REGULAMIN ORGANIZACYJNY POLITECHNIKI GDAŃSKIEJ Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Podstawowe zasady działania Politechniki Gdańskiej (dalej zwaną Uczelnią) określa ustawa z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyŝszym (Dz. U. 2005, nr 164 poz. 1365) i Statut Politechniki Gdańskiej. 2. Politechnika Gdańska jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy. 3. Rektor kieruje uczelnią i reprezentuje ją na zewnątrz. Rektor jednoosobowo składa oświadczenia woli w imieniu uczelni. Jest przełoŝonym jej pracowników, studentów i doktorantów. 4. Regulamin organizacyjny określa: a) strukturę organizacyjną oraz podporządkowanie jednostek administracji uczelni, b) ramowe zakresy zadań jednostek administracji uczelni, c) ramowe zakresy zadań kierowników jednostek administracji, d) zasady funkcjonowania i ramowy zakres zadań jednostek administracji centralnej, e) zasady funkcjonowania i ramowy zakres zadań administracji wydziałów, f) zasady funkcjonowania i ramowy zakres zadań administracji jednostek uczelnianych. Rozdział II STRUKTURA ORGANIZACYJNA ORAZ PODPORZĄDKOWANIE JEDNOSTEK ADMINISTRACJI UCZELNI 2 1. Zgodnie z zakresem prowadzonej działalności, administracja uczelni dzieli się na: a) administrację centralną podporządkowaną odpowiednio rektorowi, prorektorom, kanclerzowi, zastępcom kanclerza, kwestorowi, b) administrację wydziałów podporządkowaną dziekanom, c) administrację jednostek uczelnianych podporządkowaną kierownikom jednostki. 3 1. Zadania administracji uczelni są realizowane przez wyodrębnione jednostki organizacyjne lub samodzielne stanowiska pracy. 2. Wyodrębnionymi jednostkami administracji są: działy, zespoły, sekcje, biura, dziekanaty, samodzielne stanowiska pracy i sekretariaty. 3. Działem moŝe być jednostka organizacyjna licząca co najmniej pięciu pracowników (w tym osoba kierująca). 4. Sekcją, biurem, zespołem moŝe być jednostka licząca od dwóch do czterech pracowników (w tym osoba kierująca). 5. W ramach działu mogą być tworzone sekcje lub zespoły. 6. W uzasadnionych przypadkach rektor moŝe odstąpić od zasad określonych w ust. 3 4. 1
4 1. Jednostki administracji centralnej tworzy, znosi lub przekształca rektor na wniosek kanclerza, prorektora. 2. Jednostki administracji wydziałowej tworzy, znosi lub przekształca rektor na wniosek dziekana zaakceptowany, przez radę wydziału. 3. Jednostki administracji uczelnianej tworzy, znosi, przekształca rektor na wniosek kierownika jednostki uczelnianej. 4. Wniosek o utworzenie jednostki administracji winien zawierać zakres zadań jednostki, podległość organizacyjną, proponowaną nazwę, a w przypadku działu, sekcji, biura lub zespołu wykaz pracowników oraz osobę kierującą. 5. W akcie likwidującym lub przekształcającym jednostkę wskazuje się jednostkę przejmującą dotychczasowe zadania oraz majątek. Przekazanie winno nastąpić w formie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez zainteresowane osoby. W przypadku gdy udział pracownika przekazującego jest niemoŝliwy, przełoŝony winien powołać komisję i przekazać całość spraw protokolarnie. 5 1. Schemat jednostek organizacyjnych Politechniki Gdańskiej stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu. 2. Schematy organizacyjne wydziałów oraz szczegółowe zakresy zadań administracji wydziałowej są zawarte w regulaminach ich działalności. 3. Schematy organizacyjne pozostałych jednostek uczelni: Centrum Morskich Technologii Militarnych załącznik nr 2, Studium Języków Obcych załącznik nr 3, Studium Nauczania Matematyki załącznik nr 4, Studium Wychowania Fizycznego i Sportu załącznik nr 5, Biblioteki Głównej załącznik nr 6. 