SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA WYMIANA PODZIELNIKÓW KOSZTÓW OGRZEWANIA WRAZ ZE ŚWIADCZENIEM USŁUGI ROZLICZANIA KOSZTÓW C.O. I USŁUGAMI SERWISOWYMI DLA POTRZEB SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ LOKATOR W ZDUŃSKIEJ WOLI. 1. Nazwa i adres Zamawiającego. Spółdzielnia Mieszkaniowa Lokator ul. Łaska 46 98-220 Zduńska Wola tel. (43) 823 26 17, fax. (43) 823 36 18 Sekretariat Spółdzielni tel.(43) 823 50 68, fax. (43) 824 74 57 Dział Techniczny Spółdzielni. 2. Opis przedmiotu zamówienia. A/ Przedmiotem zamówienia jest: A.1. Demontaż istniejących podzielników kosztów centralnego ogrzewania w ilości około 18.422 szt. (słownie: osiemnaście tysięcy czterysta dwadzieścia dwie sztuki) w lokalach: - stanowiących zasoby Spółdzielni, - wspólnot zarządzanych przez Spółdzielnię, - wspólnot zarządzanych odrębnie, zasilanych ze wspólnego węzła i rozliczanych razem z budynkami Spółdzielni (Spółdzielnia zastrzega sobie możliwość rezygnacji z wymiany podzielników w przypadku wybudowania odrębnego węzła dla potrzeb tych wspólnot), wg wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji. A.2. Utylizacja zdemontowanych podzielników. A.3. Dostawa i montaż dwuczujnikowych radiowych podzielników kosztów ogrzewania zgodnie z wykazem zawartym w załączniku nr 1. A.4. Rozliczanie kosztów centralnego ogrzewania na postawie wskazań zamontowanych podzielników, odrębnie dla każdego lokalu wchodzącego w skład danej nieruchomości. A.5. Świadczenie usług serwisowych. B/ Wymagania dotyczące demontażu podzielników: B.1. Prace należy wykonywać zgodnie z założonym harmonogramem, starannie, bez uszkodzenia powierzchni grzejników, zwłaszcza płytowych. B.2. W przypadku uszkodzenia grzejnika wykonawca robót ponosi wszelkie koszty związane z przywróceniem instalacji c.o. do stanu pierwotnego. B.3. Zdemontowane urządzenia należy przechowywać w sposób umożliwiający kontrolę ich wskazań do 31.12.2014r. C/ Wymagania dotyczące utylizacji: C.1. Utylizację należy przeprowadzić zgodnie z wymaganiami dot. tego rodzaju urządzeń. C.2. Rozpoczęcie utylizacji może nastąpić dopiero po okresie przechowywania zdemontowanych podzielników, wymienionym w ppkt. B. D/ Wymagania dotyczące dostawy i montażu podzielników: D.1. Minimalne wymagania dla podzielników:
2 Podzielniki winny spełniać wymogi normy PN-EN 834 (podzielnik kosztów do rejestrowania zużycia ciepła przez grzejniki przyrządy zasilane energią elektryczną) i posiadać Atest Higieniczny PZH. - dwuczujnikowa metoda pomiaru, - możliwość dowolnego zaprogramowania daty startu i daty zakończenia okresu rozliczeniowego, - automatyczne zerowanie wskazań po zakończeniu okresu rozliczeniowego, - możliwość odczytu miesięcznych wskazań podzielnika, - wykonanie odczytu bez montażu urządzeń pośrednich na klatkach schodowych, - możliwość zaprogramowania podzielnika odpowiednio do mocy grzejnika, - sygnalizacja prób manipulacji przy podzielniku (m.in. odłączenie baterii lub jej uszkodzenie, zmiana lokalizacji podzielnika) z informowaniem o dokonanej ingerencji w podzielnik podczas odczytów, - komunikacja radiowa jednokierunkowa lub dwukierunkowa ( w przypadku komunikacji dwukierunkowej zapewnienie 100% odporności na działanie zewnętrznych fal radiowych) o parametrach nie przekraczających dopuszczalnych norm określonych stosownymi przepisami, - brak naliczania w okresie przerw w pracy instalacji c.o. oraz w przypadku występowania innych źródeł ciepła - minimum informacji na wyświetlaczu: a) aktualna wartość zużycia, b) zużycie za poprzedni okres rozliczeniowy, c) sygnalizacja uszkodzenia podzielnika - żywotność baterii minimum 10 lat, Materiały dla potrzeb wykonania robót w całości zapewnia Wykonawca. Materiały muszą być w pierwszym gatunku, powinny być dopuszczone do stosowania w budownictwie i spełniać wszystkie wymogi art.10 Ustawy z 07.07.1994r. Prawo budowlane i Ustawy z dnia 16.04.2004r. o wyrobach budowlanych. D.2. Dodatkowe informacje n.t. podzielnika: - kiedy podzielnik rozpoczyna naliczanie jednostek, - czy