Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 29 z 01.07.2013r. REGULAMIN FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZADCZEJ W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W GIśYCKU Postanowienia ogólne 1 1. Kontrola zarządcza w Powiatowym Urzędzie Pracy w GiŜycku stanowi ogół działań podejmowanych przez kierownictwo jednostki i jej pracowników dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Dyrektor Urzędu zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej poprzez ustanawianie odpowiednich procedur, instrukcji i regulaminów, zawierających niezbędne wytyczne dla prawidłowego działania i funkcjonowania PUP. 3. Kontrola zarządcza obejmuje ustalenie stanu planowanego, ustalenie stanu rzeczywistego, konfrontację tych stanów w badanym okresie, wyjaśnienie przyczyn odchyleń między nimi oraz podejmowanie czynności, mających na celu doprowadzenia do zgodności stanu rzeczywistego z planowanym. 4. Zadaniem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) skuteczności i efektywności działania, c) wiarygodności sprawozdań, d) ochrony zasobów, e) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, f) efektywności i skuteczności przepływu informacji, g) zarządzania ryzykiem. System kontroli zarządczej 2 Misją Powiatowego Urzędu Pracy w GiŜycku jest promocja zatrudnienia, poprzez realizację celów głównych, jakimi są: udzielanie pomocy bezrobotnym i poszukującym pracy w znalezieniu zatrudnienia i udzielanie pomocy pracodawcom w pozyskiwaniu odpowiednich pracowników. 1
1. Na system kontroli zarządczej składa się: a) systematyzowanie i standaryzacja działań poprzez ustanowienie regulaminów (załącznik Nr 1), b) planowanie finansowe i sporządzanie planu działalności; c) identyfikacja ryzyk mogących zagraŝać osiągnięciu zamierzonych celów oraz zarządzanie ryzykiem w celu zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów Urzędu, d) sprawozdawczość z realizacji planów. 2. NajwaŜniejsze zadania słuŝące realizacji celów, mierniki określające stopień realizacji celu oraz planowane wartości do osiągnięcia na koniec roku zawierane będą corocznie w terminie do końca I kwartału w Planie działalności Powiatowego Urzędu Pracy w GiŜycku, sporządzonym wg wzoru (załącznik Nr 2). Zarządzanie ryzykiem 3 1. W Powiatowym Urzędzie Pracy w GiŜycku prowadzi się identyfikację ryzyka wpływającego na realizację celów w obszarach: a) ryzyka związanego z zarządzaniem: organizacja urzędu, system wynagradzania pracowników, moŝliwości rozwoju zawodowego, delegowanie zadań, b) ryzyka wynikającego ze specyfiki prowadzonej działalności: stopień skomplikowania działalności, kompetencje i postawa etyczna pracowników, przetwarzanie informacji, stabilność działalności, nowe zadania, reputacja urzędu, ochrona zasobów, c) ryzyka o charakterze finansowym: wielkość środków finansowych, płynność, sprawozdawczość, d) ryzyka dotyczącego systemów informatycznych: utrzymanie ciągłości pracy systemów informatycznych, dostęp do zasobów informatycznych urzędu, wykorzystanie infrastruktury informatycznej, rozwój i wdroŝenie nowych systemów, e) ryzyka dotyczącego źródeł zewnętrznych: zakłócenia w dostawach mediów, zewnętrzne warunki ekonomiczne, środowisko prawne, środowisko naturalne, f) innych moŝliwych do wystąpienia ryzyk. 2. Identyfikacja ryzyk przeprowadzana jest do końca I kwartału kaŝdego roku przez pracowników i kierowników komórek organizacyjnych. 3. Wynikiem identyfikacji ryzyk jest sporządzenie rejestru ryzyk na bieŝący rok wg wzoru (załącznik Nr 3), w oparciu o posiadaną wiedzę, doświadczenie i dobre praktyki, poprzez: a) zidentyfikowanie ryzyk dla poszczególnych celów i zadań, 2
b) analizę prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, c) przewidywanie moŝliwych skutków, d) określenie reakcji dla kaŝdego ryzyka, e) określenie zadań, które naleŝy podjąć w celu zmniejszenia ryzyka do akceptowalnego poziomu. 4. Analizy ryzyk dokonuje się biorąc pod uwagę prawdopodobieństwo wystąpienia danego ryzyka, oddziaływanie na osiągnięcie celów i propozycję działań korygujących i naprawczych. - Prawdopodobieństwo jest to szacowana moŝliwość wystąpienia zdarzenia. - Oddziaływanie są to moŝliwe wyniki, skutki i konsekwencje dla urzędu (np. straty, koszty, niekorzystne zdarzenia, utrata korzyści z niewykorzystania szans). 