1. Zamawiający: I N S T R U K C J A D L A W Y K O N A W C Ó W Województwo Zachodniopomorskie - Zachodniopomorski Zarząd Dróg Wojewódzkich, 75-122 Koszalin, ul. Szczecińska 31 tel. (94) 342-78-31, fax. (94) 342-43-28, e-mail: zzdw@zzdw.koszalin.pl http:// www.zzdw.koszalin.pl prowadzący postępowanie: Rejon Dróg Wojewódzkich w Chojnie, ul. Polna 2, 74 500 Chojna tel. (91) 414-15-03, fax. (91) 414-16-57, e-mail: rdw.chojna@zzdw.koszalin.pl http:// www.zzdw.koszalin.pl 2. Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego o wartości poniżej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. 2015. 2164 z późn. zm.), do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. 3. Opis przedmiotu zamówienia Nr postępowania ZZDW.6/391/122p/2/2016 Przedmiotem zamówienia jest usługa: Sprzątanie pomieszczeń budynku biurowego Rejonu Dróg Wojewódzkich w Chojnie i budynku Obwodu Drogowego w Chojnie ul. Polna 2. CPV- 90.91.92.00-4 usługi sprzątania biur Zakres zamówienia obejmuje: 1) Codzienne sprzątanie, mycie pokoi biurowych RDW, korytarza, schodów i toalet, 2) Codzienne sprzątanie zaplecza socjalnego RDW - Obwodu Drogowego w Chojnie, 3) Codzienne odkurzanie wykładziny dywanowej w pokoju biurowym OD 4) Codzienne czyszczenie sprzętu (powierzchnie drukarek, faksów, aparatów telefonicznych) z kurzu. 5) Uzupełnianie papieru toaletowego i mydła w pojemnikach na bieżąco, 6) Mycie okien, pranie firan 3 razy w roku, 1 raz na 4 miesiące,, 7) Pranie na mokro wykładziny dywanowej 2 razy w roku, 1 raz na 6 miesięcy OD, 8) Czyszczenie i utrzymanie w czystości kauczukowych wykładzin podłogowych (wymiana polimerów) 1 raz na kwartał- 4 razy w ciągu roku, 9) Opróżnianie i mycie popielniczek znajdujących się na zewnątrz budynków w miejscach przeznaczonych do palenia. 10) Utrzymanie w czystości schodów zewnętrznych prowadzących do budynku biurowego RDW i OD, 11) Wykonanie czynności porządkowych po ewentualnych pracach remontowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 5. Termin wykonania zamówienia: 1) Termin rozpoczęcia zamówienia od dnia: 02.01.2017r. 2) Termin zakończenia zamówienia do dnia: 31.12.2017r. 6. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1) Dysponują min. 2 osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia tj.:
personelem sprzątającym w budynku biurowym RDW i OD min. 1 osoby, w oraz 1 osobą - koordynatorem nadzorującym i sprawdzającym jakość wykonanej pracy, co najmniej raz w tygodniu. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę co najmniej 50 % osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia na usługi sprzątania pomieszczeń. 7. Wykaz oświadczeń lub dokumentów składających się na ofertę: 1) Formularz oferty (Wzór nr 1). 2) Formularz cenowy (Wzór nr 2). 3) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia na formularzu Wykaz osób (Wzór Nr 3). 8. Opis sposobu przygotowania ofert. 1) Na ofertę składają się wszystkie dokumenty wymagane postanowieniami pkt 7 Instrukcji 2) W przypadku, gdy wykonawca dołączy jako załącznik do oferty kopię jakiegoś dokumentu, kopia ta winna być poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub jego upełnomocnionego przedstawiciela. 3) Wszystkie strony oferty oraz ewentualne poprawki powinny być podpisane przez Wykonawcę lub upełnomocnionego przedstawiciela wykonawcy. Upoważnienie do podpisania oferty winno być dołączone do oferty, o ile nie wynika ono z dokumentów rejestracyjnych (ewidencyjnych) i winno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 4) Wykonawca złoży tylko jedną ofertę, zawierającą jedną, jednoznacznie opisaną propozycję. Złożenie większej liczby ofert spowoduje, że oferty te nie będą rozpatrywane. 