WARUNKI UCZESTNICTWA W SAP FORUM 2015
1. Definicje 1. Zasady Ogólne a. Organizator - SAP Polska Spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą i adresem w Warszawie, ul. Wołoska 5, 02-675 Warszawa wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Miasta Stołecznego Warszawy XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000094399, REGON 011184543NIP 951-00-61-264 z pokrytym w całości kapitałem zakładowym wynoszącym 15.650.000,- PLN (słownie: piętnaście milionów sześćset pięćdziesiąt tysięcy) złotych, dalej jako SAP lub Organizator b. Współorganizator - firmą organizującą i nadzorującą konferencje SAP FORUM, która w imieniu SAP Polska jest odpowiedzialna za profesjonalny przebieg całości konferencji i wszystkich elementów z nią związanych jest PROMOTION PL Tomasz Konkol, z siedzibą w Gdyni, przy ulicy ul Orłowskiej 61/2, NIP: 958-100-39-89, wpisaną do ewidencji działalności gospodarczej, prowadzonej przez Prezydenta Miasta Gdynia, pod nr 56708 c. Sprzedawca - sprzedawcą i agentem rozliczeniowym, który w imieniu SAP Polska prowadzi obsługę rejestracji konferencji jest CONREGO Tomasz Chrościechowski, z siedzibą w Gorzowie Wielkopolskim przy ulicy W. Grabskiego 4/12, NIP: 599-197-05-63, wpisaną do ewidencji działalności gospodarczej, prowadzonej przez Prezydenta Miasta Gorzowa Wielkopolskiego, pod nr 51151. d. System Rejestracji zwany dalej Systemem - aplikacja internetowa umożliwiająca obsługę procesu rejestracji uczestników na SAP FORUM 2015 będąca własnością Sprzedawcy. e. Użytkownik - każda osoba wykorzystująca System do dokonania rejestracji na SAP FORUM 2015. f. Uczestnik - osoby fizyczne, które ukończyły 18 lat i posiadają pełną zdolność do czynności prawnych, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, ale mogące we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, które za pomocą Systemu prawidłowo zarejestrowały się na SAP FORUM 2015 oraz opłaciły uczestnictwo o którym mowa w 2 pkt 8 niniejszego dokumentu, o ile nie były z tej opłaty zwolnione. g. Konto bankowe - konto bankowe Sprzedawcy, na które wpływać będą opłaty za udział w SAP FORUM 2015 o numerze 17 1140 2017 0000 4102 1309 3065 w mbanku. h. Opłata uczestnictwa - kwota określona przez Organizatora jaką wybrane grupy Uczestników są zobligowane uiścić w celu potwierdzenia uczestnictwa w SAP FORUM 2015.
i. Płatnik Uczestnik, który uiszcza Opłatę uczestnictwa. j. SAP FORUM 2015 - określane dalej jako SAP FORUM 2015 lub konferencja 1.2. Informacje dodatkowe a. Zakres działania Systemu obejmuje usługę polegającą na przechowywaniu w bazie danych rejestracji Użytkownika, a także obsłudze tej rejestracji przez Organizatora i/lub Sprzedawcę. b. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu nie odbiegają od wymagań technicznych dotyczących korzystania z sieci Internet. Użytkownik musi posiadać komputer z dostępem do sieci Internet wraz z oprogramowaniem umożliwiającym przeglądanie jej zasobów. Zaleca się korzystanie z przeglądarek: Mozilla Firefox, Google Chrome i Internet Explorer w wersji 9 lub wyższej. 2. Internetowa sprzedaż uczestnictwa w SAP FORUM 2015 1. Sprzedaż uczestnictwa w SAP FORUM 2015 odbywa się tylko on-line. Zakupu można dokonać na stronie: http://sap-forum-2015.conrego.pl 2. Termin rejestracji upływa 3 czerwca 2015 roku. 3. W celu poprawnej rejestracji w Systemie Użytkownik zobowiązany jest uzupełnić wszystkie pola oznaczone symbolem (*). 4. Użytkownik gwarantuje, że wszystkie dane przekazane do rejestracji są prawidłowe. 5. Po wypełnieniu i potwierdzeniu prawdziwości danych w formularzu rejestracyjnym na podany w nim adres e-mail zostanie wysłana wiadomość będąca potwierdzeniem rejestracji. Dla rejestracji płatnych Uczestnik wraz z wiadomością e-mail, stanowiącą potwierdzenie rejestracji, otrzyma fakturę pro forma. 6. Dokonanie zgłoszenia stanowi deklarację wniesienia należnej opłaty przez Uczestnika. Ewentualna rezygnacja z udziału w Konferencji może być przyjęta jedynie zgodnie z treścią 2 pkt 21 Warunków Uczestnictwa w SAP FORUM 2015. Niedokonanie wpłaty przed konferencją jest uznawane jako rezygnacja z udziału, co jednak nie zwalnia Uczestnika od obowiązku zapłaty należnej kwoty na rzecz Organizatora z tytułu uczestnictwa w konferencji.
