System współpracy samorządów lokalnych Sochaczew, 2 23. września 2009 Arkadiusz Jachimowicz 2 2
Co to jest system współpracy samorządów z organizacjami pozarządowymi System współpracy to: trwałe wkomponowanie 3 organizacji pozarządowych w strukturę działań samorządu, odpowiednie zapisy prawa lokalnego, dobra praktyka współpracy oparta na zasadzie pomocniczości i partycypacji społecznej. 3 3
Dlaczego naleŝy tworzyć system współpracy Nowe zarządzanie publiczne samorządów Współpraca samorządów z biznesem i organizacjami pozarządowymi (partnerzy w zarządzaniu) Udział obywateli i ich organizacji w podejmowaniu decyzji nt. priorytetów świadczonych usług (partycypacja społeczna) Włączanie partnerów w proces świadczenia usług społecznych na rzecz społeczności Kontrola społeczna działalności władz samorządowych Monitoring i ocena usług świadczonych przez administrację publiczną przez obywateli i ich organizacje oraz biznes 4 4
Dlaczego naleŝy tworzyć system współpracy Typy relacji samorządu z organizacjami 1. paternalistyczne kontrolowanie aktywności 2. konfliktowe przeciwstawianie się władzy przez obywateli 3. lobbingowe wpływ nielicznych grup interesów 4. partnerskie wzajemne uznanie kompetencji, niezaleŝności, jawność działań Ryszard Skrzypiec 5 5
Dlaczego naleŝy tworzyć system współpracy POWODY TRUDNOŚCI WE WSPÓŁPRACY PO STRONIE NGOS Stereotypy Niezrozumienie procedur Niefrasobliwość w stosunku do rozliczeń i sprawozdań Pewne poczucie wyŝszości misyjność zosia samosia PO STRONIE SAMORZĄDU Stereotypy Chęć dominacji - daję czyli wymagam Nieelastyczność (Np. pewne zmiany w trakcie) Słabe rozeznanie potrzeb społecznych Paweł Jordan 6 6
Przeszkody we współpracy brak tradycji współpracy dysproporcje w zasobach materialnych, finansowych i ludzkich odmienna kultura pracy: stabilizacja wobec zmienności postawa paternalizmu ze strony samorządu postawa klientelizmu ze strony organizacji animozje personalne obawa przed przejęciem władzy przez liderów op konkurencja pomiędzy organizacjami/brak współpracy 7 7
Dlaczego naleŝy tworzyć system współpracy Zalety systemu współpracy uporządkowanie procedur dotyczących organizacji wewnątrz urzędu (jednolite dokumenty, formularze, procedury) zgromadzenie w jednym dokumencie pełnej wiedzy na temat wszystkich aspektów współpracy samorządu z organizacjami efekt synergii zwielokrotnienie efektów poprzez łączenie moŝliwości, zasobów, pracy ekspertów itp. dobry przepływ informacji w obie strony 8 8
Dlaczego naleŝy tworzyć system współpracy Zalety systemu współpracy utworzenie wewnętrznego gremium odwoławczego, które reaguje na sytuacje konfliktowe pomiędzy samorządem a organizacjami pozarządowymi przejrzystość procedur udzielania dotacji przez samorząd monitoring społeczny nad wydatkowaniem pieniędzy publicznych rozwój aktywności społecznej wyraŝonej ilością i jakością organizacji pozarządowych 9 9
Co pomaga w opracowaniu i wdroŝeniu systemu współpracy znajomość specyfiki partnera, wzajemne zaufanie, poszanowanie partnerstwo, a nie klientelizm: unikanie dominacji administracji nad organizacjami obywatelskimi gotowość stron do kompromisów i porozumień obopólna zgoda na przejrzystość planowanych działań i procedur (w tym kontrolnych) istnienie reprezentacji sektora pozarządowego wyodrębnienie odpowiednich struktur zapewniających obsługę merytoryczną i logistyczną zdolność przenoszenia ustaleń na niŝszy poziom funkcjonowania organizacji i instytucji nie wykorzystywania partnerstwa przez liderów organizacji jako środka kariery osobistej i źródła wzrostu ich dochodów 10 10
Zasady i wartości na jakich opiera się system współpracy subsydiarność/pomocniczość suwerenność, partnerstwo, partycypacja, efektywność, uczciwa konkurencja, jawność 11 11
W jaki sposób jest zapisany system współpracy w prawie lokalnym w stosowanych procedurach w relacjach partnerskich stron równowadze sił w osobach i zespołach stojących na straŝy systemu w tradycji współpracy 12 12
