Koresponencja handlowa Korespondencja handlowa służyć może wielu celom najogólniej rzecz ujmując, zapewnia dobrą współpracę między partnerami handlowymi. Większość pism i e-maili służy ustaleniu bieżących i długofalowych warunków współpracy (finansowych, promocyjnych, handlowych, rabatowych itp.). Konkretne liczby Czas to pieniądz. Korespondencja handlowa powinna być konkretna. Będzie w niej mowa o ilościach (quantity), rabatach (discount), fakturach (invoice), dostawach (delivery). Wszystkie konkrety opierać się będą na liczbach dlatego nie możemy popełnić najmniejszego błędu w posługiwaniu się liczbami. Musimy zatem pamiętać, że w języku angielskim: liczbę milion zapiszemy z użyciem przecinków: 1,000,000 (w jęz. polskim użylibyśmy kropek lub spacji); miejsca dziesiętne oddzielamy kropką (w polskim przecinkiem, np. 12,20 zł zapis polski, 12.20 zapis angielski); milion to million, zaś polski miliard to angielski billion; polskie zaś słowo bilion na język angielski przetłumaczymy jako trillion; dla uniknięcia dwuznaczności słowa billion, często stosuje się zamiennie skrót 000 m (thousand million); podając liczby słownie, słowa thousand i million używać będziemy w liczbie pojedynczej, np. ten million (dziesięć milionów nigdy zaś *ten millions); one hundred thousand (sto tysięcy nigdy zaś *one hundred thousands); przed liczbą dziesiątek i jedności podawaną słownie zawsze pojawia się spójnik and, np. one hundred and twelve (sto dwanaście), two hundred thousand five hundred and twenty one (dwieście tysięcy pięćset dwadzieścia jeden); przed liczebnikiem porządkowym użyjemy zawsze przedimka określonego the za wyjątkiem takich połączeń wyrazowych, gdzie przed liczebnikiem porządkowym pojawia się zaimek dzierżawczy, np. our first offer (nasza pierwsza oferta), your second delivery (wasza druga dostawa), our third national sales conference (nasza trzecia krajowa konferencja sprzedażowa). Dla chcącego nic trudnego Anglicy powiedzieliby: when there is a will, there is a way. Uprzejmie acz wyraźnie wyrażajmy nasze prośby i oczekiwania. Nasz partner biznesowy, któremu również zależy na rozpoczęciu z nami współpracy, będzie starał się sprostać naszym oczekiwaniom. Oczywiście nasze wymagania muszą być realistyczne. Nasze oczekiwania warto uzupełnić uzasadnieniem wtedy od razu zwiększymy nasze szanse na spełnienie prośby: I hope it would be possible for you to raise your discount above the 10% level we have analysed the offers of several suppliers, and they all offered us 10%+ discount. (Mam nadzieję, że uda się Państwu podnieść rabat powyżej poziomu 10% przeanalizowaliśmy oferty kilku dostawców i wszyscy zaoferowali nam rabaty powyżej 10%.) We have checked a number of offers, and yours was among the most attractive ones. However, the payment term you offered is significantly different from our industry standards. Would it be possible for us to pay within 30 days of the invoice date? (Sprawdziliśmy szereg ofert Państwa oferta należała do najatrakcyjniejszych. Niemniej jednak zaoferowany przez Państwa termin płatności znacząco odbiega od standardów w naszej branży. Czy byłoby możliwe, żebyśmy dokonali płatności w ciągu 30 dni od dnia wystawienia faktury?) 31
