PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: PRZEPROWADZENIE SZKOLENIA Z NORM API 571, API 579-1/ASME FFS-1, API 580/581 ORAZ Z OBSŁUGI OPROGRAMOWANIA PLANT MANAGER API RBI SW V9 ZAMAWIAJĄCY: Urząd Dozoru Technicznego (UDT), ul. Szczęśliwicka 34, 02-353 Warszawa; NIP: 522-000-46-17; Regon: 017196300 www.udt.gov.pl e-mail: przetargi@udt.gov.pl Osoba merytoryczna do kontaktów z Wykonawcami: Joanna Szewczyk, tel. +48 22 572-24-41. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Tryb postępowania dla wniosku nr ZP-DK-55/14 - postępowanie na podstawie art. 5a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty: 134 000,00 EURO. 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Przedmiot zamówienia stanowi przeprowadzenie szkolenia mającego na celu zaznajomienie uczestników z teoretycznymi i praktycznymi aspektami z zakresu trzech norm API 571 Damage Mechanisms in the Refining Industry, API 579-1/ASME FFS-1 Fitness-for-Service, API 580/581 Risk-Based Inspection oraz z zakresu obsługi oprogramowania Plant Manager API RBI SW V9 w zakresie niezbędnym do prowadzenia inspekcji urządzeń technicznych na instalacjach rafineryjnych i petrochemicznych. 2. Cel przedmiotu zamówienia: Uzyskana podczas szkolenia wiedza zostanie wykorzystana do realizacji zadań wynikających z ustawy o dozorze technicznym z dnia 21 grudnia 2000 r. (Dz. U. z 2013 poz. 963, z późn. zm.) zgodnie z art. 37 pkt 9 inicjowanie przedsięwzięć oraz prac badawczych w zakresie bezpiecznej pracy urządzeń technicznych oraz prowadzenie w tym zakresie badań diagnostycznych i wykonywanie ekspertyz. Ponadto, udział w szkoleniu umożliwi osiągnięcie założonego celu strategicznego UDT opisanego w dokumencie Strategia Urzędu Dozoru Technicznego na lata 2014-2016, tj. Rozwój wiedzy i umiejętności, a w szczególności celu operacyjnego R.2.: Wdrożenie metod badań na podstawie analizy zagrożeń i oceny ryzyka. Wiedza inspektorów w zakresie norm API będzie wykorzystywana w projektach UDT realizowanych w zakładach petrochemicznych i rafineryjnych na terenie Polski. 3. Zakres przedmiotu zamówienia: a) Szkolenie powinno składać się z 4 modułów, z czego 3 z nich dotyczą tematyki związanej z zastosowaniem określonych w przedmiocie zamówienia norm API, natomiast czwarty moduł dotyczy obsługi oprogramowania Plant Manager API RBI. OBJECT OF THE CONTRACT: TRAINING COURSE ON API 571, API 579-1/ASME FFS-1, API 580/581 STANDARDS AND THE USAGE OF THE SOFTWARE PLANT MANAGER API RBI SW V9 PURCHASER: Office of Technical Inspection, 34 Szczesliwicka Street, 02-353 Warsaw; NIP: 522-000-46-17; Regon: 017196300 www.udt.gov.pl; e-mail: przetargi@udt.gov.pl Substantive person to contact the Suppliers is: Joanna Szewczyk, phone number: +48 22 572-24-41. TYPE OF CONTRACT PROCEDURE FOR AWARDING THE CONTRACT: Procedure for awarding the contract for the purchasing order no ZP-DK-55/14 is procedure on the basis of Art. 5a Act of 29 January 2004 Public Procurement Law. Estimated total value of contract for the entire duration of the framework contract equals not more than: 134 000,00 EURO. 1. Detailed description of the contract: The object of the contract is the training course aiming to familiarize the participants with the theoretical and practical issues concerning three standards API 571 Damage Mechanisms in the Refining Industry, API 579-1/ASME FFS-1 Fitness-for-Service, API 580/581 Risk-Based Inspection as well as the usage of the software Plant Manager API RBI SW V9 to the extent necessary to inspect technical equipment in refining and petrochemical plants. 2. The purpose of the purchase: The knowledge gained during the training will be used in the scope of inspection tasks based on legal acts, especially the law of 21 December 2000 on technical inspection (Journal of Laws of 2013 item. 963, as amended) in accordance with point 9 of art. no 37 initiation of the research and development in the field of the safety of the technical equipment and performing inspections and expertise. What is more, the training should help to achieve UDT strategic goal stated in document UDT s strategy 2014-2016 Development of employees knowledge and skills in particular through operational goal R.2.: Implementation of the inspection methods based on risk and hazard analyses. Inspectors knowledge in the field of the API standards will be applied for UDT projects in the refining and petrochemical plants in Poland. 3. Scope of the contract: a) The series of the training course should cover 4 modules, 3 of them based on the API standards specified in hereby document and the fourth module should develop the skills in use of the Plant Manager API RBI software. 1
