REGULAMIN udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane wykonywane na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej Barbara w Chorzowie PRZEPISY OGÓLNE 1. 1. Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień na wykonawstwo robót budowlanych, remontowych, konserwacyjnych, modernizacyjnych, termo-modernizacyjnych, projektowych, geodezyjnych, badań, ekspertyz, usług porządkowych oraz dostawy towarów w Spółdzielni Mieszkaniowej Barbara w Chorzowie. 2. Podstawę prawną Regulaminu stanowi: Statut Spółdzielni Mieszkaniowej Barbara zatwierdzony uchwałą Walnego zgromadzenia Członków Spółdzielni Mieszkaniowej Barbara w dniu 27 listopada 2007 r. uchwała nr 1/2007. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z póż. zm.) Pismo Departamentu Prawnego Urzędu zamówień Publicznych z dnia 29 lipca 2002 r. w sprawie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych przez spółdzielnie mieszkaniowe. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia; 2) ofercie częściowej należy przez to rozumieć ofertę przewidująca, zgodnie z treścią specyfikacji przetargowej, wykonanie części zamówienia; 3) ofercie wariantowej należy przez to rozumieć ofertę przewidująca, zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji przetargowej, odmienny niż określony przez Spółdzielnie sposób wykonania zamówienia; 4) Radzie Nadzorczej należy przez to rozumieć Rade Nadzorcza Spółdzielni Mieszkaniowej Barbara w Chorzowie; 5) robotach budowlanych należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych określonych w przepisach Prawa budowlanego, a także realizacje obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Spółdzielnię; 6) wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczna, osobę prawna albo jednostkę organizacyjną nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia; 7) Spółdzielni należy przez to rozumieć Spółdzielnię Mieszkaniową Barbara w Chorzowie; 8) Zarządzie należy przez to rozumieć Zarząd Spółdzielni Mieszkaniowej Barbara w Chorzowie. 3. 1. Zarząd, przedkłada Radzie Nadzorczej, nie później niż 14 dni przed pierwszym jej posiedzeniem w danym roku kalendarzowym, projekt planu gospodarczego: 1) w części dotyczącej planu remontów, modernizacji, termomodernizacji, oraz innych zamierzonych inwestycji budowlanych w danym roku kalendarzowym finansowanych z funduszu remontowego poszczególnych nieruchomości, zwany dalej planem remontów, 2) w części dotyczącej pozostałych robót, usług i inwestycji budowlanych finansowanych z funduszu remontowego scentralizowanego zwany dalej planem inwestycyjnym. 3) w części dotyczącej pozostałych usług (badania, ekspertyzy, obsługa prawna, informatyczna, usługi porządkowe itp.) oraz zakupów materiałów zwany dalej planem usług i zakupów 2. Plan remontów, o którym mowa w ust. 1, zawiera: 1) adres nieruchomości, której dotyczą planowane prace remontowe albo budowlane; 2) saldo funduszu remontowego na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego nieruchomości, której dotyczą planowane prace remontowe albo budowlane; 3) wysokość funduszu remontowego zgodnie z dokonanymi naliczeniami na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego dla danej nieruchomości, której dotyczą planowane prace remontowe albo budowlane; 4) różnice pomiędzy saldem funduszu remontowego, o którym mowa w pkt 2, a wysokością funduszu remontowego, o której mowa w pkt 3;
5) opis planowanych prac remontowych lub budowlanych; 6) przewidywany koszt brutto planowanych prac remontowych lub budowlanych, na podstawie sporządzonego kosztorysu, lub wyceny przygotowanej przez inspektora nadzoru; 7) sumę przewidywanych kosztów brutto planowanych prac remontowych lub budowlanych dla danej nieruchomości w danym roku kalendarzowym; 8) źródło finansowania planowanych prac remontowych lub budowlanych; 9) prognozowane saldo funduszu remontowego na dzień 31 grudnia danego roku, nieruchomości, której dotyczą planowane prace remontowe albo budowlane, z uwzględnieniem wydatków poniesionych na planowane prace remontowe lub budowlane. 3. Plan inwestycyjny o którym mowa w ust. 1, zawiera: 1) adres nieruchomości lub grupy nieruchomości, dla których planowane są roboty budowlane finansowane z funduszu remontowego scentralizowanego; 2) opis planowanych robót budowlanych; 3) przewidywany koszt brutto planowanych robót budowlanych na podstawie sporządzonego szczegółowego kosztorysu inwestorskiego; 4) harmonogram planowanych robót budowlanych; 4. Plan usług i zakupów o którym mowa w ust. 1, zawiera: 1) zestawienie planowanych usług związanych z funkcjonowaniem SM Barbara zlecanych podmiotom zewnętrznym. 