są dostępne dodatkowe informacje na wyświetlaczu podzielnika, a jeśli tak, to jakie, - czy istnieje możliwość rozbudowy systemu radiowego o ewentualne dodatkowe funkcje (opisać system i efekty), - czy podzielnik jest wyposażony w złącze optyczne w celu kontroli pracy podzielnika z ewentualną możliwością wydruku jego historii, - czy istnieje możliwość wskazania daty manipulacji przy podzielniku, jeśli dochodzi do takiego zdarzenia, - czy podzielnik zapamiętuje maksymalną temperaturę grzejnika w miejscu montażu podzielnika i za jaki okres rozliczeniowy, - czy istnieje możliwość odczytu średniej temperatury w mieszkaniu, a jeśli tak za jaki okres rozliczeniowy, - jakie rozwiązania są stosowane w przypadku, gdy wymiary nowego podzielnika są mniejsze od wymiarów podzielnika zdemontowanego, z zastrzeżeniem legalności takiego rozwiązania, - czy istnieje roczna rezerwa żywotności baterii. D.3. Minimalne wymagania dotyczące montażu: - prace należy wykonywać starannie, zgodnie z harmonogramem uzgodnionym ze Spółdzielnią, w sposób jak najmniej uciążliwy dla użytkowników lokali, - możliwość montażu podzielnika na każdym typie grzejnika, - montaż podzielników zgodnie z wymaganiami normy PN-EN 834,
3 - przekazanie lokatorom ulotek informacyjnych na temat nowo zamontowanych urządzeń, - inwentaryzacja grzejników przed montażem nowych podzielników, - programowanie i uruchamianie podzielnika bezpośrednio w danym lokalu, - sporządzenie protokółów montażu podzielników zawierających: nr fabryczny podzielnika, fakt jego zaplombowania, stan początkowy, potwierdzenie wykonania prac w danym lokalu poprzez złożenie czytelnego podpisu przez użytkownika lokalu, zgodę (bądź odmowę) na utylizację zdemontowanych podzielników, odrębnie dla każdego lokalu, - zakończenie prac w nieprzekraczalnym terminie do 13.09.2013r., preferowany przez Spółdzielnię termin zakończenia prac: 30.08.2013r. E/ Minimalne wymagania związane ze świadczeniem usługi rozliczenia kosztów c.o. przez okres 3 lat, począwszy od 01.10.2013r.: E.1. Stosowany system rozliczeń musi być zgodny z obowiązującym prawem, w szczególności z przepisami ustawy Prawa budowlane i ustawy Prawo energetyczne oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw. E.2. Stosowany system rozliczeń musi zostać skoordynowany z regulaminem rozliczania kosztów ciepła obowiązującym w Spółdzielni (w ciągu miesiąca od rozstrzygnięcia przetargu, wybrany oferent zobowiązany będzie do przedłożenia ewentualnych uwag do tego regulaminu). E.3. Utworzenie bazy danych, z uwzględnieniem ewentualnej korekty stosowanych dotychczas przez Spółdzielnię indywidualnych współczynników wyrównawczych, uwzględniających jakość energetyczną lokali wynikającą z ich położenia w budynku w zakresie prac należy przyjąć analizę poprawności dotychczasowej wartości tych współczynników, E.4. Rozliczanie kosztów centralnego ogrzewania: odrębnie dla każdego lokalu i każdej nieruchomości (budynku lub grupy budynków zasilanych ze wspólnego węzła), na podstawie wskazań radiowych podzielników kosztów ogrzewania, zaprogramowanych stosownie do mocy grzejników, na których zostały zainstalowane, z zastosowaniem indywidualnych współczynników wyrównawczych, stworzenie bazy danych zgodnie z regulaminem obowiązującym w Spółdzielni. E.5. Przedłożenie gotowej dokumentacji rozliczeniowej, obejmującej indywidualne rozliczenia lokali mieszkalnych i niemieszkalnych wraz z zestawieniem odczytów i zbiorczych rozliczeń centralnego ogrzewania na poszczególne budynki, w formie elektronicznej i papierowej najpóźniej 5 tygodni od daty przekazania przez Spółdzielnię wszystkich danych niezbędnych do sporządzenia rozliczenia. E.6. Dokonywanie nieodpłatnych odczytów kontrolnych (w przypadku podejrzenia manipulacji podzielników, zakłóceń w pracy instalacji c.o., bądź innych niestandardowych sytuacji) w ilości nie więcej niż 1% zainstalowanych podzielników. E.7. Nieodpłatne udzielanie odpowiedzi na reklamacje składane przez lokatorów. E.8. Ponoszenie kosztów sald powstałych w wyniku korekt rozliczeń powstałych wskutek błędu firmy rozliczeniowej. Zasada ta dotyczyć będzie korekt rozliczeń sporządzanych po dostarczeniu lokatorom danej nieruchomości indywidualnych
