1 Projekt animacyjny w środowisku lokalnym /najważniejsze elementy/ 1. Poznanie środowiska. Rozpoznanie warunków /możliwości i ograniczeń/, w jakich będziemy prowadzić działania animacyjne. 2. Zidentyfikowanie i zdefiniowanie problemów diagnozowanego środowiska lokalnego. 3. Opracowanie uzyskanych w procesie diagnozy informacji poprzez zdefiniowanie Słabych i mocnych stron środowiska. Przedstawienie stron słabych w formie celów. 4. Sformułowanie celów w oparciu o przeprowadzone rozpoznanie oraz analizę słabych i mocnych stron. 5. Opracowanie misji streszczenie celów, syntetycznie ujęty cel, sformułowany w oryginalnym języku autora scenariusza, lapidarny w formie i treści, znaczący w porozumiewaniu się z adresatami projektu. 6. Tytuł projektu: a/ tytuł określa: przewodnią ideę zapisaną oryginalnym językiem, przez skojarzenie, metaforę; -formę /spotkanie, sejmik, konferencja, seminarium, kurs, warsztat, konkurs, prezentacja, przegląd/; kulturową zawartość-treść projektu, obejmującą np. dziedzinę sztuki, obyczaj, folklor, ludyczne elementy kultury; -specyfikę uczestników /dziecięca, młodzieżowa, czterdziestolatków, seniorów /; -nastrój /poetycki, nostalgiczny, poważny, zabawowy/; b/ jaki powinien być tytuł zdarzenia lapidarny, zaskakujący, adekwatnie ujmujący treść i formę, zagadkowy, niepowtarzalny czyli zawierający oprócz określenia formy i treści nazwę własną, symbolizujący jakość, oddający nastrój i styl uczestników. odnoszący się do uznanych wartości, prowokujący do indywidualnych przemyśleń. 7. Termin realizacji projektu. Projekt musi być gotowy i złożony w terminie wyznaczonym przez instytucje finansujące, sponsorujące, przyznające granty. W instytucjach samorządowych wnioski do budżetu na rok następny przyjmowane są około połowy roku poprzedzającego planowany rok budżetowy. Inne czynniki decydujące o czasie wyprzedzenia to: czas niezbędny do wykonania czynności i zadań przygotowawczych /zamówienie wykonawców, ogłoszenie regulaminu, wydrukowanie katalogu, zgromadzenie środków rzeczowych i finansowych/; czas niezbędny do opracowania scenopisów, zebrania materiałów repertuarowych, wykonania scenografii itp. 8. 0rganizator, współorganizatorzy: a/ główny organizator /podmiot odpowiedzialny za projekt jego realizację i rozliczenie/ ; b/ współorganizatorzy instytucje zaproszone do realizacji projektu, ich obecność świadczy o kontaktach organizatora z otoczeniem,
2 wzmacnia przekonanie o społecznej przydatności i akceptacji projektu. Obok podstawowych danych o organizatorach i współorganizatorach jak adresy, adresy elektroniczne, telefony, faxy, inne formy kontaktów, numery kont bankowych /w przypadku głównego organizatora/ powinny się znaleźć informacje o ich dotychczasowych dokonaniach w projektowanej dziedzinie a także rekomendacje /poświadczone np. recenzjami, nagrodami/ 9. Patronat nad projektowanym zdarzeniem powierzamy osobom, które pełnią ważne funkcje w życiu publicznym /Wójt, Burmistrz, Prezydent Miasta, Wojewoda, Marszałek Sejmiku Samorządowego, Minister, Premier, Prezydent RP/ albo są autorytetami artystycznymi lub też w innej dziedzinie /znany aktor, pisarz, muzyk, reżyser, uczony/. O objęcie patronatu nad zdarzeniem zwraca się główny organizator. We wniosku /liście intencyjnym/ organizator przedstawia projekt, podaje argumenty uzasadniające objęcie patronatu przez tą konkretną osobę czy instytucję. Informację o patronacie umieszczamy na drukach promocyjnych. 