Sprawozdanie specjalne nr 9/2009. (przedstawione na mocy art. 248 ust. 4 akapit drugi Traktatu WE)

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TA L-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Sprawozdanie specjalne nr 9/2009 (przedstawione na mocy art. 248 ust. 4 akapit drugi Traktatu WE) Wydajność i skuteczność działań prowadzonych przez Urząd Doboru Kadr Wspólnot Europejskich w zakresie doboru pracowników wraz z odpowiedziami EPSO 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) 43 98 E-MAIL: euraud@eca.europa.eu L - 1615 LUXEMBOURG TELEFAX (+352) 43 93 42 INTERNET: http://eca.europa.eu

SPIS TREŚCI Punkt Streszczenie I - V Wprowadzenie 1-7 Zakres kontroli i podejście kontrolne 8-12 Uwagi 13-68 Skuteczne zarządzanie zwiększoną liczbą konkursów 13-14 Brak przekazywanych w odpowiednim czasie spójnych informacji na temat potrzeb kadrowych instytucji 15-21 Zbyt długa procedura doboru pracowników 22-29 Opóźnienia w trakcie fazy konkursowej 24-29 Brak osiągnięcia liczby docelowej laureatów konkursów oraz niespełnienie wymogu możliwie najszerszej równowagi geograficznej 30-57 Docelowa liczba laureatów nie zawsze była osiągana 30-53 Brak osiągnięcia w ramach procedury naboru możliwie najszerszej równowagi geograficznej 54-57 Braki w informacji zarządczej 58-68 Niewystarczająca informacja o kosztach 58-62 Uchybienia w prowadzonych przez EPSO bazach danych 63-68 Wnioski i zalecenia 69-70 Załącznik I Załącznik II Załącznik III - Czas trwania procedury - Wyniki konkursów - Proporcje przy wyborze drugiego języka przez uczestników testów

3 Załącznik IVa - Równowaga geograficzna w ramach wyników konkursów UE 15 Załącznik IVb - Równowaga geograficzna w ramach wyników konkursów UE 12 Odpowiedzi EPSO

STRESZCZENIE I. Instytucje Wspólnot Europejskich zatrudniają pracowników posiadających różnorodne wykształcenie i pochodzących z różnych krajów, wybieranych głównie w wyniku otwartych konkursów, które od 2003 r. organizowane są przez Urząd Doboru Kadr Wspólnot Europejskich (EPSO). II. Celem kontroli było ustalenie, czy działania EPSO w zakresie doboru pracowników były wydajne i skuteczne. Program rozwoju EPSO, przyjęty we wrześniu 2008 r., został uwzględniony w kwestiach istotnych dla prowadzonej kontroli. III. W wyniku kontroli stwierdzono, że EPSO z powodzeniem zarządzało zwiększoną liczbą konkursów koniecznych ze względu na rozszerzenie Unii Europejskiej, z zastrzeżeniem, że: a) potrzeby kadrowe instytucji nie były zgłaszane EPSO w odpowiednim czasie bądź na podstawie spójnej metodologii; b) czas trwania procedury doboru pracowników był zbyt długi, zarówno w odniesieniu do własnych standardów EPSO, jak i międzynarodowych najlepszych praktyk; c) w konkursach wyłaniano, średnio, jedynie dwie trzecie docelowej liczby laureatów (osoby, które zdały konkurs i zostały umieszczone na liście rezerwowej). Wynikało to: z wycofywania się kandydatów z powodu zbyt długiego trwania procedury konkursowej, z nadmiernego koncentrowania się na szczególnych wymogach językowych, z niewystarczającego informowania o konkursach, a także z faktu, iż w wyniku testów wstępnych eliminowano więcej kandydatów, niż było to konieczne, aby osiągnąć liczbę docelową. Ponadto w wyniku procesu naboru nie osiągnięto możliwie największej równowagi geograficznej wśród laureatów konkursów;

5 d) informacja zarządcza nie była w każdym przypadku wiarygodna i kompleksowa. Informacje o kosztach poniesionych w celu umieszczenia kandydata na liście rezerwowej nie były wystarczające, potencjalne dodatkowe koszty oraz przyszłe korzyści wynikające z programu rozwoju EPSO nie zostały szczegółowo skwantyfikowane, a informacje zawarte w bazach danych EPSO nie były zawsze wiarygodne. IV. Celem programu rozwoju EPSO jest skrócenie procedury konkursowej do maksymalnie dziewięciu miesięcy oraz zwiększenie liczby laureatów. Program zakłada między innymi zwrot w kierunku strategicznego planowania w zakresie zasobów ludzkich, solidniejszą selekcję wstępną, szersze wykorzystanie testowania komputerowego oraz zawodowe komisje konkursowe. Zgodnie z planem nowe procedury mają zacząć obowiązywać od pierwszego kwartału 2010 r. V. Uwzględniając najistotniejsze zmiany planowane w organizacji procedur naboru zgodnie z programem rozwoju EPSO, Trybunał formułuje następujące najważniejsze zalecenia: a) EPSO powinno w odpowiednim czasie otrzymywać wiarygodne informacje o potrzebach kadrowych instytucji, opracowane na podstawie wspólnego podejścia do oceny takich potrzeb; b) Instytucje powinny oddelegowywać do EPSO wystarczającą liczbę urzędników w pełnym wymiarze godzin i zachęcać swoich pracowników do działania w charakterze wykwalifikowanych oceniających; c) EPSO powinno starać się poprawić strategię komunikacji w porozumieniu z instytucjami, przeprowadzać lepszą kontrolę jakości ogłoszeń o konkursach, zapewnić wystarczającą liczbę odpowiednich kandydatów na wszystkich etapach procedury naboru, na przykład poprzez dostosowanie konkretnych wymogów językowych oraz podjąć działania w celu poprawy równowagi geograficznej;

6 d) EPSO powinno poprawić swoją informację zarządczą. W szczególności powinno ono monitorować pełny koszt umieszczenia laureata na liście rezerwowej oraz skwantyfikować dodatkowe koszty oraz ocenić przyszłe korzyści wynikające z programu rozwoju EPSO, tak aby ułatwić władzy budżetowej podejmowanie decyzji. WPROWADZENIE 1. Instytucje Wspólnot Europejskich w czerwcu 2007 r. zatrudniały ponad 36 500 urzędników. Zgodnie z regulaminem pracowniczym przy zatrudnianiu dąży się do pozyskania do służby urzędników spełniających najwyższe wymogi w zakresie kwalifikacji, wydajności i uczciwości, rekrutowanych spośród obywateli państw członkowskich Wspólnot z uwzględnieniem możliwie szerokiego zasięgu geograficznego 1. 2. Urzędnicy są zwykle rekrutowani z list rezerwowych będących wynikiem otwartych konkursów 2. Od 2003 r. takie konkursy organizowane są przez Urząd Doboru Kadr Wspólnot Europejskich (EPSO), organ międzyinstytucjonalny, odpowiedzialny za dobór urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich. EPSO od momentu powstania musiało podołać znacznie zwiększonej rekrutacji z powodu rozszerzenia UE. 3. EPSO zostało utworzone na mocy wspólnej decyzji 3, aby uzyskać korzyści skali w organizacji procedur naboru, w szczególności otwartych konkursów na urzędników. Na podstawie wspólnej decyzji wyłącznie EPSO odpowiada za 1 2 3 Art. 27 regulaminu pracowniczego. Zgodnie z art. 29 i załącznikiem III do regulaminu pracowniczego takie konkursy są otwarte dla wszystkich kandydatów spełniających warunki dopuszczenia. Decyzja 2002/620/WE Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Komitetu Ekonomiczno- Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 25 lipca 2002 r. ustanawiająca Urząd Doboru Kadr Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 197 z 26.7.2002, s. 53).

