REGULAMIN ZAKUPÓW PGE EJ 1 sp. z o.o.

REGULAMIN ZAKUPÓW PGE EJ 1 sp. z o.o. Klasyfikacja i dystrybucja Klasyfikacja Lista dystrybucyjna Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ1 Wszyscy pracownicy PGE EJ 1 Historia rewizji Nr rewizji Data Zakres zmian Autor 1.0 2015/11/16 Pierwsza edycja Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 1 z 29

Spis Treści 1.0 Wprowadzenie... 4 2.0 Zakres... 4 2.1 Cel... 4 2.2 Zastosowanie... 4 2.3 Wyłączenie ze stosowania... 4 2.4 Odpowiedzialność... 5 3.0 Definicje i skróty... 5 4.0 Ogólne zasady prowadzenia Postępowań zakupowych... 9 4.1 Planowanie zakupów... 9 4.2 Przygotowanie Postępowania zakupowego... 10 4.3 Forma podejmowania czynności i porozumiewania się w Postępowaniu zakupowym... 12 4.4 Wadium... 12 5.0 Prowadzenie Postępowania zakupowego... 13 5.1 Tryb Postępowania zakupowego... 13 5.2 Przetarg nieograniczony... 15 5.3 Negocjacje... 15 5.4 Zapytanie o cenę... 16 5.5 Zamówienie z wolnej ręki... 16 5.6 Warunki udziału Wykonawców w Postępowaniu zakupowym... 17 5.7 Dokumenty potwierdzające spełnienie przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu... 17 6.0 Czynności w Postępowaniu zakupowym... 18 6.1 Wyjaśnianie i modyfikacja warunków Postępowania zakupowego... 18 6.2 Otwarcie Ofert... 18 6.3 Wyjaśnianie i uzupełnianie Oferty... 19 6.4 Odrzucenie Oferty oraz wykluczenie Wykonawcy... 19 6.5 Wybór najkorzystniejszej oferty... 20 6.6 Unieważnienie postępowania... 22 7.0 Komisja przetargowa... 22 Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 2 z 29

7.1 Powołanie i skład Komisji przetargowej... 22 7.2 Wyłączenie z udziału w Postępowaniu zakupowym, poufność... 23 7.3 Prace Komisji przetargowej... 23 7.4 Obowiązki Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego i Sekretarza... 24 7.5 Doradcy... 25 8.0 Umowy zakupowe... 25 8.1 Przepisy ogólne... 25 8.2 Sposób zawarcia Umowy zakupowej oraz aneksów do Umowy zakupowej... 25 8.3 Zabezpieczenie należytego wykonania umowy... 26 9.0 Dokumentacja Postępowania zakupowego... 27 9.1 Dokumentowanie prac Komisji Przetargowej... 27 10.0 Postanowienia końcowe... 27 11.0 Zapisy związane z Zasadami... 28 12.0 Odniesienia... 29 Zgodność z wymaganiami prawnymi i standardami Ta procedura jest zgodna z następującymi wymaganiami: Wymaganie Opis - - UWAGA! Żadne zmiany nie mogą zostać wprowadzane do tego dokumentu bez przeglądu wyżej wymienionych wymagań. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 3 z 29

1.0 Wprowadzenie W związku ze zwiększającą się ilością Postępowań Zakupowych, które są prowadzone w Spółce niezbędne było ponowne uregulowanie kwestii Regulaminu Zakupów. 2.0 Zakres 2.1 Cel Celem Regulaminu jest uregulowanie procesu planowania i dokonywania Zakupów na potrzeby PGE EJ 1 sp. z o.o. (Zamawiający). 2.2 Zastosowanie 2.2.1 W Postępowaniach zakupowych o udzielenie zamówień publicznych stosuje się postanowienia Regulaminu, z zastrzeżeniem przepisów Ustawy. 2.2.2 Do udzielania Zamówień wspólnych na potrzeby PGE EJ 1 sp. z o. o. wynikających z Polityki Zakupowej stosuje się Regulamin Zakupów obowiązujący w PGE S.A. 2.2.3 Regulamin stosuje się do udzielania Zakupów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej, w zakresie w jakim nie jest on sprzeczny z przepisami obowiązującego prawa oraz wytycznymi szczegółowych programów pomocowych. 2.3 Wyłączenie ze stosowania 2.3.1 Regulaminu nie stosuje się do Zakupów, o których mowa w Zał. nr 1 do Regulaminu, z zastrzeżeniem pkt 2.3.2. 2.3.4. Regulaminu. 2.3.2 Proces planowania nie obejmuje Zakupów, o których mowa w Zał. nr 1 do Regulaminu, z wyjątkiem Zakupów wskazanych w pkt 6) Zał. nr 1 do Regulaminu. 2.3.3 W przypadku Zakupów, o których mowa w pkt 6), 8), 21) Zał. nr 1 do Regulaminu, których Wartość szacunkowa przekracza 50 000 zł, Klient wewnętrzny powinien przed rozpoczęciem procesu zawierania umowy, sporządzić w wersji papierowej Wniosek zakupowy wraz z podaniem uzasadnienia zastosowania przesłanki wyłączenia z Regulaminu. Wniosek zakupowy podlega akceptacji przez wszystkie osoby wskazane do jego akceptacji, zgodnie z tabelą akceptacji Wniosku zakupowego stanowiącą Zał. Nr 4 do Regulaminu. 2.3.4 Zarząd PGE EJ 1 sp. z o.o. może postanowić o wyborze Wykonawcy bez stosowania procedur określonych Regulaminem lub o odstąpieniu od stosowania poszczególnych postanowień Regulaminu. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 4 z 29

2.4 Odpowiedzialność 2.4.1 Za stosowanie wymagań niniejszego Regulaminu odpowiedzialni są: a) Jednostka ds. Zakupów ( JdsZ ) w zakresie procesu planowania i dokonywania Zakupów oraz nadzoru nad prawidłową realizacją procesu przez poszczególne jednostki organizacyjne PGE EJ 1 sp. z o.o. oraz Departament Zakupów ( DZ ) PGE S.A. w zakresie czynności dokonywanych na potrzeby PGE EJ 1 sp. z o.o. zgodnie z zawartą umową o świadczenie usług zakupowych. b) Wszystkie jednostki organizacyjne PGE EJ 1 sp. z o.o. w zakresie w jakim współuczestniczą w procesie planowania i dokonywania Zakupów. 3.0 Definicje i skróty Definicja Centrum Usług Wspólnych (CUW) Centrum usług Wspólnych ICT (CUW ICT) Departament Zakupów/DZ Dyrektor Departamentu Zakupów/Dyrektor DZ Dyrektor Jednostki ds. Zakupów Wyjaśnienie jednostka organizacyjna lub Spółka utworzona uchwałą Zarządu PGE Polska Grupa Energetyczna S.A. w celu świadczenia usług na rzecz GK PGE Podmioty, których celem jest świadczenie usług ICT na rzecz pozostałych spółek GK PGE w oparciu o model optymalizujący efektywność ICT w GK PGE. Rolę CUW ICT pełnią trzy spółki: PGE Systemy w zakresie usług informatycznych, Exatel w zakresie usług telekomunikacyjnych, Energo-Tel w zakresie usług eksploatacji, serwisu sieci i infrastruktury telekomunikacyjnej Jednostka właściwa ds. zakupów w PGE S.A., która na podstawie Umowy o świadczenie usług zakupowych z dnia 27.08.2014 r. (z późniejszymi zmianami) zawartej pomiędzy PGE EJ 1 sp. z o.o. a PGE S.A., została zobowiązana do organizacji i przeprowadzania w imieniu i na rzecz PGE EJ 1 sp. z o.o. postępowań zakupowych, których celem jest wyłonienie podmiotu, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia kierujący jednostką/komórką organizacyjną PGE S.A. właściwą ds. zakupów lub jego zastępca, a w przypadku braku osób pełniących taką funkcję - Członek Zarządu koordynujący obszar zakupów lub inna osoba upoważniona do wykonywania czynności w obszarze zakupów, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi PGE S.A. kierujący jednostką/komórką organizacyjną Spółki PGE EJ 1 sp. z o.o. właściwą ds. zakupów, a w przypadku jej nieobecności Członek Zarządu koordynujący obszar zakupów lub inna osoba upoważniona do wykonywania czynności w obszarze zakupów, zgodnie z regulacjami wewnętrznymi Spółki PGE EJ 1 sp. z o.o. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 5 z 29

