Regulamin Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata

Załącznik do uchwały Nr 1/2015 Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 z dnia 29 kwietnia 2015 r. Regulamin Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 1. Postanowienia ogólne 1. Komitet Monitorujący Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 (zwany dalej Komitetem) został powołany na podstawie Uchwały Nr 35/324/2015 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 8 kwietnia 2015 r. w sprawie ustanowienia Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020. 2. Komitet wykonuje swoje zadania w okresie realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 (zwany dalej RPOWP 2014-2020). 3. Lista imienna składu Komitetu jest sporządzana i na bieżąco aktualizowana przez Instytucję Zarządzającą RPOWP 2014-2020 oraz publikowana na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPOWP 2014-2020. 4. Organizacyjno-techniczne przygotowanie i obsługę posiedzeń Komitetu zapewnia Sekretariat Komitetu znajdujący się w Referacie Monitorowania i Systemów Informatycznych w Departamencie Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego. 5. Wymiana korespondencji pomiędzy Komitetem oraz Sekretariatem Komitetu dokonywana jest drogą elektroniczną, z wyłączeniem korespondencji dotyczącej zmiany składu osobowego Komitetu (zmiana/odwołanie Członka lub Zastępcy). 6. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o stanowiskach i funkcjach rodzaju męskiego rozumiane są przez to również stanowiska i funkcje zajmowane przez kobiety. 2. Skład i zasady uczestnictwa w pracach Komitetu 1. Skład Komitetu określa uchwała, o której mowa w 1 ust. 1 Regulaminu. Strona 2 z 16

2. Członkowie Komitetu i ich Zastępcy oraz Obserwatorzy potwierdzają gotowość pełnienia swoich funkcji w Komitecie poprzez podpisanie odpowiedniego oświadczenia i deklaracji reprezentanta, stanowiącego załącznik do Regulaminu: Załącznik Nr 1 dla Członka Komitetu i Zastępcy Członka Komitetu, Załącznik Nr 2 dla Obserwatora w Komitecie. 3. Członek Komitetu, Zastępca Członka Komitetu oraz Obserwator reprezentują zgłaszający ich do składu Komitetu podmiot. 4. Komitetowi przewodniczy Marszałek Województwa Podlaskiego (zwany dalej Przewodniczącym) lub jego Zastępca, będący przedstawicielem Instytucji Zarządzającej RPOWP 2014-2020 oraz członkiem Komitetu lub jego drugi Zastępca dyrektor komórki organizacyjnej UMWP właściwej ds. rozwoju regionalnego, będący jednocześnie członkiem Komitetu. W przypadku nieobecności Przewodniczącego oraz jego Zastępców, Przewodniczący może udzielić pisemnego upoważnienia do prowadzenia obrad innemu Członkowi Komitetu. 5. Członkowie Komitetu lub ich Zastępcy uczestniczą w pracach Komitetu osobiście. Podczas głosowania każdy Członek Komitetu dysponuje jednym głosem. W przypadku nieobecności Członka Komitetu podczas posiedzenia, prawo do głosowania, jak i wszystkie uprawnienia oraz zadania, przysługują jego Zastępcy 6. W przypadku, kiedy w posiedzeniu nie może uczestniczyć ani Członek Komitetu, ani jego Zastępca, informują oni o tym fakcie Przewodniczącego za pośrednictwem Sekretariatu Komitetu, z podaniem obiektywnych przyczyn uniemożliwiających obecność, najpóźniej w terminie 5 dni roboczych przed datą posiedzenia (termin nie dotyczy zdarzeń losowych); w tym przypadku nieobecność uznaje się za usprawiedliwioną. 7. Odwołanie danego Członka Komitetu/Zastępcy Członka Komitetu następuje na: 1) pisemny wniosek własny, 2) pisemny wniosek delegującego podmiotu, w szczególności w przypadku utraty pełnionej przez niego funkcji w danej organizacji/instytucji lub w przypadku jego śmierci. 8. Przewodniczący występuje do danego podmiotu o wyznaczenie nowych przedstawicieli w przypadku: 1) następujących po sobie dwóch nieusprawiedliwionych nieobecności przedstawiciela danego podmiotu na posiedzeniach Komitetu, 2) rażącego nieprzestrzegania obowiązków, w szczególności powtarzającego się nieinformowania Sekretariatu Komitetu o nieobecnościach na posiedzeniach. 9. Podmiot delegujący swoich przedstawicieli powinien dążyć do zapewnienia stałej reprezentacji w pracach Komitetu. W przypadku niewywiązywania się z tego obowiązku, w szczególności jeśli: Strona 3 z 16

