Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 7 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: a) kompleksowa usługa rezerwacji, zakupu i koordynacji 140 pokoi hotelowych (noclegów ze śniadaniami) w hotelach w Krakowie, b) usługa rezerwacji puli otwartej 2000 pokoi hotelowych (noclegów ze śniadaniami) w hotelach w Krakowie, c) kompleksowa organizacja usługi rezerwacji, zakupu i dostawy 65 biletów lotniczych i 65 polis ubezpieczeniowych oraz, w szczególnych przypadkach, biletów kolejowych i/lub autobusowych i/lub przejazdów samochodami, d) zapewnienie punktu podróżnego w Centrum Kongresowym (ICE Kraków), związanych z organizacją 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa (dalej Sesji ) w dniach od 2 do 12 lipca 2017 r. w Krakowie w Centrum Kongresowym (ICE Kraków) przy ulicy Marii Konopnickiej 17. Przedmiot zamówienia będzie realizowany na podstawie zamówień dokonywanych przez Zamawiającego od dnia zawarcia umowy do dnia 15 lipca 2017 r. ZASADY OGÓLNE UMOWY I WSPÓŁPRACY 1) Zamawiający będzie zobowiązany do zapłaty tylko za faktycznie wykorzystane usługi, co oznacza, że Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielanie zamówień do maksymalnych kwot wskazanych w n/w zakresach usług. 2) Wykonawca w momencie zakupu będzie zobowiązany do regulowania należności z tytułu realizacji usług ze środków własnych. 3) Godziny pracy Zamawiającego: dni powszednie: poniedziałek piątek, godz.8.00-16.00. 4) Osoby skierowane do realizacji zamówienia zobowiązane są do kontaktu z Zamawiającym i udzielania mu pełnych informacji, dotyczących realizacji usług określonych w niniejszym Opisie Przedmiotu Zamówienia. Wykonawca do tego celu będzie dysponował numerem telefonu/numerami telefonów przeznaczonym/przeznaczonymi wyłącznie do obsługi Zamawiającego w godzinach 6:00 18:00 w dni powszednie od dnia podpisania umowy do dnia 1 lipca 2017 r., a następnie w trakcie trwania Sesji w dniach od 2 do 12 lipca 2017 r. Zamawiający wymaga, aby wydelegowane osoby po stronie Wykonawcy realizowały usługi określone w niniejszym Opisie Przedmiotu Zamówienia w godzinach od 6.00-20.00 od poniedziałku do niedzieli. 1

5) Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do udostępnienia numeru telefonu alarmowego, pod którym w nagłych potrzebach w czasie dni wolnych od pracy i po godzinach pracy Zamawiającego, będzie mógł m.in dokonywać zmian lub anulować zakupiony bilet lub pokój hotelowy. 6) Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania poniższej procedury składania zamówienia: a) komunikacja pomiędzy stronami (Zamawiający i Wykonawca) odbywa się za pośrednictwem osób skierowanych do realizacji zamówienia, przy czym osoba wskazana przez Wykonawcę do pełnienia funkcji Koordynatora umowy, będzie odpowiedzialna za realizację umowy, rozliczanie umowy i sprawozdawczość; b) przesyłanie informacji w zakresie zamawianych usług odbywa się za pomocą osób określonych w pkt. a) powyżej drogą elektroniczną (adres e-mail zostanie podany przez Zamawiającego niezwłocznie po podpisaniu umowy); c) wszczęcie procedury następuje przez złożenie drogą elektroniczną (e-mailem) przez Zamawiającego, zamówienia (poprzez formularz zamówienia) zawierającego co najmniej: zakres usługi, liczbę osób korzystających z danej usługi, termin realizacji danej usługi; d) Wykonawca niezwłocznie, tj. nie później niż w ciągu 6 h, potwierdzi otrzymanie zamówienia; formularz zamówienia zostanie przekazany Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie 5 dni od zawarcia umowy; e) w szczególnych przypadkach Zamawiający dopuszcza możliwość składania zamówień telefonicznie, które muszą być niezwłocznie potwierdzone drogą elektroniczną (e-mailem) przez osobę do kontaktu w sprawie takiego zamówienia po stronie Wykonawcy; f) w odpowiedzi na przesłane przez Zamawiającego zamówienie (formularz zamówienia) Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć drogą elektroniczną (e-mailem) propozycje realizacji zamówionej usługi w terminie nie dłuższym niż 2 dni od dnia złożenia zamówienia w zakresie określonym w n/w szczegółowych opisach realizacji usług; g) propozycja realizacji zamówionej usługi będzie zawierała co najmniej: zakres usługi, liczbę osób korzystających z danej usługi, termin realizacji danej usługi, łączny koszt realizacji usługi wraz z kosztorysem wskazującym ceny jednostkowe jakie zostały ujęte podczas wyceny kosztu realizacji usługi; h) Zamawiający potwierdza otrzymanie propozycji w dniu jej przesłania z zastrzeżeniem, że w przypadku, gdy propozycja zostanie przesłana w dniu wolnym od pracy (sobota, niedziela lub inny dzień ustawowo wolny od pracy) Zamawiający potwierdza otrzymanie propozycji niezwłocznie po jej odczytaniu, nie później jednak niż w pierwszym dniu roboczym od dnia jej otrzymania; i) Zamawiający jest uprawniony wprowadzić zmiany do propozycji zgłoszonych przez Wykonawcę w terminie do 3 dni od dnia złożenia propozycji przez Wykonawcę, poprzez wskazanie sposobu 2