7 sporządzanie list rezerwowych laureatów otwartych konkursów zgodnie z potrzebami określonymi przez każdą instytucję, przy czym decyzje o zatrudnieniu osób, które zdały konkurs (zwanych dalej laureatami ) są podejmowane przez każdą instytucję z osobna. EPSO przydzielono dodatkowe zadania - w szczególności udzielanie wsparcia przy konkursach wewnętrznych oraz nabór innych pracowników. Działania EPSO nadzoruje zarząd złożony z przedstawicieli wszystkich instytucji. 4. Procedura doboru pracowników obejmuje: a) planowanie konkursu na podstawie potrzeb kadrowych zgłoszonych przez instytucje; b) przygotowanie i publikację ogłoszenia o konkursie; c) mianowanie członków komisji konkursowej spośród urzędników instytucji; d) przygotowanie listy kandydatów, którzy spełniają wymogi określone w ogłoszeniu o konkursie, w razie konieczności po przeprowadzeniu testów wstępnych; e) organizowanie kolejnych etapów konkursu (testy pisemne i egzaminy ustne); f) sporządzenie listy odpowiednich kandydatów wraz ze sprawozdaniem zawierającym uzasadnienie; g) publikacja list rezerwowych laureatów; h) administrowanie listami rezerwowymi i weryfikacja ich wykorzystania. 5. W 2008 r. kierownictwo EPSO dokonało przeglądu swojej organizacji i działalności, wspartego badaniami istniejących najlepszych praktyk. Uchybienia, które ujawniono podczas przeglądu (takie jak zbyt długa procedura konkursowa), skłoniły kierownictwo do opracowania programu rozwoju EPSO.

8 6. W dniu 10 września 2008 r. zarząd EPSO przyjął program rozwoju, którego celem jest skrócenie konkursów do maksymalnie dziewięciu miesięcy oraz zwiększenie liczby wyłonionych laureatów. Zakłada on między innymi zwrot w kierunku strategicznego planowania w zakresie zasobów ludzkich w celu skrócenia czasu między określeniem potrzeb a rozpoczęciem procedury naboru, solidniejszą selekcję wstępną, szersze wykorzystanie testowania komputerowego w fazie selekcji wstępnej oraz zawodowe komisje konkursowe. 7. Główną zmianą wprowadzoną przez program będzie organizowanie ogólnych konkursów w cyklu rocznym 4. Testy pisemne i egzaminy ustne będą przeprowadzane metodą ośrodków oceny (assessment centres), wprowadzoną po to, by kandydaci byli oceniani na podstawie metod selekcji, które koncentrują się na ocenie najważniejszych wymaganych kompetencji. Przewiduje się, że to nowe podejście zacznie być stosowane w pierwszym kwartale 2010 r. ZAKRES KONTROLI I PODEJŚCIE KONTROLNE 8. Celem kontroli było ustalenie, czy system organizowanych przez EPSO konkursów był wydajny i skuteczny. W szczególności w trakcie kontroli skoncentrowano się na tym, czy EPSO: - podołało znacznie zwiększonej liczbie konkursów, związanej z rozszerzeniem; - otrzymywało informacje o potrzebach kadrowych instytucji w odpowiednim czasie i w sposób spójny; - sporządzało na czas listy rezerwowe laureatów; 4 Rokrocznie rozpoczną się trzy cykle ogólnych konkursów (na administratorów, asystentów i lingwistów), z czego każdy powinien zakończyć się w nieprzekraczalnym terminie dziewięciu miesięcy. Ponadto, w razie konieczności, organizowane będą konkursy na stanowiska dla specjalistów.

9 - zapewniło wymaganą liczbę laureatów i równowagę geograficzną wśród laureatów; - dysponowało wiarygodną i kompleksową informacją zarządczą konieczną, aby osiągnąć swoje cele. 9. Kontrola objęła głównie konkursy na urzędników, ze względu na dużą liczbę i długoterminowe oddziaływanie tych konkursów. Podstawę kontroli stanowiły następujące czynności: - dogłębne zbadanie próby 16 konkursów różnego rodzaju (konkursy na specjalistów i ogólne, na kierowników działów oraz podstawowe grupy zaszeregowania, na administratorów i asystentów) oraz - analiza bazy danych EPSO zawierającej wszystkie dane dotyczące 176 konkursów przeprowadzonych między 2003 a 2006 r. i zakończonych najpóźniej na początku 2008 r. 10. Kontrola objęła wszystkie etapy procedury doboru pracowników, w których udział brało EPSO, od zgłoszenia przez instytucje ich potrzeb kadrowych do opublikowania list rezerwowych laureatów, ale z wyłączeniem z zakresu kontroli oceny profili i kompetencji poszczególnych osób. Kontrola nie objęła także procedur szczegółowego określenia potrzeb przez instytucje oraz rekrutacji laureatów z list rezerwowych przez instytucje, gdyż zadania te nie wchodzą w zakres kompetencji EPSO. 11. Kontrola rozpoczęła się w lecie 2007 r. i objęła konkursy rozpoczęte i zakończone w okresie od stycznia 2003 r. (rozpoczęcie działalności EPSO) do grudnia 2007 r. W toku kontroli badano planowanie i zarządzanie EPSO oraz przeprowadzoną przez EPSO ocenę jego działań związanych z doborem pracowników. 12. W tych aspektach, które były istotne dla zakresu kontroli, uwzględniono także przyjęty we wrześniu 2008 r. program rozwoju, w szczególności przy

10 ustalaniu, czy wszystkie istotne aspekty działań w zakresie doboru pracowników zostały wzięte pod uwagę. UWAGI Skuteczne zarządzanie zwiększoną liczbą konkursów 13. EPSO od momentu powstania w 2003 r., z powodu rozszerzenia UE, musiało podołać znacznemu wzrostowi zapotrzebowania ze strony instytucji na organizowanie konkursów. Istniało zatem duże ryzyko, że EPSO nie będzie w stanie rozpocząć wszystkich koniecznych konkursów i nimi zarządzać. 14. Kontrola wykazała, że EPSO skutecznie zarządzało zwiększoną liczbą konkursów, nie stwierdzono bowiem przypadków, by rozpoczęcie konkursu opóźniło się z powodu osiągnięcia przez EPSO granic swoich możliwości. Brak przekazywanych w odpowiednim czasie spójnych informacji na temat potrzeb kadrowych instytucji 15. Potrzeby kadrowe powinny zostać określone przez instytucje i przekazane EPSO w odpowiednim czasie i na podstawie spójnej metodologii, tak aby konkursy mogły być zaplanowane w sposób wydajny. 16. W 2002 r. sekretariaty generalne instytucji uzgodniły między sobą, że każda instytucja powinna informować EPSO o swoich potrzebach kadrowych na kolejne trzy lata w celu umożliwienia EPSO opracowania programu z wyprzedzeniem na trzy lata, aktualizowanego co sześć miesięcy, tak aby jak najpełniej zaspokoić potrzeby instytucji. 17. Trzyletni program nie został wdrożony; w okresie objętym kontrolą bieżący program EPSO obejmował tylko 18 miesięcy, gdyż instytucjom nie udało się przekazać EPSO swoich długoterminowych potrzeb. 18. Ponadto EPSO i instytucje nie ustanowiły wspólnych podstaw lub metod oceny potrzeb. Na przykład nie wiadomo było dokładnie, w jaki sposób należy

