Załącznik nr 1 do uchwały Nr CLXV/3352/2017 Zarządu Województwa Lubelskiego z dnia 28 lutego 2017 r. Wykaz zmian w dokumencie pn. Zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych oraz skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 1) Jeżeli kolumna Treść przed zmianą jest pusta oznacza to, iż w dokumencie dopisano treść wskazaną w kolumnie Treść po zmianie. 2) Jeżeli kolumna Treść po zmianie jest pusta oznacza to, iż w dokumencie wykreślono treść wskazaną w kolumnie Treść przed zmianą. 3) Tabela odnosi się do numeracji stron i pkt. istniejących w dokumencie Zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych oraz skuteczne i proporcjonalne środki zwalczania nadużyć finansowych w ramach RPO WL 2014-2020 w jego brzmieniu sprzed zmian. Ostateczną numerację (po zmianach) ustalono w załączniku nr 2 do uchwały. Pkt Treść przed zmianą: Treść po zmianie: WYKAZ SKRÓTÓW Str. 4 OSR Oddział systemu Realizacji w Departamencie Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym Str. 4 ZIT Zintegrowane Inwestycje Terytorialne WYKAZ PODSTAW PRAWNYCH Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 2020 (Dz.U. 2014 poz. 1146 z późn. zm.) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postepowania karnego (Dz.U. 1997 nr 89 poz. 555, z późn. zm.) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. 1997 nr 88 poz. 553, z późn. zm.) Ustawa z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. 2010 nr. 29 poz. 154, z późn. zm.) Ustawa z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz.U.2014 r., poz. 1411, z późn. zm.) Ustawa z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. 2015 r., poz. 184) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2013 poz. 907, z późn.zm.) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2013 poz. 13885, z późn.zm.) Ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 2020 (Dz.U. 2016 poz. 217 z późn. zm.) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postepowania karnego (Dz.U. 2016 poz. 1749, z późn. zm.) Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz.U. 2016 poz. 1137, z późn. zm.) Ustawa z dnia 24 maja 2002 r. o Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego oraz Agencji Wywiadu (Dz. U. 2016 poz. 1897, z późn. zm.) Ustawa z dnia 9 czerwca 2006 r. o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym (Dz.U.2016 r., poz. 1310, z późn. zm.) Ustawa z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. 2017 r., poz. 229) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2015, poz. 2164, z późn.zm.) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. 2016, poz. 1870, z późn.zm.) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. 2016, poz. 23, z późn.zm.)
administracyjnego (Dz.U. 2013, poz. 267, z późn.zm.) Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DZ. U. 2012, poz. 270, z późn. zm.) Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2013, poz. 186 z późn. zm.) Str. 7 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady nr 1605/2002 4. ZASADY OGÓLNE Str. 8, akapit 2 Szerszym pojęciem jest pojęcie nieprawidłowości. Zgodnie z art. 2 ust. 36 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 nieprawidłowość oznacza każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez jego obciążenie nieuzasadnionym wydatkiem. Z powyższej definicji wynika, że nieprawidłowość jest działaniem niezgodnym z przepisami UE, mającym potencjalnie negatywny wpływ na interesy finansowe UE, które może być wynikiem faktycznych błędów, zarówno ze strony beneficjentów ubiegających się o fundusze, jak i organów odpowiedzialnych za ich wypłacenie. Jeśli jednak nieprawidłowość została popełniona umyślnie, jest ona nadużyciem finansowym. 6.1. Prewencja 6.1.1 Kultura etyczna Str.9, akapit 3 Ponadto, IZ RPO prowadzi na stronie internetowej www.rpo.lubelskie.pl katalog Najczęściej popełnianych błędów Beneficjentów oraz opracuje Wytyczne programowe dotyczące systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i analogiczny dokument dla projektów realizowanych ze środków Europejskiego Funduszu Spójności. Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DZ. U. 2016, poz. 718, z późn. zm.) Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2016, poz. 2137) Szerszym pojęciem jest pojęcie nieprawidłowości. Zgodnie z art. 2 ust. 36 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 nieprawidłowość oznacza każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez jego obciążenie nieuzasadnionym wydatkiem. Z powyższej definicji wynika, że nieprawidłowość jest działaniem niezgodnym z przepisami UE, mającym potencjalnie negatywny wpływ na interesy finansowe UE, które może być wynikiem faktycznych błędów, zarówno ze strony podmiotów ubiegających się o fundusze, jak i organów odpowiedzialnych za ich wypłacenie. Jeśli jednak nieprawidłowość została popełniona umyślnie, jest ona nadużyciem finansowym. Ponadto, IZ RPO prowadzi na stronie internetowej www.rpo.lubelskie.pl katalog Najczęściej popełnianych błędów Beneficjentów oraz opracowała Wytyczne programowe dotyczące systemu wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz analogiczny dokument dla projektów realizowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 6.1.2. System kontroli ustanowiony w ramach Programu Str. 9, akapit 1 System kontroli funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce, System kontroli funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w Polsce, Strona 2 z 16
