R E G U L A M I N w sprawie sposobu zlecania robót budowlano - remontowych i usług finansowanych ze środków własnych Spółdzielni.

Transkrypt

1 R E G U L A M I N w sprawie sposobu zlecania robót budowlano - remontowych i usług finansowanych ze środków własnych Spółdzielni. 1. Zlecenie przez Spółdzielnię robót budowlano-remontowych i usług, których wartość nie przekracza kwoty netto zł nie wymaga przeprowadzenia przetargu. 2. Zlecenie przez Spółdzielnię robót budowlano-remontowych i usług, których wartość nie przekracza kwoty netto zł następuje w formie wyboru najkorzystniejszej oferty po skierowaniu zapytania o cenę do wybranych przez siebie wykonawców i zaproszeniu ich do składania ofert. 3. Zlecenie przez Spółdzielnię robót budowlano-remontowych i usług, których wartość netto przekracza zł następuje w formie przetargu nieograniczonego poprzez ogłoszenie go w prasie lokalnej, na tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni i na stronie internetowej Spółdzielni. 4. Wybierając wykonawcę robót budowlano-remontowych i usług w sposób, określony w 1 ust. 1, 2 dopuszcza się takŝe prowadzenie negocjacji z wykonawcą. 5. Celem przetargu jest wybór najkorzystniejszej oferty. 1. W skład komisji przetargowej wchodzą: 1) Członek Zarządu, 2) Inspektor nadzoru danej branŝy lub inspektor ds. technicznych, 3) Radca Prawny. 2. KaŜdorazowo imienny skład komisji wymieniony w ust.1 oraz termin przeprowadzenia przetargu ustala Zarząd Spółdzielni. 3. W pracach komisji przetargowej uczestniczy z prawem członka komisji najwyŝej dwóch Przedstawicieli Rady Nadzorczej Spółdzielni delegowanych przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej. 4. Spółdzielnia powiadamia pisemnie Przewodniczącego Rady Nadzorczej o przetargu, na co najmniej 12 dni przed datą przetargu. 5. Przewodniczący Rady Nadzorczej lub w razie jego nieobecności Zastępca winien niezwłocznie w sposób zwyczajowo przyjęty delegować jednego lub dwóch członków Rady do udziału w pracach komisji przetargowej. 6. W pracy komisji nie mogą uczestniczyć osoby pozostające w stosunku pokrewieństwa z oferentem (w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych, a takŝe postanowień statutu, tj. 79 ust. 5 ). 7. Komisja pracuje w składzie co najmniej 3 osobowym. Nieobecność prawidłowo powiadomionego członka Komisji nie wstrzymuje prac Komisji

2 3 1. Ogłoszenie o przetargu winno zawierać: 1) nazwę i adres zamawiającego, 2) ilość, liczbę i rodzaj zamawianych dostaw lub usług, a w odniesieniu do robót budowlanych - rodzaj, zakres i lokalizację budowy. 3) poŝądany lub wymagany termin realizacji zamówienia, 4) określenie sposobu uzyskania formularza zawierającego specyfikację istotnych warunków zamówienia, a takŝe cenę formularza, 5) miejsce i termin składania ofert, 6) miejsce i termin otwarcia ofert, 7) kwotę wadium. 2. Specyfikacja przetargowa winna określać kryteria gwarantujące obiektywny i bezstronny wybór oferenta. 3. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia winna zawierać: 1) opis sposobu przygotowywania ofert, 2) opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny dostawców i wykonawców, 3) informację o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania wymaganych warunków, 4) określenie przedmiotu zamówienia ( w razie potrzeby równieŝ za pomocą planów, rysunków lub projektów), łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy, 5) wymagany termin wykonania umowy, 6) opis wszelkich innych niŝ cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów, 7) istotne dla zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, oraz wysokość kar umownych z tytułu niewykonania lub nienaleŝytego wykonania umowy, 8) wszelkie wymagania w szczególności kwotę, dotyczące wadium oraz zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy, 9) wskazanie miejsca i terminu składania oferty, 10) opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 11) termin, do którego dostawca lub wykonawca będzie związany złoŝoną ofertą, 12) wskazanie miejsca i terminu otwarcia oferty, 13) informacje o trybie otwarcia i oceny oferty, 14) nazwiska, stanowiska słuŝbowe oraz sposób porozumiewania się z pracownikami zamawiającego, uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z dostawcami i wykonawcami, 15) informację o wszelkich formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po zakończeniu przetargu w celu zawarcia umowy, 16) ogólne warunki umowy, wzór umowy albo regulamin, jeŝeli zamawiający wymaga od oferenta, by zawarł z nim umowę na takich warunkach. 4. Treść ogłoszenia o przetargu oraz specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdza kaŝdorazowo Zarząd Spółdzielni 5. Za wydanie specyfikacji oferenci uiszczają opłatę, ustaloną przez Zarząd Spółdzielni Wyznaczony przez Spółdzielnię termin składania ofert nie moŝe być krótszy niŝ siedem dni roboczych od daty ogłoszenia. 2. Oferta złoŝona po terminie składania ofert jest niewaŝna. 2

