METODOLOGIA MONITOROWANIA, NADZOROWANIA I ROZLICZENIA FINANSOWEGO I RZECZOWEGO PROJEKTU SIEĆ SZEROKOPASMOWA POLSKI WSCHODNIEJ - WOJEWÓDZTWO WARMIŃSKO MAZURSKIE Warszawa, marzec 2012.
Streszczenie Niniejszy dokument zawiera metodologię monitorowania, nadzorowania i rozliczenia finansowego i rzeczowego projektu p.n. Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej Województwo Warmińsko Mazurskie Odbiorca Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko Mazurskiegow Olsztynie, Olsztyn ul. Emilii Plater 1 Wykonawca ThinkIt Consulting sp. z o.o., Warszawa, ul. Marszałkowska 80 Przygotował Andrzej Czernecki Data sporządzenia dokumentu marzec 2012 r. Wersja dokumentu 2.0 2
Spis treści Metodologii monitorowania, nadzorowania oraz rozliczania finansowego i rzeczowego projektu 1. WPROWADZENIE... 4 1.1 CEL PRZYGOTOWANIA DOKUMENTU... 4 1.2 PRZYJĘTE ZAŁOŻENIA... 4 2. DEFINICJE... 5 3. OPIS ROZWIĄZANIA... 8 3.1 PROJEKT... 8 3.2 ZADANIA... 10 3.2.1 PODZIAŁ ZADAŃ W RAMACH PROJEKTU... 13 3.3 OBIEKTY... 16 3.4 PLANY... 34 3.4.1 EWIDENCJA PLANU... 38 3.5 PODZADANIA, ETAPY, DZIAŁANIA... 39 3.6 EWIDENCJA PRZETARGÓW... 50 3.7 EWIDENCJA UMÓW... 52 3.8 EWIDENCJA FINANSOWA... 54 3.8.1 OPIS POZYCJI DOKUMENTU NAKŁADOWEGO / KOSZTOWEGO... 55 3.8.2 ŹRÓDŁO FINANSOWANIA... 57 3.8.3 ZWIĘKSZENIA - PODZIAŁ NAKŁADÓW POŚREDNICH... 60 3.8.4 RAPORTY, ANALIZY, SPRAWOZDANIA... 61 3.9 ARCHIWIZACJA (REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW)... 62 3.10 KORZYŚCI Z ZASTOSOWANIA METODYKI... 62 WNIOSKI... 63 AKTY PRAWNE... 64 WEWNĘTRZNE REGULACJE URZĘDU... 66 3
1. WPROWADZENIE 1.1 CEL PRZYGOTOWANIA DOKUMENTU Celem niniejszego dokumentu jest przedstawienie zasad ewidencjonowania elementów mających wpływ na prawidłowe monitorowanie i rozliczenie projektu inwestycyjnego Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej Województwo Warmińsko Mazurskie. 1.2 PRZYJĘTE ZAŁOśENIA Metodologiamonitorowania i rozliczenia projektu musi być w pełni zgodna z załoŝeniami projektu, dostosowana do specyficznych wymagań realizowanego projektu i musi gwarantować prawidłowe rozliczenie projektu zarówno pod względem finansowym jak i rzeczowym. Zaprezentowane w metodologiizasady prowadzenia ewidencji wydatków,zapewnią rozliczenie projektu zarówno zgodnie w wymogami unijnymi jak i zasadami własnymi Urzędu Marszałkowskiego. Operator Infrastruktury będzie odpowiedzialny za raportowanie wykonania zakresu finansowego i rzeczowego zgodnie z otrzymanymi formularzami, przygotowanymi przez Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Matodologia została opracowana w taki sposób, aby po zakończeniu realizacji projektu i przekazaniu majątku do uŝytkowania, zapewnićłatwe zarządzanie wytworzonym majątkiem. 4
