Rada Rodziców Szkoła Podstawowa nr 2 im. Ewy Krauze Piaseczno Zalesie Dolne Obsługa księgowo-rachunkowa środków finansowych Rady Rodziców (PROJEKT) str. 1
I. Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej Zasady ogólne 1 Prowadzenie kasy powierza się - kasjerowi. 2 Do podstawowych obowiązków kasjera należy: wypłacanie wszystkich należności gotówkowych, przyjmowanie gotówki do kasy oraz terminowe odprowadzanie gotówki do banku w dniu ich pobrania, ewentualnie w dniu następnym, prowadzenie kwitariuszy przychodów i rozchodów, sporządzanie raportów kasowych, właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki i innych walorów. 3 Obrót gotówkowy ogranicza się do niezbędnego minimum. 4 Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi. 5 Na dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek, nieprawidłowy dowód należy anulować i wystawić poprawny. 6 W razie błędów popełnionych na dowodach źródłowych należy wystawić zastępczy dowód korygujący błąd, który będzie stanowił podstawę wypłaty gotówki z kasy. 7 Pierwsze kopie dowodów wpłaty i wypłaty dołączone są do raporty u kasowego. Druga kopia znajduje się w bloczku znajdującym się u kasjera. 8 Upoważnia się kasjera do wystawienia polecenia przelewu na podstawie oryginału dokumentu podlegającemu zapłacie w formie polecenia przelewu. Wpływy kasowe. 9 Przyjęcie gotówki: Przyjęcie gotówki odbywa się na podstawie dowodu wpłaty KP- kasa przyjmie Dowód wpłaty KP sporządzany jest w oryginale i dwóch kopiach przez kasjera podczas dokonywania wpłaty gotówki do kasy. Oryginał przeznaczony jest dla wpłacającego, pierwsza kopia dołączona jest do Raportu Kasowego, druga znajduje się u kasjera. Blankiety dowodów wpłaty KP ponumerowane są z zachowaniem ciągłości numeracji, przed wydaniem bloczku kasjerowi. Ponumerowane dowody KP stają się drukami ścisłego zarachowania i podlegają ewidencji w Księdze Druków Ścisłego zarachowania. Unieważnione blankiety dowodów wpłaty KP (z adnotacją - Anulowano) pozostają (oryginał+ dwie kopie) w celu ich rozliczenia ilościowego. 10 Dowód wpłaty zawiera: a. pieczątkę jednostki przyjmującej wpłatę, b. datę wpłaty, c. określenie wpłacającego, d. tytuł wpłaty, e. kwotę wpłaty cyfrowo i słownie, f. podpis kasjera. Dowód wpłaty wpisywany jest do Raportu Kasowego w dniu wystawienia. str. 2
Wypłaty gotówki z kasy. 11 Wypłata gotówki: Wypłata gotówki z kasy dokumentowana jest na podstawie źródłowych dokumentów kasowych, do których należą między innymi: dowody zakupu, sprzedaży (rachunki, faktury VAT, faktury VAT korygujące), bankowy dowód wpłaty wystawiany przez kasjera służy do udokumentowania wpłaty gotówki na właściwy rachunek bankowy. rachunki za wykonane prace na podstawie umów cywilnoprawnych tj. na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, kasa wypłaci KW, dowód KW jest drukiem ścisłego zarachowania. Wydawany jest w formie kolejno ponumerowanych bloczków za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania. Oryginał KW zostaje w raporcie kasowym, pierwszą kopię otrzymuje odbierający gotówkę z kasy, a druga kopia pozostaje w bloczku. 12 Dowody wypłat: Wszystkie dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. Pracownik zobowiązany do wykonania tych czynności zamieszcza na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody do wpłaty zatwierdza Przewodniczący Rady Rodziców oraz Skarbnik składając swe podpisy pod klauzulą o treści:,,sprawdził,,,zatwierdził. 13 Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej na dowodzie wypłaty, która kwituje jej odbiór własnoręcznym podpisem. 14 Nieprawidłowo udokumentowane wydatki z kasy stanowią niedobór kasowy, za który materialną odpowiedzialność ponosi kasjer. Kontrola dokumentów kasowych. 15 Dokumenty kasowe podlegają trzem rodzajom kontroli: merytorycznej, rachunkowej, formalnej. 1. Kontrola merytoryczna polega na stwierdzeniu czy zaszłość na dokumencie była celowa, planowa i zgodna z rzeczywistością. 