11 spełnić przewidziany w regulaminie pracowniczym wymóg stanowiący, że listy odpowiednich kandydatów sporządzone przez komisje konkursowe powinny, w miarę możliwości, obejmować przynajmniej dwa razy większą liczbę osób niż liczba podlegających obsadzeniu stanowisk 5. 19. Nieprzekazywanie EPSO przez instytucje informacji na temat ich potrzeb kadrowych w odpowiednim czasie i w sposób spójny oraz brak wspólnej metodologii oceny takich potrzeb spowodowały niewydajność procesu naboru i opóźnienia. Na poziomie operacyjnym przejawiało się to dokonywanymi w ostatniej chwili zmianami priorytetów i potrzeb w zakresie wymaganej liczby laureatów. Pociągało to za sobą liczne sprostowania do już opublikowanych ogłoszeń o konkursie (zob. pkt 43). 20. W ramach swojego programu rozwoju EPSO zaproponowało znormalizowany trzyletni wstępny harmonogram i zaczęło go wdrażać. 21. Skuteczność wstępnego harmonogramu będzie zależeć od terminowego uzyskania od instytucji wystarczająco wiarygodnych informacji opracowanych na podstawie wspólnego podejścia do oceny potrzeb kadrowych. Należy wziąć pod uwagę, że dostarczenie oświadczenia o potrzebach z opóźnieniem lub istotne niedociągnięcia w prognozowaniu wymogów kadrowych mogą doprowadzić do rozdźwięku między liczbą stanowisk do obsadzenia a liczbą laureatów. Zbyt długa procedura doboru pracowników 22. Zgodnie z zaaprobowanymi przez EPSO w programie rozwoju najlepszymi międzynarodowymi praktykami stosowanymi zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym, procedura naboru trwa od pięciu do dziewięciu miesięcy od momentu zgłoszenia zapotrzebowania do zatrudnienia pracownika. 5 Art. 5 załącznika III do regulaminu pracowniczego.

12 23. Jednakże w ramach obecnego systemu planowania sprzed programu rozwoju, standardowe ramy czasowe przewidziane przez EPSO wynoszą 18 miesięcy od momentu zgłoszenia przez instytucję zapotrzebowania do złożenia laureatowi oficjalnej oferty zatrudnienia 6. Okres ten uwzględnia trzy do czterech miesięcy na publikację ogłoszenia o konkursie; 11-12-miesięcy na fazę konkursową oraz dwa miesiące na ostateczną rozmowę o pracę i ofertę pracy. Opóźnienia w trakcie fazy konkursowej 24. Szczegółowe badanie 16 wybranych konkursów wykazało, że faza dotycząca publikacji ogłoszenia o konkursie trwała średnio cztery miesiące (zob. załącznik I), zgodnie z własnymi standardami EPSO. 25. Jednakże średni czas trwania konkursu - od terminu składania zgłoszeń przez kandydatów do publikacji listy rezerwowej - wynosił 16 miesięcy, a długość trwania poszczególnych konkursów wahała się od dziewięciu miesięcy do dwóch lat (zob. załącznik I). 26. Główną przyczyną opóźnień był czas potrzebny na sprawdzenie testów pisemnych oraz przeprowadzenie egzaminów ustnych kandydatów. Przeprowadzone przez Trybunał badanie próby konkursów wykazało, że tylko te dwa etapy mogą trwać do 13 miesięcy. Główną przyczyną tego stanu był fakt, że urzędnicy UE, którzy oceniali prace kandydatów lub byli członkami komisji konkursowych nie byli dostępni w pełnym wymiarze godzin przez nieprzerwany okres, aby móc wypełniać powierzone im obowiązki. 27. Zbyt długie procedury naboru sprawiły, że instytucje nie były w stanie dokonać rekrutacji kandydatów wtedy, gdy zaistniała taka potrzeba. Mogło to też zniechęcić odpowiednich kandydatów, zarówno na początku, jak i w trakcie procedury. Ponadto z przeprowadzonego przez EPSO w marcu/kwietniu 6 Dane te nie uwzględniają kolejnych sześciu miesięcy wymaganych na określenie potrzeb przez instytucje.

13 2008 r. 7 sondażu sprawdzającego poziom zadowolenia kandydatów wynika, że respondenci byli najmniej zadowoleni z łącznego czasu trwania konkursu, co negatywnie wpłynęło na sposób, w jaki kandydaci postrzegają instytucje europejskie jako potencjalnego pracodawcę. 28. EPSO, w ramach nowego rocznego cyklu konkursów przewidzianego w jego programie rozwoju, planuje skrócić fazę konkursową (od publikacji ogłoszenia o konkursie do publikacji listy rezerwowej laureatów) do maksymalnie dziewięciu miesięcy. Do kluczowych zadań służących osiągnięciu tego celu należą: a) zmniejszenie liczby poszczególnych etapów procedury, polegające na zastąpieniu kolejnych testów pisemnych i ustnych jedną fazą, b) oparcie się w większym stopniu na wydajnej selekcji wstępnej poprzez usprawnione testowanie komputerowe, c) wprowadzenie testów metodą ośrodków oceny (assessment centre) i zawodowych komisji konkursowych. 29. Udana realizacja rocznego cyklu konkursów będzie przede wszystkim zależała od gotowości instytucji do oddelegowania do EPSO wystarczającej liczby wykwalifikowanych urzędników w pełnym wymiarze godzin 8 oraz zachęcania ich pracowników do zgłaszania się do proponowanej bazy danych wykwalifikowanych oceniających. 7 8 Prawie 23 000 kandydatów z poprzednich ogólnych konkursów na administratorów (poziom AD 5 dla wszystkich obszarów zawodowych z 25 państw członkowskich) zapytano o opinię na temat różnych aspektów procedury naboru. Otrzymano prawie 4 000 odpowiedzi. Pełne streszczenie wyników opublikowano na stronie internetowej EPSO http://europa.eu/epso/documents/survey_satisfaction_en.pdf. Program rozwoju EPSO zakłada, że wykwalifikowani urzędnicy będą oddelegowani na co najmniej dwa roczne cykle konkursów, a maksymalnie do czterech cykli.

14 Brak osiągnięcia liczby docelowej laureatów konkursów oraz niespełnienie wymogu możliwie najszerszej równowagi geograficznej Docelowa liczba laureatów nie zawsze była osiągana 30. Liczba laureatów określona w ogłoszeniach o konkursach powinna być osiągana, by zapewnić stały i odpowiedni poziom zatrudnienia w instytucjach, przy jednoczesnym zachowaniu wymaganych od wybieranych kandydatów standardów jakości. 31. W trakcie kontroli poddano kompleksowej analizie wszystkie dane dotyczące 176 konkursów zorganizowanych między 2003 a 2006 r. i zakończonych najpóźniej na początku 2008 r. Docelowa liczba laureatów na listach rezerwowych z tych konkursów wynosiła 15 500. 32. Średnio osiągnięto tylko dwie trzecie docelowej liczby laureatów 9. Z około 208 000 zarejestrowanych zgłoszeń na te konkursy 10 95 000 (46%) osób faktycznie wzięło udział w testach. Niewiele ponad 10 000 spośród nich zdało konkurs 11, co daje niedobór 5 500 osób w stosunku do zakładanej liczby docelowej (zob. załącznik II). 33. Ogólny poziom uczestnictwa wynoszący 46% obejmował uczestnictwo zarówno w tradycyjnych testach wstępnych (44%), jak i testach przeprowadzanych na komputerze (54%), które zostały wprowadzone w 9 10 11 Średni wynik dwóch trzecich docelowej liczby laureatów stwierdzono także w przypadku konkursów zarezerwowanych w kontekście rozszerzenia Unii dla obywateli z państw członkowskich UE-12. Od początku istnienia EPSO rejestracja udziału w konkursie stała się znacznie prostsza dzięki wprowadzeniu zgłoszeń on-line. Laureaci ci znajdują się na listach rezerwowych, z których obsadzane są wolne stanowiska. Liczba laureatów na tych listach nie odpowiada liczbie osób faktycznie zatrudnionych przez instytucje, która z różnych powodów jest zdecydowanie niższa (np. laureaci nie są już dyspozycyjni lub odrzucają ofertę pracy; brak wakatów).