1) po raz drugi dokonano zmiany Członka Komitetu, przy czym nie należy w tym limicie uwzględniać przyczyn, o których mowa w ust. 7, 2) frekwencja uczestnictwa przedstawiciela danego podmiotu w posiedzeniach Komitetu jest niska, tzn. stanowi mniej niż 50% lub wystąpiła nieobecność na czterech kolejnych posiedzeniach Komitetu, Przewodniczący wnioskuje do Zarządu Województwa Podlaskiego o skreślenie danego podmiotu ze składu Komitetu. Może jednocześnie zawnioskować do Zarządu Województwa Podlaskiego o ewentualne uzupełnienie składu Komitetu o nowy podmiot. 10. Obserwatorzy uczestniczą w posiedzeniach Komitetu bez prawa do głosowania. Mają prawo do czynnego uczestnictwa w posiedzeniach, w tym do udziału w dyskusji, wyrażania opinii oraz zgłaszania uwag odnośnie zagadnień będących przedmiotem obrad. 11. Zgodnie z art. 48 ust. 3 Rozporządzenia Ogólnego *, Komisja uczestniczy w pracach Komitetu pełniąc rolę doradczą. Komisja wypełnia tę rolę zgodnie z artykułami 48 ust. 4, 49 oraz 110 Rozporządzenia Ogólnego, biorąc czynny udział w posiedzeniach poprzez odnoszenie się do tematów związanych z wdrażaniem Europejskich Funduszy Strukturalnych i Inwestycyjnych oraz z pracami Komitetu. Przedstawiciele Komisji Europejskiej nie uczestniczą w głosowaniu. Nie podpisują również oświadczenia i deklaracji reprezentanta, o których mowa w ust. 2. 12. W pracach Komitetu na zaproszenie Przewodniczącego mogą uczestniczyć na prawach obserwatorów inne osoby spoza składu Komitetu. 13. Katalog praw i obowiązków Członka Komitetu i Zastępcy Członka Komitetu stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu. 3. Przewodniczący Komitetu Do zadań Przewodniczącego Komitetu należy w szczególności: 1) prowadzenie obrad; 2) zarządzanie głosowań; 3) zwoływanie posiedzeń, w tym wyznaczanie ich terminu i miejsca; 4) proponowanie agendy posiedzeń; 5) zapraszanie do udziału w posiedzeniu osób spoza składu Komitetu; 6) podpisywanie zatwierdzonych przez Komitet uchwał; * Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (Dz. U. UE L. 347 z dnia 20 grudnia 2013 r.) Strona 4 z 16

7) podpisywanie uzgodnionych protokołów z posiedzeń; 8) wnioskowanie o powołanie grupy roboczej o której mowa w 8; 9) reprezentowanie Komitetu w sprawach dotyczących jego działalności; 10) podejmowanie decyzji o których mowa w 2, ust. 8 i 9 celem zapewnienia efektywnej pracy Komitetu; 11) zatwierdzanie decyzji w zakresie szkoleń i ekspertyz; 12) zlecanie organizacji szkoleń i przygotowań ekspertyz, o których mowa w pkt. 11) za pośrednictwem Sekretariatu Komitetu odpowiednim komórkom merytorycznym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego; 13) zapewnienie sporządzania przez Sekretariat Komitetu raz w roku i przedkładania do wiadomości członków Komitetu informacji finansowych dotyczących funkcjonowania Komitetu, o których mowa w 9, ust. 10. 4. Sposób podejmowania decyzji 1. Decyzje Komitetu podejmowane są w formie uchwały. 2. Każdy projekt uchwały stanowi przedmiot obrad Komitetu i Członkowie Komitetu, Zastępcy Członków Komitetu, Obserwatorzy oraz Przedstawiciele Komisji Europejskiej mogą zgłaszać uwagi i poprawki do jej zapisów. 3. Uchwała podejmowana jest w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, przy udziale co najmniej połowy liczby osób uprawnionych do głosowania w posiedzeniu Komitetu. W przypadku równej liczby głosów oddanych za przyjęciem uchwały i przeciwko przyjęciu uchwały, decyduje głos Przewodniczącego Komitetu albo w przypadku jego nieobecności osoby go zastępującej. 4. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach takich jak konieczność pilnego rozpatrzenia sprawy lub podjęcia decyzji, albo techniczny lub formalny charakter danego zagadnienia możliwe jest podejmowanie uchwał w trybie obiegowym, z zachowaniem terminu określonego w 5 ust. 4. Wyrażenie sprzeciwu przez jedną trzecią Członków Komitetu powoduje przesunięcie kwestii do rozpatrzenia na posiedzenie Komitetu. 5. W trybie obiegowym każdy z Członków Komitetu w wyznaczonym czasie, nie krótszym niż 7 dni roboczych od daty przekazania, może zgłosić zastrzeżenia do projektu uchwały. Wszystkie zastrzeżenia, wraz ze swoim stanowiskiem odnośnie ich uwzględnienia w projekcie uchwały, Instytucja Zarządzająca RPOWP 2014-2020 przekazuje Członkom Komitetu w ciągu 3 dni roboczych od upływu terminu na zgłaszanie uwag. 6. Uchwałę uznaje się za podjętą w trybie obiegowym, z zastrzeżeniem ust. 4, jeżeli została przyjęta zgodnie z dyspozycją ust. 3, jak również został spełniony jeden z poniższych warunków: Strona 5 z 16