realizacji danej usługi, m.in. poprzez wskazanie wybranych połączeń lotniczych, pokoi hotelowych, itp., a Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia wytycznych Zamawiającego; j) z zastrzeżeniem lit. i) Zamawiający niezwłocznie akceptuje propozycję złożoną przez Wykonawcę. W przypadku braku zgłoszenia uwag przez Zamawiającego w terminie 3 dni od dnia potwierdzenia otrzymania propozycji przez Zamawiającego, Wykonawca skontaktuje się z Zamawiającym w sprawie akceptacji propozycji. W przypadku braku akceptacji w ciągu 24 godzin od momentu kontaktu, propozycja zostaje anulowana; k) Wykonawca jest zobowiązany do przypominania Zamawiającemu o zbliżających się terminach zakupu biletów po dokonanych uprzednio przez Wykonawcę ich rezerwacjach. 8) Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze w szczególności: a) części składowych zakupionych usług wraz z podsumowaniem wartości do zapłaty, b) danych gościa hotelowego / pasażera oraz c) danych dotyczących noclegu / podróży i d) ewentualnych uzyskanych promocjach/rabatach/upustach. 9) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu w wersji elektronicznej raportu końcowego z realizacji zamówienia. W raporcie końcowym będą ujęte dane umieszczane na fakturze dla danego rodzaju usługi oraz informacje i zestawienia wymagane przez Zamawiającego. Wzór raportu Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie 21 dni od zawarcia umowy. 10) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego w terminie 14 dni od dnia zakończenia umowy. W przypadku uwag Zamawiającego do treści raportu końcowego Wykonawca będzie zobowiązany do poprawienia raportu zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, i przekazania skorygowanego raportu Zamawiającemu w terminie 3 dni od otrzymania uwag. 11) Na koniec każdego dnia, w którym nastąpiła realizacja usługi Wykonawca jest zobowiązany przedstawiać drogą elektroniczną (e-mailem) stan zamówień poszczególnych usług w tabeli w programie Microsoft Office Excel 97-2003, umożliwiającej tworzenie tabeli przestawnych, również generowanych przez Wykonawcę, podającej zbiorczo liczbę dokonanych rezerwacji. Wzór tabeli zostanie przesłany Wykonawcy przez Zamawiającego po zawarciu umowy. Zestawienie będzie zawierało co najmniej poniższe pola: l.p., godzina, data rejestracji i rezerwacji, płeć (Pani, Pan) imię, nazwisko, kategoria uczestnika wskazana w OPZ w tabeli 1, kraj, województwo (jeśli uczestnik będzie z Polski), miejscowość, e-mail, telefon, adres pocztowy dostarczenia biletów (nazwa instytucji/departament, ewentualnie imię i nazwisko, ulica, nr domu, nr mieszkania, kod, miejscowość, kraj), nr rezerwacji, nazwa hotelu, data przyjazdu, godzina rozpoczęcia doby hotelowej, data wyjazdu, godzina zakończenia doby hotelowej, liczba noclegów, dostępność puli otwartej hoteli, nazwy hoteli z puli otwartej oraz liczby pokoi z puli otwartej w poszczególnych hotelach, nazwa linii lotniczych, nr lotu, data przylotu do Polski, godzina przylotu do Polski, czas lotu, data wylotu, godzina wylotu, czas lotu, nazwa przewoźnika, miejscowość, data wyjazdu, godzina wyjazdu, godzina przyjazdu do Krakowa, czas podróży, koszt jednostkowy noclegu, suma kosztów noclegów, jednostkowy koszt przylotu, jednostkowy koszt wylotu, suma kosztów 3

lotów, jednostkowy koszt połączenia kolejowego, suma kosztów połączeń kolejowych (w szczególnych sytuacjach opisanych dalej), płatnik, data dostarczenia biletów do uczestnika, uwagi. W przypadku zapotrzebowania Wykonawca na zlecenie Zamawiającego będzie zmieniał pola i dodawał dodatkowe nazwy kolumn (nie więcej niż 10). 12) Wykonawca będzie zobowiązany na żądanie Zamawiającego dokonać modyfikacji, korekty, ujednolicenia czy uzupełnień pól/bazy i weryfikowania danych w zestawieniach (tabelach), raportach w generowanej bazie. 13) Wykonawca będzie zobowiązany na żądanie Zamawiającego przygotować informacje wraz z zestawieniami dotyczącymi stanu realizacji poszczególnych usług zamówienia. SZCZEGÓŁOWY OPIS REALIZACJI ZAMÓWIENIA I. REZERWACJA, ZAKUP I KOORDYNACJA 140 POKOI HOTELOWYCH (NOCLEGÓW ZE ŚNIADANIAMI) W HOTELACH W KRAKOWIE W DNIACH OD DNIA 28 CZERWCA 2017 R. DO DNIA 15 LIPCA 2017 R. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia. Wykonawca będzie w szczególności zobowiązany do: 1) Wykonawca będzie odpowiedzialny za rezerwację, zakup i koordynację noclegów ze śniadaniami 5 gwiazdek w pokojach jednoosobowych w ścisłym centrum Krakowa w obszarze określonym ulicami: al. Słowackiego - al. Mickiewicza - al. Krasińskiego - ul. Marii Konopnickiej - ul. Dietla ul. Librowszczyzna ul. Zbylikiewicza ul. Westerplatte ul. Basztowa ul. Warszawska. Wykonawca będzie odpowiedzialny za rezerwację, zakup i koordynację noclegów ze śniadaniami w hotelach o standardzie 4 gwiazdek w pokojach jednoosobowych w bliskim sąsiedztwie ICE Kraków, przez co należy rozumieć, że odległość tych hoteli do wejścia głównego do obiektu ICE Kraków przy ulicy Barskiej musi być mniejsza niż 500 metrów. 2) Wykonawca będzie odpowiedzialny za rezerwację, zakup i koordynację noclegów ze śniadaniami w pokojach jednoosobowych 3 gwiazdek zlokalizowanym w Krakowie w odległości maksymalnie 25 minut jazdy bezpośrednią komunikacją miejską (bez przesiadek) do ICE Kraków. Przystanek komunikacji miejskiej powinien znajdować się w odległości nie większej niż 500 metrów od obiektu ICE Kraków oraz w odległości nie większej niż 500 metrów od miejsca hotelowego. 4

