załącznik A Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla zadania Świadczenie usług w ramach prac Zespołu Wsparcia dla projektu Budowa zintegrowanego systemu zarządzania Gminami Powiatu Mikołowskiego i Powiatem Mikołowskim w oparciu o system informacji o terenie (GIS) - Etap II 1
Zadaniem Wykonawcy w ramach przedmiotu zamówienia jest merytoryczne wsparcie Zamawiającego podczas realizacji projektu do dnia zakończenia finansowego projektu. Wykonawca zobowiązuje się do merytorycznego wsparcia ogółu działań Zamawiającego dotyczących nadzorowania prawidłowej realizacji projektu. Ze względu na szeroki zakres przedsięwzięcia, jakim jest budowa systemu informacji o terenie Wykonawca ma dysponować zespołem osób, które posiadają odpowiednią wiedzę, uprawnienia i doświadczenie z zakresu tworzenia i wdrażania systemów GIS/SIT. Wykonawca w ramach przedmiotu umowy zrealizuje zadania określone w Projekcie nazwą Zespół Wsparcia Projektu. Wszystkie działania Wykonawcy mają uwzględniać strukturę, uwarunkowania prawne i organizacyjne Partnerów projektu. Zamawiający udostępni Wykonawcy po podpisaniu umowy wszelkie niezbędne dokumenty związane z realizacją projektu będące w jego posiadaniu w terminie 2 dni roboczych od daty zawarcia umowy w siedzibie Zamawiającego, w tym dane kontaktowe osób wyznaczonych przez Partnerów projektu. Ze względu na stopień zaawansowania projektu Wykonawca zobowiązuje się w terminie 7 dni od dnia otrzymania materiałów od Zamawiającego do zapoznania się z nimi w stopniu umożliwiającym realizację umowy. Jeśli zaistnieje konieczność pozyskania dodatkowych informacji związanych z realizacją zadań w ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia niezbędnych konsultacji, wywiadów i pozyskania niezbędnych informacji w siedzibach Partnerów projektu. ZADANIA WYKONAWCY W RAMACH PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Wykonawca będzie zobowiązany do merytorycznego wsparcia ogółu działań Zamawiającego dotyczących nadzorowania prawidłowej realizacji Projektu. Wykonawca będzie zobowiązany do merytorycznego wsparcia ogółu działań Zamawiającego dotyczących nadzorowania prawidłowej realizacji projektu w zakresie: bieżący monitoring prawidłowej realizacją harmonogramu rzeczowo-finansowego u każdego z Partnerów projektu w uzgodnieniu z Zamawiającym, bieżący monitoring prawidłowej instalacji i terminowej konfiguracji wdrażanych modułów w uzgodnieniu z Zamawiającym, bieżący monitoring prawidłowej realizacji założeń wynikających ze Studium Wykonalności w uzgodnieniu z Zamawiającym, monitoring, sprawozdawczość wg IZ RPO WSL, pomiar wskaźników projektu oraz ich raportowanie, termin przygotowania dokumentów z monitoringu i sprawozdawczych na życzenie Zamawiającego: do 10 dni roboczych przed terminem wyznaczonym przez IZ RPO WSL, w uzgodnieniu z Zamawiającym współpraca z Partnerami projektu i firmami zewnętrznymi zaangażowanymi w realizację projektu w uzgodnieniu z Zamawiającym na wniosek Zamawiającego organizacja i czynny udział w spotkaniach związanych z realizacją projektu, sporządzanie szczegółowych notatek na spotkaniu, protokołów ze spotkania, termin przygotowania spotkania: do 5 dni roboczych od zgłoszenia przez Zamawiającego, termin sporządzenia protokołów ze spotkania: na zakończenie spotkania, zweryfikowanie gotowości do odbioru poszczególnych etapów projektu (odbiory częściowe, końcowe) na wniosek Zamawiającego, termin weryfikacji: do 5 dni roboczych od zgłoszenia, aktywny udział w odbiorach częściowych oraz odbiorach końcowych poszczególnych etapów projektu, termin wykonania: do 5 dni roboczych od zgłoszenia, 2
przekazanie Zamawiającemu protokołów odbioru oraz dokumentacji powykonawczej, protokoły te muszą być wstępnie sprawdzone i zaakceptowane przez Wykonawcę, termin przekazania: do 5 dni roboczych od daty wykonania protokołu/dokumentacji, organizacja uruchomienia poszczególnych etapów realizacji projektu, sprawdzenie faktur Wykonawców oraz dokumentów załączonych do rozliczenia projektu na wniosek Zamawiającego, termin wykonania: do 5 dni roboczych od daty przekazania faktur i dokumentów, wykonywanie w cyklach miesięcznych raportów dla Zamawiającego z realizacji projektu, Zakres raportów zgodnie z IZ RPO WSL, termin wykonania: do 7 dnia każdego miesiąca, weryfikacja raportów, protokołów odbioru prac zrealizowanych przez poszczególnych wykonawców zgodna z SIWZ, termin wykonania: do 5 dni roboczych od daty przekazania. OGÓLNE