Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 516/2016 Rektora Politechniki Białostockiej REGULAMIN ORGANIZACYJNY SYSTEMU BIBLIOTECZNO-INFORMACYJNEGO POLITECHNIKI BIAŁOSTOCKIEJ Białystok 2016
SPIS TREŚCI Strona Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE...2 Rozdział II STRUKTURA ORGANIZACYJNA SYSTEMUBIBLIOTECZNO-INFORMACYJNEGO...2 Rozdział III ZADANIA I FUNKCJE BIBLIOTEKI...2 Rozdział IV ORGANIZACJA BIBLIOTEKI...3 Rozdział V RAMOWY ZAKRES CZYNNOŚCI KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH BIBLIOTEKI GŁÓWNEJ...5 Rozdział VI ZASADY ORGANIZACJI I DZIAŁANIA BIBLIOTEK SPECJALISTYCZNYCH...7 Rozdział VII ORGANIZACJA ARCHIWUM UCZELNIANEGO....8 Rozdział VIII PRACOWNICY SYSTEMU BIBLIOTECZNO-INFORMACYJNEGO...8 1
Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Podstawę prawną Regulaminu organizacyjnego systemu biblioteczno-informacyjnego w Politechnice Białostockiej, zwanego dalej Regulaminem, stanowią w szczególności: 1) ustawa z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (j.t. Dz. U. 2012 r., poz. 572 z późn. zm.), 2) ustawa z dnia 27 czerwca 1997 roku o bibliotekach (Dz. U. 2012 r., poz. 642 z późn. zm.), 3) ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz. U. 2015 r. poz. poz. 1446 z późn. zm.), 4) Statut Politechniki Białostockiej, zwany dalej Statutem. 2. Niniejszy Regulamin określa: 1) strukturę organizacyjną systemu biblioteczno-informacyjnego, 2) zadania i funkcje Biblioteki Politechniki Białostockiej, zwanej dalej Biblioteką, 3) podstawowy zakres czynności jednostek organizacyjnych Biblioteki. 3. Biblioteka używa w tłumaczeniu na język angielski nazwy: The Library of the Bialystok University of Technology. Rozdział II STRUKTURA ORGANIZACYJNA SYSTEMU BIBLIOTECZNO-INFORMACYJNEGO 2 1. Jednolity system biblioteczno-informacyjny Uczelni tworzy Biblioteka, w skład której wchodzą: 1) Biblioteka Główna, 2) biblioteki wydziałów, instytutów i innych jednostek organizacyjnych (jako biblioteki specjalistyczne), 3) Archiwum Uczelniane. 2. Biblioteki specjalistyczne tworzone są w miarę potrzeb naukowych i dydaktycznych w podstawowych jednostkach organizacyjnych Uczelni. 3. Nadzór merytoryczny nad systemem biblioteczno-informacyjnym Uczelni sprawuje dyrektor Biblioteki. 4. W Uczelni działa Rada Biblioteczna jako organ opiniodawczy Rektora. Tryb powoływania oraz szczegółowe kompetencje Rady Bibliotecznej określa Statut uczelni. 5. Schemat organizacyjny systemu biblioteczno-informacyjnego Uczelni przedstawia załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. Rozdział III ZADANIA I FUNKCJE BIBLIOTEKI 3 Biblioteka Politechniki Białostockiej: 1) jest ogólnouczelnianą jednostką organizacyjną wykonującą zadania naukowe, dydaktyczne i usługowe, podległą bezpośrednio Prorektorowi ds. Nauki, 2) jest ośrodkiem dokumentacji i informacji naukowej, 3) ma charakter publicznej biblioteki naukowej wchodzącej w skład ogólnokrajowej sieci bibliotecznej, 2