Zapłata należnej kwoty przez Uczestnika nie wyklucza możliwości dochodzenia przez Organizatora odszkodowania od Uczestnika na zasadach ogólnych, w szczególności jeżeli szkoda Organizatora z tytułu rezygnacji Uczestnika z udziału w konferencji jest wyższa niż koszt udziału w konferencji. 7. Liczba miejsc na konferencję jest ograniczona. O udziale w konferencji decyduje kolejność zgłoszeń oraz przesłanie potwierdzenia wpłaty. Istnieje możliwość zgłaszania maksymalnie 4 osób z ramienia jednego podmiotu. 8. Koszty uczestnictwa jednej osoby w SAP FORUM 2015 wynoszą: a. Klient SAP, potencjalny klient SAP 1 000 PLN (+23% VAT) b. Partner SAP, niezależny konsultant, firma doradcza, inne podmioty 2 500 PLN (+23% VAT) c. Sponsor Konferencji SAP FORUM 2015 zgodnie z umową sponsorską 9. Opłata za udział w konferencji obejmuje: a. uczestnictwo we wszystkich wykładach, b. materiały konferencyjne, c. obiady, kolacje i przerwy kawowe, d. uczestnictwo w uroczystej kolacji oraz koncercie Moniki Brodki. 10.Wszystkie osoby fizyczne współpracujące z SAP należą do kategorii 8 b. powyżej 11. Opłata za udział w konferencji nie obejmuje kosztów noclegu, dojazdu na konferencję, parkingu oraz innych kosztów poniesionych przez Uczestnika w związku z udziałem w konferencji, niewyszczególnionych w 2 pkt 9. 12. Koszt noclegu uzależniony jest od liczby noclegów i rodzaju pokoju. Rezerwacji dokonuje, w imieniu Uczestników Współorganizator konferencji, chyba, że zdecydują się Państwo na rezerwację hotelu we własnym zakresie. Współorganizator dokona rezerwacji w imieniu Uczestnika w miarę dostępności miejsc noclegowych w hotelach, o których mowa w 2 pkt 13. Współorganizator nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne zmiany warunków lub cen noclegów ani za brak dostępności miejsc noclegowych w hotelach. Uczestnik ponosi wszelkie koszty związane z rezerwacją noclegu, w szczególności w przypadku rezygnacji z udziału w konferencji. 13. Współorganizator umożliwia rezerwację noclegu w następujących hotelach (podane ceny dotyczą zakwaterowania jednej osoby za dobę):
a. Hotel Sheraton Sopot 1-osobowy (SUPERIOR) z widokiem na parky Miejsce w pokoju 2 (SUPERIOR) z widokiem na park 1-osobowy (DELUXE) z widokiem na morze (DELUXE) z widokiem na morze b. Hotel Rezydent Sopot 590 340 720 420 1-osobowy 450 280 c. Best Western Villa Aqua Hotel 1-osobowy 390 230 d. Hotel Villa Baltica e. Hotel Bayjonn f. Hotel Villa Sentoza 230 390 280
14. Rezerwacja noclegu na warunkach określonych w 2 pkt 12 możliwa jest wyłącznie w trakcie procesu rejestracji. 15. Sprzedawca przewiduje następujące formy rozliczeń: a. wpłatę na Konto bankowe Sprzedawcy na podstawie faktury pro forma przesłanej drogą elektroniczną, na podany w formularzu rejestracyjnym adres e-mail Uczestnika; b. za pomocą karty kredytowej Visa, Mastercard lub szybkiego przelewu dostępnego za pośrednictwem zintegrowanej z Systemem platformy płatniczej PayU S.A. 16. Termin płatności dla otrzymanych drogą elektroniczną, wraz z potwierdzeniem rejestracji, faktur pro forma wynosi 7 dni. 17. Faktura VAT zostanie wysłana do Płatnika drogą elektroniczną na wskazany podczas rejestracji adres e-mail w terminie do 7 dni od dnia zaksięgowania wpłaty na Koncie bankowym Sprzedawcy lub po pozytywnej autoryzacji transakcji kanałem elektronicznym. 18. Korekt faktur VAT można dokonać w terminie nie późniejszym niż 14 dni po ich wystawieniu. Prośbę o korektę należy wysłać na adres e-mail Sprzedawcy: sap@conrego.pl. 19. Nabywając uczestnictwo w SAP FORUM 2015 na rzecz osoby trzeciej, Płatnik potwierdza, że posiada upoważnienie tej osoby do złożenia wszystkich niezbędnych oświadczeń do spełnienia wymagań niniejszych Warunków Uczestnictwa w SAP FORUM 2015. 20. Zmiana osoby delegowanej na konferencję jest możliwa bez ponoszenia dodatkowych kosztów, o ile nie łączy się ona ze zmianą warunków zakwaterowania, po pisemnym zgłoszeniu Organizatorom tego faktu do dnia 03.06.2015 r. Wszystkie zmiany należy wysłać na adres: email: katarzyna.koltun@promotion-pl.com GSM: +48 507 444 640 21. Rezygnacja z udziału w konferencji bez ponoszenia kosztów uczestnictwa jest możliwa do dnia 25.05.2015 r., po pisemnym zgłoszeniu tego faktu Organizatorom. Po 25.05.2015 r. zwrot w/w opłat nie będzie możliwy. Rezygnację należy wysłać na adres: email: katarzyna.koltun@promotion-pl.com GSM: +48 507 444 640
22. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia prośby o zwrot kosztów uczestnictwa, Sprzedawca dokona zwrotu tej wpłaty w najtańszy dostępny sposób w terminie do 30 dni. Zwrot kosztów uczestnictwa zrealizowany będzie po otrzymaniu od Płatnika podpisanej faktury korygującej. 23. W razie dokonania przez Użytkownika bądź osobę niebędącą Użytkownikiem Systemu na konto Sprzedawcy jakiejkolwiek wpłaty, niewynikającej z dokonanej rejestracji, Sprzedawca dokona zwrotu tej wpłaty pomniejszonej o koszty dokonania jej zwrotu w najtańszy dostępny sposób w terminie do 30 dni. 24. Przekazane egzemplarze materiałów konferencyjnych stają się własnością Uczestnika, przy czym wszystkie prawa własności intelektualnej pozostają przy Organizatorze. W ramach opłaty za udział w konferencji Organizator udziela Uczestnikowi niewyłącznej licencji do korzystania z tych materiałów wyłącznie na potrzeby wewnętrzne Uczestnika z zastrzeżeniem, że Uczestnik nie ma prawa w szczególności do wykorzystywania materiałów w celu prowadzenia szkoleń, warsztatów, udostępniania, powielania, wprowadzania do obrotu. 25. Organizator zastrzega sobie prawo do korzystania z usług podwykonawców wybranych według własnego uznania przy organizacji konferencji. 3. Postanowienia końcowe 1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany harmonogramu konferencji lub niniejszych Warunków, o czym Uczestnicy zostaną poinformowani. 2. SAP Polska Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie przy ul. Wołoskiej, 5 jako Administrator Danych Osobowych informuje, że Państwa dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do wykonania usług określonych w niniejszych Warunkach uczestnictwa w SAP FORUM 2015, w szczególności do celów związanych ze świadczeniem usług drogą elektroniczną, zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 r. Nr 133, poz. 883 ze zm.). Dane te są przeznaczone wyłącznie dla SAP lub upoważnionych przez SAP administratorów danych. Na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz.U 2002 r. nr 101 poz. 926 ze zm.) mają Państwo prawo wglądu do swoich danych oraz wprowadzania zmian. Zbieranie Państwa danych odbywa się na zasadzie pełnej dobrowolności. 3. Uczestnik wyraża zgodę na otrzymywanie od SAP Polska Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie przy ul. Wołoskiej 5, informacji handlowych w rozumieniu ustawy z dn. 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. Nr 144, poz. 1204) oraz na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych i statystycznych.
Dodatkowe informacje dotyczące programu Konferencji SAP FORUM: Aleksandra Żarkowska Tel.: +48 22 541 67 34 GSM: +48 608 616 461 email: aleksandra.zarkowska@sap.com Dodatkowe informacje dotyczące rejestracji Partnerów SAP: Dorota Tomaszewska Tel.:+48 22 541 66 24 GSM: +48 604 503 606 email: dorota.tomaszewska@sap.com Dodatkowe informacje dotyczące płatności oraz formularza rejestracyjnego: Joanna Chrościechowska GSM: +48 666 839 441 email: sap@conrego.pl Dodatkowe informacje dotyczące szczegółowych elementów Konferencji SAP FORUM: Katarzyna Kołtun Tel.: +48 58 661 54 76 GSM: +48 507 444 640 email: katarzyna.koltun@promotion-pl.com Rejestracja on-line: http://sap-forum-2015.conrego.pl