SYSTEMY PREMIOWANIA W PRZEDSIĘBIORSTWACH zarys problemu
01/ PREMIOWANIE UWAGI OGÓLNE Premiowanie w firmie jest ważnym narzędziem zarządzania. Stanowi kluczowy element tzw. higieny firmy w obszarze motywowania menedżerów i pracowników. System premiowania jest fundamentem zaspokojenia podstawowych potrzeb pracownika. Celem wprowadzenia motywowania w firmie jest osiągnięcie jak najefektywniejszego działania, nakierowanego na realizację celów firmy. Najwyższy pułap motywacji pracownicy osiągają wówczas, gdy: 1/ cele są przedstawione w jasny i zrozumiały sposób, 2/ firma posiada systemy cyklicznego prezentowania i analizy stanu realizacji celów, 3/ pracownicy mają możliwość otwartego dyskutowania z szefami o swoich osiągnięciach, 4/ informacja zwrotna na linii szef pracownik jest przekazywana regularnie, 5/ komunikacja między pracownikami i szefami jest dobra, 6/ uznanie od właścicieli, prezesów i szefów nie jest zjawiskiem wyjątkowym. Kryteria powyższe nie są związane bezpośrednio z wielkością zarobków i odgrywają bardzo istotną, by nie powiedzieć najistotniejszą rolę w motywacji, jednak... JEDNAK BY WSPIĄĆ SIĘ NA NAJWYŻSZY POZIOM MOTYWACJI TRZEBA KONIECZNIE ZASPOKOIĆ W PIERWSZYM RZĘDZIE POZIOM MOTYWACJI FINANSOWEJ.
02/ OKREŚLANIE CELÓW Podniesienie poziomu motywacji wśród menedżerów i pracowników nierozerwalnie wiąże się z określaniem celów. Cele mogą przybierać różne formy, wartości, mierniki i mogą być kierowane na różne szczeble firmy (zarząd, dyrektor, kierownik, handlowiec, szef produkcji itd.). Należy pamiętać przy tym o zasadzie SMART, która pokazuje cechy właściwie określonego celu. Cel jest: 1/ prosty i zrozumiały (Simple), 2/ mierzalny (Measurable), 3/ osiągalny (Achievable), 4/ istotny (Relevant), 5/ określony w czasie (Timely defined). W kontekście stworzenia i wdrożenia racjonalnego systemu premiowania określanie celów zgodnie z powyższą regułą jest kluczowe. W przeciwnym razie cele z punktu widzenia menedżerów i pracowników firmy praktycznie nie istnieją. Powoduje to powstanie niekorzystnej sytuacji w firmie pracownicy podejmują działania, których rezultatów nie potrafią w logiczny sposób powiązać z oczekiwaniami.
03/ ODEJŚĆ OD PREMIOWANIA UZNANIOWEGO (1) Zasady premiowania powinny być jasno powiązane z celami firmy. W ten sposób możemy zaniechać stosowania premiowania uznaniowego. Opracowanie efektywnego systemu premiowego nie jest łatwe. Największym wyzwaniem dla zarządu jest takie określenie celów, które uwzględni zarówno dane historyczne, jak i przewidywane zmiany rynkowe, realne możliwości zespołu pracowników oraz potencjał przedsiębiorstwa. Firma może określić kilka strategicznych celów, dbając o zachowanie ich hierarchii od najważniejszego do najmniej istotnego. Określenie tej hierarchii jest czytelnym sygnałem i komunikatem dla osób, którym cele przypisano. Pozwoli to również opracować odpowiednią relację udziałów premii za każdy cel w całej strukturze premii. Na bieżąco analizowane i dostarczane informacje określające poziomy przychodów, marż, rentowności, wskaźników jakościowych, wydajnościowych itp. oraz innych specyficznych dla danej branży lub rodzaju prowadzonej działalności są istotną bazą dla tworzenia bądź modyfikacji obowiązujących systemów premiowania. Firma powinna mieć do dyspozycji wiele danych a także systemy ich gromadzenia i przetwarzania w czytelne raporty zarządcze. Brak definiowania celów sprawia, iż oczekiwane przez właścicieli, menedżerów i pracowników systemy premiowe nie powstają.
04/ ODEJŚĆ OD PREMIOWANIA UZNANIOWEGO (2) W wyniku pojawiającej się presji na zarząd dotyczącej wypłacania jakichkolwiek premii, tworzone są systemy, które nawet w najmniejszym stopniu nie są związane z policzalną efektywnością działań menedżerów i pracowników. SĄ TO TZW. UZNANIOWE SYSTEMY PREMIOWANIA. Premie uznaniowe oraz ich wysokość nie jest związana z konkretnym i mierzalnym celem, który uprzednio zostałby postawiony menedżerowi lub pracownikowi. Decyzja o przyznaniu premii wielokrotnie jest oparta o kryteria subiektywne. Powtarzalność (np. miesięczna) tego sposobu postępowania często prowadzi do sytuacji, w której premia przekształca się w stały dodatek do wynagrodzenia podstawowego i traci swój minimalny już walor motywacyjny. Chcąc uzyskać świetne rezultaty z wykorzystaniem systemu premiowania rekomendujemy w pierwszej kolejności REZYGNACJĘ Z PREMIOWANIA UZNANIOWEGO, które pełni raczej rolę destrukcyjną w firmie i jest marnowaniem posiadanych przez firmę środków finansowych.
