SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Ogłoszenie o zamówieniu na dostawę zestawu do wideokonferencji nr 1/POIR21/2017 1. Nazwa i adres zamawiającego Eltel Networks Energetyka S.A. Gutkowo 81D 11-041 Olsztyn Niniejsze zapytanie zostało opublikowane: 1. Na stronie internetowej Zamawiającego http://www.eltelnetworks.com 2. Wysłane do min. 3 potencjalnych wykonawców 2. Rodzaj zamówienia 1. Niniejsze zamówienie jest zamówieniem na dostawy. 2. Szacowana wartość zamówienia przekracza kwotę 50 tys. zł netto 3. Zamówienie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 3. Nazwa zamówienia Dostawa systemu do wideokonferencji 4. Cel zamówienia
Niniejsze zamówienie jest realizowane w ramach projektu Przekształcenie Działu Rozwoju ELTEL Networks Energetyka S.A. w Centrum Badawczo Rozwojowe współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014 2020, działanie 2.1 Wsparcie inwestycji w infrastrukturę B+R przedsiębiorstw. Celem zamówienia jest wyposażenie nowego działu B+R w profesjonalny zestaw do wideokonferencji zapewniający możliwość prowadzenia wideokonferencji w jakości HD zdolny do współpracy z już istniejącą infrastrukturą w firmie i zestawami wideokonferencyjnymi firmy POLYCOM. Zestaw powinien umożliwiać prowadzenie wideokonferencji w ramach istniejących lokalizacji Spółki w Warszawie, Olsztynie, Rzeszowie i Toruniu. 5. Opis przedmiotu zamówienia Kody CPV 32232000-8 Sprzęt wideokonferencyjny Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja i konfiguracja jednego zestawu wideokonferencyjnego, który ma zapewnić możliwość prowadzenia wideokonferencji w jakości HD w Eltel Networks Energetyka S.A. biuro w Olsztynie. Zestaw będzie wykorzystywany w pomieszczeniach utworzonego przez Zamawiającego Centrum Badawczo Rozwojowego. Połączenia będą realizowane przy wykorzystaniu łączy IP będących w dyspozycji Zamawiającego. Zestaw ma współpracować z już istniejącą infrastrukturą Zamawiającego w jego biurach w Warszawie, Olsztynie, Rzeszowie i Toruniu. Infrastruktura ta oparta jest o rozwiązania firmy Polycom. W związku z powyższym, Zamawiający wymaga, aby dostarczone w ramach zestawu urządzenia zapewniły maksymalną kompatybilność z systemami posiadanymi obecnie, opartymi na rozwiązaniach firmy Polycom, tj. muszą poprawnie współpracować z mostkiem Polycom RMX 2000, serwerem rejestracji i archiwizacji Polycom RSS 2000,
terminalami Polycom klasy HDX (m.in. HDX 7000, HDX 8000) i serii Real Presence Group (m.in. Group 300, Group 500). Zamawiający wymaga, aby każdy zaoferowany element zestawu był fabrycznie nowy, posiadał parametry i funkcje nie gorsze niż wskazane w zamówieniu oraz był wolny od wad uniemożliwiających jego użycie zgodnie z przeznaczeniem. Pod pojęciem towar fabrycznie nowy, Zamawiający rozumie produkt wykonany w 100% z nowych elementów, bez śladów użytkowania, składający się z podzespołów nowo wytworzonych, wolny od wad technicznych, najwyższej jakości, dopuszczony do obrotu na terenie RP, wyprodukowany nie wcześniej niż 12 miesięcy przed terminem dostawy. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył elementy zestawu w oryginalnych opakowaniach producenta zabezpieczających je przed uszkodzeniami mechanicznymi. W ramach zamówienia Wykonawca przeprowadzi instalację, konfigurację urządzeń, uruchomienie systemu wraz z przeprowadzeniem testowych połączeń oraz instruktaż z zakresu ich obsługi. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 do SIWZ (Opis przedmiotu zamówienia OPZ) Termin gwarancji biegnie od daty podpisania protokołu odbioru. Wykonawca odpowiada z tytułu rękojmi za wady elementów zestawu w okresie 24 miesięcy licząc od daty podpisania przez Strony bez uwag protokołu odbioru. Miejscem dostawy urządzeń jest Eltel Networks Energetyka S.A. Biuro w Olsztynie, Gutkowo 81D, 11-041 Olsztyn Równoważność Zamawiający wyjaśnia, że tam, gdzie w Specyfikacji Zamówienia i dołączonych do niej załącznikach zostało wskazane pochodzenie (marka, znak towarowy, producent, dostawca itp.) materiałów lub normy, aprobaty, specyfikacje i systemy, o których mowa w Ustawie,
Zamawiający dopuszcza oferowanie sprzętu lub rozwiązań równoważnych pod warunkiem, że zapewnią uzyskanie nie gorszych parametrów technicznych. Wykonawca, który na etapie składania oferty, powołuje się na rozwiązania równoważne opisywane przez Zamawiającego, jest obowiązany wykazać, że oferowane przez niego rozwiązania spełniają wymagania określone przez Zamawiającego. 6. Termin realizacji zamówienia Zamówienie musi zostać wykonane w terminie do 30 dni licząc od dnia następnego po dniu podpisania umowy na dostawę, jednak nie później niż do 31.03.2017r. Za termin ukończenia realizacji zamówienia uważa się dzień uruchomienia ostatniego z urządzeń i podpisania protokołu zdawczo odbiorczego. 7. Warunki udziału w postępowania oraz opis sposobu dokonywania ich oceny Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą spełniać warunki dotyczące: A. Kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności, o ile wynika to z odrębnych przepisów Zamawiający nie określa wymogów minimalnych w tym zakresie. Zamawiający dokona oceny spełniania powyższego warunku udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. B. Zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie wykonał minimum 2 dostawy fabrycznie nowych systemów wideokonferencyjnych o wartości co najmniej 50 tys. zł netto każda.
Na potwierdzenie spełnienia warunku, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty dokumenty potwierdzające fakt wykonania takiej dostawy (np. list referencyjny, kopię protokołu zdawczo odbiorczego, itp.). C. Sytuacji ekonomicznej i finansowej Zamawiający nie określa wymogów minimalnych w tym zakresie. Zamawiający dokona oceny spełniania powyższego warunku udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. W przypadku ofert składanych wspólnie przez kilka podmiotów, wszystkie opisane powyżej warunki musi spełniać co najmniej jeden z podmiotów wchodzących w skład konsorcjum. Nie dołączenie wymaganych dokumentów lub dołączenie dokumentów niepotwierdzających spełnienia ww. warunków spowoduje odrzucenie oferty. W toku dokonywania oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. Nie złożenie wyjaśnień w określonym przez Zamawiającego terminie oraz wymaganej formie może być podstawą do odrzucenia oferty. Z przedstawionych treści dokumentów musi wynikać w sposób jednoznaczny i nie budzący żadnych wątpliwości spełnienie warunku udziału w postępowaniu, którego dany dokument dotyczy. W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia powyższe warunki musi spełniać co najmniej jeden z uczestników konsorcjum. W przypadku wnoszenia oferty przez wykonawców występujących wspólnie, wykonawcy załączają do oferty oryginał dokumentu potwierdzającego upoważnienie do reprezentowania członków konsorcjum (umowa lub pełnomocnictwo).