2) przewidywany koszt brutto planowanych usług 3) zestawienie planowanych zakupów materiałów wraz z określeniem przewidywanych kosztów; 4) kwartalny harmonogram realizacji planowanych usług i zakupów; 5. Rada Nadzorcza uchwałami zatwierdza albo odrzuca przedłożone plany: remontowy, inwestycyjny i usług i zakupów w całości albo w części, a treści planów stanowią załączniki uchwał. 6. W przypadku odrzucenia przedłożonych planów w całości albo w części, Rada Nadzorcza jest uprawniona do: 1) żądania pisemnych wyjaśnień od Zarządu, co do poszczególnych pozycji planów, zakreślając termin do ich złożenia; 2) złożenia propozycji uwzględnienia dodatkowych, nie ujętych w planach, prac remontowych, budowlanych i innych usług i zakupów; 3) usunięcia z planów poszczególnych pozycji. 7. Jeżeli w trakcie roku kalendarzowego, wyniknie konieczność wykonania nie ujętych w planach remontowym, inwestycyjnym i usług i zakupów prac remontowych, modernizacyjnych i budowlanych, oraz innych usług i zakupów, których nie można było przewidzieć przedkładając projekty planów, Zarząd jest uprawniony do przedłożenia Radzie Nadzorczej wniosku o wyrażenie zgody na wykonanie tych prac, usług i zakupów; do wniosku Zarząd dołącza pisemne uzasadnienie wraz ze wskazaniem przesłanek uzasadniających wykonania prac, usług lub zakupów; przepisy 3 ust. 2 6 stosuje się odpowiednio. 4. 1. Na podstawie zatwierdzonego planu remontów Zarząd dokonuje wyboru wykonawców robót remontowych i budowlanych do dnia 31 marca danego roku kalendarzowego, na cały zakres prac objętych planem remontów na dany rok. 2. Wyboru wykonawców robót budowlanych inwestycyjnych oraz usług i zakupów na podstawie zatwierdzonych planów inwestycyjnego oraz usług i zakupów Zarząd dokonuje sukcesywnie w ciągu roku zgodnie z założonymi w planach harmonogramami. 5. 1. Zarząd przedkłada Radzie Nadzorczej, na posiedzeniu odbywanym w miesiącu lutym, sprawozdanie końcowe z realizacji planu remontów za rok ubiegły. 2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, zawiera: 1) adres nieruchomości, której dotyczą wykonane prace remontowe albo budowlane; 2) saldo funduszu remontowego na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego nieruchomości, której dotyczą planowane prace remontowe albo budowlane; 3) wysokość funduszu remontowego zgodnie z dokonanymi naliczeniami na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego dla danej nieruchomości, której dotyczą planowane prace remontowe albo budowlane; 4) opis i wykaz wykonanych prac remontowych lub budowlanych;
5) faktyczny koszt brutto wykonanych prac remontowych lub budowlanych, oraz szczegółowe uzasadnienie różnic pomiędzy przewidywanymi kosztami, o których mowa w 3 ust. 2 pkt 6, a kosztami faktycznie poniesionymi. 3. Zarząd przedkłada Radzie Nadzorczej w okresach kwartalnych sprawozdania z realizacji planów inwestycyjnego oraz usług i zakupów umożliwiające porównanie zaplanowanych kosztów brutto poszczególnych pozycji planów i harmonogramów ich realizacji; w przypadku różnic pomiędzy przewidywanymi kosztami o których mowa w 3 ust. 3 pkt 3, oraz 3 ust. 4 pkt 2, a kosztami faktycznie poniesionymi Zarząd winien w sprawozdaniu szczegółowo uzasadnić powstałe różnice. 4. Rada Nadzorcza ma prawo żądania od Zarządu w trakcie roku sprawozdań w innych okresach w zakresie opisanym w ust. 2 i 3. 6. 1. Wyboru wykonawców, o których mowa w 4, przeprowadza się w trybie i na zasadach: 1) przetargu nieograniczonego; 2) konkursu ofert; 3) zlecenia robót budowlanych na podstawie umowy ramowej; 4) zapytania o cenę; 5) zamówienia z wolnej ręki. 2. Dla wszystkich zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane realizowanych na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej Barbara zabronione jest dzielenie zamówienia, chyba że wynika to ze specyfiki usługi lub zakupu i jest odpowiednio uzasadnione. 7. Wybór wykonawców zamówień na dostawy usługi lub roboty budowlane wykonywane na rzecz Spółdzielni których część lub całość wartości udzielonego zamówienia finansowana będzie ze środków publicznych należy dokonywać w trybie postępowania publicznego zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami Ustawy o zamówieniach publicznych. KOMISJA PRZETARGOWA 8. 