1) żaden z Członków Komitetu w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 7 dni roboczych, nie prześle pocztą elektroniczną pisemnych zastrzeżeń do otrzymanego projektu uchwały (brak zgłoszonych uwag traktowany jest jako głos oddany za przyjęciem uchwały), 2) albo, o ile zgłoszono zastrzeżenia do projektu uchwały, wszyscy Członkowie Komitetu, którzy byli ich autorami, wycofali swoje zastrzeżenia, 3) albo zgłoszone uwagi zostały uwzględnione, a wprowadzona zmiana nie została oprotestowana przez pozostałych Członków Komitetu w terminie 5 dni roboczych od poinformowania o jej dokonaniu. 7. Uchwała przyjęta przez Komitet jest podpisywana przez Przewodniczącego Komitetu lub jego Zastępcę, a następnie publikowana na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPOWP 2014-2020. 5. Organizacja posiedzeń Komitetu 1. Posiedzenia Komitetu są zwoływane przez Przewodniczącego Komitetu lub jego Zastępcę i odbywają się co najmniej raz w roku lub częściej, jeśli zaistnieje taka potrzeba. 2. Posiedzenie może również zostać zwołane na wniosek jednej piątej Członków Komitetu najpóźniej w przeciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku. 3. Informacje na temat dat i miejsc planowanych spotkań są przekazywane przez Sekretariat Komitetu wszystkim Członkom Komitetu, Zastępcom Członków Komitetu (do wiadomości), Obserwatorom oraz Przedstawicielom Komisji Europejskiej w terminie najpóźniej do 15 dni roboczych przed posiedzeniem. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać skrócony do minimum 10 dni roboczych. 4. Dokumenty będące przedmiotem obrad przekazywane są przez Sekretariat Komitetu wszystkim Członkom Komitetu, Zastępcom Członków Komitetu, Obserwatorom oraz Przedstawicielom Komisji Europejskiej w terminie najpóźniej do 10 dni roboczych przed posiedzeniem. 5. Członkowie Komitetu, Zastępcy Członków Komitetu, Obserwatorzy oraz Przedstawiciele Komisji Europejskiej mogą przesyłać do Sekretariatu Komitetu uwagi do otrzymanych dokumentów. Uwagi zgłoszone w terminie najpóźniej do 4 dni roboczych przed posiedzeniem Sekretariat Komitetu przesyła pozostałym Członkom Komitetu, Zastępcom Członków Komitetu, Obserwatorom oraz Przedstawicielom Komisji Europejskiej. 6. Członkowie Komitetu oraz Przedstawiciele Komisji Europejskiej mają prawo do zgłaszania dodatkowych punktów obrad w terminie nie krótszym niż 5 dni roboczych przed datą posiedzenia. Jeśli istnieją przesłanki dla nie wniesienia wskazanych kwestii do porządku obrad, to Przewodniczący może podjąć decyzję o ich wyłączeniu. Komitet może również podczas posiedzenia podjąć decyzję o włączeniu do porządku Strona 6 z 16

