Regulamin Pracy Komisji przetargowej Załącznik A do Regulaminu udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o.
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 3 II. SKŁAD KOMISJI 3 III. UDZIAŁ BIEGŁYCH W PRACACH KOMISJI 5 IV. PRAWA I OBOWIĄZKI CZŁONKÓW KOMISJI 5 V. CZYNNOŚCI W TRAKCIE POSTĘPOWANIA 7 VI. CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z BADANIEM I OCENĄ OFERT 9 VII. ZAKOŃCZENIE PRAC KOMISJI 10 Str.2
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają zastosowanie do prac Komisji przetargowych powoływanych w celu przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia, o których mowa w Regulaminie udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o. 2. Ilekroć w niniejszym Regulaminie mowa o "Komisji" należy przez to rozumieć Komisję przetargową. 3. Czynności w toku procedury udzielenia zamówienia dokonywane są z zachowaniem regulacji wewnętrznych Zamawiającego. 4. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają wszelkie regulacje wewnętrzne Zamawiającego dotyczące udzielania zamówień. 5. Stosowanie zasad wynikających z zapisów niniejszego Regulaminu nie zwalnia członków Komisji z odpowiedzialności za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa. II. SKŁAD KOMISJI 2 Osoba uprawniona do powołania Komisji (zgodnie z 11 ust. 2 Regulaminu udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o.) wskazuje Przewodniczącego Komisji i jej Sekretarza spośród członków Komisji. 3 1. Członkami Komisji nie mogą być osoby, które: 1) ubiegają się o udzielenie zamówienia będącego przedmiotem postępowania, 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób, 5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 2. Obowiązkiem członków Komisji jest złożenie niezwłocznie po zapoznaniu się z oświadczeniami lub dokumentami złożonymi przez wykonawców pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w ust. 1. Oświadczenie winno zostać złożone także w terminie późniejszym, jeżeli Str.3
okoliczności, o których mowa w ust. 1 ujawnią się w toku prac Komisji. Oświadczenia dołącza się do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia. 3. Przewodniczący Komisji wyłącza z jej prac członka, który: 1) złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek z okoliczności, o których mowa w ust. 1, 2) nie złożył oświadczenia w terminie wyznaczonym przez Przewodniczącego Komisji, 3) złożył oświadczenie niezgodne z prawdą w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia, 4) złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w ust. 1, jeżeli po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały. 4. Informację o wyłączeniu członka Komisji, Przewodniczący Komisji przekazuje uprawnionemu do powołania Komisji. 5. Decyzję o odwołaniu członka ze składu Komisji podejmuje uprawniony do powołania Komisji. 6. W sytuacji niedochowania minimum trzyosobowego składu Komisji, Przewodniczący Komisji wnioskuje do uprawnionego do powołania Komisji o ewentualne powołanie w miejsce odwołanego członka nowego członka Komisji. Nowy członek Komisji składa oświadczenie, o którym mowa w ust. 2, w najkrótszym możliwym terminie. 7. Wobec Przewodniczącego Komisji czynności odebrania oświadczenia, wyłączenia, odwołania i powołania w jego miejsce nowego Przewodniczącego Komisji, dokonuje osoba upoważniona do powołania Komisji. 4 1. Czynności Komisji, jeżeli zostały dokonane z udziałem członka podlegającego wyłączeniu, powtarza się, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji zostanie wyłączony z powodu niezłożenia oświadczenia, o którym mowa w 3 ust. 2, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą. 2. Nie powtarza się czynności otwarcia ofert oraz czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. 5 Odwołanie członka Komisji może nastąpić jeżeli: 1) z przyczyn obiektywnych nie może on wykonywać swoich obowiązków, 2) nieobecność członka Komisji na posiedzeniu Komisji nie zostanie usprawiedliwiona w trybie wskazanym w 8 ust. 4, 3) członek Komisji nie wykonuje nałożonych na niego obowiązków lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, postanowień Regulaminu oraz decyzji Przewodniczącego Komisji, innych niż obecność na posiedzeniach Komisji. Str.4