1. Zarząd powołuje uchwałą, na dany rok kalendarzowy, Komisję Przetargową, zwaną dalej komisją, która dokona wyboru wykonawców, o którym mowa w 4, w trybie i na zasadach określonych w Regulaminie; spośród osób zatrudnionych w Spółdzielni. 2. Zarząd jest uprawniony do dokonywania zmian składu osobowego komisji w każdym czasie. 3. Zarząd zawiadamia Radę Nadzorczą, w terminie 7 dni od podjęcia uchwały o ustaleniu składu komisji albo o dokonanych zmianach jej składu. 4. W skład komisji wchodzą: 1) Przewodniczący; 2) Zastępca Przewodniczącego; 3) Sekretarz; 4) Członkowie w liczbie 1 4. 5. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlegają wyłączeniu, jeżeli: 1) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia; 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, także prowadzą wspólne gospodarstwo domowe z wykonawcą, jego zastępca prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób. 6. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust. 5, powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.
7. Osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia po stronie Spółdzielni lub jego pełnomocnika są obowiązane do: 1) przestrzegania Regulaminu; 2) zachowania należytej staranności, bezstronności i obiektywizmu przy wyborze najkorzystniejszej oferty; 3) dbałości o dobre imię i interes Spółdzielni. 9. Do zadań komisji należy, w szczególności: 1. opracowywanie harmonogramu udzielania zamówień; 2. prowadzenie rejestru udzielanych zamówień; 3. wykonywanie wszystkich czynności związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia zgodnie z wymaganiami i procedurami określonymi w Regulaminie; 4. prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia, od momentu wszczęcia postępowania do momentu zawarcia umowy w sprawie zamówienia albo unieważnienia postępowania; 5. występowanie z wnioskiem o opinię prawną do radcy prawnego prowadzącego obsługę prawną Spółdzielni w przypadku wystąpienia wątpliwości natury prawnej w prowadzonych postępowaniach, 6. przygotowywanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach; 7. przygotowywanie wniosków do Zarządu w sprawach, które wymagają jego rozstrzygnięcia. 10. 1. Sprawy należące do zadań komisji są rozpatrywane na posiedzeniach komisji, odbywanych w zależności od potrzeb. 2. W posiedzeniach komisji są obowiązane brać udział wszystkie osoby wchodzące w skład komisji. 3. W uzasadnionych przypadkach Przewodniczący komisji może usprawiedliwić nieobecność osoby wchodzącej w skład komisji na posiedzeniu. 4. W posiedzeniach komisji mogą uczestniczyć w ramach wykonywania funkcji nadzorczo-kontrolnej w charakterze obserwatorów bez prawa głosu wytypowani członkowie Rady Nadzorczej. 5. Przewodniczący Rady Nadzorczej informuje Zarząd Spółdzielni o wyznaczonych przez Radę Nadzorczą do udziału w posiedzeniach komisji członkach Rady Nadzorczej. 11. 1. Posiedzenia komisji zwołuje Przewodniczący komisji 2. Termin i miejsce posiedzenia komisji oraz porządek posiedzenia ustala Przewodniczący komisji w porozumieniu z Kierownikami działu/komórki którego dotyczy postępowanie, termin zatwierdza Zarząd Spółdzielni Barbara. 3. Zawiadomienie o terminie i miejscu posiedzenia komisji, oraz porządku posiedzenia, a także niezbędne materiały są przekazywane osobom wchodzącym w skład komisji, oraz wyznaczonym przez Radę Nadzorczą do udziału w komisji członkom Rady Nadzorczej, co najmniej na 7 dni przed terminem posiedzenia. 4. Jeżeli z przyczyn technicznych przekazanie niezbędnych materiałów w formie pisemnej jest utrudnione, Przewodniczący komisji może zdecydować o przekazaniu ich w postaci elektronicznej. 12. 1. Sekretarz komisji sporządza protokół niezwłocznie po zakończeniu posiedzenia komisji i przekazuje do akceptacji Przewodniczącemu komisji. 2. Sekretarz komisji przesyła protokół wszystkim osobom wchodzącym w skład komisji oraz Zarządowi. 3. Zastrzeżenia do treści protokołu, wnoszone pisemnie do Przewodniczącego komisji przez osoby wchodzące w skład komisji, są rozstrzygane na kolejnym posiedzeniu komisji w drodze głosowania. 13. 1. Uprawnienia Przewodniczącego komisji przysługują odpowiednio Zastępcy Przewodniczącego komisji w przypadku niemożności wykonywania ich przez Przewodniczącego komisji. 2. Ostateczny protokół z posiedzenia Komisji zawierający wybór wykonawców którzy złożyli najkorzystniejszą ofertę zatwierdzany jest przez Zarząd Spółdzielni.
