Zarządzenie Nr 342/2016 BURMISTRZA MASZEWA z dnia 7 grudnia 2016 r. w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku VAT w Gminie MASZEWO i jej jednostkach i zakładach budżetowych Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016r. poz. 446) oraz w związku z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 29 września 2015r. (C-276/14), a także w związku z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 października 2015r. (Sygn. I FPS 4/15) Burmistrz Maszawa zarządza, co następuje: 1. W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku od towarów i usług (dalej: podatku VAT) w Gminie Maszewo oraz jej jednostkach i zakładach budżetowych, zwanych dalej jednostkami, ustala się procedury w tym zakresie, obowiązujące od dnia 1 stycznia 2017r. 2. Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują następujące jednostki (pełna nazwa jednostki, skrócona nazwa jednostki, adres): 1) Urząd Miejski w Maszewie UM Plac Wolności 2, 72-130 Maszewo 2) Ośrodek Pomocy Społecznej w Maszewie OPS Plac Wolności 2, 72-130 Maszewo 3) Zakład Komunalny w Maszewie ZK ul. Szkolna 8, 72-130 Maszewo 4) Szkoła Podstawowa w Maszewie SPM ul. Jedności Narodowej 7, 72-130 Maszewo 5) Szkoła Podstawowa w Dębicach SPD Dębice 29, 72-130 Maszewo 6) Szkoła Podstawowa w Rożnowie SPR Rożnowo 60, 72-130 Maszewo 7) Przedszkole Miejskie w Maszewie PM ul. Jedności Narodowej 25, 72-130 Maszewo 8) Gimnazjum w Maszewie GM ul. Szkolna 14, 72-130 Maszewo 3. Zobowiązuje się wszystkich dyrektorów/kierowników jednostek, które obecnie działają jako odrębni od Gminy czynni podatnicy VAT i składają urzędowi skarbowemu samodzielnie deklaracje VAT-7, do wyrejestrowania się z rejestru podatników VAT poprzez złożenie do właściwego dla siebie urzędu skarbowego druku VAT-Z z oznaczeniem ostatniego miesiąca samodzielnego rozliczania VAT, tj. grudnia 2016r. oraz do dokonania innych czynności w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami o podatku VAT. 4. Zobowiązuje się wszystkich dyrektorów/kierowników jednostek do dokonania przeglądu dochodów budżetowych osiąganych przez jednostkę i odprowadzanych do budżetu pod kątem opodatkowania ich podatkiem VAT, a w konsekwencji podziału na trzy kategorie, tj. niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT, objęte zwolnieniami od podatku VAT oraz objęte stawkami podatku VAT (23%, 8%, 5%), zgodnie z obowiązującymi przepisami. 5. Począwszy od miesiąca stycznia 2017 r. zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek do obowiązkowego prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży za poszczególne miesiące
rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wszelkich faktur wystawionych przez jednostkę, jak i na podstawie innych dokumentów niż faktury. Te inne dokumenty dotyczyć będą w szczególności sytuacji, gdy sprzedaż odbywa się na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. 6. W celu zapewnienia poprawności i jednolitości rozliczeń podatku VAT ustala się metodę bezpośredniego rozliczania podatku naliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. 7. Jeżeli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, to począwszy od miesiąca stycznia 2017r. zobowiązuje się dyrektorów/kierowników tych jednostek do prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe. Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie otrzymanych faktur i to jedynie takich, z których jednostka posiada wynikające z ustawy o podatku od towarów i usług prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT. 8. Wszelkie odpłatne czynności jednostek wymienionych w 2 na rzecz Gminy (i na odwrót), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy tymi jednostkami (w tym refakturowanie, dostawa mediów, najem sal), od 1 stycznia 2017r. stają się świadczeniami wewnętrznymi, nie ujmowanymi w ewidencjach sprzedaży ani w cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez te jednostki Gminie. Świadczenia wewnętrzne należy dokumentować notą księgową. Powyższe nie dotyczy odpłatnych świadczeń, jeżeli stroną transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego. Wówczas takie transakcje dokumentuje się fakturą, a wynikające z niej kwoty ujmuje w ewidencji sprzedaży oraz w cząstkowej deklaracji VAT-7 składanej przez te jednostki Gminie. 9. Umowy cywilnoprawne zawierane przez jednostki w imieniu i na rzecz Gminy muszą zwierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego (pełną nazwę, adres i NIP Gminy) oraz dane jednostki jako podmiotu działającego w imieniu Gminy (pełna nazwa i adres jednostki), a także podpis dyrektora/kierownika jednostki z upoważnienia Burmistrza Maszewa. W przypadku umów zawartych przed dniem 1 stycznia 2017r. i nadal trwających, należy zwrócić się pisemnie do kontrahentów celem dostosowania zapisów takich umów do postanowień niniejszego zarządzenia. Jeżeli jednostki we wcześniej zawieranych umowach nie mają cen brutto ani klauzuli o doliczaniu właściwej kwoty VAT do ceny netto, to w aneksach do umów takie klauzule powinny się pojawić. 10. Faktury wystawiane oraz otrzymywane przez jednostki muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, przy czym ustala się, że dane identyfikacyjne podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży, bądź zakupu będą wpisywane na fakturach następująco: 1) Faktura sprzedaży: Sprzedawca: Wystawca: Gmina Maszewo Plac Wolności 2 72-130 Maszewo NIP 859 000 84 83 Jednostka organizacyjna gminy (jej nazwa i adres) Na fakturach należy wskazać numer rachunku bankowego wystawcy celem prawidłowego uiszczania należności z tytułu transakcji. Faktury powinny być numerowane kolejno wg schematu: nr kolejny faktury / rok / skrócona