UWAGA Wykonawca składając ofertę w ramach niniejszego postępowania akceptuje wszystkie zapisy niniejszej specyfikacji i dołączonych do niej załączników, w tym w szczególności zapisy wynikające ze wzoru umowy stanowiącej załącznik nr 4 do specyfikacji. Zamawiający nie dopuszcza możliwości negocjowania warunków umownych. 8. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie (waga) wraz z opisem sposobu przyznawania punktacji Ustala się następujące kryteria oceny ofert i sposób przyznawania punktacji. KRYTERIUM 1: CENA (C) 80 PUNKTÓW W powyższym kryterium oceniana będzie cena brutto oferty. Maksymalną ilość punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najniższą cenę, pozostali będą oceniani według następującego wzoru: C = (Najniższa cena z ofert niepodlegających odrzuceniu / Cena badanej oferty) x 80 punktów gdzie: C -ilość punktów, jaką dana oferta otrzyma za cenę oferty brutto. KRYTERIUM 2: GWARANCJA (G) 10 PUNKTÓW W powyższym kryterium oceniana będzie ilość pełnych miesięcy przez jaką Wykonawca obejmie gwarancją całość przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga udzielenia min. 12-miesięcznej gwarancji na dostarczany sprzęt. Jednocześnie Zamawiający określa, iż oferowana gwarancja nie może być dłuższa niż 60 m- cy. W przypadku gdy Wykonawca zaoferuje gwarancję większą niż 60 m-cy do oceny zostanie przyjęty okres 60 m-cy.
Maksymalną ilość punktów otrzyma Wykonawca, który zaproponuje najdłuższy okres gwarancji, pozostali będą oceniani wg następujących zasad: G = Długość gwarancji wskazana w badanej ofercie x10 punktów Najdłuższy okres gwarancji wskazany w ofertach niepodlegających odrzuceniu KRYTERIUM 3: TERMIN DOSTAWY (T) 10 PUNKTÓW Kryterium punktuje zadeklarowany przez Wykonawcę termin dostawy przedmiotu zamówienia. Punkty w ramach kryterium zostaną przyznane zgodnie z poniższą tabelą: Deklarowany czas dostawy Do 14 dni włącznie od daty podpisania umowy Od 15 do 30 dni włącznie od daty podpisania umowy Powyżej 30 dni od daty podpisania umowy Liczba punktów 10 punktów 5 punktów 0 punktów Łączna liczba punktów otrzymanych przez Wykonawcę będzie sumą punktów przyznanych w poszczególnych kategoriach wyliczoną wg wzoru: P O = C + G + T Maksymalna liczba punktów wynosi 100. Zamawiający dokona wszystkich obliczeń z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Zamawiający wybierze ofertę, która otrzyma największą liczbę punktów. 9. Miejsce, termin i forma składania i otwarcia ofert 1. Oferty należy złożyć do dnia 17.02.2017r..do godz. 9:00 w sekretariacie, w siedzibie Zamawiającego w Olsztynie, Gutkowo 81D, 11-041 Olsztyn
2. Oferty należy złożyć w zamkniętej kopercie opisanej w następujący sposób: adres Wykonawcy, adres Zamawiającego, dopisek Oferta na dostawę systemu do wideokonferencji. Nie otwierać do dnia 17.02.2017r. do godz. 9:30 3. Oferty można składać osobiście, przesyłką pocztową lub kurierską. Oferty złożone w inny sposób, w tym drogą elektroniczną zostaną odrzucone. 4. Za datę złożenia oferty uznaje się datę jej wpływu do siedziby Zamawiającego. Oferty, które spłyną po terminie wyznaczonym na składanie ofert nie będą rozpatrywane. 5. Każdy Wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych i/lub częściowych. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty i/lub oferty częściowej i/lub oferty wariantowej spowoduje odrzucenie przez Zamawiającego wszystkich złożonych ofert. 6. Oferty zaleca się sporządzić na załączonym formularzu. W treści oferty należy podać wszystkie parametry techniczne dostarczanego rozwiązania zgodnie z załącznikiem nr 1 do Specyfikacji. 7. Oferty należy sporządzić pismem maszynowym lub komputerowym. Oferty wypełnione pismem ręcznym zostaną odrzucone. 8. Do oferty należy dołączyć dokumenty potwierdzające spełnienie przez Wykonawcę warunków opisanych w pkt. 6 niniejszego zapytania. 9. Wykonawca powinien złożyć ofertę z ceną wyrażoną w Polskich Złotych (PLN). W przypadku, gdy Wykonawca złoży ofertę z ceną wyrażoną w walucie innej niż PLN Zamawiający dokona przeliczenia ceny na PLN z wykorzystaniem kursu średniego NBP z dnia składania ofert. 10. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 17.02.2017r. o godz. 9:30 w siedzibie Zamawiającego w Gutkowo 81D, 11-041 Olsztyn. 11. Okres związania Wykonawcy ofertą wynosi 30 dni licząc od dnia wyznaczonego przez Zamawiającego jako termin złożenia oferty. 10. Informacja o zamówieniach uzupełniających Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających.