Str. 10, akapit 2 Str. 10, akapit 3 zgodnie z obowiązującymi rozporządzeniami instytucji UE, obejmuje niezależne i wzajemnie dopełniające się procesy kontroli instytucji w systemie realizacji Programu oraz audyty Instytucji Audytowej. Kompetencje wspomnianych instytucji umożliwiają im weryfikację prawidłowości ponoszonych wydatków w oparciu o kontrole na miejscu realizacji projektów lub na podstawie przedłożonych przez Beneficjentów dokumentów. IA prowadzi, zgodnie z przyjętą metodyką, audyty operacji, na podstawie których szacuje poziom błędu w poszczególnych programach operacyjnych oraz dokonuje oceny instytucji systemu zarządzania i kontroli. Wyniki swoich prac IA przekazuje bezpośrednio do KE. W systemie wdrażania RPO WL realizowane będą następujące działania kontrolne: weryfikacja wniosków Beneficjentów o płatność, kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta, kontrole w siedzibie IZ RPO (kontrola zamówień publicznych), kontrole krzyżowe, kontrole prawidłowości realizacji zadań realizowanych przez departamenty wdrożeniowe, kontrole instrumentów finansowych, kontrole na zakończenie realizacji projektów, kontrole trwałości projektu, kontrole doraźne, kontrole zdolności wnioskodawców do ubiegania się o dofinansowanie, tzw. kontrole uprzednie. Ponadto, IZ RPO opracowuje RPK, w którym zawarte są założenia dotyczące zasad i zakresów kontroli prowadzonych w ramach RPO WL. Prowadzący kontrolę powinni zwracać szczególną uwagę na wszelkie symptomy wystąpienia ewentualnych nadużyć. Ponadto, członkowie zgodnie z obowiązującymi rozporządzeniami instytucji UE, obejmuje niezależne i wzajemnie dopełniające się procesy kontroli instytucji w systemie realizacji Programu oraz audyty Instytucji Audytowej. Kompetencje wspomnianych instytucji umożliwiają im weryfikację prawidłowości ponoszonych wydatków w oparciu o kontrole na miejscu realizacji projektów lub na podstawie przedłożonych przez Beneficjentów dokumentów. IA prowadzi, zgodnie z przyjętą metodyką, audyty operacji, na podstawie których szacuje poziom błędu w poszczególnych programach operacyjnych oraz dokonuje oceny systemu zarządzania i kontroli danej instytucji. Wyniki swoich prac IA przekazuje bezpośrednio do KE. W systemie wdrażania RPO WL realizowane są następujące działania kontrolne: weryfikacja wniosków Beneficjentów o płatność, kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie Beneficjenta (w tym wizyty monitoringowe przeprowadzane przez IP ZIT w ramach procesu monitoringu projektów), kontrole w siedzibie IZ RPO (kontrola zamówień publicznych), kontrole krzyżowe, kontrole systemowe, kontrole instrumentów finansowych, kontrole na zakończenie realizacji projektów, kontrole trwałości projektu, kontrole doraźne, kontrole zdolności wnioskodawców do ubiegania się o dofinansowanie, tzw. kontrole uprzednie. Ponadto, IZ RPO opracowuje Roczny Plan Kontroli, w którym zawarte są założenia dotyczące zasad i zakresów kontroli prowadzonych w ramach RPO WL. Prowadzący kontrolę powinni zwracać szczególną uwagę na wszelkie symptomy wystąpienia ewentualnych nadużyć. Ponadto, członkowie Strona 3 z 16
zespołu kontrolującego powinni utrzymywać sceptyczną postawę zawodową w czasie kontroli. Jeżeli w trakcie oceny ryzyka, planowania kontroli bądź w trakcie merytorycznych badań, kontrolujący stwierdzi, że okoliczności wskazują na możliwość istnienia nadużyć, należy podjąć odpowiednie działania, opisane w niniejszym dokumencie. zespołu kontrolującego powinni utrzymywać obiektywną postawę zawodową w czasie kontroli. Jeżeli w trakcie oceny ryzyka, planowania kontroli bądź w trakcie czynności kontrolnych, kontrolujący stwierdzi, że okoliczności wskazują na możliwość istnienia nadużyć, należy podjąć odpowiednie działania, opisane w niniejszym dokumencie. 