2. Kontrola rachunkowa stwierdza zgodność przedstawionych w rachunku obliczeń,. 3. Kontrola formalna stwierdza kompletność dokumentu i poprawność jego wystawienia. Zbiorcze zestawienie dokumentów kasowych - raport kasowy. 16 Raport kasowy RK służy do szczegółowej, chronologicznej ewidencji wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera. Raport kasowy sporządza się w dwóch egzemplarzach. Dowody kasowe ewidencjonowane są w RK w kolejności ich realizacji, z podaniem: kwoty operacji oraz symbolu i numeru dowodu źródłowego wraz z krótką treścią opisującą dane zdarzenie gospodarcze. RK sporządzane są za okresy miesięczne. Raport kasowy zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówki za dany okres oraz ustaleniem salda końcowego. Prostowanie błędnego zapisu w raporcie kasowym prowadzonym ręcznie można skorygować przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń bądź liczb oraz wpisanie treści lub liczby poprawnej. Na okoliczność dokonanej poprawki kasjer umieszcza obok swój podpis. Nie wolno poprawiać pojedynczych cyfr lub liczb. Nie wolno również przerabiać, wycierać, zamazywać lub usuwać w inny sposób pierwotnych danych. Po zamknięciu raportu str. 3
kasowego kasjer podpisuje raport i oryginał zakończonego RK wraz z kompletem dowodów księgowych i przekazuje go skarbnikowi. Kopia RK pozostaje u kasjera. 17 W raporcie kasowym określa się stan gotówki na koniec okresu, dla którego jest sporządzany. Stan gotówki w kasie powinien być zgodny ze stanem wykazanym w raporcie kasowym. 18 Kontrolę formalno- rachunkową przeprowadza kasjer, merytoryczną Przewodniczący, Skarbnik stwierdza właściwe udokumentowanie operacji kasowych i prawidłowe wyliczenie salda kasowego. Gospodarka i ochrona wartości pieniężnych. 19 Wypłat gotówkowych z kasy można dokonywać na określony cel ze środków podjętych z rachunku bankowego. 20 Gotówka podjęta z banku może być przechowywana w kasie. Tzw. pogotowie kasowe może być przechowywane w kasie w kwocie do 2.000 zł. 21 Obowiązki kasjera powierza się osobie wyznaczonej przez Radę Rodziców w drodze uchwały. która: nie była karana za przestępstwa z winy umyślnej lub wykroczenia przeciwko mieniu lub za przestępstwa gospodarcze, ma nienaganną opinię, jest pełnoletnia i ma pełną zdolność do czynności prawnych. 22 Przekazanie prowadzenia kasy odbywa się komisyjnie, czego potwierdzeniem jest protokół zdawczo- odbiorczy. 23 Kasjer ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mu środki pieniężne i majątkowe. Odpowiedzialność materialną kasjera rozpoczyna się od momentu protokolarnego przekazaniaprzyjęcia kasy, a kończy z chwilą dokonania inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej i ostatecznym rozliczeniu potwierdzonym protokołem. 24 Od kasjera winna być pobrana i złożona do akt osobowych deklaracja o odpowiedzialności za powierzone pieniądze i inne walory. 25 Wartości pieniężne, druki ścisłego rachowania muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. Kontrola kasy. 26 Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej. 27 Kontrola bieżąca może ograniczyć się do sprawdzenia wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Kontrolujący potwierdza przeprowadzenie kontroli kasy swoim podpisem na raporcie kasowym. 28 W ramach kontroli wewnętrznej dokonuje się okresowych kontroli kasy mających na celu ustalenie stanu gotówki w kasie. 29 Kontrola kasy przeprowadzana jest przez Przewodniczącego lub Skarbnika. str. 4
Objaśnienia dotyczące formularzy i druków kasowych. 30 Formularze takie jak: dowody wpłat i wypłat są drukami ścisłego zarachowania. 31 Druki te są ewidencjonowane w oddzielnie na ten cel założonej ewidencji. 32 Niedopuszczalne jest podpisywanie dowodów,,in blanco. 33 Nikt poza kasjerem nie może przyjmować wpłat. str. 5