15 2006 r. Wprowadzenie testowania komputerowego zwiększyło zatem poziom uczestnictwa o 10 punktów procentowych. 34. Testy wstępne zdało 28% kandydatów; 50% osób uczestniczących w testach pisemnych zostało dopuszczonych do egzaminów ustnych, a 74% kandydatów biorących udział w egzaminach ustnych zostało umieszczonych na listach rezerwowych. Laureaci stanowili zatem 10,7% z 95 000 osób, które wzięły udział w testach. Szczególne wymogi językowe mogą zniechęcić odpowiednich kandydatów 35. Należy zachować odpowiednią równowagę między umiejętnościami zawodowymi a językowymi, tak aby zapewnić wybór najlepiej wykwalifikowanych kandydatów. 36. Artykuł 28 regulaminu pracowniczego stanowi, że na urzędnika może zostać powołany jedynie ten, kto wykazuje gruntowną znajomość jednego z języków Wspólnot oraz zadowalającą znajomość innego języka Wspólnoty w zakresie niezbędnym dla wykonywania swoich obowiązków. 37. Przed ustanowieniem EPSO kandydaci mogli zdawać testy w swoim języku ojczystym; znajomość drugiego języka była sprawdzana osobno, za pomocą specjalnego testu językowego. EPSO rozpoczęło swoją działalność w momencie, gdy liczba języków urzędowych wzrosła z 11 do 23. EPSO uznało, że ze względów praktycznych (zwiększone ryzyko błędnego lub niedokładnego tłumaczenia testów, dłuższe procedury, wyższe koszty itp.), organizowanie każdego konkursu ogólnego w 23 językach nie jest możliwe. 38. Od 2006 r. kandydaci we wszystkich konkursach muszą zdawać większość testów w drugim (zwykle obcym) języku - angielskim, francuskim lub niemieckim. W konsekwencji bardzo dobra znajomość pewnych języków odgrywa teraz istotniejszą rolę w procesie naboru, niż miało to miejsce w przeszłości. Wyjątki od tej reguły mają zastosowanie do konkursów na tłumaczy ustnych lub pisemnych, gdzie obowiązują szczególne wymogi

16 językowe oraz do niektórych wybranych konkursów. W załączniku III przedstawiono odnotowane proporcje przy wyborze drugiego języka wśród kandydatów, którzy faktycznie przystąpili do testów; z zestawienia wynika, że angielski jest najczęściej wybieranym językiem (64% kandydatów), w dalszej kolejności wybierany jest język francuski (20%), a następnie niemiecki (10%) 12. 39. Obecny wymóg EPSO może doprowadzić do sytuacji, w której kandydaci, którzy mieliby szansę spełnić wszystkie wymogi w zakresie specjalistycznej wiedzy i umiejętności, są już na wstępie wykluczeni z uczestnictwa w konkursie, jeżeli nie posiadają wymaganego profilu językowego. Dzieje się tak na przykład w przypadku kandydatów, których pierwszym językiem jest angielski, francuski lub niemiecki, a drugim językiem - język UE inny niż jeden z trzech wyżej wymienionych. 40. Podjęto decyzję, że od 2011 r. przynajmniej część testów wstępnych będzie organizowana we wszystkich 23 językach. System informowania o konkursach nie był zadowalający 41. Ogłoszenia o konkursach powinny być opracowane i komunikowane w jasny i precyzyjny sposób, tak aby przyciągnąć maksymalną liczbę odpowiednich kandydatów i pozwolić potencjalnym kandydatom jednoznacznie stwierdzić, czy spełniają oni warunki przystąpienia do konkursu. 42. Ogłoszenia o konkursie są przygotowywane przez EPSO 13 po konsultacji z międzyinstytucjonalnym komitetem konsultacyjnym (COPARCO). Ogłoszenie jest następnie publikowane w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich (Dzienniku Urzędowym). Poza publikacją ogłoszeń o konkursach w Dzienniku 12 13 Należy pamiętać, że w wielu z 176 konkursów, poddanych przez Trybunał analizie, wybór, jaki mieli kandydaci, ograniczał się do tych trzech języków. Instytucje przekazały swoje odnośne uprawnienia EPSO (art. 2 decyzji 2002/621/WE z dnia 25 lipca 2002 r. w sprawie organizacji i działania Biura Kadr Wspólnot Europejskich (Dz.U. L 197 z 26.07.02, s. 56).

17 Urzędowym, EPSO wykorzystuje dwa inne środki informowania potencjalnych kandydatów: stale korzysta ze swojej strony internetowej, a w poszczególnych przypadkach zamieszcza ogłoszenia w prasie. Strona internetowa jest głównym źródłem informacji dla potencjalnych kandydatów. 43. Z 16 konkursów poddanych dogłębnej analizie 11 zostało zmienionych w drodze sprostowań. W przypadku czterech z tych 11 ogłoszeń zmian dokonano dwukrotnie. Sprostowania były konieczne, aby wyjaśnić warunki dopuszczenia do konkursu, zmienić liczbę docelowych laureatów lub poprawić błędy. 44. Jeżeli chodzi o własną promocję, strona internetowa EPSO była początkowo dostępna jedynie w trzech językach (angielskim, francuskim i niemieckim). W 2008 r. otwarto tę stronę w 23 językach. EPSO przewiduje również tłumaczenie wszystkich stałych części strony na 23 języki. 45. Ogłoszenia o konkursach były z zasady publikowane tylko w wersji angielskiej, francuskiej i niemieckiej w Dzienniku Urzędowym. W dniu 9 maja 2007 r. Hiszpania wniosła skargę przeciwko Komisji, żądając publikacji wszystkich ogłoszeń o konkursach dotyczących stanowisk w europejskiej służbie cywilnej w Dzienniku Urzędowym we wszystkich językach UE. Sprawa ta 14 nie jest jeszcze rozstrzygnięta. 46. Brak jasnych informacji na temat wymogów konkursów tworzy niekorzystny obraz UE jako pracodawcy. Może to zniechęcać odpowiednich kandydatów do zgłaszania się na konkursy i sprawia, że niezadowoleni kandydaci wnoszą skargi przeciwko EPSO 15. 47. W celu przyciągnięcia większej liczby wykwalifikowanych kandydatów w programie rozwoju EPSO przewiduje się wprowadzenie rozwiniętej strategii 14 15 T-156/07. Zob. na przykład sprawa F-25/05, w której Sąd ds. Służby Publicznej uchylił decyzje komisji konkursowej z dnia 6 i 7 września 2004 r. odmawiające dopuszczenia kandydatów do egzaminów konkursu EPSO/C/11/03.