Korespondencja handlowa Celowo użyjmy formy we are considering the purchase (rozważamy zakup). Nie oznacza to jeszcze, że chcemy złożyć zamówienie. Dostawca powinien się przecież postarać i zrobić na nas pozytywne wrażenie najlepiej atrakcyjnym rabatem z długim terminem płatności. Jeśli z potencjalnym dostawcą czy partnerem handlowym kontaktujemy się po raz pierwszy, warto wspomnieć, skąd uzyskaliśmy informację o jego ofercie, np. We have analysed the offer presented on your website. (Przeanalizowaliśmy Państwa ofertę, zamieszczoną na stronie internetowej.) Your services have been recommended to us by one of our business partners. (Waszą ofertę polecił nam jeden z partnerów handlowych.) Angielski czasownik customise niestety coraz częściej pojawia się w języku polskim jako kustomizować. A oznacza on przecież dostosowanie produktu do konkretnych potrzeb zamawiającego w tym przypadku chodzi zapewne o nadruk logo firmy. Dear Madam, We are considering the purchase of 1500 canvas shoulder conference bags for promotion purposes. The bags presented on your website look very attractive, and we would like to ask you for a detailed quotation. We need 1500 bags (product number 72.21). The delivery has to be split between our two offices: 1000 items to our Warszawa office (Marszałkowska 516d), and 500 items to our Lublin office (Stary Rynek 18). The delivery has to take place by 30 November at the latest, as we need to customise all the bags. I would appreciate if you could get back to me with your quotation, and a detailed specification of delivery and payment dates and terms. I would be grateful if you could send me the e-mail with your quotation by the end of this week. Yours faithfully, Edyta Święs Promotion Manager T +48 22 127 44 44 M +48 400 122 122 Uprzejmy ton naszej wiadomości podkreślają takie sformułowania, jak: I would appreciate (Byłbym wdzięczny...) I would be very grateful if you would (Byłbym bardzo wdzięczny, gdyby Państwo...) It would be great if you could... (Byłoby wspaniale, gdyby mogła Pani...) I hope it would be possible if you could... (Mam nadzieję, że byłoby możliwe, gdyby Pan...) 32 Przy podawaniu numerów telefonicznych możemy zastosować skróty: dla oznaczenia telefonu stacjonarnego T (telephone), a telefonu komórkowego M (mobile phone). Ponieważ nasz dostawca może kontaktować się z nami z zagranicy, nie zapomnijmy o numerze kierunkowym do Polski. Prośbę o wysłanie oferty możemy wyrazić na wiele sposobów, np. We would appreciate if you could provide us with a detailed offer. (Bylibyśmy wdzięczni za przesłanie szczegółowej oferty.) We hope it would be possible for you to prepare a more detailed offer by the end of this week. (Mamy nadzieję, że zdołają Państwo przedstawić nam bardziej szczegółową ofertę przed końcem tygodnia.)
Zapytanie ofertowe Szanowna Pani, Rozważamy zakup 1500 płóciennych toreb konferencyjnych (na ramię) do celów promocyjnych. Torby przedstawione na Państwa stronie internetowej wydają się bardzo atrakcyjne. Chcielibyśmy zatem poprosić o szczegółową ofertę. Potrzebujemy 1500 toreb (numer produktu 72.21). Dostawa musi zostać podzielona na nasze dwa biura: 1000 toreb powinno trafić do Warszawy (Marszałkowska 516d), zaś 500 do naszego biura w Lublinie (Stary Rynek 18). Dostawa toreb powinna nastąpić nie później niż 30 listopada musimy jeszcze przygotować nadruki na wszystkie torby. Bardzo proszę o ofertę cenową wraz z wyszczególnieniem dat i warunków płatności oraz dostawy. Byłabym wdzięczna, gdyby udało się Pani przesłać do mnie e-mail z ofertą do końca tego tygodnia. Z poważaniem, Edyta Święs Kierownik ds. Promocji Biuro +48 22 127 44 44 Tel. kom. +48 400 122 122 Oferta to nie tylko cena produktu, ale również elementy dodatkowe (koszty dostawy, termin płatności). Nie zapomnijmy poprosić o ich wyszczególnienie trzeba jednak przyznać, że dobry dostawca poda nam wszystkie niezbędne informacje, nawet jeśli o nich w e-mailu nie wspomnimy. W naszej prośbie o bardziej szczegółową ofertę zawsze warto podać termin, przed którym oferta powinna do nas dotrzeć, np. by the end of the week (przed końcem tygodnia); in the next couple of days (w ciągu najbliższych kilku dni); by 14 November (do 14 listopada); by next Wednesday at the latest (najpóźniej do przyszłej środy); not later than 31 November (nie później niż do 31 listopada). Ceny poszukiwanych przez nas towarów mogą się bardzo różnić zależnie od kraju, w którym funkcjonuje dostawca. Skoro Polska jest jednym z krajów Unii Europejskiej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykorzystać Internet i poszukać dostawców w innych krajach Unii. Drobny komplement na temat wysokiej jakości produktu nie zaszkodzi może nam tylko pomóc zdobyć sympatię dostawcy. Dokładny opis zamawianego produktu w tym przypadku oznaczenie liczbowe pozwoli uniknąć nieporozumień. W zapytaniu ofertowym należy podać nie tylko informację o liczbie zamawianych egzemplarzy produktu, ale również inne szczegóły, które mogą wpłynąć na koszt. W tym przypadku konieczność dostarczenia toreb pod dwa adresy oznacza podwójne koszty przesyłki kurierskiej. Nie musimy uzasadniać naszych oczekiwań. Jednak badania behawioralne pokazują, że szanse na realizację prośby uzasadnionej rosną prawie dwukrotnie. Podajmy termin przygotowania oferty najlepiej 2-3 dni, jeśli nasze zamówienie nie jest zbyt skomplikowane. Możemy też zachęcić dostawcę do nawiązania z nami kontaktu telefonicznego, jeśli wystąpiłaby konieczność doprecyzowania szczegółów zamówienia. 33
Korespondencja handlowa Podziękowanie za zainteresowanie ofertą jest absolutnie obowiązkowe. Każda oferta, która jest odpowiedzią na złożone zapytanie ofertowe, powinna rozpoczynać się tego typu formułką: We are very glad that you have expressed interest in our offer. (Bardzo się cieszymy, że wyrazili Państwo zainteresowanie naszą ofertą.) We are pleased that our offer sounds interesting to you. (Cieszymy się, że nasza oferta brzmi dla Państwa interesująco.) W ofercie warto napisać kilka zdań, które dodatkowo podkreślą wysoką jakość naszych produktów: Our clients are fully satisfied with the quality of our products. (Nasi klienci są w pełni usatysfakcjonowani jakością naszych produktów.) W ofercie warto wyjść poza oczekiwania klienta, co zawsze zostanie dobrze przyjęte. Można zaproponować np. dodatkowy rabat na kolejne zamówienia, lub wydłużenie terminu płatności. Dodatkowy element wprowadzić można takimi wyrażeniami, jak: additionally (dodatkowo); in addition (w dodatku); what s more (co więcej); moreover (ponadto); besides (do tego). Otwarcie i uprzejmie piszmy, na czym nam zależy: I hope you will find our offer interesting we are looking forward to your order. (Mam nadzieję, że uznają Państwo naszą ofertę za interesującą będziemy oczekiwać Państwa zamówienia.) Dear Ms Swies, Thank you very much for your interest in our offer. Our bags are of the highest quality, and are much praised by our clients. I am sure that both you and your customers will be highly satisfied with our products. The quantity you have asked for entitles you to a discount which I am pleased to offer: Product no. 72.21 Product name: Littlehorn Conference Shoulder Bag Catalogue net price: 16.95 GBP Discount: 10% Net price after discount: 15.26 GBP Delivery terms (courier: FastExpress. Co.Uk) Warszawa office: 199.00 GBP Lublin office: 129.00 GBP The delivery cost includes insurance. Subtotals: Bags (at 10% discount): 1,500 pcs x 15.26 GBP = 22,890 GBP VAT (17,5%) = 4,005.75 GBP Delivery (2 locations, incl. VAT): 199.00 + 129.00 = 328.00 GBP Total: 27,223.75 GBP The invoice will bear a 7-day payment date, and will be included with to the Warszawa office delivery. Additionally, you will be entitled to 15% discount on all your subsequent orders. Currently, we have large stocks of these bags. I have marked the quantity you require as your potential order, so we can guarantee their availability until Tuesday next week (10 November). I hope you will be satisfied with our prices and terms, and I hope to receive your order soon. Yours sincerely, Sarah Uterine 34