2. DEFINICJE Umowa w prawie cywilnym to zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron ustalające ich wzajemne prawa lub obowiązki. Projekt jest całością zaplanowanych, wzajemnie ze sobą powiązanych czynności, których celem jest powstanie lub unowocześnienie określonego pod względem rzeczowym, finansowym, lokalizacyjnym i czasowym zasobu majątku trwałego. Zadanie to część projektu, którą moŝna wydzielić. Stanowi samodzielną, nierozerwalną, niepodzielną pod względem funkcjonalnym, uŝytkowym lub technologicznym całość oraz zapewnia konkretny, wymierny efekt produkcyjny. Obiekt inwestycyjny to stała bądź tymczasowa budowla, stanowiąca,łącznie z wyposaŝeniem w urządzenia techniczne niezbędne do pełnienia poszczególnych funkcji, całość techniczno uŝytkową. Wartość obiektu inwestycyjnego stanowią wszelkie nakłady poniesione na jego wytworzenie bądź zakup według obowiązujących cen i zasad kalkulacji (kosztorysowania).z jednego obiektu inwestycyjnego moŝliwe jest utworzenie wielu obiektów inwentarzowych. Obiekt inwentarzowy powstaje po zakończeniu robót lub w wyniku zakupu inwestycyjnego. Jest to środek trwały całkowicie wykończony pod względem konstrukcyjnym i dający się wyodrębnić tzn. w razie sprzedaŝy, przemieszczenia lub przekazania bądź likwidacji, stanowić moŝe samodzielny przedmiot obrotu nieruchomością lub ruchomością. Podzadanie -moŝliwa do wydzielenia części zadania. Określenie tematów realizowanych w ramach zadania. Etap moŝliwa do wydzielenia część podzadania. Podział tematów realizowanych w ramach podzadania. Zlecenie szczegółowy zakres robót, dostaw i usług rozliczany pod względem finansowym, rzeczowym oraz czasowym. BudŜetowanie odgórne (harmonogram) - określenie wartości budŝetu w podzadaniu i kontrola jego rozdzielania (na etapy). BudŜetowanie odgórne stosowane jest w przypadku, gdy znana jest wartość budŝetu na podzadanie i został przydzielony budŝet na kaŝdy etap lub nie zostały zabudŝetowane wszystkie etapy realizowane w ramach podzadania. Wartość wszystkich zleceń realizowanych w ramach etapu nie moŝe przekroczyć wartości budŝetu etapu. 5
BudŜetowanie oddolne (harmonogram) - stosowane jest w sytuacjach budowania planu potrzeb gdy nie jest znany budŝet etapów oraz podzadań. W ramach poszczególnych etapów, uczestnicy zgłaszająswoje potrzeby w formie zleceń (zakupowych, budowlanych, usługowych, materiałowych itp.) podając wartość szacunkową kaŝdego zlecenia. Sumując wartość wszystkich zleceń, moŝemy określić jakie środki będą potrzebne na realizację etapu. Suma etapów daje wartość podzadania a suma wszystkich podzadań wartość potrzeb przypadających na zadanie. Nakład bezpośredni - wartość bezpośrednio przydzielona na konkretny przyszły środek trwały (obiekt inwentarzowy): nabycie lub budowa obiektu budowlanego, urządzenia, środka transportowego itp., nabycie lub wykonanie dokumentacji budowy, montaŝu lub instalacji konkretnego przyszłego środka trwałego (obiektu inwentarzowego), inne działania, które moŝna odnieść wprost do wartości określonego środka trwałego (np. koszty transportu) Nakład pośredni - dotyczy nabycia lub wytworzenia większej liczby środków (obiektów inwestycyjnych) w ramach danego projektu lub zadania i nie moŝe być jednoznacznie przypisany do konkretnegoprzyszłego środka trwałego (obiektu inwentarzowego): badania geologiczne, pomiary geodezyjne, przygotowanie terenu pod przyszłą zabudowę (niwelacja, rozbiórki starych budynków i budowli itp.), dokumentacja projektowa, obejmująca załoŝenia techniczno ekonomiczne albo uproszczona dokumentacja, koszty robót wykonywanychna obiektach naleŝących do innych uŝytkowników takie jak na przykład: koszty przełoŝenia instalacji, sieci uzbrojenia podziemnego i naziemnego, dróg dojazdowych a koniecznych dla realizacji własnych zadań inwestycyjnych, odsetki oraz róŝnice kursowe od kredytów i poŝyczek w okresie realizacji inwestycji, zakładanie zieleni, nadzór autorski i inwestycyjny, 6