4) stanowi podstawę jednolitego systemu biblioteczno-informacyjnego Uczelni. 4 1. Do zadań Biblioteki należy gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie, udostępnianie, informowanie o zbiorach bibliotecznych, źródłach informacji i wiedzy oraz dokumentacji powstającej w toku działalności Uczelni. 2. Zbiory biblioteczne są udostępniane pracownikom Uczelni, jej doktorantom i studentom oraz instytucjom i osobom spoza Uczelni na warunkach określonych w Regulaminie korzystania z zasobów systemu biblioteczno-informacyjnego Politechniki Białostockiej, który na wniosek dyrektora Biblioteki zatwierdza Rektor po zaopiniowaniu przez Radę Biblioteczną. 3. Biblioteka współpracuje z jednostkami organizacyjnymi Uczelni w zakresie realizacji ich zadań, a w szczególności w zakresie wspomagania prowadzonych badań naukowych, dydaktyki oraz promocji osiągnięć Uczelni. 4. Do zadań szczegółowych Biblioteki należy: 1) organizowanie warsztatu pracy naukowej oraz zapewnienie dostępu do literatury naukowej i dydaktycznej zgodnie z profilem działalności Uczelni poprzez dobór, fachowe opracowanie, właściwe przechowywanie i udostępnianie materiałów bibliotecznych, 2) świadczenie usług informacyjnych oraz prowadzenie prac bibliograficznych i dokumentacyjnych umożliwiających jak najszersze wykorzystanie zbiorów własnych oraz wyszukiwanie informacji o dokumentach spoza zasobów Biblioteki, 3) prowadzenie bieżącej dokumentacji dorobku piśmienniczego i naukowego pracowników Uczelni, jej doktorantów i studentów, 4) promowanie zbiorów i usług informacyjnych oferowanych przez jednostki systemu biblioteczno-informacyjnego Uczelni, 5) działalność dydaktyczna, a w szczególności współudział w kształceniu doktorantów, studentów i młodej kadry naukowej poprzez organizowanie i prowadzenie szkoleń, wystaw i pokazów promujących zbiory biblioteczne, źródła informacji i efektywne metody korzystania z nich, 6) prowadzenie prac badawczych z zakresu bibliotekoznawstwa i dziedzin pokrewnych, 7) kształcenie i doskonalenie zawodowe pracowników Biblioteki, prowadzenie praktyk studenckich i staży bibliotecznych na potrzeby pracowników bibliotek naukowych, 8) współpraca z bibliotekami naukowymi w kraju i za granicą oraz innymi instytucjami i organizacjami w zakresie wykorzystywania i rozwoju najnowszych technologii i metod pracy bibliotek, rozbudowy i aktualizacji zbiorów bibliotecznych oraz świadczenia usług informacyjnych i szkolenia użytkowników. Rozdział IV ORGANIZACJA BIBLIOTEKI 5 1. Jednostkami organizacyjnymi Biblioteki o charakterze merytorycznym są: oddziały Biblioteki Głównej, które w uzasadnionych przypadkach mogą nosić także inne nazwy, biblioteki specjalistyczne oraz Archiwum Uczelniane. 2. W oddziałach Biblioteki Głównej mogą być wyodrębniane sekcje, podległe bezpośrednio kierownikowi oddziału. 3. W Bibliotece mogą być tworzone Samodzielne Stanowiska oraz Zespoły Samodzielnych Stanowisk o charakterze merytorycznym podległe bezpośrednio dyrektorowi Biblioteki. 3
4. W Bibliotece mogą być tworzone samodzielne stanowiska pracy o charakterze administracyjnym podległe bezpośrednio dyrektorowi Biblioteki. 5. Do realizacji zadań specjalistycznych oraz nowych przedsięwzięć mogą być powoływane, spośród pracowników różnych jednostek organizacyjnych Biblioteki, zespoły zadaniowe. 6 1. Dyrektor Biblioteki kieruje działalnością Biblioteki, reprezentuje ją na zewnątrz i jest za nią odpowiedzialny. 2. Dyrektor Biblioteki jest przełożonym wszystkich pracowników zatrudnionych w Bibliotece Głównej, bibliotekach specjalistycznych i Archiwum Uczelnianym. 