3) Wszystkie pokoje zamawiane przez Zamawiającego 5 gwiazdek, w hotelach o standardzie 4 gwiazdek oraz 3 gwiazdek muszą być klimatyzowane i posiadać własne łazienki. 4) Zamawiający wymaga, aby proponowane przez Wykonawcę hotele spełniały wymogi i standardy zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów hotelarskich, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. 2004 nr 188 poz. 1945 ze zm.). Obiekt musi spełniać minimalne wymagania w zakresie dostosowania obiektów hotelarskich do potrzeb osób niepełnosprawnych, zgodnie z załącznikiem nr 8 do ww. Rozporządzenia. 5) Planowaną liczbę zakupu pokoi hotelowych przez Zamawiającego 5 gwiazdek, w hotelach o standardzie 4 gwiazdek oraz 3 gwiazdek przedstawia Tabela nr 1. Liczba noclegów uczestników 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa. 6) W odniesieniu do zamówienia dokonywanego przez Zamawiającego Wykonawca będzie zobowiązany do przedstawienia co najmniej dwóch propozycji do każdego typu hotelu (hotelu o standardzie 5 gwiazdek, hotelu o standardzie 4 gwiazdek oraz hotelu o standardzie 3 gwiazdek) zgodnie z wymogami zapisanymi w tabeli nr 1. Liczba noclegów uczestników 41. sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa. Zamawiający wskaże, w których z zaproponowanych przez Wykonawcę hotelach będą rozmieszczeni poszczególni uczestnicy. Uczestnicy będą zakwaterowani w poszczególnych hotelach w pokojach blisko siebie, na jednym piętrze lub sąsiadujących piętrach. 7) Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia zakwaterowania przez cały okres pobytu wszystkich pracowników UNESCO (z wyjątkiem pkt. 1) w jednym i tym samym hotelu o standardzie, zlokalizowanym we wskazanej maksymalnej odległości od obiektu ICE Kraków, zgodnie z pkt. 2) powyżej oraz zgodnie z pkt. 7) powyżej. Każdy pracownik UNESCO będzie zakwaterowany przez cały pobyt w tym samym pokoju hotelowym. 8) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 5 pracownikom zespołu zadaniowego Narodowego Instytutu Dziedzictwa zakwaterowania w jednym i tym samym hotelu o standardzie w terminie od 1 lipca do 13 lipca 2017 r. Każdy z ww. 5 pracowników będzie zakwaterowany przez cały pobyt w tym samym pokoju hotelowym. 9) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 10 pracownikom zespołu zadaniowego Narodowego Instytutu Dziedzictwa zakwaterowania w jednym i tym samym hotelu o standardzie w terminie od 28 czerwca do 15 lipca 2017 r. Każdy z ww. 10 pracowników będzie zakwaterowany przez cały pobyt w tym samym pokoju hotelowym. 10) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia 15 pracownikom zespołu zadaniowego Narodowego Instytutu Dziedzictwa zakwaterowania w jednym i tym samym hotelu o standardzie trzygwiazdkowym w terminie od 29 czerwca do 13 lipca 2017 r. Każdy z ww. 15 pracowników będzie zakwaterowany przez cały pobyt w tym samym pokoju hotelowym. 5

11) Wykonawca zapewni możliwość bezpłatnej rezerwacji, bezpłatnej zmiany lub anulacji rezerwacji usługi hotelarskiej/noclegowej przed upływem terminu wygaśnięcia rezerwacji. Wykonawcy nie przysługują dodatkowe opłaty manipulacyjne ani roszczenia, poza wyrównaniem ewentualnych różnic w cenie wynikających z taryfy hotelu(w przypadku zmiany rezerwacji) udokumentowanych przez Wykonawcę na żądanie Zamawiającego. 12) Ponadto Zamawiający jest uprawniony do anulowania bez ponoszenia kosztów (wszystkie koszty związane z realizacją usługi hotelowej) rezerwacji poszczególnych pokoi hotelowych nie później niż na dwa dni przed planowanym terminem zakwaterowania w przypadku nie więcej niż 20 pokoi hotelowych, o ile fakt ten zostanie zgłoszony Wykonawcy. 13) Zamawiający jest uprawniony do zmiany dat rezerwacji pokoi hotelowych w liczbie nie więcej niż 10 pokoi hotelowych w okresie od 26 czerwca 2017 r. do 15 lipca 2017 r. o ile fakt ten zostanie zgłoszony Wykonawcy nie później niż trzy dni przed planowanym terminem zakwaterowania. 14) Wykonawca będzie odpowiedzialny za zapewnienie możliwości korzystania z bezpłatnego Internetu w pokojach hotelowych i na terenie hoteli dla uczestników Sesji zakwaterowanych: w hotelu o standardzie 5 gwiazdek, w hotelach o standardzie 4 gwiazdek oraz 3 gwiazdki. W informacji dla uczestnika zostanie umieszczona informacja o dostępie do Internetu. 15) Wykonawca zapewni uczestnikom Sesji zakwaterowanym w hotelach o standardzie 4 gwiazdek oraz 3 gwiazdek bezpłatne parkingi w liczbie proporcjonalnej do wykupywanych pokoi hotelowych (nie mniejszej jednak niż 10 miejsc parkingowych w każdym hotelu w okresie od 28 czerwca 2017 r. do 15 lipca 2017 r.). 16) Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia w pokojach hotelowych o standardzie 4 gwiazdek zgodnie z Tabelą nr 1, wolnostojących stelaży na ubrania lub szaf wolnostojących (stelaż/szafa o szerokości minimum 80 cm i wysokości minimum 170 cm w każdym pokoju) z wieszakami (co najmniej po 15 sztuk wieszaków do każdego stelaża/szafy w każdym pokoju). 17) Każdy nocleg, zamawiany w ramach niniejszego przedmiotu zamówienia oznacza dobę hotelową. Doba hotelowa na potrzeby niniejszego postępowania obejmuje okres co najmniej od godz. 14:00 w dniu zakwaterowania do co najmniej godz. 10:00 w dniu wyjazdu. 18) Zamawiający wymaga, aby zaproponowane hotele posiadały standard zgodnie z wytycznymi w tabeli nr 1. Każde odstępstwo od w/w zasady wymaga zgody Zamawiającego. Ceny noclegów będą wynikały ze standardowej oferty hotelu, przy czym Wykonawca od ww. ceny udzieli Zamawiającemu upustu w wysokości wynikającej z oferty Wykonawcy. Zamawiający ma prawo do sprawdzenia standardowych/oficjalnych cen pokoi w poszczególnych hotelach. 19) Wykonawca zobowiązany jest do rezerwacji noclegów ze śniadaniami zgodnie ze składanymi zamówieniami, w pokojach jednoosobowych wyposażonych w łazienkę. 20) Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania w hotelach o standardzie 5 gwiazdek, hotelach o standardzie 4 gwiazdek i hotelach o standardzie 3 gwiazdek jednej osoby w pokoju dwuosobowym z łazienką przeznaczonym do pojedynczego wykorzystania, przy czym cena takiego noclegu dla 6

