UMOWA nr.. zawarta dnia.. r. w Pruszkowie pomiędzy: Maculewicz Consulting Sp. z o.o. z siedzibą w Pruszkowie, kod pocztowy 05-800, ul. Kraszewskiego 48/5, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000304428 z kapitałem zakładowym w wysokości 270.000,00 zł, o numerze NIP: 5342382208reprezentowaną przez: Pana Sławomira Maculewicza Prezesa Zarządu zwanego dalej: Zamawiającym a.. z siedzibą w, przy ul..., kod pocztowy.., NIP:.., reprezentowaną przez:.. zwanego dalej: "Wykonawcą" 1 1. Przedmiotem umowy jest przygotowanie i przeprowadzenie 42 szkoleń: a) Bezpieczeństwo przetwarzania informacji I (13 szkoleń 16 godzinnych) b) Bezpieczeństwo przetwarzania informacji II (1 szkolenie 8 godzinne) c) eurząd (7 szkoleń 8 godzinnych) d) epuap (7 szkoleń 8 godzinnych) e) Nowa instrukcja kancelaryjna cz. 1 (7 szkoleń 8 godzinnych). f) Nowa instrukcja kancelaryjna cz. 2 (7 szkoleń 8 godzinnych). dla pracowników urzędów 8 jednostek samorządu terytorialnego: Gminy Prusice, Gminy Wisznia Mała, Gminy Wołów, Powiatu Trzebnica, Gminy Oborniki Śląskie, Gminy Prochowice, Gminy Dobroszyce, Gminy Zawonia. 2. Przedmiot umowy realizowany będzie na podstawie wydatków przewidzianych w projekcie Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego współfinansowanym przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2 1. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia szkoleń, o których mowa w 1ust. 1, na terenie powiatu Trzebnica oraz gmin Wołów, Prochowice i Dobroszyce, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, w terminach określonych w harmonogramie szkoleń. Szkolenia odbywać się będą zgodnie z planem szkoleń określonym w załączniku nr 1 do umowy. 2. Wykonawca, zobowiązuje się do przygotowania w terminie 5 dni od daty zawarcia umowy szczegółowego harmonogramu realizacji szkoleń w porozumieniu z Zamawiającym.
3. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia szkoleń według opracowanego harmonogramu, zatwierdzonego przez Zamawiającego (Zamawiający zakłada, że zajęcia mogą odbywać się od poniedziałku do piątku). 4. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia Zamawiającemu: a) konspektu szkolenia (po jednym dla każdego tematu szkolenia wymienionego w 1 ust. 1 łącznie 6 konspektów) w wersji elektronicznej na adres biuro@maculewicz.pl najpóźniej na pięć dni przed terminem rozpoczęcia pierwszego szkolenia z danego tematu. Konspekt szkolenia powinien zostać przygotowany w oparciu o Ramowy program szkoleń stanowiący załącznik nr 2 do umowy. Możliwe są odstępstwa od Ramowego programu szkoleń, wymagają one jednak akceptacji Zamawiającego wyrażonej poprzez akceptację konspektu szkolenia b) gotowych prezentacji (po jednej dla każdego tematu szkolenia wymienionego w 1 ust. 1 łącznie 6 prezentacji) przygotowanych na udostępnionym przez Zamawiającego szablonie w wersji elektronicznej na adres biuro@maculewicz.pl najpóźniej na pięć dni przed terminem rozpoczęcia pierwszego szkolenia z danego tematu c) autorskich materiałów szkoleniowych dla uczestników (skryptów) wraz z bibliografią i ćwiczeniem do samodzielnego wykonania po zakończeniu szkolenia (materiały będą zawierały wzory dokumentów, przykładowe decyzje odpowiednich organów wydane po przeprowadzonych kontrolach w jednostkach administracji publicznej oraz aktualne teksty odpowiednich ustawy) - po jednym dla każdego tematu szkolenia wymienionego w 1 ust. 1 łącznie 6 skryptów, w wersji elektronicznej na adres biuro@maculewicz.pl najpóźniej na pięć dni przed terminem rozpoczęcia pierwszego szkolenia z danego tematu d) testów wiedzy zawierających 10 pytań testowych jednokrotnego wyboru z czterema wariantami odpowiedzi (po jednej dla każdego tematu szkolenia wymienionego w 1 ust. 1 łącznie 6 testów) łącznie z kluczem odpowiedzi, w wersji elektronicznej na adres biuro@maculewicz.pl najpóźniej na pięć dni przed terminem rozpoczęcia pierwszego szkolenia z danego tematu 5. W trakcie każdego szkolenia Wykonawca zobowiązany jest do: a) poinformowania uczestników o współfinansowaniu projektu Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego b) rozdania wskazanym