III. UDZIAŁ BIEGŁYCH W PRACACH KOMISJI 6 1. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Przewodniczący Komisji składa osobie upoważnionej do powołania Komisji umotywowany wniosek o powołanie biegłych (rzeczoznawców). 2. Wniosek powinien wskazywać osobę biegłego oraz przewidywaną wysokość jego wynagrodzenia wraz ze źródłem finansowania. Do wniosku powinien zostać załączony projekt umowy z biegłym. 3. W przypadku powołania biegłego będącego pracownikiem Zamawiającego jego funkcja ma charakter zadaniowy i stanowi wykonanie polecenia służbowego. 7 1. Decyzję o powołaniu biegłego podejmuje osoba upoważniona do powołania Komisji, wskazując do jakich czynności biegły został powołany. 2. Po podpisaniu umowy i zobowiązaniu do zachowania poufności, ale przed przystąpieniem do wykonania jakichkolwiek czynności, biegły składa oświadczenie, o którym mowa w 3 ust. 2. Przewodniczący Komisji nie dopuszcza do wykonania czynności przez biegłego, w stosunku do którego zajdzie którakolwiek z okoliczności, o których mowa w 3 ust. 1. 3. Biegły przedstawia opinię na piśmie w terminie określonym w umowie, a na zaproszenie Przewodniczącego Komisji bierze udział w posiedzeniach Komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień. IV. PRAWA I OBOWIĄZKI CZŁONKÓW KOMISJI 8 1. Członkowie Komisji będący pracownikami Zamawiającego, wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach Komisji w ramach obowiązków służbowych. 2. Obowiązkiem przełożonego członka Komisji jest umożliwienie członkowi Komisji udziału w pracach Komisji. 3. Członek Komisji jest zobowiązany, najwcześniej jak to jest możliwe, powiadomić Przewodniczącego Komisji o swojej nieobecności na posiedzeniu Komisji, podając przyczyny nieobecności. 4. Decyzję w sprawie usprawiedliwienia nieobecności członka Komisji na posiedzeniu podejmuje Komisja. Decyzję o usprawiedliwieniu nieobecności Przewodniczącego Komisji podejmuje osoba upoważniona do powołania Komisji. 9 1. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności w dobrej wierze, z zachowaniem najwyższej staranności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem. 2. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności: 1) udział w posiedzeniach Komisji, 2) wykonywanie innych czynności związanych z pracami Komisji, zgodnie z poleceniami Przewodniczącego Komisji, w szczególności przygotowanie umowy z wybranym w wyniku postępowania wykonawcą. Str.5
10 Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności informacji związanych z: 1) liczbą złożonych ofert lub wykazem firm zaproszonych do składnia ofert do daty składania ofert, 2) przebiegiem badania, oceny i treści złożonych ofert. 11 Członek Komisji ma prawo i obowiązek uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji oraz prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z pracą Komisji. 12 1. Przewodniczący Komisji kieruje jej pracami. Do jego obowiązków należy w szczególności: 1) odebranie oświadczeń członków Komisji, o których mowa w 3 ust. 2, oraz poinformowanie osoby upoważnionej do powołania Komisji o okolicznościach, o których mowa w 3 ust. 3 i w 5, 2) wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji, 3) podział prac między członków Komisji, 4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia, 5) informowanie osoby upoważnionej do powołania Komisji o problemach związanych z pracami Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia, 6) nadzór nad terminowym i prawidłowym dokonywaniem czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, 7) wyznaczenie spośród członków Komisji Zastępcy Przewodniczącego obejmującego obowiązki Przewodniczącego na czas jego nieobecności. 2. Do obowiązków Sekretarza Komisji należy m.in.: 1) prowadzenie dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, w terminach określonych w Regulaminie udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o. lub wyznaczonych przez Przewodniczącego Komisji, 2) organizowanie, w uzgodnieniu z Przewodniczącym Komisji, posiedzeń Komisji, 3) obsługa techniczno organizacyjna komisji w postępowaniu o udzielenie zamówienia, 4) przechowywanie dokumentacji związanej z postępowaniem o udzielenie zamówienia od momentu jego wszczęcia do zawarcia umowy lub unieważnienia postępowania. 3. Do obowiązków członka Komisji reprezentującego Dysponenta Środków, na rzecz którego prowadzone jest postępowanie, oraz innych członków Komisji związanych merytorycznie z przedmiotem zamówienia, należy w szczególności: 1) przygotowywanie odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczących przedmiotu zamówienia, 2) sprawdzenie złożonych ofert pod względem merytorycznym. Str.6