6.1.4 Prowadzenie kompleksowych szkoleń i działań podnoszących poziom świadomości w dziedzinie zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych Str. 11, akapit 1 IZ RPO umożliwi dostęp do szkoleń pracownikom IZ RPO/IP, celem zwiększenia ich świadomości, promowania kultury zwalczania nadużyć IZ RPO umożliwia dostęp do szkoleń pracownikom IZ RPO/IP, celem zwiększenia ich świadomości, promowania kultury zwalczania nadużyć finansowych oraz ułatwiania identyfikacji i reakcji na przypadki finansowych oraz ułatwiania identyfikacji i reakcji na przypadki podejrzenia podejrzenia nadużyć, gdy mają one miejsce. nadużyć, gdy mają one miejsce. Str. 11, akapit 2 Szkolenia takie powinny obejmować w szczególności polityki zapobiegania i zwalczania nadużyć finansowych, opis ról i obowiązków pracowników oraz mechanizmy raportowania. Pracownicy IZ RPO będą mieli możliwość uczestnictwa w szkoleniu on-line Zagrożenia korupcyjne w administracji publicznej znajdujące się na stronie internetowej CBA. Szkolenia takie powinny obejmować w szczególności polityki zapobiegania i zwalczania nadużyć finansowych, opis ról i obowiązków pracowników oraz mechanizmy raportowania. Pracownicy IZ RPO mogą również odbywać szkolenia on-line znajdujące się na platformie e-learningowej CBA. 6.1.5 Stosowanie przejrzystego podziału obowiązków w zakresie organizowania systemów kontroli Str. 11, akapit 3 Poprzez zawarcie odpowiednich porozumień z IP w sprawie powierzenia zadań związanych z realizacją Programu, IZ RPO zapewnia jednolitość i przejrzystość reguł stosowanych w ramach wdrażania RPO WL. Ponadto, każdy pracownik IZ RPO posiada zakres wykonywanych czynności Poprzez zawarcie odpowiednich porozumień z IP w sprawie powierzenia zadań związanych z realizacją Programu, IZ RPO zapewnia jednolitość i przejrzystość reguł stosowanych w ramach wdrażania RPO WL. Ponadto, każdy pracownik IZ RPO i IP posiada zakres wykonywanych czynności i obowiązków oraz dokumenty określające zakres kompetencji i i obowiązków oraz dokumenty określające zakres kompetencji i odpowiedzialności, stosowne upoważnienia i pełnomocnictwa. Wdrożony został również jasno określony system zastępstw, a czynności w zakresie działań kontrolnych wykonywane są z zachowaniem zasady dwóch par oczu. odpowiedzialności, stosowne upoważnienia i pełnomocnictwa. Wdrożony został również jasno określony system zastępstw, a czynności w zakresie działań kontrolnych wykonywane są z zachowaniem zasady dwóch par oczu. 6.2 Proces wykrywania i identyfikacja nieprawidłowości oraz nadużyć Str. 11, akapit 2 Jak już zaznaczono na wstępie, zgodnie z art. 2 ust. 36 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 nieprawidłowość oznacza każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez jego obciążenie nieuzasadnionym wydatkiem. Z powyższej definicji wynika, że nieprawidłowość jest działaniem niezgodnym z przepisami UE, mającym potencjalnie Jak już zaznaczono na wstępie, zgodnie z art. 2 ust. 36 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013 nieprawidłowość oznacza każde naruszenie prawa unijnego lub prawa krajowego dotyczącego stosowania prawa unijnego, wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego zaangażowanego we wdrażanie EFSI, które ma lub może mieć szkodliwy wpływ na budżet Unii poprzez jego obciążenie nieuzasadnionym wydatkiem. Z powyższej definicji wynika, że nieprawidłowość jest działaniem niezgodnym z przepisami UE, mającym potencjalnie negatywny wpływ na Strona 4 z 16
negatywny wpływ na interesy finansowe UE, które może być wynikiem faktycznych błędów, zarówno ze strony Beneficjentów ubiegających się o fundusze, jak i organów odpowiedzialnych za ich wypłacenie. Jeśli jednak nieprawidłowość została popełniona umyślnie, jest ona nadużyciem finansowym. 6.2.2 Nieprawidłowości wykryte przez IZ RPO w wyniku Str. 13, pkt c), akapit 2 Str. 13, pkt c), akapit 3 Str. 13 Po podrozdziale 6.2.2 dodano kolejny podrozdział W celu zweryfikowania każdego przypadku naruszenia przepisów krajowych i prawodawstwa UE (czy wypełniają definicję nieprawidłowości), IZ RPO dokonuje analizy wszelkich raportów i wyników kontroli przekazanych do IZ RPO przez organy ścigania lub inne instytucje niezaangażowane w zarządzanie RPO WL. Na podstawie umowy o dofinansowanie realizacji projektu, IZ RPO zobowiązuje Beneficjenta do informowania o każdym przypadku kontroli i audytu przeprowadzanych przez NIK oraz inne podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów do przeprowadzania kontroli i audytów, w terminie 7 dni od otrzymania wyników kontroli. Strona 5 z 16 interesy finansowe UE, które może być wynikiem faktycznych błędów, zarówno ze strony podmiotów ubiegających się o fundusze, jak i organów odpowiedzialnych za ich wypłacenie. Jeśli jednak nieprawidłowość została popełniona umyślnie, jest ona nadużyciem finansowym. W celu zweryfikowania każdego przypadku naruszenia przepisów krajowych i prawodawstwa UE (czy wypełniają definicję nieprawidłowości), IZ RPO dokonuje analizy wszelkich raportów i wyników kontroli przekazanych do IZ RPO przez organy ścigania lub inne instytucje spoza systemu zarządzania RPO WL. Na podstawie umowy o dofinansowanie realizacji projektu, IZ RPO/IP zobowiązuje beneficjenta do informowania o każdym przypadku kontroli i audytu przeprowadzanych przez NIK oraz inne podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów do przeprowadzania kontroli i audytów, w terminie 7 dni od otrzymania wyników kontroli. Sygnał ostrzegawczy to