10. Patronat medialny - staramy się uzyskać w mediach lokalnych, regionalnych lub ogólnopolskich w zależności od zasięgu projektowanego zdarzenia. Musimy mieć świadomość, że my oczekujemy od mediów informacji, reklamy natomiast media zainteresowane są takimi zdarzeniami, które mogą liczyć na duże zainteresowanie społeczne, zgodne są z misją nadawcy medialnego, kierowane są do potencjalnej publiczności medialnej, mogą wpłynąć pozytywnie na wizerunek nadawcy medialnego. Ranga patrona medialnego może zachęcić podmioty gospodarcze do sponsorowania zdarzenia. W umowie o patronat medialny może się znaleźć klauzula o wyłączności obsługi medialnej zdarzenia. logo patrona medialnego umieszczamy na afiszach, zaproszeniach i innych drukach promujących zdarzenie. 11. Osoba kierująca projektem musi dysponować odpowiednimi kompetencjami merytorycznymi, organizacyjnymi; powinna posiadać delegacje odpowiedniego zakresu uprawnień i odpowiedzialności od organizatora zdarzenia. Osoba taka powinna legitymować się sformalizowanym uprawnieniem do kierowania projektem. We wniosku projektowym podaje się referencje osoby kierującej, jej dotychczasowe doświadczenia. 12. Historia projektu. Z historii projektu wynika na ile ma on związek z rzeczywistymi potrzebami i aspiracjami środowiska, czy społeczność lokalna miała udział w powstawaniu i opracowywaniu pomysłów z których zrodził się projekt, na ile się z nim identyfikuje. Historia projektu diagnozuje poniekąd metodę pracy instytucji animacyjnej
3 /animatora/, jej związki z otoczeniem, umiejętność tworzenia sytuacji wspólnego negocjowania i definiowania celów. 13. Cele projektu. W edukacji kulturalnej cele to w istocie uznane w wymiarze lokalnym i uniwersalnym wartości ku którym dążą jednostki, grupy, społeczności lokalne. Celem może być subiektywne odkrycie wartości, ich urzeczywistnianie poprzez aktywność kulturalną o charakterze percepcyjno-receptywnym czy też ekspresywno-twórczym a także obie sytuacje łącznie. Droga do wyboru i zdefiniowania celów ma swoją kolejność i metodę. Zaczyna się od diagnozy otoczenia, przebiega przez opracowanie bilansu szans i zagrożeń, formułowanie problemów i kończy się na definiowaniu celów, które są odpowiedzią na stawiane problemy. Wyróżniamy różne kategorie celów, miedzy innymi: a/ cel główny / naczelny/ wyrażający intencje organizatorów; b/ cele szczegółowe, antycypujące przyszłe stany rzeczy w odniesieniu do jednostek, grup, społeczności lokalnej, środowiska /aktywność kulturalna jednostek, powstanie nowych grup skupionych wokół zainteresowań i wspólnych celów, podwyższony poziom integracji, preferowane zachowania, powtarzająca się już bez udziału animatora aktywność kulturalna ludzi, lepszy wizerunek gminy, lepszą identyfikację mieszkańców z miejscem zamieszkania, znajomość lokalnych zabytków itp./ określenie przewidywanych efektów indywidualnych, grupowych, środowiskowych; c/ cele etapowe wyznaczające etapy dochodzenia do pożądanych stanów, np. niczym osiągniemy stan twórczości dajmy na to w dziedzinie muzyki, pierwszym etapem będzie zainteresowanie się przyszłych twórców muzyką; d/ cele środki /operacyjne/ mające postać konkretnych zadań /powołanie grupy, organizacja spotkania, przygotowanie materiałów, informacja itp./. Trudność stanowienia celów, hierarchicznego uszeregowania, zapisania w postaci misji a następnie planów okresowych i wreszcie projektów polega na wielu umiejętnościach: diagnozowania, formułowania problemów, negocjacji, przechodzenia od wartości do projektów. 14. Uzasadnienie projektu : a/ merytoryczne - związane z dziedziną kultury, pytamy dlaczego przedmiotem zdarzenia ma być teatr, muzyka, obyczaj, obrzęd, folklor, sport, rekreacja, w czym tkwi uzasadnienie takiego właśnie wyboru /np. w potrzebach uczestników, idei upowszechnienia, zamierzeniach edukacyjnych, efekcie resocjalizacyjnym/; b/ uzasadnienie społeczne jakie efekty z perspektywy interesu społecznego /grupowego, środowiskowego/ osiągniemy, np. stworzymy alternatywę dla niekorzystnych zachowań, podniesiemy świadomość lokalnych wartości, umożliwimy uruchomienie potencjału intelektualnego, twórczego jednostki, przyczynimy się do lepszej