Zamawiającego będzie równa cenie noclegu w pokoju jednoosobowym lub niższa (promocyjna) w stosunku do cennika w danym hotelu. 21) Zamawiający wymaga, aby w cenę każdego noclegu było wliczone śniadanie (m.in. stół szwedzki w tym potrawy wegetariańskie, kawa, herbata, woda mineralna, soki). 22) Wykonawca będzie zobowiązany do przesłania do Zamawiającego potwierdzenia dokonania rezerwacji wraz z numerem rezerwacji, jeśli dany hotel przydziela taki numer. 23) Obowiązkiem Wykonawcy będzie pośrednictwo i reprezentacja Zamawiającego we wszelkich sprawach reklamacyjnych, dotyczących otrzymania niezgodnej z zamówieniem usługi hotelarskiej/noclegowej. W razie niespełniania przez zarezerwowany hotel warunków określonych w zamówieniu, Wykonawca zapewni hotel w tym samym terminie, w wyznaczonej wcześniej klasie i dogodnej lokalizacji za zwrotem różnicy w cenie (świadczenie zastępcze). Wykonawca jest zobowiązany w takim przypadku bez dodatkowego wynagrodzenia pokryć koszty transportu samochodem osobowym osób i ich bagaży do nowego miejsca noclegowego. Zamawiający w uzasadnionym przypadku może nie wyrazić zgody na świadczenie zastępcze i zrezygnować z usługi bez obowiązku zapłaty jakichkolwiek kosztów. 24) Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz noclegu i śniadania) poniesionych przez osoby skierowane przez Zamawiającego. Wszelkie dodatkowe należności winna uiścić osoba korzystająca z noclegu do przestrzegania tej zasady jest zobowiązany Wykonawca. Wykonawca jest zobowiązany poinformować o w/w warunkach wszystkie osoby korzystające z usług noclegowych / hotelarskich oraz udostępnić wykaz cen usług dodatkowych w hotelach, płatnych przez poszczególne osoby korzystające z usług. 25) Wykonawca jest zobowiązany poinformować uczestników o godzinie rozpoczęcia doby hotelowej w poszczególnych hotelach oraz zapewnić do tego czasu możliwość przechowania bagażu na terenie danego hotelu (zapewniając chronione pomieszczenie, np. dodatkową szatnią z obsługą). 26) Pokoje hotelowe zostaną przypisane określonym osobom (uczestnikom Sesji) zgodnie z wytycznymi Zamawiającego i tabelą nr 1 po podpisaniu umowy. 27) Wykonawca zobowiązuje się skoordynować zgodnie z wytycznymi Zamawiającego dystrybucję pokoi i do tych uczestników będzie przygotowana przez Wykonawcę kompleksowa korespondencja informująca o statusie uczestnictwa, pokojach i wszelkich niezbędnych informacjach dotyczących organizacji zakwaterowania. Treść kompleksowej korespondencji powinna być zaproponowana przez Wykonawcę (uwzględniająca powyższe wymagania) i zatwierdzona przez Zamawiającego. Zamawiający planuje rezerwację i zakup w Krakowie łącznie 140 pokoi hotelowych ze śniadaniami w hotelach: o standardzie 3 gwiazdek, 4 gwiazdek i 5 gwiazdek. Planowaną liczbę noclegów w poszczególnych dniach przedstawia tabela nr 1 Liczba noclegów uczestników 41. Sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa: 7

Tabela nr 1. Liczba noclegów uczestników 41. Sesji Komitetu Światowego Dziedzictwa Hotel Termin przyjazdu Termin wyjazdu Liczba noclegów dla 1 osoby Liczba pokoi Liczba osób Pokoje dla 50 pracowników UNESCO opłacane przez Zamawiającego Pokój jednoosobowy pięciogwiazdkowym Pokój jednoosobowy pięciogwiazdkowym Pokój jednoosobowy Pokój jednoosobowy Pokój jednoosobowy Pokój jednoosobowy Pokój jednoosobowy Pokoje jednoosobowe Pokoje jednoosobowe Pokoje jednoosobowe Pokoje jednoosobowe Pokoje jednoosobowe 2 lipca 2017 r. 3 lipca 2017 r. 1 1 1 2 lipca 2017 r. 4 lipca 2017 r. 2 1 1 28 czerwca 2017 r. 14 lipca 2017 r. 16 1 1 28 czerwca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 15 1 1 29 czerwca 2017 r. 14 lipca 2017 r. 15 1 1 29 czerwca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 14 9 9 6 lipca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 7 1 1 1 lipca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 12 9 9 1 lipca 2017 r. 10 lipca 2017 r. 9 1 1 30 czerwca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 13 17 17 3 lipca 2017 r. 8 lipca 2017 r. 5 1 1 30 czerwca 2017 r. 8 lipca 2017 r. 8 1 1 8

