załącznik nr 2 do zarządzenia nr 428/07 z dnia 31.12.2007 r. REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWYCH W URZĘDZIE MIASTA KĘTRZYN PRZEPISY OGÓLNE 1 1. Regulamin Pracy Komisji Przetargowych w Urzędzie Miasta Kętrzyn, zwany dalej Regulaminem Komisji określa zasady powoływania komisji przetargowych prowadzących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zasady działania komisji oraz zakres obowiązków poszczególnych jej członków. 2. Komisja prowadzi działania, zmierzające do udzielenia zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r., Nr 223, poz. 1655), zwanej dalej Ustawą, aktami wykonawczymi do ustawy oraz "Regulaminem wewnętrznym udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Kętrzyn". 2 1. Komisja jest zespołem pomocniczym Burmistrza Miasta powoływanym do przygotowania i przeprowadzenia lub do przeprowadzenia określonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Komisja pracuje w składzie co najmniej 3 członków: a) Przewodniczący Komisji b) z-ca Przewodniczącego Komisji c) sekretarz Komisji d) członkowie Komisji 3. Imienny skład Komisji kaŝdorazowo zatwierdzany jest przez Burmistrza Miasta w drodze zarządzenia. 4. Odwołanie członka Komisji i uzupełnienie jej składu następuje w tym samym trybie, co powołanie. 5. Odwołanie członka Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego moŝe nastąpić wyłącznie w sytuacji: a) nie wykonywania nałoŝonych na niego obowiązków lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, postanowień regulaminów, b) wyłączenia członka Komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w przypadkach określonych w 5 ust. 2 niniejszego Regulaminu Komisji. c) jeŝeli z powodu innej przeszkody nie moŝe on brać udziału w pracach Komisji. 6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, jeŝeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Burmistrz Miasta, z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji, moŝe powołać biegłych. Biegły przedstawia opinię na piśmie, a na Ŝądanie Komisji bierze udział w jej pracach z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. Osoby te nie biorą udziału w ocenie ofert. Ich udział zostanie odnotowany w załączniku do protokołu postępowania. Przed przystąpieniem do
wykonywania jakichkolwiek czynności, osoby te składają stosowne oświadczenia z art. 17 Ustawy na drukach ZP-11. 3 1. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności rzetelnie i obiektywnie, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 2. Członkowie Komisji maja prawo i obowiązek uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji. 3. Członkowie Komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji. 4. Członkowie Komisji nie mogą bez zgody Przewodniczącego Komisji ujawniać Ŝadnych informacji związanych z pracami komisji. 5. Członkowie Komisji mają prawo zgłoszenia w kaŝdym czasie pisemnych zastrzeŝeń dotyczących pracy Komisji do Przewodniczącego Komisji lub Burmistrza Miasta. 6. Członkowie Komisji (pracownicy Urzędu Miasta w Kętrzynie będący w stosunku pracy z Zamawiającym) swoje zadania wykonują w ramach obowiązków słuŝbowych. PrzełoŜony członka Komisji jest obowiązany umoŝliwić członkowi udział w pracach Komisji. II. TRYB PRACY KOMISJI 4 1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem jej powołania, kończy z chwilą zatwierdzenia przez Burmistrza Miasta protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Komisja obraduje na posiedzeniach zwoływanych przez Przewodniczącego Komisji. 3. Do podjęcia skutecznych decyzji przez Komisję konieczna jest obecność większości powołanych jej członków (nie mniej niŝ trzech), w tym Przewodniczącego, lub jego zastępcy. 4. Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności zastępca przewodniczącego komisji. 5. Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów, a w przypadku równej liczby głosów decyduje głos Przewodniczącego. 6. Uczestnictwo w posiedzeniach Komisji jest obowiązkowe. W wypadkach szczególnie uzasadnionych, wynikających z wykonywania obowiązków słuŝbowych, dopuszcza się usprawiedliwioną nieobecność członka Komisji na posiedzeniu. Decyzję w sprawie usprawiedliwienia nieobecności członka Komisji na posiedzeniu podejmuje Przewodniczący Komisji. Decyzję o usprawiedliwieniu nieobecności Przewodniczącego Komisji podejmuje z-ca Przewodniczącego Komisji. 5 1. Członkowie Komisji niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złoŝonymi przez Wykonawców, składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy. 2. Przewodniczący Komisji niezwłocznie wyłącza z jej prac członka, który: a) złoŝył oświadczenie o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy,
