Dębica, 21.09.2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Szanowni Państwo, W związku z ubieganiem się o dofinansowanie projektu w ramach działania 1.4,,Wzór na konkurencję, Oś I Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Program Operacyjny Polska Wschodnia, 2014-2020, zapraszamy Państwa do składania ofert na przeprowadzenie audytu wzorniczego w naszej firmie, dotyczącego nowego produktu. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz 907, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, efektywności, jawności, przejrzystości. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Poniżej znajdą Państwo szczegółowe informacje nt. uczestnictwa w postępowaniu. Prografix Sp. z o.o. ul. Drogowców 16, Dębica NIP: 8722136701 tel.: 14 681 44 44 e-mail: Kamil.Smuszkiewicz@prografix.pl I ZAMAWIAJĄCY Firma Prografix jest pionierem łączenia pod jednym dachem usług kreacji, druku i marketingu bezpośredniego w Polsce. Konsekwentny rozwój firmy w kierunku najnowszych technologii pozwolił zaoferować klientom bardzo szeroki asortyment produktów i usług z zakresu direct marketingu charakteryzujących się mierzalnością i wysoka skutecznością komunikacji. Obecnie PROGRAFIX jest jednym z największych przedsiębiorstw tego typu w kraju i liczącym się graczem w Europie. Jako jedyna na rynku polskim Spółka oferuje zintegrowaną ofertę usług: rozpoznanie i analiza potrzeb, kreacji, druk offsetowy i głęboko-spersonalizowany druk cyfrowy, wysoko przetworzony finishing, konfekcję, aktywne zarządzanie zasobami magazynowymi Klienta, obsługa wysyłki pocztowej, dystrybucja, obsługa zwrotów, wprowadzanie danych z kuponów, tworzenie baz danych, obróbka, przetwarzanie i zarządzanie danymi osobowymi - data management i data mining. II PRZEDMIOT ZAPYTANIA Przeprowadzenie audytu wzorniczego w firmie Prografix oraz opracowanie na tej podstawie strategii wzorniczej.
Audyt powinien składać się z następujących elementów: - analizy wzorniczej Zamawiającego w zakresie oferty produktowej, modelu biznesowego, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji, strategii marketingowej, zdefiniowania i charakterystyki klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych, - analizy potrzeb Zamawiającego w zakresie zarządzania wzornictwem, - analizy oferty pod kątem wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego Zamawiającego. Opracowana strategia wzornicza (Raport) powinna zawierać co najmniej: - ogólną charakterystykę firmy zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, działań marketingowych firmy - ogólny opis otoczenia firmy w zakresie designu, zawierający co najmniej informacje odnośnie charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów, opis trendów rynkowych - określenie kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych, społecznych i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek Zamawiającego - ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie oraz jej potencjału w tym zakresie; - zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie, przy czym problemy te mogą dotyczyć zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie - rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla firmy. III TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA Realizacja usługi zostanie rozpoczęta najpóźniej w terminie jednego miesiąca od dnia zawarcia przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, Działanie 1.4, Etap I. Czas trwania usługi: maksymalnie 4 miesiące Usługa będzie wykonywana w siedzibie Zamawiającego (ul. Drogowców 16, Dębica) oraz ewentualnie w innym miejscu, wskazanym przez Wykonawcę i zaakceptowanym przez Zamawiającego. Termin: Miejsce: IV MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY do 30.09.2016 r. włącznie (liczy się data wpływu) Prografix Sp. z o.o., ul. Drogowców 16, 39-200 Dębica lub Kamil.Smuszkiewicz@prografix.pl Forma oferty: wersja tradycyjna (papierowa) oryginał lub wersja elektroniczna (e-mailowa) skan oferty (z załącznikami) jako załącznik e-maila. W takim przypadku Przedsiębiorstwo nadawcy, jego adres oraz osoba wystawiająca ofertę musi być zidentyfikowana, jeżeli oferta jest składana w formie skanu przesłanego pocztą elektroniczną to musi zawierać podpis i pieczątkę osoby podpisującej ofertę.