obrad Komitetu dodatkowych spraw nieprzewidzianych w proponowanym porządku obrad decyzja w tej kwestii podejmowana jest w drodze głosowania. 7. Sekretariat Komitetu zapewnia możliwość udziału w posiedzeniach Komitetu osobom z różnego typu niepełnosprawnościami. 8. Obrady Komitetu są rejestrowane w celach protokolarnych. 6. Protokoły 1. Z każdego posiedzenia sporządzany jest protokół, który obejmuje przede wszystkim: 1) informacje o dacie i miejscu posiedzenia, 2) porządek obrad, 3) listę imienną uczestników spotkania, 4) listę zgłoszonych wniosków formalnych, postulatów, zaprezentowanych stanowisk i opinii ze wskazaniem osób je przedstawiających i podmiotów, które te osoby reprezentują, informacją czy zostały przez Komitet przyjęte/odrzucone, oraz propozycją sposobu realizacji wniosków/postulatów/stanowisk/opinii przyjętych, 5) podjęte uchwały, 6) inne ustalenia Komitetu i Przewodniczącego. 2. Projekt protokołu sporządzany jest przez Sekretariat Komitetu w terminie do 21 dni roboczych od dnia posiedzenia, a następnie przekazywany jest w wersji elektronicznej wszystkim Członkom Komitetu, Zastępcom Członków Komitetu, Obserwatorom oraz Przedstawicielom Komisji Europejskiej. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie tego terminu do 30 dni roboczych. 3. Członkowie Komitetu, Zastępcy Członków Komitetu, Obserwatorzy oraz Przedstawiciele Komisji Europejskiej uczestniczący w danym posiedzeniu Komitetu mogą zgłaszać uwagi do projektu protokołu w terminie 10 dni roboczych od dnia jego wysłania. Brak uwag jest tożsamy ze zgodą na zatwierdzenie protokołu. 4. Nadesłanie uwag skutkuje koniecznością ustosunkowania się do nich przez Sekretariat Komitetu w porozumieniu z Przewodniczącym lub jego Zastępcą i przesłania wersji protokołu opracowanej w oparciu o uzgodnione uwagi Członkom Komitetu, Zastępcom Członków Komitetu, Obserwatorom oraz Przedstawicielom Komisji Europejskiej w ciągu 14 dni roboczych od upływu terminu, o którym mowa w ust. 3. Poprawki stylistyczne oraz korekta oczywistych pomyłek redaktorskich nie wymagają ponownego rozsyłania projektu protokołu. Jeżeli w ciągu kolejnych 7 dni roboczych nie wpłyną uwagi do nowej wersji protokołu, wówczas uznaje się tę wersję za zaakceptowaną. 5. Zatwierdzony protokół jest podpisywany przez Przewodniczącego i publikowany na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPOWP 2014-2020. Strona 7 z 16

7. Zadania Komitetu 1. Zadania Komitetu w świetle art. 49 Rozporządzenia Ogólnego* obejmą: 1) systematyczny przegląd wdrażania RPOWP 2014-2020 i postępów poczynionych na drodze osiągania jego celów, w szczególności w odniesieniu do celów pośrednich i końcowych wskazanych w ramach wykonania; 2) analizowanie wszelkich kwestii, które wpływają na wykonanie RPOWP 2014-2020, w tym wniosków z przeglądu wyników oraz zatwierdzanie spraw wskazanych w art. 110 ust. 2 Rozporządzenia ogólnego; 3) konsultowanie i akceptowanie zmian RPOWP 2014-2020 proponowanych przez IZ RPOWP 2014-2020; 4) przedstawianie uwag dotyczących wdrażania i ewaluacji RPOWP 2014-2020, w tym przedsięwzięć na rzecz zmniejszania obciążenia administracyjnego dla beneficjentów i monitorowanie działań podjętych w ich następstwie. 2. W celu realizacji zadań, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, na podstawie art. 56 ust. 3, art. 110 ust 1 oraz art. 116 ust. 3 Rozporządzenia ogólnego Komitet rozpatruje w szczególności: 1) wszelkie kwestie, które mają wpływ na wykonanie RPOWP 2014-2020; 2) postępy w realizacji Planu ewaluacji RPOWP 2014-2020 oraz ewaluacje dotyczące RPOWP 2014-2020, w tym wyniki ewaluacji oraz ich wykorzystanie; 3) postępy w realizacji Strategii Komunikacji RPOWP 2014-2020, tj. rozpatrywanie informacji o postępach w realizacji Strategii Komunikacji RPOWP 2014-2020 i analizę wyników realizacji tej Strategii, dokonanej przez IZ RPOWP 2014-2020 oraz informację o planowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych na kolejny rok; 4) wdrażanie dużych projektów; 5) wdrażanie wspólnych planów działania (JAP); 6) działania mające na celu promowanie równości szans płci, równych szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami różnego typu; 7) działania mające na celu promowanie zrównoważonego rozwoju; 8) postępy w zakresie działań podejmowanych w celu spełnienia mających zastosowanie warunków wstępnych; 9) wdrażanie instrumentów finansowych. 3. Komitet, na podstawie art. 110 ust. 2 rozporządzenia ogólnego, rozpatruje i zatwierdza: 1) metodykę i kryteria wyboru projektów, 2) roczne i końcowe sprawozdania z wdrażania RPOWP 2014-2020; 3) Plan Ewaluacji RPOWP 2014-2020 i wszelkie jego zmiany; 4) Strategię Komunikacji RPOWP 2014-2020 oraz zmiany tej Strategii 5) wszelkie propozycje IZ RPOWP 2014-2020 dotyczące zmian RPOWP 2014-2020. Strona 8 z 16