4. Symbole i kody informatyczne poszczególnych jednostek organizacyjnych Politechniki Gdańskiej stanowią załącznik nr 7. Rozdział III RAMOWE ZAKRESY ZADAŃ JEDNOSTEK ADMINISTRACJI UCZELNI 6 1. W zakresie swego działania jednostki organizacyjne administracji realizują zadania określone przepisami prawa, Statutem Politechniki Gdańskiej i niniejszym Regulaminem. 2. Do podstawowych zadań administracji Uczelni naleŝy: a) wykonywanie zadań administracyjnych i usługowych na rzecz działalności dydaktycznej, badawczej, pomocy materialnej dla studentów i doktorantów itp., b) sporządzanie projektów, planów rzeczowo-finansowych oraz nadzór nad ich wykonaniem, c) gospodarowanie majątkiem uczelni, d) sporządzanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych, porozumień, decyzji, umów i innych dokumentów, e) prowadzenie i przestrzeganie procedur związanych z zamówieniami publicznymi, zgodnie z regulaminem zamówień publicznych, f) prowadzenie ksiąg rachunkowych uczelni, sporządzanie sprawozdań i informacji oraz deklaracji do właściwych urzędów, sporządzanie list wynagrodzeń, zasiłków i innych świadczeń dla pracowników. 2
g) prowadzenie spraw pracowniczych oraz socjalnych pracowników, studentów i doktorantów, h) realizacja inwestycji i remontów, i) utrzymywanie porządku i zagwarantowanie bezpieczeństwa na terenie uczelni, j) współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi uczelni w ramach koordynacji działań, k) udostępnianie informacji publicznej, w tym informacji do Biuletynu Informacji Publicznej Politechniki Gdańskiej. Rozdział IV RAMOWE ZAKRESY ZADAŃ KIEROWNIKÓW JEDNOSTEK ADMINISTRACJI 7 1. Do zadań kierownika jednostki organizacyjnej naleŝy w szczególności: a) zapewnianie właściwej i terminowej realizacji zadań, organizowanie pracy i ustalanie szczegółowego zakresu czynności pracowników, b) nadzór nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków słuŝbowych pracowników i przestrzeganiem dyscypliny pracy, c) ocena pracowników oraz składanie wniosków w sprawach pracowniczych, d) racjonalna i oszczędna gospodarka mieniem oraz środkami finansowymi, e) podejmowanie decyzji bieŝących w ramach posiadanych kompetencji lub z upowaŝnienia przełoŝonego, f) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników przepisów ustawy o finansach publicznych, Prawo zamówień publicznych, g) przygotowywane okresowych analiz, informacji i sprawozdań z realizacji zadań, h) identyfikacja zagroŝeń w realizacji zadań i zarządzanie ryzykiem, i) dbanie o ład i porządek na stanowiskach pracy oraz w pomieszczeniach jednostki, j) przygotowywanie wniosków opinii oraz propozycji wewnętrznych aktów normatywnych, k) zapewnienie zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych, l) organizowanie prac zgodnie z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, a takŝe bezpieczeństwa poŝarowego, oraz egzekwowanie ich przestrzegania. Rozdział V ZASADY FUNKCJONOWANIA I RAMOWY ZAKRES ZADAŃ JEDNOSTEK ADMINISTRACJI CENTRALNEJ 8 1. Rektor, prorektorzy, kanclerz określają zakresy zadań bezpośrednio podległych im jednostek administracji centralnej. 2. Zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień kierowników jednostek administracji centralnej określa kanclerz po uzgodnieniu odpowiednio z rektorem, prorektorem, zastępcą kanclerza. 3. Zakresy zadań i odpowiedzialności pracowników jednostek administracji centralnej na wniosek kierownika zatwierdza kanclerz po uzgodnieniu odpowiednio z rektorem, prorektorem, zastępcą kanclerza. 4. Zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień zastępców kanclerza ustala rektor na wniosek kanclerza. 3