Dyrektor Klienta wewnętrznego GK PGE Inicjator postępowania Istotne Postanowienia Umowy (IPU) Jednostka ds. Zakupów (JdsZ) Kierownik Zamawiającego Klient wewnętrzny Komisja przetargowa Koordynator Zakupowy Kupiec Operacyjny Manager Kategorii kierujący jednostką/komórką organizacyjną Zamawiającego, a w przypadku braku osób pełniących taką funkcję Członek Zarządu koordynujący obszar Klienta wewnętrznego, lub inna osoba upoważniona do wykonywania czynności w danym obszarze, lub kierownik zespołu zadaniowego/projektowego Grupa Kapitałowa PGE S.A. a) Klient wewnętrzny, b) Manager Kategorii w zakresie zarządzanej kategorii zakupowej, c) Koordynator Zakupowy, d) Kupiec Operacyjny istotne warunki i zakres Umowy zakupowej Jednostka/komórka organizacyjna Zamawiającego właściwa ds. zakupów, odpowiedzialna w szczególności za współprowadzenie postępowań o wartości nieprzekraczającej lub równej 50.000 zł Zarząd spółki lub inna osoba/osoby działająca na podstawie stosownych pełnomocnictw lub aktów wewnętrznych upoważniona do pełnienia funkcji Kierownika Zamawiającego, tj. do przygotowania, uruchomienia, wszczęcia i przeprowadzenia Postępowania zakupowego, a także jego unieważnienia jednostka/komórka organizacyjna Zamawiającego lub zespół zadaniowy/projektowy na potrzeby, których realizowany jest zakup zgodnie z posiadanym budżetem zespół powołany do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania zakupowego, zgodnie z postanowieniami Regulaminu pracownik Jednostki ds. Zakupów zapewniający bieżące wsparcie pracowników Zamawiającego w kontaktach z Departamentem Zakupów oraz biorący udział we współprowadzeniu postępowań zakupowych w procedurze uproszczonej w tym odpowiedzialny za agregację zapotrzebowań pracownik Jednostki ds. Zakupów lub pracownik innej jednostki/komórki organizacyjnej Zamawiającego odpowiedzialny w szczególności za współprowadzenie postępowań zakupowych w procedurze uproszczonej oraz za monitorowanie i współudział w realizacji zawartych Umów zakupowych osoba zarządzająca Zakupami strategicznymi w ramach danej kategorii zakupowej, zgodnie z założeniami określonymi w Polityce Zakupowej, a także osoba zarządzająca innymi zakupami ujętymi w kategorie Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 6 z 29

zakupowe Najkorzystniejsza Oferta Oferta PGE S.A. Plan Zakupów Spółki (PZS) Plan Zamówień Wspólnych (PZW) Postępowanie zakupowe Postąpienie Polityka Zakupowa Prowadzący postępowanie Regulamin Oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów albo Oferta z najniższą ceną oświadczenie woli zawarcia Umowy złożone przez Wykonawcę Zamawiającemu w odpowiedzi na zaproszenie do składania Ofert PGE Polska Grupa Energetyczna S.A. zestawienie zakupów planowanych do udzielenia w roku kalendarzowym przez poszczególne jednostki organizacyjne Zamawiającego zestawienie Zamówień wspólnych planowanych do udzielenia w roku kalendarzowym, sporządzone zgodnie z obowiązującą w GK PGE Polityką Zakupową proces mający na celu wyłonienie Wykonawcy dla realizacji dostaw, usług lub robót budowlanych, prowadzony na podstawie Regulaminu, ustawy Prawo zamówień publicznych lub Kodeksu cywilnego minimalna wartość, o którą można zwiększyć lub zmniejszyć parametr Oferty w toku aukcji elektronicznej, wskazana w zaproszeniu do aukcji dokument regulujący współpracę Spółek GK PGE w obszarze zakupów osoba z Departamentu Zakupów wspierana merytorycznie przez przedstawiciela Klienta wewnętrznego odpowiedzialna za przygotowanie i przeprowadzenie Postępowania zakupowego, zgodnie z postanowieniami Regulaminu niniejszy dokument wraz z załącznikami Spółka GK PGE Spółka z GK PGE System GK PGE Specyfikacja/SIWZ narzędzie informatyczne wspierające proces zakupowy w GK PGE dokument zawierający informacje i wymagania pozwalające na złożenie Ofert Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 7 z 29

Umowa ramowa Umowa zakupowa Usługa doradcza Ustawa Ustawa inwestycyjna Prawo energetyczne Wniosek zakupowy Wartość szacunkowa Wykonawca Zamawiający Zakupy strategiczne Zamówienie wspólne zawarta w wyniku Postępowania zakupowego umowa pomiędzy Zamawiającym, a jednym lub większą liczbą Wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących odpłatnych zakupów, jakie mogą zostać dokonane w okresie jej obowiązywania zawarta w wyniku Postępowania zakupowego umowa odpłatna pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, której przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane, lub Umowa ramowa usługi, których przedmiotem jest doradztwo prawne (za wyjątkiem usług polegających na zastępstwie procesowym), doradztwo podatkowe, badanie sprawozdań finansowych, usługi konsultingowe (tj. obejmujące doradztwo biznesowe lub transakcyjne) ustawa Prawo zamówień publicznych oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze ustawa o przygotowaniu i realizacji inwestycji w zakresie obiektów energetyki jądrowej oraz inwestycji towarzyszących, oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze ustawa Prawo Energetyczne oraz wydane na jej podstawie akty wykonawcze wniosek Inicjatora postępowania, będący podstawą do przygotowania i przeprowadzenia Postępowania zakupowego wartość całkowitego szacunkowego wynagrodzenia Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, z tytułu realizacji Zakupu osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie Zakupu, złożyła Ofertę lub zawarła Umowę zakupową PGE EJ 1 sp. z o.o. zakupy w kategoriach zakupowych, kluczowe dla ciągłości biznesowej GK PGE, które posiadają duży potencjał uzyskania oszczędności, zarządzane przez Managerów Kategorii odpowiadających za określoną kategorię zakupową zakup, który zostanie dokonany w Postępowaniu zakupowym prowadzonym w imieniu i na rzecz co najmniej dwóch Spółek GK PGE Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 8 z 29