3. Protokół sporządzony jest w trzech jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla Zarządu, działu wszczynającego postępowanie, oraz do materiałów archiwalnych. UDZIELANIE ZAMÓWIEŃ 14. 1. Podstawą wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia jest zatwierdzony przez Radę Nadzorczą plan remontowy, plan inwestycyjny oraz plan usług i dostaw. 2. Jeżeli w planach wymienionych w ust. 1 przewidziane jest wykonanie podobnych prac na różnych nieruchomościach komisja może zdecydować o wyłonieniu wykonawcy w ramach jednego postępowania. 3. Przygotowaniem i organizacją przetargu prowadzącego do wyboru wykonawców robót budowlanych, usług i zakupów, zajmuje się, wyznaczony przez Zarząd, pracownik Spółdzielni. Do jego zadań należy, w szczególności : 1) ustalenie w porozumieniu z Zarządem, zakresu niezbędnej dokumentacji technicznej oraz trybu jej przygotowania i opracowania; 2) przygotowanie treści ogłoszenia zamówienia i zlecenie jego publikacji w prasie regionalnej i lokalnej, na stronie internetowej Spółdzielni, jeżeli jest to zasadne dodatkowo na innych stronach internetowych oraz na tablicach ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni; 3) prowadzenie korespondencji i dokumentacji związanej z zamówieniami na roboty, usługi i zakupy; 4) wskazanie w porozumieniu z kierownikami działów/komórek Spółdzielni osób odpowiedzialnych merytorycznie za przygotowanie części technicznej specyfikacji przetargowej; 5) sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia, 6) ustalenie szacunkowej wartości zamówienia, będącej całkowitym szacunkowym wynagrodzeniem wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalonym z należytą starannością; 7) przygotowanie propozycji trybu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia i jego uzasadnienia; 8) przygotowanie specyfikacji przetargowej; 15. 1. Specyfikację przetargową opracowuje się mając na względzie, że będzie ona stanowić podstawę ogłoszenia i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz podstawę zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 2. Podstawą opracowania specyfikacji przetargowej są: obowiązujące przepisy prawa, normy, instrukcje oraz wiedza techniczna. 3. Specyfikacja przetargowa jest parafowana przez osobę, o której mowa w 14 ust. 3, oraz merytorycznie odpowiedzialnych za przedmiot postępowania pracowników Spółdzielni, a następnie zatwierdzana przez Zarząd. 4. Specyfikacja przetargowa zawiera co najmniej: 1) nazwę oraz adres Spółdzielni; 2) tryb udzielenia zamówienia; 3) opis przedmiotu zamówienia; 4) termin wykonania zamówienia; 5) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, w szczególności: sytuacji ekonomicznej, finansowej, posiadanej wiedzy, posiadanych zezwoleń, koncesji lub licencji, posiadanej opłaconej polisy od odpowiedzialności cywilnej, dysponowania personelem posiadającym odpowiednie uprawnienia wykonawcy; 6) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu; 7) informacje o sposobie porozumiewania się Spółdzielni z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami; 8) wymagania dotyczące wadium; 9) termin związania oferta nie krótszy niż 90 dni; 10) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert; 11) opis sposobu obliczenia ceny; 12) opis kryteriów, którymi Spółdzielnia będzie się kierowała przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert; 13) sposób wyboru najkorzystniejszej oferty;
14) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia; 15) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy; 16) istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, 17) ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Spółdzielnia wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nią umowę w sprawie zamówienia na takich warunkach. 5. Specyfikacja przetargowa zawiera również: 1) opis części zamówienia, jeżeli Spółdzielnia dopuszcza składanie ofert częściowych; 2) opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli Spółdzielnia dopuszcza ich składanie; 3) adres poczty elektronicznej lub strony internetowej Spółdzielni, jeżeli Spółdzielnia dopuszcza porozumiewanie się droga elektroniczna; 4) informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia miedzy Spółdzielnią a wykonawcą jeżeli Spółdzielnia przewiduje rozliczenia w walutach obcych; TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ Przetarg nieograniczony 16. 