UMOWA PARTNERSKA Załącznik nr 12 do SIWZ dotycząca realizacji projektu pn.,,termomodernizacja budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego przy ul. Podgórnej 7 w Zielonej Górze i budynku Starostwa Powiatowego w Zielonej Górze przy ul. Podgórnej 5 zawarta w dniu..w Zielonej Górze pomiędzy: Województwem Lubuskim - Urzędem Marszałkowskim Województwa Lubuskiego, z siedzibą w Zielonej Górze, ul. Podgórna 7, 65-057 Zielona Góra, NIP 973-05-90-332, reprezentowanym przez:, przy kontrasygnacie Skarbnika Województwa Lubuskiego - Józefy Chaleckiej, zwanym w dalszej treści Umowy Liderem a Powiatem Zielonogórskim w Zielonej Górze, z siedzibą w Zielonej Górze, ul. Podgórna 5, 65-057 Zielona Góra, NIP: 973-05-88-217, reprezentowanym przez: Dariusza Wróblewskiego Starosta Zielonogórski, Waldemara Kotlarskiego Wicestarosta Zielonogórski, przy kontrasygnacie Skarbnika Powiatu Edyty Dwojak, zwanym dalej Partnerem 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE Umowa została zawarta na rzecz realizacji projektu Termomodernizacja budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego przy ul. Podgórnej 7 w Zielonej Górze i budynku Starostwa Powiatowego w Zielonej Górze przy ul. Podgórnej 5 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, zwana dalej Umową, na podstawie art. 33 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2014 poz. 1146 z poźn. zm.). Nadrzędnym celem Umowy, wynikającym z priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, jest zwiększenie efektywności energetycznej budynków użyteczności publicznej, będących siedzibami Partnerów niniejszej Umowy. 2 PRZEDMIOT UMOWY I CZAS TRWANIA 1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest uregulowanie wzajemnych praw i obowiązków Stron w ramach Partnerstwa mającego na celu realizację Projektu pn.,,termomodernizacja budynku Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubuskiego przy ul. Podgórnej 7 w Zielonej Górze i budynku Starostwa Powiatowego w Zielonej Górze przy ul. Podgórnej 5 planowanego do realizacji w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, Działanie 3.2 Efektywność energetyczna, Poddziałanie 3.2.1 Efektywność energetyczna projekty realizowane poza formułą ZIT, zwanego dalej Projektem. 2. Strony Umowy stwierdzają zgodnie, że wskazane w ust. 1 Partnerstwo zostało utworzone w celu
realizacji Projektu. 3. Umowa określa zasady funkcjonowania partnerstwa oraz współpracy Lidera i Partnera przy realizacji Projektu, o którym mowa w ust. 1. 4. Umowa zawarta zostaje na czas oznaczony, tj. na okres przygotowania i realizacji Projektu oraz okres 5 lat trwałości Projektu, liczony od dnia zakończenia realizacji Projektu. 5. W przypadku, gdy Projekt nie otrzyma dofinansowania z IZ RPO L2020, Umowa zostanie rozwiązana przez Strony w terminie 30 dni od przekazania Beneficjentowi ostatecznej informacji w tym zakresie, chyba, że Strony postanowią inaczej. 3 STATUS PARTNERSTWA 1. Koordynatorem Projektu jest Lider, który będzie występował w charakterze Beneficjenta, w naborze konkursowym w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020, na co Partner wyraża zgodę. 2. Wszystkie działania podejmowane przez Lidera i Partnera w ramach realizowanego wspólnie Projektu muszą być zgodne z Umową i przepisami prawa. 1. Postanowienia ogólne 4 ZADANIA PARTNERÓW 1.1. Lider jest stroną Decyzji o przyznaniu dofinansowania wydanej przez IZ RPO L2020. 1.2. Strony odpowiadają za prawidłową realizację Projektu w zakresie zadań przypisanych im w Umowie. 1.3. Dokumentacja Projektu jest przechowywana w siedzibie Lidera. 1.4. Lider jest jedynym podmiotem upoważnionym do ponoszenia wydatków kwalifikowanych w ramach Projektu. 1.5. Wszelkie decyzje dotyczące wydatkowania środków finansowych, a w szczególności dotyczące kwalifikowalności ponoszonych wydatków podejmuje Lider, przy czym Lider odpowiada za poprawność formalną i merytoryczną dokumentów. 1.6. W terminie 5 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu, Partnerzy są odpowiedzialni za zapewnienie trwałości Projektu zgodnie z art. 71 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006. Lider będzie monitorował realizację zapisów ujętych w Umowie oraz ma prawo