Zakup SAP MM Zamówienie SAP MM potrzeba zakupowa, której przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane moduł systemu SAP zarządzający gospodarką materiałową PGE EJ 1 sp. z o.o. Moduł zarządza całościowym procesem realizacji transakcji zakupu od zgłoszenia potrzeby zakupu, udzielenia zamówienia, aż do rozliczenia zakupu wraz z gospodarką magazynową dokument wygenerowany przez SAP MM zaakceptowany przez Wykonawcę oraz Zamawiającego, w którym określa się zamawiane pozycje, ich ilość, datę dostawy i przewidywaną cenę Zakupu 4.0 Ogólne zasady prowadzenia Postępowań zakupowych 4.1 Planowanie zakupów 4.1.1 Zamawiający tworzy PZS zawierający informacje na temat prognozowanych Zakupów, które planuje się udzielić w danym roku kalendarzowym. 4.1.2 PZS sporządza się w podziale na Zakupy o Wartości szacunkowej nieprzekraczającej lub równej 50 000 zł oraz Zakupy o Wartości szacunkowej przekraczającej 50 000 zł. W PZS należy wyodrębnić Zakupy strategiczne dla Spółki GK PGE. Zakupy, których wartość jest równa lub nie przekracza 50 000 zł mogą być planowane w grupach obejmujących dostawy, usługi i roboty budowlane tego samego rodzaju lub o podobnym przeznaczeniu. 4.1.3 Zamawiający sporządza PZS, zgodnie z wzorem Standardowego Arkusza Planu Zakupów Spółki, stanowiącym Zał. nr 2 do Regulaminu. 4.1.4 Planowanie Zakupów odbywa się przy udziale Managera Kategorii, który odpowiada za agregację Zakupów w ramach zarządzanej przez siebie kategorii zakupowej oraz Kupców Operacyjnych. 4.1.5 Opracowanie PZS należy do zadań Jednostki ds. Zakupów. 4.1.6 Jednostka ds. Zakupów sporządza PZS w ciągu jednego miesiąca od zatwierdzenia planu finansowego PGE EJ 1 sp. z o.o. na dany rok kalendarzowy. 4.1.7 Jednostka ds. Zakupów monitoruje wykonanie PZS. Celem monitoringu jest terminowa realizacja zaplanowanych Zakupów, usprawnienie procesu planowania oraz analiza odchyleń Zakupów zrealizowanych w stosunku do planowanych. Za terminowe uruchomienie postępowań ujętych w PZS odpowiada Inicjator postępowania. Monitoring realizacji PZS dokonywany jest kwartalnie. W wyniku monitoringu Jednostka ds. Zakupów przygotowuje kwartalne raporty z wykonania PZS. Jednostka ds. Zakupów przekazuje raport kwartalny Członkowi Zarządu koordynującemu obszar zakupów oraz Inicjatorowi postępowania, w którego obszarze działania doszło do odchyleń w realizacji Planu. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 9 z 29

4.2 Przygotowanie Postępowania zakupowego 4.2.1 Postępowanie zakupowe przygotowuje się i prowadzi z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji oraz zasady równego traktowania Wykonawców. 4.2.2 Wszczęcie Postępowania zakupowego może być poprzedzone przeprowadzeniem analizy rynku. Prowadzenie analizy rynku przez Klienta wewnętrznego wymaga uprzedniego poinformowania Dyrektora DZ. Dyrektor DZ może zdecydować o przeprowadzeniu analizy rynku z udziałem przedstawiciela DZ. 4.2.3 W celu wszczęcia Postępowania zakupowego Inicjator postępowania sporządza Wniosek zakupowy (docelowo w Systemie GK PGE), zawierający informacje opisane w Zał. nr 3 do Regulaminu. W przypadku, gdy Inicjatorem postępowania jest Manager Kategorii, sporządzenie przez niego Wniosku zakupowego następuje po uprzednim uzgodnieniu z Dyrektorem Klienta wewnętrznego, którego obszaru działania dot. Zakup. 4.2.4 We Wniosku zakupowym Inicjator postępowania zobligowany jest wskazać uzasadnienie konieczności i celowości udzielenia Zakupu. W przypadku Postępowania zakupowego na usługi doradcze uzasadnienie celowości udzielenia Zakupu winno w szczególności obejmować następujące aspekty: a) uzasadnienie biznesowe Zakupu (określenie potrzeby biznesowej, rozpoznanie możliwości wykonania usługi w ramach własnych zasobów, rozpoznanie możliwości wykorzystania rezultatów usług nabytych wcześniej); b) oświadczenie o braku możliwości wykonania przedmiotu Zakupu w ramach własnych kompetencji lub w wymaganym czasie; c) obowiązkowe poprzedzenie zakupu Usług doradczych, prowadzonych w trybie niekonkurencyjnym, wykonaniem analiz cen rynkowych analogicznych usług. Uzasadnienie, o którym mowa powyżej musi zostać sporządzone w każdym przypadku zakupu Usług doradczych (bez względu na wartość szacunkową zamówienia). 4.2.5 Postępowanie zakupowe zostaje wszczęte z chwilą akceptacji Wniosku zakupowego przez wszystkie osoby wskazane do jego akceptacji, zgodnie z tabelą akceptacji Wniosku zakupowego stanowiącą Zał. nr 4 do Regulaminu. 4.2.6 W przypadku Zamówień Wspólnych, a także gdy dane Postępowanie zakupowe uwzględnia potrzeby zakupowe różnych Klientów wewnętrznych, agregacja potrzeb zakupowych dokonywana jest przez Koordynatora Zakupowego. 4.2.7 Klient wewnętrzny powinien opisać przedmiot Zakupu w sposób jednoznaczny i wyczerpujący. Przedmiot Zakupu można opisać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że w opinii Dyrektor DZ taki opis przedmiotu Zakupu narusza zasady uczciwej konkurencji lub zasady równego traktowania Wykonawców. 4.2.8 Klient wewnętrzny zobowiązany jest ustalić Wartość szacunkową Zakupu z należytą starannością. W przypadku, gdy warunki Zakupu przewidują prawo opcji, przy ustalaniu Wartości szacunkowej Zakupu uwzględnia się wartość opcji. 4.2.9 W przypadku Zakupów udzielanych na czas nieoznaczony Wartość szacunkową Zakupu ustala się z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania Zakupu. 4.2.10 Zakazuje się dzielenia Zakupu na części lub zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania Regulaminu. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 10 z 29

