WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Warszawa, 25 maja 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WK-I.431.1.41.2016 Pan Tomasz Hapunowicz Wójt Gminy Zbuczyn Urząd Gminy Zbuczyn ul. Jana Pawła II 1 08-106 Zbuczyn WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1 Iwona Parys starszy inspektor wojewódzki oraz Błażej Jakoniuk inspektor wojewódzki w Wydziale Kontroli Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie przeprowadzili 2 kontrolę w Urzędzie Gminy Zbuczyn, z siedzibą przy ul. Jana Pawła II 1. Kontrolą objęto stan realizacji zadań z zakresu administracji rządowej w przedmiocie działalności Urzędu Stanu Cywilnego oraz prowadzenia ewidencji ludności. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 21 listopada 2016 r. Nawiązując do projektu wystąpienia pokontrolnego z 14 kwietnia 2017 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, przekazuję Panu Wójtowi wystąpienie pokontrolne. I. Działalność Urzędu Stanu Cywilnego w Zbuczynie W kontrolowanym okresie sporządzono 51 aktów małżeństwa oraz 38 aktów zgonu, jak również wydano dwie decyzje na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska 3. Przeniesiono do rejestru stanu cywilnego treść pięciu zagranicznych dokumentów stanu cywilnego, 1 Ustawa z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525, z późn. zm.). 2 Kontrola została przeprowadzona w dniach od 21 listopada do 2 grudnia 2016 r. 3 Ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. z 2016 r. poz. 10).

a także dokonano sześciu sprostowań 4 oraz czterech uzupełnień aktu stanu cywilnego 5. Ponadto wydano 482 odpisy skrócone 6 oraz sześć odpisów zupełnych 7 aktów stanu cywilnego 8. Kontroli poddano dziesięć aktów małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 2 i 3 kro 9, jedenaście aktów zgonów oraz dwie decyzje o zmianie imienia. Zbadano również pięć transkrypcji, sześć sprostowań oraz cztery uzupełnienia aktu stanu cywilnego. Ponadto skontrolowano 25 wniosków o wydanie odpisu skróconego i jeden wniosek o wydanie odpisu zupełnego w wyniku, których wydano 31 odpisów skróconych i jeden odpis zupełny. Kierownik urzędu stanu cywilnego zarejestrował w rejestrze stanu cywilnego akty małżeństw oraz zgonów w formie wpisów. Powyższych czynności dokonano zgodnie z właściwością miejscową określoną w art. 13 ust. 1 i 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 10. Wszystkie poddane badaniu akty zgonu sporządzono z zachowaniem terminu określonego w art. 92 ust. 1 niniejszej ustawy. Akty stanu cywilnego oznaczono w rejestrze stanu cywilnego oddzielenie dla każdego rodzaju zdarzenia i odrębnie dla każdego roku kalendarzowego zgodnie z art. 19 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Wpisów w rejestrze dokonywano w alfabecie łacińskim rozszerzonym, wielkimi literami. Oznaczenia aktów stanu cywilnego zostały nadane przez system teleinformatyczny z chwilą ich sporządzenia oraz składały się z elementów określonych w 42 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego 11. Dla poddanych kontroli aktów małżeństw oraz zgonów prowadzono w formie papierowej akta zbiorowe. Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego opatrzono zgodnie z 43 ust. 1 powyższego rozporządzenia oznaczeniem nadanym aktowi stanu cywilnego, którego dotyczyły. Poddane kontroli akty stanu cywilnego sporządzono we właściwych rocznikach, odpowiednio urodzeń, małżeństw i zgonów. W aktach zbiorowych wszystkich poddanych badaniu aktów małżeństw znajdowały się zapewnienia oraz zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, o których mowa w art. 76 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego 4 Dokonano trzech sprostowań na wniosek oraz trzech z urzędu. 5 Dokonano trzech sprostowań na wniosek oraz jednego z urzędu. 6 Wpłynęło 195 wniosków o wydanie odpisów skróconych. 7 Wpłynął jeden wniosek o wydanie odpisu zupełnego. 8 W poddanym kontroli okresie nie dokonano rejestracji urodzenia w formie aktu stanu cywilnego, czynności w zakresie odtworzenia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego. Nie wydano zaświadczeń o możliwości zawarcia związku małżeńskiego za granicą, zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby, stanie cywilnym oraz nieposiadaniu księgi stanu cywilnego, jak również decyzji o odmowie dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego ani o umorzeniu postępowania. 9 Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. z 2015 r. poz. 2082, z późn. zm.). 10 Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 2064). 11 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. 2016 r. poz. 1904, z późn. zm.). 2

oraz w art. 4¹ 1 kro. Akty zgonu sporządzono na podstawie kart zgonu oraz protokołów zgłoszenia zgonu zgodnie z art. 92 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Poddane badaniu decyzje dotyczące zmiany imienia wydane zostały zgodnie z właściwością rzeczową, w terminie miesiąca zgodnie z art. 35 3 kpa 12 oraz z zachowaniem zasad doręczania określonych w art. 39 i art. 46 1 kpa. W związku z wydaniem powyższych decyzji dołączono wzmiankę dodatkową przy aktach stanu cywilnego dotyczących osób, których imiona zmieniono. Za sporządzenie każdego z poddanych kontroli aktów małżeństwa oraz decyzji w sprawie zmiany imienia pobrano opłatę skarbową w wysokościach określonych w ustawie o opłacie skarbowej 13. Osoba zatrudniona na stanowisku Kierownika USC 14 w okresie objętym kontrolą spełniała wymogi określone w art. 8 ust. 1 pkt 3 lit. c i pkt 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, tj. posiadała dyplom potwierdzający uzyskanie tytułu zawodowego magistra i świadectwo ukończenia studiów podyplomowych w zakresie administracji oraz ponad trzyletni staż pracy na stanowisku podinspektora w urzędzie gminy. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Sporządzenie aktu małżeństwa 15 zawartego w sposób określony w art. 1 2 i 3 kro przed otrzymaniem zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego. Z materiału dowodowego 16 zgromadzonego w toku czynności kontrolnych wynika, że powyższy akt małżeństwa został sporządzony na podstawie zaświadczenia dotyczącego innych osób niż wskazane w akcie oraz stwierdzającego, że małżeństwo zawarto 16 lipca 2016 r. Właściwe zaświadczenie dotyczyło zawarcia małżeństwa w dniu., w związku z powyższym sporządzenie aktu małżeństwa 22 lipca 2016 r. było przedwczesne 17. Działaniem takim naruszono art. 86 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym ( ) akt małżeństwa sporządza się najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego ( ). 12 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23, z późn. zm.). 13 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1827). 14 Pani Jolanta Ługowska zatrudniona na stanowisku Kierownika USC z dniem 1 października 2016 r. 15 Dotyczy aktu małżeństwa oznaczonego 1426132/00/AM/2016/185408. 16 Z wyjaśnień z 1 grudnia 2016 r. wynika, że powyższy akt małżeństwa ( ) został sporządzony 22.07.2016 r. z błędną datą zawarcia związku małżeńskiego tj. 16.07.2016 r. Po sporządzeniu aktu zauważono, że omyłkowo zostały wpisane dane z niewłaściwego oświadczenia duchownego o wstąpieniu w związek małżeński. Dokonano sprostowania przez wpisanie prawidłowej daty zawarcia związku małżeńskiego, tj.. ( ). 17 Przedmiotowy akt małżeństwa został sprostowany poprzez dołączenie wzmianki dodatkowej w dniu 1 i 2 sierpnia 2016 r. Sprostowanie dotyczyło daty zawarcia związku małżeńskiego oraz imion i nazwisk świadków. 3

