REGULAMIN zlecania dostaw, usług i robót budowlano - remontowych obcym wykonawcom w Skierniewickiej Spółdzielni Mieszkaniowej I. POSTANOWIENIA OGÓLNE. 1. Zamówienia dostaw, usług i robót remontowo-budowlanych realizowane są w ramach zamówień publicznych lub zamówień pozostałych. 2. Decyzję w sprawie wyboru zleceniodawcy podejmuje Zarząd. W przypadku, gdy jest stosowana procedura przetargowa przewidziana w niniejszym regulaminie, Zarząd podejmuje decyzję, biorąc pod uwagę opinię komisji d.s. przetargów. 3. 1. Podstawowymi kryteriami oceny składowych ofert są : - najniższa cena - wiarygodność i doświadczenie zawodowe oferenta - ocena techniczna - okres gwarancji 2. W przypadku równorzędności ofert, pierwszeństwo mają oferty powszechnie znanych firm, na rzecz których zlecano zamówienia w przeszłości lub firm legitymujących się referencjami wiarygodnych jednostek. 3. W przypadku, gdy oferowana cena jest rażąco niska, nie znajdująca uzasadnienia w powszechnie obowiązującym poziomie cen, ofertę jako niewiarygodną należy odrzucić. 4. Przetarg przeprowadza komisja ds. przetargów. 1. W skład komisji ds. przetargów wchodzi pięciu pracowników Spółdzielni wyznaczonych przez Zarząd, w tym radca prawny. 2. Spośród pracowników wymienionych w ust. 1, pkt 1 Zarząd wyznacza przewodniczącego Komisji i jego zastępcę. 3. Do zadań przewodniczącego należy: zwoływanie posiedzeń komisji, prowadzenie prac komisji, w tym jej posiedzeń, podpisywanie protokołów z posiedzeń komisji. W przypadku nieobecności przewodniczącego jego obowiązki wykonuje zastępca przewodniczącego. 4. Komisja może skutecznie wykonywać swoje obowiązki w przypadku obecności na posiedzeniu co najmniej czterech członków, w tym przewodniczącego lub jego zastępcy 5. O ogłoszeniu przetargu informowana jest Rada Nadzorcza. 6. Dopuszcza się możliwość udziału w przetargach członków Rady Nadzorczej w charakterze obserwatorów, wyznaczanych przez przewodniczących komisji. 5.
2 6. Członkami komisji ds. przetargów nie mogą być osoby, które : - są członkami rodziny oferenta, jego prawnego zastępcy lub członka władz firmy ubiegającej się o zamówienie - w ciągu trzech lat przed rozpoczęciem przetargu pracowały u oferenta lub były we władzach firmy ubiegającej się o zamówienie - są pracownikami Spółdzielni odpowiedzialnymi za odbiór dostaw, usług i robót budowlano remontowych obcym wykonawcom, będących przedmiotem danego przetargu. 7. Do zadań komisji ds. przetargów należy przeprowadzenie przetargu, wybór najkorzystniejszej oferty, sporządzenie protokółu z wnioskami, które umożliwią Zarządowi SSM podjęcie decyzji o wyborze oferenta. 8. Zamówienia realizowane w formie bezprzetragowej udzielane są przez Zarząd SSM bez udziału komisji ds. przetargów (dotyczy zamówień udzielanych na usunięcie awarii lub skutków klęsk żywiołowych, gdy wymaga to natychmiastowego działania). II. ZAMÓWIENIA PUBLICZNE. 9. 1. Zlecenia w formie zamówień publicznych udziela się na roboty, usługi i dostawy, które zgodnie z obowiązującymi przepisami tego wymagają. 2. Tryb i zasady zamówień publicznych określa właściwa ustawa. III. ZAMÓWIENIA POZOSTAŁE. 10. Zlecenia na dostawy, usługi i roboty nie objęte zamówieniami publicznymi udzielane są w formie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub zamówienia z wolnej ręki. A. Pisemny przetarg nieograniczony. 11. W pisemnym przetargu nieograniczonym mogą brać udział wszystkie firmy, które spełnią wymogi określone w ogłoszeniu o przetargu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
