Załącznik do Zarządzenia Nr 726/2014 Prezesa Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 27 sierpnia 2014 roku REGULAMIN PORTALU INFORMACYJNEGO SĄDU OKRĘGOWEGO W POZNANIU 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin określa warunki korzystania oraz funkcjonowania serwisu internetowego Portal Informacyjny Sądu Okręgowego w Poznaniu dostępnego pod adresem https://portal.poznan.so.gov.pl 2. Regulamin normuje także obowiązki i zakres odpowiedzialności administratora, jako podmiotu zarządzającego serwisem, jak również, prawa i obowiązki zarejestrowanych użytkowników serwisu. 3. Warunkiem koniecznym do rozpoczęcia korzystania z serwisu jest akceptacja treści niniejszego regulaminu. 4. Celem uruchomienia Portalu Informacyjnego jest ułatwienie podmiotom uprawnionym i upoważnionym w myśl obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności stronom postępowania i ich pełnomocnikom dostępu do informacji, jakie znajdują się w systemie teleinformatycznym wspomagającym biurowość sądową. Użytkownik systemu otrzyma dostęp do informacji o stanie sprawy, treści dokumentów i o czynnościach podejmowanych w sprawie. 2 DEFINICJE 1. Portal Informacyjny serwis internetowy dostępny pod adresem https://portal.poznan.so.gov.pl umożliwiający uprawnionym użytkownikom na dostęp do informacji o sprawach, prowadzonych przed Sądem Okręgowym w Poznaniu. 2. Administrator - podmiot prowadzący Portal Informacyjny, którym jest Sąd Okręgowy w Poznaniu z siedzibą przy Al. K. Marcinkowskiego 32, 61-745 Poznań. 3. Regulamin jest to Regulamin Portalu Informacyjnego Sądu Okręgowego w Poznaniu, normujący warunki korzystania oraz funkcjonowania, a także prawa i obowiązki użytkowników i administratora wraz z załącznikami, stanowiącymi integralną część Regulaminu. 4. Użytkownik podmiot upoważniony i uprawniony w myśl obowiązujących przepisów prawa, który przez akceptację regulaminu oraz rejestrację uzyskała dostęp do funkcji oferowanych przez Portal Informacyjny. 5. Konto - dostępne dla użytkownika miejsce w serwisie, za pośrednictwem którego administrator udostępnia informacje o sprawach. Konto jest jedno dla każdego użytkownika dla wszystkich spraw, w których użytkownik jest podmiotem uprawnionym. 6. Login - nazwa jednoznacznie identyfikująca użytkownika serwisu. 7. Hasło - ciąg znaków znany wyłącznie użytkownikowi serwisu, wymagany w procesie uwierzytelnienia. 8. Sprawa - zestaw dokumentów, czynności i informacji o posiedzeniach udostępnianych użytkownikowi serwisu na jego koncie. 9. Podmiot uprawniony - strona postępowania, pełnomocnik strony postępowania.
10. Weryfikacja użytkownika - proces przeprowadzany przez pracownika Biura Obsługi Interesanta przy Al. K. Marcinkowskiego w Poznaniu, Specjalistę ds. elektronicznych urządzeń ewidencyjnych, a także XIII Wydziału Cywilnego z siedzibą w Lesznie lub XIV Wydziału Cywilnego z siedzibą w Pile, polegający na weryfikacji danych (w szczególności numeru PESEL) wprowadzonych przez osobę fizyczną, chcącą uzyskać dostęp do serwisu z danymi zawartymi w okazanym dowodzie tożsamości. 11. Aktywacja konta - proces wykonywany przez pracownika Biura Obsługi Interesanta lub Specjalistę ds. elektronicznych urządzeń ewidencyjnych, który następuje po pomyślnie zakończonej weryfikacji użytkownika. Jego wynikiem jest wydruk potwierdzający złożenie poprawnych danych na Wniosku o rejestrację konta oraz login i hasło startowe, umożliwiającej dostęp do konta użytkownika. Po pierwszym zalogowaniu do Portalu Informacyjnego, Użytkownik zobowiązany jest do zmiany nadanego hasła startowego. 12. Proces publikacji - proces umożliwiający synchronizację danych pomiędzy wewnętrznymi systemami teleinformatycznymi sądu a bazą serwisu. 13. Konto główne - konto o rozszerzonej funkcjonalności umożliwiające tworzenie kont zależnych, których dostęp do danych zawartych na koncie głównym jest ograniczony. 14. Konto zależne - konto powiązane z kontem głównym posiadające ograniczony dostęp do danych. 3 ZASADY KORZYSTANIU Z PORTALU INFORMACYJNEGO 1. Utworzenie i korzystanie z konta w serwisie jest dobrowolne i bezpłatne. 2. Użytkownikiem może być wyłącznie osoba fizyczna. 3. Dostęp do informacji o sprawach, w których stroną jest osoba prawna jest możliwy wyłącznie z konta użytkownika będącego reprezentantem osoby prawnej. 4. Dostęp do informacji o sprawach, w których stroną jest osoba fizyczna nieposiadająca zdolności procesowej jest możliwy poprzez konto użytkownika, będącego przedstawicielem ustawowy lub poprzez konto pełnomocnika procesowego. W ten sam sposób dostęp do Portalu Informacyjnego uzyskują pełnomocnicy substytucyjny oraz aplikanci, umocowaniu przez pełnomocników zawodowych. 5. Każdy, kto wykonuje operacje w ramach serwisu ponosi odpowiedzialność za skutki swoich działań. 6. Warunkiem uczestnictwa w serwisie jest wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. t.j. Nr 101, poz 926, z późn. zm.), poprzez wypełnienie Oświadczenia, stanowiącego załącznik do Regulaminu. 7. Wszelkie działania mające na celu utrudnienie lub destabilizowanie działania serwisu stanowią czyn zabroniony w myśl obowiązujących przepisów prawa. W przypadku stwierdzenia dopuszczenia się takich działań przez użytkownika, administrator zablokuje konto użytkownika oraz zgłosi wspomniany czyn odpowiednim organom. Administrator jest również uprawniony do podjęcia działań mających na celu naprawienie poniesionej przez niego szkody. 8. Akceptując regulamin użytkownik zobowiązuje się w szczególności do niepodejmowania jakichkolwiek działań na szkodę administratora, użytkowników i innych osób.