Ponadto po dokonaniu sprostowania aktu małżeństwa w aktach urodzenia małżonków nie zawarto w formie przypisku informacji o prawidłowej dacie zawarcia małżeństwa. Powyższym naruszono art. 25 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym organ dołączając do aktu stanu cywilnego wzmiankę dodatkową niezwłocznie zamieszcza przypiski przy innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby. 2. Sporządzenie aktu małżeństwa 18 po upływie terminu określonego w art. 86 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. W toku czynności kontrolnych wyjaśniono 19, iż zaświadczenie stwierdzające, że 10 września 2016 r. złożono w obecności duchownego oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostało dostarczone do urzędu w ciągu pięciu dni od dnia zawarcia małżeństwa, natomiast akt małżeństwa sporządzono dopiero 20 września 2016 r. Tym samym naruszono art. 86 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowiący, że akt małżeństwa sporządza się najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu otrzymania powyższego zaświadczenia. 3. Nieokreślenie w zaświadczeniu stwierdzającym brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa 20 nazwisk rodziców osób zamierzających zawrzeć małżeństwo. Działaniem takim naruszono art. 81 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym powyższe dane powinny być zawarte w ww. zaświadczeniu. 4. Sporządzenie dwóch protokołów zgłoszenia zgonu oraz aktów zgonu nie wskazując godziny zgonu 21 oraz miejsca urodzenia osoby zmarłej 22. Przedmiotowe dane zostały wskazanie w kartach zgonu, na podstawie których sporządzane są protokoły oraz akty zgonu. Zaniechaniem takim naruszono art. 94 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz art. 95 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 5. Pobranie opłaty skarbowej w niewłaściwej wysokości za wydanie odpisu zupełnego uzupełnionego aktu urodzenia 23. Opłatę uiszczono w wysokości 50 zł, zamiast 39 zł. Powyższe działanie stanowi naruszenie pkt 10 ust. 1 części II załącznika do ustawy o opłacie skarbowej, 18 Dotyczy aktu małżeństwa oznaczonego 1426132/00/AM/2016/284161 19 W wyjaśnieniach z 22 grudnia 2016 r. wskazano, że zaświadczenie stwierdzające, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego do aktu małżeństwa (...) duchowny dostarczył w terminie do USC. Stąd brak jest pieczątki wpływu do urzędu. Data sporządzenia aktu spowodowana była zwolnieniem lekarskim pracownika. Przedmiotowy akt sporządzono piątego dnia licząc od ostatniego dnia terminu na dostarczenie do urzędu zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński złożono w obecności duchownego. 20 Zaświadczenie z akt zbiorowych do aktu małżeństwa oznaczonego 1426132/00/AM/2016/642205. 21 Dotyczy aktu zgonu oznaczonego 1426132/00/AZ/2016/710700. Z wyjaśnień z 1 grudnia 2016 r. wynika, że ( ) akt zgonu nie zawiera godziny, ponieważ przy sporządzaniu protokołu została ona przeoczona ( ). 22 Dotyczy aktu zgonu oznaczonego 1426132/00/AZ/2016/659630. 23 Dotyczy aktu urodzenia oznaczonego 1426132/00/AU/1942/430777. Z wyjaśnień z 15 grudnia 2016 r. wynika, że ( ) wnioskodawca był z sąsiedniego województwa i żeby załatwić sprawę do końca zostawił wymaganą kwotę, którą następnego dnia po otwarciu kasy urzędu dokonano wpłaty ( ). 4

zgodnie z którym opłata za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego wydanego w wyniku uzupełnienia dokonanego na wniosek wynosi 39 zł. 6. Niewezwanie wnioskodawcy do uiszczenia opłaty skarbowej za odpis skrócony aktu małżeństwa 24 zgodnie z art. 261 1 kpa w związku z art. 12 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Stosownie do art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia wniosku o dokonanie czynności urzędowej. W rezultacie w przypadku gdy opłata skarbowa nie została uiszczona w powyższym terminie, na organie ciąży obowiązek wezwania wnioskodawcy do jej wniesienia. W przedmiotowej sprawie wnioskodawca dopiero po upływie czterech miesięcy od złożenia wniosku uiścił należą opłatę skarbową, zaś organ przez ten czas nie podjął żadnych działań. Powyższym naruszono art. 261 1 kpa w związku z art. 12 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej. 7. Niepowiadomienie o zamiarze sprostowania z urzędu aktu małżeństwa osób, których powyższy akt dotyczył 25. Działaniem takim naruszono art. 35 ust. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowiący, że w przypadku gdy sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia osobę, której akt dotyczy o zamiarze sprostowania. 8. Zamieszczenie w trzech aktach urodzenia 26 sporządzonych w wyniku przeniesienie do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji zagranicznych dokumentów stanu cywilnego nazwiska rodowego ojca, pomimo że przedmiotowe informacje nie były wskazane w zagranicznych aktach urodzenia 27. Należy również wskazać, że powyższe akty powinny być uzupełnione o nazwisko rodowe ojca na podstawie aktów małżeństw poprzez zamieszczenie wzmianki dodatkowej zgodnie z wymogami art. 24 ust. 1 i 2 pkt 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Powyższym naruszono art. 104 ust. 2 niniejszej ustawy, zgodnie z którym ( ) transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnych ingerencji pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego ( ). 24 Dotyczy sprawy oznaczonej USC.5362.113.2016. Z wyjaśnień z 12 grudnia 2016 r. wynika, że ( ) wniosek w sprawie USC.5362.113.2016 został złożony w dniu 2.06.2016 r. Osoba w tym dniu nie była przygotowana finansowo do załatwienia sprawy. Ustnie zapewniła, że pójdzie po pieniądze i wróci za chwilę. Po odbiór aktu małżeństwa zgłosiła się w dniu 26.10.2016 r. i uiściła w tym dniu opłatę skarbową ( ). 25 Dotyczy aktu małżeństwa oznaczonego 1426132/00/AMJ/2016/185408. W przedmiotowym przypadku organ sprostował dwukrotnie z urzędu akt małżeństwa (1 i 2 sierpnia 2016 r.). 26 Dotyczy aktów urodzenia oznaczonych: 1426132/00/AU/2016/974728, 1426132/00/AU/2016/552490, 1426132/00/AU/2016/429850. 27 Z wyjaśnień z 20 grudnia 2016 r. wynika, że ( ) w zagranicznych aktach stanu cywilnego nazwisko rodowe nie jest wymieniane. W naszych aktach stanu cywilnego pozycja nazwisko rodowe jest wymagana, ponieważ jeśli nie wpiszemy nazwiska rodowego na odpisie skróconym nie wystąpi żadne nazwisko ( ). 5