5) Komplet dokumentów składających się na ofertę - wymienionych w pkt 7 Instrukcji, Wykonawca powinien umieścić oraz dostarczyć Zamawiającemu w opakowaniu zawierającym ofertę, oznakowanym pełnymi danymi identyfikującymi wykonawcę (nazwa i adres). Opakowanie należy oznakować: Oferta na: Sprzątanie pomieszczeń budynku biurowego Rejonu Dróg Wojewódzkich w Chojnie i budynku Obwodu Drogowego w Chojnie ul. Polna 2. Nie otwierać przed dniem 15.12.2016 r. godz. 10 00 9. Miejsce i termin składania ofert. 1) Miejsce i termin składania ofert: Rejon Dróg Wojewódzkich w Chojnie, ul. Polna 2, 74-500 Chojna (sekretariat) Termin składania ofert upływa w dniu 15.12.2016 r. o godz. 09:50 2) Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. 3) Zamawiający nie dopuszcza przesyłania ofert drogą elektroniczną i faxem. 10. Opis sposobu obliczenia ceny. 1) Cena zostanie podana przez Wykonawcę w formularzu oferty (Wzór nr 1 do Instrukcji) na podstawie wypełnionego formularza cenowego (Wzór nr 2 do Instrukcji). 2) Cena powinna być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3) Cena jednostkowa określona przez Wykonawcę w formularzu cenowym zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom.
4) Cena podana przez Wykonawcę w ofercie powinna zawierać podatek od towarów i usług (VAT) w wysokości 23% oraz ewentualne upusty zastosowane przez Wykonawcę. 5) W przypadku wystąpienia błędów w obliczeniu ceny w Formularzu Cenowym Zamawiający dokona poprawek. 11. Kryteria przyznania zamówienia. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę. 12. Udzielenie zamówienia: 1) Za najkorzystniejszą ofertę uznana zostanie oferta, która będzie najkorzystniejsza a wykonawca zaoferował najniższą cenę. 2) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 3) Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. 13. Informacja o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy: 1) Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu przed podpisaniem umowy opłaconą polisę lub inny dokument potwierdzający zawarcie umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie niższą niż 15.000,00 zł. 2) W przypadku wyboru oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający żąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy regulującej współpracę tych Wykonawców. Chojna, dnia 07.12.2016r. Zamawiający
B/WZORY DOKUMENTÓW SKŁADAJĄCYCH SIĘ NA OFERTĘ
Wzór nr 1 Formularz oferty pieczęć z nazwą (firmą)...,... i adresem Wykonawcy miejscowość dnia Województwo Zachodniopomorskie - Zachodniopomorski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Koszalinie Rejon Dróg Wojewódzkich w Chojnie ul. Polna 2 74-500 Chojna Nawiązując do treści zaproszenia do składania ofert w trybie zapytania ofertowego na wykonanie następującego zamówienia: Sprzątanie pomieszczeń budynku biurowego Rejonu Dróg Wojewódzkich w Chojnie i budynku Obwodu Drogowego w Chojnie ul. Polna 2. 1. oferujemy wykonanie całości zamówienia za cenę brutto:... zł, słownie złotych:..., zgodnie z wypełnionym Formularzem cenowym, łącznie z podatkiem od towarów i usług VAT; 2. oświadczamy, że zamówienie wykonamy w terminie od dnia 02.01.2017r. do dnia 31.12.2017r. 3. oświadczamy, że akceptujemy poniższe warunki płatności: 1) przelew w terminie do 21 dni od dnia dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT; 2) za termin zapłaty uważa się datę polecenia przelewu na rachunek Wykonawcy; 4. w przypadku braku naliczenia podatku VAT wskazać podstawę prawną.. 5. oświadczamy, że w przypadku wyboru naszej oferty zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 6. oświadczamy, iż dokonaliśmy wizji lokalnej i zapoznaliśmy się szczegółowo z przedmiotem zamówienia; Adres do korespondencji:...... fax.... e-mail.... podpis Wykonawcy lub upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy
Wzór nr 2.,.. pieczęć z nazwą (firmą) miejscowość dnia i adresem Wykonawcy FORMULARZ CENOWY Sprzątanie pomieszczeń budynku biurowego Rejonu Dróg Wojewódzkich w Chojnie i budynku Obwodu Drogowego w Chojnie ul. Polna 2. Lp Asortyment J.m. Cena jedn. za 1 miesiąc brutto (zł) Ilość Wartość brutto w zł (4x5) 1 2 3 4 5 6 1. Sprzątanie pomieszczeń budynku biurowego RDW w Chojnie oraz OD w Chojnie m-c...zł 12...zł Razem wartość brutto (łącznie z podatkiem VAT ) Słownie:........ podpis Wykonawcy lub upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy
Wzór nr 3.., Pieczęć z nazwą (firmą) miejscowość dnia i adresem Wykonawcy WYKAZ OSÓB które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia: Sprzątanie pomieszczeń budynku biurowego Rejonu Dróg Wojewódzkich w Chojnie i budynku Obwodu Drogowego w Chojnie ul. Polna 2. Składając ofertę w trybie zapytania ofertowego na usługę sprzątania budynku biurowego RDW w Chojnie oraz budynku OD w Chojnie oświadczam/oświadczamy, że do realizacji niniejszego zamówienia skierujemy następujące osoby : Lp. 1. 2. 3. 4. Nazwisko i imię Forma zatrudnienia pracownika przy realizacji zamówienia.. podpis Wykonawcy lub upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy
C/ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest codzienne utrzymanie czystości w budynku biurowym RDW w Chojnie i w budynku Obwodu Drogowego RDW w Chojnie w godzinach 15:00-20:00, w sposób sprawny i dokładny, z zastosowaniem materiałów i środków o nieniszczącym działaniu na czyszczone elementy pomieszczeń i ich wystrój. Utrzymanie czystości polega między innymi na: odkurzaniu, zamiataniu, wycieraniu na mokro, wycieraniu kurzu. 1. Wykonawca wykonując w/w czynności: a) winien zakupić na własny koszt środki czyszczące, myjące, polimeryzacyjne, dezynfekujące, konserwujące i zapachowe, odpowiednie dla każdej wykonywanej czynności (posiadające wymagane atesty) oraz worki do koszy na śmieci. Ilość koszy: RDW 35 l 14 szt. OD 35 l 7 szt., b) winien dysponować personelem sprzątającym oraz koordynatorem (nadzorującym, sprawdzającym jakość wykonanej pracy, co najmniej raz w tygodniu), których imienny wykaz przedstawi Zamawiającemu po podpisaniu umowy (formularz wg wzoru nr 4). Koordynatorem nie może być osoba z personelu sprzątającego. Koordynator potwierdzał będzie wpisy w Rejestrze zdarzeń nienależytego wykonania usługi stanowiącego załącznik nr 1 do umowy. c) zobowiązany jest w czasie wykonywania usług zapewnić na terenie wykonywania usług należyty ład, porządek, przestrzeganie przepisów BHP i P. Poż. oraz ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w związku z realizacją usług. d) zobowiązany jest zgłosić niezwłocznie do Kierownika RDW Pana Krzysztofa Ziętka lub Zastępcy Kierownika Pani Aleksandry Klos wszelkie awarie i spostrzeżenia o dewastacji budynku RDW i OD. 2. W zakres codziennego sprzątania wchodzi utrzymanie na bieżąco czystości w budynkach RDW w Chojnie i OD w Chojnie, a w szczególności wykonywanie następujących czynności: a) wycieranie na sucho i na mokro mebli i sprzętu biurowego, gablot szklanych, luster, drzwi itp. oraz usuwanie plam z w/w; b) wycieranie sprzętu (powierzchni drukarek, faksów i aparatów telefonicznych) z kurzu; c) mycie podłóg w pokojach,pomieszczeniach WC, korytarzy : - budynek biurowy RDW 402,82 m2 ( w tym świetlica, magazynek i archiwum) - budynek OD 163,98 m2 d) utrzymanie w czystości urządzeń sanitarnych w pomieszczeniach WC budynku RDW i OD wraz z dezynfekcją środkami chemicznymi, tj. : - mycie terakoty, glazury, umywalek środkami przeznaczonymi do czyszczenia i dezynfekcji tego rodzaju powierzchni, - czyszczenie muszli sedesowych, desek i spłuczek środkami przeznaczonymi do czyszczenia i dezynfekcji, - mycie pojemników na środki higieny osobistej (mydło, papier toaletowy), pojemników na zlewki, koszy na odpadki,, suszarek do rąk, - uzupełnianie papieru toaletowego i mydła w pojemnikach na bieżąco. Papier toaletowy i mydło w płynie zapewni Zamawiający.