System współpracy w prawie krajowym Konstytucja RP Ustawy o samorządach terytorialnych Ustawa o finansach publicznych Ustawa o zamówieniach publicznych Ustawa o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie Ustawa o pomocy społecznej Inne ustawy i rozporządzenia 13 13
System współpracy w prawie lokalnym Strategia rozwoju samorządu Program rozwiązywania problemów społecznych Roczny program współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi Wieloletnie programy współpracy samorządu z organizacjami (Zasady współpracy, Karty współpracy) Programy branŝowe obligatoryjne (np. program przeciwdziałania alkoholizmowi) i fakultatywne (np. program działań na rzecz osób starszych) Uchwała budŝetowa Programy rozwoju sektora pozarządowego Inne akty prawa miejscowego (uchwały, zarządzenia itp) 14 14
WaŜniejsze elementy systemu współpracy 15 Roczny program współpracy i zasady współpracy Partnerstwo na rzecz rozwoju organizacji Urzędnik odpowiedzialny za współpracę - pełnomocnik Wspólne zespoły Reprezentacja sektora pozarządowego Ośrodek wspierania organizacji pozarządowych Wymiana informacji Powierzanie i dofinansowywanie zadań Zasada standaryzacji usług Fundusz wkładu własnego Doroczne spotkania plenarne i branŝowe Zasada monitoringu i ewaluacji współpracy 15
Strategia rozwoju samorządu Strategia rozwoju samorządu (oraz programy operacyjne) powinna właściwie lokować organizacje pozarządowe jako przedmiot oddziaływań, ale i podmiot identyfikujący problemy i realizujący zadania określone w strategii. Strategie i inne programy planistyczne powinny być opracowywane we współpracy z organizacjami pozarządowymi juz od samego początku procesu ich tworzenia. NaleŜy uświadamiać organizacjom pozarządowym Ŝe samorządowi w pierwszym rzędzie zaleŝy na realizacji strategii rozwoju. 16 16
17 Wieloletni program współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi (karta współpracy, zasady współpracy) przyjęty uchwałą rady gminy/powiatu/województwa zgromadzenie w jednym dokumencie pełnej wiedzy na temat wszystkich aspektów współpracy samorządu z organizacjami nawiązanie do strategii rozwoju samorządu uporządkowanie w urzędzie procedur dotyczących organizacji pozarządowych (jednolite dokumenty, formularze, przebieg dokumentów) opisana zrozumiałym językiem praktyka współpracy samorządu z organizacjami nie naleŝy przeregulować (niepotrzebnie uszczegółowiać) zapisów, ale teŝ uogólniać 17
Roczny program współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi przyjęty uchwałą gminy/powiatu/województwa zgodnie z Ustawą o działalności poŝytku publicznego, jako operacyjny program określający: (1) konkretne zadania do wykonania w danym roku wraz z ich kosztami oraz (2) wydarzenia wychodzące poza zwykłą praktykę współpracy. 18 18
Strategia rozwoju sektora pozarządowego opracowana przez organizacje pozarządowe, mogąca słuŝyć m.in. jako podstawa do opracowania strategii rozwoju samorządu w obszarze dotyczącym sektora pozarządowego, zasad współpracy i rocznych programów współpracy strategie w Elblągu, Ełku, Olsztynie 19 19
Partnerzy współpracy po stronie samorządu organ uchwałodawczy samorządu (np. Rada Miejska, komisje stałe) organ wykonawczy (np. wójt, prezydent) wydziały/departamenty, jednostki organizacyjne (MOPS, szkoły, PCPR, Domy Kultury) Rada Sołecka, Sołtys 20 20
Partnerzy współpracy po stronie organizacji organizacje pozarządowe zorganizowany partner po stronie organizacji pozarządowych: np. reprezentacja organizacji pozarządowych danego powiatu, gminy czy województwa, czynnie współtworzący ww akty prawa lokalnego, dbający o właściwą praktykę współpracy poprzez jej stałe monitorowanie i ewaluację zebranie wszystkich organizacji z gminy eksperci sektora pozarządowego 21 21
Osoba kontaktowa ze strony samorządu urzędnik odpowiedzialny za realizację zasad współpracy (pełnomocnik prezydenta ds. organizacji pozarządowych) kompetencje określone w zasadach współpracy, w praktyce takie, jakie sobie wypracuje spowiednik, ambasador, nauczyciel, porządkowy, animator animator: inicjator, katalizator, mediator, facylitator, agent zmiany człowiek pogranicza pomiędzy młotem samorządu a kowadłem organizacji pozarządowych 22 22