b) Zakres programowy szkolenia musi obejmować następujące moduły tematyczne: Norma API 571 DAMAGE MECHANISMS IN THE REFINING INDUSTRY: w zakresie umożliwiającym zrozumienie mechanizmów degradacji występujących w przemyśle rafineryjnym oraz wpływu, jaki mają na ich aktywność, warunki procesowe czy czynności konserwacyjne. Moduł szkolenia powinien obejmować podstawę metalurgii i opisy najbardziej typowych procesów rafineryjnych. Ponadto, w szkoleniu powinna być ujęta szczegółowa dyskusja na temat kluczowych mechanizmów degradacji zawartych w standardzie API 571 oraz omówienie przykładów uszkodzeń wyposażenia rafineryjnego, jak również omówienie badań NDT mogących mieć istotne znaczenie przy wykrywaniu uszkodzeń związanych z aktywnością poszczególnych mechanizmów degradacji. Norma API 579 1/ASME FFS 1 FITNESS FOR SERVICE: w zakresie standardu, który został wydany w lipcu 2007 roku i zawiera wszystkie tematy z pierwszego wydania normy API RP 579, a ponadto jest uzupełniony o ocenę uszkodzeń wynikających z mniej znanych mechanizmów degradacji występujących w takich branżach jak przemysł energetyczny czy papierniczy. Moduł szkoleniowy ma obejmować prezentację dotyczącą mechanizmów degradacji, znaczenia ich identyfikacji, technik inspekcyjnych w odniesieniu do charakterystyki wady oraz ogólny zarys szacowania pozostałego czasu eksploatacji urządzenia, napraw i metod przedłużania żywotności uszkodzonego urządzenia. Wykładowcy powinni omówić podłoże i logikę stojącą za procedurami oceny urządzeń jak również przedstawić praktyczne przykłady zastosowania. Norma API RP 580/581 RISK BASED INSPECTION: w zakresie wprowadzenia do metodologii RBI oraz przedstawienia podstawowych wytycznych dla stałych urządzeń ciśnieniowych i rurociągów zgodnie z API 580 oraz przedstawienia ilościowej metody obliczeniowej oraz szczegółowych wymagań w odniesieniu do tworzenia planu inspekcji bazującego na analizie ryzyka zgodnie z API 581. Moduł szkoleniowy powinien obejmować także prezentację na temat szacowania i planowania ryzyka, oszacowania postępu mechanizmów degradacji, prawdopodobieństwa uszkodzeń i skutków uszkodzeń oraz różnych sposobów wyznaczania ryzyka, zgodnie z API 581. Dodatkowo, moduł powinien obejmować temat planowania kontroli opartej na ocenie ryzyka i analizy ryzyka oraz kosztów i korzyści finansowych wynikających z RBI. SZKOLENIE Z OPROGRAMOWANIA API RBI SOFTWARE (WERSJA 9.0) w zakresie umiejętności nawigacji i korzystania z oprogramowania oraz stosowania metodologii RBI. Zajęcia będą obejmowały samodzielne wprowadzanie danych do b) The scope of the training should cover all below mentioned modules: API RP 571 DAMAGE MECHANISMS IN THE REFINING INDUSTRY: the course should enable to understand the refining industry damage mechanisms and the manner in which they are affected by process conditions or maintenance activities. The course should cover an overview of basic metallurgy and a description of most common refining processes. What is more, Its major focus should include detailed discussions of the key refining damage mechanisms addressed in API 571 and examples of equipment damage and failures. It also should include discussion of typical NDE methods applicable for detection of damage related to the specific damage mechanisms. API 579 1/ASME FFS 1 FITNESS FOR SERVICE: the course should cover the standard released in July, 2007. The standard includes all of the topics contained in the first edition of API RP 579 and new parts covering FFS assessment procedures that address the unique damage mechanisms experienced by other industries, such as the fossil electric power industry and the pulp and paper industry. The course should cover a presentation on damage mechanisms and the importance of identification, inspection techniques for flaw characterization, and an overview of remaining life, remediation, and methods to extend the life of damaged equipment. The instructors should discuss the background and logic behind the assessment procedures and intersperse some practical examples. API RP 580/581 RISK BASED INSPECTION: the course should introduce principles and minimum general guidelines of RBI for fixed equipment and piping according to API 580, as well as provide quantitative calculation methods and specific requirements to determine an inspection plan based on risk analysis according to API 581. The course should cover risk determination and planning, assessment of damage mechanisms and probability of failure, consequences of failure, and various risk determinations according to API 581. Additionally, discussions on risk based inspection planning, and financial risk and cost benefit analysis should be covered. API RBI SOFTWARE TRAINING (VERSION 9.0) the course should develop skills in navigation and use of the software and application of the RBI technology. The training should be combined with hands on data entry and analysis on how each student will understand and input 2