e) utrzymanie w czystości zaplecza socjalnego Obwodu Drogowego w Chojnie tj. szatni, umywalni, toalet, pomieszczenia socjalnego; f) wycieranie na mokro parapetów, listew odbojowych, listew przypodłogowych, dolnych części ram okiennych, gaśnic itp.; g) opróżnianie i mycie koszy na śmieci oraz wymiana worków foliowych; g) utrzymanie w czystości schodów zewnętrznych prowadzących do budynku biurowego RDW i OD; h) opróżnianie i mycie popielniczek znajdujących się na zewnątrz budynku w miejscu przeznaczonym do palenia oraz sprzątanie powierzchni w ich pobliżu Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do: a) mycia kaloryferów we wszystkich pomieszczeniach raz w tygodniu, b) wykonywania czynności porządkowych po ewentualnych pracach remontowych, c) mycia okien trzy razy w roku, 1 raz na 4 miesiące - budynek biurowy : okna 2 skrzydłowe 19 szt. (powierzchnia okien jednostronna 4,08 m2) - budynek OD: okna 2 skrzydłowe 8 szt.( powierzchnia okien jednostronna 3,90 m2) W budynku RDW do mycia okien wewnątrz wskazane jest użycie drabiny, natomiast w budynku OD wszystkie okna ze strony wewnętrznej i zewnętrznej można umyć z podłogi: d) czyszczenie i utrzymanie w czystości kauczukowych wykładzin podłogowych raz na kwartał ( 4 x w roku) - budynek biurowy RDW: korytarze 54 m2, - budynek OD -52 m2 Polegające na: - usuwaniu przylegającego brudu, zużytych warstw ochronnych (polimeru) i wszelkich pozostałości pogarszających wygląd wykładziny przy użyciu odpowiedniego sprzętu mechanicznego i odpowiednich środków myjąco polerujących wymagane położenie polimeru a nie pasty samopołyskowej. Ze względu na niedostateczne usuwanie starej warstwy polimeru przy wykonywaniu ręcznym, usuwanie starej warstwy polimeru należy wykonać mechanicznie. - polerowaniu maszynami wyposażonymi w szczotki lub polerki mające na celu zwiększenia gęstości warstwy zabezpieczającej i poprawę wyglądu wykładziny (nadanie jej połysku). e) utrzymanie w czystości opraw oświetleniowych: - budynek biurowy RDW 33 szt. - budynek OD 15 szt. 2 razy w roku rozmontowanie opraw oświetleniowych przez elektryków Wykonawcy, usunięcie zanieczyszczeń, mycie kloszy i ponowne zmontowanie opraw przez elektryków Wykonawcy; f) raz na kwartał należy wyczyścić maty ochronne podłogowe z winylu ilość 9 szt. g) raz do roku wyprać żaluzje pionowe ilość 6 szt. oraz firany ilość 3 szt. h) po podaniu terminu przez Zamawiającego kontrola obiektów w obecności administratora budynków i koordynatora lub innego przedstawiciela Wykonawcy.