Oferta Szanowna Pani, Dziękuję za zainteresowanie naszą ofertą. Nasze torby charakteryzują się najwyższą jakością; klienci bardzo je cenią. Jestem pewna, że zarówno Pani, jak i klienci Pani firmy będą z nich zadowoleni. Podana przez Panią liczba uprawnia do rabatu, który niniejszym z przyjemnością oferuję: Nr produktu: 72.21 Nazwa: Littlehorn Conference Shoulder Bag Cena katalogowa netto: 16,95 GBP Rabat: 10% Cena netto po rabacie: 15,26 GBP Warunki dostawy (kurier FastExpress.Co.Uk) Biuro w Warszawie: 199,00 GBP Biuro w Krakowie: 129,00 GBP Koszt dostawy obejmuje ubezpieczenie. Torby (po uwzględnieniu rabatu): 1.500 szt. x 15,26 GBP = 22.890 GBP VAT (17,5%) = 4.005,75 GBP Dostawa (2 lokalizacje, z VAT): 199,00 + 129,00 = 328,00 GBP Razem: 27,223.75 GBP Termin płatności wyniesie 7 dni. Faktura będzie dołączona do toreb wysłanych do biura w Warszawie. Ponadto będą Państwo uprawnieni do rabatu 15% na kolejne zamówienia. Obecnie dysponujemy dużymi zapasami toreb. Odznaczyłam liczbę egzemplarzy, którą Pani zamówiła gwarantujemy ich dostępność do wtorku w przyszłym tygodniu (10 listopada). Mam nadzieję, że nasze ceny i warunki będą dla Pani odpowiednie i że niebawem możemy spodziewać się zamówienia. Z poważaniem, Sarah Uterine Podajmy jednoznaczny opis produktu, żeby obie strony potencjalnej transakcji zamawiający i dostawca miały pewność, że ich negocjacje dotyczą tego samego produktu. Niewykluczone, że to krótkie zdanie uprzedzi pytanie zamawiającego. Przy zamówieniach o znaczącej wartości ubezpieczenie przesyłki jest niezbędne. Zamawiający zapewne doceni fakt, że nie musi ponosić żadnych dodatkowych kosztów ubezpieczenia dostawy. Niejedna transakcja nie doszła do skutku ze względu na nieporozumienia związane z cenami netto i cenami brutto (czyli z podatkiem VAT). Pamiętajmy o umieszczeniu w naszych ofertach informacji o sposobie przedstawiania ceny (netto czy z VAT-em). Jeśli opieramy się na cenach netto, w ofercie umieszczajmy zawsze informację o wysokości podatku VAT. Nie proponujmy klientowi najlepszych możliwych warunków na początku. Ofertę należy potraktować jako pierwszy etap negocjacji powinna być atrakcyjna, ale nie musi być ostateczna. Pozostawimy sobie w ten sposób pole manewru, jeśli zamawiający poprosi nas o lepsze warunki. Zasada ta nie dotyczy przetargów, gdzie dokument typu Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia dokładnie określa, które elementy oferty będą poddawane ocenie. 35
Korespondencja handlowa Nie bójmy się drobnych uprzejmości. Krótkie podziękowanie czy grzecznie wyrażona prośba pomogą zbudować dobrą relację pomiędzy zamawiającym a dostawcą. Ludzie, którzy się lubią, lepiej ze sobą współpracują, wzajemnie sobie pomagają, a także chętniej wybaczają potknięcia i błędy: Thank you for sending the offer. (Dziękuję za przesłanie oferty.) I would like to thank you for preparing the offer. (Chciałbym podziękować za przygotowanie oferty.) Zachęta polegająca nawet na mglistej obietnicy kolejnych zamówień może zdziałać cuda. Unikajmy jednak kłamstw jeśli w przyszłości nie będziemy zamawiać więcej toreb, napiszmy np. We will recommend your company to our business partners. (Będziemy polecać Pani firmę naszych partnerom biznesowym.) Choć nasza reakcja na ofertę zawiera prośbę o zmianę wszystkich podanych warunków rabatu, kosztów dostawy i terminów płatności pozostajemy uprzejmi, co odzwierciedlają zwroty I would appreciate, Could you please, I hope that Unikajmy nadmiernie stanowczych sformułowań mogą zostać odebrane jak walnięcie pięścią w stół: Zamiast: I want you to change the conditions of your offer. (Chcę, żebyście