opłata za pełnienie funkcji generalnego wykonawcy, inŝyniera kontraktu, ubezpieczenia majątkowe realizowanych obiektów, inne, których nie moŝna zaliczyć wprost do wartości przyszłego środka trwałego (obiektu inwentarzowego). SłuŜebność przesyłu - ustanowienie słuŝebności przesyłu następuje na rzecz przedsiębiorcy przesyłowego, który jest właścicielem urządzeń, o których mowa w art. 49 1 kodeksu cywilnego (są to urządzenia słuŝące do doprowadzania lub odprowadzania płynów, pary, gazu, energii elektrycznej oraz inne urządzenia podobne) lub który zamierza takie urządzenia dopiero wybudować. Inwestycja w obce środki trwałe - Wydatki poniesione w związku z korzystaniem w działalności gospodarczej z obcych składników majątku podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów albo bezpośrednio, albo poprzez dokonywane odpisy amortyzacyjne (jeŝeli wydatki te zaliczone zostaną do inwestycji w obcych środkach trwałych). Amortyzacji podlegają równieŝ, niezaleŝnie od przewidywanego okresu uŝywania, przyjęte do uŝywania inwestycje w obcych środkach trwałych. Do inwestycji tych naleŝy zatem zaliczyć poniesione przez podatnika nakłady na ulepszenie składników majątku (stanowiących własność innych podmiotów) uŝywanych przez podatnika na podstawie stosownej umowy (np. najmu lub dzierŝawy). W przypadku inwestycji w obcych środkach trwałych (inaczej niŝ przy środkach trwałych stanowiących własność lub współwłasność podatnika) nie ma znaczenia przewidywany okres uŝywania tej inwestycji, który moŝe być nawet krótszy niŝ rok. Inwestycje te podatnik musi traktować jako podlegające amortyzacji odrębne środki trwałe. W wyroku z 27 listopada 2000 r., sygn. akt I SA/Ka 1933/99, NSA orzekł, Ŝe róŝnica między nakładami na remont a nakładami na ulepszenie środków trwałych polega na tym, Ŝe pierwsze z nich zmierzają do podtrzymania, odtworzenia wartości uŝytkowej środków trwałych (konserwacja, naprawy), a drugie do podjęcia czy rozszerzenia działalności w drodze przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, powodującej istotną zmianę cech uŝytkowych. 7
3. OPIS ROZWIĄZANIA Metodologia monitorowania, nadzorowania i rozliczenia projektu Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej województwo warmińsko mazurskie powstała w oparciu o wieloletnie doświadczenia jej autora, związane z problematyką zarządzania projektami i zadaniami a w szczególności złoŝonymi projektami inwestycyjnymi, nabyte podczas udziału w inwestycjach realizowanych przez sektor telekomunikacyjny, polegających na budowie sieci telekomunikacyjnych i jest dostosowana do prowadzenia rozliczeń takich inwestycji zarówno pod względem finansowym jak i rzeczowym. Opisane w niniejszym dokumencie sposoby ewidencjonowania i rozliczania bazują na najlepszych praktykach w tej dziedzinie i mają słuŝyć zmniejszeniu kosztów działalności Inwestora w trakcie realizacji inwestycji oraz zwiększeniu