5. Ocena ryzyk występujących w Urzędzie moŝe mieścić się na poziomie: a) ryzyko bardzo duŝe realne zagroŝenie dla osiągnięcia celów. Wymaga bezzwłocznej reakcji kierowników komórek organizacyjnych, podjęcia zdecydowanych, przemyślanych i zaplanowanych działań prowadzących do likwidacji lub znacznego ograniczenia ryzyka. Sposób przeciwdziałania ryzyku uzaleŝniony jest od sytuacji. W kaŝdej sytuacji wymagana jest akceptacja Dyrektora Urzędu. b) ryzyko średnie wymaga uwagi i wskazana jest reakcja kierowników komórek organizacyjnych, konieczne podjęcie próby minimalizacji ryzyka, kontrolowania, ograniczenia skutków do akceptowalnego poziomu, dopuszczalne jest wykupienie ubezpieczenia lub zlecenie usługi na zewnątrz. c) ryzyko małe sposoby przeciwdziałania i opracowywanie planów awaryjnych zaleŝy od decyzji kierownika komórki organizacyjnej, dopuszczalne jest nie podejmowanie działań ze względu na niskie ryzyko lub przewagę kosztów podjęcia działań nad korzyściami. Mechanizmy kontrolne 4 1. Kontrola zarządcza wykonywana jest z uwzględnieniem przestrzegania zasad: a) prowadzenia gospodarki finansowej zawartych w Polityce Rachunkowości, b) kontroli systemów informatycznych zawartych w Polityce Bezpieczeństwa Danych Osobowych, Instrukcji zarządzania systemem informatycznym słuŝącym do przetwarzania danych osobowych i Polityce Zarządzania Oprogramowaniem. 3
2. Kontrola finansowa stanowi element kontroli zarządczej. Bezpośredni nadzór i kontrolę nad procedurami finansowymi sprawuje Główny Księgowy Powiatowego Urzędu Pracy. 3. Dowodem przeprowadzenia kontroli finansowej przez Głównego Księgowego jest złoŝenie podpisu wraz z datą na dokumentach dotyczących operacji finansowych. 4. ZłoŜenie podpisu, obok podpisu pracownika właściwego merytorycznie oznacza, Ŝe: a) nie zgłasza zastrzeŝeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, b) nie zgłasza zastrzeŝeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji, c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym Urzędu. 5. Kontrolę zarządczą prowadzi się przez: a) samokontrolę, tj. kontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy przez wszystkich pracowników, zgodnie z zakresami uprawnień i obowiązków, b) kontrolę funkcjonalną, tj. kontrolę sprawowaną w ramach obowiązku nadzoru nad pracownikami przez kierowników komórek organizacyjnych, c) kontrolę wstępną, tj. kontrolę przeprowadzoną przed podjęciem operacji gospodarczej, d) kontrolę następczą, tj. kontrolę przeprowadzoną po zaistnieniu zdarzenia rzeczywistego, mającą na celu wykrycie nieprawidłowości. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej 5 1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podczas wykonywania bieŝących obowiązków kierowników komórek organizacyjnych poprzez analizę: a) wyników kontroli zewnętrznych, b) informacji o pojawiających się problemach w działalności urzędu, c) wyników stosowanych procedur kontrolnych, np. inwentaryzacji, d) danych ze sprawozdań. 2. Pracownicy urzędu przeprowadzają samoocenę systemu kontroli zarządczej i efektywności procedur ustalonych w celu realizacji zadań PUP, na podstawie arkusza sporządzonego zgodnie z wzorem (załącznik Nr 4) za rok poprzedni w terminie do 10 stycznia roku następnego. 3. Kierownicy komórek organizacyjnych składają oświadczenia o stanie kontroli zarządczej w zakresie ponoszonej przez siebie odpowiedzialności za realizowane przez urząd cele i zadania 4
za rok poprzedni w nieprzekraczalnym terminie do 15 stycznia roku następnego, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszych Zasad. Oświadczenie w szczególności dotyczy zapewnienia iŝ: a) działania przez nich podejmowane pozostają w zgodzie z przepisami prawa, b) zasoby, którymi dysponują są uŝywane w sposób racjonalny i efektywny, c) ryzyka związane z realizacją celów i zadań są monitorowane i identyfikowane na bieŝąco w celu ich wyeliminowania. Oświadczenie moŝe zostać podpisane z jednoczesnym wskazaniem obszarów działalności, do których kierownik komórki organizacyjnej ma zastrzeŝenia. ZastrzeŜenia naleŝy wskazać wraz z opisem planowanych lub podjętych działań zmierzających do zniwelowania ryzyk lub słabości systemu. 4. Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w GiŜycku, po analizie i ocenie kontroli zarządczej prowadzonej w Urzędzie, w razie konieczności eliminuje, zmienia dotychczasowe lub wdraŝa nowe czynności, słuŝące zapewnieniu, Ŝe kontrola zarządcza funkcjonuje w sposób adekwatny, skuteczny i efektywny, a realizacja celów i zadań PUP odbywa się w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 5