1. Przetarg nieograniczony to tryb przetargu, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani oferenci. 2. Wszczęcie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego polega na zamieszczeniu ogłoszenia o rodzaju i przedmiocie robót i usług lub jednostkowym zadaniu, w prasie regionalnej i lokalnej, a także na stronie internetowej Spółdzielni i tablicach ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni. 3. Komisja ustala termin złożenia ofert, który nie może być krótszy niż 14 dni od chwili ukazania się ogłoszenia przetargu, o którym mowa w ust. 2. 4. Ogłoszenie o przetargu zawiera, w szczególności: 1) nazwę i adres Spółdzielni, telefon, fax, adres strony internetowej Spółdzielni, 2) datę ogłoszenia przetargu, 3) określenie rodzaju i przedmiotu robót i usług lub zadania jednostkowego, 4) termin wykonania robót lub usług, 5) określenie sposobu uzyskania specyfikacji przetargowej, lub adres miejsca gdzie można zapoznać się z dokumentacją przedmiotu zamówienia, 6) cenę specyfikacji przetargowej, 7) informacje na temat wadium, 8) miejsce i termin składania ofert, 9) dzień i godzinę otwarcia ofert, 10) termin związania ofertą, 11) sposób wyłonienia wykonawcy z najkorzystniejszą ofertą (licytacja ustna/negocjacje), 12) istotne warunki umowy, 5. Wykonawca składa wraz z ofertą w formie pisemnej wszelkie żądane przez Spółdzielnie oświadczenia oraz dokumenty wskazane w specyfikacji przetargowej oraz oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem i jego akceptację. 17. 1. Przetarg prowadzi komisja wyznaczona przez Zarząd zgodnie z zapisami 8. 2. Decyzje komisji zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów. 3. Członek komisji powinien głosować jednoznacznie ZA lub PRZECIW. 4. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego. 18. 1. Przetarg składa się z trzech części: wstępnej, niejawnej i wyboru najkorzystniejszej oferty. Część niejawna rozpoczyna się bezpośrednio po części wstępnej. O terminie przeprowadzenia części wyboru najkorzystniejszej oferty oferenci informowani są w części wstępnej.
2. W część wstępnej która odbywa się w obecności wszystkich oferentów komisja po stwierdzeniu prawidłowości ogłoszenia przetargu ustala liczbę złożonych ofert, otwiera koperty z ofertami które złożone zostały w terminie określonym w ogłoszeniu przetargu i odczytuje zaproponowane warunki podając: nazwę oferenta, zaproponowaną cenę, warunki płatności, termin realizacji zadania oraz okres gwarancji. 3. W części niejawnej postępowania: komisja dokonuje szczegółowej analizy ofert pod kątem spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu i zgodności ich treści ze specyfikacją przetargową. 4. Komisja po dokonanej analizie określa występujące braki lub nieścisłości w ofertach i może zażądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert z podaniem terminu uzupełnienia oferty. 5. Komisja odmawia zakwalifikowania ofert do części wyboru najkorzystniejszej oferty jeżeli oferta została złożona po wyznaczonym terminie, nie odpowiada warunkom przetargu, sporządzona została niezgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji przetargowej, jest niekompletna tzn. nie zawiera wymaganych oświadczeń, zaświadczeń, certyfikatów itp. i innych dokumentów wymienionych w specyfikacji przetargowej, potwierdzenia wpłacenia wadium (o ile było wymagane). 6. O zakwalifikowaniu lub odrzuceniu oferty do części wyboru najkorzystniejszej oferty komisja informuje oferentów bezpośrednio po zakończeniu części niejawnej ustnie, faxem lub drogą elektroniczną podając jednocześnie sposób przeprowadzenia (licytacja ustna/negocjacje) wyboru najkorzystniejszej oferty. 19. 1. W części wyboru najkorzystniejszej oferty komisja w celu przeprowadzenia negocjacji zaprasza jednocześnie wszystkich oferentów, których oferty nie podlegają odrzuceniu do złożenia oferty ostatecznej. 