egzekwować od Partnera niewykonanie postanowień niniejszej Umowy. 2. Lider jest zobowiązany, uprawniony do oraz ponosi odpowiedzialność za: 2.1. Uzyskanie Decyzji o przyznaniu dofinansowania oraz jej ewentualnych zmian. 2.2. Realizację Projektu w zakresie obowiązków określonych w Umowie, zgodnie z ustalonym harmonogramem Projektu oraz zasadami określonymi przez RPO, w tym zasadami dotyczącymi kwalifikowania wydatków, kontroli, monitorowania, przepływów finansowych oraz informacji i promocji. 2.3. Egzekwowanie zobowiązań od Partnera określonych w niniejszej Umowie, Decyzji i przepisach prawa. 2.4. Ewidencjonowanie we własnych księgach rachunkowych, przychodów, kosztów, dochodów i wydatków związanych z realizacją Projektu w sposób zapewniający wyodrębnienie tych zapisów w ewidencji księgowej na potrzeby realizacji i rozliczenia Projektu. 2.5. Zarządzanie budżetem i zarządzanie finansowe Projektem, w tym występowanie z wnioskami o płatność, otrzymywanie płatności i dysponowanie nimi. 2.6. Na potrzeby Projektu Lider wyodrębni jeden osobny rachunek bankowy, którego będzie dysponentem. 2.7. Bieżące zarządzanie środkami finansowymi zgromadzonymi na rachunku bankowym Projektu. 2.8. Nadzór rzeczowy i finansowy nad prawidłową realizacją Projektu. 2.9. Zapewnienie właściwej ścieżki audytu dla dokumentacji związanej z realizacją Projektu. 2.10. Nadzór i kontrolę nad zapewnieniem trwałości Projektu w terminie 5 lat od dnia zakończenia projektu zgodnie z art. 71 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006. 2.11. Pozyskanie od Partnera wszystkich informacji niezbędnych do przygotowania wniosku o dofinansowanie oraz dokumentów i oświadczeń niezbędnych do podpisania i złożenia wniosku, a także uzupełnienie lub poprawienie wniosku w przypadku takiej konieczności. 2.12. Opracowanie dokumentacji projektowej na zadania inwestycyjne, w tym: koncepcji projektu, studium wykonalności, programu funkcjonalno-użytkowego, wniosku o dofinansowanie oraz dokumentacji przetargowej na wybór Inspektora Nadzoru oraz Generalnego Wykonawcy z zachowaniem należytej staranności, uzupełnienie lub poprawienie wniosku w przypadku takiej konieczności. 2.13. Koordynację, monitorowanie i kontrolę działań związanych z realizacją działań przyjętych do realizacji w Projekcie. 2.14. Opracowanie oraz wdrożenie systemu i zasad archiwizacji dokumentacji projektowej w celu
zapewnienia przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu zgodnie z wymogami. 2.15. Współpracę z upoważnionymi instytucjami krajowymi i Unii Europejskiej w zakresie kontroli prawidłowej realizacji Projektu. 2.16. Promowanie Projektu zgodnie z wymogami RPO L2020 oraz zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Wykonawczym Komisji (UE) nr 215/2014 z dnia 7 marca 2014 r. ustanawiającym zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego w zakresie metod wsparcia w odniesieniu do zmian klimatu, określania celów pośrednich i końcowych na potrzeby ram wykonania oraz klasyfikacji kategorii interwencji w odniesieniu do europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych. 2.17. Przeprowadzenie niezbędnych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, przy czym może to zadanie powierzyć innemu podmiotowi w całości lub części. 3. Partner zobowiązany jest i odpowiada za: 3.1. Terminowe dostarczenie Liderowi wszystkich informacji niezbędnych do przygotowania wniosku oraz dokumentów i oświadczeń niezbędnych do podpisania i złożenia wniosku o dofinansowanie, a także do uzupełnienia i poprawienia wniosku w przypadku takiej konieczności. 3.2. W ramach prac przygotowawczych zobowiązuje się do opracowania merytorycznego i finansowego niezbędnej dokumentacji w postaci: audytu energetycznego, inwentaryzacji przyrodniczej w zakresie występowania ptaków gatunków chronionych (ekspertyza ornitologiczna) zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach RPO L2020, jeżeli dotyczą. 3.3. Współpracy z Liderem, szczególnie w zakresie: opracowania dokumentacji projektowej na zadania inwestycyjne, tj.: koncepcji projektu, studium wykonalności, programu funkcjonalno-użytkowego, wniosku o dofinansowanie oraz analizy dokumentacji przetargowej na wybór Inspektora Nadzoru oraz Generalnego Wykonawcy. 3.4. Przygotowanie i przedstawienie dokumentów dla potrzeb kontroli i ewaluacji, które będą przeprowadzone w czasie realizacji Projektu, a także w okresie trwałości Projektu. 3.5. Nie podejmowanie działań mogących spowodować nie zachowanie trwałości operacji określonej w art. 71 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego
Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006. 3.6. Promowanie Projektu zgodnie z wymogami RPO oraz zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu Wykonawczym Komisji (UE) nr 215/2014 z dnia 7 marca 2014 r. ustanawiającym zasady wykonania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego w zakresie metod wsparcia w odniesieniu do zmian klimatu, określania celów pośrednich i końcowych na potrzeby ram wykonania oraz klasyfikacji kategorii interwencji w odniesieniu do europejskich funduszy strukturalnych i inwestycyjnych. 3.7. Wyznaczenie osób ze strony Partnera, odpowiedzialnych za realizację Projektu. 5 FINANSOWANIE PROJEKTU 1. Lider projektu odpowiada za rozliczanie finansowe Projektu. 2. Partner ponosi wydatki związane z przygotowaniem audytu energetycznego, inwentaryzacji przyrodniczej, podlegające refundacji, zgodnie z RPO. 3. Wydatki związane z opracowaniem dokumentacji projektowej na zadania inwestycyjne, w tym: koncepcji projektu, studium wykonalności, programu funkcjonalno-użytkowego, wniosku o dofinansowanie oraz dokumentacji przetargowej na wybór Inspektora Nadzoru oraz Generalnego Wykonawcy, zostaną rozliczone proporcjonalnie do wartości inwestycji, dotyczącej budynków będących własnością Partnerów. 4. Partner zobowiązuje się do zabezpieczenia w swoim budżecie, w okresie obowiązywania niniejszej Umowy, środków finansowych, stanowiących wkład własny na realizację inwestycji dotyczącej budynku, będącego jego własnością. 5. Partner zobowiązuje się, w terminie 30 dni od dnia otrzymania Decyzji o dofinansowaniu Projektu, do przekazania środków finansowych, stanowiących wkład własny Partnera na rachunek bankowy Lidera. 6. Po uzyskaniu decyzji o dofinansowaniu, w ramach aneksu do niniejszej umowy, zostanie określony algorytm finansowania i wielkość wkładu własnego każdego z Partnerów. 7. Lider zobowiązuje się do rozliczenia finansowego wkładu własnego Partnera po uzyskaniu końcowej informacji pokontrolnej Projektu. 8. Wszystkie wydatki niekwalifikowalne dotyczące zakresu swojego zadania zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków, związane z daną inwestycją wynikłe w trakcie realizacji Projektu zostaną pokryte przez Partnera. 9. Partnerzy solidarnie ponoszą odpowiedzialność oraz wszelkie koszty z tytułu nieprawidłowości wykrytych przy realizacji Projektu.
6 MONITORING I KONTROLA 1. Partnerzy zobowiązują się do rzetelnego realizowania przyjętych założeń, przyjmując, jako zasadę działanie non-profit. 2. Partnerzy zobowiązują się do przekazywania sobie nawzajem wszelkich, niezbędnych informacji związanych z realizacją Projektu. 3. Partnerzy są odpowiedzialni za monitorowanie i kontrolę realizacji Projektu. 7 ODPOWIEDZIALNOŚĆ 1. Lider może wypowiedzieć Umowę Partnerowi ze skutkiem natychmiastowym, w formie pisemnej, w przypadku, gdy Partner nie realizuje Projektu na warunkach określonych w Umowie, Decyzji o dofinansowaniu i obowiązującym prawie lub gdy cel Projektu nie może być zrealizowany. 2. W przypadku rozwiązania Umowy w trybie, o którym mowa w ust. 1, Partnerowi nie przysługuje odszkodowanie. 3. Umowa wygasa w przypadku wykonania przez Strony wszelkich wynikających z niej zobowiązań. 4. Rozwiązanie Umowy może nastąpić w związku z wystąpieniem niezależnych od stron okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie zawartych postanowień. 5. Lider nie ponosi odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności odszkodowawczej, wobec Partnera za nieuzyskanie dofinansowania Projektu, jednocześnie strony nie będą występowały wobec siebie z jakimikolwiek roszczeniami odszkodowawczymi. 8 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE I ZAWIERANIE UMÓW 1. Lider zobowiązuje się stosować ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015, poz. 2164 z późn. zm.). 2. Lider przechowuje, zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentację związaną z przeprowadzonymi postępowaniami przetargowymi. 3. Partner zobowiązuje się do wyznaczenia osoby w charakterze eksperta ds. zamówień publicznych, która będzie brała czynny udział w postępowaniach przetargowych w ramach realizacji Projektu. 9 ROZWIĄZYWANIE SPORÓW 1. Spory związane z realizacją niniejszej Umowy Lider i Partner będą rozwiązywać polubownie. 2. Do czasu rozstrzygnięcia sporu stanowisko Lidera jest wiążące. 3. W przypadku braku porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Lidera.
10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści niniejszej Umowy Partnerskiej wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Wszelkie istotne dla Projektu ustalenia będą podejmowane jednogłośnie w formie aneksu do Umowy i wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Umowę podpisano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. 4. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania. Lider Partner.