b) nie złoŝył oświadczenia w terminie wyznaczonym przez Przewodniczącego Komisji, c) złoŝył oświadczenie niezgodne z prawdą w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia. 3. Informację o wyłączeniu członka Komisji Przewodniczący Komisji przekazuje Burmistrzowi Miasta, który podejmuje decyzję o odwołaniu członka ze składu Komisji i ewentualnym powołaniu w jego miejsce nowego członka Komisji. Nowy członek składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 6, w najkrótszym moŝliwym terminie. 4. Wobec Przewodniczącego Komisji czynności odebrania oświadczenia i ewentualnego wyłączenia dokonuje bezpośrednio Kierownik Zamawiającego, podejmując decyzję o jego odwołaniu i powołaniu w jego miejsce nowego Przewodniczącego Komisji. 5. Czynności dokonane samodzielnie przez członka Komisji po powzięciu przez niego wiadomości o zaistnieniu okoliczności skutkujących jego wyłączeniem są niewaŝne. 6. Czynności Komisji, jeŝeli zostały dokonane z udziałem takiego członka, powtarza się, chyba Ŝe postępowanie powinno zostać uniewaŝnione. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. 6 1. Ustalenia Komisji następują w formie pisemnej. 2. Przewodniczący Komisji podpisuje pisma kierowane do Wykonawców i ogłoszenia umieszczane na tablicy ogłoszeń. 3. Protokoły z prac Komisji podpisują wszyscy członkowie biorący udział w pracach Komisji. W przypadku nieobecności członka Komisji w trakcie wykonywania czynności na protokole umieszcza się adnotację nieobecny. III. ZADANIA KOMISJI PRZETARGOWEJ 7 1. Do zadań Komisji naleŝy przygotowanie i przeprowadzenie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Komisja przetargowa w szczególności: 1) zapoznaje się z dokumentami stanowiącymi podstawę do opracowania wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 2) ocenia, czy zachodzi konieczność powołania biegłych i rzeczoznawców lub innych osób, których obecność będzie niezbędna przy sporządzaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 3) przygotowuje projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert, zapytania o cenę, zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki lub inne przewidziane ustawą i przekazuje do akceptacji Burmistrza Miasta,
4) przygotowuje ogłoszenia odpowiednie dla właściwych trybów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i przekazuje do akceptacji Burmistrza Miasta, a następnie zamieszcza je we wskazanych w ustawie publikatorach, 5) przygotowuje projekty innych wymaganych ustawą dokumentów i przedkłada je do zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta, 6) udostępnia specyfikację istotnych warunków zamówienia zainteresowanym wykonawcom, przyjmuje, jak równieŝ przygotowuje i udziela odpowiedzi na pytania zgłaszane przez Wykonawców, dotyczące treści SIWZ (stosownego zaproszenia), 7) prowadzi negocjacje lub dialog z zaproszonymi Wykonawcami, w szczególności: a) negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego, b) sporządza protokół z negocjacji z zaproszonymi Wykonawcami, c) w uzasadnionym przypadku powtarza negocjacje z wybranymi Wykonawcami; 8) zaprasza do składania ofert Wykonawców, którzy stawili się na negocjacjach i z którymi zostały przeprowadzone negocjacje lub dialog, 9) dokonuje komisyjnego otwarcia ofert w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu (zaproszeniu), 10) przyjmuje oświadczenia wykonawców złoŝone podczas części jawnej i ustosunkowuje się do nich podejmując stosowne działania, 11) bada oferty pod względem formalnym, zgodnie z przepisami ustawy, wydanymi do niej przepisami wykonawczymi oraz postanowieniami specyfikacji, 12) Ŝąda udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złoŝonych przez nich ofert, w granicach określonych ustawą, 13) poprawia w tekście oferty omyłki wykonawcy, w zakresie ustalonym ustawą, 14) wzywa wykonawców do uzupełnienia braków formalnych oferty w zakresie ustalonym ustawą, 15) bada oferty pod względem merytorycznym, 16) w przypadku stwierdzenia, Ŝe złoŝona oferta zawiera raŝąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, zwraca się w formie pisemnej do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny, 17) dokonuje oceny ofert niepodlegających odrzuceniu zgodnie z kryteriami oceny ofert określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, 18) przygotowuje i przekazuje do akceptacji Burmistrza Miasta propozycje: a) wykluczenia określonych wykonawców z postępowania b) odrzucenia określonych ofert, c) wyboru najkorzystniejszej oferty, d) uniewaŝnienia postępowania, 19) sporządza protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego za zasadach określonych ustawą, 20) opracowuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia oraz zamieszcza je we wskazanych w ustawie publikatorach,