4.2.11 Lista Wykonawców zaproponowanych we Wniosku zakupowym może zostać zmieniona lub uzupełniona przez osoby wskazane w tabeli kompetencji i odpowiedzialności stanowiącej Zał. nr 5 do Regulaminu. 4.2.12 Wniosek zakupowy niekompletny lub niezgodny z Regulaminem zwraca się Inicjatorowi postępowania wraz z informacją o stwierdzonych brakach lub niezgodnościach. 4.2.13 Jeżeli Inicjatorem postępowania jest Manager Kategorii lub Kupiec Operacyjny, Klient wewnętrzny zobowiązany jest wspierać go merytorycznie podczas całego procesu zakupowego. 4.2.14 Jednostka ds. Zakupów oraz Departament Zakupów jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie Postępowania zakupowego w sposób zgodny z Regulaminem, w szczególności w sposób zapewniający zawieranie Umów zakupowych na warunkach rynkowych, bez szkody dla interesów Zamawiającego. Ponadto JdsZ jest obowiązana informować innych uczestników Postępowania zakupowego o obowiązkach wynikających z innych procedur z obszaru zakupów, nałożonych na uczestników Postępowania zakupowego, w szczególności Klienta wewnętrznego. 4.2.15 Czynności w Postępowaniu zakupowym podejmowane są na zasadach określonych w Regulaminie, a w szczególności w Zał. nr 4 i 5 do Regulaminu oraz w pkt 7.0 Regulaminu. 4.2.16 Postępowanie zakupowe prowadzone jest za pośrednictwem Komisji przetargowej. W przypadku, gdy Wartość szacunkowa Zakupu wynosi nie więcej niż 150.000 zł lub gdy Zamówienie jest udzielane CUW lub CUW ICT lub innej Spółce GK PGE, Postępowanie zakupowe prowadzone jest za pośrednictwem Prowadzącego postępowanie, przy czym Zamawiający w każdym przypadku może postanowić o powołaniu Komisji przetargowej. 4.2.17 Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym i wykonuje w Postępowaniu zakupowym czynności niezastrzeżone dla innych osób wskazanych w tabeli kompetencji i odpowiedzialności stanowiącej Zał. nr 5 do Regulaminu. Zasady, skład i tryb pracy Komisji Przetargowej określa pkt 7.0 Regulaminu. 4.2.18 Prowadzący postępowanie wykonuje w Postępowaniu zakupowym czynności przewidziane dla Komisji przetargowej. Postanowienia Regulaminu dotyczące Komisji przetargowej stosuje się odpowiednio do Prowadzącego postępowanie. Klient wewnętrzny zobowiązany jest wyznaczyć osobę do wspierania Prowadzącego postępowanie podczas całego Postępowania zakupowego. Osoba wyznaczona przez Klienta wewnętrznego odpowiada za treść merytoryczną dokumentów zakupowych, w szczególności za opis przedmiotu Zakupu oraz warunki jego realizacji. Postanowienia Regulaminu dotyczące wyłączenia z Postępowania zakupowego oraz obowiązku zachowania poufności, o których mowa w pkt 7.2 Regulaminu, stosuje się odpowiednio do Prowadzącego postępowanie oraz osoby wyznaczonej przez Klienta wewnętrznego. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 11 z 29

4.3 Forma podejmowania czynności i porozumiewania się w Postępowaniu zakupowym 4.3.1 Postępowanie zakupowe prowadzi się z wykorzystaniem elektronicznych środków komunikacji oraz docelowo Systemu GK PGE, przy czym dopuszcza się również prowadzenie Postępowania zakupowego w formie pisemnej, (docelowo pod warunkiem jego rejestracji w Systemie GK PGE). 4.3.2 Forma w jakiej powinna być złożona Oferta przez Wykonawcę określona będzie każdorazowo w Specyfikacji, przy czym w przypadku składania Ofert za pośrednictwem Systemu GK PGE Oferta będzie składana w formie elektronicznej z uwzględnieniem wymogów wynikających z przepisów prawa. 4.3.3 Zasady komunikacji z Wykonawcą oraz wymogi formalne dotyczące składanych dokumentów i oświadczeń w Postępowaniu zakupowym określa Specyfikacja lub Zaproszenie do udziału w postępowaniu. 4.4 Wadium 4.4.1 W Postępowaniu zakupowym można wymagać wniesienia wadium, na zasadach określonych poniżej. 4.4.2 Wadium określa się w wysokości nie niższej niż 2,5% i nie wyższej niż 10% Wartości szacunkowej Zakupu. Określenie wadium w innej wysokości wymaga akceptacji Dyrektora JdsZ. 4.4.3 Wadium może być wniesione w następujących formach: pieniężnej, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczenia bankowego. Formę i wysokość wadium określa się każdorazowo w Specyfikacji. 4.4.4 Wadium wniesione w formie pieniężnej zwracane jest Wykonawcy w wysokości w jakiej zostało wniesione, przy czym Wykonawca zobowiązuje się nie dochodzić odsetek za opóźnienie w zwrocie takiego świadczenia przez Zamawiającego. 4.4.5 Zamawiający zwraca wadium Wykonawcom niezwłocznie po unieważnieniu Postępowania zakupowego albo wyborze Oferty, z wyjątkiem wadium Wykonawcy, którego Oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wadium Wykonawcy, którego Oferta została wybrana jako najkorzystniejsza Zamawiający zwraca niezwłocznie po zawarciu Umowy zakupowej oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli było wymagane. 4.4.6 Zamawiający zwraca wadium Wykonawcy w sytuacji, gdy Wykonawca wycofał Ofertę przed upływem terminu składania Ofert lub Wykonawca został odrzucony, bądź upłynął termin związania Ofertą. 4.4.7 Zamawiający może zatrzymać wadium w sytuacji, gdy Wykonawca uchyla się od zawarcia Umowy zakupowej albo nie wniósł w terminie zabezpieczenia należytego wykonania Umowy. W takim przypadku decyzję o zatrzymaniu wadium podejmowana jest zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiąca Zał. nr 5 do Regulaminu. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 12 z 29