Pokoje jednoosobowe Pokoje jednoosobowe Pokoje jednoosobowe Pokoje jednoosobowe 1 lipca 2017 r. 9 lipca 2017 r. 8 1 1 1 lipca 2017 r. 12 lipca 2017 r. 11 2 2 2 lipca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 11 2 2 30 czerwca 2017 r. 12 lipca 2017 r. 12 1 1 Pokoje dla polskiej delegacji (10 osób) opłacane przez Zamawiającego Pokoje jednoosobowe 2 lipca 2017 r. 12 lipca 2017 r. 10 10 10 Pokoje dla Zarządców miejsc Światowego Dziedzictwa w Polsce (25 osób) opłacane przez Zamawiającego Pokoje jednoosobowe trzygwiazdkowym 30 czerwca 2017 r. 9 lipca 2017 r. 9 25 25 Pokoje dla prelegentów/uczestników Forum Zarządców (15 osób) opłacane przez Zamawiającego Pokoje jednoosobowe Pokoje jednoosobowe 30 czerwca 2017 r. 7 lipca 2017 r. 7 12 12 30 czerwca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 13 3 3 Pokoje dla pracowników oddziałów terenowych Narodowego Instytutu Dziedzictwa (10 osób) opłacane przez Zamawiającego Pokoje jednoosobowe trzygwiazdkowym 30 czerwca 2017 r. 9 lipca 2017 r. 9 10 10 Pokoje dla pracowników zespołu zadaniowego Narodowego Instytutu Dziedzictwa (30 osób) opłacane przez Zamawiającego Pokoje jednoosobowe Pokoje jednoosobowe 1 lipca 2017 r 13 lipca 2017 r. 12 5 5 28 czerwca 2017 r. 15 lipca 2017 r. 17 10 10 9

Pokoje jednoosobowe trzygwiazdkowym RAZEM 29 czerwca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 14 15 15 140 140 II. USŁUGA REZERWACJI PULI OTWARTEJ 2000 POKOI HOTELOWYCH (NOCLEGÓW ZE ŚNIADANIAMI) OD DNIA ZAWARCIA UMOWY DO 30 CZERWCA 2017 R. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia. 1) Wykonawca będzie zobowiązany do zagwarantowania w okresie od dnia zawarcia umowy do 30 czerwca 2017 r. puli otwartej hoteli w Krakowie o standardzie 3 gwiazdek, hoteli o standardzie 4 gwiazdek i hoteli o standardzie 5 gwiazdek (łącznie 2000 pokoi) dla ok. 2000 uczestników Sesji, którzy będą indywidualnie składali zamówienia rezerwacji przez link lub formularz rezerwacyjny danego hotelu i dokonywali za nie płatności bezpośrednio na rzecz danego hotelu. Wykonawca odpowiednio wcześniej udostępni Zamawiającemu i uczestnikom Sesji hasło/oznakowanie stosowane przy rezerwacji puli otwartej pokoi hotelowych wskazujące na uczestników Sesji. 2) Koszty związane z zakupem pokoi hotelowych z puli otwartej, będą opłacane bezpośrednio na rzecz danego hotelu przez uczestników/instytucje korzystających/ce z puli otwartej pokoi hotelowych. Kosztem Zamawiającego będzie jedynie opłata transakcyjna za rezerwację puli otwartej pokoi hotelowych. 3) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w ramach puli otwartej pokoi hotelowych zagwarantował 25 pokoi jednoosobowych dla pracowników UNESCO w tym samym hotelu o standardzie 4 gwiazdek, w którym zakwaterowani będą pozostali pracownicy UNESCO. 4) Wykonawca w terminie do trzech tygodni od daty podpisania umowy i nie później niż do 3 kwietnia 2017 r. (a jeżeli umowa zostanie zawarta po ww. dacie - w terminie trzech tygodni od jej zawarcia) przedstawi Zamawiającemu listę hoteli wraz z liczbą pokoi hotelowych i informacją na temat cen poszczególnych pokoi hotelowych w różnych hotelach w Krakowie. 5) Adresy stron internetowych hoteli w Krakowie oferujących pulę otwartą pokoi hotelowych ze śniadaniami będą dostępne na stronie internetowej Sesji. III. KOMPLEKSOWA ORGANIZACJA USŁUGI REZERWACJI, ZAKUPU I DOSTAWY 65 BILETÓW LOTNICZNYCH i 65 POLIS UBEZPIECZENIOWYCH ORAZ W SZCZEGÓLNYCH PRZYPADKACH BILETÓW KOLEJOWYCH I/LUB AUTOBUSOWYCH I/LUB PRZEJAZDÓW SAMOCHODAMI 10

Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia: A. Wykonawca będzie zobowiązany do kompleksowej organizacji usługi rezerwacji, zakupu i dostawy 65 biletów lotniczych na międzynarodowe i ewentualne krajowe przewozy lotnicze. B. Wykonawca w szczególnych przypadkach będzie zobowiązany do zapewnienia usługi rezerwacji, zakupu i dostarczenia drogą elektroniczną (e-mail) do poszczególnych osób biletów kolejowych na międzynarodowe i krajowe przewozy kolejowe i/lub zapewnienia innego transportu (np. autobusem, taksówką). C. Wykonawca będzie zobowiązany do zakupu 65 odpowiednich polis ubezpieczeniowych dla poszczególnych osób. W zakresie pkt. A dotyczącego kompleksowej organizacji usługi rezerwacji, zakupu i dostawy 65 biletów lotniczych w relacjach krajowych i międzynarodowych Wykonawca jest zobowiązany do: 1) zapewnienia możliwości całodobowej rezerwacji biletów lotniczych, ich zmian lub odwołań oraz możliwości całodobowego wykupu biletu. Zamawiający dopuszcza możliwość rezerwacji, jej zmiany i wykupu biletu za pomocą systemu rezerwacji on-line, 2) zapewnienia wykupu biletu/jego zmiany w dni robocze w godzinach od 7.00 do 18.00, a także w pilnych przypadkach w dni wolne od pracy i poza godzinami pracy Zamawiającego, 3) zapewnienia możliwości dokonania minimum trzydniowej, bezkosztowej rezerwacji oraz jej zmiany 4) zapewnienia możliwości anulowania rezerwacji biletu bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów i opłat, 5) zapewnienia przelotu w pasażerskim transporcie lotniczym we wszystkich kierunkach na trasach krajowych i międzynarodowych, zgodnie z określonymi potrzebami Zamawiającego, 6) oferowania biletów w klasie biznes (w przypadkach wskazanych przez Zamawiającego) i ekonomicznej, co najmniej pięciu przewoźników narodowych, jak również oferty w klasie przewoźników, tzw. Tanie Linie Lotnicze na żądanie Zamawiającego, 7) opracowania najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie (z miejsca wylotu do miejsca przylotu) z uwzględnieniem najniższych z dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych, 8) zapewnienia bezkolizyjnej i dogodnej dla korzystających realizacji połączeń wieloetapowych, 9) przedstawienia na jedno zamówienie (formularz zamówienia) Zamawiającego co najmniej trzech propozycji najbardziej optymalnych połączeń (co oznacza połączenia najbardziej ekonomiczne pod względem finansowym i czasowym) z uwzględnieniem promocji, a także z uwzględnieniem: możliwości bezkosztowej zmiany, możliwości zwrotu biletu lub zamiany, 11