II. Prowadzenie ksiąg rachunkowych Rady Rodziców 1. Wpłaty do kasy Otrzymane Raporty kasowe (kasowy rejestr wpłat ) ujmować w tabeli Excel chronologicznie wg dat i kolejności KP. Rozwinąć tabelę tworząc tyle kolumn ile jest oddziałów (klas uczniowskich) oraz dodać dodatkową kolumnę "pozostałe wpłaty " przedstawiające pozostałe przychody np. darowizny. Podsumowanie miesięczne kolumn daje obraz łącznych wpłat uczniów. 2. Wpłaty do banku (bankowy rejestr wpłat) Ujmować w tabeli Excel chronologicznie wg dat operacji zawartych w wyciągach bankowych i rozwinąć tabelę tworząc kolumny identyczne jak przy wpłatach do kasy. 3. Wydatki z kasy (kasowy rejestr wydatków) Otrzymane raporty kasowe ujmować w tabeli Excel chronologicznie wg dat zapłaty za faktury i rachunki zakupowe odnotowując na fakturze lub rachunku datę wypłaty z kasy z podpisem wypłacającego. Utworzyć tyle kolumn ile rodzajów wydatków określa Regulamin RR. W treści wpisywać :nazwę wystawcy faktury(rachunku,za co, datę wystawienia. 4. Wydatki z banku (bankowy rejestr wydatków): ujmować w tabeli Excel chronologicznie wg dat przelewów zawartych w wyciągach bankowych tworząc kolumny identyczne jak przy wydatkach z kasy i dodatkową kolumnę na koszty bankowe. Na źródłowym dokumencie odnotować zapłacono przelewem i wpisać nr pozycji bankowego rejestru wydatków z podpisem. 5. Zestawienie przychodów i wydatków i ustalenie stanu funduszy Rady Rodziców (tabela w Excelu) Rok szkolny Bilans Wpływy/ Razem Wydatki Stan kasy/.../... otwarcia przychody wpływy (rozchody) banku przychody miesiąc... (2+3) Wrzesień Październik Kasa... Bank... Razem kasa +bank Kasa... Bank... Razem kasa +bank................................................ Stan kasy, banku i funduszu można ustalić na dowolny dzień a obowiązkowo na koniec każdego miesiąca.na koniec każdego miesiąca stan banku (kolumna 6 zestawienia ) musi być zgodna z saldem wyciągu bankowego na ostatni dzień miesiąca. str. 6
6. Zestawienie w rozbiciu na osoby z poszczególnych klas, tworzyć raz na rok. wg poniższego wzoru: klasa Imię i nazwisko deklaracja kasa Data i nr RK 0a Jan Kowalski 200,00 200.00 01.09.201 0 1a Piotr Nowak - - bank Data i nr WB razem - - 200,00 Podsumowanie wpłat musi się zgadzać podsumowaniem wpłat z punkt II 5 niniejszej instrukcji. str. 7
III.INSTRUKCJA w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania 1 druki ścisłego zarachowania: 1. Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania. 2. Druki ścisłego zarachowania używane w jednostce podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej Księdze druków ścisłego zarachowania, stanowiącej Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji. W księdze tej rejestruje się, pod odpowiednią datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy każdorazowo wyprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. 3. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się takie formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola. Dla Rady Rodziców do druków ścisłego zarachowania zalicza się: kasa wyda - KW, kasa przyjmie -KP. 2 Ewidencja i kontrola druków ścisłego zarachowania: 1. Dokładna ewidencja i kontrola obrotu tymi drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania. 2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: komisyjnym przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu, bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania, oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię. 3. Osobą odpowiedzialną za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest członek Rady Rodziców wyznaczony przez Prezydium. 3 Oznaczanie druków ścisłego zarachowania 1. Oznaczenia druków ścisłego zarachowania, które nie posiadają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w niżej podany sposób: każdy egzemplarz druku należy oznaczyć zastrzeżoną do tego celu pieczątką według podanego niżej wzoru: Druk ścisłego zarachowania Rady Rodziców przy szkole podstawowej nr 2 im.e. Krauze. każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym, str. 8