Wydanie decyzji o zmianie imienia małoletniego dziecka oznaczonej USC.5355.2.2016 na podstawie wniosku, który nie wskazywał nazwiska rodowego dziecka, kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia, numeru PESEL oraz miejsca sporządzenia aktu urodzenia dziecka, jak również nie zawierał oświadczenia wnioskodawcy, że w tej samej sprawie nie złożono wcześniej wniosku do innego kierownika urzędu stanu cywilnego lub nie została wydana już decyzja odmowna 28. Ponadto we wniosku, na podstawie którego wydano decyzję o zmianie imienia oznaczoną USC.5355.1.2016, nie wskazano kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa. Obowiązek podania powyższych danych oraz złożenia oświadczenia wynika z art. 11 ust. 1 pkt 1 lit. a, b, c, pkt 3 i 6 ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Pomimo występujących braków formalnych organ zezwalający nie zastosował trybu określonego w art. 64 2 kpa, który nakłada obowiązek wzywania wnoszącego żądanie do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że ich nieusunięcie spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Ponadto wnioskodawca nie przedłożył tłumaczenia na język polski dołączonego do wniosku dokumentu w języku obcym 29. Zgodnie z art. 31 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego dokumenty w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski. 9. Nadanie wszystkim poddanym badaniu decyzjom o zmianie imienia przymiotu wykonalności na podstawie art. 130 4 kpa, pomimo że na mocy art. 12 ustawy o zmianie imienia i nazwiska powyższe decyzje podległy natychmiastowemu wykonaniu. Działaniem takim naruszono art. 130 4 kpa związku z art. 12 ustawy o zmianie imienia i nazwiska. 10. Przechowywanie ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego w niezamykanej na klucz szafie. Zgodnie z protokołem oględzin sporządzonym 2 grudnia 2016 r. powyższa szafa znajdowała się w pomieszczeniu biurowym, w którym pracowało dwóch pracowników innego wydziału urzędu. Tym samym szafa, w której przechowywano powyższe dokumenty nie miała właściwego zabezpieczenia. Działaniem takim naruszono art. 27 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym akta rejestracji stanu cywilnego niesporządzone w formie dokumentu elektronicznego przechowuje się w archiwum urzędu stanu cywilnego, w miejscu zapewniającym ich zabezpieczenie. 28 Z wyjaśnień z 1 grudnia 2016 r. wynika, że ( ) Osoby posiadają meldunek na terenie naszej gminy w związku z tym pełne dane osób są dostępne zarówno w programie Źródło i programie SELWIN - ewidencja ludności, do którego mamy pełny dostęp. Informacja o tym, że wniosek o zmianę imienia nie został złożony do innego Kierownika USC, ani że nie została wydana odmowna decyzja został złożona ustnie przez matkę dziecka ( ). 29 Do wniosku dołączono zagraniczny dokument stanu cywilnego, który był podstawą uznania przez Kierownika USC, że w sprawie nie ma innych stron aniżeli wnioskodawca. 6

11. Nieoznaczenie datą sporządzenia aktu stanu cywilnego we wszystkich poddanych badaniu przypadkach akt zbiorowych rejestracji aktów małżeństw i zgonów niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego. Powyższym naruszono 43 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, zgodnie z którym ( ) akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego niesporządzone w formie dokumentu elektronicznego oznacza się dodatkowo datą sporządzenia aktu stanu cywilnego, którego dotyczą ( ). Ponadto stwierdzono: 1. Nieudokumentowanie 30, w przypadku wszystkich poddanych badaniu aktów małżeństw, daty przekazania przez duchownego do urzędu stanu cywilnego zaświadczeń określonych w art. 8 3 kro. Ponadto nie wskazywano daty wpływu do urzędu wszystkich poddanych badaniu wniosków o dokonanie transkrypcji 31, trzech wniosków o sprostowanie aktów małżeństw 32, jednego wniosku o uzupełnienie 33 aktu urodzenia, wszystkich wniosków o wydanie decyzji dotyczących zmiany imienia 34 oraz trzech wniosków o wydanie odpisu skróconego aktu stanu cywilnego 35. Zgodnie z 42 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej 36 po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym umieszcza się i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie, przy czym stosownie do 7 pkt 6 powyższej instrukcji pieczęć wpływu zawiera m.in. datę wpływu przesyłki. 2. Niezamieszczenie w protokole zgłoszenia zgonu 37 omówienia dotyczącego naniesionych po jego podpisaniu skreśleń i poprawek, jak również brak podpisów uczestników protokołowanej czynności pod takim omówieniem. Zgodnie z art. 71 kpa skreśleń i poprawek w protokole należy tak dokonywać, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Skreślenia i poprawki powinny być stwierdzone w protokole przed jego podpisaniem. Jeżeli błędy w protokole zostaną ujawnione po jego podpisaniu, organ powinien zastosować 30 Z wyjaśnień z 1 grudnia 2016 r. wynika, że ( ) Brak odnotowania wpływu zaświadczeń spowodowany był bezpośrednim ich przekazaniem do rąk Kierownika USC ( ). 31 Dotyczy transkrybowanych aktów stanu cywilnego oznaczonych: 1426132/00/AU/2016/974728, 1426132/00/AU/2016/552490, 1426132/00/AU/2016/429850, 1426132/00/AU/2016/485366, 1426132/00/AU/ 2016/044252. 32 Dotyczy wniosków o sprostowanie aktów małżeństw oznaczonych: 1426132/00/AM/1969/309972, 1426132/00/AM/1950/032568 oraz 1426132/00/AM/1988/320486. 33 Dotyczy wniosku o uzupełnienie aktu urodzenia oznaczonego 1426132/00/AU/1942/430777. 34 Dotyczy decyzji oznaczonych: USC.5355.1.2016 oraz USC.5355.2.2016. 35 Dotyczy spraw oznaczonych: USC.5362.37.2016, 1426132/00/AM/1987/145647 (akt małżeństwa) oraz USC.5362.159.2016. 36 Załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67, z późn. zm.). 37 Dotyczy aktu zgonu oznaczonego1426132/00/az/2016/324589. 7