05/ PREMIOWANIE ZA MARŻĘ Każda firma stoi przed wyzwaniem realizacji skutecznej sprzedaży swoich produktów i usług. Z punktu widzenia osiągania celów przedsiębiorstwa, a w szczególności zaplanowanego zysku, odpowiednio zaprojektowany system premiowania będzie spełniał rolę wspierającą. Powszechnie stosowanym sposobem naliczania premii jest ustalanie ich wysokości w zależności od osiąganego poziomu obrotu. Premia za osiągnięcie obrotu jest sensownym rozwiązaniem tylko wówczas, gdy w firmie obowiązuje sztywny cennik na produkty a udzielanie rabatów zarezerwowane jest dla top menedżerów. Należy zadbać o to, by świadomość menedżerów i pracowników była mocno osadzona na myśleniu kategoriami marży i rentowności a nie wielkości obrotu. Premiowanie za osiągnięty obrót prowadzi do powstania niebezpiecznych zjawisk w zespołach sprzedażowych, które bezpośrednio przekładają się na obniżenie rentowności firmy. Zespoły sprzedażowe, kierując się chęcią uzyskania sprzedaży za wszelką cenę, pomijają najważniejszy dla zdrowia firmy element, jakim jest odpowiednia rentowność sprzedaży i uzyskana marża handlowa. Obniżenie rentowności jest również wynikiem braku wiedzy i informacji o rentowności pojedynczych transakcji. Informacje te należy kierować bezpośrednio do ludzi i zespołów odpowiedzialnych za sprzedaż. Analizując dokładnie wszystkie transakcje handlowe i wiążąc je z obowiązującym systemem rabatów jesteśmy w stanie określić wartość marży, którą firma traci, gdy system rabatowania działa niewłaściwie. SĄ TO CZASAMI SETKI TYSIĘCY ZŁOTYCH A NAWET MILIONY.
06/ KASKADOWANIE CELÓW Efektywne premiowanie jest bezpośrednio powiązane z właściwym przeniesieniem celów całej firmy na niższe jej poziomy. Działanie to nazywane jest kaskadowaniem. Polega ono na podziale celu głównego na cele składowe, które możemy przypisać do członków zarządu, dyrektorów podlegających zarządowi i kierowników średniego szczebla. Gdy w firmie istnieje działa handlowy, cele powinny być również przeniesione na poziom przedstawicieli regionalnych i handlowych. Sposób kaskadowania celów jest również uzależniony od kształtu struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i zasięgu terytorialnego działania a także od struktury oferowanych produktów i usług. Kaskadowanie umożliwia uzyskanie następujących efektów: 1/ przeniesienie odpowiedzialności za realizację celów cząstkowych z poziomu właścicielskiego i zarządu na poziom menedżerów wyższego i średniego szczebla, 2/ zwiększenie szans wykonania planów całej spółki, 3/ zwiększenie motywacji i zaangażowania menedżerów średniego poziomu oraz ich identyfikacji z celami całej firmy, 4/ stworzenie możliwości zaprojektowania i wdrożenia w firmie efektywnego systemu premiowania.
7/ ZŁOTA ZASADA PREMIOWANIA Złota zasada premiowania mówi, iż system powinien być JEDNOCZEŚNIE korzystny z punktu widzenia przedsiębiorstwa (właściciel) KOSZTY, jak i jego uczestników (dyrektorzy, kierownicy, pracownicy) WYSOKOŚĆ PREMII. Dobrze zaprojektowany system premiowania pozwala: 1/ osiągać przez firmę zamierzone cele, 2/ bardzo dobrym pracownikom zarabiać dużo ponad przeciętną, 3/ weryfikować słabszych pracowników i wskazywać dla nich obszary do poprawy, 4/ uzyskać od dotychczasowych pracowników więcej, niż to miało miejsce przed wdrożeniem systemu. Po wdrożeniu właściwego systemu tworzy się w firmie zupełnie nowa sytuacja, charakteryzująca się w następujący sposób: 1/ przedsiębiorstwo osiąga lepsze rezultaty (rośnie sprzedaż, wynik netto, spadają koszty), 2/ menedżerowie i pracownicy zaczynają więcej zarabiać a ich motywacja znacznie rośnie, 3/ następuje zrozumienie efektywności pracy i związku między osiąganym efektem a wysokością premii. Gdy złota zasada premiowania jest zachowana system premiowania przyjmuje formę mechanizmu samofinansującego się. Uzyskane efekty z wdrożenia systemu wielokrotnie przewyższają koszty jego istnienia.