4 REJESTRACJA 4.1 REJESTRACJA OSOBY FIZYCZNEJ 1. Rejestracja osoby fizycznej chcącej skorzystać z serwisu dokonywana jest poprzez wypełnienie Wniosku o rejestrację konta dostępnego na stronie głównej serwisu. 2. Rejestracja osoby fizycznej przebiega w następujący sposób: 2.1. Zapoznanie się z regulaminem i jego akceptacja. 2.2. Podanie danych osobowych koniecznych do identyfikacji użytkownika serwisu: imię i nazwisko, adres (ulica, nr domu, nr mieszkania, kod pocztowy, miejscowość), numer dokumentu tożsamości, imię matki, imię ojca, data i miejsce urodzenia, PESEL, email. 2.3. Podanie sygnatur spraw, które toczą się z udziałem użytkownika. Krok ten ułatwia odnalezienie właściwego podmiotu w systemie wydziałowym i znacznie przyspiesza proces publikacji. 2.4. Uzupełnienie kodu z obrazka. 2.5. Przyciśnięcie guzika Wyślij powoduje wyświetlenie informacji o pomyślnym złożeniu wniosku. 3. Kolejnym krokiem jest stawienie się w jednym z czterech dostępnych punktów: a) Biuro Obsługi Interesanta Sądu Okręgowego w Poznaniu (Al. K. Marcinkowskiego 32 w Poznaniu, pokój 17; e-mail: informacja@poznan.so.gov.pl) b) Specjalista ds. elektronicznych urządzeń ewidencyjnych (Al. K. Marcinkowskiego 32 w Poznaniu, pokó14b; e-mail: l.kaminski@poznan.so.gov.pl) c) XIII Wydział Cywilny z siedzibą w Lesznie (ul. B. Chrobrego 7 w Lesznie, Biuro Podawcze; e-mail: wydzial13@poznan.so.gov.pl) d) XIV Wydział Cywilny z siedzibą w Pile (Al. Powstańców Wlkp. 79 w Pile, Biuro Podawcze; e-mail: wydzial14@poznan.so.gov.pl), celem weryfikacji danych podanych we Wniosku o rejestrację konta z ważnym dokumentem tożsamości oraz wypełnionym i podpisanym Oświadczeniem, stanowiącym załącznik do niniejszego Regulaminu. 4. Do czasu dokonania weryfikacji dostęp do konta jest niemożliwy. 5. Pomyślna weryfikacja kończy się wydrukowaniem przez pracownika komórki, wskazanej w 4 pkt 3 potwierdzenia założenia konta, zawierającego login i hasło. Konto użytkownika zostaje aktywowane. 6. Sprawy na aktywnym koncie użytkownika pojawią się najpóźniej na drugi dzień roboczy od chwili aktywacji. 7. Weryfikacji sygnatur spraw, w których użytkownik żąda dostępu dokonują osoby, wskazane spośród pracowników sekretariatu danego wydziału.