4 kart rozliczeń. Okres dochodzenia przez Spółdzielnie roszczeń z tego tytułu do 3 okresów rozliczeniowych. E.9. Minimalne wymagania dotyczące usługi radiowego odczytu stanów podzielników oraz ich serwisowania: - każdorazowo na koniec okresu rozliczeniowego określonego przez Spółdzielnię, - każdorazowo w przypadku zmiany użytkownika mieszkania, - każdorazowo w przypadku manipulacji przy podzielniku, - wraz z odczytem firma rozliczeniowa zapewnia pełny serwis w czasie obowiązywania umowy rozliczeniowej (termin wykonania usług serwisowych: maksymalnie 14 dni od daty zgłoszenia), - wszelką infrastrukturę do odczytu stanów podzielników zapewnia firma rozliczeniowa własnym staraniem i na własny koszt. F/ Wykonawca zobowiązany będzie do: - poinformowania mieszkańców danego budynku (poprzez wywieszenie ogłoszeń w klatkach schodowych) o terminie rozpoczęcia i zakończenia robót, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, - prowadzenia prac w dni powszednie, w godzinach 9 00 20 00, - powiadomienia użytkowników nieobecnych w czasie prowadzenia robót o nowym terminie demontażu i montażu podzielników. G/ Wszystkie druki (protokóły montażu, ogłoszenia, powiadomienia itp.) należy sporządzić we własnym zakresie, uzgadniając ich formę i treść ze Spółdzielnią. H/ Warunki odbioru prac montażowych. H.1. Odbiory częściowe będą przeprowadzone odrębnie dla każdej nieruchomości, na podstawie protokółów montażu podzielników potwierdzających wykonanie prac w poszczególnych lokalach. H.2. Odbiór końcowy nastąpi po spisaniu wszystkich protokółów odbioru częściowego. W jego trakcie Spółdzielnia oceni jakość i ilość wykonanych robót. H.3 Odbioru dokona Spółdzielnia w obecności wykonawcy: odbiór częściowy - maksymalnie 3 dni od daty zgłoszenia, odbiór końcowy - maksymalnie 7 dni od daty zgłoszenia. 3. Opis przygotowania oferty. Oferty należy składać w formie pisemnej, w jednym egzemplarzu, w zamkniętej kopercie z podaniem nazwy przedmiotu przetargu - Oferta na wymianę podzielników na radiowe wraz ze świadczeniem usług rozliczeniowych i serwisowych w SM Lokator. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, zgodnie z wymaganiami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, ponumerowana, podpisana przez upoważnionego przedstawiciela firmy (który musi sygnować podpisem ewentualne poprawki w ofercie) i powinna zawierać: Dane o oferencie (nazwa firmy, jej siedziba, nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania, NIP, telefon). Datę sporządzenia. Określenie przedmiotu oferty, nazwy i producenta podzielników oraz systemu rozliczeń wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi jego dopuszczenie do stosowania. Informację o cenie oferty zawierającą: - Cenę ryczałtową netto + należny podatek VAT demontażu istniejącego podzielnika i montażu elektronicznego podzielnika z odczytem radiowym, z przeprowadzeniem utylizacji po okresie przechowywania zdemontowanego podzielnika, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt. B, C, D niniejszej specyfikacji. W w/w cenie należy wyodrębnić koszt przechowywania i utylizacji podzielnika,
5 który będzie potrącany z wynagrodzenia wykonawcy w przypadku braku zgody lokatora mieszkania na wydanie urządzenia. - Cenę ryczałtową netto + należny podatek VAT corocznego rozliczania kosztów centralnego ogrzewania dla każdego lokalu mieszkalnego i niemieszkalnego, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt. E niniejszej specyfikacji, w przeliczeniu na jeden podzielnik. W w-w cenie rozliczenia należy uwzględnić odczyty regularne (na koniec okresu rozliczeniowego) i ewentualnie zlecone przez Spółdzielnie odczyty kontrolne, pozostałe odczyty rozliczone zostaną w ramach usług serwisowych. - Ceny ryczałtowe netto + należny podatek VAT pełnego zakresu usług serwisowych, zawierających m.in. odczyt w przypadku