4 identyfikacji ze środowiskiem, zintegrujemy zbiorowość poprzez wspólne działanie; c/ uzasadnienie ekonomiczne dotyczy relacji pomiędzy nakładami /pracy, środków finansowych/ a wymiernymi efektami dającymi się odnieść do jednostek, grup, całego środowiska, kategorii wiekowych itp., jaki motyw mogą mieć decydenci, sponsorzy dotując dane zdarzenie, jakie będą proporcje pomiędzy dotacją, środkami sponsorskimi a wpływami z realizacji projektu. 15. Efekty projektu, to nic innego jak związek pomiędzy zakładanymi celami a użytymi do realizacji projektu nakładami, adekwatność pomiędzy działaniem a skutkiem. W animacji kultury efektem ogólnym jest jakiś rodzaj uczestnictwa kulturalnego, aktywność kulturalna ludzi wobec których stosuje się zabiegi animacyjne. Z teorii uczestnictwa wiemy iż istnieją dwie miary tego zjawiska: behawioralna /czynnościowa, statystyczna/ i mentalna /świadomościowa, opisywana przez procesy percepcji, ekspresji, twórczości a także zmiany mentalne uczestników, itp./. Myśląc o efektach musimy mieć na uwadze te dwa aspekty uczestnictwa, przy czym osiągnięcie tego pierwszego efektu jest łatwiejsze do zmierzenia chociaż często złudne co do wartości. 16. Opis projektu Do kogo projekt jest kierowany; a/ adresat i jego charakterystyka /wiek i kondycja psychofizyczna, sytuacja społeczno-ekonomiczna, preferowany styl życia, upodobania estetyczne, charakterystyczne zachowania, otwartość na innowacje, tolerancja, zachowawczość, mobilność, rozmieszczenie w przestrzeni/; b/ warunki uczestnictwa np. strój, sprzęt, przygotowanie określonego repertuaru, wniesienie opłaty, posiadanie opiekun/a/ /ów/; c/ własny wkład związany z przygotowaniem się do uczestniczenia w projekcie. Przewidywana liczba uczestników. Te dane są istotne z wielu względów, informują o potencjalnym zainteresowaniu społecznym, wskazują na problemy logistyczne, organizacyjne, kwestie bezpieczeństwa związane z realizacją projektu. Od liczby uczestników zależy czy zdarzenie zakwalifikowane zostanie do imprez masowych. Liczba uczestników określonej kategorii wymaga zapewnienia szczególnych warunków [dzieci, osoby niepełnosprawne, osoby starsze wymagające szczególnej opieki] Sposób realizacji, szczegółowy przebieg projektowanego zdarzenia. Zaaranżowany, skoordynowany w czasie i przestrzeni układ sytuacji; sfera czynności, intencjonalnych zachowań i stosunków pomiędzy animatorami a uczestnikami a także pomiędzy samymi
5 uczestnikami, które towarzyszą określonej aktywności kulturalnej. Odpowiadamy na pytanie co i jak realizujemy: a/ tematyka /treść, dziedzina, preferowana aktywność/; b/ forma zdarzenia / opisujemy ją w metodyce jako kreowany przez animatora układ sytuacji, czyli zespół warunków, procesów i czynności wywołujących zakładaną, preferowaną w danym projekcie aktywność kulturalną/ w przypadku zdarzeń masowych forma jest zazwyczaj złożona z różnorodnych sytuacji ; c/ gratyfikacje dla uczestników [nagrody, certyfikaty, świadectwa, uprawnienia, stypendia] ; a/ zastosowane metody i formy ze względu na preferowane rodzaje aktywności : percepcyjno receptywną, ekspresywno-twórczą, ludyczną, rekreacyjną, a także z perspektywy modeli komunikacji, relacji pomiędzy uczestnikami a organizatorami i wykonawcami; b/ środki techniczne /logistyczne/ ich powiązanie z planowaną akcją. Czas zdarzenia rozumiany szerzej niż formalny termin: a/ uzasadnienie wyboru terminu uwarunkowania historyczne, zwyczajowe, symboliczny charakter czasu w którym zdarzenie jest realizowane; b/ czas trwania zdarzenia, jego kolejnych części /sekwencji/; c/ inne aspekty czasu, jak jednorazowość lub powtarzalność /cykliczność/ zdarzenia. Przestrzeń /miejsce/ realizacji zdarzenia, przestrzenny kontekst; a/ charakterystyka i uzasadnienie miejsca, lokalizacji zdarzenia /aspekty kulturowe, techniczne, społeczne/; b/ przestrzenny kontekst wybranego miejsca; c/ związek miejsca z istotą i celem zdarzenia. Sposoby promocji. Na promocję w rozumieniu działań marketingowych /gdy projekt ma w części charakter komercyjny/ składają się takie działania jak: kształtowanie produktu, segmentacja rynku /odniesienie do konkretnych uczestników/, informacja i reklama, kształtowanie ceny produktu /usługi/, dystrybucja /sposoby, kanały, środki techniczne stosowane w procesie wprowadzania produktu na rynek/. W dziedzinie edukacji kulturalnej nie zawsze występują wszystkie elementy promocji, np. w przypadku nieodpłatnego uczestnictwa trudno mówić o kształtowaniu ceny, segmentację rynku zastępuje charakterystyka potencjalnego uczestnika. W każdym przypadku występować będzie informacja i reklama. W projekcie podajemy jakie zastosujemy formy i środki promocji. Zespół realizujący projekt. Przy osobach realizujących projekt powinny się znaleźć informacje dotyczące: kompetencji formalnych /wykształcenie, staż pracy/; doświadczenia w zakresie realizacji projektów; specyficznych kwalifikacji niezbędnych
6 przy realizacji projektu. Im bardziej złożony i kosztowny projekt, tym bardziej istotne będą te informacje. Zaplecze merytoryczne projektu w zakresie: kadrowym /wykonawcy, konsultanci, jurorzy, specjaliści, itp./; dostępu do określonych dóbr kultury /repertuaru, dzieł sztuki, materiałów dydaktycznych/. Zaplecze techniczne projektu dostęp do specjalistycznych urządzeń i materiałów, dostęp do energii elektrycznej odpowiedniej mocy, odpowiednie łącza elektroniczne itp. Zasięg projektu dotyczy obszaru oddziaływania projektowanego zdarzenia. Może być zasięg lokalny-odnoszący się do określonego środowiska; ponadlokalny odnoszący się do subregionu /powiatu/, regionu, kraju, kilku wybranych krajów, kontynentu, świata. Możliwość kontynuowania projektu. Kontynuowanie projektu możemy rozumieć jako możliwość projektowania kolejnych zdarzeń rozwijających założone cele lub też przewidywane powtórzenie projektowanego zdarzenia. Jeżeli przewidujemy, planujemy powtórzenie zdarzenia, jednorazowo czy też wielokrotnie, nadając mu charakter zdarzenia cyklicznego, powinniśmy to uzasadnić. 17. Budżet projektu powinien mieć kształt formalny dostosowany do oczekiwań instytucji finansującej. Wysokość wpływów i wydatków powinna się bilansować. Budżet zawiera wykaz przewidywanych wydatków, ogólny koszt przedsięwzięcia, wewnętrzne i zewnętrzne źródła wpływów, wysokość i przeznaczenie dotacji oczekiwanej od adresata wniosku. Budżet odpowiada na pytanie ile wynosi suma środków finansowych niezbędnych do realizacji projektu z wyszczególnieniem pozycji wydatków /specyfikacja wydatków wiąże się ze sposobem księgowania [paragrafy: wynagrodzenia, usługi, materiały, delegacje itp.], rzeczową klasyfikacją przyjętą w danej instytucji, przez sponsora itp./ Kolejne pytanie odnosi się do partycypacji w wydatkach, kto ile daje tak zwany montaż finansowy, wymienia się tutaj instytucje dotujące, sponsorów komercyjnych i niekomercyjnych, darczyńców, środki własne organizatora, wpływy, które mogą zrekompensować część wydatków. W instytucjach niekomercyjnych wpływy powinny się bilansować z wydatkami, można też uwzględnić koszty własne organizatora będące kosztami pośrednimi realizowanego projekt. Podstawowe grupy kosztów. Klasyfikacja kosztów związana jest ze sposobem ich księgowania, może mieć charakter rzeczowy, odpowiadać podziałowi przyjętemu w danej instytucji finansującej.