4.2 REJESTRACJA KONTA OSOBY PRAWNEJ LUB JEDNOSTKI ORGANIZACYJNEJ NIEPOSIADAJĄCEJ OSOBOWOŚCI PRAWNEJ 1. Rejestracja konta osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej nie jest możliwe. Dostęp do spraw na Portalu zostanie udostępniony poprzez rejestrację osoby fizycznej będącej reprezentantem/upoważnionym pracownikiem osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej. 5 DANE OSOBOWE 1. W momencie rejestracji użytkownik wyraża zgodę na umieszczenie i przetwarzanie jego danych osobowych przez administratora. 2. Administratorem danych osobowych jest Prezes Sądu Okręgowego w Poznaniu, który upoważnia pracowników komórek, wskazanych w 4 pkt 3 do przetwarzania danych osobowych Użytkowników w procesie weryfikacji, aktywacji i obsługi konta Użytkownika Portalu Informacyjnego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. t.j. Nr 101, poz 926, z późn. zm.). 3. Dane osobowe oraz informacje zawarte we Wniosku o rejestrację konta wykorzystywane będą przez administratora do weryfikacji tożsamości osoby ubiegającej się o dostęp do systemu, identyfikacji użytkowników systemu oraz do zapewnienia jak najwyższej jakości funkcjonowania serwisu. 4. Użytkownik ma prawo wglądu do przetwarzanych danych w każdym czasie, jak również prawo do ich poprawiania oraz do żądania ich usunięcia z bazy serwisu. 5. Użytkownik ma obowiązek aktualizować dane podane w formularzu rejestracyjnym niezwłocznie po każdej zmianie tych danych. 6 OBOWIĄZKI ADMINISTRATORA SERWISU 1. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek działania użytkownika bądź osoby upoważnionej przez użytkownika do działania w jego imieniu. 2. Administrator zobowiązuje się zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną. 3. Administrator zobowiązuje się zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. t.j. Nr 101, poz 926, z późn. zm.) oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 4. Dane zawarte w serwisie podlegają ochronie zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024).
7 PRAWA I OBOWIĄZKI UŻYTKOWNIKA 1. Zabrania się korzystania z kont innych użytkowników oraz udostępniania swojego konta innych osobom. 2. Zabronione jest posiadanie przez użytkownika dodatkowych kont. 3. W każdym przypadku zmiany danych wymaganych do rejestracji użytkownika w serwisie użytkownik zobowiązany jest powiadomić administratora w celu aktualizacji tych danych. 4. Użytkownik chcący usunąć swoje konto z serwisu jest zobowiązany powiadomić o tym fakcie administratora w formie pisemnej na adres podany w 2 pkt 2 lub stawić się osobiście z dokumentem tożsamości w Biurze Obsługi Interesanta lub u Specjalisty ds. elektronicznych urządzeń ewidencyjnych Sądu Okręgowego w Poznaniu. 5. Użytkownik który przestał być podmiotem uprawnionym do wglądu do danych lub zauważył, że posiada nieuprawniony dostęp do danych zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić administratora w celu odebrania dostępu. 6. Użytkownik będący reprezentantem zawodowym może, wraz z pełnomocnictwem procesowym składanym do akt sprawy, podać swój nr PESEL, co w szczególnych przypadkach pozwoli uniknąć składania wniosków o publikację poszczególnych spraw oraz skróci czas ich publikacji. 8 ODPOWIEDZIALNOŚĆ 1. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek działania użytkownika bądź osoby upoważnionej przez użytkownika do działania w jego imieniu. 2. Administrator zobowiązuje się do zapewnienia jak najwyższej jakości świadczonych usług. Administrator nie ponosi jednak odpowiedzialności za zakłócenia w funkcjonowaniu serwisu wywołane siłą wyższą lub awarią sprzętu. 3. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za czasową niedostępność serwisu, wynikającą z dokonywania zmian i ulepszeń w systemie. O przerwach technicznych i czasie ich trwania użytkownicy zostaną powiadomieni na głównej stronie serwisu. 9 PRZEPISY KOŃCOWE 1. Regulamin jest dostępy pod adresem https://portal.poznan.so.gov.pl 2. Administrator zastrzega sobie prawo do jednostronnej zmiany postanowień regulaminu w każdej chwili i bez konieczności uzasadniania przyczyny. 3. Regulamin wchodzi w życie z dniem ogłoszenia na stronie internetowej serwisu. 4. Wszelkie zgłoszenia oraz wnioski, dotyczące funkcjonowania Portalu Informacyjnego należy zgłaszać, również elektronicznie poprzez adres e-mail, do Specjalisty ds. elektronicznych urządzeń ewidencyjnych lub Kierownictwa Oddziału Informatycznego Sądu Okręgowego w Poznaniu.
Załącznik do Regulaminu Portalu Informacyjnego Sądu Okręgowego w Poznaniu OŚWIADCZENIE W przypadku utworzenia w jednostce podległej lub nadzorowanej przez Ministra Sprawiedliwości centralnego systemu udostępniania informacji o sprawie, wyrażam zgodę na przekazanie moich danych osobowych w celu udostępniania danych, o których mowa w 90a Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 23 lutego 2007 r. - Regulamin Urzędowania Sądów Powszechnych (Dz. U. z 2007 r. Nr 38, poz. 249 ze zm.) bez potrzeby uzyskiwania dodatkowej zgody, o której mowa w art. 7 pkt 5, art. 23 ust. 1 pkt 1, art. 27ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.), dnia miejscowość, data i czytelny podpis