zmiany użytkownika, zmiany w instalacji c.o., wad urządzeń, stwierdzonej manipulacji, sprawdzenia prawidłowości zaprogramowania i działania podzielników (dokonywanego na wniosek użytkowników lokali), ceny montażu podzielnika itp. Oferowane ceny winny mieć wkalkulowane wszelkie koszty, jakie będzie ponosił wykonawca, niezbędne do prawidłowej realizacji obowiązków umownych. Dowód wniesienia wadium. Zaświadczenia i oświadczenia według wymagań określonych w niniejszej specyfikacji, Wzór indywidualnego rozliczenia kosztów ogrzewania dla użytkownika lokalu. Spółdzielnia zastrzega sobie możliwość ewentualnej korekty tego wzoru. Termin wykonania prac: preferowany przez Spółdzielnię termin zakończenia prac 30.08.2013r., dopuszczalny nieprzekraczalny termin zakończenia - 13.09.2013r. Warunki gwarancji na roboty. Spółdzielnia zastrzega, że gwarancja sprawnego działania podzielników i trwałości ich montażu nie może być krótsza niż 10 lat. Informację o fakturowaniu robót. Spółdzielnia zastrzega zapłatę wynagrodzenia: - za wymianę podzielników w częściach: a) I część do wysokości 85 % należnego wynagrodzenia, na podstawie faktury wystawionej nie wcześniej niż po wykonaniu prac w każdej nieruchomości, potwierdzonym protokółem odbioru częściowego, b) II część do wysokości pozostałych 15 % należnego wynagrodzenia, na podstawie faktury, wystawionej po spisaniu protokółu odbioru końcowego. - za rozliczenie i usługi serwisowe: jednorazowo, po wykonaniu usługi. Wszystkie faktury płatne w terminie 30 dni od daty ich otrzymania. Termin ważności oferty. Do oferty należy załączyć oferowany podzielnik, wraz z przykładowym wydrukiem historii podzielnika (w przypadku takiej możliwości) 4. Wymagania wobec oferentów: a) Wykonawca winien złożyć: Deklarację zgodności podzielników elektronicznych z odczytem radiowym z PN-EN 834. Oświadczenie, że zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje je bez zastrzeżeń. Oświadczenie, że dysponuje odpowiednimi środkami finansowymi i posiada wykwalifikowanych pracowników zdolnych do wykonywania robót objętych przetargiem. Aktualne zaświadczenia (wystawione nie wcześniej niż w lutym 2013r.) z ZUS o nie zaleganiu z płatnością składek oraz z Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu z opłatami skarbowymi. Zaświadczenie, że jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym (należy załączyć KRS lub inny dokument potwierdzający rejestrację firmy), a jeśli
6 działalność wykonawcy została wpisana do ewidencji gospodarczej, należy załączyć oświadczenie o posiadanym wpisie z datą rejestracji firmy i datą rozpoczęcia działalności. Oświadczenie, że prowadzi roboty i usługi w zakresie objętym niniejszą specyfikacją nie krócej niż 5 lat, należy załączyć referencje z tego okresu oraz wykaz wykonanych w tym okresie prac. Oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu firmy od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, z podaniem kwoty ubezpieczenia. W przypadku franszyzy, należy złożyć dodatkowe oświadczenie o pokryciu szkody do jej wysokości z środków finansowych oferenta. W przypadku złożenia kserokopii lub odpisów, wymagane jest poświadczenie za zgodność z oryginałem przez upoważnionego przedstawiciela (osobę podpisującą ofertę). Brak jakiegokolwiek z wyżej wymienionych dokumentów lub złożenie ich w niewłaściwej formie może spowodować odrzucenie oferty. b) Warunkiem udziału w przetargu jest wniesienie wadium w wysokości 15.000,00 zł słownie: piętnaście tysięcy złotych na konto Spółdzielni w Banku Polskiej Spółdzielczości S.A. nr 88 1930 1347 2042 4270 0913 0001 w terminie składania ofert. Zwrot wadium nastąpi w terminie 7 dni od daty podpisania umowy z wybranym oferentem. Oferent, którego oferta została wybrana traci wadium w przypadku, gdy odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie i specyfikacji, odmówi wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania robót, zawarcie umowy stało się niemożliwe z winy oferenta, oferent przedstawił w ofercie nieprawdziwe dane. 5. Miejsce i termin składania ofert. Oferty należy składać w sekretariacie Spółdzielni Mieszkaniowej LOKATOR w Zduńskiej Woli, ul. Łaska 46, pokój nr 11 w terminie do dnia 17 maja 2013r. do godz. 10 oo. 6. Otwarcie ofert. Otwarcie ofert odbędzie się w siedzibie Domu Kultury Spółdzielni, sala nr 5 w dniu 17 maja 2013r. o godz.10 15. O wynikach przetargu oferenci zostaną powiadomieni pisemnie, niezwłocznie po jego rozstrzygnięciu. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru ofert, w tym wyboru więcej niż jednej oferty lub uznania, bez podania przyczyn, że przetarg nie dał rezultatów. 7. Formalności po zakończeniu przetargu. Wybrany w wyniku przetargu oferent zobowiązany będzie do podpisania umowy ze Spółdzielnią na realizację robót objętych przetargiem, zgodnie ze złożoną ofertą i ogólnymi warunkami umowy przedstawionymi w niniejszej specyfikacji. Oferentowi wybranemu w wyniku przetargu, wadium w wysokości 15.000,00 zł zostanie w całości zaliczone na poczet zabezpieczenia należytego wykonania prac. Zabezpieczenie to Spółdzielnia przechowa na bieżącym rachunku bankowym, bez naliczania oprocentowania do czasu jego zwrotu: w wysokości 7.500,00 zł (t.j. 50% kwoty zabezpieczenia), w terminie 30 dni od daty podpisania protokółu odbioru końcowego, w wysokości 7.500,00 zł (pozostałe 50% kwoty zabezpieczenia), w terminie 30 dni od daty dostarczenia pierwszego rozliczenia. 8. Ogólne warunki umowy. W umowie dotyczącej wykonania przedmiotu przetargu zawarte będą postanowienia dotyczące: Zakresu rzeczowego i wartości robot.
7 Zapisu, że cena robót nie ulegnie zmianie, ani w zakresie ceny wymiany podzielników, ani w zakresie ceny rozliczenia przez pierwsze 3 lata jej obowiązywania. Kar umownych: 1. Za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę lub Spółdzielnię z przyczyn od Nich zależnych - 10% całkowitej wartości robót brutto, z zastrzeżeniem rozwiązania umowy przez Spółdzielnię bez poniesienia w/w kary w przypadku: a) wyodrębnienia z jej zasobów wspólnoty mieszkaniowej, b) podjęcia decyzji o rezygnacji z rozliczenia na podstawie podzielników przez 50% +1 mieszkańców danej nieruchomości, 2. Za niedotrzymanie umownego terminu zakończenia wymiany podzielników 0,5% całkowitej wartości robót dotyczących wymiany podzielników brutto za każdy dzień opóźnienia. 3. Za niedotrzymanie terminu dostarczenia gotowej dokumentacji rozliczeniowej - 0,2 % całkowitej wartości usługi brutto za każdy dzień opóźnienia. 4. Za niedotrzymanie terminu wykonania usługi serwisowej 25,00 zł brutto za każdy dzień opóźnienia. Zobowiązania wykonawcy do naprawy usterek w ramach gwarancji w terminie do 7 dni od dnia zgłoszenia usterki. Zobowiązania wykonawcy do udzielenia gwarancji dla robót objętych przetargiem. Zobowiązania wykonawcy, poza karami umownymi, do naprawienia wszystkich szkód poniesionych przez Spółdzielnię i osoby trzecie, związanych z nienależytym wykonaniem robót i ewentualnymi wadami ujawnionymi w okresie późniejszym. Zobowiązania wykonawcy do powiadomienia mieszkańców budynku o terminach rozpoczęcia i zakończenia robót. Terminu wykonania wymiany podzielników, wykonania usługi rozliczeniowej i usług serwisowych. Fakturowania robót wg zasad opisanych w niniejszej specyfikacji. Zasad wniesienia przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania robót. Rozwiązania umowy w przypadku wyodrębnienia z zasobów Spółdzielni Wspólnoty Mieszkaniowej, rezygnacji z rozliczenia na podstawie wskazań podzielników przez 50% +1 mieszkańców danej nieruchomości lub przeszkód formalno-prawnych w stosunku do urządzeń, których wskazania służą do wykonania rozliczenia. 9. Szczegółowych informacji n.t. przetargu udzielają uprawnieni pracownicy Działu Technicznego Spółdzielni, ul. Osmolińska 6, pokój nr 1 tel. / 043/ 823-50- 68, do których oferenci mogą zwrócić się z prośbą o wyjaśnienie wszelkich wątpliwości związanych z SIWZ, sposobem przygotowania i złożenia oferty. Osobami uprawnionymi są: Hanna Iwaniuk, Grażyna Olejnik i Bożena Hirsz. Zatwierdzono dnia 18.04.2013r.