1.0 Cel Celem niniejszej procedury jest określenie zasad dotyczących służbowych podróży pracowników oraz zapewnienie aby wydatki ponoszone w czasie podróży służbowych przez pracowników były odpowiednio autoryzowane i rejestrowane w odpowiednim okresie księgowym. 2.0 Zakres Konta księgi głównej dotyczą: Wydatki ponoszone w czasie podróży służbowych usług wyłącznie dla potrzeb firmy, na które pracownik posiada zatwierdzony PR Rachunek należności i zobowiązań. Rozchody gotówkowe 3.0 Odpowiedzialność Pracownicy Bezpośredni przełożeni Pracownicy działu księgowości Kasjerki 4.0 Cele kontroli na służbowe wydatki pracownikom udziela się pozwolenia na konkretny cel służbowy. (V) (314) pracownicy przedstawiają dokładne i kompletne informacje o wydatkach w podróży służbowej do akceptacji i zwrotu kwoty. (C, A, V) (316) 5.0 Oprogramowanie i sprzęt komputerowy niezbędne do realizacji Procedury Lotus Notes, FK 6.0 6.0 Schemat blokowy 7.0 Szczegóły Procedury I. OGOLNE ZASADY 1. Spółka zwraca udokumentowane, uzasadnione koszty podróży służbowych. 2. Podróż powinna być podejmowana wyłącznie, gdy komunikacja listowna, telefoniczna, poprzez pocztę elektroniczną lub konferencję internetową, albo w inny sposób, nie przyniesie takiego samego rezultatu. 3. Podróż powinna być odbywana z należytym komfortem i przy ponoszeniu uzasadnionych kosztów. Strona 1 z 14
4. Pracownicy Spółki, którzy nie zastosują się do niniejszej procedury mogą nie uzyskać całościowego lub częściowego zwrotu kosztów. 5. Bezpośredni przełożeni są odpowiedzialni za analizowanie wszystkich wydatków, pod kątem zgodności ich z procedurą i budżetem, a także za wyjaśnianie z pracownikami wszelkich niezgodności. 6. mogą być realizowane jedynie po akceptacji Dyrektora Pionu lub Członka Zarządu. II. PRZYGOTOWANIE DO PODRÓŻY Upoważnienia Pracownicy Spółki i ich kierownicy muszą określić potrzebę podróży oraz związane z tym wydatki służbowe. 1. Każdy wyjazd służbowy winien być zlecony i zatwierdzony (przed rozpoczęciem podróży służbowej) na odpowiednim druku: a) Polecenie wyjazdu służbowego w kraju lub za granicą druk standardowy b) Wniosek o zatwierdzenie wydatków na delegacje zagraniczną w wypadku delegacji zagranicznej Załącznik nr 1 2. Dokument, o którym mowa w punkcie 1a) winien zawierać dokładnie określony cel wyjazdu oraz określać środek lokomocji. 3. Dokument, o którym mowa w 1a) wystawia w oparciu o telefoniczne, e-mailem lub osobiste zlecenie pracownika lub bezpośredniego przełożonego danego pracownika: - dla pracowników w Rzeszowie odpowiedzialny pracownik Działu Personalnego - dla pracowników Biura w Warszawie i przedstawicieli odpowiedzialny pracownik Działu Administracji i Spraw Personalnych. 4. Dla Członków Zarządu Spółki Dział Organizacyjno- Prawny dokonuje wszelkich rezerwacji oraz wystawia druki delegacji Wszelkie sprawy związane z delegacjami (rezerwacje hoteli, biletów, polisy itp.) załatwiają: - odpowiedzialny pracownik Działu Personalnego dla pracowników w Rzeszowie - odpowiedzialny pracownik Biura M&S w Warszawie dla pracowników Biura w Warszawie i przedstawicieli - sami pracownicy w ramach limitu i zatwierdzonego budżetu oraz zgodnie z zasadami zawartymi w tej procedurze. 5. Pracownik wyjeżdżający w na delegację zagraniczną zgłasza osobie odpowiedzialnej za wystawianie delegacji: - środek transportu, - liczbę posiłków zapewnianych przez organizatorów wyjazdu, - godziny przekroczenia granicy Polski - czy jest zapewniony transport z i na lotnisko, Strona 2 z 14