18 komunikacji, obejmującej ulepszoną stronę internetową i skuteczniejsze docieranie do potencjalnych kandydatów. W wyniku testów wstępnych eliminowano więcej kandydatów, niż to było konieczne, aby osiągnąć liczbę docelową 48. Selekcja wstępna jest procedurą dopuszczającą do dalszych testów; jedynie kandydaci, którzy uzyskali najwyższe wyniki są dopuszczani do pisemnego etapu konkursu. Po dopuszczeniu kandydaci są oceniani jedynie na podstawie ich wyników w testach pisemnych i egzaminach ustnych. Testy wstępne powinny zatem gwarantować, by wystarczająca liczba odpowiednio wykwalifikowanych kandydatów przeszła do kolejnego etapu konkursu. Plan rozwoju EPSO zakłada, że proporcja między liczbą kandydatów zaproszonych do testów metodą ośrodków oceny (assessment centre), a liczbą laureatów na liście rezerwowej powinna wynosić 3 : 1. 49. W wyniku testów wstępnych 16 w przypadku 176 konkursów zawartych w bazie danych EPSO wyeliminowano 70 000 z 95 000 kandydatów. W rezultacie liczba osób dopuszczonych do kolejnych testów była zbyt niska, by osiągnąć docelową liczbę laureatów na poziomie 15 500. 50. Ten niedobór pogorszył fakt, że około 4 000 kandydatów, którzy zdali testy wstępne, nie uczestniczyło w kolejnych etapach procedury naboru. W wielu przypadkach powodem tego było niespełnienie kryteriów kwalifikowalności określonych w ogłoszeniu o konkursie - zgodność z takimi wymogami była sprawdzana dopiero po przeprowadzeniu testów wstępnych. 51. Aby naprawić sytuację polegającą na tym, iż liczba kandydatów mogących wziąć udział w testach pisemnych była niewystarczająca, od stycznia 2008 r. EPSO wprowadziło procedurę (z fr. tzw. repêchage 17 ) mającą na celu 16 17 Lub testów pisemnych w przypadku braku testów wstępnych. Procedura zwana repêchage ma miejsce między selekcją wstępną a testami pisemnymi. W przypadku gdy liczba kandydatów, którzy zdali testy wstępne i

19 uzupełnianie miejsc niewykorzystanych przez kandydatów, którzy zdali testy wstępne, ale nie uczestniczą w dalszych etapach procedury naboru. 52. Niedobór laureatów powoduje, że potrzeby kadrowe instytucji nie są zaspokajane przez stałych pracowników oraz to, że wzrasta wykorzystanie pracowników czasowych i kontraktowych. Zwiększa to ryzyko utraty zinstytucjonalizowanej wiedzy. 53. Program rozwoju EPSO postrzega selekcję wstępną jako skuteczny krok służący w razie konieczności zmniejszeniu liczby kandydatów do rozsądnego poziomu. Rozważa on możliwość wykluczenia z uczestnictwa w kolejnym etapie konkursu jedynie kandydatów o najsłabszych wynikach spośród tych, którzy osiągnęli najniższą wymaganą liczbę punktów w każdym z testów wstępnych, jak również wszystkich tych kandydatów, którzy nie zaliczyli jednego z testów, zamiast dopuszczania do dalszych testów jedynie kandydatów z najwyższą liczbą punktów. Żadna decyzja nie została jednak jeszcze podjęta. Brak osiągnięcia w ramach procedury naboru możliwie najszerszej równowagi geograficznej 54. Regulamin pracowniczy wymaga, by instytucje rekrutowały pracowników spośród obywateli państw członkowskich z uwzględnieniem możliwie najszerszego zasięgu geograficznego. Jest to wykonalne jedynie w sytuacji, gdy podział laureatów na listach rezerwowych odzwierciedla taki zasięg geograficzny. 55. Ze względu na rozszerzenia Unii Europejskiej, które miało miejsce w 2004 i 2007 r., pierwszeństwo przyznano kandydatom z nowych państw członkowskich, a szereg konkursów organizowanych przez EPSO było spełnili kryteria kwalifikowalności, jest niewystarczająca, niedobór ten można uzupełnić, dopuszczając do testów pisemnych kwalifikujących się kandydatów będących na kolejnych miejscach pod względem liczby uzyskanych punktów w testach wstępnych.

20 otwartych jedynie dla kandydatów z tych krajów. Jak wynika z przeprowadzonej przez Trybunał analizy bazy danych EPSO (zob. pkt 31), z łącznej liczby 10 151 laureatów prawie dwie trzecie (6 416) pochodziło z UE-12 (tj. nowych) państw członkowskich (zob. załącznik IVb). 56. Analiza ta wykazała również, że wśród laureatów było mniej kandydatów z państw członkowskich z ludnością stanowiącą stosunkowo duży odsetek populacji UE. Jak wynika z danych w załączniku IVa i IVb, dotyczy to nie tylko państw członkowskich takich jak Zjednoczone Królestwo, Niemcy i Hiszpania z grupy UE-15, ale także Polski i Rumunii z grupy UE-12. Z drugiej strony, z wyjątkiem Austrii i Bułgarii, kandydatów z mniejszych państw członkowskich było raczej więcej w stosunku do wielkości populacji tych państw w odniesieniu do całej populacji UE. W szczególności był to przypadek Belgii. 57. Ponieważ kilka czynników może mieć wpływ na równowagę geograficzną, dogłębna analiza jest niezbędna, aby określić przyczyny zaobserwowanych dysproporcji. W programie rozwoju EPSO nie poddano szczegółowej analizie przypadków braku równowagi geograficznej, ani też nie podjęto jakichkolwiek prób rozwiązania tego problemu. Braki w informacji zarządczej Niewystarczająca informacja o kosztach 58. EPSO powinno obliczyć koszt umieszczenia laureata na liście rezerwowej, tak aby mogło zagwarantować odpowiedni poziom inwestycji w proces doboru pracowników, zgodnie z polityką podobnych organizacji. Taka ocena jest istotna, gdyż instytucje UE oferują karierę na całe życie. 59. Brak jest wystarczających informacji na temat kosztów. Dotyczy to zarówno kosztów rzeczywistych, standardowych lub zestawień kosztów w porównaniu z podobnymi międzynarodowymi organizacjami sektora publicznego. EPSO nie oblicza i nie monitoruje kosztu umieszczenia laureata na liście rezerwowej. Posiada ono umowy o gwarantowanym poziomie usług z

21 europejskimi agencjami regulacyjnymi w zakresie świadczenia usług doboru pracowników, w ramach których EPSO pobiera 6 000 euro za każdego laureata w otwartych konkursach. 60. Trybunał, na podstawie wykonania budżetu, szacuje, że koszt ponoszony przez EPSO wynosił około 7 100 euro na laureata. Koszt ten obejmuje 4 590 euro kosztów bezpośrednich i 2 510 euro kosztów pośrednich. Ponadto w celu ustalenia pełnego kosztu dla budżetu UE koszt ponoszony przez instytucje (pracownicy biorący udział w pracach komisji konkursowych, oceniający, nadzorujący przebieg egzaminów itp.) musi również zostać uwzględniony, co zwiększa wymienioną wyżej kwotę. 61. W swoim programie rozwoju EPSO nie uwzględnia kosztu jednego laureata ani też nie określa celów i norm w tym zakresie. 62. Ponadto program rozwoju EPSO zakłada szereg działań (np. testy metodą ośrodków oceny" (assessment centre), które wymagać będą dodatkowego finansowania podczas fazy wdrażania. Jednakże nie zawiera on żadnych precyzyjnych wskazówek w odniesieniu do ewentualnych kosztów dodatkowych i przyszłych korzyści będących wynikiem wprowadzenia programu rozwoju. Kwantyfikacja kosztów i ocena przyszłych korzyści ułatwiłaby władzy budżetowej podjęcie decyzji w zakresie finansowania tego planu. Uchybienia w prowadzonych przez EPSO bazach danych 63. Bazy danych powinny mieć odpowiednie wbudowane mechanizmy kontroli i zawierać informacje, które są poprawne i określone w czasie, aby umożliwić zapewnienie wydajności procedury. 64. Aby złożyć swoje zgłoszenie, kandydaci muszą wprowadzić dane personalne przez internet. W dalszych etapach procedury wyniki testów, dane dostarczone przez komisje konkursowe i listy laureatów są również przechowywane w tych bazach danych.