21) przedstawia na bieŝąco do akceptacji radcy prawnemu Urzędu Miasta w Kętrzynie dokumentację z prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz współpracuje z nim w zakresie prowadzonego postępowania, 22) przyjmuje protesty, zawiadamia o wniesieniu protestu wszystkich uczestniczących w postępowaniu wykonawców, wzywa ich do wzięcia udziału w postępowaniu toczącym się w wyniku wniesienia protestu, informuje o zawieszeniu biegu terminu związania ofertą, w razie koniczności wzywa do przedłuŝenia waŝności wadium lub wniesienia nowego wadium, 23) analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest, który przekazuje do zatwierdzenia Burmistrzowi Miasta, 24) uczestniczy w rozpatrywaniu ewentualnych środków prawnych, tj. protestów, odwołań i skarg, 25) przekazuje rozstrzygnięcie protestu wraz z uzasadnieniem oraz pouczeniem o sposobie i terminie wniesienia odwołania jednocześnie podmiotowi, który wniósł protest, oraz wykonawcom, którzy przystąpili do postępowania toczącego się w wyniku wniesienia protestu, a jeŝeli protest dotyczy treści ogłoszenia lub postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszcza równieŝ na stronie internetowej, na której jest udostępniana, 26) w przypadku uwzględnienia protestu, powtarza oprotestowaną czynność lub dokonuje czynności bezprawnie zaniechanej, 27) w uzasadnionych przypadkach zwraca się do wykonawców o wyraŝenie zgody na przedłuŝenie terminu związania ofertą, 28) w przypadku, gdy wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy, komisja przygotowuje i przedkłada do akceptacji Burmistrza Miasta propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 3. Burmistrz Miasta moŝe takŝe powierzyć Komisji dokonanie innych, niŝ określone w ust. 2, czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 4. Burmistrz Miasta moŝe powierzyć pisemnie wykonywanie zastrzeŝonych dla niego czynności, określonych w niniejszym Regulaminie Komisji, pracownikom Urzędu Miasta Kętrzyn. IV. OBOWIĄZKI CZŁONKÓW KOMISJI 8 Przewodniczący Komisji w szczególności: 1) jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie lub za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 2) zwołuje posiedzenia Komisji, ustala porządek prac oraz prowadzi jej prace;
3) nadzoruje opracowywanie i przygotowanie przez sekretarza Komisji dokumentacji dotyczącej prowadzonego postępowania oraz sprawdza jej kompletność; 4) przedkłada Burmistrzowi Miasta do zatwierdzenia projekty dokumentów przygotowanych przez Komisję Przetargową w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 5) nadzoruje zamieszczanie ogłoszeń we wskazanych w ustawie publikatorach; 6) reprezentuje Zamawiającego podczas publicznego otwarcia ofert: a) otwiera posiedzenie, b) przedstawia przybyłym na otwarcie ofert skład osobowy Komisji oraz osoby zaproszone (biegli), podając m.in. ich funkcję w Komisji, c) podaje kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, d) w negocjacjach z ogłoszeniem lub bez ogłoszenia albo negocjacjach z jednym Wykonawcą, bądź w dialogu konkurencyjnym sprawdza czy reprezentanci Wykonawców są upowaŝnieni do występowania w imieniu podmiotów składających oferty, e) dokonuje otwarcia złoŝonych ofert tzn. przedstawia przedmiot zamówienia, odczytuje imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) Wykonawcy, którego oferta jest otwierana oraz zaproponowane ceny, a takŝe termin wykonania zamówienia publicznego, okres gwarancji, warunki płatności zawarte w ofercie, jeŝeli były wymagane, f) nadzoruje niezwłoczne odnotowanie odczytywanych informacji przez sekretarza Komisji w protokole postępowania o zamówienie publiczne, z zachowaniem przyjętej numeracji ofert, g) udziela głosu przedstawicielom Wykonawców, obecnym na otwarciu ofert, w zakresie składanych wyjaśnień i ewentualnych oświadczeń, h) zamyka część jawną postępowania; 7) przyjmuje od członków Komisji oświadczenia, w zakresie podlegania wykluczeniu z postępowania o zamówienie publiczne na podstawie art. 17 Ustawy oraz informuje Burmistrza Miasta o konieczności odwołania członka Komisji; 8) nadzoruje pracę Komisji w zakresie badania ofert pod względem ich waŝności poprzez ustalenie czy: a) oferta została złoŝona w terminie, b) została zachowana prawidłowa forma oferty, c) wpłacono wadium w terminie i na warunkach określonych w SIWZ lub stosownym zaproszeniu do składania ofert, d) oferta została podpisana przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy; 9) kontroluje pracę Komisji podczas badania, czy Wykonawcy nie podlegają wykluczeniu lub oferty odrzuceniu zgodnie z Ustawą; 10) przewodniczy negocjacjom z Wykonawcami na temat warunków realizacji dostaw, świadczenia usług, wykonywania robót budowlanych (w przypadkach, gdy zamówienie udzielane jest w trybie: negocjacji z ogłoszeniem lub bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki); 11) prowadzi dialog z wybranymi Wykonawcami;