również procedurę określoną w powyższym przepisie, tj. poprawić nieprawidłowości, zamieścić omówienie opisujące wszystkie ingerencje w napisany tekst, a następnie uzyskać podpisy uczestników protokołowanej czynności 38. 3. W aktach zbiorowych wszystkich poddanych badaniu aktów małżeństw znajdowały się protokoły z przyjęcia oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa sporządzone przez kierownika USC. Zgodnie z art. 81 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego w sytuacji, gdy małżeństwo ma być zawarte w sposób określony w art. 1 2 i 3 kro, kierownik urzędu stanu cywilnego na podstawie zapewnienia wydaje pisemne zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, które zawiera m.in. nazwisko, które każdy z małżonków będzie nosił po zawarciu małżeństwa oraz zgodne oświadczenie w sprawie nazwisk przyszłych dzieci. W związku z powyższym nie ma potrzeby sporządzania odrębnego dokumentu z przyjęcia oświadczenia o nazwiskach noszonych przez małżonków oraz dzieci po zawarciu związku małżeńskiego. 4. Niezamieszczenie w dwóch transkrybowanych aktach urodzenia 39 nazwy miejscowości urodzenia w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W przedmiotowych aktach wpisano nazwę miejscowości zgodnie z zagranicznym aktem urodzenia, tj. Braunschweig zamiast Brunszwik. Takie działanie jest niezgodne z art. 104 ust. 8 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego stanowiącym, że nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 5. Poświadczenie za zgodność z oryginałem dwóch kopii zagranicznych aktów urodzenia dołączonych do wniosków o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego 40 przez osoby nieuprawnione, tj. pracownika urzędu stanu cywilnego oraz sekretarza gminy. Powyższym naruszono art. 26 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym przedmiotowego poświadczenia dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego. 6. Niedoręczenie wnioskodawcom odpisu zupełnego aktu urodzenia sporządzonego w drodze transkrypcji 41. Z wyjaśnień udzielonych w toku kontroli wynika 42, że wnioskodawcy oprócz 38 B. Adamiak, J. Borkowski, KPA. Komentarz, wyd. 13, Warszawa 2014, str. 342. 39 Dotyczy aktów urodzenia oznaczonych: 1426132/00/AU/2016/485366 oraz 1426132/00/AU/2016/044252. 40 Dotyczy transkrybowanych aktów urodzenia oznaczonych: 1426132/00/AU/2016/974728, 1426132/00/AU/2016/429850. Z wyjaśnień z 1 grudnia 2016 r. wynika, że ( ) osoby ustnie poprosiły o zwrot oryginałów ( ). 41 Dotyczy aktu urodzenia oznaczonego 1426132/00/AU/2016/974728. 42 Wyjaśnienia z 1 grudnia 2016 r. W wyjaśnieniach z 28 grudnia 2016 r. wskazano, że ( ) pobrano opłatę w wysokości 83 zł, tj. 50 zł za odpis zupełny po dokonaniu transkrypcji tego aktu oraz 33 zł za odpis zupełny, 8

przeniesienia zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego wnosili o wydanie dodatkowego odpisu zupełnego transkrybowanego aktu urodzenia, za który uiścili opłatę skarbową w wysokości 33 zł. Odpis ten nie został odebrany, ani nie zażądano zwrócenia opłaty skarbowej. W rezultacie organ był zobowiązany doręczyć wnioskodawcom przedmiotowe pismo w sposób określony w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego. Nie dopełniając powyższego obowiązku naruszono art. 39 i 40 kpa w związku z art. 12 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 7. Brak dowodu doręczenia dwóch odpisów skróconych aktów małżeństwa 43, pięciu odpisów zupełnych aktów urodzenia sporządzonych w drodze transkrypcji 44, trzech odpisów zupełnych sprostowanych aktów małżeństw 45 oraz jednego odpisu zupełnego uzupełnionego aktu małżeństwa 46. Ponadto w przypadku dziewiętnastu odpisów skróconych aktów stanu cywilnego 47 oraz odpisu zupełnego aktu małżeństwa 48 nie wskazano daty doręczenia 49. Zaniechaniem takim naruszono wymogi określone w art. 39 kpa, zgodnie z którym organ administracji publicznej doręcza pisma za pokwitowaniem. Należy również wskazać, że stosowanie do art. 46 1 kpa odbierający pismo potwierdza doręczenie pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia, natomiast jeżeli odbierający uchyla się od doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający, na mocy art. 46 2 kpa, sam stwierdza datę doręczenia. 8. Wydanie odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, na podstawie wniosków niezawierających: określenia w 21 przypadkach 50 rodzaju odpisu aktu, o który wnioskodawca się ubiega 51, na wniosek osoby zainteresowanej. W programie Źródło wydrukowano jeden odpis zupełny, ponieważ po drugim pomimo uiszczenia opłaty osoba nie zgłosiła się. Nie zwróciła się również z wnioskiem o zwrot opłaty ( ). 43 Dotyczy odpisów skróconych aktów małżeństwa wydanych na wniosek oznaczonych: USC.5362.131.2016 oraz USC.5362.167.2016. Odpis oznaczony USC.5362.131.2016 został wysłany listem zwykłym. Pozostałe poddane badaniu odpisy skrócone zostały odebrane osobiście przez wnioskodawców, poza jednym odpisem, który został doręczony pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 44 Dotyczy odpisów zupełnych aktów urodzenia oznaczonych: 1426132/00/AU/2016/974728, 1426132/00/AU/2016/552490, 1426132/00/AU/2016/429850, 1426132/00/AU/2016/485366 oraz 1426132/00/AU/2016/044252. 45 Dotyczy odpisów zupełnych sprostowanych na wniosek aktów małżeństw oznaczonych: 1426132/00/AM/1969/309972, 1426132/00/AM/1950/032568 oraz 1426132/00/AM/1988/320486. 46 Dotyczy odpisu zupełnego uzupełnionego aktu małżeństwa oznaczonego 1426132/00/AU/1942/430777. 47 Dotyczy spraw oznaczonych: USC.5362.2.2016, USC.5362.29.2016, USC.5362.37.2016, USC.5362.43.2016, USC.5362.56.2016, USC.5362.69.2016, USC.5362.74.2016, USC.5362.81.2016, USC.5362.94.2016, USC.5362.113.2016, 1426132/00/AU/1937/352342 (akt urodzenia), USC.5362.118.2016, USC.5362.119.2016, USC.5362.122.2016, USC.5362.136.2016, USC.5362.142.2016, USC.5362.146.2016, USC.5362.155.2016, USC.5362.177.2016. 48 Dotyczy sprawy oznaczonej USC.5362.183.2016. 49 Przedmiotowe odpisy odebrano osobiście. 50 Dotyczy spraw oznaczonych: USC.5362.2.2016, 1426132/00/AM/1987/145647 (akt małżeństwa), USC.5362.29.2016, USC.5362.37.2016, USC.5362.43.2016, USC.5362.56.2016, USC.5362.69.2016, USC.5362.74.2016, USC.5362.81.2016, USC.5362.94.2016, 1426132/00/AU/1937/352342 (akt urodzenia), 9