- sposób zapłaty za noclegi - wysokość zaliczki i walutę w jakiej powinna być wypłacona. 6. W wypadku delegacji zagranicznej osoba odpowiedzialna za wystawienie delegacji wypełnia Wniosek o zatwierdzenie wydatków na delegacje zagraniczną Załącznik nr 1 wpisując cel wyjazdu, określając miasto i kraj, liczbę dni pobytu na delegacji zagranicznej, datę i godzinę przekroczenia granicy polskiej oraz określając czy delegowany ma zapewnione noclegi i wyżywienie oraz transport z i na lotnisko itp. Wniosek o zatwierdzenie wydatków na delegację zagraniczną osoba odpowiedzialna za wystawianie delegacji przekazuje do Sekcji Finansowej w celu naliczenia diet. 7. W przypadku delegacji zagranicznej pracownik odpowiedzialny za wystawianie delegacji wykupuje polisę na życie dla delegowanego pracownika w wysokości ubezpieczenia: na leczenie szpitalne 30.000 EURO i NNW 5.000 PLN. 8. Wyjazdy grupowe (szkolenia) pracowników pionu Marketingu i Sprzedaży organizuje Starszy Specjalista ds. Sprzedaży Korzystanie z usług agencji turystycznych. W celu zorganizowania przelotów, podróży koleją, wyżywienia, zakwaterowania oraz transportu lądowego Spółka korzysta z usług agencji lub nie korzysta, w przypadku gdy istnieje możliwość dokonania tańszych rezerwacji od oferowanych przez agencję. Rezerwacje wstępne powinny być dokonywane już w momencie, gdy znane są plany podróży, aby skorzystać ze zniżek przyznawanych za zakupy z wyprzedzeniem Zlecenia na wyjazd służbowy należy zgłaszać do Działu Personalnego /Działu Administracji i Spraw Personalnych z odpowiednim wyprzedzeniem, (aby była możliwość dokonania rezerwacji hotelu i biletu) przy wyjazdach krajowych z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, przy wyjazdach zagranicznych z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. III. TRANSPORT I ZAKWATEROWANIE PODRÓŻE LOTNICZE W przypadku komunikacji lotniczej podróż odbywa się klasą ekonomiczną, chyba że zlecający wyjazd wyda zgodę na inną klasę. Klasa business jest dozwolona dla przelotów międzynarodowych, trwających dłużej niż sześć godzin przelotu bez przerwy; w tym przeloty połączeniowe po uzyskaniu zgody Dyrektora Pionu lub Członka Zarządu. Możliwie najniższe ceny przelotów Bilety lotnicze muszą być rezerwowane po możliwie najniższych, dogodnych cenach przelotów, Rezerwacji biletów dla pracowników dokonuje Dział Personalny, odpowiedzialny pracownik Biura (Starszy Specjalista ds. Marketingowych) lub sami pracownicy a dla Członków Zarządu Spółki Dział Organizacyjno Prawny. Strona 3 z 14
Pobyty z soboty na niedzielę Pracownicy mogą przyjeżdżać wcześniej lub wyjeżdżać później, aby skorzystać z możliwości niższych cen biletów, związanych z pobytem z soboty na niedzielę, w zakresie podróży zagranicznych. Pracownicy otrzymają zwrot za dodatkowy dzień zakwaterowania i wyżywienia, jeśli całość kosztów nie przekroczy najniższej ceny przelotu bez pobytu z soboty na niedzielę. Programy nagradzania podróżnych i specjalne promocje Przenoszalne premie dla podróżnych, jak np. kupony, rabaty gotówkowe, darmowe bilety, itp., wynikające z podróży służbowych, za które pracownik otrzymał zwrot kosztów, muszą być zwracane Spółce. Należy przekazywać takie premie swojemu przełożonemu. Nieprzenoszalne premie dla podróżnych, jak na przykład specjalne świadczenia dla osób często latających daną linią, będą należały do osoby podróżującej. Niewykorzystane bilety Niewykorzystane bilety muszą być niezwłocznie zwracane pracownikowi, który dokonał zakupu biletu, w celu zwrócenia ich wyznaczonej agencji turystycznej, w