uczestnikom dostarczonych przez Zamawiającego materiałów biurowych (pendrive), odebrania od nich potwierdzenia odbiór oraz poinformowania uczestników o tym, że komplet materiałów biurowych każdy uczestnik otrzymuje tylko raz w całym okresie realizacji projektu c) prowadzenia Dziennika zajęć, tj. na początku szkolenia przekazanie uczestnikom listy obecności do podpisu oraz po zakończeniu szkolenia wypełnienie i podpisanie ostatniej strony Dziennika zajęć Podsumowanie szkolenia d) przekazania uczestnikom do podpisu Protokołu odbioru wyżywienia i materiałów szkoleniowych e) umożliwienia uczestnikom zgrania wersji elektronicznej Materiałów szkoleniowych (skryptów) na przekazane im pendrive f) przekazania uczestnikom Materiałów szkoleniowych (skryptów) w wersji papierowej koszt druku po stronie Wykonawcy g) na początku szkolenia, przed rozpoczęciem części merytorycznej, rozdania uczestnikom do wypełnienia Pretestów
h) na końcu szkolenia, po zakończeniu części merytorycznej, rozdania uczestnikom do wypełnienia Posttestów i Ankiet Ewaluacyjnych i) rozdania wskazanym uczestnikom dostarczonych przez Zamawiającego Zaświadczeń o ukończeniu szkolenia i odebrania od nich potwierdzenia odbiór j) do siedmiu dni po zakończonym szkoleniu przekazania Zamawiającemu: uzupełnionych dzienników zajęć i protokołów odbioru sprawdzonych pretestów i posttestów wypełnionych przez uczestników ankiet ewaluacyjnych raportu poszkoleniowego (przedstawiającego wyniki testów oraz ankiet ewaluacyjnych) 6. Do dziesięciu dni po zakończeniu ostatniego szkolenia przewidzianego w zatwierdzonym przez Zamawiającego harmonogramie szkoleń, Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu Zbiorczego raporty poszkoleniowego przedstawiającego wyniki wszystkich raportów poszkoleniowych, o których mowa w ust. 5j. 7. Koszt druku dzienników zajęć, protokołów odbioru, pretestów, posttestów, ankiet ewaluacyjnych oraz materiałów szkoleniowych leży po stronie Wykonawcy. Wykonawca nie może ubiegać się o dodatkowe wynagrodzenie z tytułu druku lub przygotowania jakichkolwiek materiałów związanych z realizacją przedmiotu umowy. 8. Do realizacji przedmiotu umowy Wykonawca oddeleguje trenerów posiadających praktykę w prowadzeniu zajęć dla JST z tematyki danego szkolenia. Wykaz trenerów oddelegowanych do realizacji szkoleń stanowi załącznik nr 3 do umowy. 9. Wykonawca jest zobowiązany do posiadania przy sobie do wglądu kopii umowy z Zamawiającym na wypadek przeprowadzenia wizyty monitoringowej przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji lub podmiot działający w jego imieniu. 3 1. Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia zaplecza technicznego, tj sali wyposażonej w projektor multimedialny. 2. Zamawiający przekaże Wykonawcy wersje elektroniczne: a) szablonu prezentacji, o których mowa w 2 ust. 4 lit. b b) papieru firmowego przygotowanego na potrzeby projektu Rozwój e-urzędów w 8 JST województwa dolnośląskiego c) szablonu dziennika zajęć d) szablonu protokołów odbioru e) szablonu zaświadczenia o ukończeniu szkolenia 3. Zamawiający zobowiązuje się dostarczać na szkolenia materiały biurowe dla uczestników (pendrive) 4 1. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy i przekazanie majątkowych praw autorskich do przedmiotu niniejszej umowy wynosi zł (słownie:. złotych) za dzień szkolenia (8 godzin lekcyjnych) usługa zwolniona z podatku VAT. 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, współfinansowane jest przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