22 65. Kontrola ujawniła uchybienia w prowadzonych przez EPSO bazach danych: a) system nie gwarantuje odrzucenia wielokrotnych zgłoszeń składanych przez jedną i tę samą osobę; składania wielokrotnych zgłoszeń wyraźnie zabraniają zasady dotyczące konkursów; b) kodowanie informacji wprowadzanych do systemu było niespójne; c) niektóre dane wprowadzane do systemu zawierały błędne lub niemożliwe elementy; d) nie zapewniono aktualnych informacji na temat dyspozycyjności laureatów. 66. Wielokrotne zgłoszenia pochodzące od tej samej osoby mogą być wykryte elektronicznie tylko wtedy, gdy stosuje się niepowtarzalny i jednoznaczny identyfikator, co w chwili obecnej nie ma miejsca. Ponadto te same kody nie są używane konsekwentnie do zapisu tej samej informacji dotyczącej konkretnego etapu konkursu (np. kody dla kandydatów, którzy zdali testy wstępne, pisemne itp.), co powoduje brak zharmonizowanych danych do celów analitycznych. 67. Przyjęcie przez system wielokrotnych zgłoszeń pociąga za sobą ryzyko nierównego traktowania kandydatów. Brak wiarygodnej, użytecznej i określonej w czasie informacji zarządczej na poziomie konkursu i poziomie globalnym utrudnia kierownictwu EPSO określenie wzorców, wyłaniających się tendencji lub wyjątków od ustalonych norm. 68. EPSO przewiduje wprowadzenie nowej bazy danych w 2010 r. Istotne jest, aby uchybienia opisane powyżej zostały odpowiednio poprawione w nowej bazie danych. WNIOSKI I ZALECENIA 69. W wyniku kontroli stwierdzono ogólnie, że EPSO z powodzeniem zarządzało zwiększoną liczbą otwartych konkursów wymaganych w kontekście

23 rozszerzenia. Jednakże następujące uchybienia wpłynęły na skuteczność i wydajność EPSO: i) potrzeby kadrowe instytucji nie były zgłaszane EPSO w odpowiednim czasie bądź na podstawie spójnej metodologii; ii) czas trwania procedury doboru pracowników był zbyt długi, zarówno w odniesieniu do własnych standardów EPSO, jak i międzynarodowych najlepszych praktyk; faza testowania napotkała na opóźnienia, związane głównie z tym, że członkowie komisji konkursowych nie byli dostępni w pełnym wymiarze godzin; iii) w konkursach wyłaniano średnio jedynie dwie trzecie docelowej liczby laureatów. Wynikało to z wycofywania się z procedury z powodu jej zbyt długiego trwania, zbytniego koncentrowania się na szczególnych wymogach językowych, niejasnej informacji o konkursach, a także z faktu, iż w wyniku testów wstępnych eliminowano więcej kandydatów niż było to konieczne, by osiągnąć liczbę docelową. Ponadto w wyniku procedury naboru nie osiągnięto możliwie najszerszej równowagi geograficznej wśród laureatów; iv) informacja zarządcza nie była konsekwentnie wiarygodna i kompleksowa. Informacje o kosztach poniesionych w celu umieszczenia laureata na liście rezerwowej nie były wystarczające; potencjalne dodatkowe koszty oraz przyszłe korzyści wynikające z programu rozwoju nie zostały skwantyfikowane; a informacje zawarte w bazach danych EPSO nie były spójne i wiarygodne. 70. Program rozwoju EPSO przyjęty we wrześniu 2008 r. ma na celu skrócenie konkursów do maksymalnie dziewięciu miesięcy oraz zwiększenie liczby laureatów. Zakłada on między innymi zwrot w kierunku strategicznego planowania w zakresie zasobów ludzkich, solidniejszą selekcję wstępną, szersze wykorzystanie testowania komputerowego oraz zawodowe komisje konkursowe. Nowe procedury mają zacząć funkcjonować od pierwszego

24 kwartału 2010 r. Wziąwszy pod uwagę zaplanowaną zasadniczą zmianę w organizacji procedur doboru pracowników w ramach programu rozwoju EPSO, Trybunał formułuje następujące najważniejsze zalecenia: Zalecenie dotyczące planowania w zakresie zasobów ludzkich Zalecenie nr 1: Zgłaszanie potrzeb w odpowiednim czasie i w sposób spójny Przedstawiciele instytucji w zarządzie EPSO powinni dopilnować, by instytucje dostarczały EPSO wystarczająco terminowych i wiarygodnych informacji dotyczących ich potrzeb kadrowych, opracowanych na podstawie wspólnego podejścia do oceny tych potrzeb w kontekście bieżącego planu obejmującego kolejne trzy lata. Zalecenie dotyczące trwania procedury doboru pracowników Zalecenie nr 2: Zapewnienie wsparcia ze strony instytucji w zakresie zawodowych komisji konkursowych i wykwalifikowanych oceniających W celu skrócenia czasu przewidzianego w programie rozwoju EPSO przedstawiciele instytucji w zarządzie EPSO powinni zapewnić EPSO wsparcie poprzez oddelegowanie do niego odpowiedniej liczby wykwalifikowanych urzędników w pełnym wymiarze godzin oraz poprzez zachęcanie pracowników do zgłaszania się do proponowanej bazy danych wykwalifikowanych oceniających. Jeżeli takie wsparcie nie jest przewidziane, należy podjąć inne działania, które zagwarantują skrócenie procedur zgodnie z założeniem.

25 Zalecenie dotyczące liczby laureatów i geograficznej równowagi w ramach wyników konkursów Zalecenie nr 3: Dostosowanie szczególnych wymogów językowych W celu przywiązania większej uwagi do umiejętności zawodowych niż językowych należy przyjąć możliwość przeprowadzania selekcji wstępnej we wszystkich 23 językach. Wymóg konkretnych profili językowych powinien zostać poddany ponownej analizie. Większy nacisk należy położyć na sprawdzenie umiejętności kandydatów w zakresie szybkiego uczenia się języków obcych zgodnie z nowym podejściem do procedur naboru, opartym na ocenie kompetencji. Zalecenie nr 4: Poprawa jakości ogłoszeń o konkursach EPSO powinno stosować ścisłe mechanizmy kontroli jakości w celu zapewnienia odpowiedniej i klarownej publikacji ogłoszeń o konkursach. Zalecenie nr 5: Zapewnienie wystarczającej liczby kandydatów na każdym etapie procedury naboru a) Wszystkie instytucje, pod kierunkiem EPSO, powinny podjąć skoordynowane działanie na rzecz opracowania i finansowania wspólnej strategii komunikacji w celu przyciągnięcia wykwalifikowanych kandydatów. b) W celu osiągnięcia wymaganej liczby laureatów EPSO powinno, na każdym etapie konkursu, starać się zapewnić dopuszczenie do kolejnych testów wystarczającej liczby odpowiednich kandydatów. Zalecenie nr 6: Poprawa równowagi geograficznej EPSO powinno szczegółowo określić zakres dysproporcji geograficznych, przeanalizować ich przyczyny oraz zgłosić propozycje, w jaki sposób można poprawić równowagę geograficzną.