12) wnioskuje do Burmistrza Miasta o zasięgniecie opinii biegłych, wskazując przedmiot i zakres opiniowania oraz uzasadnienie konieczności skorzystania z wiadomości specjalnych; 13) współuczestniczy w wyborze oferty; 14) przedkłada Burmistrzowi Miasta do zatwierdzenia protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 15) informuje Głównego Księgowego Urzędu Miasta w Kętrzynie o obowiązku przyjmowania i zwrotu wadium oraz zabezpieczenia naleŝytego wykonania umowy; 16) przekazuje niezwłocznie po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pracownikowi ds. zamówień publicznych dokumentację z przeprowadzonego postępowania w celu jej przechowywania przez okres co najmniej 4 lat, od zakończenia postępowania, w sposób gwarantujący nienaruszalność ofert; 17) zleca członkom Komisji wykonanie innych zadań związanych z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, niezbędnych do prawidłowej pracy Komisji; 18) informuje na bieŝąco Burmistrza Miasta o przebiegu prac Komisji, w tym o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 9 Sekretarz Komisji w szczególności: 1) prowadzi obsługę organizacyjno-biurową Komisji; 2) przygotowuje dokumentację dotyczącą prowadzonego postępowania o zamówienie publiczne; 3) sporządza protokół postępowania o zamówienie publiczne, 4) odpowiada za organizację kontaktów z Wykonawcami; 5) sporządza protokół z prowadzonych negocjacji; 7) czuwa nad prawidłową realizacją zasady jawności postępowania, a zwłaszcza udostępnianiem protokołu wraz z całą dokumentacją zainteresowanym; 8) przygotowuje niezwłocznie po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentację z przeprowadzonego postępowania do przekazania pracownikowi ds. zamówień publicznych; 9) wykonuje inne zadania, zlecone przez Przewodniczącego Komisji, wynikające z prowadzonej procedury. 10 Członkowie Komisji w szczególności: 1) mają prawo i obowiązek uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji; 2) rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem; 3) zapoznają się wnikliwie ze sprawami będącymi przedmiotem prac Komisji; 4) mają prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z pracą Komisji; 5) doskonalą znajomość przepisów o zamówieniach publicznych, w szczególności na bieŝąco zaznajamiają się ze zmianami;
6) niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złoŝonymi przez Wykonawców w celu potwierdzenia spełnienia stawianych im warunków składają pisemne oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności określonych w art. 17 ust. 1 Ustawy; 7) oceniają złoŝone oferty wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych w SIWZ (stosownym zaproszeniu) w celu wyboru najkorzystniejszej oferty; 8) sporządzają pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny ofert, chyba Ŝe zostało sporządzone zbiorcze zestawienie oceny ofert; 9) członkowie komisji wyznaczeni z komórek wnioskujących są odpowiedzialni za badanie oferty pod kątem jej zgodności z opisem przedmiotu zamówienia oraz szacunkową wartością zamówienia; 10) w uzasadnionych przypadkach mogą niezwłocznie złoŝyć zdanie odrębne zawierające szczegółowe uzasadnienie, jeŝeli nie zgodzą się z większością; 11) na równych prawach traktują wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie publiczne; 12) zachowują tajemnicę na temat okoliczności ujawnionych w toku postępowania, w szczególności zakazany jest kontakt z Wykonawcami, ubiegającymi się o zamówienie; 13) w trakcie pracy Komisji są nieusuwalni i niezawiśli; 14) wykonują inne zadania, zlecone przez przewodniczącego Komisji, wynikające z przyjętej procedury postępowania. IV. ZASADY ODPOWIEDZIALNOŚCI CZŁONKÓW KOMISJI 11 1. Naruszenie zasad, form i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych jest traktowane jako naruszenie dyscypliny finansów publicznych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), a osoby winne naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponoszą odpowiedzialność, takŝe w przypadku winy nieumyślnej. 2. Naruszenie prawa w związku z udzieleniem zamówień publicznych moŝe spowodować odpowiedzialność karną i odpowiedzialność karną za przestępstwo skarbowe lub odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe zgodnie z obowiązującymi przepisami. 3. Osoby naruszające zasady określone w niniejszym Regulaminie podlegają ponadto odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej. 4. Posługiwanie się niniejszym Regulaminem nie zwalnia z odpowiedzialności za prowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa. Burmistrz Miasta Krzysztof Hećman