5.0 Prowadzenie Postępowania zakupowego 5.1 Tryb Postępowania zakupowego 5.1.1 Postępowania zakupowe prowadzi się w procedurze podstawowej albo w procedurze uproszczonej. 5.1.2 W procedurze uproszczonej dokonuje się wyłącznie Zakupów, o których mowa w Zał. nr 6 do Regulaminu i stosuje się wyłącznie zasady tamże określone (procedura uproszczona). 5.1.3 W procedurze podstawowej Postępowanie zakupowe prowadzi się w jednym z następujących trybów: przetarg nieograniczony, negocjacje, zapytanie o cenę albo zamówienie z wolnej ręki. 5.1.4 Podstawowymi trybami są: przetarg nieograniczony, negocjacje, zapytanie o cenę. Wybór trybu podstawowego nie wymaga uzasadnienia. 5.1.5 Tryb zamówienia z wolnej ręki, o którym mowa w pkt 5.5. Regulaminu, może być zastosowany po spełnieniu co najmniej jednej z przesłanek opisanych w Zał. nr 7 do Regulaminu. Analiza istnienia przesłanek trybu z wolnej ręki powinna być prowadzona z należytą starannością i dbałością o uzyskanie najkorzystniejszych efektów ekonomicznych, i jest poprzedzona analizą rynku w stosunku do pkt 1-4 i 6 Zał. 7 do Regulaminu chyba, że Dyrektor DZ wspólnie z Dyrektorem Klienta Wewnętrznego zdecyduje inaczej. Analiza rynku, o której mowa w zdaniu poprzednim może polegać na sprawdzeniu rynku danej usługi na podstawie ogólnodostępnych informacji, udokumentowanej wiedzy pracowników Klienta Wewnętrznego z poprzednich podobnych zakupów lub rozeznania dokonanego na podstawie rozmów telefonicznych. 5.1.6 W przypadku Zakupów, których przedmiotem są usługi z zakresu działalności CUW lub odpowiednio CUW ICT, Zamawiający zobowiązany jest do udzielenia Zakupu CUW lub odpowiednio CUW ICT chyba, że CUW lub odpowiednio CUW ICT poinformuje go w terminie 7 dni od zgłoszenia potrzeby Zakupu, że nie dysponuje odpowiednimi możliwościami należytej realizacji Zakupu, w szczególności zgodnie z wymaganiami co do przedmiotu Zakupu, terminu jego realizacji i zasobów, lub Zamawiający uzna, że udzielenie Zakupu CUW lub odpowiednio CUW ICT stanowi naruszenie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności Ustawy lub Prawa energetycznego. W przypadku podjęcia decyzji o nieudzieleniu zakupu CUW lub odpowiednio CUW ICT, Spółka przed wszczęciem postępowania zakupowego zobowiązana jest poinformować Dyrektora DZ o tym fakcie. 5.1.7 Rodzaj i przedmiot usług do których zastosowanie ma pkt 5.1.6 powyżej w przypadku CUW ICT określa każdorazowo obowiązująca Polityka Organizacji Teleinformatyki (ICT) w GK PGE. W przypadku wątpliwości czy dana usługa mieści się w zakresie działalności CUW ICT Zamawiający zobowiązany jest zwrócić się o wyjaśnienie tych wątpliwości do Dyrektora Departamentu Strategii IT PGE S.A., który w terminie 7 dni od dnia otrzymania zapytania udziela odpowiednich wyjaśnień wraz z rekomendacją co do dalszego procedowania w przedmiocie udzielenia zakupu. 5.1.8 Przed udzieleniem Zakupu CUW lub odpowiednio CUW ICT Klient wewnętrzny zobowiązany jest do sprawdzenia, czy dany Zakup jest możliwy na podstawie Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 13 z 29

obowiązującej Umowy zakupowej zawartej przez Zamawiającego z CUW lub odpowiednio CUW ICT. Jeżeli udzielenie Zakupu możliwe jest na podstawie obowiązującej Umowy zakupowej z CUW lub odpowiednio CUW ICT Klient wewnętrzny zobowiązany jest do dokonania Zakupu na podstawie tej Umowy zakupowej z jednoczesnym obowiązkiem poinformowania Dyrektora DZ o przebiegu i wynikach negocjacji z CUW lub odpowiednio CUW ICT. Klient wewnętrzny może zwrócić się do Dyrektora DZ o wyznaczenie pracownika DZ, który wraz z Klientem wewnętrznym przeprowadzą negocjacje z CUW lub odpowiednio CUW ICT. Jeżeli Umowa ramowa określa wzór zlecenia Zakupu lub wzór umowy szczegółowej, Klient wewnętrzy zobowiązany jest do ich stosowania. 5.1.9 Dokonanie Zakupów, które nie są możliwe do udzielenia na podstawie obowiązującej Umowy zakupowej z CUW lub odpowiednio CUW ICT, następuje po przeprowadzeniu postępowania zakupowego w trybie z wolnej ręki. 5.1.10 Sposób określenia wynagrodzenia za wykonanie usługi zarówno w przypadku pkt 5.1.8 i pkt 5.1.9. powinien być zgodny z przyjętym w GK PGE modelem rozliczeń obowiązującym na dzień zawarcia Umowy zakupowej z CUW lub odpowiednio CUW ICT lub udzielania zlecenia na podstawie obowiązującej Umowy ramowej. W odniesieniu do Spółek GK PGE świadczących usługi w ramach CUW lub odpowiednio CUW ICT, które nie są objęte modelem rozliczeń, sposób określenia wynagrodzenia powinien być zgodny z zasadami stosowanymi przez CUW lub odpowiednio CUW ICT dla klientów zewnętrznych. 5.1.11 Negocjacje z CUW lub odpowiednio CUW ICT zarówno w przypadku pkt 5.1.8 jak i pkt 5.1.9 mogą dotyczyć tylko i wyłącznie przedmiotu Zakupu, terminów realizacji usługi, niezbędnych zasobów CUW lub odpowiednio CUW ICT oraz poziomu SLA, o ile nie zostały one ustalane jako jednolite dla wszystkich Spółek GK PGE. 5.1.12 W przypadku Zakupów udzielanych CUW lub odpowiednio CUW ICT żąda się oferty zawierającej kalkulację kosztów, a w pozostałym zakresie tylko tych dokumentów, które są niezbędne do zawarcia Umowy zakupowej, a obowiązek ich złożenia wynika wprost z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności CUW lub odpowiednio CUW ICT zobowiązany jest na żądanie Zamawiającego wykazać, że spełnia przesłanki określone w art. 136 ust. 1 Ustawy, poprzez złożenie oświadczenia zgodnego z wzorem stanowiącym Zał. nr 13 do Regulaminu. 5.1.13 W sytuacji kiedy udzielamy zamówienia CUW lub odpowiednio CUW ICT na podstawie posiadanej umowy ramowej nie ma obowiązku przesyłania Wniosku zakupowego do akceptacji przez Dyrektora Departamentu Zakupów PGE S.A. Obowiązek taki istnieje wówczas gdy udzielamy zamówienia CUW lub odpowiednio CUW ICT w trybie zamówienia z wolnej ręki. 5.1.14 W trakcie Postępowania zakupowego prowadzonego w trybie konkurencyjnym, w celu zwiększenia konkurencji, od momentu zaproszenia Wykonawców do upływu terminu na składanie Ofert, można zaprosić do udziału w Postępowaniu zakupowym dodatkowych Wykonawców, przy zachowaniu zasady równego traktowania Wykonawców. Decyzję o zaproszeniu dodatkowych Wykonawców podejmuje się zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. 5.1.15 Szczególne zasady organizacji Postępowań zakupowych o udzielenie Zamówienia wspólnego stanowią Zał. nr 8 do Regulaminu. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 14 z 29