INFORMACJE OPROJEKCIE Projekt pn. Budowa zintegrowanego systemu zarządzania Gminami Powiatu Mikołowskiego i Powiatem Mikołowskim w oparciu o system informacji o terenie (GIS) jest realizowany w ramach Programu Rozwoju Subregionu Centralnego Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, priorytet 2 -Społeczeństwo informacyjne, działanie 2.2 - Rozwój elektronicznych usług publicznych. Realizacja projektu rozpoczęła się w 2009 roku. Beneficjentem projektu są gminy powiatu mikołowskiego Łaziska Górne, Mikołów, Ornontowice, Orzesze, Wyry oraz Powiat Mikołowski. Liderem projektu jest Gmina Mikołów. Łączna wartość kwalifikowanych do dofinansowania nakładów inwestycyjnych ponoszonych w ramach projektu wynosi 9 044 705,88 PLN. Realizacja projektu polega na zbudowaniu i wdrożeniu systemu zarządzania gminami powiatu i powiatem, opartego o system informacji przestrzennej, dostawie sprzętu informatycznego niezbędnego do realizacji przedsięwzięcia. Przeprowadzone zostaną szkolenia użytkowników tworzonego systemu. Ważnym elementem przedsięwzięcia jest pozyskanie danych przestrzennych oraz uruchomienie modułu publikacji danych w Internecie. W ramach budowy i wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania Gminami Powiatu Mikołowskiego i Powiatem Mikołowskim w oparciu o system informacji o terenie założono realizację następujących prac, tj.: a) Zaprojektowanie, opracowanie i wdrożenie systemu informacji o terenie w oparciu o wspólną bazę danych geoprzestrzennych, zawierającą część graficzną i opisową dla całego powiatu. b) Pozyskanie (migracja, weryfikacja, standaryzacja oraz integracja) do jednej wspólnej bazy danych wszystkich danych geoprzestrzennych ze źródeł papierowych i cyfrowych (dotyczy dotychczas wykorzystywanych systemów informatycznych) oraz utworzenie wymaganych warstw tematycznych (obligatoryjnych i fakultatywnych) prowadzonych przez Partnerów Projektu. Standaryzacja i integracja baz opisowych dotyczy istniejących oraz nowo utworzonych, uwzględniać będzie możliwości adaptacyjne istniejących aplikacji (modułów opisowych) u poszczególnych Partnerów. c) Opracowanie i wdrożenie procesów pracy oraz integracja systemów Obiegu dokumentów dla czynności administracyjnych i zadań realizowanych przez jednostki administracji publicznej w powiązaniu z prowadzeniem i wykorzystywaniem systemu informacji o terenie (dla obiektów graficznych i części opisowej). W ramach prac w każdej gminie i w powiecie zostaną założone bazy danych integrujące systemy finansowo-księgowe z obiektami SIT zgodnie z właściwością rzeczową i terytorialną jednostek oraz ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa danych i świadczonych usług. 3
d) Zakup niezbędnego oprogramowania użytkowego wraz z instalacją, uruchomieniem oraz testami na ograniczonym zbiorze danych. e) Zakupy inwestycyjne w zakresie sprzętu komputerowego (serwery, macierze, stacje robocze), urządzeń sieciowych (przełączniki) zapewniających bezpieczeństwo przesyłania i przetwarzania danych oraz sprzętu peryferyjnego (drukarki, plotery, skanery), wraz z ich instalacją. f) Zapewnienie adekwatnych do potrzeb warunków do komunikowania się z obywatelem oraz innymi podmiotami publicznymi poprzez powszechnie dostępne kanały komunikacji sieci Internet w zakresie informacji objętych SIT. Zintegrowana baza danych będzie zawierała zarówno informacje zawarte w już istniejącej bazie danych graficznych, jak i zaktualizowane informacje o terenie. Obecnie w powiecie mikołowskim funkcjonuje rastrowa, analogowa mapa zasadnicza oraz numeryczna mapa ewidencji gruntów i budynków. Informacje zawarte w zintegrowanej bazie danych zostaną częściowo udostępnione obywatelom za pośrednictwem strony internetowej, co pozwoli na rozszerzenie zakresu informacji publikowanych obecnie. System będzie zawierał niżej wymienione moduły tematyczne a) Mienie gminy i powiatu gminy/powiatu b) Mienie Skarbu Państwa Ewidencja nieruchomości Skarbu Państwa c) Powierzchnia ziemi-grunt d) Numeracja porządkowa nieruchomości - baza adresowa e) Podatek od nieruchomości, podatki rolny i leśny 1. Ład przestrzenny f) Sieć drogowa g) Sieć hydrograficzna h) Ochrona środowiska i) Ochrona przyrody i krajobrazu j) Ochrona dziedzictwa kulturowego i zabytków k) Odpady oraz czystość i porządek w gminach l) Sieć wodociągowa, kanalizacyjna, elektroenergetyczna oraz ciepłownicza m) Tereny górnicze n) Inne usługi komunalne o) Administracja budowlana. Wdrożony system będzie systemem rozproszonym (zbiór modułów), ale interoperacyjnym, czyli moduły będą ze sobą współdziałać i wzajemnie wykorzystywać dane. Będzie to system otwarty (współdziałający z programami różnych producentów i skalowalny (dający możliwość rozbudowy o kolejne moduły). Zostanie przy tym zapewniona neutralność technologiczną projektu. Dodatkowo zakłada się możliwość zdalnego zarządzania zasobami sieciowymi wykorzystywanymi przez SIT u poszczególnych Partnerów przez jednostki informatyczne Starostwa Powiatowego w Mikołowie. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu i baz danych, w projekcie przewidziano zakup sprzętu komputerowego wraz ze sprzętem peryferyjnym. Zaprojektowana na potrzeby projektu sieć teleinformatyczna opiera się na zasobach sprzętowych łączach telekomunikacyjnych, którymi dysponują obecnie Partnerzy. W ramach realizacji projektu SilesiaNet poszczególne łącza zostaną zastąpione światłowodami. Zakłada się, że centralny węzeł budowanego systemu będzie zlokalizowany w budynku Starostwa. 4
Dnia 20.12.2010r. zawarto z IZ RPO WSL umowę o dofinansowanie projektu. Obecnie otrzymano zgodę na przesunięcie terminu realizacji zadania: - rzeczowe zakończenie projektu - 31.03.2013 r. - finansowe zakończenie projektu - 30.04.2013 r. - rozliczenie finansowe projektu -25.05.2013 r. ZAAWANSOWANIE PRAC 1. 28 grudnia 2009 r. złożono wniosek aplikacyjny o dofinansowanie projektu do Instytucji Zarządzającej RPO WSL. 2. przeprowadzono analizę stanu przygotowania Partnerów Projektu do realizacji zadania pod względem posiadanego zasobu danych, oprogramowania, sprzętu. 3. opracowano Studium Wykonalności Projektu wraz z uszczegółowieniem koncepcji projektu. 4. w kwietniu 2010r. Wykonano na podstawie zdjęć lotniczych cyfrową ortofotomapę terenu powiatu mikołowskiego oraz numeryczny modelu terenu. 5. zawarto umowę na Zespół Wsparcia Projektu na okres do 10.12.2012 r., którego zadaniem było merytoryczne wsparcie Zamawiającego w nadzorze nad realizacją projektu. 6. 30.12.2011 r. zawarto umowę z głównym Wykonawcą na realizację zadania "Budowa systemu informacji o terenie (dostarczenie aplikacji, opracowanie warstw tematycznych, wdrożenie, uzupełnienie danymi, integracja systemu obiegu dokumentów, szkolenia) wraz z zakupem, dostawą i konfiguracją sprzętu teleinformatycznego" 7. wykonano wektoryzację sieci uzbrojenia oraz dróg, trwają prace nad obiektowaniem, dane te zasila moduły systemu 8. przeprowadzono działania związane z dostawa materiałów promocyjnych 9. został wyłoniony wykonawca celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu, planuje się realizację zadania na styczeń 2013 r. Obecnie najważniejszą częścią projektu jest realizacja umowy na budowę systemu z głównym Wykonawcą firmą GisPartner sp. z o.o. z Wrocławia. Termin realizacji umowy upłynął 30.11.2012r. w tym miesiąc listopad był przeznaczony na weryfikację poprawności funkcjonowania systemu informacji o terenie oraz dokonanie odbioru końcowego. Harmonogram prac obejmuje 9 etapów. Etapy 1-4 to zakup dostawa i konfiguracja sprzętu teleinformatycznego, etap 5 obejmował dostawę i konfigurację aplikacji serwer GIS. Te prace zostały wykonane zgodnie z harmonogramem i potwierdzone protokołami odbioru częściowego. Etap 6 to dostawa oprogramowania dedykowanego obejmującego 1-szy Pakiet modułów wraz z pozyskaniem danych. Pomimo zgłoszenia gotowości do odbioru przedstawione oprogramowanie nie otrzymało akceptacji Zamawiającego. Obecnie trwają poprawki dotyczące funkcjonalności modułów w związku z wniesieniem przez Zamawiającego szeregu uwag Etap 7 to dostawa oprogramowania dedykowanego obejmującego 2-gi Pakiet modułów wraz z pozyskaniem danych. Prace nad realizacją tych modułów trwają. Na dzień dzisiejszy Zamawiający nie otrzymał zgłoszenia gotowości do odbioru. Etap 8 dotyczy integracji z systemami zewnętrznymi jak ewidencja ludności, obieg dokumentów, systemy podatkowe finansowo-księgowe. Obecnie Wykonawca deklaruje uzgodnienie sposobu wymiany danych pomiędzy budowanym systemem GIS a systemami zewnętrznymi. Nie zgłoszone gotowości etapu do odbioru. Etap 9 to szkolenia. Część szkoleń z zakresu modułów 1 Pakietu została przeprowadzona w październiku 2012r. Obecnie przygotowywane są szkolenia z zakresu 2 Pakietu które planowane są na miesiąc styczeń 2013r. 5
Ze względu na opóźnienia w realizacji umowy niezbędne jest wsparcie Zamawiającego umożliwiające merytoryczny nadzór nad dalszymi pracami. 6