zwrotu restrykcyjnych biletów po minimalnych kosztach, wykupu dodatkowych składników, np. dodatkowy bagaż, ceny biletu netto, wysokości opłaty lotniskowej, opłaty za wystawienie biletu, wysokości podatku VAT, ceny brutto, co umożliwi Zamawiającemu m.in.: weryfikację poprawności naliczonego wynagrodzenia. Zastrzeżenie: Zamawiający zastrzega sobie prawo do wskazania Wykonawcy wybranej przez siebie trasy przelotu, obsługującej jej linii lotniczej (zarówno przewoźnika standardowego, jaki i tzw. Tanich Linii Lotniczych) oraz portalu, na którym możliwy jest wykup danego biletu w danej cenie. 10) Zamawiającemu przysługuje prawo do sprawdzania czy Wykonawca zastosował najtańsze dostępne taryfy publikowane, stawki negocjowane oraz stawki promocyjne, 11) zapewnienia połączeń lotniczych z uwzględnieniem wymogów UNESCO stanowiących, że na pokładzie jednego samolotu nie może podróżować więcej niż 10 pracowników UNESCO, 12) zapewnienia możliwości zakupu lotniczych biletów otwartych dla nie więcej niż 12 osób. W tym przypadku wykupiony będzie bilet przez Zamawiającego w taryfie ekonomicznej w dwie strony bez określenia konkretnej daty powrotu. Termin powrotu jest ograniczony datą ważności całego biletu. Rezerwacji miejsca na lot powrotny należy dokonać nie później niż na 72 godziny przed odlotem, 13) zapewnienia możliwości natychmiastowego wykupu biletu w nagłych przypadkach, 14) uprzedniego informowania Zamawiającego o wszelkich obowiązkach związanych z podróżą, a w szczególności konieczności dokonania odprawy on-line, 15) wystawienia biletów elektronicznych w zakresie połączeń lotniczych chyba, że warunki przewoźnika stawiają ograniczenia w tym zakresie, 16) nie pobierania od Zamawiającego opłat za wystawienie biletu w wersji elektronicznej chyba, że warunki przewoźnika stawiają ograniczenia w tym zakresie, o czym niezwłocznie Wykonawca powiadomi Zamawiającego przesyłając stosowną informację od danego przewoźnika przy użyciu e-mail, 17) potwierdzenia otrzymania od Zamawiającego zlecenia zakupu biletu oraz jego realizacji w ciągu 6 godzin od otrzymania zlecenia, 18) zapewnienia na żądanie Zamawiającego możliwości odbioru biletów poza granicami kraju, w miejscach wskazanych przez Zamawiającego (państwa, miejscowości), 19) przesłania niezwłocznie wykupionych elektronicznych biletów lotniczych drogą elektroniczną (e-mail) do Zamawiającego, 20) bezpłatnego dostarczenia w ciągu pięciu dni od dnia zakupu i nie później niż trzy dni przed dniem wyjazdu biletów lotniczych drukowanych (gdy warunki przewoźnika stawiają ograniczenia w zakresie wystawienia biletów w wersji elektronicznej) do siedziby (na adres) poszczególnych osób (adresatów biletów/pasażerów) dotyczy całego świata przy jednoczesnym (niezwłocznie po zakupie biletu) przesłaniu kopii/skanu tych biletów w wersji elektronicznej do osoby podróżującej i osoby uprawnionej do kontaktu z Wykonawcą po stronie Zamawiającego; postanowienia zawarte w pkt 12

20) dotyczą 15 biletów wskazanych w pozycji Forum Zarządców w tabeli nr 2. Liczba biletów lotniczych uczestników Sesji. 21) umożliwienia odwołania lub rezygnacji z podróży, zmiany terminu podróży, klasy podróży, danych pasażera w terminie przewidzianym w warunkach danego przewoźnika i poniesieniem z tego tytułu kosztów przewidzianych w warunkach danego przewoźnika, jednakże bez kosztów związanych z opłatami transakcyjnymi; Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu ewentualnej nadpłaty w terminie 7 dni od dnia zmiany zamówienia, 22) w przypadku zwrotu biletu z powodu odwołania wyjazdu, Wykonawca zwróci Zamawiającemu całość lub część kosztów poniesionych przez Zamawiającego zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy i warunkami przewoźnika, 23) zapewnienia płatności za bilety lotnicze przez inne niż Zamawiający podmioty i/lub osoby wskazane przez Zamawiającego, 24) obowiązkiem Wykonawcy będzie pośrednictwo i reprezentacja Zamawiającego we wszelkich sprawach reklamacyjnych, dotyczących niezgodnej z zamówieniem usługi rezerwacji, zakupu i dostawy biletów lotniczych, 25) zapewnienia pasażerowi/pasażerom pomocy w przypadku odwołania lotu/lotów i udzielenie wszelkich niezbędnych im informacji na temat zmiany planu podróży w taki sposób, aby na porównywalnych warunkach mogli oni dotrzeć do miejsca docelowego w najwcześniejszym możliwym terminie lub w terminie późniejszym dogodnym i możliwym zarówno dla pasażerów, jak i przewoźnika. W okresie trwania umowy Zamawiający przewiduje dokonać zakupu 65 sztuk biletów lotniczych (1 bilet to przelot w obie strony) z możliwością dostosowania do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego pod względem liczby, tzn. zmniejszenia lub zwiększenia liczby biletów w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych. W przypadku 10 biletów lotniczych Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminów przylotów i wylotów w zakresie +/-3 dni podanych w tabeli nr 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby biletów w trakcie trwania umowy, bez prawa Wykonawcy do odszkodowania z tytułu zmniejszenia ich liczby. Planowaną liczbę biletów lotniczych zawiera tabela nr 2. Liczba biletów lotniczych uczestników Sesji: Tabela nr 2 Liczba biletów lotniczych uczestników Sesji Liczba osób Termin przylotów do Krakowa Termin wylotów z Krakowa Liczba biletów Trasa Klasa biletu Liczba bagażu rejestrowanego, liczba bagażu, kg bagażu Forum Zarządców 12 osób 30 czerwca 9 lipca 2017 r. 12 biletów Cały świat Klasa ekonomiczna 13