V. CZYNNOŚCI W TRAKCIE POSTĘPOWANIA 13 1. Obowiązkiem Przewodniczącego Komisji jest takie prowadzenie postępowania, które umożliwi jego zakończenie w możliwie najkrótszym, dopuszczalnym przez przepisy prawa terminie. 2. Prace Komisji mogą być prowadzone w następujący sposób: 1) w trybie posiedzenia, polegającym na zebraniu się członków Komisji w celu wykonywania tych prac, w miejscu i czasie ustalonym przez Przewodniczącego Komisji, 2) w trybie obiegowym, polegającym na wymianie dokumentów drogą elektroniczną pomiędzy członkami Komisji w formie i czasie ustalonym przez Przewodniczącego Komisji, 3) w trybie mieszanym, polegającym na prowadzeniu prac Komisji przy wykorzystaniu trybu posiedzenia i trybu obiegowego przez poszczególnych członków Komisji, zgodnie z wyborem Przewodniczącego Komisji. 1. Po rozpoczęciu postępowania, Sekretarz Komisji lub inna upoważniona osoba m.in.: 14 1) zamieszcza ogłoszenia/ przesyła zaproszenia zgodnie z ustaleniami i obowiązującymi przepisami, 2) wydaje lub wysyła zainteresowanym wykonawcom Specyfikacje, 3) prowadzi rejestr wykonawców, którzy pobrali Specyfikacje, 4) przyjmuje i rejestruje zapytania wykonawców odnośnie treści Specyfikacji lub innych dokumentów i niezwłocznie przekazuje informacje o ich wpłynięciu Przewodniczącemu Komisji, 5) pobiera oferty złożone w Kancelarii Ogólnej, 6) przekazuje wyjaśnienia lub informacje o zmianach w Specyfikacji wszystkim Wykonawcom, którzy pobrali lub otrzymali Specyfikację, 7) sporządza protokół zebrania wykonawców lub protokół negocjacji z wykonawcą, sporządza protokół postępowania o udzielenie zamówienia, 2. Do obowiązków Przewodniczącego Komisji w toku postępowania należy m.in.: 1) zapewnienie, żeby otwarcie ofert złożonych przez wykonawców nastąpiło w ustalonym miejscu i terminie, 2) sprawdzenie, czy oferty zostały złożone zgodnie z wymogami oraz czy nie doszło do ich przedwczesnego otwarcia, 3) zapewnienie, żeby oferty złożone po wyznaczonym terminie: a) nie zostały otworzone, b) zostały zwrócone wykonawcom bez otwierania, 4) otwarcie ofert, 5) wykonywanie innych czynności, które nie zostały na mocy przepisów Regulaminu udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o. zastrzeżone do kompetencji Komisji. Str.7
15 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest niejawne, z zastrzeżeniem 16 ust. 1 niniejszego Regulaminu. 2. W ramach pracy Komisji poufny charakter mają w szczególności: 1) czynności przygotowawcze do czasu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, 2) wiadomości objęte tajemnicą państwową, służbową lub inną na podstawie właściwych przepisów prawa, 3) wiadomości objęte skutecznie ustanowioną i właściwie zastrzeżoną przez wykonawcę tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, 4) oferty do czasu ich otwarcia, 5) negocjacje i protokoły z nich sporządzane, 6) informacje i wiadomości związane z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert, w tym treść protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, 7) inne wiadomości, gdy tak wynika wyraźnie z przepisów prawa. 16 1. W przypadku, gdy z zastosowaniem zasady określonej w 10 ust. 2 Regulaminu udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o, postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie jawnym, zastosowanie mają zapisy ust. 2 10 niniejszego paragrafu. 2. Otwarcie ofert jest jawne, za wyjątkiem postępowań, w których jest przewidziane stosowanie aukcji elektronicznych. 3. Przystępując do jawnej części postępowania Przewodniczący Komisji: 1) otwiera posiedzenie Komisji w miejscu i terminie określonym w ogłoszeniu o przetargu lub zaproszeniu do złożenia ofert, 2) przedstawia przedmiot postępowania, 3) przekazuje informacje dotyczące trybu postępowania, 4) przedstawia wszystkim obecnym skład Komisji wraz z podaniem pełnionych w Komisji funkcji. 4. W części jawnej postępowania mają prawo uczestniczyć wykonawcy. 5. Wykonawcy i inne osoby uczestniczący w części jawnej postępowania, wpisują się na listę obecności. 6. Sekretarz Komisji dostarcza na posiedzenie Komisji zamknięte koperty złożone według kolejności wpływu i nadanych numerów. 7. Przewodniczący Komisji sprawdza prawidłowość opakowania i oznakowania ofert. 8. Przewodniczący lub Sekretarz Komisji otwiera kolejno koperty zawierające oferty, odczytuje imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) wykonawcy, cenę oferty oraz inne dane, jeżeli są niezbędne do dokonania oceny ofert na podstawie przyjętych kryteriów. 9. Przewodniczący Komisji informuje wykonawców, że Zamawiający ma prawo w toku badania i oceny ofert żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Str.8