4. W gestii Komitetu leży również przyjmowanie stanowisk w zakresie innym niż wyżej wymienione, jeśli uzna to za stosowne. 5. Realizacja zadań Komitetu może polegać w szczególności na: 1) udzieleniu informacji wszystkim Członkom Komitetu, Zastępcom Członków Komitetu, Obserwatorom oraz Przedstawicielom Komisji Europejskiej; 2) przeprowadzeniu dyskusji nad daną kwestią; 3) podjęciu przez Komitet decyzji w danej kwestii, w szczególności polegającej na: a) zatwierdzeniu dokumentu; b) wydaniu opinii; c) przedstawieniu uwag lub wniosków; 4) powołaniu grupy roboczej zajmującej się wybranymi kwestiami będącymi przedmiotem prac Komitetu. 6. Realizacja zadań Komitetu związanych z rozpatrywaniem, o którym mowa w ust. 2-3, następuje w sposób, o którym mowa w ust. 5 z wyłączeniem pkt. 3), lit. a). 8. Grupy robocze 1. Grupa robocza powoływana jest uchwałą Komitetu w celu podjęcia prac w określonym zakresie, związanych z realizacją RPOWP 2014-2020. 2. Grupa robocza może mieć charakter grupy stałej lub grupy ad hoc. 3. Wniosek o powołanie grupy roboczej składa Przewodniczący Komitetu lub grupa Członków Komitetu licząca co najmniej 3 osoby. 4. Wszelkie zmiany w zasadach pracy grupy roboczej, jak i decyzja w sprawie zakończenia prac tej grupy podejmowane są uchwałą Komitetu. 5. Członkami grupy roboczej mogą zostać Członkowie Komitetu, Zastępcy Członków Komitetu, Obserwatorzy lub wskazane przez nich osoby spoza składu Komitetu reprezentujące tę samą instytucję/organizację. Do prac grupy roboczej mogą zostać włączone również inne osoby spoza składu Komitetu. Liczba członków grupy roboczej jest ograniczona do 10 osób, celem zapewnienia jej operacyjności i decyzyjności. 6. Grupą roboczą kieruje przewodniczący grupy, który pełni swoją funkcję w poszanowaniu zasady partnerstwa, a jego wybór i odwołanie następuje w drodze głosowania poprzez uzyskanie więcej niż połowy głosów wszystkich członków grupy roboczej. 7. Grupa robocza funkcjonuje w oparciu o własny regulamin. 8. Obsługę prac grupy roboczej zapewnia Sekretariat Komitetu. W uzasadnionych przypadkach może zostać powołany także sekretariat grupy. 9. Zadaniem grupy roboczej może być m.in. opiniowanie projektów uchwał Komitetu lub proponowanie zagadnień, które mogłyby być przedmiotem uchwał. Wypracowane Strona 9 z 16