szczególna oznaka lub sygnał wskazujący na nieuczciwe zachowanie, wymagające natychmiastowej reakcji w celu sprawdzenia, czy koniecznie jest podjęcie dalszych działań. Jest to zachowanie świadczące o tym, że być może zostało popełnione lub jest popełnianie nadużycie. Sygnał ostrzegawczy może być jednoznaczny i wprost wskazujący na zaistnienie przesłanki nadużycia finansowego. Jednakże wiele sygnałów ostrzegawczych jest trudnych do zinterpretowania, zazwyczaj wymagających bliższego nadzoru/kontroli. W przypadku wykrycia takiego sygnału pracownik IZ RPO/IP poddaje go analizie. Jeżeli wstępne ustalenia wzbudzą poważne wątpliwości, pracownik IZ RPO/IP przekazuje informacje do kierownika, a ten do właściwego Dyrektora. W przypadku uznania danego sygnału ostrzegawczego za niewątpliwie nieuczciwe zachowanie, zmierzające do popełnienia czynu niedozwolonego, IZ RPO/IP informuje o tym zdarzeniu odpowiednie służby lub organy ścigania. Ponadto, pracownik IZ RPO/IP, który zidentyfikował sygnał ostrzegawczy,
6.2.3 Ochrona osób ujawniających nadużycia finansowe Str. 14, akapit 4 W przypadku gdy podejrzenie nadużycia finansowego dotyczy bezpośredniego przełożonego, pracownik IZ RPO/IP postępuje zgodnie z zapisami zawartymi w niniejszym dokumencie. 6.2.4 Zewnętrzny punkt kontaktowy po dokonaniu powyższych czynności, przekazuje informację do OSR w DZ RPO w celu ujęcia zdarzenia w Rejestrze sygnałów ostrzegawczych rozpoznanych w ramach RPO WL. Do obszarów, w których najczęściej pojawiają się sygnały ostrzegawcze możemy zaliczyć zamówienia publiczne, np. składający najkorzystniejszą ofertę zrezygnował z podpisania umowy lub umyślnie nie składał wymaganych dokumentów, aby zwyciężyła oferta droższa. W celu lepszego wykrywania przesłanek nadużyć finansowych pracownicy IZ RPO/IP posiadają dostęp do publikacji KE i OLAF, w których zostały szczegółowo omówione sygnały ostrzegawcze, m.in. Nota informacyjna COCOF 09/0003/00 dotycząca przesłanek nadużyć finansowych dla EFRR, EFS i FS, Zbiór anonimowych spraw OLAF działania strukturalne, Praktyczny przewodnik OLAF dotyczący konfliktu interesów czy Praktyczny przewodnik OLAF dotyczący wykrywania przerobionych dokumentów. W przypadku gdy podejrzenie nadużycia finansowego dotyczy bezpośredniego przełożonego, pracownik IZ RPO/IP postępuje zgodnie z zapisami zawartymi w niniejszym dokumencie oraz w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO/IP. Strona 6 z 16
Str. 14 Po akapicie 1 dodano kolejny akapit W przypadku wpłynięcia Powiadomienia o wypełnieniu ankiety Formularz zgłaszania informacji o podejrzeniach wystąpienia nieprawidłowości i nadużyć finansowych w Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Lubelskiego 2014-2020 pracownik IZ RPO analizuje przedmiotowe zgłoszenie oraz przekazuje informację bezpośredniemu przełożonemu. W zależności czy sprawa dotyczy wnioskodawców/beneficjentów EFRR/EFS, pracownik przekazuje Powiadomienie do właściwego Departamentu Wdrażającego w celu zajęcia się sprawą. Po zakończeniu postępowania właściwy pracownik informuję DZ RPO o wynikach przeprowadzonego postępowania. W przypadku, gdy podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości lub nadużycia finansowego będzie zasadne pracownicy IZ RPO postępują zgodnie z procedurami zawartymi w niniejszym dokumencie. IZ RPO prowadzi rejestr Powiadomień dotyczących zgłoszonych podejrzeń wystąpienia nieprawidłowości i nadużyć finansowych. 6.3.3 Ocena systemu kontroli po potwierdzeniu podejrzenia wystąpienia nadużycia finansowego Str. 17, akapit 1 OSR w DZ RPO, który jest odpowiedzialny za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych w IZ RPO, po potwierdzeniu podejrzenia nadużycia finansowego przez właściwe organy ścigania, w terminie do 3 miesięcy od otrzymania informacji o skierowaniu aktu oskarżenia do sądu, OSR w DZ RPO, który jest odpowiedzialny za koordynację procesu zarządzania ryzykiem nadużyć finansowych w IZ RPO, po potwierdzeniu podejrzenia nadużycia finansowego przez właściwe organy ścigania, w terminie do 3 miesięcy od otrzymania informacji o skierowaniu aktu dokonuje oceny związanych ze sprawą systemów kontroli (ich oskarżenia do sądu, dokonuje oceny związanych ze sprawą systemów funkcjonowania, słabości i błędów), które naraziły ją na ryzyko nadużycia kontroli (ich funkcjonowania, słabości i błędów), które naraziły ją na ryzyko finansowego. W przypadku stwierdzenia błędów w funkcjonowaniu nadużycia finansowego. W przypadku stwierdzenia błędów w systemów kontroli - komórka odpowiedzialna podejmuje odpowiednie działania mające na celu wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontroli. O rezultatach dokonanej oceny informowane są wszystkie funkcjonowaniu systemów kontroli - komórka odpowiedzialna podejmuje odpowiednie działania mające na celu wprowadzenie dodatkowych mechanizmów kontroli. O rezultatach dokonanej oceny informowane są instytucje uczestniczące w realizacji RPO WL. W celu przeprowadzenia wszystkie instytucje uczestniczące w realizacji RPO WL. W celu weryfikacji ww. systemów komórka odpowiedzialna może zwoływać nadzwyczajne posiedzenia komisji zespołu ds. samooceny, o którym mowa w Rozdziale 8. przeprowadzenia weryfikacji ww. systemów komórka odpowiedzialna może zwoływać nadzwyczajne posiedzenia Zespołu ds. samooceny, o którym mowa w Rozdziale 8. Strona 7 z 16