V WARUNKI DOPUSZCZAJĄCE DO WZIĘCIA UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU OFERTOWYM 5.1 Wykluczenia Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w mieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru oferenta, a Zleceniodawcą, polegające w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeniu podlega również Oferent, który: - Złoży nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania, - Poda rażąco niską cenę. Za rażąco niską cenę uznawane jest w szczególności, gdy cena oferty jest niższa o 30% od wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. W takiej sytuacji Zamawiający zwróci się do Oferenta o udzielenie dodatkowych wyjaśnień oraz złożenie dowodów, dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny, jeżeli cena oferty w opinii zamawiającego, wyda się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzi jego wątpliwości, co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganymi sformułowanymi przez zamawiającego lub wynikającego z odrębnych przepisów. 5.2 Wymagane doświadczenie Oferenta - Oferent przeprowadził co najmniej 3 projekty w przedmiotowym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ciągu ostatnich 5 lat. Wdrożenie, o którym mowa powinno nastąpić w 3 różnych branżach. Wymagane są referencje, zawierające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami. - Oferent posiada w swoich zasobach co najmniej dwóch ekspertów, a każdy z nich posiada doświadczenie w realizacji co najmniej 3 projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług), tj. przeprowadził co najmniej 3 projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich 5 latach. Wymagane są referencje, zawierające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami. - co najmniej 1 z wymienionych ekspertów powinien posiadać udokumentowane doświadczenie w zakresie wzornictwa
Wymagane są referencje, zawierające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami lub inne dokumenty potwierdzające w/w doświadczenie - Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Spełnienie warunku będzie oceniane na podstawie Oświadczenia oferenta. 5.3 Wymagania dotyczące oferty: - oferta musi być złożona w terminie i miejscu wskazanym w punkcie IV niniejszego Zapytania - oferta musi zostać sporządzona na formularzu stanowiącym Zał. nr 1 do niniejszego Zapytania - oferta musi zawierać: - wszystkie wymagane załączniki - nazwę, adres, NIP oferenta - nr telefonu do osoby sporządzającej ofertę - szczegółowy opis oferowanej usługi - cenę netto za wykonanie usługi (cena powinna zawierać pełny koszt dla Zamawiającego) - datę sporządzenia - termin ważności - podpis osoby upoważnionej do przedstawienia oferty - oferta powinna być sporządzona w sposób czytelny Oferty, które nie będą spełniały powyższych warunków dopuszczających, nie będą rozpatrywane. VI KRYTERIA OCENY OFERT Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: Lp Symbol Kryterium Waga punktowa 1 C Cena netto 70% 2 T Okres realizacji usługi [w 30% dniach kalendarzowych] Każda ze złożonych ofert dostanie liczbę punktów obliczoną wg wzoru: C = Cn/Co x 100 Gdzie: Cn najniższa cena złożona w postępowaniu Co cena złożona w ofercie T = Tn/To x 100 Gdzie: Tn najkrótszy czas zaoferowany w postępowaniu To czas wskazany w ofercie Łączna ocena oferty zostanie ustalona wg następujących wyliczeń:
O = C x 70% + T x 30% Wybrana zostanie oferta, dla której wartość,,o (oferta) będzie największa. W przypadku gdy najwyższa ilość punktów zostanie osiągnięta przez więcej niż 1 oferenta, zostaną przeprowadzone dodatkowe negocjacje z oferentami. VII UMOWA WARUNKOWA Po zakończeniu postępowania ofertowego, Zamawiający zawrze z wyłonionym Wykonawcą warunkową umowę na realizację audytu wzorniczego. Umowa warunkowa będzie zawierać przede wszystkim następujące elementy: a) opis działań planowanych do realizacji w ramach audytu wzorniczego z uwzględnieniem harmonogramu i miejsca ich realizacji, b) planowany termin rozpoczęcia i zakończenia audytu wzorniczego oraz opracowania strategii wzorniczej, c) informację o zespole Wykonawcy realizującym audyt oraz opracowującym strategię wzorniczą wraz z przypisaniem osób do poszczególnych działań, d) informację o osobach wyznaczonych ze strony Zamawiającego do współpracy przy realizacji audytu i opracowania strategii wzorniczej, e) wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za realizację działań związanych z przeprowadzeniem audytu oraz opracowaniem strategii wzorniczej, f) kwestie przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych i praw zależnych do wszelkich utworów powstałych