MECHANIZM SKARG AWK sp. z o.o. Niniejszy mechanizm skarg został ustanowiony w celu umożliwienia lokalnym mieszkańcom wyrażenia zażaleń/skarg w najbardziej dogodny dla nich sposób bezpośrednio do Spółki [gdzie Spółka to AWK sp. z o.o. jako członek RP GLOBAL Group] Przewiduje się trzy rodzaje zażaleń/skarg: - Zażalenia/skargi związane z budową projektu - w szczególności zniszczenia podczas prac budowlanych; - Zażalenia/skargi związane z utrzymaniem i eksploatacją istniejącej farmy wiatrowej nieprawidłowości w pracy turbin, hałas itp. ; - Pozostałe zażalenia/skargi. Zażalenia/skargi związane z budową projektu Tego typu zażalenia/skargi powinny być zgłaszane przez lokalnych mieszkańców, bądź innych interesariuszy podczas trwania fazy budowy projektu bezpośrednio do reprezentanta Spółki lub z udziałem właściwych władz gminnych. Spółka zastosuje się do standardowej procedury w celu weryfikacji problemu, przyjęcia stanowiska względem niego oraz podjęcia odpowiednich działań: Interesariusz zawiadomi Pełnomocnika ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami bezpośrednio telefonicznie lub poprzez e-mail, bądź stosowne władze, na temat faktycznych lub potencjalnych zniszczeń zaistniałych podczas prac budowlanych na terenie budowy, Pełnomocnik ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami rozpatrzy zażalenie/skargę w ciągu 7 dni i odpowie w czasie nie dłuższym niż 30 dni ; lub też władze poinformują Pełnomocnika ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami o zażaleniu; Pełnomocnik ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami skontaktuje się z interesariuszem, który złożył zażalenie i zorganizuje spotkanie na terenie budowy w miejscu pojawienia się zniszczenia lub w innym wskazanym przez obie strony miejscu, zależnie od tematu zażalenia; Zażalenie zostanie zweryfikowane i jeśli uznane za zasadne, odpowiednie negocjacje/porozumienie zostanie zawarte. W przypadku zniszczeń, ich zakres oraz poziom odszkodowania będzie ustalony w toku negocjacji pomiędzy wnoszącym skargę, a Pełnomocnikiem ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami. Pełnomocnik ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami jest zobligowany do uprzedniego uzyskania akceptacji każdej wynegocjowanej kwoty. Jeśli porozumienie zostanie osiągnięte, a poziom odszkodowania zatwierdzony przez Spółkę, odszkodowanie zostanie wypłacone w ciągu 30 dni.
Jeśli porozumienie nie zostanie osiągnięte a skarga nie może zostać rozwiązana przez Spółkę poprzez dyskusję i/lub negocjacje, bądź jeśli skarga jest uznana przez Spółkę jako bezzasadna, interesariusz może skierować sprawę na ścieżkę sądową. Dane kontaktowe: Pełnomocnik ds. Kontaktów z Lokalnymi Społecznościami: Tomasz Wójcik, telefon : (+48) 515 053 423, e-mail: t.wojcik@rp-global.com; Zażalenia/skargi związane z utrzymaniem i eksploatacją istniejącej farmy wiatrowej Tego typu zażalenia/skargi powinny być zgłaszane przez lokalnych mieszkańców, bądź innych interesariuszy podczas trwania fazy eksploatacji istniejącej farmy wiatrowej bezpośrednio do reprezentanta Spółki lub z udziałem właściwych władz gminnych. Spółka zastosuje się do standardowej procedury w celu weryfikacji problemu, przyjęcia stanowiska względem niego oraz podjęcia odpowiednich działań: Interesariusz zawiadomi Pełnomocnika ds. Technicznych bezpośrednio telefonicznie lub poprzez e-mail, bądź stosowne władze, na temat faktycznych lub potencjalnych nieprawidłowości/odchyleń w pracy turbin wiatrowych zaobserwowanych podczas eksploatacji farmy; Pełnomocnik ds. Technicznych podejmie działania niezwłocznie* lub też władze poinformują Pełnomocnika ds. Technicznych o zażaleniu. *Pełnomocnik ds. Technicznych niezwłocznie nawiąże kontakt z interesariuszem, który wniósł zażalenie i zorganizuje spotkanie w miejscu zaobserwowania nieprawidłowości/odchyleń w pracy turbin wiatrowych lub innego sprzętu. W przypadku nieobecności lub braku możliwości pojawienia się na spotkaniu, Pełnomocnik ds. Technicznych deleguje wykwalifikowanego pracownika Działu Utrzymania i Eksploatacji Spółki. Jeśli skarga dotyczyć będzie zniszczeń gruntu/własności, Pełnomocnik ds. Technicznych rozpatrzy ją w ciągu 7 dni i odpowie w czasie nie dłuższym niż 30 dni. Jeśli zażalenie uznane zostanie za zasadne, odpowiednie działania naprawcze zostaną podjęte. W przypadku zniszczeń powstałych podczas eksploatacji farmy wiatrowej [np. na gruncie osoby składającej zażalenie], ich zakres oraz poziom odszkodowania będzie ustalony w toku negocjacji pomiędzy wnoszącym skargę, a Pełnomocnikiem ds. Technicznych. Pełnomocnik ds. Technicznych jest zobligowany do uprzedniego uzyskania akceptacji każdej wynegocjowanej kwoty. Jeśli porozumienie zostanie osiągnięte a poziom odszkodowania zatwierdzony przez Spółkę, odszkodowanie zostanie wypłacone w ciągu 30 dni.