określenia w dwóch przypadkach 52 liczby wnioskowanych egzemplarzy odpisów. Ponadto w przypadku jednej sprawy 53 wnioskodawca nie wykazał 54 interesu prawnego w uzyskaniu odpisu skróconego. Należy wskazać, że interes prawny musi wynikać z konkretnego stosunku prawnego oraz mieć swoje umocowanie w przepisach prawa materialnego 55. 9. Wskazanie w odpisie skróconym aktu małżeństwa 56 nieprawidłowej podstawy prawnej zwolnienia z uiszczenia opłaty skarbowej, tj. art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. c, zamiast art. 2 ust. 1 pkt 1 lit. b ustawy o opłacie skarbowej. Działaniem takim organ administracji publicznej nie zapewnił stronie właściwej informacji o podstawie prawnej zwolnienia z opłaty skarbowej. 10. Wskazanie w przypadku dwóch odpisów skróconych aktów urodzenia 57 małoletnich dzieci nieprawidłowej podstawy prawnej zwolnienia z opłaty skarbowej. Organ zwolnił wnioskodawcę z uiszczenia opłaty skarbowej na mocy art. 7 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej 58. Akta sprawy wskazują, że wnioskodawca nie zaliczał się do kręgu osób lub podmiotów zwolnionych na mocy powyższego przepisu z zapłaty opłaty skarbowej 59. Prawidłową podstawą do zwolnienia z uiszczenia przedmiotowej opłaty była regulacja zawarta w części II ust. 1 pkt 1 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej, zgodnie z którą z opłaty jest zwolniony ( ) odpis wydawany z akt stanu cywilnego, dotyczący obywateli polskich przebywających poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, przeznaczony wyłącznie na potrzeby polskich przedstawicielstw dyplomatycznych lub urzędów konsularnych ( ). USC.5362.118.2016, USC.5362.119.2016, USC.5362.122.2016, USC.5362.136.2016, USC.5362.142.2016, USC.5362.146.2016, USC.5362.155.2016, USC.5362.167.2016, USC.5362.177.2016, USC.5362.184.2016. 51 Z wyjaśnień z 12 grudnia 2016 r. wynika, że ( ) wolę wnioskodawców ustalono w sposób ustny podczas rozmowy. Po wyrażeniu swojej woli wnioskodawca dostawał wniosek z prośbą o jego wypełnienie. Wnioskodawca nie wypełnił wszystkich wymaganych pól na wniosku ( ). 52 Dotyczy spraw: USC.5362.37.2016, USC.5362.69.2016. 53 Dotyczy sprawy USC.5362.155.2016. W przypadku sprawy USC.5362.155.2016 wnioskodawca we wniosku nie podał żadnych informacji uzasadniających wydanie odpisu skróconego aktu zgonu. 54 W wyjaśnieniach z 12 grudnia 2016 r. organ wskazał, że wnioskodawcy wykazali interes prawnych. Powyższe wyjaśnienia oraz zgromadzona w toku kontroli dokumentacja nie określają interesu prawnego osoby, której wydano odpis skrócony. 55 I. Basior, Komentarz do art. 45 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego [w:] Prawo o aktach stanu cywilnego z komentarzem. LEX 2015. 56 Dotyczy sprawy USC.5362.142.2016. 57 Dotyczy sprawy oznaczonej USC.5362.94.2016. 58 Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1827). Zgodnie art. 7 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej zwalnia się od opłaty skarbowej ( ) pod warunkiem wzajemności, państwa obce, ich przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne i siły zbrojne, międzynarodowe organizacje i instytucje oraz ich oddziały i przedstawicielstwa, korzystające na podstawie ustaw, umów lub powszechnie uznanych zwyczajów międzynarodowych z przywilejów i immunitetów, a także członków ich personelu i inne osoby zrównane z nimi, jeżeli nie są one obywatelami polskimi i nie mają miejsca stałego pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ( ). 59 Wnioskodawcą był brat matki małoletnich dzieci, których dotyczyły akty urodzenia. Wnioskodawca mieszkał na terenie Gminy Zbuczyn, ale matka oraz małoletnie dzieci przebywali w. Ponadto z wyjaśnień z 12 grudnia 2016 r. wynika, że ( ) wydane akta potrzebne były do przedłożenia w ambasadzie Polski w.. ( ). 10