5.2 Przetarg nieograniczony 5.2.1 Przetarg nieograniczony to tryb, w którym, w odpowiedzi na opublikowaną Specyfikację, oferty mogą składać wszyscy zainteresowani Wykonawcy. Przetarg nieograniczony może mieć zastosowanie do każdego Postępowania zakupowego. 5.2.2 Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego zamieszczając Specyfikację na stronie internetowej Zamawiającego. 5.2.3 Specyfikacja powinna zawierać co najmniej informacje określone w Zał. nr 9 do Regulaminu. 5.2.4 Komisja przetargowa, po złożeniu Ofert może zdecydować o przeprowadzeniu dodatkowo negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w pkt 6.5.1. 6.5.5. Regulaminu. 5.3 Negocjacje 5.3.1 Postępowanie zakupowe w trybie negocjacji można wszcząć w formule otwartej albo formule zamkniętej. Tryb negocjacji może mieć zastosowanie do każdego Postępowania zakupowego. 5.3.2 Negocjacje w formule otwartej to tryb, w którym zaprasza się do udziału w Postępowaniu zakupowym Wykonawców publikując Specyfikację lub ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej Zamawiającego. Komisja przetargowa lub Manager Kategorii mogą także zdecydować: a) publikacji Specyfikacji/ogłoszenia o zamówieniu lub informacji o miejscu ich publikacji w innym publikatorze lub b) przekazaniu Specyfikacji wybranym Wykonawcom. 5.3.3 Negocjacje w formule zamkniętej to tryb, w którym zaprasza się do udziału w Postępowaniu zakupowym wybranych Wykonawców, w liczbie gwarantującej zachowanie konkurencji, nie mniejszej niż 3, przekazując Specyfikację lub zaproszenie do udziału w Postępowaniu zakupowym. Lista Wykonawców zaproszonych do Postępowania zakupowego wymaga akceptacji, zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. 5.3.4 Specyfikacja oraz ogłoszenie o zamówieniu powinny zawierać co najmniej informacje określone w Zał. nr 9 do Regulaminu. 5.3.5 Akceptacji, zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu, wymagają Specyfikacja, ogłoszenie o zamówieniu oraz wymagania dotyczące dopuszczenia Wykonawców do kolejnego etapu Postępowania zakupowego (warunki prekwalifikacji). 5.3.6 W Postępowaniu zakupowym kryteria oceny Ofert mogą dotyczyć właściwości Wykonawcy, w szczególności jego doświadczenia, wiarygodności ekonomicznej i finansowej. 5.3.7 Komisja przetargowa przeprowadza z Wykonawcami negocjacje, które mogą być również prowadzone za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji. Prowadzone z Wykonawcami negocjacje mają charakter poufny. 5.3.8 Wykonawcy zgłaszają udział w negocjacjach w formie określonej w ogłoszeniu o zamówieniu/specyfikacji lub zaproszeniu do udziału w Postępowaniu (wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub oferta wstępna). Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 15 z 29

5.3.9 Komisja przetargowa może rekomendować zaproszenie do negocjacji wyłącznie Wykonawców, którzy uzyskali najwyższą ocenę spełniania wymagań określonych przez Zamawiającego (prekwalifikacja). Lista Wykonawców zaproszonych do kolejnego etapu Postępowania zakupowego wymaga akceptacji, zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. Wykonawcę niezaproszonego do kolejnego etapu Postępowania zakupowego traktuje się jak wykluczonego. 5.3.10 Po przeprowadzeniu negocjacji Zamawiający zaprasza Wykonawców do złożenia Ofert przekazując Specyfikację. Komisja przetargowa może rekomendować zaproszenie do złożenia Ofert wyłączenie Wykonawców, którzy uzyskali najwyższą ocenę spełniania wymagań określonych przez Zamawiającego (prekwalifikacja). Lista Wykonawców zaproszonych do kolejnego etapu Postępowania zakupowego wymaga akceptacji, zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. Wykonawcę niezaproszonego do kolejnego etapu Postępowania zakupowego traktuje się jak wykluczonego. 5.3.11 Komisja przetargowa po złożeniu Ofert może zdecydować o przeprowadzeniu dodatkowo negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w pkt 6.5.1. 6.5.5. Regulaminu. 5.4 Zapytanie o cenę 5.4.1 Zapytanie o cenę to tryb, w którym zaprasza się do udziału w Postępowaniu zakupowym wybranych Wykonawców, w liczbie gwarantującej zachowanie konkurencji, nie mniejszej niż 3, przekazując Specyfikację. 5.4.2 Lista Wykonawców zaproszonych do Postępowania zakupowego wymaga akceptacji, zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. 5.4.3 Specyfikacja powinna zawierać co najmniej informacje określone w Zał. nr 9 do Regulaminu. 5.3.12 Komisja przetargowa po złożeniu Ofert może zdecydować o przeprowadzeniu dodatkowo negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej, zgodnie z zasadami określonymi w pkt 6.5.1. 6.5.5. Regulaminu. 5.5 Zamówienie z wolnej ręki 5.5.1 Zamówienie z wolnej ręki to tryb udzielenia Zakupu, w którym Zakup udziela się po negocjacjach tylko z jednym Wykonawcą z zastrzeżeniem wymagań pkt 5.1.5. Regulaminu. 5.5.2 Komisja przetargowa przekazuje Wykonawcy zaproszenie do udziału w negocjacjach zawierające informacje pozwalające na przygotowanie Wykonawcy do negocjacji, w szczególności IPU lub projekt Umowy zakupowej. 5.5.3 Komisja przetargowa po zakończeniu negocjacji z Wykonawcą przedstawia IPU lub treść wynegocjowanej Umowy zakupowej do akceptacji, zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 16 z 29

5.6 Warunki udziału Wykonawców w Postępowaniu zakupowym 5.6.1 W Postępowaniu zakupowym o udzielenie Zakupu mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania Zakupu, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zakupu, 5.6.2 Zamawiający może dopuścić do udziału w Postępowaniu zakupowym Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie Zakupu (Konsorcjum). W przypadku dopuszczenia do udziału w Postępowaniu zakupowym Konsorcjum przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio. Wykonawcy wchodzący w skład Konsorcjum, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie Umowy zakupowej oraz wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, chyba że Zamawiający zdecyduje inaczej, o czym poinformuje Wykonawców. 5.6.3 Zamawiający może dopuścić wykonywanie Zakupu przez podwykonawców. 5.7 Dokumenty potwierdzające spełnienie przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu 5.7.1 Zamawiający żąda od Wykonawcy złożenia oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w Postępowaniu zakupowym, określonych w pkt 5.6.1 Regulaminu. W przypadku Postępowań zakupowych prowadzonych z udziałem Wykonawców będących Spółkami GK PGE Zamawiający może odstąpić od powyższego wymagania. 5.7.2 W celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w Postępowaniu zakupowym określonym w pkt 5.6.1. lit. b. Zamawiający zobligowany jest w przypadku Zakupów, których Wartość szacunkowa wynosi powyżej 150 000,00 zł żądać wykazu zrealizowanych odpowiednio dostaw, usług, robót budowalnych, chyba że Dyrektor DZ wraz z Dyrektorem Jednostki ds. Zakupów zdecyduje inaczej. 5.7.3 W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z Postępowania zakupowego Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w pkt 6.4.2 Regulaminu, Zamawiający żąda od Wykonawcy, którego Oferta została uznana jako najkorzystniejsza, aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert w zakresie przestępstw wymienionych w przytoczonym powyżej punkcie albo oświadczenia w tym zakresie wszystkich członków zarządu, wspólników spółek jawnych, partnerów, komplementariuszy. Powyższe dotyczy również osób prowadzących działalność gospodarczą jak również osoby fizycznej, która złożyła Ofertę. 5.7.4 W celu potwierdzenia spełnia warunków udziału w Postępowaniu zakupowym Zamawiający może żądać od Wykonawcy przedstawienia również innych odpowiednich dokumentów i oświadczeń. 5.7.5 Zamawiający może żądać przedstawienia umowy regulującej współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie Zakupu (umowa konsorcjum). Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 17 z 29