nazwa jednostki. 2) Faktura nabycia: Nabywca: Odbiorca: Gmina Maszewo Plac Wolności 2 72-130 Maszewo NIP 859 000 84 83 Jednostka organizacyjna gminy (jej nazwa i adres) Wystawcom faktur należy jednoznacznie wskazać adresata faktur. Oznacza to, że faktura powinna być doręczona podmiotowi widniejącemu w niej jako odbiorca, a nie nabywca. 11. W celu ujednolicenia numeracji prowadzonych cząstkowych ewidencji zakupu i sprzedaży ustala się następujący sposób ich oznaczania: 1) nazwa rejestru: rejestr zakupu / rejestr sprzedaży, 2) okres, którego dotyczy: rok / miesiąc, 3) nazwa podmiotu: pełna nazwa jednostki organizacyjnej, 4) adres jednostki 5) NIP Gminy: 859 000 84 83 12. W przypadku posiadania kas rejestrujących należy doprowadzić do poprawności drukowanych danych identyfikacyjnych na dokumentach generowanych przez te kasy. W pozostałych jednostkach nie posiadających kas rejestrujących zobowiązuje się ich dyrektorów/kierowników do przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku zainstalowania kas rejestrujących. Informacje w tym zakresie należy przekazać w formie pisemnej do Urzędu Miejskiego. 13. W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę Maszewo podatku VAT z Urzędem Skarbowym, zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek do: 1) Wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczania podatku VAT w jednostce i przekazanie tych danych do Urzędu Miejskiego w terminie 14 dni od dnia podpisania niniejszego zarządzenia. 2) Od miesiąca stycznia 2017 roku - prowadzenia cząstkowych ewidencji w zakresie zakupu i sprzedaży opodatkowanej podatkiem VAT, zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. a. w ewidencji zakupów nie należy ujmować wydatków związanych z zakupem towarów i usług niedającym prawa do odliczenia podatku VAT (tj. zwolnionych, wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania czynności zwolnionych z podatku VAT, wykorzystywanych wyłącznie do realizacji zadań nałożonych na jednostkę przepisami prawa oraz z tytułu których nie przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT zgodnie z ustawą. Wyjątkiem są dokumenty, w których są ujęte jednocześnie zakupy dające prawo do odliczenia oraz nie dające tego prawa. Faktury dające prawo do odliczenia należy ująć w rejestrze zakupów w pierwszym możliwym okresie rozliczeniowym; b. ewidencja sprzedaży musi obejmować wszystkie wykonane w danym miesiącu czynności (zarówno opodatkowane, jak i zwolnione od podatku VAT). Należy także ująć wszystkie wystawione przez jednostkę dokumenty sprzedaży, także kwoty uzyskane z tzw. sprzedaży bezrachunkowej (dotyczy to sytuacji gdy przepisy nie wymagają wystawienia faktury VAT); 3) Dostarczania do Urzędu Miejskiego ewidencji sprzedaży oraz jeżeli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego vat ewidencji zakupu, w nieprzekraczalnym terminie
do 10-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a w przypadku dnia wolnego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień. Ewidencje należy dostarczać w wersji elektronicznej oraz wersji papierowej podpisanej przez dyrektora/kierownika i głównego księgowego jednostki. 4) Dostarczania do Urzędu Miejskiego sporządzanych, na podstawie ww. ewidencji, cząstkowych deklaracji VAT-7 (w złotych i groszach), w nieprzekraczalnym terminie do 15-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a w przypadku dnia wolnego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień. Deklaracje należy dostarczać w wersji elektronicznej oraz wersji papierowej podpisanej przez dyrektora/kierownika i głównego księgowego jednostki. Obowiązuje sporządzanie deklaracji zerowych. 5) Przekazania, na rachunek bankowy Gminy Maszewo, obliczonej kwoty podatku VAT, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez jednostkę za dany miesiąc, w nieprzekraczalnym terminie do 20-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a w przypadku dnia wolnego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień, w treści przelewu wpisując VAT za miesiąc. nazwa jednostki. W przypadku powstania w stosunku do jednostki nadwyżki VAT naliczonego nad należnym, Gmina Maszewo przelewa powyższy zwrot niezwłocznie na konto jednostki, przy czym rozliczenie to następuje po otrzymaniu zwrotu z Urzędu Skarbowego. 6) Niezwłocznego sporządzenia korekty, w przypadku błędnie sporządzonej miesięcznej deklaracji cząstkowej VAT-7 i przesłania do Urzędu Miejskiego wraz z pismem wyjaśniającym przyczyny korekty. 7) Dokonania stosownych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT. 8) Zapoznanie się z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego ustawy o podatku od towarów i usług. 14. Za treść złożonych dokumentów, poprawne obliczenie i zadeklarowane kwoty podatku należnego i naliczonego wskazanego w deklaracjach cząstkowych za dany okres rozliczeniowy odpowiada dyrektor/kierownik jednostki. 15. Agregacja danych zawartych w cząstkowych rejestrach sprzedaży i zakupu dostarczanych przez jednostki, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w Urzędzie Miejskim przez pracownika zajmującego się rozliczaniem podatku VAT i sporządzaniem zbiorczej deklaracji podatkowej dla Gminy. 16. Pracownik odpowiedzialny za sporządzanie jednostkowej deklaracji VAT-7 z Urzędu Gminy, w oparciu o otrzymane od pozostałych jednostek podległych Gminie cząstkowe deklaracje VAT-7, sporządza jednolitą skonsolidowaną deklarację VAT-7 dla właściwego Urzędu Skarbowego do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym oraz dokonuje zapłaty podatku wynikającego z deklaracji. 17. Zobowiązuje się dyrektorów/kierowników jednostek do ścisłego przestrzegania postanowień niniejszego zarządzenia. 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2017 roku.
Burmistrz Jadwiga Ferensztajn