oprogramowania i analizowanie jak każdy z uczestników szkolenia rozumie i analizuje takie dane jak: dane projektowe, historia inspekcji oraz dane operacyjne. Ostatecznie uczestnicy nauczą się samodzielnie tworzyć plany inspekcyjne bazując na zasadach API RBI. c) Szkolenie skierowane jest do inżynierów, inspektorów UDT oraz personelu operacyjnego, który zaangażowany jest w inspekcje, wdrażanie programu RBI lub inne powiązane projekty. d) Liczba uczestników szkolenia maksymalnie 35 (jedna grupa), które biorą udział w każdym module. e) Szkolenie odbywać się będzie w Polsce, w siedzibie Zamawiającego, przy ul. Szczęśliwickiej 34 w Warszawie (z wykluczeniem formy e-learningowej). f) Szkolenie powinno być zrealizowane w ciągu 10 dni szkoleniowych (1 dzień szkoleniowy to 8 godzin lekcyjnych, 1 godzina lekcyjna trwa 45 minut) w następującym podziale: a. Norma API 571 Damage Mechanisms 2 dni szkoleniowe; b. Norma API 579 1/ASME FFS 1 Fitness for Service 3 dni szkoleniowe; c. Norma API 580/581 Risk Based Inspection - 3 dni szkoleniowe; d. Plant Manager API RBI SW V9 2 dni szkoleniowe. g) Szkolenie musi być realizowane w dni robocze z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w terminach ustalonych z Zamawiającym. Dzień szkolenia rozpoczyna się o godzinie 8:00. h) Termin realizacji szkolenia: 9-20 marzec 2015. i) Zamawiający wymaga, aby szkolenie prowadzone było przez czterech wykładowców (wszyscy wykładowcy są obecni na sali szkoleniowej podczas szkolenia). j) Szkolenie odbędzie się w języku angielskim. Zamawiający zapewni tłumaczenie symultaniczne szkolenia na język polski po uzgodnieniu takiej potrzeby z uczestnikami szkolenia. k) Zamawiający zarezerwuje i zapewni korzystanie z sali szkoleniowej z niezbędnym wyposażeniem multimedialnym, odpowiednim do liczebności grupy, projektor, ekran oraz flipchart. l) Zamawiający zapewni stanowiska komputerowe z oprogramowaniem API RBI oraz wszelkie materiały pomocnicze do prowadzenia czwartego modułu szkolenia (nie więcej niż 2 osoby przy jednym stanowisku komputerowym). m) Zamawiający zapewni dwie przerwy kawowe oraz posiłek podczas przerwy obiadowej (kawa, actual equipment design data, inspection historical data, and operating history data. Finally, students will learn to create inspection plans based on the API RBI risk principles. c) The course is intended for engineers, UDT inspectors, and operators who are involved in inspection, RBI and other related projects. d) The number of the course participants max 35 (one group), that take part in each module. e) The training course will be held in Poland, in the Purchasers headquarters, Warsaw, 34 Szczesliwicka Street (e-learning is not accepted by the Purchaser). f) The training course should be structured for 10 training days (1 training day equals 8 training lessons, 1 training lesson equals 45 minutes), in the below presented format: a. API 571 Damage Mechanisms 2 training days; b. API 579 1/ASME FFS 1 Fitness for Service 3 training days; c. API 580/581 Risk Based Inspection - 3 training days; d. Plant Manager API RBI SW V9 2 training days. g) The training course must be organized on working days, except for the public holidays, on mutually agreeable date. The training day starts at 8:00. h) Date for the course is March 9-20, 2015. i) The Purchaser requires that the training is carried out by four instructors (all instructors are present on site during training course). j) The training courses will be instructed using the English language. If necessary the Purchaser will arrange for simultaneous translation into Polish language for the participants. k) The Purchaser will arrange for a suitable training room with classroom style seating and audio visual equipment, including a computer projector, projection screen, and white board or flipchart. l) The Purchaser will provide computer stations with access to applicable API RBI software as well as any useful equipment necessary for carrying out the fourth module of the training (not more than two students per computer station). m) The Purchaser shall arrange two coffee breaks and lunch each day of the training (coffee, 3