11. Niewskazanie pełnej podstawy prawnej zwolnienia z uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie dwóch odpisów skróconych aktu zgonu 60 i małżeństwa 61. W powyższych przypadkach organ zwolnił wnioskodawców z uiszczenia opłaty skarbowej powołując się na art. 3 ustawy o opłacie skarbowej. Jednakże przepis ten powołuje się na przepisy odrębne, które nie zostały wskazane w podstawie prawnej zwolnienia. 12. Wskazanie w podstawie prawnej wszystkich poddanych badaniu decyzji o zmianie imienia art. 4, zamiast art. 4 ust. 1 ustawy o zmianie imienia i nazwiska. Działaniem takim organ administracji publicznej nie zapewnił stronie właściwej informacji o podstawie prawnej rozstrzygnięcia. 13. Niezatrudnienie zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego, pomimo że okręg liczył poniżej 50 000 mieszkańców. Powyższym naruszono art. 6 ust. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, zgodnie z którym w okręgach liczących poniżej 50 000 mieszkańców wójt ( ) zatrudnia zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego. Przedstawiając powyższe informuję, że realizację zadania w zakresie działalności urzędu stanu cywilnego ocenia się pozytywnie pomimo nieprawidłowości. Wyniki kontroli wskazują, że w jednostce prawidłowo prowadzono roczniki urodzeń, małżeństw i zgonów, sporządzano kompletne pod względem wymaganych elementów akty małżeństw, terminowo sporządzano akty zgonu i wydawano decyzje na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, przestrzegano zasad kompletności decyzji administracyjnej i pobierania opłat za wydanie decyzji. Ponadto przestrzegano właściwości miejscowej i rzeczowej. Mając natomiast na uwadze, że w wyniku kontroli stwierdzono przypadki nieprzestrzegania zasad sporządzania aktów małżeństw i zgonów, pobierania opłaty skarbowej za wydane odpisy aktów stanu cywilnego w niewłaściwej wysokości, wydania decyzji o zmianie imienia na podstawie niekompletnego wniosku, nieopatrzenie akt zbiorowych datą sporządzenia aktu stanu cywilnego, a także niedostateczne zabezpieczenie akt stanu cywilnego oraz powyżej opisane uchybienia, uzasadnione jest sformułowanie oceny pozytywnej pomimo nieprawidłowości. 60 Dotyczy sprawy oznaczonej USC.5362.37.2016. W wyjaśnieniach z 12 grudnia 2016 r. wskazano, że ( ) w przypadku sprawy USC.5362.37.2016 wydano dwa odpisy. Jeden z opłatą skarbową, drugi nie podlegał opłacie skarbowej, gdyż był wydany do celów przedłożenia w innym Urzędzie Gminy ( ). 61 Dotyczy sprawy oznaczonej USC.5362.184.2016. W wyjaśnieniach z 12 grudnia 2016 r. wskazano, że ( ) w przypadku wniosku USC.5362.184.2016 wydając odpis aktu nie pobrano opłaty ponieważ miał być przedłożony w innym USC ( ). 11

II. Prowadzenie ewidencji ludności W kontrolowanym okresie przyjęto 151 zgłoszeń zameldowania obywateli polskich 62, jedenaście zgłoszeń zameldowania cudzoziemców na pobyt czasowy, czternaście zgłoszeń wymeldowania obywateli polskich z miejsca pobytu stałego oraz jedno zgłoszenie wymeldowania cudzoziemca z miejsca pobytu czasowego. Ponadto wpłynęło 81 wniosków o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców i z rejestru zamieszkania cudzoziemców 63, trzy zgłoszenia wyjazdu obywateli polskich poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz wydano 399 zaświadczeń o zameldowaniu 64. Badaniu poddano dwadzieścia siedem zgłoszeń zameldowania na pobyt stały i czasowy obywateli polskich 65 oraz sześć zgłoszeń pobytu czasowego cudzoziemców, jak również dwadzieścia siedem zaświadczeń o zameldowaniu 66. Ponadto zbadano siedem zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego obywateli polskich oraz jedno zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu czasowego cudzoziemca. Skontrolowano także trzy zgłoszenia wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej 67, dziesięć wniosków o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz z rejestru zamieszkania cudzoziemców, jak również wydanych na ich podstawie odpowiedzi dotyczących udostępnienia danych 68. Badaniu poddano także dwie decyzje w sprawach meldunkowych, w tym jedną w sprawie wymeldowania oraz jedną umarzającą postępowanie w sprawie wymeldowania. Poddane badaniu zaświadczenia o zameldowaniu na pobyt stały i czasowy wydawane były z zachowaniem terminu określonego w art. 217 3 kpa. Za wydanie zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt czasowy pobrano opłaty skarbowe w wysokości zgodnej z określoną w ustawie o opłacie skarbowej. Poddane badaniu decyzje wydane zostały zgodnie z właściwością miejscową i rzeczową organu, z zachowaniem terminów określonych w art. 35 3 kpa. Decyzje zostały doręczone stronom za pokwitowaniem, ze wskazaniem daty doręczenia, zgodnie z wymogami określonymi 62 W tym: 128 na pobyt stały oraz 23 na pobyt czasowy. 63 Dotyczy wniosków, o których mowa w art. 47 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności. 64 W tym: 374 na pobyt stały oraz 21 na pobyt czasowy. 65 W tym: dwadzieścia zgłoszeń pobytu stałego oraz siedem zgłoszeń pobytu czasowego. 66 W tym: dwadzieścia zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt stały wydanych z urzędu oraz siedem zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt czasowy wydanych na wniosek. Dotyczy dwudziestu zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt stały wydanych z urzędu osobom o numerach PESEL:,,...,,,,,,,,,,,,,,,,,. Dotyczy siedmiu zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt czasowy wydanych na wniosek oznaczonych: OA.5345.78.2016, OA.5345.123.2016, OA.5345.130.2016, OA.5345.155.2016, OA.5345.304.2016, OA.5345.400.2016, OA.5345.426.2016. 67 Dotyczy zgłoszeń wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej osób o numerach PESEL:,. 68 Dotyczy dziesięciu wniosków o udostępnienie danych jednostkowych oznaczonych: OA.5345.12.2016, OA.5345.82.2016, OA.5345.92.2016, OA.5345.108.2016, OA.5345.181.2016, OA.5345.211.2016, OA.5345.229.2016, OA.5345.314.2016, OA.5345.409.2016, OA.5345.518.2016. 12

w art. 39 oraz art. 46 1 kpa. Za wydanie decyzji pobrano opłaty skarbowe w wysokości zgodnej określoną w części I poz. 53 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej. W okresie objętym kontrolą udostępnianie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców i z rejestru zamieszkania cudzoziemców następowało na wniosek uprawnionych podmiotów określonych w art. 46 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy o ewidencji ludności 69. Wszystkie poddane kontroli wnioski o udostępnianie danych zostały sporządzone na formularzu zgodnym z wzorem stanowiącym załącznik do rozporządzenia w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnianie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL 70. We wszystkich poddanych badaniu przypadkach, dane udostępniano na wniosek komorników sądowych, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia postępowania egzekucyjnego, w związku z czym ich udostępnienie, na podstawie art. 46 ust. 1 w związku z art. 53 pkt 1 ustawy o ewidencji ludności, zwolnione było z opłaty skarbowej. Zakres udostępnianych danych był zgodny z określonym we wnioskach. W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Dokonanie czynności zameldowania na podstawie formularzy zgłoszeń niezawierających poniższych danych: w 19 przypadkach zgłoszeń pobytu stałego kraju urodzenia oraz kraju poprzedniego miejsca zamieszkania 71, w jednym przypadku zgłoszenia pobytu stałego kraju poprzedniego miejsca zamieszkania 72, w jednym przypadku zgłoszenia pobytu stałego czytelnego podpisu właściciela lokalu i osoby zgłaszającej 73, w jednym przypadku zgłoszenia pobytu czasowego 74 czytelnego podpisu osoby zgłaszającej. Powyższe wskazuje, że nie zweryfikowano kompletności danych zawartych w zgłoszeniach pobytu stałego oraz czasowego, naruszając tym samym regulacje określone w art. 30 ust. 1 pkt 4, 6, 8 ustawy o ewidencji ludności oraz wymogi ustalone we wzorach formularzy 69 Ustawa z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (Dz. U. z 2016 r. poz. 722, z późn. zm.). 70 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (Dz. U. z 2016 r., poz. 836). 71 Zgłoszenia osób o numerach PESEL:,,,,,,,,,,,,,,,,,,. 72 Zgłoszenie osoby o numerze PESEL. 73 Zgłoszenie osoby o numerze PESEL... 74 Zgłoszenie osoby o numerze PESEL... 13