3 12. 1. Pisemny przetarg nieograniczony jest ważny, jeżeli do przetargu przystąpiło co najmniej dwóch oferentów spełniających warunki określone przez Spółdzielnię. 2. W przypadku stwierdzenia nieważności pierwszego przetargu organizowany jest drugi przetarg. 3. Drugi pisemny przetarg nieograniczony jest ważny, jeżeli do przetargu przystąpi co najmniej jeden oferent spełniający warunki określone przez Spółdzielnię. 13. 1. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na wykonanie dostaw, usług i robót budowlanych, których szacowana wartość jednostkowa ujęta w planie na dany rok, przekracza 200 tys. zł, umieszcza się w prasie regionalnej na co najmniej 14 dni przed wyznaczonym terminem przetargu dotyczy pierwszego terminu przetargu i 10 dni dotyczy drugiego terminu przetargu. 2. Ogłoszenia o pozostałych przetargach, na wykonanie dostaw, usług i robót budowlanych, o szacowanej wartości jednostkowej ujętej w planie na dany rok poniżej 200 tys. zł i nie mniejszej niż 20 tys. zł, umieszcza się w prasie lokalnej na co najmniej 10 dni przed wyznaczonym terminem przetargu. 3. Każdorazowo ogłoszenie o przetargu umieszcza się na stronie internetowej Spółdzielni i portalu przetargowym. 14. 1. W ogłoszeniu o przetargu nieograniczonym należy podać : - nazwę i adres Spółdzielni - ilość i rodzaj zamawianych dostaw lub rodzaj i zakres robót budowlanych (w przypadku możliwości krótkiego ich określenia) - termin i miejsce, w którym można się zapoznać z warunkami przetargu lub otrzymać specyfikację istotnych warunków zamówienia - termin i miejsce składania ofert - zastrzeżenie, że Spółdzielni przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienie od przetargu bez podawania przyczyny. 2. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia winna zawierać : - nazwę i adres Spółdzielni - ilość i rodzaj zamawianych dostaw lub rodzaj, zakres i lokalizację robót budowlanych - termin, miejsce i sposób składania ofert - sposób oznaczenia oferty oraz dokumenty składające się na ofertę - termin realizacji zamówienia - termin związania ofertą - termin i miejsce otwarcia ofert - wysokość wadium, termin i miejsce jego wpłacenia (w przypadku wyznaczenia wadium) - wysokość zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz sposób zwrotu zabezpieczenia (w przypadku wyznaczenia zabezpieczenia) - tryb udzielania wyjaśnień dotyczących specyfikacji istotnych warunków zamówienia - informacje o formalnościach, jakie zostaną dopełnione po zakończeniu przetargu
4 - zastrzeżenie, że Spółdzielni przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty oraz odstąpienie od przetargu bez podawania przyczyny - kryteria oceny ofert. 15. 1. Pisemny przetarg nieograniczony składa się z części jawnej i niejawnej. 2. Część jawna przetargu odbywa się w obecności oferentów. 3. W części jawnej komisja ds. przetargów wykonuje następujące czynności : - stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu - ustala liczba otrzymanych ofert - otwiera koperty z ofertami i stwierdza ich ważność - przyjmuje wyjaśnienia lub oświadczenia zgłoszone przez oferentów - zawiadamia oferentów o terminie i miejscu ogłoszenia wyników przetargu. 4. Komisja odmawia zakwalifikowania ofert do części niejawnej przetargu, gdy : - nie odpowiadają warunkom przetargu - zostały zgłoszone po wyznaczonym terminie - są niekompletne, nieczytelne lub budzą wątpliwości co do ich treści czy rzetelności danych. 5. W części niejawnej komisja ds. przetargów wykonuje następujące czynności : - dokonuje szczegółowej analizy ofert i wybiera najkorzystniejszą z nich - sporządza protokół z przetargu. 16. Protokół z przetargu powinien zawierać : 1. oznaczenie miejsca i czasu przetargu 2. imiona i nazwiska osób wchodzących w skład komisji ds. przetargów 3. adres oraz imię i nazwisko lub nazwę wszystkich oferentów, a także zaproponowane przez nich ceny 4. wnioski i oświadczenia oferentów obecnych na przetargu 5. wnioski komisji, które umożliwią Zarządowi SSM podjęcie decyzji o wyborze oferenta 6. wzmiankę o odczytaniu protokołu 7. podpisy członków komisji ds. przetargów 8. datę podpisania protokołu, która jest data zakończenia przetargu. 17. Wyniki przetargu umieszcza się na stronie internetowej SSM oraz zawiadamia pocztą elektroniczną wszystkich oferentów. Zawiadomienia podpisuje Zarząd. 18. 1. Wysokość wadium ustala się w następującej wysokości : - dla dostaw, usług i robót o wartości od 50.000 zł do 100.000 zł 5 % wartości zamówienia - dla dostaw, usług i robót o wartości kosztorysowej powyżej 100.000 zł od 3 % do 5 % wartości zamówienia.