3. Do zakresu zadań dyrektora Biblioteki należy w szczególności: 1) planowanie, organizowanie i nadzorowanie pracy podległych jednostek, 2) zarządzanie mieniem oraz dysponowanie środkami finansowymi Biblioteki w zakresie pełnomocnictw udzielonych przez Rektora, 3) planowanie zasad polityki gromadzenia zbiorów Biblioteki, w porozumieniu z Radą Biblioteczną, 4) przedkładanie Rektorowi i Radzie Bibliotecznej projektów planu rzeczowo-finansowego Biblioteki, 5) przedkładanie Rektorowi i Radzie Bibliotecznej wniosków i sprawozdań w zakresie działalności jednostek systemu biblioteczno-informacyjnego, 6) planowanie polityki bezpieczeństwa i zapewnienie warunków ochrony danych osobowych gromadzonych w Bibliotece w zakresie pełnomocnictw udzielonych przez Rektora, 7) koordynowanie i sprawowanie kontroli nad funkcjonowaniem zintegrowanego bibliotecznego systemu komputerowego, 8) sprawowanie nadzoru nad inwentaryzacją zbiorów bibliotecznych. 4. Dyrektora Biblioteki zatrudnia Rektor zgodnie z przepisami określonymi w Statucie. 7 1. Zastępcę dyrektora Biblioteki powołuje Rektor na wniosek dyrektora Biblioteki zaopiniowany przez Radę Biblioteczną i właściwego Prorektora. 2. Zastępca dyrektora Biblioteki kieruje pracą Biblioteki podczas nieobecności dyrektora w zakresie pełnomocnictw udzielonych przez Rektora. 3. Szczegółowy zakres zadań zastępcy dyrektora Biblioteki określa dyrektor Biblioteki. 8 1. Kierownicy oddziałów Biblioteki Głównej oraz bibliotek specjalistycznych są powoływani na stanowisko zgodnie ze strukturą Biblioteki przez Rektora na wniosek dyrektora Biblioteki, po zaopiniowaniu przez właściwego Prorektora. 2. Kierownicy oddziałów Biblioteki Głównej oraz bibliotek specjalistycznych podlegają bezpośrednio dyrektorowi Biblioteki. 3. Kierownicy oddziałów Biblioteki Głównej oraz kierownicy bibliotek specjalistycznych są odpowiedzialni za całokształt spraw wynikających z zadań jednostki, a przede wszystkim za: 1) planowanie oraz właściwą organizację pracy w zakresie realizowanych zadań, 2) nadzorowanie prawidłowości i terminowości realizowanych zadań, 3) nadzorowanie prawidłowości i terminowości obiegu dokumentów oraz warunków ich przechowywania, 4) ustalanie zakresu czynności na poszczególnych stanowiskach pracy, 5) sprawowanie nadzoru nad wypełnianiem obowiązków, przestrzeganiem dyscypliny pracy i obowiązujących przepisów przez podległych pracowników, 4
6) sporządzanie miesięcznych harmonogramów czasu pracy i urlopów wypoczynkowych oraz sporządzanie ewidencji czasu pracy podległych pracowników, 7) nadzór nad mieniem znajdującym się w kierowanej jednostce organizacyjnej, właściwe jego zabezpieczenie przed kradzieżą i zniszczeniem, 8) występowanie z wnioskami o awanse i nagrody, 9) przedstawianie sprawozdań z działalności kierowanej jednostki organizacyjnej. 4. Szczegółowy zakres obowiązków kierowników oddziałów Biblioteki Głównej oraz kierowników bibliotek specjalistycznych określa zakres czynności ustalony przez dyrektora Biblioteki. 9 1. W Bibliotece działa kolegium kierowników, które jest doradczym i opiniodawczym gremium dyrektora Biblioteki. 2. W skład kolegium kierowników wchodzą: 1) dyrektor Biblioteki, jako przewodniczący, 2) zastępca dyrektora Biblioteki, 3) kierownicy oddziałów Biblioteki Głównej, 4) kierownicy bibliotek specjalistycznych. 3. Dyrektor może zaprosić do udziału w posiedzeniach kolegium kierowników również inne osoby. 