herbata, woda, napoje, obiad) dla uczestników i wykładowców każdego dnia szkolenia. n) Wykonawca podczas każdego dnia szkoleniowego sporządzi imienną listę obecności uczestników, których oryginały będzie zobowiązany przekazać Zamawiającemu w ostatnim dniu szkolenia. o) Wykonawca powinien zapewnić możliwość przekazania materiałów szkoleniowych lub prezentacji niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia na 5 dni roboczych po podpisaniu umowy na potrzeby przygotowania ewentualnego ich tłumaczenia przez Zamawiającego. p) Zamawiający zapewni dla każdego uczestnika szkolenia wydruk przekazanych materiałów szkoleniowych niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia. q) Wykonawca po zakończeniu szkolenia wystawi uczestnikom zaświadczenia potwierdzające ukończenie przez nich szkolenia. r) Szczegółowy harmonogram i program poszczególnych modułów, treść i forma materiałów szkoleniowych oraz narzędzia do badania efektywności szkolenia zostaną uzgodnione przez Zamawiającego z Wykonawcą w terminie 5 dni roboczych od daty zawarcia umowy. s) Zamawiający zastrzega sobie prawo dostosowania zakresu szkolenia do działalności UDT i położenia nacisku na najważniejsze z punktu widzenia UDT kwestie. 4. Pozostałe warunki realizacji zamówienia: Pozostałe warunki realizacji zamówienia znajdują się w dokumencie określającym Istotne postanowienia umowy stanowiącym załącznik nr 1. Zamawiający dopuszcza zmianę zapisów umowy, której treść zostanie uzgodniona z Wykonawcą przed podpisaniem, z wyłączeniem postanowień dotyczących zakresu, terminu realizacji szkolenia, o którym mowa w pkt 3 lit. h oraz ceny. 5. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki dotyczące: - posiadania uprawnień do wykonywania czynności będących przedmiotem zamówienia, co oznacza obowiązek wskazania przez Wykonawcę, że jest ośrodkiem szkoleniowym realizującym program szkolenia zatwierdzony przez API U (The American Petroleum Institute University) /Training Provider Certification Program (TPCP) lub wskazania, że posiada program autorski dla wszystkich modułów szkolenia (załącznik nr 4 Formularz oferty); tea, refreshments, beverages, lunch) for students and trainers. n) The Supplier shall prepare attendance register each day of the training and pass it on to the Purchaser the last day of the training. o) The Supplier shall provide the opportunity for prior handing presentations and training materials in order to prepare its translations. The Supplier should hand the above mentioned training manuals within 5 working days from the date of contract signing. p) The Purchaser shall provide printed copies of the necessary training materials for each training participant. q) The Supplier shall issue individual certificates for participants after the training, confirming participation in the training courses. r) Detailed format and the schedule for the training courses as well as the form, content of the training materials and effectiveness measure tools shall be discussed and agreed upon between the Purchaser and the Supplier within 5 working days from the date of contract signing. s) The Purchaser reserves the right to adjust the training course schedule for the UDT scope of interest and concentrate on the most UDT important issues. 4. Other conditions: The detailed terms and conditions of the training service are stated in the document named Essential contract terms and conditions (Appendix no 1). The terms and conditions shall be mutually agreed and modified by the Purchaser and the Supplier, except for the contractual provisions of scope of work, dates mentioned in point 3 letter h and the total price for the training courses. 5. Description of the conditions for participation in the procedure and the description of the method used for the evaluation of the fulfilment of those conditions. The contract shall be submitted to the Supplier that fulfills the below mentioned conditions: - is authorized to conduct the subject of the contract, which means that the Supplier has rights to provide the training courses under the API U (American Petroleum Institute University)/ TPCP (Training Provider Certification Program) or is able to present authorized training programs for the series of courses (Appendix no 4 Offer form); 4