7. ZARZĄDZANIE RYZYKIEM NADUŻYĆ FINANSOWYCH W RAMACH RPO WL Str. 20, akapit 2, po tirecie 4 dodano kolejny tiret 7.1 Wybór projektów Str. 21, Zaistnienie konfliktu interesów przy ocenie wniosków o dofinansowanie, Po akapicie 3 dodano kolejny akapit Str. 22, Przedłożenie fałszywych dokumentów przez wnioskodawcę, trwałość projektów Celem przeciwdziałania wystąpienia konfliktu interesów przy ocenie wniosków o dofinansowanie instytucje zaangażowane we wdrażanie programu stosują następujące mechanizmy kontrolne: przed oceną każdego wniosku o dofinasowanie osoby dokonujące oceny składają oświadczenia dotyczące braku konfliktu interesów, w tym deklarację poufności oraz oświadczenie o bezstronności w stosunku do wszystkich projektów w ramach konkursu. W przypadku zmiany okoliczności wpływających na wcześniej złożone oświadczenie w czasie wykonywania oceny wniosku o dofinansowanie osoby te, zobowiązane są do zgłoszenia zaistnienia faktu konfliktu interesów, co powoduje wyłącznie z oceny, każdy wniosek o dofinansowanie oceniany jest zgodnie z zasadą dwóch par oczu, wnioski o dofinansowanie oceniane są według kryteriów określonych przez IZ RPO i zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący, wnioskodawcy są informowani o decyzjach w sprawie przyjęcia/odrzucenia wniosku, a w przypadku negatywnej oceny przysługują im środki odwoławcze, procedury postępowania w postaci ścieżek audytu opisane są w instrukcjach wykonawczych IZ RPO/IP, co zapewnia prawidłowość przeprowadzenia procesu oceny projektów, w ramach realizacji RPO WL prowadzone są kontrole systemowe i audyty funkcjonujących systemów kontroli Celem przeciwdziałania wystąpieniu ryzyka przejawów fałszerstwa dokumentów przy ocenie wniosków o dofinansowanie instytucje zaangażowane we wdrażanie Programu stosują następujące mechanizmy kontrolne: Strona 8 z 16
Po akapicie 4 dodano kolejny akapit ocena wniosków o dofinansowanie obejmuje weryfikację wniosku i wszystkich dokumentów towarzyszących (załączników do wniosku). ocena wniosku o dofinansowanie dokonywana jest zgodnie z zasadą dwóch par oczu, co zwiększa prawdopodobieństwo wykrycia nadużycia, ocena wniosków o dofinansowanie obejmuje weryfikację danych wnioskodawców, partnerów projektu oraz podmiotów powiązanych/partnerskich w oparciu o internetową bazę KRS i CEDIG oraz inne ogólnodostępne bazy internetowe, korzystanie z doświadczeń i wiedzy na temat wnioskodawców w celu minimalizacji ryzyka przedłożenia fałszywych dokumentów, korzystanie z dostępnych informacji na temat dotychczasowych przypadków złożenia fałszywych dokumentów i innych rodzajów zjawisk nadużyć finansowych, prowadzenie kontroli doraźnych w przypadku podejrzenia popełnienia oszustwa w celu sprawdzenia prawdziwości dokumentów i deklaracji, kontrola udzielonych zamówień publicznych w celu zidentyfikowania ewentualnych naruszeń przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. Str. 22, Celem przeciwdziałania wystąpieniu ryzyka poświadczenia nieprawdy w Poświadczanie oświadczeniach przy ocenie wniosków o dofinansowanie instytucje nieprawdy w zaangażowane we wdrażanie Programu stosują następujące mechanizmy oświadczeniach kontrolne: przez wnioskodawców korzystanie z doświadczeń i wiedzy na temat wnioskodawców w Po akapicie 1 celu minimalizacji ryzyka przedłożenia fałszywych oświadczeń np. w dodano kolejny sytuacjach uzasadnionych obliguje wnioskodawców do akapit przedłożenia dokumentów, potwierdzających stan faktyczny, będący przedmiotem oświadczenia, np. przez właściwe instytucje. Str. 22, Próba Celem przeciwdziałania wystąpieniu ryzyka podwójnego finansowania przy Strona 9 z 16
pozyskania środków europejskich z kilku źródeł na to samo przedsięwzięcie (podwójne finansowanie), Po akapicie 1 dodano kolejny akapit Str. 22, Próba pozyskania środków przez podmioty wykluczone z możliwości otrzymania dofinansowania ze środków funduszy europejskich, Po akapicie 1 dodano kolejny akapit Str. 23, Korupcja, Po akapicie 1 dodano kolejny akapit ocenie wniosków o dofinansowanie instytucje zaangażowane we wdrażanie Programu stosują następujące mechanizmy kontrolne: zobowiązanie przez IZ RPO/IP wnioskodawcy do złożenia oświadczenia, iż dany projekt nie jest współfinansowany z innych środków UE składane pod groźbą odpowiedzialności karnej, kontrola na dokumentach obejmująca sprawdzenie czy nie dochodzi do pokrywania się zakresów rzeczowych projektów w ramach RPO WL, prowadzone kontrole krzyżowe z programami krajowymi. Celem przeciwdziałania