celu uzyskania kredytu lub ponownego wydania biletu. Bilety elektroniczne także muszą być odwoływane w celu uzyskania kredytu lub możliwości ponownego wydania. Zarządzanie ryzykiem Kierownictwo Spółki jest odpowiedzialne za ograniczanie podróży kierowników oraz wykształconego personelu technicznego tym samym samolotem, w odniesieniu do jakiegokolwiek projektu, działalności lub funkcji. ZAKWATEROWANIE Zakwaterowanie w hotelu 1. Ustanawia się limit ceny doby hotelowej dla pracowników Spółki: - w hotelach na terenie Warszawy 350 zł (netto) - w pozostałych miastach w Polsce 250 zł (netto) 2. Odstępstwa od tej reguły są możliwe jedynie w przypadku braku miejsc w tańszych hotelach lub w przypadku odmiennej decyzji Dyrektora Pionu lub Członka Zarządu. Odwołania Odpowiednia informacja o odwołaniu rezerwacji hotelowej powinna być przekazana wyznaczonej agencji turystycznej lub hotelowi, aby uniknąć opłat za niewykorzystane rezerwacje. Pracownicy mogą utracić prawo do zwrotu kosztów za powtarzające się niewykorzystywanie rezerwacji. Specjalne rabaty hotelowe i promocje Przenoszalne premie otrzymywane w hotelach, jak np. kupony, rabaty gotówkowe, darmowe pokoje, itp., wynikające z podróży służbowych, za które pracownik otrzymał zwrot kosztów, muszą być zwracane Spółce. Strona 4 z 14
Należy przekazywać takie premie swojemu przełożonemu. Nieprzenoszalne premie otrzymywane w hotelach, jak na przykład specjalne świadczenia dla stałych gości, będą należały do osoby podróżującej. Zwrot kosztów noclegu przy podróżach krajowych Koszty noclegów zwracane są w dwojaki sposób: - na podstawie rachunku/faktury, wystawionej przez hotel, - jeżeli pracownik nie przedstawi rachunku hotelowego za nocleg, koszty noclegu zwraca się w formie ryczałtu, którego wysokość wynosi 150% diety. Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Jeżeli w ww. czasie pracownik odbywał podróż (niezależnie od rodzaju środka lokomocji) ryczałt za nocleg nie przysługuje. Zwrot kosztów noclegu przy podróżach zagranicznych 1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym (fakturą), w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. 2. W razie nie przedłożenia rachunku/faktury za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. 3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem/fakturą, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. 4. Zwrot kosztów noclegu nie przysługuje w dwóch przypadkach: - jeżeli pracownik korzysta z bezpłatnego noclegu zapewnionego przez pracodawcę; - jeżeli strona zagraniczna pokryła koszty noclegu lub zapewniła bezpłatny nocleg. TRANSPORT LĄDOWY Wynajem samochodów Korzystanie z wynajętych samochodów musi przynosić korzyści ekonomiczne, zamiast służyć wygodzie danej osoby. W przypadku wynajęcia samochodu, należy: prosić o samochód średniej wielkości (klasa "B"), chyba że okoliczności wymagają wykorzystania większego pojazdu (np. dla czterech lub więcej osób, które podróżują razem); zrezygnować z ubezpieczenia wypadkowego (LDW) lub innych dodatkowych ubezpieczeń; zatankować samochód przed jego zwrotem, jeśli pozwala na to czas i warunki. Jeśli wydarzy się wypadek, należy niezwłocznie zawiadomić agencję wynajmu samochodów. Strona 5 z 14