nadzoru nad jej przebiegiem. Metodologia jest ściśle dostosowana do specyfiki planowanego projektu, umoŝliwi sprawne i przejrzyste zarządzanie prowadzonym projektem, realizowanymi zadaniami oraz posiadanym (a takŝe planowanym) majątkiem. Metodologia opisujesposób tworzenia wieloletnich planów w oparciu o dowolne struktury (np. klasyfikacja budŝetowa, unijna) oraz sprawowania nad nimi pełnej kontroli a takŝe wprowadza dodatkowe mechanizmy pozwalające uzyskać pełną, zawsze aktualną informację o postępach w realizacji prowadzonych działań, dając tym samym moŝliwość szybkiej reakcji w razie zbliŝających się zagroŝeń. 3.1 Projekt Projekt jako pojęcie ogólne dysponując tylko podstawowymi informacjami (co i za ile chcemy kupić bądź zbudować, kto będzie za to odpowiedzialny, w jakim czasie ma on zostać zrealizowany)konieczne jest,w celu zachowania pełnej kontroli finansowej i rzeczowej, wydzielenie tematycznych zadań składających się na całość realizowanego przedsięwzięcia. Wydzielenie tematycznych zadań powinno obejmować dwa obszary - wydzielenie zadań inwestycyjnych (cały nakład zadań inwestycyjnych będzie przekazany na majątek) oraz zidentyfikowanie zadań kosztowych nie uczestniczących w tworzeniu majątku (remonty, dzierŝawy, szkolenia, likwidacje). 8
Zastosowanie takiego podziału znacznie ułatwi monitorowanie całego projektu pod względem inwestycyjnym, gdyŝ Inwestor na bieŝącodysponował będzie informacjami o poniesionych nakładach inwestycyjnych oraz o wartości oddawania tj. przekazywania utworzonego majątku do uŝytkowania. Reasumując - nakłady inwestycyjne oraz poniesione koszty nie będą ewidencjonowane na projekt tylko na zadania, a rozliczenie finansowe projektu będzie sumą zadańpowiązanych z projektem. Podstawowymi parametrami opisującymi projekt powinny być: numer projektu numer zgodny z umową o dofinansowanie, nazwa projektu, identyfikator księgowy projektu (zgodny z systemem F-K), przewidywany okres realizacji (od do ), rzeczywisty okres realizacji (od do ). Przykład prawidłowo opisanego projektu: numer projektu WiM.08.00.00-28-007/10, nazwa projektu Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej województwo warmińsko mazurskie, identyfikator księgowy projektu (zgodny z systemem F-K) - 100, numer umowy: EU/111234/222 przewidywany okres realizacji wynikający z umowy (od 01.01.2010 do ) rzeczywisty okres realizacji (od 01.01.2010 do ). 9
3.2 Zadania W przypadku realizowania wysokobudŝetowego projektu, nie wszystkie wydatki związane z projektem moŝna zaliczyć do nakładów inwestycyjnych. Do takich wydatków naleŝą m.in. wydatki związane z dzierŝawą obcego środka trwałego na którym nie będą dokonywane Ŝadne prace związane z adaptacją, modernizacją, dostosowaniem lub rozbudową. Do innych wydatków projektu, nie stanowiących nakładów inwestycyjnych, mogą naleŝeć wydatki ponoszone na remont i likwidację istniejących środków trwałych. Stanowią onejednak koszty związane z projektem. Istotne jest więc takie przygotowanie wydatków związanych z projektem, aby kosztów, których nie moŝna zaliczyć do nakładów inwestycyjnych było jak najmniej. W związku z powyŝszym, dla prostego zobrazowania całości wydatków ponoszonych przy realizacji