4. Kolegium kierowników zwołuje dyrektor Biblioteki lub zastępca dyrektora Biblioteki raz w miesiącu lub częściej w razie takiej potrzeby. Rozdział V RAMOWY ZAKRES CZYNNOŚCI JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH BIBLIOTEKI GŁÓWNEJ 10 Do podstawowego zakresu zadań Oddziału Gromadzenia Zbiorów należy: 1) centralne gromadzenie wydawnictw zwartych (książki), ciągłych (czasopisma) i specjalnych (normy, katalogi, literatura firmowa, dokumenty elektroniczne itp.) w ramach przydzielonych środków finansowych, 2) prowadzenie księgi akcesji oraz księgi wydatków wydawnictw włączanych do zbiorów, 3) prowadzenie dokumentacji dowodów wpływów, 4) uzgadnianie wartości inwentarzowej i księgowej z odpowiednimi jednostkami administracji Uczelni, 5) wstępne opracowanie gromadzonych materiałów w systemie bibliotecznym zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustaleniami wewnętrznymi dyrektora Biblioteki, 6) prowadzenie ksiąg inwentarzowych, 7) gromadzenie źródeł informacyjnych o produkcji wydawniczej, monitorowanie rynku wydawniczego, 8) współpraca w zakresie gromadzenia zbiorów z bibliotekami specjalistycznymi i pracownikami naukowymi Uczelni, 9) współpraca z wydawcami i dostawcami w zakresie organizowania wystaw wydawniczych. 11 Do podstawowego zakresu zadań Oddziału Opracowania Zbiorów należy: 1) formalne i rzeczowe opracowanie wydawnictw zarejestrowanych w zbiorach bibliotecznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i zarządzeniami wewnętrznymi dyrektora Biblioteki, 2) techniczne opracowanie wydawnictw zarejestrowanych w zbiorach bibliotecznych, 3) tworzenie katalogu komputerowego i nadzór merytoryczny w tym zakresie, 5
4) tworzenie i rozwijanie kartoteki haseł wzorcowych w zakresie niezbędnym dla zachowania poprawności wyszukiwania alfabetycznego w katalogu bibliotecznym, 5) tworzenie i rozwijanie kartoteki haseł wzorcowych UKD w zakresie niezbędnym dla zachowania poprawności wyszukiwania rzeczowego w katalogu bibliotecznym, 6) tworzenie i rozwijanie schematu ustawienia księgozbioru wg UKD, 7) nadzór merytoryczny nad kartoteką haseł wzorcowych: autorską, serii i UKD, 8) współpraca z bibliotekami specjalistycznymi i oddziałami Biblioteki Głównej w zakresie przekazywania opracowanego księgozbioru, 9) współpraca z innymi bibliotekami w zakresie prowadzenia kartotek haseł wzorcowych oraz nadzór nad ich zgodnością z obowiązującymi normami. 12 Do podstawowego zakresu zadań Zespołu Samodzielnych Stanowisk ds. Kontroli Zbiorów należy: 1) prowadzenie prac związanych z selekcjonowaniem i ubytkowaniem zbiorów, 2) prowadzenie szczegółowej ewidencji ubytków i uzgadnianie ich stanów księgowych, 3) organizacja i prowadzenie permanentnej (ciągłej) kontroli zbiorów, 4) organizacja skontrum zbiorów w Bibliotece Głównej i bibliotekach specjalistycznych, 5) udział w komisjach skontrowych działających na podstawie regulaminu nadanego przez dyrektora Biblioteki, 6) sporządzanie protokołów kontroli, opracowywanie wniosków i zaleceń poskontrowych, 7) stała aktualizacja danych o ubytkach, zmianach lokalizacji materiałów bibliotecznych między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Biblioteki. 