3. Kwota wynagrodzenia zostanie przelana na konto bankowe Wykonawcy, numer konta:.. w terminie 7 dni od daty otrzymania poprawnie wystawionej faktury VAT. 4. Faktura VAT, o którym mowa w ust. 3 wystawiany będzie przez Wykonawcę na zakończenie każdego miesiąca, w którym prowadzone będą szkolenia. Warunkiem do wystawienia faktury będzie przekazanie Zamawiającemu materiałów, o których mowa w 2 ust. 5 lit. j. 5. Warunkiem przelania wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, w terminie wynikającym z ust. 3, jest dostępność środków na wyodrębnionym rachunku bankowym Projektu. 5 1. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w 4, na mocy niniejszej umowy Wykonawca przenosi na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do przedmiotu umowy, w szczególności do opracowań określonych w 2 ust.4 na wszystkich polach eksploatacji, wymienionych w ust. 2, z chwilą przekazania ich Zamawiającemu. 2. Przeniesienie, o którym mowa w ust. 1, następuje bez ograniczenia co do terytorium, czasu oraz liczby egzemplarzy, na następujących polach eksploatacji: a. Utrwalanie i powielanie wszelkimi znanymi technikami, w tym techniką cyfrową, elektroniczną, wszelkimi technikami poligraficznymi i wideo b. Digitalizacja c. Wprowadzanie do pamięci komputera i wykorzystywanie w Internecie d. Publiczna prezentacja lub odtworzenie całości lub części przedmiotu umowy e. Wypożyczanie i wynajem zwielokrotnionych egzemplarzy opracowania bądź jego fragmentów f. Wystawiania, wyświetlania 6 1. Za nienależyte wykonanie niniejszej umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy, przypadającego na nienależycie wykonane szkolenie. 2. Przez nienależyte wykonanie umowy rozumie się w szczególności niewywiązanie się ze zobowiązań określonych w 2 niniejszej umowy. 3. W przypadku niewykonania umowy w terminie określonym w harmonogramie z winy lub przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od umowy bez wyznaczenia dodatkowego terminu. W takim wypadku Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 10.000,00 zł netto. 4. Kwoty kary umownej, o której mowa w ust. 1, podlegają potrąceniu z wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy. 5. Kary związane z odstąpieniem od umowy płatne są w terminie 14 dni od otrzymania wezwania od Zamawiającego. 6. W przypadku, gdy Wykonawca ze względu na nadzwyczajne okoliczności, nie będzie mógł zrealizować przedmiotu umowy, Zamawiający dopuszcza możliwość w porozumieniu z Wykonawcą wyznaczenia osoby/podmiotu, która zrealizuje przedmiot umowy w zastępstwie za Wykonawcę. 7. Zamawiający ma prawo odwołać szkolenie na 10 dni przed jego rozpoczęciem bez ponoszenia konsekwencji z tego tytułu.
8. W przypadku odwołania przez Zamawiającego szkolenia na mniej niż 10 dni przed jego rozpoczęciem Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% wynagrodzenia brutto za dane szkolenie, o którym mowa w 4 ust. 1 niniejszej umowy. 9. Strony zastrzegają sobie możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, jeżeli kwota kary umownej nie pokryje w pełni wysokości poniesionej szkody. 7 Strony wyznaczają osoby upoważnione do kontaktów w zakresie realizacji umowy: a) ze strony Zamawiającego Pani Magdalena Gutowska, e-mail: biuro@maculewicz.pl, tel.: +48 (22) 738-71-60 b) ze strony Wykonawcy., e-mail:, tel.:. 8 1. Jakiekolwiek zmiany w niniejszej umowie mogą być dokonane tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Strony nie mogą powoływać się na ustalenia pozaumowne. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 3. Właściwym do rozstrzygania sporów mogących wyniknąć w wyniku realizacji niniejszej umowy jest Sąd właściwy dla miejsca prowadzenia działalności Zamawiającego. 4. Każda ze stron ma prawo do rozwiązania umowy z miesięcznym okresem wypowiedzenia. 5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Zamawiający Wykonawca
Załącznik nr 1 do UMOWY nr PLAN SZKOLEŃ Godziny 8.00-8.45 zajęcia merytoryczne 8.45-9.30 zajęcia merytoryczne 9.30-9.45 przerwa 9.45-10.30 zajęcia merytoryczne 10.30-11.15 zajęcia merytoryczne 11.15-11.45 przerwa 11.45-12.30 zajęcia merytoryczne 12.30-13.15 zajęcia merytoryczne 13.15-13.30 przerwa 13.30-14.15 zajęcia merytoryczne 14.15-15.00 zajęcia merytoryczne