projektu, wskazane jest dokonanie podziału zadań nanastępujące grupy zadań: zadania inwestycyjne, zadania kosztowe (pozostałe). Stosując taki podział, otrzymamy precyzyjną informację o poniesionych nakładach inwestycyjnych oraz o wszystkich kosztach poniesionych przy realizacji projektu, które nie będą uczestniczyć w tworzeniu majątku. Zadania inwestycyjne Wydzielone zadania inwestycyjne, realizowane w ramach projektu, powinny uwzględniać podział na: zadania o charakterze nakładów bezpośrednich nakład na zadania bierze bezpośrednio udział w tworzeniu majątku (nakłady bezpośrednie, stanowią wartość początkową środka trwałego), zadania o charakterze nakładów pośrednich nakład na zadania nie bierze, bezpośrednio, udziału w tworzeniu majątku (nakłady pośrednie stanowią zwiększenie wartości środka trwałego), 10
Taka struktura zadań inwestycyjnych, uwzględniająca podział na nakłady bezpośrednie (przypisanie nakładu do konkretnego obiektu inwentarzowego - przyszłego środka trwałego) oraz na nakłady pośrednie (nakłady dzielone metodą procentową na wytworzone środki trwałe) pozwoli na precyzyjną wyceną całego tworzonego majątku. Zadania kosztowe To grupa zadań nie związanych z nakładami inwestycyjnymi, które nie mają wpływu na tworzony majątek. Grupując zadania kosztowe w jednej kategorii, nie otrzymamy precyzyjnej informacji jakiej grupy kosztów one dotyczą; remontów, dzierŝaw, szkoleń, likwidacji, lub podobnych.biorąc pod uwagę fakt, Ŝe zadań kosztowych moŝe być wiele i mogą mieć róŝny charakter (np. dzierŝawa linii światłowodowej, dzierŝawa kanalizacji teletechnicznej, dzierŝawa budynków, remont budynku, remont kanalizacji, likwidacja rurociągu, szkolenia), naleŝy wprowadzić ich podział według rodzaju działalności związanej z zadaniem. Sposób taki pozwoli na uzyskanie bardzo szczegółowej informacji o kosztach poniesionych na zadania z kaŝdego rodzaju działalności. W związku z tym proponuje się zastosować taki podział zadań,który uwzględnirodzaj działalności prowadzonej na danym zadaniu, gdziew ramach jednego rodzaju działalności moŝe być uruchomionych wiele zadań. Proponowane rodzaje działalności dla zadań: inwestycje, dzierŝawy, szkolenia, remonty, likwidacje. Jednostki sektora finansów publicznych do tworzenia sprawozdań często stosują podział zadań według klasyfikacji budŝetowej wydatków, tzn. według działu i rozdziału.proponuje się opisać wszystkie zadania, w ramach realizowanego projektu, stosując tę klasyfikację. 11
W związku z tym zalecane jestopisanie zadań według klasyfikacji budŝetowej, gdzie w opisywanym zadaniu: dział jest interpretowany jako symbol zadania, np. 600, 750, 801, rozdział jest interpretowany jako numer zadania (w ramach jednego rozdziału moŝe być realizowanych wiele zadań kolejne numery w ramach rozdziału), np. 6001401 zadanie 1 w ramach rozdziału 14, 6001402 zadanie 2 w ramach rozdziału 14, 8012001 zadanie 1 w ramach rozdziału 20. Dodatkowo wszystkie zadania muszą mieć identyfikator zgodny z systemem finansowo księgowym, według którego będzie moŝliwa kontrola nakładów. W przypadku gdy system finansowo księgowy nie będzie prowadził rozliczenia projektu na zadania(tylko na projekt), identyfikator do kontroli nakładów, będzie zarejestrowany w projekcie. Podstawowymi parametrami opisującymi zadanie powinny być: symbol zadania numer zadania identyfikator księgowy zadania (zgodny z systemem F-K) nazwa zadania grupa zadań rodzaj działalności (inwestycje, remonty, dzierŝawy, szkolenia, likwidacje) przydział do projektu status zadania (planowane, realizowane, zakończone, wstrzymane) przewidywany okres realizacji (od do ) rzeczywisty okres realizacji (od do ) 12