2. Komisja przekazuje poszczególnym wykonawcom formularze zawierające: 1) ich warunki realizacji podlegające ocenie oraz, 2) warunki realizacji podlegające ocenie zawarte w najkorzystniejszej ofercie (uzyskane na etapie składania ofert) w zakresie zadań, na które złożyli ofertę. 3. Upoważnieni przedstawiciele Wykonawców składają wiążące propozycje w poszczególnych zadaniach na otrzymanych formularzach. 4. Złożenie ostatecznej oferty przez wszystkich wykonawców następuje w tym samym czasie. 5. Po złożeniu oferty ostatecznej podaje się informację o uzyskanych w trakcie negocjacji warunkach realizacji podlegających ocenie. 6. Komisja Przetargowa sporządza protokół z przebiegu negocjacji z zaproszonymi wykonawcami. 20. 1. Licytację ustną przeprowadza się jeżeli kryterium oceny ofert jest cena. 2. W przypadku prowadzenia licytacji ustnej należy stosować się do poniższych zasad: 1) Cena wywoławcza jest ustalana na podstawie najniższej ceny ofert nie podlegających odrzuceniu, natomiast wysokość postąpienia ustala Przewodniczący Komisji Przetargowej lub osoba przez niego wyznaczona ze składu Komisji Przetargowej 2) Licytacja rozpoczyna się od podania wysokości postąpienia oraz ceny wywoławczej przedmiotu zamówienia. 3. Licytację prowadzi Przewodniczący Komisji Przetargowej lub osoba przez niego wyznaczona ze składu Komisji Przetargowej. 4. Wygrywającym licytację jest Wykonawca, który złożył ofertę z najniższą ceną. 5. Komisja Przetargowa sporządza protokół z przebiegu licytacji z zaproszonymi wykonawcami. Konkurs ofert 21. 1. Konkurs ofert to tryb udzielenia zamówienia, w którym, Spółdzielnia wszczyna postępowanie publikując ogłoszenie na stronie internetowej Spółdzielni, oraz poprzez skierowanie pisemnego zaproszenia do udziału w postępowaniu do wykonawców faktycznie świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, 2. Spółdzielnia może udzielić zamówienia w trybie konkursu ofert, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, dwukrotnie nie doszło do rozstrzygnięcia i wyboru wykonawcy, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;
2) wartość zamówienia jest równa lub mniejsza niż 50 000,00 zł brutto. 3) Nie można dochować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego lub wynika to z charakteru udzielonego zamówienia. 3. Wszczęcie postępowania w trybie konkursu ofert polega na zamieszczeniu ogłoszenia o rodzaju i przedmiocie robót i usług lub jednostkowym zadaniu na stronie internetowej Spółdzielni i tablicach ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni; oraz poprzez skierowanie pisemnego zaproszenia do udziału w postępowaniu do wykonawców faktycznie świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia w liczbie która zapewnia konkurencję jednak nie mniej niż 5, chyba że z analizy rynku wynika iż możliwość realizacji przedmiotu zamówienia jest ograniczona do mniejszej liczby potencjalnych wykonawców. W dniu publikacji ogłoszenia na stronie internetowej Spółdzielnia wysyła zaproszenie do wybranych wykonawców pisemnie, faksem lub elektronicznie 4. Komisja ustala termin złożenia ofert, który nie może być krótszy niż 7 dni od chwili ukazania się ogłoszenia o konkursie na stronie internetowej Spółdzielni. 5. Ogłoszenie o konkursie zawiera, w szczególności: 1) nazwę i adres Spółdzielni, telefon, fax, adres strony internetowej Spółdzielni, 2) określenie rodzaju i przedmiotu robót i usług lub zadania jednostkowego, 3) termin wykonania robót lub usług, 4) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, 5) określenie sposobu zapoznania się z zakresem zlecenia, sposobu uzyskania specyfikacji przetargowej lub adres miejsca gdzie można zapoznać się z dokumentacją przedmiotu zamówienia, 6) informacje na temat wadium, 7) miejsce i termin składania ofert, 8) dzień i godzinę otwarcia ofert, 9) termin związania ofertą, 10) sposób wyłonienia wykonawcy z najkorzystniejszą ofertą (licytacja ustna/negocjacje), 11) istotne warunki umowy. 