w związku z przeprowadzeniem audytu wzorniczego i opracowaniem strategii wzorniczej, g) zobowiązanie Wykonawcy do udziału jego przedstawiciela w posiedzeniu Panelu Ekspertów w terminie wyznaczonym przez PARP, zgodnie z Regulaminem konkursu do Etapu I działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW, h) zobowiązanie Wykonawcy do opracowania strategii wzorniczej zgodnie z wymogami określonymi w Regulaminie konkursu do Etapu I działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW, i) zobowiązanie Wykonawcy do uzgodnienia ostatecznej wersji strategii wzorniczej z Zamawiającym, j) zobowiązanie Wykonawcy do uwzględnienia uwag do strategii wzorniczej zgłoszonych przez PARP, k) warunek uzależniający obowiązywanie umowy od podpisania przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie na realizację Projektu. l) zobowiązanie Wykonawcy do realizacji usługi doradczej zgodnie z zasadami działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW. Obowiązywanie umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego Zamawiający uzależnia od podpisania z PARP umowy o dofinansowanie projektu,,przeprowadzenie audytu i stworzenie indywidualnej strategii wzorniczej szansą rozwoju firmy Prografix w ramach Działania 1.4 Wzór na konkurencję", I Osi priorytetowej: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia", Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014 2020 VIII DODATKOWE INFORMACJE
Oferta powinna być przygotowana w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym powinny być przetłumaczone na język polski. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta zgodnie z formą reprezentacji określoną w krajowym rejestrze sądowym lub innym dokumencie właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta albo przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. Nie dopuszcza się składania ofert na wykonanie tylko części usługi. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia procedury zapytań ofertowych bez podania przyczyny. Dopuszcza również możliwość przeprowadzenia negocjacji, z każdym z oferentów. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Rozliczenie pomiędzy Zamawiającym a wybranym Wykonawcą będzie prowadzone w złotych polskich (PLN) na podstawie podpisanego protokołu zdawczo-zbiorczego. W trakcie badania oferty i oceny oferty zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, zostanie zawarta umowa warunkowa z kolejnym oferentem, który w postępowaniu zgodnym z zasadą konkurencyjności uzyskał kolejną najwyższą liczbę punków. DODATKOWE INFORMACJE MOŻNA UZYSKAĆ: - pod numerem telefonu 14 681 44 44, od poniedziałku do piątku, w godzinach od 9.00 do 15.00 - mailowo, pod adresem: Kamil.Smuszkiewicz@prografix.pl - Załącznik 1: Formularz oferty IX ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA
Załącznik 1 do Zapytania ofertowego z dn. 21.09.216 r. [miejscowość, data] Sz. P. Kamil Smuszkiewicz PROGRAFIX SP. Z O.O. ul. Drogowców 16 39-200 Dębica OFERTA W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dn. 21.09.2016 r. dotyczące przeprowadzenie audytu wzorniczego i wykonania strategii wzorniczej w ramach projektu,,przeprowadzenie audytu i stworzenie indywidualnej strategii wzorniczej szansą rozwoju firmy Prografix współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020, Oś priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję, Etap I, składam ofertę na zrealizowanie powyższej usługi. I DANE OFERENTA: Nazwa firmy: Adres: NIP: Dane do kontaktu (imię i nazwisko, tel., e-mail) Termin ważności oferty [dd.mm.rrrr]: II OFERTA: OFEROWANA CENA ZA CAŁOŚĆ USŁUGI: CENA NETTO [PLN]: SŁOWNIE: CZAS REALIZACJI USŁUGI: ILOŚĆ DNI KALENDARZOWYCH (od dnia podpisania umowy)
III SZCZEGÓŁOWY WYKAZ POTENCJAŁU I DOŚWIADCZENIA Ekspert 1 Imię i nazwisko Czy posiada doświadczenie w zakresie wzornictwa? L.p. Doświadczenie (zrealizowane projekty, ich zakresy oraz efekty) 1 2 3 Branża Data zakończenia projektu Razem referencji: Tak/ Nie Dołączone referencje (tak/nie) Ekspert 2 Imię i nazwisko Czy posiada doświadczenie w zakresie wzornictwa? L.p. Doświadczenie (zrealizowane projekty, ich zakresy oraz efekty) 1 2 3 Branża Data zakończenia projektu Razem referencji: Tak/ Nie Dołączone referencje (tak/nie) Oferent L.p. Doświadczenie (zrealizowane projekty, ich zakresy oraz efekty) 1 2 3 Branża Data zakończenia projektu Razem referencji: Dołączone referencje (tak/nie) W razie konieczności należy dodać kolejny wiersz do danej tabeli. IV ZAKRES I SZCZEGÓŁOWY OPIS OFEROWANYCH W RAMACH OFERTY USŁUG AUDYTU WZORNICZEGO I PRZYGOTOWANIA STRATEGII WZORNICZEJ 1.. 2.