Przykład prawidłowo opisanego zadania: symbol: 600 numer: 6001402 (zadanie drugie) identyfikator księgowy: 15 nazwa: budowa sieci grupa: zadania inwestycyjne rodzaj działalności: inwestycje projekt: Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej województwo warmińsko- mazurskie status zadania: realizowane przewidywany okres realizacji: od 01.01.2013 do 31.12.2014 rzeczywisty okres realizacji: od 01.03.2013 do 3.2.1 Podział zadań w ramach projektu Charakter zadań w projekcie oraz związane z nimi nakłady pozwalają na wyszczególnienie czterech niŝej opisanych grup. Grupa I - zadania bezpośrednie: 1. Budowa sieci 2. Budowa węzłów szkieletowych 3. Budowa punktów dystrybucyjnych 4. Budowa Centrum Zarządzania Siecią Nakłady poniesione na zadania z grupy I, mają bezpośredni wpływ na wartość początkową tworzonego majątkuco oznacza, Ŝe cały nakład będzie przypisany do konkretnego/konkretnych obiektów inwentarzowych (przyszłych środków trwałych) i stanowił będzie ich wartość początkową. Jedynie zadanie Budowa sieci moŝe stanowić wyjątek. NaleŜy uwzględnić, Ŝe w tym przypadku, nie będzie moŝliwe jednoznaczne przypisanie nakładu poniesionego w ramach zadania, do obiektu inwentarzowego w trakcie jego budowy. Dla tego 13
zadania uwzględniono więc moŝliwość przypisania nakładu do obiektu inwestycyjnego i jego późniejsze rozdzielenie go na obiekty inwentarzowe. Tworzony majątek, w ramach kaŝdego zadania, będzie mógł być sukcesywnie oddawany ( Protokół przekazania do uŝytkowania oraz wystawiony dowód OT). Nie trzeba będzie więc czekać na zakończenie całości zadania, w celu przekazania tworzonych w jego ramach obiektów inwentarzowych na majątek. Rozwiązanie takie pozwoli to na uniknięcie,po zakończeniu realizacji projektu, spiętrzenia prac związanych z przekazywaniem na majątek. Sukcesywne przekazanie części majątku do eksploatacji pozwoli równieŝ, pomimo nadal trwającej inwestycji, na osiąganie przychodów z tego tytułu. W celu kontroli realizacji przez Wykonawcę poszczególnych zadańz grupy I, niezbędne będzie ich harmonogramowanie finansowo rzeczowe. Szczegóły harmonogramu opisane zostaną w rozdziale: Podzadania, Działania, Etapy. Grupa II - zadania pośrednie: 1. InŜynier kontraktu 2. Wynagrodzenia 3. Dokumentacja 4. Promocja 5. Usługi obce 6. Pozostałe nakłady Generalnie, nakłady na realizowane zadania z grupy II, nie mają bezpośredniego wpływu na wartość początkową tworzonego majątku i nie będą przypisywane ani do obiektów inwestycyjnych ani do obiektów inwentarzowych.wszystkie nakłady na zadania z grupy II będą więc ewidencjonowane tylko i wyłącznie na poszczególne zadania z pominięciem obiektów. Nakłady te będą interpretowane jako nakłady pośredniei metodą procentową będą dzielone