Samochody prywatne 1. Pracownicy mogą korzystać z samochodów prywatnych do celów podróży służbowych, jeśli jest to ekonomicznie opłacalne. 2. Jeśli do celów służbowych wykorzystywany jest samochód prywatny, Spółka nie zapewnia żadnego zabezpieczenia ubezpieczeniowego. 3. Koszty będą zwracane zgodnie z opublikowaną standardową stawką za km. Koszty dojazdu z miejsca zamieszkania do pracy i z powrotem nie będą zwracane. 4. Zezwolenie na wyjazd służbowy samochodem prywatnym wydają - Dyrektorzy Pionów lub Członkowie Zarządu po zapoznaniu się z kosztami wyjazdu. 5. Jeśli koszty są niższe niż bilet 2 klasy PKP, wówczas powyższa zgoda nie jest wymagana. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż wynikająca z art. 25 ustawy budżetowej. Samochody służbowe Z samochodu służbowego z kierowcą (za zgodą Dyrektora Pionu lub Członka Zarządu ) mogą korzystać pracownicy w sytuacji, gdy jedzie co najmniej 2 osoby (bez kierowcy) i z wyliczeń wynika, że wyjazd jest tańszy od innego środka lokomocji, chyba że zlecający wyjazd zdecyduje inaczej. Z samochodu służbowego bez kierowcy mogą korzystać pracownicy analogicznie do sytuacji w punkcie 1, upoważnieni do prowadzenia samochodu. Transport publiczny i inne środki transportu lokalnego Należy korzystać w miarę możliwości z taniego transportu publicznego, w tym z autobusów lotniskowych lub autobusów wahadłowych zapewnianych przez hotele. Wykorzystanie taksówek jest uzasadnione wyłącznie, gdy nie są dostępne tańsze usługi. Usługi samochodowe można wykorzystywać w sytuacjach, gdy jest to najoszczędniejszy sposób transportu (np. ze względu na wielkość podróżującej grupy). Koszty dojazdów komunikacji miejscowej mogą być zwracane w następujący sposób: w formie ryczałtu albo w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika (udokumentowane biletami). Ryczałtowy zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej nie ma zastosowania w dwóch przypadkach: - gdy pracodawca, na wniosek pracownika, wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych przez pracownika kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, gdy pracownik nie ponosi kosztów dojazdów. Przy podróżach zagranicznych pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdów i przejazdów według zasad: Strona 6 z 14
1. Zwrot kosztów przysługuje pracownikowi wyłącznie na środek transportu określony przez pracodawcę delegującego pracownika. 2. Koszty dojazdów to koszty, jakie pracownik ponosi na dojazd z i do dworca kolejowego, autobusowego, lotniska itp. oraz koszty dojazdów środkami komunikacji miejskiej w trakcie odbywania podróży służbowej. Zwrot tych kosztów następuje w formie ryczałtu, przy czym wyróżnić należy ryczałt na dojazdy z i do dworca/lotniska oraz ryczałt na koszty dojazdów środkami komunikacji miejskiej. Wysokość pierwszego wynosi jedną dietę, natomiast wysokość drugiego 10 % diety. 3. Ryczałt na dojazdy z dworca/lotniska nie przysługuje natomiast, jeżeli: - strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy, - pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których przeznaczony jest ryczałt, pracownik odbywa podróż służbową pojazdem samochodowym, przy czym bez znaczenia jest, czy pojazd jest służbowy czy prywatny. Te same przyczyny powodują utratę przez pracownika prawa do drugiego z ryczałtów, a więc na pokrycie kosztów środkami komunikacji miejskiej. Przejazdy koleją 1. Podróż winna odbywać się 2 klasą PKP. 2. Podróż może odbywać się expresem lub inter city. 3. W przypadku podróży powyżej 500 km, jeśli podróż przebiega w nocy można wykupić bilet na pociąg sypialny. 4. Zgodę na podróż 1 klasą wyraża Dyrektor Pionu lub Członek Zarządu. IV. KOSZTY PODRÓŻY I REPREZENTACJI Definicje 1. Osobiste koszty wyżywienia to takie, które pracownicy ponoszą jedząc niezależnie, podczas wyjazdu poza miasto w podróży służbowej. 