Jeśli porozumienie nie zostanie osiągnięte a skarga nie może zostać rozwiązana przez Spółkę poprzez dyskusję i/lub negocjacje, bądź jeśli skarga jest uznana przez Spółkę jako bezzasadna, interesariusz może skierować sprawę na ścieżkę sądową. Dane kontaktowe: Pełnomocnik ds. Technicznych, Tomasz Pawłowski, telefon: (+48) 515 044 914, e-mail: t.pawlowski@rp-global.com Pozostałe zażalenia/skargi Country Manager będzie odpowiedzialny za odpowiadanie na zażalenia/skargi inne niż opisane powyżej. Tego typu zażalenia/skargi będą rozpatrywane w ciągu 7 dni, a odpowiedź będzie udzielana najpóźniej w ciągu 30 dni. W przypadku gdyby któraś z nich, w związku ze swoją złożonością wymagała dłuższego czasu na odpowiedź, powód opóźnienia, oczekiwany czas odpowiedzi oraz podjęte działania zostaną przedstawione osobie składającej zażalenie w ciągu 30 dni. Dane kontaktowe dla zgłaszania wszelkich innych zażaleń/skarg, uwag czy zapytań o informacje: Country Manager: Tomasz Zelek, telefon: (+48) 91 43 22 580 e-mail: t.zelek@rp-global.com Wszelkie zażalenia/skargi, również na piśmie, mogą być zgłaszane do siedziby Spółki, co biorąc pod uwagę transfer do Country Managera wydłuży nieco okres odpowiedzi. Biuro: AWK Sp. z o.o. Al. Wojska Polskiego 70, 70-479 Szczecin telefon: (+48) 91 43 22 580 e-mail: hq.szczecin@rp-global.com www.rp-global.pl
Formularz zgłoszeniowy Dla zażaleń/skarg w formie pisemnej dostępny jest formularz zgłoszeniowy. Formularz zostanie umieszczony na stronie internetowej Spółki zarówno w wersji Angielskiej, jak i Polskiej [Angielska wersja poniżej] i doręczony właściwym władzom w razie gdyby interesariusz zwrócił się z zażaleniem do nich. Do władz zostanie przesłany także niniejszy Mechanizm Skarg. Wzór formularza zgłoszeniowego: Nr referencyjny Imię Nazwisko Dane kontaktowe Rodzaj zażalenia/skargi telefon: adres: e-mail: Zażalenia/skargi związane z budową projektu Zażalenia/skargi związane z utrzymaniem i eksploatacją istniejącej farmy wiatrowej Pozostałe zażalenia/skargi Nazwa lub lokalizacja projektu/farmy wiatrowej Data złożenia zażalenia/skargi Opis zażalenia/skargi Oczekiwane działania Uwagi
Rejestr skarg Rejestr skarg będzie prowadzony przez biuro Spółki, a Country Manager będzie odpowiedzialny za zapewnienie aktualności i poprawności zapisów. Rejestr skarg jest to baza, której przeznaczeniem jest wprowadzanie informacji na temat każdej skargi związanej z projektem i działalnością Spółki, zarejestrowanej werbalnie lub na piśmie (za pomocą poczty lub e-maila) i/lub w formularzu zgłoszeniowym, w celu kontroli procesu odpowiadania na zażalenia. Zawiera on nazwisko składającego zażalenie i dane kontaktowe, wraz z możliwie dokładnym opisem skargi i datą zajścia zdarzenia. Interesariusze mogą zachować anonimowość, co nie odbiera im prawa do dochodzenia swoich praw w sądzie.