26 Zalecenia dotyczące informacji zarządczej Zalecenie nr 7: Określenie kosztów konkursów a) EPSO powinno oszacować pełny koszt umieszczenia laureata na liście rezerwowej dla budżetu UE oraz porównać te rezultaty z podobnymi międzynarodowymi organizacjami sektora publicznego, tak aby zapewnić odpowiedni poziom inwestycji w procedurze doboru pracowników. b) EPSO powinno również skwantyfikować potencjalne dodatkowe koszty i ocenić przyszłe korzyści wynikające z wdrożenia programu rozwoju w celu ułatwienia władzy budżetowej podejmowania decyzji w zakresie sfinansowania tego planu. Zalecenie nr 8: Wprowadzenie nowej bazy danych w zakresie zarządzania konkursami EPSO powinno podjąć działania gwarantujące, że nowa baza danych w zakresie zarządzania konkursami będzie zaprojektowana w taki sposób, aby uniknąć wprowadzania nieprzepisowych wielokrotnych zgłoszeń, będzie wykorzystywana konsekwentnie dla wszystkich konkursów oraz będzie dostarczała wiarygodnych, użytecznych i terminowych informacji zarządczych na poziomie konkursu i na poziomie globalnym. Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 11 czerwca 2009 r. W imieniu Trybunału Obrachunkowego Vítor Manuel da Silva Caldeira Prezes

CZAS TRWANIA PROCEDURY Załącznik I Kod konkursu Profil Zatwierdzenie ogłoszenia o konkursie przez zarząd EPSO Analiza ogłoszenia o konkursie przez COPARCO(*) Publikacja w Dzienniku Urzędowym Termin składania zgłoszeń Testy pisemne Zakończenie egzaminów ustnych Publikacja listy rezerwowej Czas trwania konkursu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) = (7) - (4) 1 EPSO/LA/10/03 Kierownik działu językowego/specjalista prawnik LA3 10.12.2002 28.2.2003 15.4.2003 23.5.2003 19.3.2004 7.7.2004 7.7.2004 13 miesięcy i 14 dni 2 EPSO/A/2/03 Młodszy administrator narodowości czeskiej AD8 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 12.12.2003 28.6.2004 22.7.2004 13 miesięcy 3 EPSO/A/8/03 Młodszy administrator narodowości polskiej AD8 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 12.12.2003 28.7.2004 30.7.2004 13 miesięcy i 6 dni 4 EPSO/C/4/03 Sekretarki narodowości węgierskiej C5/C4 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 28.11.2003 2.7.2004 7.12.2004 17 miesięcy i 13 dni 5 EPSO/C/9/03 Sekretarki narodowości słoweńskiej C5/C4 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 28.11.2003 4.6.2004 4.6.2004 11 miesięcy i 10 dni 6 EPSO/LA/11/03 Młodszy tłumacz LA 8 10.12.2002 29.4.2003 22.5.2003 24.6.2003 27.11.2003 14.7.2004 1.9.2004 14 miesięcy i 7 dni 7 EPSO/LA/12/03 Prawnicy-lingwiści LA7/LA6 10.12.2002 29.4.2003 6.6.2003 11.7.2003 24.1.2004 7.4.2004 7.4.2004 9 miesięcy 8 EPSO/C/11/03 Sekretarki angielskojęzyczne (C5/C4) 5.12.2003 7.10.2003 6.11.2003 8.12.2003 30.4.2004 14.3.2005 15.3.2005 15 miesięcy i 7 dni 9 EPSO/A/17/04 Administratorzy A7/A6 Badania naukowe 5.12.2003 20.10.2003 31.3.2004 30.4.2004 15.4.2005 23.3.2006 28.4.2006 24 miesiące 10 EPSO/A/18/04 Administratorzy A7/A6 Bezpieczeństwo żywności 5.12.2003 29.1.2004 21.4.2004 24.5.2004 28.1.2005 21.10.2005 21.10.2005 17 miesięcy 11 EPSO/AST/3/04 Technologia informacyjna B*3 11.11.2004 10.11.2004 22.12.2004 3.2.2005 15.7.2005 23.5.2006 23.5.2006 15 miesięcy i 19 dni 12 EPSO/AD/25/05 Administratorzy AD5 Administracja publiczna 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 29.3.2006 21.3.2007 2.4.2007 19 miesięcy i 4 dni 13 EPSO/AD/26/05 Administratorzy AD5 Prawo 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 31.3.2006 7.5.2007 7.5.2007 20 miesięcy i 8 dni 14 EPSO/AD/29/05 Administratorzy AD5 Ekonomia/Statystyka 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 31.3.2006 28.2.2007 8.3.2007 17 miesięcy i 9 dni 15 EPSO/AD/37/05 Tłumacz AD5 (DE) 20.10.2005 18.10.2005 23.11.2005 21.12.2005 29.9.2006 30.3.2007 19.4.2007 16 miesięcy 16 EPSO/AST/7/05 Asystenci AST 3 Zarządzanie finansami 7.4.2005 22.6.2005 20.7.2005 29.9.2005 31.3.2006 24.3.2007 24.3.2007 17 miesięcy i 24 dni Średni czas trwania od zatwierdzenia ogłoszenia o konkursie do publikacji w Dzienniku Urzędowym: 4 miesiące Średni czas trwania od terminu składania zgłoszeń do publikacji list rezerwowych: 16 miesięcy Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie danych uzyskanych z EPSO, COPARCO i Dz.U (*) Międzyinstytucjonalny komitet konsultacyjny/common Joint Committee/Commission Paritaire Commune.

WYNIKI KONKURSÓW Załącznik II Kod konkursu Profil Oczekiwana liczba laureatów podana w ogłoszeniu o konkursie Faktyczna liczba laureatów (1) (2) (3)=(2)/(1) 1 EPSO/LA/10/03 Kierownik działu językowego/specjalista prawnik LA3 108 20 19% 2 EPSO/A/2/03 Młodszy administrator narodowości czeskiej AD8 245 180 73% 3 EPSO/A/8/03 Młodszy administrator narodowości polskiej AD8 305 252 83% 4 EPSO/C/4/03 Sekretarki narodowości węgierskiej C5/C4 240 242 101% 5 EPSO/C/9/03 Sekretarki narodowości słoweńskiej C5/C4 95 50 53% 6 EPSO/LA/11/03 Młodszy tłumacz LA 8 1 215 549 45% 7 EPSO/LA/12/03 Prawnicy-lingwiści LA7/LA6 360 216 60% 8 EPSO/C/11/03 Sekretarki angielskojęzyczne (C5/C4) 350 351 100% 9 EPSO/A/17/04 Administratorzy A7/A6 Badania naukowe 180 107 59% 10 EPSO/A/18/04 Administratorzy A7/A6 Bezpieczeństwo żywności 350 274 78% 11 EPSO/AST/3/04 Informatyka B*3 230 70 30% 12 EPSO/AD/25/05 Administratorzy AD5 Administracja publiczna 210 213 101% 13 EPSO/AD/26/05 Administratorzy AD5 Prawo 180 174 97% 14 EPSO/AD/29/05 Administratorzy AD5 Ekonomia/Statystyka 135 137 101% 15 EPSO/AD/37/05 Tłumacz AD5 (DE) 35 37 106% 16 EPSO/AST/7/05 Asystenci AST 3 Zarządzanie finansami 310 217 70% Wynik Wynik próby 16 konkursów 4 548 3 089 68% Wynik 176 konkursów przeprowadzonych między 2003 a 2006 r. 15 500 10 151 65% Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie danych z EPSO i Dz.U.

Załącznik III PROPORCJE PRZY WYBORZE DRUGIEGO JĘZYKA PRZEZ UCZESTNIKÓW TESTÓW Państwo członkowskie Liczba uczestników testów Angielski (EN) Francuski (FR) Niemiecki (DE) Pozostałe języki Belgia 9 496 5 947 1 537 127 1 885 Bułgaria 6 260 3 580 1 553 1 115 12 Republika Czeska 4 728 3 032 777 882 37 Dania 845 613 127 32 73 Niemcy 4 464 3 210 651 487 116 Estonia 1 431 1 132 107 162 30 Irlandia 519 115 328 25 51 Grecja 3 166 2 149 491 104 422 Hiszpania 3 675 1 908 952 55 760 Francja 7 595 5 727 669 413 786 Włochy 9 393 5 370 2 478 387 1 158 Cypr 756 655 73 12 16 Łotwa 1 452 1 123 144 169 16 Litwa 2 454 1 789 338 293 34 Luksemburg 160 55 40 51 14 Węgry 6 367 3 927 1 000 1 378 62 Malta 735 650 36 4 45 Niderlandy 881 608 99 34 140 Austria 1 032 806 102 96 28 Polska 10 919 6 508 2 541 1 768 102 Portugalia 2 229 1 276 640 24 289 Rumunia 7 278 4 557 2 272 432 17 Słowenia 1 813 1 404 140 247 22 Słowacja 3 971 2 564 581 801 25 Finlandia 1 008 779 81 21 127 Szwecja 1 160 936 133 16 75 Zjednoczone Królestwo 1 164 84 820 97 163 Razem 94 951 60 504 18 710 9 232 6 505 Odsetek 100% 64% 20% 10% 6% Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie danych z EPSO.