2. Posiłki służbowe to takie, które spożywane są z obecnymi lub przyszłymi klientami, dostawcami, osobami ubiegającymi się o pracę lub przedstawicielami podmiotów stowarzyszonych, w trakcie których prowadzone są konkretne rozmowy służbowe. 3. Koszty reprezentacji obejmują takie wydarzenia jak wizyty w teatrze, imprezy sportowe lub inne imprezy publiczne, w tym przyjęcia domowe, jeśli w ich trakcie toczą się konkretne rozmowy służbowe. Należy udokumentować nazwiska wszystkich pracowników i osób inne niż pracownicy biorących udział w spotkaniu, a także cel służbowy spotkania. 4. Uzasadnione koszty posiłków i reprezentacji będą zwracane. 5. Jako wytyczne do oceny uzasadnionej wysokości opłat za posiłki wykorzystywane będą standardowe stawki diet dla poszczególnych regionów. 6. Jeśli koszty nie są związane z interesem Spółki, koszty posiłków i reprezentacji nie będą zwracane. Strona 7 z 14
Pracownicy wspólnie spożywający posiłki Jeśli kilku pracowników uczestniczy w posiłku lub spotkaniu, rachunek płaci pracownik, posiadający najwyższe uprawnienia wśród nich. DIETY Podróże krajowe 1. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży za dobę podróży. 2. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania, w następujący sposób: 1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety, b) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości; 2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin - przysługuje połowa diety, ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości. 3. Dieta nie przysługuje w trzech przypadkach za czas delegowania pracownika do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu, w razie gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie, w razie skorzystania przez pracownika przebywającego w podróży służbowej co najmniej 10 dni z prawem odwiedzenia rodziny w dniu wolnym od pracy; dieta w takim wypadku nie przysługuje tylko w dniu odwiedzin. Podróże zagraniczne 1. Dieta przyznawana w związku z podróżą służbową poza granicami kraju jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diet uzależniona jest od kraju, do którego pracodawca skierował pracownika. W razie gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie przysługuje mu tylko kieszonkowe w wys. 25 % diety za każdy dzień pobytu.. 2. Podróż zagraniczna zaczyna się od momentu przekroczenia przez pracownika granicy Polski. Jest on uzależniony od środka komunikacji, którym podróżuje pracownik. W przypadku środków komunikacji lądowej, czas pobytu pracownika poza granicami Polski liczy się od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę. W przypadku środków komunikacji lotniczej czas pobytu pracownika poza granicami Polski liczony jest od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, zaś w przypadku środków komunikacji morskiej stan ten liczony jest od chwili wyjścia statku z portu polskiego. 3. Zagraniczna podróż służbowa kończy się, w przypadku odbywania podróży środkami komunikacji: Strona 8 z 14