określonych w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego 75. 2. Dokonanie czynności wymeldowania z miejsca pobytu czasowego 76 na podstawie formularza zgłoszenia, niezawierającego czytelnego podpisu osoby zgłaszającej. Działaniem takim naruszono wymóg ustalony we wzorze formularza określonym w załączniku nr 5 do rozporządzenia w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego. Ponadto w wyniku kontroli ustalono, że: Niewskazanie w treści poddanej badaniu decyzji o umorzeniu postępowania w sprawie wymeldowania z pobytu stałego 77 uzasadnienia prawnego. Zaniechaniem takim naruszono art. 107 1 i 3 kpa, który stanowi, że decyzja powinna zawierać uzasadnienie prawne, w szczególności obejmujące wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa. W przypadku w sprawy zakończonej wydaniem decyzji o umorzeniu postępowania dotyczącym wymeldowania z pobytu stałego 78, organ wezwał wnioskodawcę do wniesienia opłaty skarbowej w trybie art. 64 2 kpa, zamiast skierować wezwanie na podstawie art. 261 1 i 2 kpa. Brak dowodu doręczenia wszystkich poddanych badaniu odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców, jak również wszystkich poddanych badaniu zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt stały i czasowy. Zaniechaniem takim naruszono wymogi określone w art. 39 kpa oraz art. 46 1 kpa. W przypadku dziewiętnastu poddanych badaniu zgłoszeń pobytu stałego 79, jedenastu zgłoszeń pobytu czasowego 80, pięciu zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego 81, jednego 75 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 1852). 76 Zgłoszenie osoby o numerze PESEL. 77 Dotyczy decyzji oznaczonej OA.5343.2.2016. 78 Dotyczy decyzji oznaczonej OA.5343.2.2016. 79 Dotyczy zgłoszeń zameldowania pobytu stałego osób o numerach PESEL:,,,,,,,,,,,,,,,,,,. 80 Dotyczy zgłoszeń pobytu czasowego osób o numerach PESEL:,,,,,,,, oraz cudzoziemców nieposiadających numeru PESEL urodzonych:. i 81 Dotyczy zgłoszeń wymeldowania z miejsca pobytu stałego osób o numerach PESEL:,,,,. 14

zgłoszenia wymeldowania z pobytu czasowego 82 oraz wszystkich poddanych badaniu zgłoszeń wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej, w części B zgłoszeń, w miejscu przewidzianym na pieczęć i podpis pracownika przyjmującego zgłoszenie widniała pieczęć okrągłą o treści Urząd Gminy Zbuczyn Ewidencja Ludności z nieczytelnym podpisem pracownika przyjmującego zgłoszenie. Ponadto jedno zgłoszenie pobytu czasowego 83 zostało opatrzone pieczęcią o treści. z nieczytelnym podpisem pracownika przyjmującego zgłoszenie. W przypadku dwóch zgłoszeń pobytu czasowego cudzoziemców 84, w części A zgłoszenia, w rubryce 5. miejsce urodzenia wpisano kraj urodzenia. W przypadku dwóch zgłoszeń pobytu czasowego 85 oraz jednego zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego 86, w części A zgłoszeń, dokonano korekt, których nie opatrzono podpisem osób ich dokonujących. Zgodnie z pisemnymi wyjaśnieniami z 28 listopada 2016 r. korekt dokonały osoby zgłaszające. Wskazać należy, że nanoszenie zmian w treści zgłoszeń powinno być dokonane w sposób czytelny, poprzez skreślenie niepoprawnej treści, tak aby pierwotny zapis pozostał czytelny. Obok korekty należy wpisać treść poprawną wraz z podpisem osoby dokonującej korekty. W aktach zgłoszenia pobytu czasowego cudzoziemca o numerze PESEL nie było kserokopii dokumentów potwierdzających prawo pobytu cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej 87, określonych w art. 43 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności. Przedstawiając powyższe ustalenia zobowiązuję Pana Wójta do podjęcia działań w celu wyeliminowania ustalonych nieprawidłowości, a w szczególności do: 1. Sporządzania aktów małżeństwa zawartego w sposób określony w art. 1 2 i 3 kro po otrzymaniu zaświadczenia stwierdzającego, że oświadczenia o wstąpieniu w związek małżeński zostały złożone w obecności duchownego, zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 2. Niezwłocznego zamieszczania po dołączeniu wzmianki dodatkowej do aktu stanu cywilnego przypisków przy innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby, zgodnie z wymogiem art. 25 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 82 Dotyczy zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu czasowego osoby o numerze PESEL 83 Dotyczy zgłoszenia pobytu czasowego osoby o numerze PESEL 84 Dotyczy zgłoszeń pobytu czasowego cudzoziemca nieposiadającego numeru PESEL urodzonego. oraz cudzoziemca o numerze PESEL. 85 Dotyczy zgłoszeń pobytu czasowego cudzoziemca o numerze PESEL i cudzoziemca nieposiadającego numeru PESEL urodzonego. 86 Dotyczy zgłoszenia wymeldowania z miejsca pobytu stałego osoby o numerze PESEL.. 87 Z wyjaśnień z 28 listopada 2016 r. wynika, że ( ) przedstawiono pracownikowi dokonującemu czynności meldunkowych dokumenty określone w art. 43 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności ( ). 15