6.0 Czynności w Postępowaniu zakupowym 6.1 Wyjaśnianie i modyfikacja warunków Postępowania zakupowego 6.1.1 Jeżeli w Postępowaniu zakupowym wpłynie od Wykonawcy zapytanie dotyczące zaproszenia lub Specyfikacji, Komisja przetargowa udzieli na nie odpowiedzi. Komisja przetargowa może podjąć decyzję o nieudzieleniu odpowiedzi na zapytanie, w przypadku gdy wpłynie na mniej niż 3 dni przed terminem składania Ofert. Komisja przetargowa może podjąć decyzję o wydłużeniu terminu na składanie zapytań przez Wykonawców. 6.1.2 Treść odpowiedzi przekazywana jest do Wykonawcy od którego wpłynęło zapytanie. Komisja przetargowa może podjąć decyzję o przekazaniu odpowiedzi pozostałym Wykonawcom, bez ujawniania źródła zapytania. 6.1.3 Komisja przetargowa może opublikować treść odpowiedzi na stronie internetowej Spółki GK PGE bez konieczności dodatkowego, indywidualnego przesyłania Wykonawcom treści odpowiedzi, o ile informacja o takiej formie przekazywania odpowiedzi została zamieszczona w zaproszeniu lub Specyfikacji. 6.1.4 Komisja przetargowa może dokonywać w toku Postępowania zakupowego modyfikacji treści zaproszenia do udziału w Postępowaniu, ogłoszenia o zamówieniu lub Specyfikacji, w szczególności opisu przedmiotu Zakupu, kryteriów oceny Ofert oraz ich znaczenia, warunków udziału w postępowaniu, wymagań dotyczących dopuszczenia Wykonawców do kolejnego etapu Postępowania zakupowego (warunki prekwalifikacji), jak również IPU albo projektu Umowy zakupowej. 6.1.5 Modyfikacja Specyfikacji oraz wymagań dotyczących dopuszczenia do kolejnego etapu Postępowania zakupowego (warunków prekwalifikacji) wymaga akceptacji zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. 6.1.6 Komisja przetargowa może przedłużyć termin składania Ofert o czas niezbędny do przygotowania Ofert. Przedłużenie terminu składania Ofert nie stanowi modyfikacji wymagającej akceptacji, o której mowa w pkt 6.1.5 powyżej. 6.2 Otwarcie Ofert 6.2.1 W Postępowaniu zakupowym otwarcie Ofert jest niejawne. Komisja przetargowa może podjąć decyzję o jawnym otwarciu Ofert. Podczas jawnego otwarcia Ofert podaje się co najmniej takie informacje jak: nazwa Wykonawcy i cena. 6.2.2 Oferta złożona po terminie nie podlega ocenie, chyba, że Dyrektor JdsZ łącznie z Dyrektorem DZ postanowią inaczej. Dopuszczenie do oceny oferty złożonej po terminie wymaga odnotowania tego faktu wraz z uzasadnieniem w Protokole końcowym z Postępowania zakupowego. 6.2.3 Oferta złożona po terminie nie podlega zwrotowi, chyba że Komisja przetargowa zdecyduje o zwrocie Oferty Wykonawcy. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 18 z 29

6.3 Wyjaśnianie i uzupełnianie Oferty 6.3.1 Komisja przetargowa może wezwać Wykonawców, którzy w terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów wymaganych przez Zamawiającego lub złożyli dokumenty i oświadczenia zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. 6.3.2 W toku badania i oceny Ofert Komisja przetargowa może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych Ofert. 6.3.3 W przypadku oczywistych omyłek w Ofercie Komisja przetargowa poprawia je i zawiadamia Wykonawcę o ich poprawieniu oraz prawie Wykonawcy do wniesienia sprzeciwu w wyznaczonym terminie. W przypadku innych omyłek Komisja przetargowa może wezwać Wykonawcę do ich poprawienia w wyznaczonym terminie. 6.3.4 Komisja przetargowa może odstąpić od poprawiania omyłek oraz uzupełniania i wyjaśniania Ofert, o ile nie będzie to miało wpływu na wybór Oferty Najkorzystniejszej. 6.4 Odrzucenie Oferty oraz wykluczenie Wykonawcy 6.4.1 W Postępowaniu zakupowym Zamawiający może zdecydować o wykluczeniu Wykonawcy, jeżeli: a) Wykonawca nie spełnia warunków udziału w postępowaniu lub innych wymagań określonych przez Zamawiającego, b) Wykonawca nie wykonał umowy zawartej przez Zamawiającego lub innej Spółki z GK PGE lub wykonał ją nienależycie, bądź znajduje się w sporze ze Spółką GK PGE, c) ogłoszono upadłość bądź likwidację Wykonawcy, lub w stosunku do Wykonawcy wszczęto postępowanie upadłościowe bądź likwidacyjne, d) Wykonawca złożył wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu nie będąc zaproszony do udziału w Postępowaniu, e) Wykonawca nie daje rękojmi należytego wykonania Zakupu z uwagi na prowadzone przeciwko niemu lub członkom organów spółki Wykonawcy postępowanie o popełnienie przestępstwa, f) Wykonawca znajduje się na liście Wykonawców niekwalifikowanych zgodnie z Procedurą Ogólną Systemu Oceny i Kwalifikacji Wykonawców obowiązującą w GK PGE. 6.4.2 W Postępowaniu zakupowym Zamawiający może również zdecydować o wykluczeniu Wykonawców będących spółką jawną, spółką partnerską, spółką komandytową, spółką komandytowo-akcyjną lub osobą prawną, których odpowiednio wspólnika spółki jawnej, partnera, członka zarządu, komplementariusza lub urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego. Powyższe dotyczy Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 19 z 29

również Wykonawców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą. 6.4.3 Postępowaniu zakupowym Zamawiający może zdecydować o odrzuceniu Oferty Wykonawcy, jeżeli: a) Oferta nie odpowiada wymaganiom określonym przez Zamawiającego, b) Oferta Wykonawcy zawiera rażąco niską cenę wykonania przedmiotu Zakupu, c) Oferta Wykonawcy jest nieważna na gruncie obowiązujących przepisów prawa, d) Wykonawca nie poprawił omyłek w Ofercie w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego lub nie wyraził zgody na poprawienie oczywistych omyłek przez Zamawiającego, e) Wykonawca nie uzupełnił lub nie złożył wyjaśnień dotyczących jego Oferty na wezwanie Zamawiającego, f) złożył Ofertę lub ofertę wstępną nie będąc zaproszony do jej złożenia. 6.4.4 Wykluczenie Wykonawcy oraz odrzucenie Oferty wymagają akceptacji zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. 6.4.5 Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. Oferta odrzucona nie podlega ocenie i jest nieważna. 6.5 Wybór najkorzystniejszej oferty 6.5.1 Wykonawca jest związany Ofertą do upływu terminu określonego w Specyfikacji. Wykonawca może samodzielnie lub na wniosek Komisji przetargowej przedłużać termin związania Ofertą. 6.5.2 W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Komisja przetargowa po złożeniu Ofert może, w każdym z podstawowych trybów prowadzenia Postępowania zakupowego, zdecydować o przeprowadzeniu dodatkowo negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej. 6.5.3 Do negocjacji handlowych lub aukcji elektronicznej, o których mowa w pkt 6.5.2. powyżej, Komisja przetargowa może zaprosić wszystkich Wykonawców, którzy złożyli Oferty lub wybranych Wykonawców, których Oferty zostały najwyżej ocenione. 6.5.4 Aukcja elektroniczna może być przeprowadzona, jeżeli wpłynęły co najmniej dwie ważne Oferty. Zasady prowadzenia aukcji określone zostały w pkt 6.5.9. Regulaminu. 6.5.5 Negocjacje handlowe prowadzi się w celu uzyskania optymalnych warunków handlowych dla Zamawiającego. Jeżeli w wyniku negocjacji handlowych doszłoby do istotnej zmiany przedmiotu Zakupu lub podwyższenia oferty cenowej Wykonawcy, Komisja przetargowa zobowiązana jest zaprosić pozostałych Wykonawców do negocjacji handlowych lub wystąpić do nich o zweryfikowanie swoich Ofert. 6.5.6 Po przeprowadzeniu negocjacji handlowych, o których mowa w pkt 6.5.2 powyżej, Wykonawca potwierdzi wynegocjowane warunki za pomocą elektronicznych środków komunikacji lub w formie pisemnej. 6.5.7 W Postępowaniu zakupowym ocena Ofert odbywa się na podstawie kryteriów oceny Ofert, określonych przez Komisję przetargową. Komisja przetargowa nie jest zobowiązana do informowania Wykonawców o znaczeniu poszczególnych kryteriów oceny Ofert. Kryteria oceny Ofert oraz ich znaczenie wymagają akceptacji, zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu, przed Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 20 z 29