13 Do podstawowego zakresu zadań Oddziału Informacji Naukowej należy: 1) udzielanie informacji bibliotecznych, bibliograficznych, katalogowych i rzeczowych, 2) organizowanie warsztatu informacyjnego: a) księgozbioru podręcznego, b) kartotek, c) baz informacyjno-bibliograficznych, d) czasopism elektronicznych, 3) uczestnictwo w tworzeniu ogólnopolskich baz danych, 4) dokumentowanie oraz analiza bibliometryczna dorobku publikacyjnego pracowników oraz doktorantów Uczelni, 5) organizowanie i prowadzenie zajęć dydaktycznych oraz szkoleń dla użytkowników w zakresie efektywnego wykorzystania źródeł informacji i wiedzy, 6) koordynowanie działalności informacyjnej w sieci bibliotecznej. 14 Do podstawowego zakresu zadań Oddziału Udostępniania Zbiorów należy: 1) udostępnianie zbiorów i pomieszczeń bibliotecznych na zasadach określonych w Regulaminie korzystania z zasobów systemu biblioteczno-informacyjnego Politechniki Białostockiej, 2) udzielanie bieżącej informacji o zasobach systemu biblioteczno-informacyjnego Uczelni, zapewnienie indywidualnej pomocy użytkownikom w zaspokajaniu ich potrzeb informacyjnych, 3) prowadzenie ewidencji użytkowników Biblioteki, zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustaleniami wewnętrznymi dyrektora Biblioteki, 4) przechowywanie i zabezpieczanie zbiorów bibliotecznych, prowadzenie bieżącej kontroli ich stanu zachowania i lokalizacji, opracowanie techniczne materiałów bibliotecznych, współdziałanie z innymi jednostkami Biblioteki w zakresie rozmieszczenia materiałów bibliotecznych zgodnie z potrzebami użytkowników, 6
5) współudział w gromadzeniu zbiorów bibliotecznych poprzez informowanie o poczytności poszczególnych pozycji, a także zgłaszanie uwag dotyczących selekcji zbiorów, 6) prowadzenie dokumentacji ruchu czytelniczego oraz statystyki, 7) nadzór nad magazynami bibliotecznymi. 15 Do podstawowego zakresu zadań Bibliotecznego Centrum Informatycznego należy: 1) prowadzenie prac z zakresu komputeryzacji Biblioteki, 2) implementacja oprogramowania dla celów bibliotecznych i obsługa administracyjna systemu, 3) współuczestniczenie w podejmowaniu decyzji i realizacji zakupu sprzętu komputerowego oraz materiałów eksploatacyjnych, 4) opieka i nadzór nad oprogramowaniem i sprzętem znajdującym się w Bibliotece, 5) nadzór nad szkoleniem pracowników Biblioteki w zakresie komputeryzacji, 6) współpraca z krajowymi i zagranicznymi ośrodkami w zakresie komputeryzacji. Rozdział VI ZASADY ORGANIZACJI I DZIAŁANIA BIBLIOTEK SPECJALISTYCZNYCH 16 1. Biblioteki specjalistyczne tworzy, przekształca i znosi Rektor na wniosek dyrektora Biblioteki, po zasięgnięciu opinii Rady Bibliotecznej i kierownika zainteresowanej jednostki organizacyjnej. 2. Dyrektor Biblioteki w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej określa szczegółowe zasady działania biblioteki specjalistycznej. 3. Nadzór nad działalnością bibliotek specjalistycznych w zakresie organizacji pracy, ogólnych zasad korzystania ze zbiorów, unifikacji techniki bibliotecznej sprawuje dyrektor Biblioteki. 4. Kierownik jednostki organizacyjnej, w ramach której działa biblioteka specjalistyczna: 1) zapewnia lokal i wyposażenie oraz ponosi koszty związane z jego eksploatacją, 2) ustala, w porozumieniu z kierownikiem biblioteki specjalistycznej, zakres rzeczowy i wielkość zakupów zbiorów bibliotecznych oraz zapewnia fundusze na zakup tych zbiorów, 3) zapewnia, w ramach planu rzeczowo-finansowego jednostki, pokrycie niezbędnych potrzeb biblioteki w zakresie materiałów biurowo-kancelaryjnych, korespondencji i transportu. 