3 1. Wysokość wadium, które przystępujący do przetargu oferent obowiązany jest wnieść ustala się w granicach od 2% do5% wartości netto przedmiotu zamówienia. 2. Wadium winno być wniesione: 1) w pieniądzu, w walucie polskiej do kasy Spółdzielni lub przelewem na konto bankowe Spółdzielni, 2) gwarancjach bankowych, 3) gwarancjach ubezpieczeniowych. 3. Zamawiający jest obowiązany niezwłocznie zwrócić wadium, jeŝeli : 1) upłynął termin związania ofertą, 2) zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie naleŝytego wykonywania umowy, 3) zamawiający uniewaŝnił postępowanie, 4. Na pisemny wniosek dostawcy lub wykonawcy zamawiający jest obowiązany zawrócić wadium w ciągu 3 dni od dnia złoŝenia tego wniosku przez dostawcę lub wykonawcę : 1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert, 2) którego oferta została odrzucona, 5.Wadium wniesione w pieniądzu przez dostawcę lub wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, na wniosek tego dostawcy lub wykonawcy, zaliczane jest przez zamawiającego na poczet zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy. 6. Dostawca lub wykonawca, którego oferta została wybrana, traci wadium na rzecz zamawiającego w przypadku gdy: 1) odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, 2) nie wniósł zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy na zasadach określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 3) zawarcie umowy stało się niemoŝliwe z przyczyn leŝących po stronie dostawcy lub wykonawcy. 6 1.Komisja przetargowa moŝe zaŝądać udzielenia przez oferentów dodatkowych informacji dotyczących treści przedstawionych ofert oraz referencji dotyczących dotychczas wykonanych prac na rzecz innych podmiotów. 2. Dopuszcza się moŝliwość negocjowania ceny z oferentem wyłonionym w drodze przetargu nieograniczonego. Negocjacje przeprowadza Komisja przetargowa Przetarg uniewaŝnia się bez dokonania wyboru jeŝeli: 1) złoŝono mniej niŝ dwie waŝne oferty, 2) Ŝadna ze złoŝonych ofert nie spełnia kryteriów określonych w specyfikacji. 2. Ofertę uwaŝa się za waŝną jeŝeli: 1) złoŝona została w formie pisemnej w wymaganym terminie, 2) jest zgodna z treścią i warunkami określonymi w specyfikacji, 3) wadium zostało wniesione w terminie, formie i wysokości określonej w specyfikacji. 3. O zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru powiadamia się zainteresowanych poprzez wywieszenie informacji na tablicach ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni. 5 3

4 8 1. Przy dokonywaniu wyboru oferty komisja przetargowa winna wybrać ofertę najkorzystniejszą, uwzględniając: 1) wysokość oferowanej ceny, 2) termin realizacji, 3) okres udzielenia gwarancji 4) pozostałe warunki podane w ogłoszeniu o przetargu. 2.Wartość poszczególnych kryteriów określa szczegółowo specyfikacja konkretnego przetargu. 3. Kryteria oceny ofert nie podlegają zmianie w toku postępowania O wyniku przetargu zawiadamia się wszystkich oferentów przez wywieszenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibie Spółdzielni. 2. Zawiadomienie o wyborze oferty określające termin zawarcia umowy doręcza się niezwłocznie wybranemu oferentowi Wyboru Wykonawcy robót lub dostawcy na podstawie niniejszego regulaminu, dokonuje Zarząd w oparciu o wskazanie najkorzystniejszej oferty, dokonane przez komisję przetargową. 2. JeŜeli oferent, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy na warunkach, określonych w specyfikacji, komisja przetargowa moŝe dokonać ponownie wyboru spośród ofert juŝ złoŝonych Z przeprowadzonego przetargu sporządza się protokół. 2. Protokół winien zawierać: - datę przeprowadzenia przetargu, - imienny skład komisji, - zestawienie złoŝonych ofert, - stwierdzenie waŝności złoŝonych ofert, - ocenę przedłoŝonych ofert, - wskazanie wybranej oferty z uzasadnieniem, - podpisy członków komisji przetargowej określonej w 2 ust.1, W przypadku, gdy w postępowaniu przetargowym nie wyłoniono wykonawcy lub usługodawcy z powodu zbyt małej liczby oferentów moŝna zastosować tzw. negocjacje z zachowaniem konkurencji. 2. Negocjacje z zachowaniem konkurencji jest to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia z taką liczbą dostawców lub wykonawców, która zapewni wybór najkorzystniejszej oferty, konkurencję oraz sprawny przebieg postępowania, nie mniejszą jednak niŝ trzech, chyba Ŝe ze względu na specjalistyczny charakter zamówienia jest tylko dwóch dostawców lub wykonawców mogących je wykonać. 4

