PROGRAM NARODOWEGO CENTRUM KULTURY POLSKO UKRAIŃSKA WYMIANA MŁODZIEŻY Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o: Programie, należy przez to rozumieć Program Polsko-Ukraińska Wymiana Młodzieży; NCK, należy przez to rozumieć Narodowe Centrum Kultury; MKiDN, należy rozumieć Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego; Wnioskodawcy, należy przez to rozumieć podmiot składający wniosek do NCK o dofinansowanie zadania w ramach Programu; Beneficjencie, należy przez to rozumieć wnioskodawcę, który uzyskał dofinansowanie w ramach Programu na realizację zadania; Projekcie, należy przez to rozumieć koncepcję wnioskodawcy, mieszczącą w swoim zakresie zarówno zadanie, jak i działania przygotowujące do jego realizacji oraz ewentualny plan jego kontynuacji; Zadaniu, należy przez to rozumieć działanie będące przedmiotem wniosku i stanowiące element projektu, mieszczące się w ramach opracowanego przez wnioskodawcę montażu finansowego; Zespole Oceniającym, należy przez to rozumieć zespół dokonujący oceny wartości merytorycznej wniosków; Błędach formalnych, należy przez to rozumieć wady wniosku wynikające z niedostosowania zadania do wymagań związanych z zakresem Programu, które uniemożliwiają udzielenie dofinansowania dla zadania w ramach Programu i których wnioskodawca nie może poprawić po terminie zamknięcia naboru do Programu. 1 BUDŻET Prognozowana wielkość środków przeznaczonych na realizację Programu wynosi 1.600.000 zł 1
2 INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA Instytucją zarządzającą programem jest NCK. 3 STRATEGICZNE CELE PROGRAMU 1. Wzajemne poznanie się młodych Polaków i Ukraińców oraz nabycie wiedzy na temat współczesnej Polski i Ukrainy, 2. Ukazanie podobieństw i odmienności kulturowych, 3. Zapoznanie młodzieży z kulturą i historią lokalną. 4 UPRAWNIENI WNIOSKODAWCY O dofinansowanie w ramach priorytetu ubiegać się mogą następujące podmioty prawa polskiego: 1) samorządowe instytucje kultury (z wyłączeniem instytucji współprowadzonych przez Ministra oraz jednostki samorządu terytorialnego 1 ); 2) organizacje pozarządowe. 5 RODZAJE KWALIFIKUJĄCYCH SIĘ ZADAŃ 1. W ramach programu można uzyskać dofinansowanie na realizację zadania, czyli na pokrycie części kosztów realizacji projektów, które: 1) stwarzają grupom młodzieży z Polski i Ukrainy możliwość spotkania się i wzajemnego poznania swych kultur, planowane wspólnie przez obu partnerów ustalających tematykę projektu zgodną z zainteresowaniami uczestników wymiany; 2) zawierają następujące obowiązkowe komponenty: 1 Lista instytucji współprowadzonych znajduje się na stronie: http://www.mkidn.gov.pl/pages/stronaglowna/kultura-i-dziedzictwo/instytucje-kultury-w-polsce/instytucje-wspolprowadzone.php 2
a. Historia lokalna. Młodzież polska przygotowuje zajęcia z historii własnej miejscowości, b. Kultura regionu. Prezentacja kultury danego regionu na kulturalnej mapie Polski, c. Poznajemy język sąsiada. Młodzi ludzie, poznają podstawy języka sąsiada. 2. Realizacja komponentów obowiązkowych musi uwzględniać aktywny udział młodzieży biorącej udział w projekcie. 6 TERMINY I TRYB NABORU WNIOSKÓW 1. Wniosek w formie papierowej oraz elektronicznej (wersję elektroniczną wniosku należy nagrać na płycie CD/ DVD) należy przesłać pocztą w terminie do dnia 17 kwietnia 2013 roku na adres: Narodowe Centrum Kultury ul. Płocka 13, 01 231 Warszawa z dopiskiem na kopercie: wniosek do Programu Polsko Ukraińska Wymiana Młodzieży. 