5 2. Wadium wnoszone jest w pieniądzu przelewem na rachunek Spółdzielni w ustalonym przez Spółdzielnię terminie lub w postaci, gwarancji bankowych albo gwarancji ubezpieczeniowych. 3. Wadium oferentów, których oferty zostały odrzucone zwracane jest w okresie nie dłuższym niż 7 dni od czasu ogłoszenia wyników przetargu. 4. Wadium wpłacone przez uczestnika, który przetarg wygrał, zwracane jest na warunkach określonych w umowie. 5. Wadium ulega przepadkowi w razie uchylenia się oferenta, który przetarg wygrał, od zawarcia umowy o dostawę, usługi czy roboty. B. Pisemny przetarg ograniczony. 19. Pisemny przetarg ograniczony organizowany jest gdy : 1. występuje potrzeba pilnego wyłonienia oferenta 2. zamówienie ograniczone jest do określonego typu dostawy, usługi lub roboty 3. zakres zamówienia jest niewielki i korzystny jest wybór miejscowego oferenta. 20. 1. Zaproszenie do składania ofert na pisemny przetarg ograniczony wysyłane jest do co najmniej czterech oferentów. 2. Warunki przetargu określone są w zaproszeniu bądź w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Przetarg jest ważny, jeżeli oferty złoży co najmniej dwóch oferentów. 4. W przypadku stwierdzenia nieważności pierwszego przetargu organizowany jest drugi pisemny przetarg ograniczony. 5. Drugi pisemny przetarg ograniczony jest ważny, jeżeli do przetargu przystąpi co najmniej jeden oferent spełniający warunki określone przez Spółdzielnię. 21. Do przeprowadzenia pisemnego przetargu ograniczonego stosuje się procedury zgodnie z 15, 16 i 17. C. Zamówienia z wolnej ręki. 22. 1. Zamówienia z wolnej ręki Zarząd może udzielić w przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekracza 20.000 zł (dwadzieścia tysięcy złotych). 2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zarząd może udzielić zamówienia z wolnej ręki bez stosowania procedury przetargowej przewidzianej w niniejszym regulaminie mimo wartości zamówienia przekraczającej 20.000 zł, pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody Rady Nadzorczej. Rada Nadzorcza może wyrazić zgodę po otrzymaniu pisemnego wniosku Zarządu.
6 22¹ W umowie z oferentem wyłonionym w drodze przetargu, jeżeli występuje zabezpieczenie z tytułu rękojmi i gwarancji, to wynosi ono 1,5% wartości kontraktu. IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE. 23. Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia przez Radę Nadzorczą z mocą obowiązującą od 12.02.2013r. Tekst jednolity niniejszego regulaminu sporządzono w dniu 18.02.2013r. uwzględniając zmiany wprowadzone Uchwałą Nr 14/RN/2013 Rady Nadzorczej z dnia 12.02.2013r.