Załącznik nr 2 do UMOWY nr Szkolenia: Bezpieczeństwo przetwarzania informacji I Bezpieczeństwo przetwarzania informacji II Zajęcia prowadzone będą w formie wykładowo-warsztatowej. Szkolenia będą uwzględniały obowiązujące w Urzędach procedury. Szkolenia odpowiedzą m.in. na następujące pytania i zagadnienia: Ustawowe pojęcie danych osobowych Kto ma prawo do ochrony swoich danych osobowych? Zbiór danych osobowych, przetwarzanie, administrator, odbiorca, zgoda na przetwarzanie danych osobowych praktyczne znaczenie pojęć ustawowych. Administrator danych a administrator bezpieczeństwa informacji (ABI). Jak zabezpieczać dane na własnym stanowisku pracy? Kiedy dopuszczalne jest przetwarzanie danych osobowych zwykłych, a kiedy sensytywnych (przesłanki)? Obowiązki administratora danych osobowych. Na czym polega obowiązek informacyjny administratora, kto i w jakich okolicznościach jest z tego obowiązku zwolniony? Jakie warunki musi spełnić prawidłowy wniosek o udostępnienie danych osobowych? Jak formalnie odmówić udostępnienia danych osobowych (pismo, czy decyzja)? Jak powinien zareagować administrator na żądanie zaprzestania przetwarzania danych osobowych ze względu na szczególną sytuację osoby, której dane dotyczą? Przekazywanie danych osobowych na wnioski wpływające bezpośrednio z państw Unii Europejskiej. Praktyczne sposoby zabezpieczania danych osobowych na stanowisku pracy w jednostce. Na czym w praktyce polega określone w ustawie dołożenie szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą Czy osoba, na którą złożono skargę ma prawo poznać dane osoby skarżącej? Jak reagować na anonimy? Czy pracodawca może ujawniać wysokość wynagrodzenia swoich pracowników? Uprawnienia GIODO po nowelizacji ustawy przebieg kontroli. Którzy pracownicy jednostki powinni posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych? Czy imiona i nazwiska pracowników podlegają ochronie ustawowej? Czy akt notarialny sprzedaży nieruchomości samorządu terytorialnego podpisany przez wójta/ burmistrza powinien być udostępniany obywatelom w formie kserokopii, jeśli złożą taki wniosek? Czy obywatel ma prawo rejestrować dźwięk i obraz podczas załatwiania swoich spraw w urzędzie? Na czym polega prawo do ochrony wizerunku? Ochrona danych osobowych a decyzja administracyjna. Ochrona danych osobowych w kontekście prawa obywatela do uzyskania informacji publicznej. Telefoniczne udzielanie informacji w kontekście obowiązków wynikających z ustawy. Zgłaszanie zbiorów, nazewnictwo zbiorów (omówienie formularza zgłoszeniowego).
Obowiązująca dokumentacja w zakresie ochrony danych osobowych w jednostce (ogólne omówienie przykładowych wzorów: upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych, instrukcja zarządzania systemem informatycznym). Stanowiska, decyzje GIODO oraz wyroki sądów administracyjnych w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych w administracji publicznej. Szkolenia zostaną przeprowadzone na dwóch poziomach zaawansowania 1. Bezpieczeństwo przetwarzania informacji I Szkolenie skierowane jest do wszystkich uczestników projektu. Czas trwania szkolenia 16 godzin. Celem szkolenia jest nabycie umiejętności w zakresie zasad bezpieczeństwa przetwarzania informacji w systemach teleinformatycznych. 2. Bezpieczeństwo przetwarzania informacji II Szkolenie skierowane jest do Liderów (kierowników działów). Czas trwania szkolenia 8 godzin. Celem szkolenia jest pogłębienie zdobytej wiedzy do poziomu zaawansowanego i służenie wsparciem swoim pracownikom po zakończeniu projektu. Szkolenie eurząd Zajęcia prowadzone będą w formie wykładowo-warsztatowej. Szkolenie będzie uwzględniało obowiązujące w Urzędach procedury. Szkolenie skierowane jest do pracowników samorządowych posiadających kontakt z klientem. Czas trwania szkolenia 8 godzin. Celem szkolenia jest nabycie umiejętności w zakresie informowania klientów o dostępnych e- usługach. Zakres szkolenia: Skuteczna komunikacja w obsłudze klienta. Podstawowe bariery w komunikacji w kontakcie bezpośrednim organizacja punktu obsługi klienta. Przykłady praktyczne. Techniki usprawniające komunikację z klientem parafraza, aktywne słuchanie, klaryfikacja. Ćwiczenia praktyczne. Komunikaty niewerbalne, które usprawnią obsługę klienta Ćwiczenie praktyczne. Komunikaty werbalne, których należy unikać w trakcie informowania klienta o e-usługach. Potwierdzenie polityki profilu zaufanego: Osoby uprawnione do obsługi wniosków w zakresie profili zaufanych e-puap; Schemat procesu potwierdzania Profilu Zaufanego zadania po stronie osoby wnioskującej oraz po stronie Pracownika Punktu Potwierdzającego.