Zadania pełnomocnika Zadania Pełnomocnika Elbląga: odpowiada przed Prezydentem Miasta za bieŝące wypełnianie zadań wynikających ze współpracy, w porozumieniu w Wydziałami UM ogłasza konkursy ofert, odpowiada za proces opiniowania, ogłasza wyniki konkursów, przyjmuje od organizacji ubiegających się o realizację zadania publicznego oferty wraz z wnioskiem o przyznanie dotacji ze środków publicznych, przekazuje oferty wydziałom merytorycznym Urzędu Miejskiego oraz innym jednostkom, przewodniczy Zespołowi Koordynacyjnemu, powołuje Komisje Oceniające działające na podstawie Regulaminu Komisji Oceniającej (Regulamin stanowi załącznik nr 2 Zasad Współpracy), monitoruje realizację projektów finansowanych ze środków Pełnomocnika, sporządza roczne sprawozdanie z realizacji zadań przez organizacje pozarządowe, finansowanych ze środków Pełnomocnika, sporządza roczne zbiorcze zestawienie z realizacji zadań przez organizacje pozarządowe finansowanych ze wszystkich wydziałów Urzędu Miejskiego i jednostek samorządu, 23 23
Zadania pełnomocnika we współpracy z Zespołem Koordynacyjnym oraz naczelnikami wydziałów Urzędu Miejskiego i kierownikami jednostek samorządowych sporządza coroczną opinię ze stanu współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi, przyjmuje wnioski od organizacji na pozyskanie środków ze źródeł zewnętrznych na wkład własny z tak zwanego Funduszu Grantowego, przyjmuje wnioski o udzielenie rekomendacji Prezydenta Elbląga dla składanego projektu oraz wnioski o partnerstwo formalne lub nieformalne samorządu elbląskiego dla składanego projektu, przyjmuje wnioski o przydział lokalu lub budynku na działalność statutową organizacji przekazuje do zaopiniowania przez Radę Elbląskich Organizacji Pozarządowych projekty uchwał Rady Miejskiej Elbląga dotyczące sektora pozarządowego, prowadzi i aktualizuje Bank Informacji o elbląskich organizacjach pozarządowych, współorganizuje raz do roku zebranie plenarne elbląskich organizacji pozarządowych, odpowiada za informacje dotyczące organizacji pozarządowych zamieszczane w BIP oraz na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Elblągu. 24 24
Wspólne zespoły wspólny zespół ds współpracy samorządu z organizacjami pozarządowymi (np. Zespół Konsultacyjny) złoŝony z przedstawicieli samorządu i reprezentantów sektora pozarządowego, wskazanych przez sektor pozarządowy; zadaniem takiego zespołu jest kreowanie, monitorowanie i ewaluacja współpracy, zespoły branŝowe ngo pracujące przy danym wydziale (np. pomocy społecznej) zespoły obligatoryjne np. Rada Sportu, Społeczna Rada ds.... - sposób powoływania przedstawicieli organizacji do zespołów, odpowiedzialność zespoły tworzone do wypracowania dokumentów np. Strategii rozwiązywania problemów społecznych 25 25
Tryby finansowania zadań organizacji 1. Tryb zlecania zadań organizacjom pozarządowym zgodnie z Ustawą o działalności poŝytku publicznego i o wolontariacie 2. Tryb zlecania zadań organizacjom pozarządowym zgodnie z Ustawą o pomocy społecznej 3. Tryb zlecania zadań organizacjom pozarządowym zgodnie z Ustawą o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (powiat) 4. Tryb zlecania zadań organizacjom pozarządowym zgodnie z Ustawą Prawo ochrony środowiska 5. Tryb zlecania zadań organizacjom pozarządowym zgodnie z Ustawą o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi 6. Tryb zlecania zadań organizacjom pozarządowym działającym w oparciu o Ustawę o ochronie poŝarowej 7. Ustawa Prawo zamówień publicznych 8. Ustawa o partnerstwie publiczno-prywatnym 26 26
Komisja oceniająca oferty wspólna komisja oceniająca oferty składane przez organizacje w konkursach ofert ogłaszanych przez samorząd, w skład której obligatoryjnie wchodzą równieŝ liderzy organizacji pozarządowych wskazani przez sektor pozarządowy metoda oceny ofert konkursowych: ocena punktowa, karta oceny - ocena kaŝdej oferty przez kaŝdego członka komisji, wykluczenie konfliktu interesu podpisywanie oświadczeń przez członków komisji, jawność oceny - dostęp organizacji do protokołu konkursu 27 27