opinie i stanowiska są przekazywane Komitetowi oraz sprawozdawane na posiedzeniu Komitetu, przed podjęciem przedmiotowej uchwały, przez przewodniczącego grupy roboczej lub wyznaczonego członka grupy. 10. Przewodniczący grupy roboczej raz do roku przedkłada do wiadomości Komitetowi sprawozdanie z realizacji zadań grupy najpóźniej w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku sprawozdawczego lub zakończenia prac grupy. 11. Informacje o powołanych grupach roboczych, w tym o ich składzie i pracach, publikowane są na stronie internetowej IZ RPOWP 2014-2020. 9. Zasady finansowania funkcjonowania Komitetu 1. Członkowie Komitetu, Zastępcy Członków Komitetu, Obserwatorzy w Komitecie oraz Przedstawiciele Komisji Europejskiej wykonują nieodpłatnie swoje obowiązki związane z udziałem w posiedzeniach Komitetu. 2. Funkcjonowanie Komitetu finansowane jest ze środków pomocy technicznej RPOWP 2014-2020. 3. Wszystkie koszty ponoszone w ramach RPOWP 2014-2020 muszą być udokumentowane na podstawie zapłaconych faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości księgowej, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków. 4. Wsparcie funkcjonowania Komitetu obejmuje w szczególności koszty: 1) organizacji posiedzeń Komitetu oraz posiedzeń grup roboczych w Komitecie, w tym m.in. opracowania niezbędnych materiałów, 2) funkcjonowania Sekretariatu Komitetu, 3) opracowania materiałów związanych z funkcjonowaniem Komitetu lub jego grup roboczych, 4) tłumaczeń obrad lub materiałów związanych z funkcjonowaniem Komitetu lub jego grup roboczych, 5) ekspertyz realizowanych na potrzeby Komitetu lub jego grup roboczych. 5. Wsparcie Członków Komitetu i ich Zastępców w ramach wykonywanych funkcji obejmuje w szczególności: 1) refundację kosztów przejazdu na posiedzenia Komitetu lub jego grup roboczych środkami transportu publicznego; Instytucja Zarządzająca RPOWP 2014-2020 może dopuścić refundowanie kosztów przejazdu również innymi środkami niż wymienione wyżej, 2) refundację kosztów zakwaterowania dla Członków Komitetu lub ich Zastępców zamieszkałych poza miejscem obrad Komitetu lub grupy roboczej, w przypadku, gdy zakwaterowanie nie jest zapewnione, Strona 10 z 16

3) koszty szkoleń dla Członków Komitetu i ich Zastępców, uznanych za niezbędne do właściwego wykonywania funkcji Członka Komitetu, 4) koszty ekspertyz, uznanych za niezbędne do właściwego wykonywania funkcji Członka Komitetu. 6. Refundacja kosztów, o których mowa w ust. 5 pkt 1) i 2) nie przysługuje Obserwatorom w Komitecie oraz Członkom Komitetu i ich Zastępcom, którzy reprezentują podmioty dysponujące środkami Pomocy Technicznej. 7. Refundacja kosztów, o których mowa w ust. 5 pkt 1) i 2) przysługuje osobom uczestniczącym w posiedzeniu Komitetu na zaproszenie Przewodniczącego Komitetu oraz członkom grup roboczych w Komitecie. 8. Z wnioskiem o organizację szkolenia lub zlecenie ekspertyzy, o których mowa w ust. 5, pkt 3) i 4), może wystąpić każdy Członek Komitetu, odpowiednio go uzasadniając. Wniosek odnośnie ekspertyzy wymaga przeprowadzenia dyskusji Komitetu (na posiedzeniu lub w formie korespondencji elektronicznej za pośrednictwem Sekretariatu Komitetu Monitorującego) wraz z prezentacją uzasadnienia przez wnioskodawcę. Ostateczna decyzja w kwestii akceptacji szkolenia lub ekspertyzy należy do Przewodniczącego/Zastępcy Przewodniczącego Komitetu. 9. Składając wniosek, o którym mowa w ust. 8, Członkowie Komitetu powinni kierować się zasadą efektywnego oraz celowościowego wydatkowania środków publicznych. 10. Sekretariat Komitetu sporządza raz w roku i przedkłada do wiadomości członków Komitetu informację dotyczącą finansowania funkcjonowania Komitetu. 11. Kontakt osób z Komitetu z Sekretariatem Komitetu odbywa się w szczególności przez skrzynkę poczty elektronicznej o adresie: sekretariat.kmrpo@wrotapodlasia.pl lub numer telefonu: 85 66 54 378. 12. Wszystkie materiały będące przedmiotem prac Komitetu, w szczególności dokumenty formalne, protokoły, projekty uchwał, podjęte uchwały itp. gromadzone są przez Sekretariat i dostępne online pod adresem: https://komitet.wrotapodlasia.pl dla wszystkich Członków Komitetu, Zastępców Członków Komitetu, Obserwatorów oraz Przedstawicieli Komisji Europejskiej. 13. Sekretariat Komitetu prowadzi, aktualizuje na bieżąco i udostępnia wszystkim osobom uczestniczącym w pracach Komitetu, w szczególności Członkom Komitetu, Zastępcom Członków Komitetu, Obserwatorom, Przedstawicielom Komisji Europejskiej, członkom Grup Roboczych, bazę kontaktową tych osób zawierającą co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, rola pełniona w Komitecie (Członek, Zastępca Członka, Obserwator itp.), reprezentowana instytucja, adres e-mail. 14. Baza o której mowa w ust. 13, z zastrzeżeniem adresu e-mail, jest podawana do publicznej wiadomości na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej RPOWP 2014-2020. Strona 11 z 16