wystąpieniu ryzyka pozyskania środków przez podmioty wykluczone przy ocenie wniosków o dofinansowanie instytucje zaangażowane we wdrażanie Programu stosują następujące mechanizmy kontrolne: ocena wniosku o dofinansowanie projektu obejmuje weryfikację wnioskodawcy i partnerów projektu pod kątem wykluczenia z możliwości otrzymania dofinansowania poprzez wykorzystanie rejestru pomiotów wykluczonych, prowadzonego przez Ministra Finansów. Celem przeciwdziałania wystąpieniu ryzyka korupcji przy ocenie wniosków o dofinansowanie instytucje zaangażowane we wdrażanie Programu stosują następujące mechanizmy kontrolne: obowiązek przestrzegania zasad Kodeksu Etyki Pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie, uczestnictwo pracowników w szkoleniach mających na celu zapewnienie świadomości w zakresie nadużyć finansowych, każdy wniosek o dofinansowanie oceniany jest zgodnie z zasadą dwóch par oczu, wnioski o dofinansowanie oceniane są według kryteriów Strona 10 z 16
określonych przez IZ RPO i zatwierdzonych przez Komitet Monitorujący, weryfikacja prawidłowości stosowania obowiązujących procedur określonych w IW IZ RPO dokonywana w ramach kontroli wewnętrznych i systemowych. 7.2 Realizacja projektów Str. 23 pkt 1 zaistnienie konfliktu interesów przy ocenie wniosków o płatność zaistnienie konfliktu interesów przy weryfikacji wniosków o płatność Str. 23 podtytuł Zaistnienie konfliktu interesów przy ocenie wniosków o płatność Zaistnienie konfliktu interesów przy weryfikacji wniosków o płatność pierwszy Str. 23 akapit 1, tiret 1 każdy wniosek o płatność oceniany jest zgodnie z zasadą dwóch par oczu każdy wniosek o płatność weryfikowany jest zgodnie z zasadą dwóch par oczu Str. 23, akapit 1, tiret 2 wnioski o płatność oceniane są według kryteriów zawartych w listach sprawdzających określonych przez IZ RPO wnioski o płatność weryfikowane są według kryteriów zawartych w listach sprawdzających określonych przez IZ RPO Str. 24, akapit 3, tiret 1 Podrozdział dodany po podrozdziale 7.4 ocena wniosków o płatność obejmuje weryfikację 100% wydatków i 100% dokumentów towarzyszących (załączników do wniosku) w przypadku wniosków o płatność w ramach EFRR, natomiast w przypadku EFS, IZ RPO prowadzi pogłębioną analizę wniosków o płatność dokonywaną na próbie dokumentów, zgodnie z metodologią opracowaną w RPD. Weryfikacja dokonywana jest przez pracowników zgodnie z zasadą dwóch par oczu, co zwiększa prawdopodobieństwo wykrycia nadużycia sprawdzanie wniosków o płatność obejmuje weryfikację 100% wydatków i 100% dokumentów towarzyszących (załączników do wniosku) w przypadku wniosków o płatność w ramach EFRR, natomiast w przypadku EFS, IZ RPO prowadzi pogłębioną analizę wniosków o płatność dokonywaną na próbie dokumentów, zgodnie z metodologią opracowaną w RPD. Weryfikacja dokonywana jest przez pracowników zgodnie z zasadą dwóch par oczu, co zwiększa prawdopodobieństwo wykrycia nadużycia Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu beneficjent zobowiązany jest do zachowania trwałości projektu w odniesieniu do współfinansowanej w ramach projektu infrastruktury lub inwestycji produkcyjnych. Ryzyko wystąpienia nadużyć finansowych może powstać również po zakończeniu realizacji projektu. W przypadku operacji obejmującej inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne dokonuje się zwrotu wkładu z EFSI, jeżeli w okresie pięciu lat (trzech lat w przypadkach dotyczących utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MŚP) od płatności końcowej na rzecz beneficjenta lub w okresie ustalonym zgodnie z zasadami pomocy państwa, tam gdzie ma to zastosowanie, Strona 11 z 16
zajdzie którakolwiek z poniższych okoliczności: a) zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesienie jej poza obszar objęty programem, b) zmiana własności elementu infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści, c) istotna zmiana wpływająca na charakter operacji, jej cele lub warunki wdrażania, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jej pierwotnych celów. Kwoty nienależnie wypłacone w odniesieniu do takiej operacji są odzyskiwane przez państwo członkowskie w wysokości proporcjonalnej do okresu, w którym nie spełniono wymogów. Celem przeciwdziałania wystąpieniu nadużyć związanych z etapem kontroli trwałości projektów instytucja zaangażowana we wdrażanie Programu zakłada przeprowadzanie kontroli trwałości projektów. Kontrola trwałości służy sprawdzeniu, czy w odniesieniu do współfinansowanych projektów nie zaszła jedna z okoliczności, o których mowa w art.71 Rozporządzenia ogólnego 1303/2013. Kontrola trwałości prowadzona jest w okresie trzech/pięciu lat od daty dokonania płatności salda końcowego na rzecz beneficjenta. Realizacja kontroli trwałości może być przeprowadzona w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta na próbie po upływie 12 miesięcy od daty dokonania ostatniej refundacji poniesionych wydatków. Do zidentyfikowanych rodzajów nadużyć na etapie trwałości projektów należą m.in: poświadczenie nieprawdy w złożonych oświadczeniach, fałszerstwo dokumentów, poddanie projektu zasadniczej modyfikacji, zaistnienie konfliktu interesów przy ocenie raportów rocznych, uzyskanie z projektu nienależnej korzyści, wsparcie nie jest realizowane w zakresie, do jakiego Beneficjent Strona 12 z 16