2. Formularz wniosku oraz załączniki dostępne są na stronie internetowej www.nck.pl. 3. Do wniosku należy dołączyć załączniki papierowe w jednym egzemplarzu (kopie poświadczone za zgodność z oryginałem): 1) statut, 2) wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub Rejestru Instytucji Kultury (z datą nie późniejszą niż 3 miesiące od dnia złożenia wniosku). 4. Wnioski przesłane lub złożone po upływie terminu, o którym mowa w ust. 1, odrzucane są z przyczyn formalnych. O zachowaniu terminu złożenia Wniosku decyduje data stempla pocztowego. 5. Po upływie ostatecznego terminu składania wniosków nie ma możliwości przesyłania uzupełnień i poprawek do obowiązującej dokumentacji. 3
7 WYMAGANIA FORMALNE I FINANSOWE DLA ZADAŃ 1. Realizacja zadań odbywa się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej i/lub na terenie Ukrainy w roku 2013. 2. Dofinansowanie nie może być przeznaczone na prowadzenie prac remontowych i modernizacyjnych budynków i obiektów. 3. Dofinansowanie nie może pokryć zakupu środków trwałych (w tym: wyposażenia i urządzeń technicznych). 4. Warunkiem ubiegania się o dofinansowanie zadania jest posiadanie ukraińskiego partnera. 5. Partnerzy powinni uzgodnić cele przedsięwzięcia, krąg uczestników, zasady finansowania oraz wspólny program. 6. Partner polski zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz kosztów leczenia dla wszystkich polskich uczestników projektu. 7. Partner ukraiński zobowiązany jest do posiadania ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków oraz kosztów leczenia dla wszystkich ukraińskich uczestników projektu. 8. Uczestnicy projektów to młodzież w przedziale wiekowym 12 18 lat. 9. Niezbędne jest zachowanie równowagi proporcji uczestników projektu (zbliżona liczba młodzieży polskiej i ukraińskiej). 10. Liczba uczestników projektu strony przyjmującej nie może być mniejsza niż liczba uczestników projektu strony zaproszonej. 11. Na każdą dziesiątkę uczestników przypadać powinien 1 opiekun. 12. Zadanie może trwać od 7 do 21 dni. 13. Harmonogram realizacji zadania musi zawierać szczegółowy opis codziennych działań programowych. 14. W każdym projekcie powinien brać udział tłumacz. 15. Realizacja zadania odbywa się w terminie od 1 czerwca 2013 r. do 15 grudnia 2013 r. 4
16. Wkład własny wynosi minimum 10% całkowitego kosztu zadania. 17. W zawartych we wniosku informacjach określających źródła finansowania zadania można zamieszczać wyłącznie dane dotyczące środków, które na etapie realizacji zadania zostaną ujęte w ewidencji księgowej wnioskodawcy. 18. Wnioskodawca zobowiązuje się do ujęcia w swojej ewidencji księgowej wszystkich przewidywanych przychodów powstałych w trakcie realizacji zadania oraz poświadcza we wniosku, że planowane przychody nie będą ujęte w ewidencji księgowej współorganizatorów zadania. 19. Wnioskodawca zobowiązany jest do zadeklarowania wkładu własnego na realizację zadania we wniosku. 20. Wszystkie przychody planowane do uzyskania z tytułu realizacji zadania muszą być wskazane we wniosku i przeznaczone na koszty związane z realizacją zadania. 21. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor NCK, na wniosek Zespołu Oceniającego, może wyrazić zgodę na podniesienie wartości maksymalnego udziału dofinansowania w budżecie zadania lub na finansowanie zadania na poziomie 100%. 22. W sytuacji, gdy wnioskodawca ubiega się o zgodę Dyrektora NCK na podniesienie wartości maksymalnego udziału dofinansowania w budżecie zadania, zobowiązany jest umieścić we wniosku stosowną informację na ten temat wraz z uzasadnieniem. Wniosek nie zawierający takiego uzasadnienia zostanie odrzucony jako błędny formalnie. 