10. Postanowienia końcowe 1. Regulamin oraz wszelkie jego zmiany przyjmuje się w formie Uchwały Komitetu, przy czym może to nastąpić po uzyskaniu zwykłej większości głosów na wniosek Przewodniczącego Komitetu lub na wniosek jednej trzeciej członków Komitetu. 2. Regulamin wchodzi w życie z dniem przyjęcia. Załączniki: Załącznik Nr 1 Wzór oświadczenia i deklaracji reprezentanta dla Członka Komitetu i Zastępcy Członka Komitetu Załącznik Nr 2 Wzór oświadczenia i deklaracji reprezentanta dla Obserwatora w Komitecie Załącznik Nr 3 Katalog praw i obowiązków Członka Komitetu i Zastępcy Członka Komitetu Strona 12 z 16

Załącznik Nr 1 Wzór oświadczenia i deklaracji reprezentanta dla Członka Komitetu i Zastępcy Członka Komitetu OŚWIADCZENIE I DEKLARACJA CZŁONKA/ZASTĘPCY CZŁONKA KOMITETU MONITORUJĄCEGO REGIONALNY PROGRAM OPERACYJNY WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO NA LATA 2014-2020 Oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z zadaniami Komitetu Monitorującego określonymi w Uchwale Nr 35/324/2015 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 8 kwietnia 2015 r. w sprawie powołania Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 i z trybem pracy Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, określonym w Regulaminie KM RPOWP 2014-2020 z dnia 29 kwietnia 2015 r. Deklaruję gotowość do rzetelnej i bezstronnej realizacji zadań wynikających z udziału w Komitecie Monitorującym Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 oraz znajomość przysługujących mi praw i powierzonych mi obowiązków, których wykaz stanowi załącznik Nr 3 do Regulaminu KM RPOWP 2014-2020 z dnia 29 kwietnia 2015 r. Zobowiązuję się do ujawnienia ewentualnego konfliktu interesów dotyczącego mojej osoby i wyłączenia się z podejmowania decyzji w zakresie, którego ten konflikt może dotyczyć. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182, z późn. zm.) przez Sekretariat Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 w związku z pełnieniem funkcji Członka Komitetu/Zastępcy Członka Komitetu. Imię i nazwisko Białystok, Data Podpis

Załącznik Nr 2 Wzór oświadczenia i deklaracji reprezentanta dla Obserwatora w Komitecie OŚWIADCZENIE I DEKLARACJA OBSERWATORA W KOMITECIE MONITORUJĄCYM REGIONALNY PROGRAM OPERACYJNY WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO NA LATA 2014-2020 Oświadczam, że zapoznałem/zapoznałam się z zadaniami Komitetu Monitorującego określonymi w Uchwale Nr 35/324/2015 Zarządu Województwa Podlaskiego z dnia 8 kwietnia 2015 r. w sprawie powołania Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 i z trybem pracy Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020, określonym w Regulaminie KM RPOWP 2014-2020 z dnia 29 kwietnia 2015 r. Deklaruję gotowość do rzetelnej i bezstronnej realizacji zadań wynikających z udziału w charakterze Obserwatora w pracach Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 oraz znajomość przysługujących mi praw i powierzonych mi obowiązków określonych w Regulaminie KM RPOWP 2014-2020 z dnia 29 kwietnia 2015 r. Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1182, z późn. zm.) przez Sekretariat Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 w związku z pełnieniem funkcji Obserwatora w Komitecie. Imię i nazwisko Białystok, Data Podpis