zobowiązał się we wniosku o dofinansowanie. wykorzystanie sprzętu niezgodnie z zakresem wskazanym we wniosku o dofinansowanie. Monitorowanie zachowania trwałości w projektach realizowanych w ramach RPO WL 2014-2020 realizowane jest poprzez zobowiązanie beneficjentów do cyklicznego przekazywania IZ RPO/IP informacji na temat zachowania trwałości projektu oraz wywiązywania się z wszystkich postanowień umowy o dofinansowanie. Informacje te przesyłane są jako sprawozdanie, ankieta lub w innej formie opracowanej przez odpowiednią instytucję. Na podstawie powyższych informacji oraz po przeprowadzeniu analizy ryzyka IZ RPO/IP dokonuje wyboru projektów, które zostaną poddane kontroli trwałości w miejscu realizacji projektu. Analiza ryzyka zostanie przygotowana w oparciu o czynniki ryzyka. Losowanie projektów do kontroli trwałości przeprowadzone będzie w oparciu o metody statystyczne. Reprezentatywna próba projektów konkursowych podlegających kontroli trwałości jest ustalana przez IZ RPO/IP indywidualnie, nie może być jednak mniejsza niż 5% rocznie populacji projektów, objętych obowiązkiem zachowania trwałości rezultatów po zakończeniu okresu ich realizacji. W populacji ujęte zostają projekty, w przypadku których na dzień dokonywania wyboru próby do kontroli zatwierdzono wniosek o płatność końcową oraz nie minął okres utrzymania trwałości rezultatu. Kontrola trwałości rezultatu prowadzona jest w okresie trwałości wskazanym we wniosku o dofinansowanie i obejmuje weryfikację wywiązania się z wymogu utrzymania rezultatów i/lub produktów osiągniętych/wytworzonych w momencie jego realizacji. W trakcie kontroli trwałości badana jest także dostępność trwałych produktów projektu dla osób z niepełnosprawnościami. Kontrola trwałości może być rozszerzona o kontrolę innych elementów podlegających weryfikacji po zakończeniu realizacji projektu, a w szczególności o: a) weryfikację występowania podwójnego finansowania, zwłaszcza w Strona 13 z 16
8. SAMOOCENA RYZYKA NADUŻYĆ FINANSOWYCH Str. 32, akapit 1 IZ RPO przy udziale przedstawicieli IP dokonuje okresowej lub bieżącej samooceny ryzyka nadużyć finansowych. W podrozdziale 8.1. zostało opisane narzędzie do oceny ryzyka nadużyć finansowych, które opracowano z myślą o kluczowych procesach wdrażania Programu najbardziej podatnych na manipulacje ze strony nieuczciwych osób lub organizacji, w tym zorganizowanych grup przestępczych. Dalsza część rozdziału zawiera opis metodologii przeprowadzanie samooceny, szczegółowe informacje dotyczące zakresu i trybu działania Zespołu ds. samooceny ryzyka nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 (Zespół ds. samooceny, Zespół), szczegółowe informacje dotyczące zakresu i trybu działania zespołu ds. samooceny oraz częstotliwość dokonywania samooceny. 8.1 Narzędzie do samooceny Str. 32, akapit 1 Narzędzie do oceny ryzyka nadużyć finansowych ma za zadanie ułatwić IZ RPO dokonywanie samooceny wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia określonych przypadków nadużyć. W narzędziu przewidziano przykładowy zbiór rodzajów ryzyk, które zostały opisane w Rozdziale 7. Zespół ds. samoceny może modyfikować ten zbiór, w oparciu o zidentyfikowane rodzaje ryzyka. Narzędzie zostało przygotowane w formie pliku Excel i obejmuje cztery kluczowe procesy w ramach czterech sekcji: 1. wybór projektów (arkusz nr 1); 2. realizacja projektów przez Beneficjentów, ze szczególnym kontekście możliwości zmiany kwalifikowalności podatku od towarów i usług, b) weryfikację generowania dochodu w projekcie, c) sprawdzenie zachowania celu projektu, definiowanego poprzez osiągnięcie i utrzymanie wskaźników rezultatu, d) sprawdzenie poprawności przechowywania dokumentów, e) weryfikację zachowania zasad informacji i promocji projektu, f) weryfikację zachowania zasad udzielenia pomocy publicznej. IZ RPO przy udziale przedstawicieli IP dokonuje okresowej lub bieżącej samooceny ryzyka nadużyć finansowych. W podrozdziale 8.1. zostało opisane narzędzie do oceny ryzyka nadużyć finansowych, które opracowano z myślą o kluczowych procesach wdrażania Programu najbardziej podatnych na manipulacje ze strony nieuczciwych osób lub organizacji, w tym zorganizowanych grup przestępczych. Dalsza część rozdziału zawiera opis metodologii przeprowadzania samooceny, szczegółowe informacje dotyczące zakresu i trybu działania Zespołu ds. samooceny ryzyka nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 (Zespół ds. samooceny, Zespół) oraz częstotliwość dokonywania samooceny. Narzędzie do oceny ryzyka nadużyć finansowych ma za zadanie ułatwić IZ RPO dokonywanie samooceny wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia określonych przypadków nadużyć. W narzędziu przewidziano przykładowy zbiór rodzajów ryzyk, które zostały opisane w Rozdziale 7. Zespół ds. samoceny może modyfikować ten zbiór, w oparciu o zidentyfikowane rodzaje ryzyka. Narzędzie zostało przygotowane w formie pliku Excel i obejmuje pięć kluczowych procesów w ramach 5 sekcji: 5. wybór projektów (arkusz nr 1); 6. realizacja projektów przez beneficjentów, ze szczególnym Strona 14 z 16