23. W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 21-22, wniosek zostanie odrzucony jako błędny formalnie. 24. Dofinansowanie ma charakter celowy i może być wydatkowane jedynie na pokrycie kosztów uwzględnionych w ust. 25. 25. Wysokość dofinansowania uzależniona jest od liczby uczestników biorących udział w zadaniu, na których wnioskodawca może otrzymać kwoty wynikające z następujących stawek ryczałtowych: (jeden dzień /jedna osoba) 1) Koszty wyżywienia w przypadku zakwaterowania u rodzin 40 zł., 2) Koszty zakwaterowania i wyżywienia w internacie, schronisku itp. 60 zł., 5
3) Koszty honorarium dla tłumacza 140 zł., 4) Kieszonkowe dla uczestników: a. dzieci 5 zł., b. opiekunowie 10 zł. 5) Koszty transportu 100 % poniesionych wydatków (środki transportu: autobus rejsowy, wynajęty autokar, kolej). 26. W przypadku realizacji zadania na terytorium Polski możliwe jest uzyskanie dofinansowania na: zakwaterowanie i wyżywienie uczestników projektu z obu stron (w przypadku zakwaterowania u rodzin tylko na wyżywienie dla strony ukraińskiej), kieszonkowe dla uczestników i opiekunów ze strony ukraińskiej, koszty tłumacza oraz koszty transportu grupy ukraińskiej do Polski i na Ukrainę. 27. W przypadku realizacji zadania na terytorium Ukrainy możliwe jest uzyskanie dofinansowania na: zakwaterowanie i wyżywienie uczestników projektu ze strony polskiej, kieszonkowe dla uczestników i opiekunów ze strony polskiej, koszty tłumacza ze strony polskiej oraz koszty transportu grupy polskiej na Ukrainę i do Polski. 28. NCK nie finansuje kosztów administracyjnych zadania. 29. Maksymalna wysokość dofinansowania w jednej edycji programu dla jednego Wnioskodawcy nie może przekroczyć kwoty 50 000 zł lub nie może obejmować więcej niż 2 zadań. 1 wniosek może dotyczyć 1 zadania. 30. Ten sam partner ukraiński nie może również uczestniczyć w więcej niż 2 zadaniach w jednej edycji programu, w których wysokość dofinansowania nie może jednocześnie przekroczyć kwoty 50 000 zł. 31. Środki na realizację zadania są przekazywane na rachunek bankowy wskazany przez Wnioskodawcę po podpisaniu umowy przez osoby upoważnione ze strony NCK oraz Wnioskodawcy. 8 TRYB OCENY WNIOSKÓW 1. Wnioski podlegają ocenie formalnej oraz merytorycznej. 6
2. Ocenie merytorycznej nie są poddawane wnioski, w których stwierdzono jeden z poniższych błędów formalnych: 1) złożenie wniosku przez podmiot nieuprawniony, 2) złożenie wniosku po terminie, 3) niekompletność wniosku lub brak np. podpisów imiennych osób uprawnionych pod wnioskiem i/lub załącznikami; potwierdzenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów, 4) brak obowiązkowych załączników określonych w niniejszym Regulaminie, 5) błędy rachunkowe, 6) brak zgodności wniosku z warunkami organizacyjnymi i finansowymi zawartymi w niniejszym Regulaminie. 3. Oceny formalnej dokonują pracownicy NCK. 4. Wnioski, które przeszły pozytywnie ocenę formalną poddawane są ocenie merytorycznej. 5. Oceny wartości merytorycznej dokonuje Zespół Oceniający, biorąc pod uwagę kryteria oceny, o których mowa 9. Zespół Oceniający składa się z pracowników NCK i MKiDN powołanych przez Dyrektora NCK. Skład Zespołu zatwierdza Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego. 6. Na podstawie średnich ocen, o których mowa w ust. 5, NCK sporządza listę rankingową wniosków, na podstawie której Dyrektor NCK podejmuje decyzję o przyznaniu dofinansowania. Do dalszej procedury przechodzą wyłącznie wnioski, które uzyskały co najmniej 70 punktów. 