lądowej - z chwilą przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju, lotniczej - z chwilą lądowania w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, morskiej - z chwilą wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za wyżywienie i inne drobne wydatki /stwierdzone rachunkiem/ fakturą,/ w wysokości przekraczającej limit. Wówczas pracownik zobowiązany jest zapłacić podatek dochodowy oraz składkę ZUS od kwoty ponad limit. PODRÓŻE MAŁŻONKÓW 1. Zgodnie z przepisami podatkowymi koszty podróży małżonków (lub towarzyszy) nie podlegają zwrotowi jako koszty służbowe, chyba że można wykazać, że osoba ta jest niezbędna i bezpośrednio związana ze skutecznym załatwieniem spraw Spółki. 2. Jeśli koszty przelotów i inne koszty małżonka pracownika mają być zwrócone, konieczne jest uzyskanie uprzedniej pisemnej zgody Dyrektora Pionu lub Członka Zarządu właściwego dla działalności lub funkcji osoby podróżującej. Zgodę należy załączyć do raportu wydatków. 3. Pracownicy mogą zabierać małżonków (lub towarzyszy) w podróż służbową, jednak na ich własny koszt. Zwiększenie kosztów transportu, zakwaterowania, wyżywienia i innych wydatków bezpośrednich dla danej osoby jest uważane za koszty prywatne. PODRÓŻE GRUPOWE I NA SPOTKANIA 1. Spotkania grupowe sponsorowane przez Spółkę mogą obejmować przyjęcia poza firmą (np. promocje firmy, pokazy na targach) lub wewnętrzne spotkania pracowników (np. szkolenia, spotkania handlowe). 2. Przygotowania do podróży grupowych mogą być załatwiane poprzez wyznaczoną agencję turystyczną. 3. Bezpośrednie fakturowanie na Spółkę jest dozwolone dla kosztów związanych z grupowymi spotkaniami sponsorowanymi przez Spółkę. Bezpośrednie fakturowanie należy rozważyć w przypadku gdyby pokrycie kosztów osobiście przez odpowiedzialnego kierownika nie było możliwe. Zasadniczo, koszty takie jak planowanie spotkań, sal konferencyjnych i imprez grupowych upoważniają do fakturowania bezpośredniego, podczas gdy koszty podróży indywidualnych (np. transport, zakwaterowanie i wyżywienie) powinny być zapłacone przez uczestników. Wyznaczona przez Spółkę firma zajmująca się obsługą podróży oferuje usługi w zakresie planowania spotkań i elementów motywacyjnych, a także program kart spotkań, w celu zarządzania tego typu imprezami. INNE KOSZTY PODLEGAJĄCE ZWROTOWI Następujące koszty mogą podlegać zwrotowi, jeśli są bezpośrednio związane z podróżami służbowymi: Strona 9 z 14
Służbowe rozmowy telefoniczne, które są wyszczególnione na kartach kredytowych lub rachunkach telefonicznych, a także uzasadnione rozmowy domowe, jeśli pracownik dzwoni z podróży. Bezpośrednie rozmowy przez centralki hotelowe powinny być wykorzystywane wyłącznie w przypadkach awaryjnych, ze względu na duże narzuty, podobnie jak rozmowy przez połączenia radiowe i telefony przenośnie. W przypadku wyjazdów krajowych przez centralki hotelowe mogą być realizowane wyłącznie połączenia internetowe. Koszty podróży zagranicznych, takie jak opłaty paszportowe, wizowe, międzynarodowe prawa jazdy, szczepienia oraz wymiana walut; koszty parkingów i opłat za autostrady; koszty naprawy sprzętu itp. Koszty połączenia internetowego, Warunkiem zwrotu kosztów jest udokumentowanie ich przez pracownika (rachunek, faktura, bilet parkingowy, itp.) Uprawnienie do dawania napiwków mają następujący pracownicy Spółki w następujących wysokościach: - Członkowie Zarządu oraz Dyrektorzy nie będący Członkami Zarządu w przypadku rachunku do 1.000 zł napiwek do 10% wartości rachunku; w przypadku rachunku powyżej 1.000 zł napiwek do 5% wartości rachunku - Kierownicy Grup, Product Managerowie, Kierownicy Działów Sprzedaży i Marketingu do 5% wartości rachunku. Pozostali pracownicy Spółki nie są uprawnieni do dawania napiwków. Dyrektorzy nie będący Członkami Zarządu w przypadku rachunku do 1.000 zł napiwek do 10% wartości rachunku; w przypadku rachunku powyżej 1.000 zł napiwek do 5% wartości rachunku -. Pozostali pracownicy nie są uprawnieni do dawania napiwków. INNE KOSZTY NIE PODLEGAJĄCE ZWROTOWI Następujące koszty nie