Szkolenie epuap Zajęcia prowadzone będą w formie wykładowo-warsztatowej. Szkolenie będzie uwzględniało obowiązujące w Urzędach procedury. Szkolenie skierowane jest do pracowników samorządowych posiadających kontakt z klientem. Czas trwania szkolenia 8 godzin. Celem szkolenia jest nabycie umiejętności w zakresie informowania klientów o sposobie założenia i korzystania z Profilu Zaufanego. Tematyka szkolenia 1. Podstawy prawne funkcjonowania e-administracji w Polsce. 2. Przedstawienie platformy epuap: rodzaje usług dostępne na platformie, wyszukiwanie usług na platformie, wyszukiwanie urzędów, zakładanie konta na platformie, omówienie podstawowej funkcjonalności konta. 3. Integracja platformy centralnej z platformami regionalnymi: Łączenie kont użytkowników, Integracja kart usług, Podpisywanie pism Profilem Zaufanym, Usługa PayByNet. 4. Rodzaje podpisów elektronicznych: kwalifikowany, Profil Zaufany. omówienie procedury uzyskania Profilu Zaufanego, omówienie procedury uzyskania podpisu kwalifikowanego. 5. Przegląd katalogu usług dostępnego na platformie regionalnej. weryfikacja podpiętych do Urzędu usług, podpięcie nowych usług do Urzędu, uzupełnienie opisów (informacji własnych) w kartach usług, weryfikacja usług z formularzami własnymi Urzędu (np. podatki), weryfikacja poprawności wysyłania formularzy do Urzędu. 6. Korzyści dla obywateli oraz przedsiębiorców płynące z korzystania z e-administracji (m. in. oszczędność czasu, papieru). Przygotowanie scenariusza, programu promocji e-administracji przez Urząd wśród mieszkańców, przedsiębiorców. Szkolenia: Nowa instrukcja kancelaryjna cz. 1 Nowa instrukcja kancelaryjna cz. 2 Zajęcia prowadzone będą w formie wykładowo-warsztatowej. Szkolenia będą uwzględniały obowiązujące w Urzędach procedury. Szkolenia skierowane są do pracowników samorządowych posiadających kontakt z klientem. Czas trwania szkolenia:
Nowa instrukcja kancelaryjna cz. 1-8 godzin Nowa instrukcja kancelaryjna cz. 2-8 godzin Celem szkoleń jest nabycie umiejętności w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, organizowania i nadzorowania właściwego obiegu w ramach czynności kancelaryjno-biurowych, profesjonalnego przechowywania dokumentacji w archiwum. Tematyka szkolenia Podstawy prawne zarządzania dokumentacją. Uregulowania na poziomie kierownika podmiotu. Wyznaczenie i waga koordynatora czynności kancelaryjnych. Składy nośników, bez względu na wybrany system. Kiedy składy chronologiczne? Stereotypy dot. konieczności stosowania pieczątek. Punkty zatrzymania dla dokumentacji. Postępowania z przesyłkami w zależności od nośnika. System elektroniczny wspierający obieg dokumentacji a EZD. Czy wszystkie akta mają wartość dokumentacyjną, o której mowa w ustawie archiwalnej? Konieczność, zakaz, czy możliwość udokumentowania własnego udziału w realizacji sprawy innej komórki? Celowość ustawodawcy w skąpości JRWA jak sobie radzić bez rozbudowy JRWA? Dlaczego brak kategorii BC w JRWA? Kiedy więc ją stosować? Dokumentacja tworząca akta sprawy i nie tworząca akt sprawy, jak dokonać takiego podziału i czy jest różnica w postępowaniu? Proces przygotowywania i przekazywania dokumentacji spraw do archiwum zakładowego - kto? Jak? Kiedy ma to zrobić? Pozytywy przepisów dotyczących warunków przechowywania dokumentacji. Propozycja wsparcia dla pracowników w stosowaniu IK - dobre praktyki. Jakie wzory druków są niezbędne pracownikowi i skąd je wziąć? Jakie zmiany gdy zdecydujemy się na EZD? Szkolenie będzie obejmowało analizę przypadku/warsztaty polegające miedzy innymi na: opracowaniu wyciągu z JRWA, dokonaniu opisu teczek aktowych, sporządzeniu spisów spraw, rejestracji i nadaniu znaku sprawy na pisma, poruszaniu się po JRWA, sporządzeniu spisów zdawczo odbiorczych do archiwum zakładowego.
Lp. 1 2 3 4 Imię i nazwisko Załącznik nr 3 do UMOWY nr Doświadczenie w prowadzeniu szkoleń Czas (od do), tematyka prowadzonych szkoleń, liczba godzin przeprowadzonych szkoleń, nazwa JST dla której prowadzone były szkolenia