wysłaniem ogłoszenia o zamówieniu/specyfikacji/zaproszenia do udziału w Postępowaniu. 6.5.8 Komisja przetargowa powinna zapoznać się z opinią doradców, o których mowa w pkt 7.5. Regulaminu, jeżeli zostali powołani. 6.5.9 W przypadku prowadzenia aukcji elektronicznej w celu wyboru najkorzystniejszej Oferty stosuje się następujące zasady: 6.5.9.1. Kryteriami oceny Ofert w toku aukcji elektronicznej są kryteria umożliwiające automatyczną ocenę Oferty, wskazane w Specyfikacji. Aukcja elektroniczna jest jednoetapowa. 6.5.9.2. Operator aukcji zaprasza drogą elektroniczną do udziału w aukcji elektronicznej Wykonawców wskazanych przez Komisję przetargową. 6.5.9.3. W zaproszeniu, o którym mowa w pkt 6.5.9.2. powyżej, informuje się Wykonawców w szczególności o: a) pozycji złożonych przez nich Ofert, b) minimalnych wartościach Postąpień składanych w toku aukcji elektronicznej, c) terminie otwarcia aukcji elektronicznej, d) terminie i warunkach zamknięcia aukcji elektronicznej, e) sposobie oceny Ofert w toku aukcji elektronicznej. 6.5.9.4. Termin otwarcia aukcji elektronicznej nie może być krótszy niż 1 dzień roboczy od dnia przekazania zaproszenia, o którym mowa w pkt 6.5.9.2. powyżej. 6.5.9.5. Sposób oceny Ofert w toku aukcji elektronicznej powinien obejmować przeliczanie Postąpień, z uwzględnieniem punktacji otrzymanej przed otwarciem aukcji elektronicznej. 6.5.9.6. W toku aukcji elektronicznej Wykonawcy za pomocą formularza umieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzenie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, składają kolejne korzystniejsze Postąpienia, podlegające automatycznej klasyfikacji. 6.5.9.7. Postąpienia składa się przy pomocy login-u i hasła udostępnianego przez Zamawiającego. 6.5.9.8. W toku aukcji elektronicznej na bieżąco przekazuje się Wykonawcy informację o pozycji złożonej przez niego Oferty. Do momentu zamknięcia aukcji elektronicznej nie ujawnia się informacji umożliwiających identyfikację Wykonawców. 6.5.9.9. W toku aukcji elektronicznej od momentu jej otwarcia do momentu zamknięcia wnioski, oświadczenia i inne informacje przekazywane są drogą elektroniczną. 6.5.9.10 Zamawiający zamyka aukcję elektroniczną: a) w terminie określonym w Zaproszeniu do aukcji elektronicznej lub b) jeżeli w ustalonym w Zaproszeniu do aukcji elektronicznej okresie nie zostaną zgłoszone nowe Postąpienia. 6.5.9.11 Oferta Wykonawcy przestaje wiązać w zakresie, w jakim złoży on korzystniejszą Ofertę w toku aukcji elektronicznej. Bieg terminu związania Ofertą nie ulega przerwaniu. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć w wyznaczonym terminie szczegółową specyfikację (formularz ofertowy) parametrów licytowanych w toku aukcji elektronicznej. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 21 z 29

6.5.10 Dyrektor Departamentu Zakupów PGE S.A. ma prawo wskazać Spółkę GK PGE właściwą do przeprowadzenia aukcji elektronicznej, jeśli dana Spółka GK PGE nie posiada lub z jakichkolwiek przyczyn nie może korzystać z własnej platformy aukcyjnej. 6.5.11 Komisja przetargowa na podstawie dokonanej oceny Ofert rekomenduje wybór Oferty Najkorzystniejszej osobom wskazanym zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. Wybór Najkorzystniejszej Oferty lub akceptacja IPU są dokonywane zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. 6.5.12 Jeżeli Wykonawca, który złożył Najkorzystniejszą Ofertę uchyla się od zawarcia Umowy zakupowej lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający może wybrać Najkorzystniejszą Ofertę spośród pozostałych Ofert. 6.5.13 Komisja przetargowa zawiadamia Wykonawcę, który złożył Najkorzystniejszą Ofertę o wyniku Postępowania zakupowego, a pozostałych Wykonawców informuje o jego zakończeniu. 6.6 Unieważnienie postępowania 6.6.1 Komisja przetargowa może rekomendować unieważnienie Postępowania zakupowego przedstawiając uzasadnienie. 6.6.2 Decyzja o unieważnieniu Postępowania zakupowego podejmowana jest przez osoby, zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności, stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. 6.6.3 Zamawiający może podjąć decyzję o unieważnieniu Postępowania zakupowego bez podania przyczyny. 7.0 Komisja przetargowa 7.1 Powołanie i skład Komisji przetargowej 7.1.1 Komisja przetargowa zobowiązana jest prowadzić Postępowanie zakupowe zgodnie z postanowieniami Regulaminu. 7.1.2 Komisję przetargową powołuje się zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu. W skład Komisji przetargowej wchodzi nie więcej niż 3 przedstawicieli Zamawiającego, w tym nie mniej niż 1 przedstawiciel Klienta wewnętrznego oraz nie więcej niż 2 przedstawicieli Departamentu Zakupów. Do składu Komisji przetargowej mogą zostać również powołane inne osoby dysponujące wiedzą merytoryczną. Kierownik Zamawiającego zgodnie z tabelą kompetencji i odpowiedzialności stanowiącą Zał. nr 5 do Regulaminu wyznacza spośród członków Komisji przetargowej: Przewodniczącego, Wiceprzewodniczącego (opcjonalnie) i Sekretarza, przy czym Sekretarzem powinien być przedstawiciel Departamentu Zakupów. 7.1.3 Komisja przetargowa powinna liczyć nie mniej niż 2 i nie więcej niż 6 członków. W uzasadnionych przypadkach Kierownik Zamawiającego może powołać do składu Komisji przetargowej większą ilość osób. Dokumentacja wewnętrzna PGE EJ 1 Strona 22 z 29