8.2 Metodologia przeprowadzenia samooceny Str. 32, akapit 1 pkt 1 uwzględnieniem zamówień publicznych i kosztów pracy (arkusz nr 2 ); 3. poświadczenie kosztów oraz płatności (arkusz nr 3); 4. zamówienia publiczne dokonywane przez IZ/IP (arkusz nr 4). ilościowym określeniu ryzyka wystąpienia danego typu nadużycia finansowego w oparciu o ocenę wpływu i prawdopodobieństwa (ryzyko całkowite); uwzględnieniem zamówień publicznych i kosztów pracy (arkusz nr 2 ); 7. poświadczenie kosztów oraz płatności (arkusz nr 3); 8. zamówienia publiczne dokonywane przez IZ/IP (arkusz nr 4); 9. trwałość projektów. ilościowe określenie ryzyka wystąpienia danego typu nadużycia finansowego w oparciu o ocenę wpływu i prawdopodobieństwa (ryzyko całkowite); 8.3 Zespół ds. samooceny ryzyka nadużyć finansowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020 Str. 33, akapit 1 Str. 33, akapit 6, tiret 1 W celu zapewnienia możliwie najbardziej uczciwej i dokładnej oceny ryzyka nadużyć finansowych oraz jej skutecznego i sprawnego przeprowadzenia, w skład zespołu ds. samooceny wchodzą kierownicy poszczególnych oddziałów DZ RPO, DW EFRR, DW EFS (lub osoby wskazane przez nich), 1 przedstawiciel Oddziału Certyfikacji w Departamencie Certyfikacji i Płatności oraz po 2 przedstawicieli każdej z IP funkcjonującej w ramach RPO WL. Zespół powoływany jest na mocy uchwały Zarządu Województwa Lubelskiego. ustalenie zakresu, sposobu i częstotliwości publikacji informacji o kontrolach oraz o instytucjach (komórkach, osobach) odpowiedzialnych za te publikacje; 8.4 Częstotliwość dokonywania samooceny i tryb pracy zespołu Str. 34, po akapicie 3 dodano kolejny akapit Str. 34, akapit 4 Przed planowanym posiedzeniem Zespołu, każda z instytucji uczestniczących w realizacji RPO WL przekazuje Przewodniczącemu Zespołu, propozycje wyodrębnionych rodzajów ryzyk nadużyć finansowych, które według niej powinny podlegać samoocenie i inne zagadnienia, które powinny być przedmiotem prac zespołu. W celu zapewnienia możliwie najbardziej uczciwej i dokładnej oceny ryzyka nadużyć finansowych oraz jej skutecznego i sprawnego przeprowadzenia, w skład zespołu ds. samooceny wchodzą kierownicy poszczególnych oddziałów DZ RPO, DW EFRR, DW EFS (lub osoby wskazane przez nich), przedstawiciel Departamentu Certyfikacji i Płatności oraz po 2 przedstawicieli każdej z IP funkcjonującej w ramach RPO WL. Zespół powoływany jest na mocy uchwały Zarządu Województwa Lubelskiego. W ramach Zespołu wyodrębnione są tematyczne podzespoły, których pracę koordynuje wyznaczony spośród członków podzespołu koordynator. Podzespoły opracowują propozycje rodzajów ryzyk nadużyć finansowych wraz z niezbędnymi elementami koniecznymi do uzupełnienia arkuszy Samooceny w zakresie obszarów tematycznych. Przed planowanym posiedzeniem Zespołu, koordynator każdego podzespołu przekazuje Przewodniczącemu Zespołu, propozycje arkuszy Samooceny w danym obszarze tematycznym, a także propozycje innych zagadnień, które powinny być przedmiotem prac Zespołu. Strona 15 z 16
Str. 34, po akapicie 4 dodano kolejny akapit ZAŁĄCZNIK SZCZEGÓŁOWY OPIS I INSTRUKCJA KORZYSTANIA Z NARZĘDZIA DO SAMOOCENY KORZYSTANIE Z NARZĘDZIA DO SAMOOCENY Str. 34, akapit 1 Narzędzie obejmuje cztery kluczowe procesy w ramach czterech sekcji: wybór projektów (arkusz nr 1); realizacja projektów przez Beneficjentów, ze szczególnym uwzględnieniem zamówień publicznych, kosztów pracy (arkusz nr 2); poświadczanie kosztów przez IZ oraz płatności (arkusz nr 3); zamówienia publiczne dokonywane przez IZ / IP (arkusz nr 4). Ponadto w dokumencie wprowadzono zmiany redakcyjne i porządkowe. Po dokonaniu okresowej Oceny ryzyka nadużyć finansowych przez Zespół ds. samooceny, Sekretarz Zespołu przekazuje dokument do zatwierdzenia przez ZWL. Następnie zatwierdzona Ocena ryzyka nadużyć finansowych przekazywana jest w formie elektronicznej przez Sekretarza Zespołu do wiadomości wszystkim komórkom organizacyjnym IZ RPO i IP. Narzędzie obejmuje cztery kluczowe procesy w ramach czterech sekcji: wybór projektów (arkusz nr 1); realizacja projektów przez beneficjentów, ze szczególnym uwzględnieniem zamówień publicznych, kosztów pracy (arkusz nr 2); poświadczanie kosztów przez IZ oraz płatności (arkusz nr 3); zamówienia publiczne dokonywane przez IZ / IP (arkusz nr 4); trwałości projektów (arkusz 5). Strona 16 z 16