11. Informacja o zakresie wykluczenia Oferty w ramach niniejszego postępowania nie mogą złożyć podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Na potwierdzenie braku opisanego powiązania Wykonawca zobowiązany jest do załączenia do oferty podpisanego, stosownego oświadczenia. 12. Informacja o sposobie porozumienia się zamawiającego z wykonawcami oraz o osobach uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami 1. Osobami upoważnionymi przez Zamawiającego do udzielania odpowiedzi w ramach niniejszego zapytania są: a. Maciej Ostrowski Maciej.Ostrowski@eltelnetworks.com 2. Zapytania w sprawie niniejszego zapytania można składać wyłącznie pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w pkt. 1 3. Pytania zadane w inny sposób pozostaną bez odpowiedzi ze strony Zamawiającego 4. Pytania do treści zapytania:
a) Oferenci mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania. Zamawiający udzieli wyjaśnień na zapytania, które spłyną do niego do dnia 13.02.2017r. niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni robocze przed upływem terminu składania ofert. b) Jeżeli pytanie o wyjaśnienie treści zapytania wpłynęło do Zamawiającego po upływie terminu o którym mowa punkcie a) powyżej, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić pytanie bez odpowiedzi. c) Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której udostępnił niniejsze zapytanie d) Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieudzielenia odpowiedzi na pytania przekazane mu w sposób inny niż opisany powyżej, w szczególności Zamawiający nie odpowiada na pytania za pośrednictwem telefonu. 5. Zmiany w treści zapytania: a) w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu do składania ofert, zmodyfikować treść niniejszego zapytania. Dokonane w ten sposób modyfikacje Zamawiający opublikuje na stronie internetowej na której udostępnił niniejsze zapytanie b) modyfikacje są każdorazowo wiążące dla Oferentów. c) Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do wprowadzenia w ofertach zmian wynikających z modyfikacji treści niniejszego zapytania. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający informuje poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na stronie internetowej na której udostępnił niniejsze zapytanie 6. Zamawiający nie będzie odpowiedzialny i nie poniesie żadnych kosztów spowodowanych wydatkami lub stratami poniesionymi przez Oferenta w związku z żadnymi aspektami związanymi z przygotowaniem oferty. 13. Określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania Warunki zmiany umowy, o ile zostały przewidziane, zostały uwzględnione w treści umowy stanowiącej załącznik do niniejszego opisu przedmiotu zamówienia.
14. Klauzule dotyczące możliwości unieważnienia postępowania Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania postępowania w każdym czasie bez podania przyczyn oraz do zamknięcia postępowania bez wybrania oferty. 15. Inne istotne informacje Wadium W ramach niniejszego postępowania Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 16. Załączniki 1) Opis przedmiotu zamówienia 2) Formularz oferty 3) Oświadczenia Wykonawcy o spełnieniu warunków i braku powiązań 4) Oświadczenie Wykonawcy w zakresie posiadanego doświadczenia 5) Wzór umowy