zmienili warunki oferty.) Lepiej napisać: I would appreciate if you could change the conditions of your offer. Dear Ms Uterine, Thank you very much for your offer. I have discussed it with my colleagues, and we found it most interesting. However, there are a couple of details in your quotation that I would like you to address: 1) The quantity we need is substantial. I would appreciate if you could check whether it is possible to increase the discount to 15%. Please note that when we are satisfied with the goods and the delivery, you may expect regular orders from us. 2) The delivery rates are rather high. Could you please recalculate and quote the delivery rate to one location only (Warszawa)? It may be more cost-effective for us to arrange the Lublin delivery with our domestic courier service. 3) The payment date you specified in your quotation may be a bit of a problem for us. We have got strict accounting procedures at our company. A 14-day payment date is much more realistic. I hope you will be able to change this detail. I would appreciate if you could comment on the issues above as soon as possible. We are ready to place our order, and I hope these minor suggestions from us are acceptable. Yours sincerely, Edyta Święs Informując dostawcę o naszej gotowości do złożenia zamówienia (We are ready to place our order), podkreślamy, że niewiele dzieli nas od szczęśliwego finału transakcji. Celowo marginalizujemy wagę naszych sugestii co do zmiany warunków zamówienia. Rabat, koszt dostawy, termin płatności czymże są te drobnostki przy tak wspaniałej transakcji? 36
Reakcja na ofertę Szanowna Pani, Bardzo dziękuję za Pani ofertę. Omówiłam ją z moimi współpracownikami przedstawia się bardzo ciekawie. Niemniej jednak jest kilka szczegółów, o których powtórne rozważenie chciałabym poprosić: 1) Nasze zamówienie jest pokaźne. Chciałabym prosić o sprawdzenie, czy nie ma możliwości zwiększenia rabatu do 15%. Chciałabym podkreślić, że gdy będziemy zadowoleni z toreb i dostawy, mogą Państwo spodziewać się od nas regularnych zamówień. 2) Opłaty za dostawę są raczej wysokie. Czy mogę prosić o przygotowanie wyliczenia kosztów dostawy tylko do jednej lokalizacji w Warszawie? Może będzie to bardziej korzystne pod względem kosztów, jeśli zorganizujemy dostawę do Lublina przy pomocy krajowej firmy kurierskiej. 3) Termin płatności, podany przez Panią w ofercie, może być dla nas problematyczny. W naszej firmie obowiązują ściśle określone procedury. 14-dniowy termin płatności byłby znacznie bardziej realistyczny. Mam nadzieję, że uda się Pani skorygować ten drobny detal. Byłabym wdzięczna za komentarz na temat powyższych punktów możliwie jak najszybciej. Możemy już składać zamówienie mam nadzieję, że po uwzględnieniu naszych drobnych sugestii. Z poważaniem, Edyta Święs Nie wszystkie elementy oferty do nas przesłanej idealnie odpowiadają naszym oczekiwaniom. Mówiąc mniej dyplomatycznie, wszystkie najważniejsze warunki oferty w naszej ocenie wymagają korekty: rabat, koszty dostawy i termin płatności. Prośba o powtórne rozważenie daje dostawcy możliwość zachowania twarzy nawet przy zmianie warunków oferty zgodnie z naszą prośbą. Uzasadnienie wydłużenia terminu płatności obowiązującymi w naszej firmie procedurami (procedures) lub polityką firmy (corporate policy) jest bardzo rozsądnym posunięciem. Dostawca nie może z naszymi procedurami dyskutować i zapewne zgodzi się na wydłużenie terminu płatności. Jeśli nie mamy jeszcze doświadczenia w negocjowaniu warunków oferty, poprośmy o pomoc naszego przełożonego lub bardziej doświadczonego pracownika. Zawsze też warto porozmawiać z pracownikami działu obsługi klienta są świetnie zorientowani w obowiązujących warunkach handlowych. Gdy zależy nam na zmianie warunków oferty, poprośmy o to wprost. Pozostańmy jednak uprzejmi nie traktujmy dostawcy protekcjonalnie. Unikajmy sformułowań typu Bez rabatu 15% nie mamy o czym rozmawiać. Możemy wywołać wrogość u rozmówcy, a przecież naszym celem jest udana transakcja. Order, czyli zamówienie, z punktu widzenia dostawcy będzie zamówieniem sprzedaży (sales order), zaś z punktu widzenia sprzedawcy zleceniem zakupu (purchase order). 37