na wszystkie wytworzone środki trwałe.od generalnej zasady naleŝy uwzględnić dwa wyjątki. W zadaniu Usługi obce naleŝy uwzględnić moŝliwość przypisania nakładu, danej usługi, jako nakładu bezpośredniego, gdy usługa będzie świadczona na konkretnym obiekcie inwentarzowym. W takim przypadku usługa będzie nakładem bezpośrednio zwiększający wartość początkową obiektu inwentarzowego. W pozostałych przypadkach, gdy nie moŝna przypisać nakładów na usługi do konkretnego obiektu inwentarzowego, będąone zaliczane jako pośrednie i będą podlegały podziałowi.analogicznie, jak w przypadku zadania Usługi obce, naleŝy potraktować zadanie Pozostałe nakłady. 14
Podział nakładu pośredniego jest opisany w rozdziale Ewidencja finansowa. Podział nakładów pośrednich nastąpi po: zakończeniu zadań z grupy I (wszystkich), zakończeniu zadania z grupy II (kaŝdego z osobna). Zadania grupy II zostały dobrane w taki sposób, aby ponoszone na nie nakłady nie dotyczyły konkretnie wskazanych lecz wszystkich środków trwałych wytworzonych w ramach projektu.wszystkie nakładyinwestycyjne, takie jak na przykład: zakupy materiałów i sprzętu, geodezja, opłaty, delegacje, itp., bezpośrednio związane z prowadzonym projektem, których nie moŝna przypisać do zadań 1-5, naleŝy ewidencjonować na zadanie Pozostałe nakłady. Przedstawiony sposób ewidencjonowaniagwarantuje, Ŝe wszystkie nakłady poniesione w ramach grupy II będą racjonalnie uzasadnione w celu wytworzenia środków trwałych w realizowanym projekcie oraz umoŝliwi zwiększenie wartości wszystkich powstałych środków trwałych aŝ sześć razy. Pozwoli on równieŝ na bardzo precyzyjną wycenę całego tworzonego majątku. MoŜliwe będzie równieŝ zastosowanie jednorazowego zwiększenia wartości powstałych środków trwałych. W takim przypadku nastąpi to, po zakończeniu realizacji wszystkich zadań z grupy II. Grupa III - zadanie VAT W projektach współfinansowanych ze środków UE unijnych, w którychpodatek VAT jest zaliczany jako wartość niekwalifikowalna, często stosowane jest wydzielenie go jako osobnego zadania. Podejście takie, daje szerokie moŝliwości kontrolowania wartości VAT, który w systemie rozliczającym projekt, jest wydzielany jako osobna pozycja dokumentu nakładowego (faktura, rachunek). Stosując tego rodzaju rozwiązanie, naleŝy pamiętać, Ŝe nie będzie moŝliwości określenia wartości brutto pozycji dokumentu nakładowego (faktury). Szczegółowe omówienie rozliczenia podatku VAT zostanie przedstawione w rozdziale Ewidencja finansowa. 15
Grupa IV zadania kosztowe 1. DzierŜawy 2. Szkolenia W realizowanym projekcie przewiduje się dzierŝawę obcych środków trwałych. Proponuje się więc wyodrębnić to zadanie, jako oddzielne zadanie kosztowe. Wydatki ponoszone, w ramach tego zadania, nie będą stanowiły nakładu inwestycyjnego i nie będą zwiększały wartości środka trwałego. JeŜeli na dzierŝawionych środkach trwałych (obcych), nie będą wykonywane roboty modernizacyjne, zwiększające ich, nie moŝna tych wydatków zaliczyć do inwestycji w obcych środkach. Koszt wydatków ponoszonych za dzierŝawę będzie stanowił wydatek kwalifikowalny w projekcie. W skład zadań, typowo kosztowych, zaliczyć naleŝy szkolenia realizowane w ramach projektu. Nie moŝna ich powiązać z konkretnym obiektem inwentarzowym, będą więc stanowiły wydatki kwalifikowane projektu. 