wg wzoru: nr kolejny/rodzaj dokumentu w skrócie/ RR/rok szkolny nr dla KP - kasa przyjmie KP:01/KP/RR/10/11 obok numeru druku ścisłego zarachowania, odpowiedzialny za ewidencję druków pracownik stawia swój podpis. 2. W przypadku druków broszurowych (w blokach), należy dodatkowo na okładce każdego bloku odnotować (dotyczy to również druków posiadających serie i numery nadane w drukarni): numer kolejny bloku, numer kart bloku od nr... do nr..., liczbę kart każdego bloku, poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, 3. Poszczególne bloki dowodów wpłaty i wypłaty należy ponumerować w momencie przyjęcia i zaprzychodować w księdze druków ścisłego zarachowania. 4. Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w ciągu roku. Na okładce należy wpisać numery kart bloku. 5. Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce należy wpisać okres, w którym druki zostały wykorzystane. 6. Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nie ujętych w ewidencji oraz nie posiadających wszystkich wymienionych wyżej oznaczeń. 5 Ewidencja druków ścisłego zarachowania: Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach, której wzór stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji. Na ostatniej stronie należy wpisać: księga zawiera... stron, słownie..., kolejno ponumerowanych, a następnie zaopatrzyć podpisem przewodniczącego Rady Rodziców. 6 Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania 1 Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem. Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem omyłkowych zapisów. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna, obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności (art.25 ust.1 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). 2. Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. 3. Druki ścisłego zarachowania może pobrać jedynie kasjer upoważniony przez Przewodniczącego str. 9
Rady Rodziców. 7 Przechowywanie dokumentów 1. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania (zapotrzebowania, itp.), należy przechowywać przez okres pięciu lat. Dotyczy to także druków anulowanych. 2. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji unieważniam wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności. Anulowane druki, o ile są broszurowane, należy pozostawić w bloku, a luźne druki należy przechowywać w przeznaczonym do tego celu segregatorze lub teczce. 8 Inwentaryzacja i przekazywanie dokumentów 1. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę. 2. W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczność przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym. 9 Zaginięcie dokumentów (sytuacje niestandardowe) 1. W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci) zaginionych druków. 2. Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy: sporządzić protokół zaginięcia, w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie przestępstwa zawiadomić policję. 3. Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane: liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem ilości egzemplarzy w każdym komplecie druków, dokładne cechy zaginionych druków numer, seria nadana przez drukarnię lub opracowanie druków numerowanych we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci, datę zaginięcia druków, okoliczności zaginięcia druków, miejsce zaginięcia druków, nazwę i dokładny adres (miejscowość, ulica, nr domu) jednostki ewidencjonującej druki. 4. W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania. str. 10
str. 11
Załącznik Nr 1 do Instrukcji w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania (nazwa jednostki) (nazwa druku) Księga druków ścisłego zarachowania należy prowadzić osobno dla każdego rodzaju dokumentu lp Nr porządkowy druku Podpis osoby pobierającej Data pobrania Podpis osoby zdającej Data zdania Uwagi 1 2 Księga zawiera... stron ponumerowanych i przesznurowanych. pieczęć RR podpis Przewodniczącego Prezydium RR podpis Skarbnika RR str. 12