5 3. Zamówienie w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji moŝe być prowadzone gdy uprzednio prowadzone postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zostało uniewaŝnione z powodu braku wymaganej liczby ofert, a pierwotne warunki zamówienia nie zostaną w sposób istotny zmienione. 4. Zamawiający zaprasza do udziału w negocjacjach z zachowaniem konkurencji, wysyłając zaproszenie do co najmniej trzech oferentów. 5. Zamawiający zaprasza do udziału w postępowaniu co najmniej tych oferentów, którzy złoŝyli oferty w uniewaŝnionym przetargu lub zostali zakwalifikowani do postępowania. 6. Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje, a takŝe dokumenty związane z negocjacjami, dostarczane są dostawcom lub wykonawcom na równych zasadach. 7. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. 8. Po przeprowadzeniu negocjacji zamawiający zwraca się do wszystkich dostawców i wykonawców o złoŝenie ofert ostatecznych zawierających cenę i wybiera ofertę najkorzystniejszą. 9. Zamawiający określa: - przedmiot zamówienia łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych robót i usług, które mają być wykonane w ramach umowy, - informację o dokumentach, jakie mają dostarczyć dostawcy i wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia wymaganych warunków, - określenie terminu wykonania umowy, - określenie miejsca i terminu składania ofert, - wysokość zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy, jeŝeli zamawiający wymaga jego wniesienia Nie wymaga się przeprowadzenia przetargu w przypadku konieczności wykonania robót budowlanych, usług i dostaw materiałów budowlanych, wynikłych z awarii lub będących wynikiem nakazu lub decyzji do natychmiastowego wykonania wydanych przez właściwe organy nadzoru budowlanego lub inne organy państwowe. 2. Naprawy urządzeń dźwigowych wynikające z protokołów Urzędu Dozoru Technicznego, które mają na celu utrzymanie ich we właściwym stanie technicznym i zapewniające bezpieczeństwo uŝytkowania powinny być wykonywane przez firmę prowadzącą bieŝącą konserwację na osiedlu. Remonty kapitalne /wykonywanie łącznie wymiany lin, koła zamachowego, kabiny, silnika, prowadnic/ winny być zlecane poprzez procedurę przetargową zgodnie z regulaminem w sprawie zlecania robót budowlano-remontowych, usług i dostaw materiałów budowlanych Temu samemu wykonawcy moŝna powierzyć prace dodatkowe, jeŝeli wykonanie tych prac stało się konieczne na skutek sytuacji, których wcześniej nie moŝna było przewidzieć, a ich wykonanie jest niezbędne do realizowania prac objętych umową zawartą w wyniku przetargu. 2. Dodatkowe prace, o których mowa w 14 ust 1, nie mogą przekraczać 20% wartości umownej oraz kwoty złotych. 3. Prace dodatkowe przekraczające 20% wartości umownej robót lub kwotę złotych wymagają odrębnego postępowania przetargowego. 4. Zlecenie prac dodatkowych wymaga sporządzenia aneksu do umowy. 5

6 15 Dokumentacja techniczna z przeprowadzonego przetargu winna zostać zabezpieczona i przechowywana przez okres 4-ch lat w siedzibie Spółdzielni Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się równieŝ przy zlecaniu innych robót i prac (np. opracowywanie opinii, ekspertyz, dokumentacji technicznych itp.) finansowanych ze środków własnych Spółdzielni. 2. Postanowienia niniejszego regulaminu mają równieŝ zastosowanie przy realizowaniu inwestycji ze środków innych niŝ środki własne Spółdzielni Niniejszym traci moc regulamin uchwalony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej Na Kozłówce w dniu 31 marca 2006r. Niniejszy Regulamin został uchwalony przez Radę Nadzorczą SM Na Kozłówce w dniu 23 marca 2007 r. Uchwała nr 18/2007 6