RÓWNOWAGA GEOGRAFICZNA W RAMACH WYNIKÓW KONKURSÓW - UE 15 Załącznik IVa Państwa członkowskie UE-15 Populacja na dzień 1 stycznia 2006 r. (w 1 000) Odsetek populacji UE-15 Liczba kandydatów Odsetek kandydatów Liczba uczestników testów Odsetek uczestników Liczba laureatów Odsetek laureatów Belgia 10 511,4 2,7% 20 105 18,2% 9 496 20,3% 820 22,0% Dania 5 427,5 1,4% 2 093 1,9% 845 1,8% 127 3,4% Niemcy 82 438,0 21,2% 9 480 8,6% 4 464 9,5% 467 12,5% Irlandia 4 209,0 1,1% 1 456 1,3% 519 1,1% 97 2,6% Grecja 11 125,2 2,9% 7 655 6,9% 3 166 6,8% 163 4,4% Hiszpania 43 758,3 11,2% 8 966 8,1% 3 675 7,9% 272 7,3% Francja 62 886,2 16,1% 16 438 14,9% 7 595 16,2% 582 15,6% Włochy 58 751,7 15,1% 25 024 22,7% 9 393 20,1% 424 11,4% Luksemburg 459,5 0,1% 354 0,3% 160 0,3% 16 0,4% Niderlandy 16 334,2 4,2% 1 889 1,7% 881 1,9% 91 2,4% Austria 8 265,9 2,1% 2 717 2,5% 1 032 2,2% 72 1,9% Portugalia 10 569,6 2,7% 6 088 5,5% 2 229 4,8% 148 4,0% Finlandia 5 255,6 1,3% 2 160 2,0% 1 008 2,2% 149 4,0% Szwecja 9 047,8 2,3% 2 860 2,6% 1 160 2,5% 99 2,7% Zjednoczone Królestwo 60 393,1 15,5% 3 006 2,7% 1 164 2,5% 208 5,6% Razem 389 433,0 100,0% 110 291 100,0% 46 787 100,0% 3 735 100,0% Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie danych z EUROSTATU, EPSO i Dz.U.

RÓWNOWAGA GEOGRAFICZNA W RAMACH WYNIKÓW KONKURSÓW - UE 12 Załącznik IVb Państwa członkowskie UE-12 Populacja na dzień 1 stycznia 2006 r. (w 1 000) Odsetek populacji UE-12 Liczba kandydatów Odsetek kandydatów Liczba uczestników testów Odsetek uczestników Liczba laureatów Odsetek laureatów Bułgaria 7 718,8 7,5% 10 276 10,5% 6 260 13,0% 387 6,0% Republika Czeska 10 251,1 9,9% 9 338 9,5% 4 728 9,8% 814 12,7% Estonia 1 344,7 1,3% 2 882 2,9% 1 431 3,0% 379 5,9% Cypr 766,4 0,7% 2 133 2,2% 756 1,6% 130 2,0% Łotwa 2 294,6 2,2% 2 751 2,8% 1 452 3,0% 281 4,4% Litwa 3 403,3 3,3% 5 290 5,4% 2 454 5,1% 397 6,2% Węgry 10 076,6 9,7% 13 196 13,4% 6 367 13,2% 971 15,1% Malta 404,3 0,4% 1 687 1,7% 735 1,5% 209 3,3% Polska 38 157,1 36,9% 22 957 23,4% 10 919 22,7% 1 465 22,8% Rumunia 21 610,2 20,9% 15 627 15,9% 7 278 15,1% 531 8,3% Słowenia 2 003,4 1,9% 3 868 3,9% 1 813 3,8% 339 5,3% Słowacja 5 389,2 5,2% 8 151 8,3% 3 971 8,2% 513 8,0% Razem 103 419,7 100,0% 98 156 100,0% 48 164 100,0% 6 416 100,0% Źródło: Europejski Trybunał Obrachunkowy na podstawie danych z EUROSTATU, EPSO i Dz.U.

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH Bruksela, 30.6.2009 SEC(2009)919 ODPOWIEDŹ NA SPRAWOZDANIE SPECJALNE TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO WYDAJNOŚĆ I SKUTECZNOŚĆ DZIAŁAŃ PROWADZONYCH PRZEZ EUROPEJSKI URZĄD DOBORU KADR W ZAKRESIE DOBORU PRACOWNIKÓW PL PL

ODPOWIEDŹ NA SPRAWOZDANIE SPECJALNE TRYBUNAŁU OBRACHUNKOWEGO WYDAJNOŚĆ I SKUTECZNOŚĆ DZIAŁAŃ PROWADZONYCH PRZEZ EUROPEJSKI URZĄD DOBORU KADR W ZAKRESIE DOBORU PRACOWNIKÓW 1. STRESZCZENIE I. EPSO z zadowoleniem przyjmuje sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego w kontekście gruntownego przekształcenia metod i polityki w zakresie doboru pracowników instytucji europejskich. III. a) W ramach programu rozwoju EPSO zatwierdzonego przez zarząd zdecydowano się opracować 3-letni harmonogram oraz określić zasady przekazywania przez instytucje informacji o swoich potrzebach kadrowych w zharmonizowany sposób. Te wspólne zasady przekazywania są obecnie wdrażane. Zmiana sposobu planowania na strategiczne zarządzanie potrzebami w zakresie zasobów ludzkich jest jednym z filarów zmiany procedur naboru przeprowadzanej obecnie w ramach programu rozwoju EPSO. b) Po rozpoznaniu w końcu 2007 r. z inicjatywy Urzędu najlepszych wzorców istniejących w różnych organizacjach międzynarodowych i administracjach krajowych, jednoznacznie wskazano na problem związany z czasem trwania konkursów. To właśnie w celu rozwiązania tego problemu Urząd zaproponował odpowiednie rozwiązania w ramach swojego programu rozwoju. W ramach programu rozwoju EPSO i rocznego cyklu konkursów, czas trwania konkursu od momentu publikacji ogłoszenia do momentu publikacji listy rezerwowej powinien zamknąć się w okresie 5 do 9 miesięcy (w zależności od liczby kandydatów). c) Wobec braku planowania strategicznego, doraźnie wymagane przez instytucje liczby laureatów zawsze obejmowały pewien margines swobody, szczególnie w przypadku konkursów dla kandydatów o profilu szczególnie trudnym do pozyskania. Obecny system pozwolił na wyłonienie około 11 tys. laureatów, natomiast instytucje faktycznie zatrudniły niewiele ponad 7 tys. osób. Ten fakt pozwala więc spojrzeć z innej perspektywy na ewentualny wpływ, jaki mogłoby mieć nieosiągnięcie ostatecznej zakładanej liczby laureatów i pokazuje, że system funkcjonował właściwie. Brakowało kandydatów o pewnym profilu (np. tłumaczy z UE-10), co wynikało raczej z braku odpowiednio wykwalifikowanych osób na rynku pracy niż z braku planowania strategicznego (organizacja drugiego konkursu potwierdziła ten początkowy deficyt). Celem programu rozwoju EPSO jest przezwyciężenie tych trudności, szczególnie poprzez równoczesne wprowadzenie nowego planowania strategicznego oraz strategii komunikacji służącej przyciągnięciu odpowiedniej liczby najlepiej przygotowanych kandydatów o poszukiwanym profilu, w tym za pomocą środków komunikacyjnych ukierunkowanych na PL 2 PL