7 Koszty Ogółem W tym dofinansowanie gminy Koszty własne /nie podlegają dofinansowaniu/ Konserwacja, naprawy, wynajem sprzętu itp. Materiały realizacyjne Nagrody Obsługa techniczna Opłaty z tytułu praw autorskich Opracowanie, projekt Promocja, reklama Przejazdy /bez diet/ Przygotowanie i wykonanie widowiska, spektaklu, koncertu /reżyseria, choreografia, obsada, impres./ Przygotowanie wystawy, akcji plastycznej /wernisaż, komisarz, itp./ Scenografia Tłumaczenia, wykłady, odczyty Transport Wydawnictwa i druki towarzyszące Wynajem sal, sprzętu, estrad, itp. Zakwaterowanie Inne koszty Źródła finansowania; Wewnętrzne: 1/ własne źródła finansowania /własny budżet/ 2/ środki uzyskane z realizacji zadania /publikacje, bilety, rejestracje TV/ 3/ wpływy z reklam 4/ inne /akredytacje, itp./ Zewnętrzne : 1/ sponsorzy komercyjni, 2/ sponsorzy niekomercyjni 3/ dofinansowanie gminy 4/ inne / kredyty, itp./ Razem źródła finansowania /wewnętrzne i zewnętrzne/ Wyszczególnienie /dokładne/ i uzasadnienie wydatków ze środków gminy
8 18. Harmonogram projektu to plan operacyjny, którego zadaniem jest : -wyszczególnienie poszczególnych zadań, ważnych czynności, niezbędnych środków; -skoordynowanie ich realizacji w czasie i przestrzeni; - przypisanie wykonania i odpowiedzialności konkretnym osobom /instytucjom, zespołom zadaniowym/; -wyznaczenie sposobów kontroli, koordynacji, przepływu informacji, podejmowania decyzji. Sposób zapisania, graficzny kształt harmonogramu dostosowany jest do rozmiarów, stopnia złożoności projektowanego zdarzenia, wynika też z kultury organizacyjnej organizatora. 19. Ewaluacja projektu dotyczy oceny, kryteriów, sposobów i terminów pomiaru realizowanych w ramach projektu celów. Ewaluacji może podlegać proces działania i rezultat końcowy. Podstawy prawne organizacji masowych imprez kulturalnych. Ustawa z dnia 25 października 1991 r. O organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej /jednolity tekst/ ; /Dz. U. 97. 110. 721 z późniejszymi zmianami: Dz. U. 98. 106. 668 ; Dz. U. 97. 141. 943. ; Dz. U. 00. 12. 136. ; Dz. U. 99. 101. 1178. Rozdział 4 Organizowanie imprez artystycznych i rozrywkowych. Ustawa z dnia 22 sierpnia 1997 O bezpieczeństwie imprez masowych Dz.U. nr 106 1997, poz. 680 Budowa scenariusza zdarzenia artystycznego. Scenariusz jest zapisem przebiegu projektowane zdarzenia. Służy do zgodnej z intencjami projektodawców realizacji. Zapis taki może mieć postać uproszczoną i wówczas będzie zawierał elementy. Chronologicznie wymienione /minutowy zapis trwania poszczególnych fragmentów/, dające się wyodrębnić ze względu na formę lub treść, fragmenty zdarzenia /sceny, sekwencje/. Zapisane jako sytuacje czasowo-przestrzenne obejmujące: - pozycje i zachowania "aktorów"; - relacje między aktorami, aktorami a publicznością oraz aktorami a przedmiotami umieszczonymi w przestrzeni; - przemieszczenia przedmiotów; - teksty /kwestie/ wygłaszane przez aktorów /monologi, dialogi, teksty łączące poszczególne sekwencje/ Wskazówki dla operatorów urządzeń akustycznych /dźwięk/, elektrycznych /oświetlenie/ a także operatorów sceny /zmiany scenografii, zmiany na widowni, itp./
9 Wskazówki dla inspicjentów oraz innych osób obsługujących przebieg zdarzenia. Zapis dotyczący atmosfery, klimatu poszczególnych sekwencji a także szczególnych intencji autora scenariusza Zapis dotyczący zachowań publiczności, jeżeli zamierzamy podczas zdarzenia wpływać na te zachowania. W zapisie rozwiniętym pojawią się dodatkowo: Wszystkie teksty użyte w zdarzeniu w postaci załącznika lub wpisane w scenariusza. Utwory literackie, teksty autorskie twórców scenariusza, teksty konferansjerskie. Warstwa dźwiękowa. Utwory muzyczne w formie zapisu tekstu i nut lub zapisu mechanicznego. Efekty akustyczne zapisane mechanicznie. Projekty scenografii, rekwizytów, kostiumów. Scena Czas trwania Sc.1. 15 min. Opis sytuacji: organizacja przestrzeni; pozycje i zadania aktorów; teksty Uczestnicy gromadzą się w holu, wśród nich znajdują się znieruchomiałe postacie /.../. inni aktorzy w wystylizowanych strojach obsługi: rozdają programy, napoje, tartinki, kierują do szatni Zmiany scenografii W końcowej fazie sceny wynoszone są znieruchomi ałe postacie Światło Punktowe, nastrojowe Dźwięk Muzyka instrument alna, nie przeszkad zająca w rozmowach
10
11