Załącznik Nr 3 Katalog praw i obowiązków Członka Komitetu i Zastępcy Członka Komitetu 1. Członkowie Komitetu i Zastępcy Członków Komitetu mają prawo do: 1) głosowania oraz do dyskusji, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w 2, ust. 5 Regulaminu; 2) konsultowania się ze środowiskami, które reprezentują, z zastrzeżeniem statusu procedowanych dokumentów jako nieoficjalnych do czasu podjęcia przez Komitet decyzji w tej sprawie; 3) przedstawiania stanowisk i opinii środowisk przez nich reprezentowanych; 4) zgłaszania postulatów i wniosków formalnych, w szczególności o podjęcie decyzji w danej kwestii przez Komitet w formie uchwały; 5) udziału w przygotowaniu rocznych sprawozdań z wdrażania RPOWP 2014-2020, w zakresie określonym przez IZ RPOWP 2014-2020; 6) uczestnictwa w grupach roboczych; 7) wnioskowania o powołanie grupy roboczej określając jej zadania w odniesieniu do rozpatrywanych przez Komitet kwestii, z zastrzeżeniem postanowień zawartych w 8, ust. 3 Regulaminu; 8) wnioskowania o udzielenie informacji związanych z zagadnieniami rozpatrywanymi przez Komitet określając w uzgodnieniu z Sekretariatem Komitetu termin i formę jej udzielenia; 9) dostępu do dokumentów odnoszących się do zagadnień rozpatrywanych przez Komitet niezależnie od etapu prac, na którym jest jego opracowanie; 10) wnioskowania o zaproszenie na posiedzenie osób właściwych ze względu na rozpatrywaną kwestię; 11) wnioskowania o zlecanie ekspertyz; 12) wnioskowania o organizację szkoleń dla Członków Komitetu i Zastępców Członków Komitetu; 13) udziału w szkoleniach; 14) wnioskowania o refundację kosztów prowadzenia konsultacji ze środowiskiem, które reprezentuje 15) zwrotu kosztów dojazdu i zakwaterowania, jeżeli obrady odbywają się poza miejscem zamieszkania Członka Komitetu oraz Zastępcy Członka Komitetu (w przypadku gdy Sekretariat Komitetu nie zapewnia dojazdu oraz zakwaterowania); w przypadku obecności na posiedzeniu zarówno Członka Komitetu, jak i jego Zastępcy, koszty dotyczące dojazdu oraz zakwaterowania refundowane będą wyłącznie dla Członka Komitetu; 16) wnioskowania o przeprowadzenie weryfikacji stopnia realizacji wybranych rekomendacji pochodzących z badań ewaluacyjnych. 1

Katalog praw i obowiązków Członka Komitetu i Zastępcy Członka Komitetu Monitorującego RPOPW 2014-2020 2. Do obowiązków Członka Komitetu i Zastępcy Członka Komitetu należą: 1) aktywne uczestniczenie w posiedzeniach Komitetu; 2) w terminie 5 dni roboczych przed datą posiedzenia informowanie za pośrednictwem Sekretariatu Komitetu o planowanej jednoczesnej nieobecności Członka Komitetu i Zastępcy Członka Komitetu na posiedzeniu, z podaniem obiektywnych przyczyn uniemożliwiających obecność, z tym że termin ten nie dotyczy zdarzeń losowych; 3) delegowanie na posiedzenie Komitetu Zastępcy Członka Komitetu, w przypadku braku możliwości wzięcia udziału w posiedzeniu Komitetu przez Członka Komitetu; 4) przedstawianie opinii reprezentowanych środowisk na posiedzeniach Komitetu oraz przekazywanie ww. środowiskom informacji zwrotnej o postępie wdrażania RPOWP 2014-2020; 5) informowanie i promowanie RPOWP 2014-2020 w reprezentowanych środowiskach; 6) zapoznanie się z postępami prac w zakresie osiągania poszczególnych celów RPOWP 2014-2020; 7) zapoznanie się z dokumentacją dotyczącą zagadnień omawianych na posiedzeniu Komitetu; 8) zapoznanie się ze sprawozdaniami z realizacji RPOWP 2014-2020 oraz innymi przedstawionymi przez Sekretariat Komitetu i sekretariaty grup roboczych dokumentami poświęconymi wdrażaniu RPOWP 2014-2020; 9) proponowanie ewentualnych rozwiązań usprawniających realizację RPOWP 2014-2020; 10) analizowanie propozycji IZ RPOWP 2014-2020 w zakresie zmian RPOWP 2014-2020; 11) zapewnienie poinformowania przewodniczącego Komitetu o wszelkich zmianach w składzie Komitetu dotyczących reprezentowanego podmiotu (Członkowie Komitetu, Zastępcy Członków Komitetu); 12) ujawnienie ewentualnego konfliktu interesów dotyczącego swojej osoby i wyłączenie się z podejmowania decyzji w zakresie, którego ten konflikt może dotyczyć niezwłocznie po zapoznaniu się z zakresem spraw będących przedmiotem obrad Komitetu; 13) podnoszenie kwalifikacji poprzez udział w szkoleniach organizowanych dla Komitetu; 14) podpisanie i złożenie oświadczenia i deklaracji reprezentanta po przyjęciu Regulaminu Komitetu. 2