Wymiana informacji strona internetowa samorządu strona internetowa organizacji (np. serwis regionalny, strona reprezentacji, strona centrum organizacji pozarządowych) baza adresów e-mailowych wysyłka informacji biuletyn samorządowy E-biuletyn, e-kalendarz wysyłka pocztą tradycyjną kontakty bezpośrednie 28 28
Organizacja wspólnych spotkań doroczna konferencja plenarna organizacji pozarządowych organizowana wspólnie z samorządem spotkania informacyjne spotkania branŝowe organizacji pozarządowych organizowane wspólnie z wydziałami urzędów miast 29 29
Standaryzacja zadań powierzanych organizacjom wprowadzenie zasady, Ŝe powierzenie zadania organizacji pozarządowej wymaga uprzedniego wystandaryzowania standaryzacji dokonuje grupa ekspertów i praktyków ze strony samorządu i organizacji pozarządowych inicjatorem standaryzacji powinien być samorząd standard powinien być wdroŝony 30 30
Opis standardu Postanowienia wstępne (preambuła) Podstawy prawne Przedmiot zadania/usługi Misja i cel zadania/usługi Zakres podmiotowy, rzeczowy, przestrzenny Specyfikacja Warunki spełnienia usługi Procedury stosowane przy realizacji zadania/usługi Zasady monitoringu i ewaluacji realizowanej usługi Regulacje nadzwyczajne 31 31
MoŜliwość dofinansowania wkładu własnego organizacji organizacje mogą otrzymaćśrodki finansowe na pokrycie wkładu własnego do projektów kierowanych do funduszy europejskich i innych środki pochodzą z rezerwy celowej samorządu przekazywane są w formie konkursu moŝe być stosowana promesa mogą być przekazane w kaŝdej fazie realizacji projektu (?) 32 32
Zgłaszanie zadań do rocznego programu współpracy organizacje pozarządowe mogą zgłaszać propozycje zadań, które ich zdaniem - powinny zostać ujęte w programie współpracy na rok następny propozycje powinny być zgłaszane w określonym terminie na odpowiednim formularzu zespół tworzący roczny program wspólpracy musi wziąć propozycje pod uwagę 33 33
Ośrodek wspierania organizacji Ośrodek wspierania organizacji pozarządowych - stałe miejsce wsparcia organizacji pozarządowych prowadzone na zasadzie powierzenia zadania wyspecjalizowanej organizacji pozarządowej 34 34
Wypracowanie systemu współpracy Uzyskanie klimatu politycznego Małe gminy praca ze wszystkimi organizacjami DuŜe gminy/powiaty/województwa wyłonienie grupy zadaniowej złoŝonej z liderów organizacji pozarządowych i przedstawicieli samorządów Praca z reprezentacją sektora pozarządowego 35 35
Wypracowanie systemu współpracy Grupa zadaniowa Proces tworzenia powinna rozpocząć konferencja dla organizacji pozarządowych i przedstawiceli samorządu na temat moŝliwości wypracowania systemu współpracy podczas której nastąpi: prezentacja partnerów współpracy warsztaty na temat zasadności utworzenia systemu współpracy (prowadzi moderator) utworzenie grupy zadaniowej złoŝonej z przedstawicieli organizacji i samorządu proces wypracowywania systemu współpracy jest doskonałą metodą integracji partnerów 36 36
Wypracowanie systemu współpracy Grupa zadaniowa c.d. Praca grupy polegająca na szeregu spotkań i wypracowaniu projektów dokumentów Proces opiniowania i konsultacji zwłaszcza skarbnik i prawnik Konferencja organizacji prezentująca i zatwierdzająca dokument Przyjęcie dokumentu przez samorząd w formie uchwały Rozpoczęcie wdraŝania systemu współpracy 37 37
WdraŜanie systemu współpracy Decydująca rola we wdraŝaniu urzędnika ds organizacji pozarządowych Rozmowy indywidualne z urzędnikami Promocja systemu współpracy wśród organizacji Konsekwencja we wdraŝaniu przepisów Notowanie przeregulowań Pomoc wspólnego zespołu ds organizacji pozarządowych (Zespołu Koordynacyjnego) Pomoc centrum organizacji pozarządowych 38 38
Monitoring i ewaluacja systemu współpracy W programie współpracy powinien być zapis o metodach monitoringu i ewaluacji Stały monitoring odbywa się na posiedzeniach zespołu wspólnego Co roku powinien być sporządzony raport z monitoringu Ewaluacja powinna być dokonywana przez ewaluatora zewnętrznego NaleŜy opracować metodę wdraŝania w system współpracy uwag z monitoringu i ewaluacji system powinien byc podatny na zmiany 39 39
Dziękuję za uwagę 40 40 40