Korespondencja handlowa Przesyłając skorygowaną ofertę, można pokusić się o podkreślenie elastyczności naszej firmy i gotowości do zapewnienia naszym klientom jak najlepszych warunków transakcji, np. We would like to start cooperation with you, and we are willing to offer you the best possible conditions for your first order. (Chcemy rozpocząć z Państwem współpracę, jesteśmy gotowi zaoferować Państwu możliwie najlepsze warunki przy pierwszym zamówieniu.) As we would like to expand the portfolio of our clients, we are the most flexible supplier in the market. (Jako że zależy nam na rozszerzeniu portfolio naszych klientów, jesteśmy najbardziej elastycznym dostawcą na rynku.) Skoro wszystkie sugestie zamawiającego zostały uwzględnione w nowej wersji oferty, nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamówienie zostało potwierdzone: I hope this amended offer meets all your requirements, and you are ready to confirm your order. (Mam nadzieję, że poprawiona oferta spełnia wszystkie Pani wymagania i możemy liczyć na potwierdzenie zamówienia.) Często się zdarza, że po osiągnięciu porozumienia co do szczegółów transakcji, następuje automatyczna zmiana tonu prowadzonej korespondencji na mniej formalny. W tym przypadku widać to wyraźnie w nagłówku. W języku angielskim zmiana pomiędzy Dear Ms Uterine a Dear Sarah jest znacznie mniej wyraźna niż pomiędzy Szanowna Pani a Droga Edyto. Tym bardziej nie musimy się obawiać takiej zmiany. Dear Ms Swies, Thank you for your e-mail. We have considered your suggestions and I am glad to inform you that we can make the offer to you even more attractive. We are pleased to offer you a 15% discount. Catalogue unit net price: 16.95 GBP Subtotal: 1,500 pcs x 16.95 GBP = 25,425.00 GBP Discount: 15% Subtotal after discount: 21,611.25 GBP Warszawa office courier delivery: 229.00 GBP As for the payment date, the invoice will bear the 14-day payment date that you suggested. I am looking forward to your confirmation of the order. Yours sincerely, Sarah Uterine Dear Sarah, Thank you very much for the new terms of the order. The details you have specified are satisfactory for us, and I am pleased to confirm our order. The delivery address in Warszawa is Marszałkowska 516d. The details for the invoice are as follows: Company name: ApaMed Sp. z o.o. Address: Marszałkowska 516d, 00-950 Warszawa VAT no: 712-100-66-26 Please make sure that the VAT number is printed on the invoice. I would appreciate if you could send me a short e-mail to confirm that the order has been despatched. Best regards, Edyta 38
Korekta oferty i zamówienie Szanowna Pani, Dziękuję za Pani e-mail. Przeanalizowaliśmy Pani sugestie z przyjemnością informuję, że możemy przedstawić Pani jeszcze korzystniejszą ofertę. Miło nam zaoferować Pani rabat w wysokości 15%. Cena katalogowa netto: 16.95 GBP Razem: 1,500 szt. x 16.95 GBP = 25,425.00 GBP Rabat: 15% Cena netto po rabacie: 21,611.25 GBP Dostawa do biura w Warszawie: 229.00 GBP Jeśli zaś chodzi o termin płatności, na fakturze umieścimy termin 14-dniowy zgodnie z Pani sugestią. Będę wdzięczna za potwierdzenie Pani zamówienia. Z poważaniem, Sarah Uterine Droga Saro, Bardzo dziękuję za nowe warunki oferty. Przesłane szczegóły są dla nas satysfakcjonujące mogę zatem