V OŚWIADCZENIA 1. Oświadczam, że zobowiązujemy się zrealizować zamówienie zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym oraz zgodnie ze złożoną przez nas ofertą. 2. Oświadczam, że oferta obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia 3. Niniejszym oświadczam że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 4. Oświadczam, że biorąc udział w realizacji innych projektów w ramach Działania 1.4 Wzór na konkurencję I Etap, a także przedsięwzięć związanych z prowadzeniem swojej działalności posiadam możliwości/zdolności do zrealizowania usługi będącej przedmiotem niniejszego postępowania w sposób rzetelny, dokładny, zgodny z przedstawionym zakresem umowy 5. Oświadczam, że nasza firma nie jest powiązana kapitałowo, ani osobowo z Zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w mieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Wykonawcy a Zleceniodawcą, polegające w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 6. Zdobyłam(em) konieczne informacje dotyczące realizacji zamówienia oraz przygotowania i złożenia oferty, posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do realizacji zadania 7. W przypadku uznania mojej oferty za najkorzystniejszą zobowiązuję się do podpisania umowy warunkowej w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Umowa warunkowa będzie zawierać przede wszystkim następujące elementy: m) opis działań planowanych do realizacji w ramach audytu wzorniczego z uwzględnieniem harmonogramu i miejsca ich realizacji, n) planowany termin rozpoczęcia i zakończenia audytu wzorniczego oraz opracowania strategii wzorniczej, o) informację o zespole Wykonawcy realizującym audyt oraz opracowującym strategię wzorniczą wraz z przypisaniem osób do poszczególnych działań, p) informację o osobach wyznaczonych ze strony Zamawiającego do współpracy przy realizacji audytu i opracowania strategii wzorniczej, q) wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy za realizację działań związanych z przeprowadzeniem audytu oraz opracowaniem strategii wzorniczej, r) kwestie przeniesienia na Zamawiającego autorskich praw majątkowych i praw zależnych do wszelkich utworów powstałych w związku z przeprowadzeniem audytu wzorniczego i opracowaniem strategii wzorniczej, s) zobowiązanie Wykonawcy do udziału jego przedstawiciela w posiedzeniu Panelu Ekspertów w terminie wyznaczonym przez PARP, zgodnie z Regulaminem konkursu do Etapu I działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW,
t) zobowiązanie Wykonawcy do opracowania strategii wzorniczej zgodnie z wymogami określonymi w Regulaminie konkursu do Etapu I działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW, u) zobowiązanie Wykonawcy do uzgodnienia ostatecznej wersji strategii wzorniczej z Zamawiającym, v) zobowiązanie Wykonawcy do uwzględnienia uwag do strategii wzorniczej zgłoszonych przez PARP, w) warunek uzależniający obowiązywanie umowy od podpisania przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie na realizację Projektu. x) zobowiązanie Wykonawcy do realizacji usługi doradczej zgodnie z zasadami działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW. Obowiązywanie umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego Zamawiający uzależnia od podpisania z PARP umowy o dofinansowanie projektu Przeprowadzenie audytu i stworzenie indywidualnej strategii wzorniczej szansą rozwoju firmy Prografix w ramach Działania 1.4 Wzór na konkurencję", I Osi priorytetowej: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia", Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014 2020 8. Usługa będzie realizowana przez co najmniej 2 ekspertów wskazanych w punkcie III niniejszej oferty. Załączniki do oferty: 1.. 2. podpis i pieczątka firmowa Oferenta