10. Na tym Przewodniczący Komisji zamyka posiedzenie i ogłasza zakończenie części jawnej postępowania. 17 Jeżeli postepowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest, zgodnie z 10 ust. 1 Regulaminu udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o., z zachowaniem trybu niejawności, postanowienia 16 ust. 6, 7 i 8 niniejszego Regulaminu stosuje się odpowiednio. 18 Po otwarciu ofert Komisja przeprowadza dalsze czynności w toku postępowania, zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o. 19 Oferty złożone po wyznaczonym terminie składania ofert zwraca się wykonawcom bez otwierania. Oferty nie podlegające zwróceniu otwiera się, sporządzając zestawienie tych ofert. 20 21 1. Komisja podejmuje decyzje zwykłą większością głosów w obecności co najmniej połowy członków, w tym w obecności Przewodniczącego, z zastrzeżeniem 26. 2. Jeżeli na posiedzeniu Komisji nie ma wymaganego kworum, posiedzenie odracza się. 3. Jeżeli w trakcie głosowania zapadnie równa liczba głosów, decyduje głos Przewodniczącego. 4. Członek Komisji nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast żądać załączenia jego pisemnego stanowiska do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia. VI. CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z BADANIEM I OCENĄ OFERT 22 Komisja dokonuje oceny ofert złożonych w terminie pod względem wypełnienia warunków formalnych. 23 Kolejnym etapem prac Komisji jest ocena wypełnienia przez uczestników postępowania warunków określonych w Specyfikacji. 24 Komisja może zwrócić się do uczestników postępowania z żądaniem złożenia wyjaśnień odnośnie treści złożonych ofert. Str.9
25 Po dokonaniu czynności, o których mowa w 22-24, Komisja może m.in. skierować do osoby upoważnionej do powołania Komisji wnioski o: 1) wykluczenie określonego wykonawcy z postępowania, 2) odrzucenie określonych ofert, 3) unieważnienie postępowania. 26 1. Jeżeli nie zajdą okoliczności uzasadniające unieważnienie postępowania, Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków Komisji. 2. Przed dokonaniem indywidualnej oceny ofert członkowie Komisji zapoznają się z opinią biegłego, jeżeli został on powołany. 3. Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert, określonych dla danego postępowania. 4. Jeżeli jest to uzasadnione przyjętymi kryteriami oceny ofert można odstąpić od indywidualnej oceny ofert. W takim przypadku Komisja sporządza jedynie pisemne uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej. 27 1. Po dokonaniu oceny złożonych ofert Komisja sporządza Protokół postępowania o udzielenie zamówienia, opracowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik D do Regulaminu udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o. 2. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia zawiera propozycje wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania. 3. Sekretarz Komisji na podstawie zatwierdzonego protokołu postępowania o udzielenia zamówienia przygotowuje do podpisania projekty wymaganych zawiadomień i ogłoszeń. 28 1. Osoba upoważniona do powołania Komisji stwierdza nieważność czynności Komisji podjętych z naruszeniem przepisów prawa. 2. Na polecenie osoby upoważnionej do powołania Komisji, Komisja powtarza unieważnioną czynność. VII. ZAKOŃCZENIE PRAC KOMISJI 29 1. Komisja kończy prace związane z udzieleniem danego zamówienia z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia lub z dniem podjęcia przez osobę upoważnioną do powołania Komisji decyzji o unieważnieniu postępowania. 2. Po zawarciu umowy z wybranym wykonawcą Przewodniczący Komisji przekazuje dokumentację postępowania w celu jej zabezpieczenia zgodnie z 25 ust. 7 pkt 2 Regulaminu udzielania zamówień w TAURON Obsługa Klienta sp. z o.o. Str.10