2017 r. cały świat 3 osoby 30 czerwca 13 lipca 2017r. 3 bilety Cały świat Klasa ekonomiczna lub 2017 r. biznes /przy przelotach cały świat transkontynentalnych 41. sesja Komitetu Światowego Dziedzictwa 1 osoba 1 bilet Klasa biznes 2 lipca 2017 r. 3 lipca 2017 r. 1 osoba 1 bilet Klasa biznes 2 lipca 2017 r. 4 lipca 2017 r. 1 osoba 1 bilet Klasa ekonomiczna 28 czerwca 14 lipca 2017 r. 2017 r. 1 osoba 1 bilet Klasa ekonomiczna 28 czerwca 13 lipca 2017 r. 2017 r. 1 osoba 1 bilet Klasa ekonomiczna 29 czerwca 14 lipca 2017 r. 2017 r. 9 osób 9 biletów Klasa ekonomiczna 29 czerwca 13 lipca 2017 r. 2017 r. 1 osoba 1 bilet Klasa ekonomiczna 6 lipca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 9 osób 9 biletów Klasa ekonomiczna 1 lipca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 1 osoba 1 bilet Klasa biznes 1 lipca 2017 r. 10 lipca 2017 r. 15 osób 15 biletów Klasa ekonomiczna 30 czerwca 13 lipca 2017 r. 2017 r. 2 osoby 2 bilety Klasa biznes 30 czerwca 13 lipca 2017 r. 2017 r. Klasa ekonomiczna 1 osoba 3 lipca 2017 r. 8 lipca 2017 r. 1 bilet 1 osoba 30 czerwca Klasa ekonomiczna 8 lipca 2017 r. 1 bilet 2017 r. 14

Klasa ekonomiczna 1 osoba 1 lipca 2017 r. 9 lipca 2017 r. 1 bilet Klasa ekonomiczna 2 osoby 1 lipca 2017 r. 12 lipca 2017 r. 2 bilety Klasa ekonomiczna 2 osoby 2 lipca 2017 r. 13 lipca 2017 r. 2 bilety 1 osoba 30 czerwca 2017 r. 12 lipca 2017 r. 1 bilet Klasa ekonomiczna Razem 65 Razem 65 W zakresie pkt. B dotyczącego organizacji usługi rezerwacji, zakupu i dostarczenia w szczególnych przypadkach podróży biletów kolejowych na międzynarodowe i/lub krajowe przewozy kolejowe i/lub zapewnienia innego transportu Wykonawca jest zobowiązany do: 1) Zapewnienia poszczególnym pasażerom połączeń kolejowych krajowych i/lub kolejowych międzynarodowych i/lub zapewnienia transportu autobusami i/lub samochodami osobowymi/taksówkami w szczególnych i nagłych przypadkach/sytuacjach, których nie można było wcześniej przewidzieć i w trakcie podróży nie będzie możliwości zapewnienia realizacji zaplanowanych połączeń lotniczych oraz innych połączeń lotniczych do miejsca docelowego pasażera/pasażerów. W tym przypadku Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu pisemnego oświadczenia podpisanego przez członka kierownictwa danego portu lotniczego potwierdzającego szczególną i nagłą sytuację oraz przewidywany okres jej występowania lub proponowane rozwiązanie przez przewoźnika, 2) niezwłocznego przedstawienia do akceptacji Zamawiającemu i/lub pasażerowi co najmniej dwóch propozycji najbardziej optymalnych połączeń w dotarciu do celu podróży przez danego pasażera/pasażerów (co oznacza połączenia kolejowe krajowe i międzynarodowe i/lub samochodowe najbardziej ekonomiczne pod względem finansowym i czasowym), 3) niezwłocznego opracowania najkrótszych, najszybszych i najtańszych połączeń wieloodcinkowych na danej trasie uwzględniając połączenia łączone: lotnicze i kolejowe i/lub samochodowe oraz ich bezkolizyjną realizację. W zakresie pkt. C dotyczącego zakupu odpowiednich polis ubezpieczeniowych dla poszczególnych osób, Wykonawca będzie zobowiązany do: 15

1. ubezpieczenia podróży i/lub na czas pobytu w Polsce poszczególnych osób (cudzoziemców) w zakresie ubezpieczenia kosztów leczenia, następstw nieszczęśliwych wypadków oraz bagażu podróżnego zgodnie z Tabelą nr 3 Rodzaje i sumy ubezpieczenia osób (na każdą osobę i każde zdarzenie), 2. wystawienia ww. polis ubezpieczeniowych w wersji papierowej i/lub elektronicznej do państw europejskich i pozaeuropejskich i przekazania poszczególnym osobom informacji na temat ww. polis, 3. zapewnienia sporządzenia polis dla cudzoziemców w języku angielskim, 4. bezpłatnego dostarczenia ww. polis ubezpieczeniowych w formie pisemnej i/lub elektronicznej razem z biletem do poszczególnych osób (pasażerów) w uzgodnionym z Zamawiającym terminie (data i godzina), 5. zapewnienia, aby na każdej polisie znajdował się numer telefonu do całodobowej centrali alarmowej obsługiwanej w języku angielskim, do której ubezpieczony zgłaszał będzie powstałe szkody, 6. minimalne sumy ubezpieczenia określa poniższa tabela nr 3: Tabela nr 3 Rodzaje i sumy ubezpieczenia osób (kwoty w PLN brutto) Typy ryzyk ubezpieczeniowych oraz minimalne sumy ubezpieczenia Obszar Polski oraz na trasach podróży cały świat-polska-cały świat Koszty leczenia (KL) oraz usługa assistance 200 000 Następstwa Nieszczęśliwych Wypadków (NNW) Ubezpieczenie bagażu, opóźnienie bagażu 40 000 2 000 1) zapewnienia, aby ww. polisa ubezpieczeniowa obejmowała podstawowy pakiet ubezpieczeniowy, w tym co najmniej : a) KL ubezpieczenie kosztów leczenia w zakresie: bezpośredniej opieki lekarskiej, badań, zabiegów, zakupu lekarstw, transportu ubezpieczonego do szpitala, pobytu w szpitalu, usługi assistance, transportu do kraju, podróży i pobytu osoby towarzyszącej, jeśli jej obecność jest niezbędna do przeprowadzeni aspraw związanych z powrotem ubezpieczonego do kraju, transport zwłok ubezpieczonego do miejsca pochówku w Polsce lub pochówku za granicą; b) NNW ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków; c) ubezpieczenie bagażu od zaginięcia lub uszkodzenia, 2) zapewnienia na żądanie Zamawiającego możliwości zmniejszenia pakietu/rozszerzenia pakietu ubezpieczenia o dodatkowe usługi ubezpieczeniowe. 16