podlegają zwrotowi, zgodnie z polityką korporacyjną w zakresie podróży: podróże prywatne (jeśli podróż prywatna i służbowa są połączone, wtedy tylko część związana ze sprawami służbowymi podlega zwrotowi); podwyższenie klasy obsługi przelotu, z wyjątkiem tych przypadków, które zostały podane w sekcji Podróże lotnicze niniejszej procedury lub pociągu; składki ubezpieczeniowe jakiegokolwiek rodzaju; opłaty członkowskie za prywatne karty kredytowe; wykroczenia na parkingach i w ruchu drogowym; prywatne klubowe opłaty członkowskie, w tym w klubach zawodowych, społecznych, siłowniach, restauracjach i klubach sportowych; rozrywki w trakcie przelotów lub oglądania filmów w hotelach. PŁATNOŚĆ ZA WYDATKI SŁUŻBOWE Wytyczne dla kart firmowych 1. Pracownicy, którzy posiadają firmowe karty płatnicze (AMEX, CITIBANK BUSINESS) winni z nich korzystać przy płatnościach związanych z kosztami podróży służbowych tj. za przeloty, Strona 10 z 14
zakwaterowanie, wynajem samochodów, koszty przejazdów koleją, posiłki, reprezentację oraz wydatki różne, na tyle na ile jest to możliwe. 2. Imienne firmowe karty charge są przeznaczone wyłącznie do użytku służbowego, przy czym wykorzystanie ich w celach prywatnych jest surowo zabronione. 3. Prywatne karty kredytowe nie mogą być używane do celów służbowych, za wyjątkiem przypadków, gdy imienne karty firmowe nie zostaną przyjęte. 4. Wykorzystanie karty przez pracownika do celów innych niż zamierzone będzie skutkowało działaniami dyscyplinarnymi, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy. 5. Pracownicy posiadający firmową kartę płatniczą są odpowiedzialni za wszystkie obciążenia na tej karcie. Zaliczki gotówkowe 1. Spółka nie będzie wypłacać zaliczek osobom, udającym się w podróż służbową, które posiadają firmowe karty płatnicze, za wyjątkiem podróży zagranicznych. 2. Przy podróżach krajowych zaliczki nie będą wypłacane. W wyjątkowych przypadkach mogą być wypłacane tym pracownikom, którzy nie posiadają firmowych kart płatniczych i sami muszą opłacić nocleg w hotelu lub bilet. 3. Osoby podróżujące powinny rozliczyć zaliczki w ciągu dwóch tygodni od zakończenia podróży. V. ROZLICZANIE WYDATKÓW I ZWROT KOSZTÓW Rozliczanie wydatków 1. Koszty służbowe powinny być rozliczone na druku Polecenia wyjazdu służbowego (zwanego dalej delegacją), w ciągu dwóch tygodni od zakończenia podróży lub poniesienia wydatków. We wszystkich przypadkach, w tym jeśli inne osoby dokonują rozliczeń delegacji danego pracownika, każdy pracownik jest odpowiedzialny za dokładność i zgodność z polityką każdego wydatku zgłoszonego w delegacji w imieniu tego pracownika. 2. Przełożeni poszczególnych pracowników są odpowiedzialni za wszystkie rozliczenia delegacji. Przełożeni są odpowiedzialni za przeglądanie rozliczeń delegacji w zakresie prawidłowego dokumentowania, wyjaśniania i uzasadniania zgłoszonych wydatków, a także zgodności z niniejszą procedurą. 3. Wszystkie wydatki związane z podróżą, w tym bilety lotnicze, opłaty za hotel, przejazdy taksówkami, opłaty za wynajem samochodu, posiłki z kontrahentami i inne muszą być dokładnie i w pełni udokumentowane (niezależnie od tego, czy były opłacone bezpośrednio, czy nie) i powinny im towarzyszyć odpowiednie pokwitowania. Dokumentacja musi zawierać wskazanie klienta, określenie spraw z jakimi była związana oraz krótki opis działań biznesowych uzasadniających te wydatki." Dokumentacja 1. Aby zapewnić zgodność z przepisami wewnętrznymi i ustawowymi, wszystkie wydatki muszą być udokumentowane oryginalnymi fakturami / rachunkami. 2. Pracownicy powinni korzystać ze swoich firmowych kart charge, aby pokryć koszty służbowe, tam gdzie jest to możliwe, a także dokumentować te wydatki oryginalnymi rachunkami. Paragony nie są akceptowane. Reguluje to procedura dot. kart płatniczych. Strona 11 z 14
