 2. Statut Publicznego Przedszkola Nr 13 w Radomiu 3. Regulamin organizacyjny 4. Regulamin premiowania pracowników nie będących nauczycielami. 5. Regulamin Rady Pedagogicznej 6. Regulamin Rady Rodziców 7. Regulamin przyznawania nagród dyrektora przedszkola dla pracowników niepedagogicznych 8. Regulamin przyznawania nagród dyrektora dla nauczycieli. 9. Regulamin wynagradzania nauczycieli. 10. Regulamin Funduszu Zdrowotnego dla nauczycieli 11. Regulamin przyznawania środków na dofinansowanie dokształcania i doskonalenia zawodowego nauczycieli. 12. Regulamin zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 13. Regulamin kontroli wewnętrznej. 14. Instrukcja Zakładowej polityki Rachunkowości 15. Regulamin prowadzenia naboru na wolne stanowiska urzędnicze 16. Regulamin dokonywania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych 17. Regulamin sprawowania nadzoru pedagogicznego w przedszkolu 18. Regulamin korzystania z ogrodu przedszkolnego Procedury 1. Procedura przyjmowania dzieci do przedszkola 2. Procedura przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków 3. Procedura bezpieczeństwa dzieci w przedszkolu 4. Procedura oceny pracy nauczyciela 5. Procedura udzielania pomocy pedagogiczno psychologicznej w przedszkolu 6. Procedura organizowani zastępstw 7. Procedura przyprowadzania i odbierania dziecka z przedszkola 8. Procedura postępowania w przypadku nieszczęśliwego wypadku dziecka 9. Procedura polityki bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych 10. Procedura dopuszczania do użytku programu wychowania przedszkolnego 11. Procedura informowania rodziców na temat diagnozy dziecka 12

12. Procedura obserwacji zajęć Instrukcje 1. Instrukcja HACCAP 2. Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego 3. Instrukcje BHP na stanowiskach pracy 4. Instrukcja kancelaryjna i archiwalna 13