Rozdział VI ZASADY FUNKCJONOWANIA I RAMOWY ZAKRES ZADAŃ JEDNOSTEK ADMINISTRACJI WYDZIAŁÓW 9 1. Pracami administracji wydziału kieruje dyrektor administracyjny wydziału. Dyrektor administracyjny wydziału bezpośrednio podlega dziekanowi. Dziekan wydziału w porozumieniu z kanclerzem ustala szczegółowy zakres obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień dyrektora administracyjnego. 2. Zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników administracji wydziałowej ustala dyrektor administracyjny wydziału w porozumieniu z dziekanem. 3. Zakres działalności administracji wydziałowej obejmuje: a) przygotowanie, obsługę i administracyjną realizację decyzji dziekana i rady wydziału, b) obsługę administracyjną spraw pracowniczych, w tym kadrowo-płacowych, kierowanych do Działu Osobowego i Działu Płac, 4. Przygotowywanie dokumentacji dotyczącej operacji gospodarczych dokonywanych na wydziale zgodnie z obowiązującymi przepisami, przekazywanie stosownych dokumentacji do kwestury, prowadzenie ewidencji pomocniczych, w tym posiadanego majątku, 5. Sporządzanie planów rzeczowo- finansowych i nadzór nad ich wykonaniem planu. 6. Dokonywanie analizy przychodów i wydatków, uzgadnianie z zapisami w prowadzonych przez Kwesturę księgach rachunkowych uczelni, 7. Obsługa administracyjna zadań związanych z działalnością dydaktyczną, badawczą, pomocą materialną dla studentów i doktorantów, w tym sporządzanie list wypłat stypendiów i innych świadczeń. 8. Przeprowadzanie procedur związanych z zamówieniami publicznymi na dostawy, usługi lub roboty budowlane, nadzorowanie realizacji umów i zamówień, 9. Obsługa administracyjna inwentaryzacji i likwidacji mienia wydziału, 10. Obsługa porządkowa, dozór mienia i obiektów wydziału, 11. Zarządzanie mieniem wydziału, w tym prowadzenie obsługi technicznej obiektów i gospodarki materiałowej, 12. Obsługa administracyjna związana z procedurą dotyczącą nadawania stopni i tytułu naukowego. 13. Zakres zadań na wydziale ustala regulamin organizacyjny uchwalony przez radę wydziału i zatwierdzony przez rektora. Rozdział VII ZASADY FUNKCJONOWANIA I RAMOWY ZAKRES ZADAŃ ADMINISTRACJI JEDNOSTEK UCZELNIANYCH 10 1. Pracą administracji w jednostce uczelnianej kieruje kierownik jednostki. 2. Decyzje w ramach zwykłego zarządu w bieŝących sprawach administracji, gospodarki, finansów jednostki uczelnianej podejmuje kierownik jednostki w granicach pełnomocnictwa udzielonego przez rektora. 3. Do zadań administracji jednostki uczelnianej naleŝy wykonywanie czynności administracyjnych, finansowych, technicznych, zabezpieczania majątku, związanych z funkcjonowaniem jednostki. 4. Zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników niebędących nauczycielami akademickimi określa kierownik jednostki uczelnianej. 4
Rozdział VIII POSTANOWIENIA KOŃCOWE 11 1. Do samodzielnego wykonywania czynności prawnych w imieniu Politechniki Gdańskiej uprawniony jest rektor. 2. Inni pracownicy wykonują czynności prawne w imieniu uczelni w ramach pełnomocnictwa udzielonego im przez rektora. 3. Pełnomocników powołuje i odwołuje rektor z własnej inicjatywy, na wniosek prorektorów lub kanclerza, określając jednocześnie granice ich umocowania. 4. Pełnomocnictwo wymaga formy pisemnej pod rygorem niewaŝności. 5. Rektor podpisuje w szczególności: a) korespondencję kierowaną do organów władzy centralnej i terenowej, b) protokoły kontroli przeprowadzonych w uczelni przez uprawnione organy, c) wewnętrzne akty prawne. 6. Pisma i dokumenty, o których mowa w ust. 1, przedkładane rektorowi, winny posiadać parafkę kierownika jednostki organizacyjnej przygotowującej dane pismo lub dokument. 12 Osobami upowaŝnionymi do podpisywania dokumentów oraz dokonywania czynności prawnych w imieniu Politechniki Gdańskiej są w ramach udzielonego pełnomocnictwa prorektorzy, dziekani, kierownicy jednostek uczelnianych, kanclerz, zastępcy kanclerza, w tym kwestor oraz inne osoby. 13 1. Wewnętrznymi aktami normatywnymi obowiązującymi w uczelni są: a) statut i uchwały senatu, b) regulaminy, c) zarządzenia rektora, d) pisma okólne rektora. 2. Oryginały wewnętrznych aktów normatywnych przechowywane są w Dziale Organizacyjno-Prawnym. 