6. Wykonawca składa w formie pisemnej w wyznaczonym miejscu i terminie ofertę, wraz z wszelkimi żądanymi przez Spółdzielnię oświadczeniami oraz dokumentami wskazanymi w specyfikacji przetargowej, oświadczenie o zapoznaniu się zakresem zlecenia, oraz oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem i jego akceptację. 7. Na podstawie złożonych dokumentów Komisja ocenia spełnienie warunków dopuszczających wykonawcę do udziału w negocjacjach lub licytacji i o wynikach oceny niezwłocznie informuje wykonawców, którzy złożyli oferty w postępowaniu, wyznaczając termin i formę (negocjacje lub licytacja ustana) wyboru najkorzystniejszej oferty. 8. Sposób wyboru najkorzystniejszej oferty odbywa się zgodnie z zasadami określonymi w 19 i 20. 9. Z konkursu ofert sporządzony jest protokół w którym komisja wskazuje wykonawcę, który zaproponował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia i przedstawia propozycję zawarcia z nim umowy do zatwierdzenia przez Zarząd. Zlecenie robót budowlanych na podstawie umowy ramowej 22. 1. Zlecanie robót budowlanych na podstawie umowy ramowej polega na zlecaniu przez Spółdzielnię usług w zakresie robót budowlanych: remontowych, konserwacyjnych, instalacyjnych i innych określonych wg. potrzeb Spółdzielni, a niezbędnych do zapewnienia właściwej eksploatacji i utrzymania zasobów mieszkaniowych wykonawcom wyłonionym w postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego z którymi zwarte zostały umowy ramowe na dany okres. 2. Przez umowę ramową należy rozumieć umowę pomiędzy Spółdzielnią, a jednym lub większa liczbą wykonawców dla każdej kategorii robót budowlanych, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen jednostkowych wpływających na wartość zamówienia tj. stawki robocizny kosztorysowej, oraz wskaźników narzutów: kosztów zakupu, kosztów pośrednich i zysku. 3. Spółdzielnia może zawierać umowy ramowe po przeprowadzeniu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego stosując przepisy określone w niniejszym regulaminie. 4. Spółdzielnia udziela zamówienia wykonawczego którego przedmiot objęty jest umową ramową wykonawcom z którymi zawarła umowę ramową. 5. Przeprowadzając postępowanie w celu zawarcia umowy wykonawczej do umowy ramowej można stosować następujące tryby:
1) zamówienie kierowane do jednego wykonawcy (jeżeli w toku postępowania na zawarcie umowy ramowej wybrano jednego wykonawcę), 2) konkurs ofert (jeżeli w toku postępowania na zawarcie umowy ramowej wybrano więcej niż jednego wykonawcę) w ramach którego wykonawcy składają oferty wykonania zlecenia wraz z kosztorysem ofertowym wykonanym z uwzględnieniem cen jednostkowych wynegocjowanych w ramach umowy ramowej. 6. Zlecanie robót budowlanych w trybie opisanym w 22 jest możliwe jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) istnieje pilna konieczność z uwagi na zagrożenie mienia Spółdzielni lub bezpieczeństwa mieszkańców zlecenia robót budowlanych których nie obejmuje zatwierdzony plan remontów, 2) wartość zamówienia jest równa lub mniejsza 10 000, 00 zł brutto. 7. W okresach kwartalnych Zarząd przedstawia Radzie Nadzorczej sprawozdanie z realizacji zamówień w ramach umowy ramowej z podaniem adresu nieruchomości, rodzaju robót, wartości i nazwy wykonawcy. Zapytanie o cenę 23. 1. Spółdzielnia może udzielić zamówienia w trybie zapytania o cenę, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego oraz dwukrotnie w trybie konkursu ofert, nie wybrano wykonawcy, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; 2) wartość zamówienia jest równa lub mniejsza niż 5 000,00 zł brutto. 2. Spółdzielnia wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę zapraszając do składania ofert co najmniej 5 wykonawców, jednocześnie publikując zapytanie ofertowe na tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni oraz na jej stronie internetowej. 3. Wraz z zaproszeniem do składania ofert Spółdzielnia przesyła specyfikację przetargową. 4. Spółdzielnia udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę. Zamówienie z wolnej ręki 24. 1. Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1) w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, konkursu ofert, a także zapytania o cenę nie wyłoniono wykonawcy, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; 2) wartość zamówienia jest równa lub mniejsza niż 1 000,00 zł brutto; 3) awarii, sytuacji wymagających natychmiastowego działania lub konieczności skorzystania z firm specjalistycznych o wąskim zakresie działania (np. wysokie zwyżki, alpiniści itp.) w przypadkach wymagających natychmiastowego wykonanie robót, 2. Decyzje w sprawie udzielenia zamówienia z wolnej ręki podejmuje Zarząd. 3. O zleceniu robót określonych w ust.1 pkt.3 wraz z uzasadnieniem ich wykonania i wartością brutto Zarząd informuje Radę Nadzorczą na najbliższym posiedzeniu Rady po zleceniu robót. 4. W okresach kwartalnych Zarząd przedstawia Radzie Nadzorczej sprawozdanie z realizacji zamówień z wolnej ręki z podaniem ich przedmiotu i wartości. PRZEPISY WSPÓLNE 25. 1. Po wyborze oferty najkorzystniejszej Spółdzielnia wzywa wykonawcę do podpisania umowy wyznaczając termin i miejsce. W przypadku nie podpisania umowy w następstwie zakończonego przetargu, konkursu ofert lub zapytania o cenę z winy wykonawcy, którego oferta została wybrana, komisja wybiera kolejną najkorzystniejszą ofertę wzywając wykonawcę do podpisania umowy.
2. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo do unieważnienia lub odwołania postępowania, we wszystkich wymienionych w regulaminie trybach, bez podania przyczyny na każdym etapie postępowania. 3. Ogłoszenie wyników postępowania następuje po ich zatwierdzeniu przez Zarząd. 4. Przewodniczący komisji informuje pisemnie wykonawców o wynikach postępowania i wywiesza je na tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni oraz na jej stronie internetowej. 26. 1. Wysokość wadium ustala Komisja Przetargowa. Wadium nie może przekraczać 5% wartości postępowania. Wadium należy wpłacić przelewem na konto bankowe Spółdzielni wskazane w specyfikacji przetargowej. 2. Możliwość odstąpienia od żądania wadium w prowadzonych postępowaniach pozostaje w decyzji Zarządu. 3. Termin ważności wadium musi odpowiadać co najmniej terminowi związania ofertą. 4. Jeżeli specyfikacja przetargowa zawiera podział zamówienia na części, kwotę wadium określa się dla każdej części. Dopuszcza się możliwość odstąpienia od żądania wadium dla wybranych części zamówienia. 5. Spółdzielnia zwraca wadium wszystkim wykonawcom niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej, lub unieważnieniu postępowania z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą. Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Spółdzielnia zwraca wadium niezwłocznie po zawarciu umowy, oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli jego wniesienia żądano. Spółdzielnia zwraca niezwłocznie wadium, na wniosek wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert. 6. Zwrotu i zatrzymania wadium dokonuje się na wniosek Sekretarza Komisji Przetargowej lub osoby upoważnionej. 7. Spółdzielnia zwraca wadium wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy 8. Spółdzielnia zatrzymuje wadium wraz z odsetkami jeżeli: 1) Wykonawca odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ofercie, 2) Wykonawca nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli żądanie to było objęte specyfikacją przetargowej. 3) zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 9. Po upływie terminu związania ofertą nie przysługuje prawo zatrzymania wadium. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 27. 1. Oryginały wszystkich ofert i protokołów z postępowań wyboru wykonawców komisja zabezpiecza w odpowiednio opisanej kopercie lub paczce, a następnie przekazuje za potwierdzeniem do archiwum Spółdzielni. 2. Dokumenty przetargowe należy przechowywać w archiwum Spółdzielni przez okres 5 lat lecz nie krócej niż 3 lata po zakończeniu i odebraniu robót budowlanych, usług i innych prac objętych postępowaniem. 28. 1. Niniejszy regulamin został zatwierdzony Uchwałą Nr 10/2014 Rady Nadzorczej z dnia 22.12.2014r i wchodzi w życie z dniem 01.01.2015 r. 2. Traci moc dotychczasowy Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi roboty budowlane wykonywane na rzec Spółdzielni Mieszkaniowej Barbara z dnia 23.01.2012 r.