potwierdzić zamówienie. Proszę o dostawę na adres: Warszawa, ul. Marszałkowska 516d. Niżej podaję dane do faktury: Nazwa firmy: ApaMed Sp. z o.o. Adres: Marszałkowska 516d, 00-950 Warszawa NIP: PL7121006626 Bardzo proszę, aby numer NIP został umieszczony na fakturze. Byłabym też wdzięczna za krótki e-mail potwierdzający wysyłkę zamówienia. Serdecznie pozdrawiam, Edyta Po uwzględnieniu próśb klienta raz jeszcze przedstawmy wyliczenie wartości transakcji. W ten sposób aktualna oferta w całości zostaje zawarta w jednym e-mailu co pozwala nam oszczędzić czas na poszukiwaniu szczegółów, opisanych w innych e-mailach. Dokładne dane do faktury pozwolą uniknąć błędów. Dostawca zapewne od razu wprowadzi nasze dane do swojego systemu komputerowego. Angielski VAT No (VAT Number lub VAT Reg No VAT Registration Number) to nic innego jak dobrze nam znany numer NIP. Uwaga! W transakcjach międzynarodowych należy posługiwać się europejskim numerem identyfikacji podatkowej! W przypadku transakcji z firmami z USA, gdzie podatek VAT nie istnieje, na fakturach numeru podobnego do polskiego NIP nie znajdziemy. Potwierdzenie wysyłki towaru na nasz adres, najlepiej wraz z numerem listu przewozowego, pozwoli nam kontrolować status dostawy. Jeśli monitorowanie lokalizacji przesyłki możliwe jest wyłącznie na stronie internetowej w języku angielskim, warto zapamiętać znaczenie kilku słówek: shipment (przesyłka); tracking (monitorowanie); reference number (numer przesyłki); ident code (kod identyfikacyjny); customer reference (numer klienta); consignment (partia wysyłek). 39
Faktura Dane sprzedawcy wraz z europejskim numerem NIP Numer faktury Data wystawienia faktury Termin płatności Dane nabywcy Adres dostawy Imię i nazwisko odbiorcy Nagłówki tabeli: ilość, numer produktu, opis, cena jednostkowa, suma. Skrót excl. (excluding) umieszczony w nawiasie oznacza, że podana cena jest ceną netto. Skrót incl. (including) oznaczałby, że cenę podano wraz podatkiem VAT. Szczegółowe wyliczenie należności z wysokością rabatu i ceną dostawy. Ostatnia linia to łączna kwota do zapłaty. Czeki należy wystawiać na Littlehampton Bags Depot Ltd. Przy płatności należy podać numer faktury. Płatności należy dokonać na numer rachunku bankowego podany wyżej. Wszystkie prowizje i opłaty bankowe pokrywa kupujący. Wszelkie zapytania dotyczące faktury należy zgłaszać w ciągu tygodnia od jej otrzymania. Zwrotów należy dokonywać po wcześniejszym uzgodnieniu. Fakturę można też wykorzystać dla celów promocyjnych podając adres strony internetowej. Littlehampton Bags Depot Ltd. Levesley Lane, Dudley West Midlands DY5 ONX VAT Reg no GB12300456789 INVOICE BH 21197207 Date: 20/11/2009 Due date: 04/12/2009 Invoice Address: Deliver To: FoodMed Sp. z o.o. FoodMed Sp. z o.o. Marszałkowska 516d Marszałkowska 516d 00-950 Warszawa 00-950 Warszawa VAT No: PL7121006626 Method of Despatch: FastExpress.Co.Uk Insured: Yes Qty Prod no 1500 72.21 Item(s) Littlehampton Conference Shoulder Bag For the Attention of: Edyta Swies Unit price (exc) 16.95 GBP Total (exc) 25.425,00 GBP Subtotal (excl. VAT): 25,425.00 GBP Discount: 15% Subtotal after discount: 21,611.25 VAT (17,5%) 3,781.97 GBP Subtotal (incl. VAT) 25,393.22 GBP Total postage: 229.00 GBP Total amount payable: 25,622.22 GBP BIC (Swift): LOYDGB21029 IBAN: GB78 LOYD 3210 9876 1234 32 Cheques payable to Littlehampton Bags Depot Ltd. Please quote above invoice number when remitting. Invoices to be settled to our bank account details above. All bank transfer charges revert to your account. Any query concerning this invoice must be raised within one week of its receipt. Only authorised returns accepted. Visit our website: www.lhbags.co.uk Thank you for your order! Page 1 of 1 40