3) zapewnienia możliwości anulowania polisy (anulowanie opłaty za wystawioną polisę) przez Zamawiającego na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia polisy. Zamawiający planuje zakup 65 polis ubezpieczeniowych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany liczby polis w trakcie trwania umowy, bez prawa Wykonawcy do odszkodowania z tytułu zmniejszenia ich liczby. Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzania zaproponowanych przez Wykonawcę cen poszczególnych polis, a także zastrzega sobie prawo do wskazania Wykonawcy firmy ubezpieczeniowej. IV. Zapewnienie punktu podróżnego w obiekcie ICE Kraków Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia w obiekcie ICE Kraków punktu podróżnego (informacyjnego) dla uczestników Sesji w godzinach od 8.00 do 20.00 w dniach od 2 do 12 lipca 2017 r. Punkt podróżny będzie obsługiwany przez osoby skierowane do realizacji zamówienia, wskazane w wykazie osób. Przy czym, Zamawiający wymaga, aby w ww. godzinach punkt obsługiwała min. jedna osoba, a przez co najmniej dwie godziny dziennie, pomiędzy godz. 13.00 a godz. 20.00 - min. dwie osoby, z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa pracy. Do zadań osób obsługujących punkt informacyjny będzie należało m.in: informowanie uczestników Sesji w zakresie: bieżących rezerwacji pokoi hotelowych zapewnionych przez Zamawiającego oraz puli otwartej pokoi hotelowych, planowanych rezerwacji pokoi hotelowych w całej Polsce, planowanych rezerwacji biletów kolejowych w całej Polsce, planowanych rezerwacji biletów lotniczych krajowych i międzynarodowych, wyszukiwania dogodnych połączeń lotniczych/kolejowych/autobusowych zgodnie z prośbą uczestników Sesji. Ponadto pracownicy punktu informacyjnego będą udzielać telefonicznie niezbędnych informacji i wsparcia podróżującym uczestnikom sesji, m.in. w trakcie przebywania/przesiadek na lotniskach: Kraków-Balice i Warszawa-Okęcie, na dworcach kolejowych (Dworzec Centralny w Warszawie, Dworzec Główny w Krakowie). Numery telefonów komórkowych tych osób będą umieszczone na stronie internetowej wydarzenia. Jednocześnie Wykonawca zapewni na miejscu w obiekcie ICE Kraków możliwość zakupu biletów lotniczych/kolejowych/autobusowych przez indywidualne osoby i instytucje. Wykonawca zapewni sprzęt komputerowy z drukarką (z zapasem tonerów i odpowiedniego papieru) i telefony komórkowe dla swoich pracowników oraz inne niezbędne materiały biurowe. Koszty noclegów, wyżywienia oraz rachunków telefonów komórkowych pracowników punktu podróżnego będą opłacane przez Wykonawcę. Zamawiający udostępni Wykonawcy w obiekcie ICE Kraków miejsce organizacji punktu podróżnego jednocześnie zapewniając miejsce do pracy (tj. stolik lub lada, krzesła, dostęp do interentu, dostęp do prądu, dostęp do toalety). Koszty zużycia mediów (prąd, internet) spoczywają na Zamawiającym. V. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia w trybie z wolnej ręki zamówień, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 upzp 17

Zamawiający przewiduje możliwość powtórzenia następujących podobnych usług: Rezerwacja i zakup w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 15 lipca 2017 r. nie więcej niż 10 dodatkowych pokoi hotelowych (jednoosobowych ze śniadaniami) łącznie w Krakowie w hotelu o standardzie 3 gwiazdek i/lub 4 gwiazdek i/lub 5 gwiazdek na łączną kwotę nie większą niż 6000 zł brutto, przy czym cena netto/brutto poszczególnego pokoju hotelowego nie będzie wyższa niż cena zaoferowana przez Wykonawcę w zamówieniu podstawowym. Ponadto wartość niniejszego zamówienia obejmować będzie wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia. Rezerwacja, zakup i dostawa w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 15 lipca 2017 r. nie więcej niż 10 dodatkowych biletów lotniczych w relacjach krajowych i międzynarodowych (w klasie ekonomicznej) na łączną kwotę nie większą niż 30 000 zł brutto. Wartość zamówienia będzie obejmować wszystkie koszty i składniki związane z realizacją zamówienia na zasadach zawartych w zamówieniu podstawowym, w tym min. cenę biletów, opłaty lotniskowe, opłaty za wystawienie biletu, ubezpieczenie. Rozszerzenie puli otwartej pokoi hotelowych w Krakowie o nie więcej niż 500 pokoi dla uczestników Sesji na warunkach i w terminach zgodnych z zapisami zawartymi w zamówieniu podstawowym. Opłata transakcyjna za rezerwację ww. 500 pokoi hotelowych w ramach puli otwartej hoteli w Krakowie nie będzie wyższa niż kwota 9 000 zł brutto. 18