7. W sytuacji gdy limit finansowy programu nie pozwala na dofinansowanie wszystkich wniosków rekomendowanych, Dyrektor NCK zatwierdza podniesienie progu punktowego uprawniającego do uzyskania rekomendacji. 8. Wnioski są rozpatrywane nie później niż w terminie 3 tygodni od dnia zakończenia naboru. 9. NCK opublikuje na stronie internetowej www.nck.pl wykaz wniosków o dotację rozpatrzonych pozytywnie, negatywnie oraz odrzuconych z przyczyn formalnych nie później niż w terminie 2 tygodni od rozstrzygnięcia. 10. Wnioskodawca zostanie pisemnie poinformowany o decyzji Dyrektora Narodowego Centrum Kultury, nie później niż w terminie 2 tygodni od daty publikacji decyzji na stronie internetowej Narodowego Centrum Kultury. 7
9 KRYTERIA OCENY WARTOŚCI MERYTORYCZNEJ WNIOSKÓW Zespół Oceniający przeprowadza ocenę merytoryczną projektów w oparciu o następujące kryteria: Nr Kryterium Maksymalna punktacja 1. Zgodność projektu z celami i priorytetami programu. 30 2. Poziom zaangażowania młodzieży (wykorzystanie metod pracy zachęcających młodzież do aktywnego uczestnictwa w działaniach i 20 ich współtworzenia). 3. Innowacyjność projektu, spójność zaplanowanych działań, atrakcyjne dla uczestników formy działań, dostosowanie metod realizacji działań do możliwości uczestników. Preferowane są projekty artystyczne: muzyczne, teatralne, z 20 zakresu sztuk wizualnych, tańca, filmu, fotografii realizowane poprzez wspólne warsztaty, a także działania grup teatralnych, orkiestr, chórów i zespołów muzycznych. 4. Realna możliwość wykonania planowanych działań, czy planowane działania pozwalają na osiągnięcie zamierzonych rezultatów. 20 5. Dopasowanie partnerów pod względem wspólnych zainteresowań i potrzeb. Preferowani są partnerzy ze wschodniej lub centralnej 10 Ukrainy. Punktacja maksymalna razem 100 10 ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA I WARUNKI ROZLICZENIA ZADANIA 1. Beneficjent jest zobowiązany do utrzymania zadeklarowanych we wniosku proporcji między wkładem własnym (liczonym ze środkami pozyskanymi z innych źródeł) a dotacją. 2. Beneficjent jest zobowiązany do umieszczania w materiałach promocyjnych i informacyjnych dotyczących zadania oraz umieszczenia na stronie internetowej (jeżeli ją posiada) informacji o dofinansowaniu przedsięwzięcia w ramach Programu 8
w formie zamieszczenia logo NCK oraz zapisu Dofinansowano ze środków Narodowego Centrum Kultury w ramach Programu Polsko Ukraińska Wymiana Młodzieży. 3. Beneficjent jest zobowiązany do rozliczenia dofinansowania na warunkach określonych w umowie, ale nie później, niż w ciągu 14 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji zadania, w tym w szczególności do przedłożenia raportu końcowego w formie pisemnej zawierającego: 1) ocenę merytoryczną realizacji zadania, 2) osiągnięte wskaźniki rezultatów zadania, 3) rozliczenie finansowe zadania, 4) materiały merytoryczne dotyczące wykonanego zadania. 4. Wzór obowiązującego raportu końcowego, o którym mowa w ust. 3, dostępny jest na stronie internetowej www.nck.pl. 5. Materiały merytoryczne należy załączać również w formie elektronicznej na nośniku wskazanym przez NCK. 6. Beneficjent jest zobowiązany do umożliwienia przeprowadzenia kontroli upoważnionym przedstawicielom NCK. 7. Wszyscy beneficjenci zobowiązani są stosować zapisy art. 2. ust. 1 pkt. 7 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.). 9