Zwrot kosztów Koszty podróży służbowych zostaną zwrócone pracownikom w formie gotówki z kasy lub wpłaty bezpośredniej na rachunek bankowy pracownika. Kodeks postępowania. 1. Wszyscy pracownicy Spółki lub jej kontrahenci wyjeżdżający za granicę w celach służbowych muszą stosować się do kodeksu postępowania Spółki. 2. Wszystkie osoby podróżujące muszą stosować się do lokalnych zasad i przepisów prawa. 8.0 Działania kontrolne C 1. Każdy wyjazd służbowy winien być zlecony i zatwierdzony (przed rozpoczęciem podróży służbowej) na odpowiednim druku: Dokument ten winien zawierać dokładnie określony cel wyjazdu oraz określać środek lokomocji. C 2. Przed wyjazdem wszelkie wydatki ponoszone w czasie podróży służbowych przez pracowników powinny być akceptowane zgodnie z procedurą akceptacji wydatków (Zarządzenie wewnętrzne Dyrektora Generalnego Spółki nr 38/2004 z póżniejszymi zmianami.) C 3. W przypadku płatności kartą za podróże służbowe (hotele, bilety itp.) Pracownik wypełnia formularz zwrotu kosztów, który trafia do kierownika w celu jego autoryzacji. (V) 314 K 1. Dział Księgowości odrzuca wnioski o zwrot kosztów podróży służbowych jeśli wydatki nie zostały prawidłowo zaakceptowane. Rachunki są wymagane na wszystkie wydatki. (C,A,V) 316 K 2. Kontrola wewnętrzna raz na kwartał (wyrywkowo) sprawdza czy do wszystkich wyjazdów służbowych zostały sporządzone PR - y i czy wszystkie wydatki zostały zaakceptowane zgodnie z obowiązującą procedurą. 9.0 Wykaz dokumentów związanych Strona 12 z 14
10.0 Wykaz załączników WNIOSEK O ZATWIERDZENIE WYDATKÓW NA DELEGACJĘ ZAGRANICZNĄ Numer wniosku/zlecenia wyjazdu...data wystawienia... Imię i nazwisko osoby delegowanej... Załącznik nr 1... Czas trwania: od...do...ilość dni... Dokąd (miejscowość, kraj)... Cel wyjazdu... Orientacyjne koszty podróży... (cena biletu PKP, LOT, inny *) *zakreślić właściwy Dodatkowe koszty wyjazdu: noclegi...(śniadanie w cenie noclegu)* 10.1 wyżywienie... 10.2 inne#... * zaznaczyć czy jest zapewnione (# wymienić jakie)... Łączna kwota wydatków... Potrzebna zaliczka w kwocie... na dzień... Przekroczenie granicy polskiej (wyjazd) w dniu...o godzinie... Przekroczenie granicy polskiej (powrót) w dniu...o godzinie... Zapewniono transport z i na lotnisko/dworzec itp...tak/nie... Rezerwacja biletu na dzień... (bilety rezerwuje Dział Personalny, wszelkie przejazdy odbywają się II klasą PKP, nie dotyczy Członków Zarządu Spółki) 11.0 WYPEŁNIA SEKCJA FINANSOWA... Podpis pracownika Działu Personalnego Wypłacono zaliczkę...(waluta) dnia...zatwierdzono... Strona 13 z 14
Zaplanowano w budżecie na początku roku (kwota)... Wydano od początku roku (kwota)... Budżet na rok(przyznany)... Nie wydatkowana część budżetu rocznego... 12.0 ZATWIERDZONO 12.1 Dyrektor Pionu... Dyrektor Finansowy... Dyrektor Generalny... Po zatwierdzeniu wniosek kieruje się do Sekcji Finansowej celem wypłaty zaliczki. 13.0 Historia zmian Data Wydanie Opis Autor(rzy) 1.06.2006 r. 00 Szkic procedury Helena Gosztyła ARKUSZ PODPISÓW Opracował: Agnieszka Sarnowska Fendryk / Data Starszy Specjalista ds. Organizacyjnych Sprawdził: Barbara Nowobilska / Data Kierownik Działu Organizacyjno Prawnego Zatwierdził do stosowania: / Data Dyrektor ds. Finansowych Strona 14 z 14