14 Projekt wewnętrznego aktu normatywnego przygotowuje jednostka organizacyjna, w zakresie działania której znajduje się sprawa wymagająca unormowania, przy współudziale Działu Organizacyjno-Prawnego. 15 1. Przekazywanie i objęcie funkcji następuje w obecności osób zainteresowanych na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, który winien zawierać: a) wykaz przyjmowanych (przekazywanych) dokumentów, b) wykaz spraw do załatwienia (w toku załatwiania), c) wykaz składników majątkowych (arkusze spisowe) w przypadku osób odpowiedzialnych materialnie. 2. W przypadku, gdy udział pracownika przekazującego jest niemoŝliwy, przełoŝony winien powołać komisję i przekazać całość spraw protokolarnie. 5
16 1. Czynności przygotowawcze i techniczno-kancelaryjne wykonują we własnym zakresie jednostki organizacyjne uczelni. 2. Zasady postępowania z dokumentami niejawnymi określają przepisy szczególne. 17 1. Prorektorzy, dziekani, kanclerz, kwestor, kierownicy jednostek uczelnianych, dyrektor biblioteki oraz dyrektorzy i kierownicy pozostałych jednostek organizacyjnych podpisują pisma, dokumenty i korespondencję w sprawach naleŝących do ich właściwości oraz zgodnie z udzielonym im przez rektora upowaŝnieniem lub pełnomocnictwem. 2. Zastępcy kanclerza oraz kierownicy działów, biur, zespołów oraz innych jednostek organizacyjnych są upowaŝnieni do podpisywania korespondencji dotyczącej spraw pozostających w zakresie ich działania, z wyjątkiem spraw zastrzeŝonych do wyłącznej kompetencji innych osób. 3. Pracownicy uczelni są upowaŝnieni do podpisywania dokumentów w sprawach im powierzonych, na podstawie otrzymanego upowaŝnienia lub pełnomocnictwa. 4. Obowiązuje zasada parafowania kaŝdej strony egzemplarza dokumentu (pisma), który pozostaje w aktach sprawy, przez opracowującego go pracownika i kolejnych przełoŝonych, którzy odpowiadają za jego treść. 5. Dokumenty i pisma przesyłane drogą elektroniczną muszą być podpisane (parafowane) podpisem elektronicznym. 18 1. Osoby podpisujące lub parafujące pisma i dokumenty odpowiadają za: a) celowe, rzetelne, terminowe załatwienie sprawy, b) zgodność z obowiązującymi przepisami. 2. Opinii radcy prawnego obligatoryjnie wymagają następujące dokumenty: a) wszystkie zawierane umowy, b) projekty zarządzeń, pism okólnych, instrukcji, regulaminów oraz innych wewnętrznych aktów normatywnych, c) kierowane do organów ścigania, organów sądowych lub innych organów orzekających, d) dotyczące rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, e) dotyczące spraw majątkowych uczelni, f) dotyczące umorzenia wierzytelności lub spisania w straty, g) decyzje o nieodpłatnym przekazaniu lub sprzedaŝy przedmiotów majątkowych o charakterze środka trwałego. 19 Sposób przekazywania i przechowywania dokumentów w archiwum określają odrębne przepisy. 20 Za organizację i dyscyplinę pracy, zapewnienie bezpieczeństwa i higienicznych warunków pracy oraz stosowanie przepisów prawa (szczególnie w zakresie udzielania urlopów wypoczynkowych, przestrzegania obowiązującego czasu pracy) odpowiadają kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych, zaś w odniesieniu do kierowników poszczególnych jednostek według kompetencji: dziekani, prorektorzy, kanclerz, kwestor, zastępcy kanclerza. 6
21 1. Zakres zadań prorektorów ustala rektor. 2. Zakres zadań kanclerza określa ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyŝszym (Dz. U. nr 164 poz. 1365 z późniejszymi zmianami) i statut uczelni. 3. Obowiązki i uprawnienia kwestora pełniącego funkcję głównego księgowego określają odrębne przepisy. 4. Szczegółowe zakresy zadań jednostek administracji centralnej rektor określa odrębnie. 5. Zmiany w strukturze organizacyjnej wprowadza rektor w trybie zarządzenia. 6. Regulamin organizacyjny wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania przez rektora. 7