- posiadania wiedzy i doświadczenia, co oznacza obowiązek wykazania, iż Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert wykonał co najmniej jedną usługę odpowiadającą swoim rodzajem i zakresem n/w usługom, tj. przeprowadził 1 szkolenie z normy API 571 Damage Mechanisms in the Refining Industry, 1 szkolenie z normy API 579-1/ASME FFS-1 Fitnessfor-Service i 1 szkolenie z normy API 580/581 Risk- Based Inspection oraz przeprowadził 1 szkolenie z obsługi oprogramowania API RBI, co oznacza obowiązek przedłożenia pisemnych referencji potwierdzających przeprowadzenie wspomnianych szkoleń u Klientów (załącznik nr 2 Lista wykonanych przez Wykonawcę usług); - dysponowania odpowiednimi osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, co oznacza, iż Wykonawca dysponuje co najmniej czterema wykładowcami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu. Wykonawca przedstawi w ofercie CV wykładowców dedykowanych do przeprowadzenia szkolenia w zakresie ich wykształcenia kierunkowego, specjalistycznego doświadczenia w przedmiotowej dziedzinie i doświadczenia w prowadzeniu szkoleń z zakresu przedmiotu zamówienia z pominięciem informacji stanowiących zastrzeżone dane osobowe (załącznik nr 3 Wykaz osób); 6. Opis sposobu przygotowania ofert: a) Oferta powinna być sporządzona w języku polskim albo języku angielskim. b) Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. c) Ofertę muszą podpisać osoby do tego upoważnione. 7. Opis sposobu obliczenia ceny: a) Cena oferty jest ceną maksymalną uwzględniającą wszystkie zobowiązania (koszty przeprowadzenia szkolenia włącznie z kosztami przelotu, transportu, zakwaterowania, wyżywienia wykładowców, materiałów szkoleniowych, wydania zaświadczeń) oraz podatki. b) Cena brutto musi być podana w USD (dolar amerykański). 8. Kryteria oceny oferty oraz ich znaczenie: Przy ocenie ofert Zamawiający będzie kierował się kryteriami przedstawionymi poniżej: Kryterium 1 Cena 80% Ocenie podlega wartość brutto oferty Wykonawcy. W kryterium cena Zamawiający przyzna ofercie z najniższą ceną maksymalną ilość punktów, tj. 80 pkt. Kryterium 2 Jakość 20% Ocenie będzie podlegać: - Posiadanie przez dostawcę aktualnej akredytacji API U (The American Petroleum Institute University) - is experienced and has knowledge, which means that the Supplier shall provide a proof for carrying out services in accordance to the scope of the contract. The above referenced services should have been rendered 3 years prior to issue of this tender. The Supplier shall document that at least one training on API 571 Damage Mechanisms in the Refining Industry, at least one training on API 579-1/ASME FFS-1 Fitness-for- Service, at least one training on API 580/581 Risk-Based Inspection and at least one training on API RBI software had been provided. The Supplier shall attach written reference letters from Customers (Appendix no 2 List of reference and experience); - dispose of adequate personnel for carrying out the service, which means that the Supplier is able to present at least 4 qualified and experienced persons required to instruct the series of courses. The Proposal provided by the Supplier shall include instructors curriculum vitae with detailed information on education, knowledge in the field of API standards and trainer experience (highly sensitive personal data shall be omitted) (Appendix no 3 List of persons); 6. Guidelines for the Proposal preparation: a) The language of the Proposal shall be Polish or English. b) The Supplier is eligible to submit only one Proposal. c) Proposal must be signed by the duly authorized person. 7. Description of the price calculation method: a) The price of the offer should be max including all related costs (training costs, travel costs for the instructors including airfare, ground transportation, and living expenses, training material costs, relevant certificate costs) and tax. b) The gross price should be expressed in USD (American dollar). 8. Contract award criteria and their meaning: In assessing the offers the Purchaser will use the criteria set out below: Criterion 1 Price 80% The total gross price offered by the Supplier will be evaluated. The Purchaser will award maximum number of points (80 points) to the Proposal with the lowest price. Criterion 2 Quality 20% The Purchaser will assess: 5
na realizację przedmiotowego szkolenia - 20 punktów. W kryterium jakość Zamawiający przyzna ofercie maksymalnie 20 pkt. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o w/w kryteria. 9. Termin składania ofert: 17.02.2015. nie później niż do godz. 12:00 w Kancelarii Urzędu Dozoru Technicznego (UDT), ul. Szczęśliwicka 34, 02-353 Warszawa. Oferta powinna być złożona w pojedynczej zaklejonej kopercie umieszczonej w kopercie zewnętrznej. API U (The American Petroleum Institute University) valid accreditation for the series of the referenced API courses - 20 points. The Purchaser will award maximum 20 points for the quality and experience criterion. Bidder selection will be based on the above mentioned criteria. 9. Deadline for submission of tenders: February 17, 2015 not later than by 12:00 in the Office of Technical Inspection (UDT) ul. Szczęśliwicka 34, 02-353 Warsaw. Tenders must be placed in a single sealed envelope, itself placed in a package or outer envelope. 6