3. Terminowego sporządzania aktów małżeństwa zawartego w sposób określony w art. 1 2 i 3 kro, zgodnie z wymogiem art. 86 ust. 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 4. Określania w zaświadczeniach stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa nazwisk rodziców osób zamierzających zawrzeć małżeństwo, zgodnie z wymogiem art. 81 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 5. Wskazywania godziny zgonu i miejsca urodzenia osoby zmarłej w protokołach zgłoszenia zgonu oraz aktach zgonu, zgodnie z wymogiem art. 94 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz art. 95 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 6. Pobierania we właściwej wysokości opłaty skarbowej za wydanie odpisu zupełnego uzupełnionego aktu stanu cywilnego, zgodnie z pkt. 10 ust. 1 części II załącznika do ustawy o opłacie skarbowej. 7. Wzywania wnioskodawców do uiszczenia opłaty skarbowej za odpis skrócony aktu małżeństwa, zgodnie z art. 261 1 kpa w związku z art. 12 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o opłacie skarbowej. 8. Powiadamiania o zamiarze sprostowania z urzędu aktu małżeństwa osób, których akt dotyczy, zgodnie z wymogiem art. 35 ust. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 9. Dokonywania transkrypcji w sposób określony w art. 104 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, a uzupełnień zagranicznych aktów stanu cywilnego na podstawie odpisów aktów małżeństwa poprzez zamieszczenie wzmianki dodatkowej, zgodnie z art. 24 ust. 1 i 2 pkt 3 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 10. Wydawania decyzji o zmianie imienia małoletniego dziecka po weryfikacji kompletności wniosków o ich wydanie, ze szczególnym uwzględnieniem wymogów określonych w art. 11 ust. 1 pkt 1 lit. a, b, c oraz pkt 3 i 6 ustawy o zmianie imienia i nazwiska, a w przypadku stwierdzenia braków formalnych wzywania wnioskodawców do ich usunięcia w trybie art. 64 2 kpa. 11. Żądania urzędowego tłumaczenia na język polski przedkładanych w sprawie dokumentów w języku obcym, zgodnie z art. 31 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 12. Wskazywania w decyzjach o zmianie imienia właściwej podstawy prawnej natychmiastowej wykonalności tego rodzaju decyzji, tj. art. 12 ust. 2 ustawy o zmianie imienia i nazwiska. 13. Przechowywania ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego w miejscu zapewniającym ich zabezpieczenie, zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. 14. Oznaczania datą sporządzenia aktu stanu cywilnego akt zbiorowych rejestracji aktów małżeństw i zgonów niesporządzonych w formie dokumentu elektronicznego, zgodnie 16

z wymogiem 43 ust. 2 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego. 15. Weryfikacji kompletności zgłoszeń zameldowania i wymeldowania, w szczególności pod kątem spełniania wymogów określonych w art. 30 ust. 1 pkt 4, 6, 8 ustawy o ewidencji ludności oraz ustalonych we wzorach formularzy określonych w załącznikach nr 1, 2 i 5 do rozporządzenia w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego. Ponadto zwracam uwagę na konieczność: Dokumentowania daty przekazania przez duchownego do urzędu stanu cywilnego zaświadczeń określonych w art. 8 3 kro oraz daty wpływu do urzędu wniosków o dokonanie transkrypcji, sprostowania i uzupełnienia aktu stanu cywilnego, wniosków o wydanie decyzji dotyczących zmiany imienia oraz wniosków o wydanie odpisu skróconego aktu stanu cywilnego, zgodnie z 42 ust. 2 w związku z 7 pkt 6 instrukcji kancelaryjnej. Stwierdzania dokonania skreśleń i poprawek w protokołach zgłoszenia zgonu przed ich podpisaniem, zgodnie z art. 71 kpa, a w przypadku konieczności ingerencji w treść protokołu po jego podpisaniu stosowania omówień dokonanych zmian potwierdzonych podpisem uczestników protokołowanej czynności. Zaprzestania odbierania dodatkowych oświadczeń o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa, które w przypadku gdy małżeństwo ma być zawarte w sposób określony w art. 1 2 i 3 kro składane są w zapewnieniach o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz ujmowane w wydanym na ich podstawie zaświadczeniu stwierdzającym brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, zgodnie z art. 81 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Określania w transkrybowanych aktach urodzenia nazw miejscowości urodzenia w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zgodnie z art. 104 ust. 8 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Potwierdzania za zgodność z oryginałem kopii zagranicznych aktów urodzenia dołączonych do wniosków o przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego, zgodnie z wymogiem art. 26 ust. 2 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego. Wydawania wnioskodawcom żądanych odpisów oraz doręczania odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego za pokwitowaniem, ze wskazaniem daty doręczenia, zgodnie z art. 39 i 46 1 kpa, zaś w przypadku gdy odbierający uchyla się od potwierdzenia 17

doręczenia lub nie może tego uczynić stwierdzania przez doręczającego daty doręczenia, zgodnie z art. 46 2 kpa. Wydawania odpisów skróconych aktów stanu cywilnego po weryfikacji kompletności wniosków o ich wydanie, ze szczególnym uwzględnieniem rodzaju odpisu aktu stanu cywilnego, liczby wnioskowanych egzemplarzy odpisów oraz konieczności wykazania interesu prawnego w uzyskaniu odpisu skróconego. Wskazywania w odpisach skróconych aktów stanu cywilnego właściwej i pełnej podstawy prawnej zwolnienia. Wskazywania w decyzjach o zmianie imienia właściwej podstawy prawnej. Wskazywania uzasadnień prawnych w decyzjach wydawanych w sprawach meldunkowych, zgodnie z art. 107 1 i 3 kpa. Wzywania wnioskodawców w przypadku braku opłaty skarbowej w postępowaniach meldunkowych do jej wniesienia w trybie określonym w art. 261 1 i 2 kpa. Doręczania odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców, jak również zaświadczeń o zameldowaniu na pobyt stały i czasowy, za pokwitowaniem, zgodnie z wymogami określonymi w art. 39 oraz art. 46 1 kpa. Weryfikacji poprawności danych wpisanych w części A oraz używania właściwych pieczęci w części B formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego. Weryfikacji poprawności dokonywania korekt w części A formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego tak, by były dokonywane w sposób czytelny, poprzez skreślenie niepoprawnej treści, przy zachowaniu czytelności pierwotnego zapisu oraz opatrzone podpisem osoby dokonującej korekty. Dołączania do akt zgłoszeń pobytu cudzoziemców kserokopii dokumentów potwierdzających prawo pobytu cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, określonych w art. 43 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności. Ponadto zwracam uwagę Pana Wójta, że zgodnie z art. 6 ust. 4 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego W okręgach liczących poniżej 50 000 mieszkańców wójt (burmistrz, prezydent miasta) zatrudnia zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego oraz może zatrudnić inną osobę na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego. Z treści powyższego przepisu wynika konieczność zatrudnienia zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego oraz opcjonalna możliwość stworzenia stanowiska kierownika urzędu stanu cywilnego. 18