5. Do zadań bibliotek specjalistycznych należy w szczególności: 1) zapewnienie obsługi biblioteczno-informacyjnej użytkownikom biblioteki, 2) organizowanie warsztatu informacyjnego, 3) gromadzenie, zbiorów we współpracy z Biblioteką Główną i pracownikami wydziału, 4) przechowywanie, konserwacja i selekcja zbiorów, 5) udostępnianie zbiorów na miejscu i wypożyczanie na zewnątrz, zgodnie z Regulaminem korzystania z zasobów systemu biblioteczno-informacyjnego PB, 6) prowadzenie dokumentacji ruchu czytelniczego oraz statystyki, 7) uczestniczenie w pracach na rzecz całego systemu biblioteczno-informacyjnego Uczelni na wniosek dyrektora Biblioteki, 8) składanie rocznych sprawozdań oraz przygotowywanie informacji dotyczących działalności biblioteki. 7
Rozdział VII ORGANIZACJA ARCHIWUM UCZELNIANEGO 17 Archiwum Uczelniane działa na podstawie instrukcji, ustalanej przez Rektora w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego, oraz odrębnych przepisów zewnętrznych. Rozdział VII PRACOWNICY SYSTEMU BIBLIOTECZNO-INFORMACYJNEGO 17 1. W Bibliotece mogą być zatrudniani: 1) nauczyciele akademiccy na stanowiskach pracowników bibliotekarzy dyplomowanych i dyplomowanych pracowników dokumentacji i informacji naukowej, 2) pracownicy na stanowiskach: kustosza bibliotecznego, starszego bibliotekarza i starszego dokumentalisty, 3) inni pracownicy biblioteczni oraz pracownicy dokumentacji i informacji naukowej, 4) pracownicy administracyjni. 2. Decyzje w sprawie nawiązania, zmiany i rozwiązania stosunku pracy, awansowania, nagradzania i karania pracowników, podejmuje Rektor na wniosek dyrektora Biblioteki po zaopiniowaniu przez właściwego Prorektora. 3. Każdy pracownik Biblioteki otrzymuje indywidualny, szczegółowy zakres czynności i odpowiedzialności, opracowany przez kierownika oddziału Biblioteki Głównej bądź kierownika biblioteki specjalistycznej, zatwierdzony przez dyrektora Biblioteki. 4. Indywidualne szczegółowe zakresy czynności i odpowiedzialności mogą być zmienione na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej. 5. Pracownicy Biblioteki powinni posiadać kwalifikacje odpowiednie do zajmowanych stanowisk i pełnionych funkcji, określone odrębnymi przepisami. 8
Załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego systemu biblioteczno-informatycznego PB SCHEMAT ORGANIZACYJNY SYSTEMU BIBLIOTECZNO-INFORMACYJNEGO POLITECHNIKI BIAŁOSTOCKIEJ Rektor Rada Biblioteczna Prorektor ds. Nauki Biblioteka Politechniki Białostockiej Kolegium Kierowników Dyrektor Zastępca Dyrektora Biblioteka Główna Biblioteki Specjalistyczne Archiwum Uczelniane Oddział Gromadzenia Zbiorów Biblioteka Wydziału Architektury Oddział Opracowania Zbiorów Biblioteka Wydziału Zarządzania Zespół Samodzielnych Stanowisk ds. Kontroli Zbiorów Biblioteka Zamiejscowego Wydziału Leśnego Oddział Udostępniania Zbiorów - Czytelnia Książek - Czytelnia Czasopism - Czytelnia Elektroniczna - Czytelnia Norm i Zbiorów Specjalnych - Wypożyczalnia Ogólna - Wypożyczalnia Międzybiblioteczna - Magazyn Oddział Informacji Naukowej - Informatorium - Czytelnia Wydawnictw Informacyjnych Biblioteczne Centrum Informatyczne 9