3.3 Obiekty Mając na uwadze konieczność kontrolizaawansowania prac na budowanych obiektach (wykonanie finansowe, stan zaawansowania robót, wykonanie zakresu rzeczowego), przyszłą ich eksploatację, przekazywanie wytworzonego majątku w dzierŝawę Operatorowi Infrastruktury oraz zarządzanie wytworzonym majątkiem (modernizacja, eksploatacja, remont, zbycie), zalecane jest ewidencjonowanie obiektów w układzie, który te wszystkie procesy pozwoli sprawnie nadzorować. Z uwagi na fakt, Ŝe w ramach projektu często tworzony będzie majątek o takiej samej nazwie, takich samych lub podobnych parametrach technicznych, jednak znajdujący się w róŝnych lokalizacjach, w celu uniknięcia pomyłek, ewidencję obiektów naleŝy zbudować w sposób gwarantujący prawidłową rejestrację nakładów w okresie budowy oraz pozwalający na proste kodowanie wprowadzonych obiektów. Dla ewidencji obiektów proponuje się przyjęcie, uporządkowanej numeracji oraz skrótów pozwalających na intuicyjne zarządzanie obiektami. Z analizy zapisów Studium wykonalności oraz sposobu ewidencjonowania majątku przez Urząd Marszałkowski wynika, Ŝe tworzony majątek naleŝy przedstawić, 16
przede wszystkim, w podziale na Powiat i Gminę. W ramach kaŝdej Gminy, wydzielić naleŝy następujące składniki majątkowe: sieć światłowodowa, węzły szkieletowe, punkty dystrybucyjne. Podział taki pozwoli na szczegółową ewidencję majątku znajdującego się na terenie kaŝdej Gminy. Proponuje się zastosowanie następującej numeracji Powiatów i Gmin: 1. Powiat bartoszycki 1.1 Gmina Sępopol 1.2 Gmina Górowo Iławieckie 1.3 Gmina Bartoszyce 1.4 Gmina Bisztynek 2. Powiat braniewski 2.1 Gmina Frombork 2.2 Gmina Wilczęta 2.3 Gmina PienięŜno 2.4 Gmina Braniewo 2.5 Gmina Płoskinia 2.6 Gmina Lelkowo 3. Powiat działdowski 3.1 Gmina Rybno 3.2 Gmina Działdowo 3.3 Gmina Lidzbark 3.4 Gmina Płośnica 3.5 Gmina Iłowo - Osada 4. Elbląg 4.1 Elbląg 5. Powiat elbląski 5.1 Gmina Gronowo Elbląskie 5.2 Gmina Pasłęk 5.3 Gmina Markusy 5.4 Gmina Godkowo 5.5 Gmina Rychliki 17
5.6 Gmina Milejewo 5.7 Gmina Tolkmicko 5.8 Gmina Młynary 6. Powiat ełcki 6.1 Gmina Ełk 6.2 Gmina Prostki 6.3 Gmina Stare Juchy 6.4 Gmina Kalinowo 7. Powiat giŝycki 7.1 Gmina Ryn 7.2 Gmina GiŜycko 7.3 Gmina Wydminy 7.4 Gmina Miłki 7.5 Gmina Kruklanki 8. Powiat gołdapski 8.1 Gmina Dubeninki 8.2 Gmina Gołdap 8.3 Gmina Banie Mazurskie 9. Powiat iławski 9.1 Gmina Lubawa 9.2 Gmina Iława 9.3 Gmina Susz 9.4 Gmina Zalewo 9.5 Gmina Kisielice 10. Powiat kętrzyński 10.1 Gmina Reszel 10.2 Gmina Barciany 10.3 Gmina Kętrzyn 10.4 Gmina Korsze 10.5 Gmina Srokowo 11. Powiat lidzbarski 11.1 Gmina Lidzbark Warmiński 11.2 Gmina Kiwity 11.3 Gmina Lubomino 11.4 Gmina Orneta 12. Powiat mrągowski 12.1 Gmina Piecki 12.2 Gmina Mrągowo 12.3 Gmina Sorkwity 18
12.4 Gmina Mikołajki 13. Powiat nidzicki 13.1 Gmina Nidzica 13.2 Gmina Janowo 13.3 Gmina Janowiec Kościelny 13.4 Gmina Kozłowo 14. Powiat nowomiejski 14.1 Gmina Nowe Miasto Lubawskie 14.2 Gmina Biskupiec 14.3 Gmina Kurzętnik 14.4 Gmina Grodziczno 15. Powiat olecki 15.1 Gmina Olecko 15.2 Gmina Wieliczki 15.3 Gmina Kowale Oleckie 15.4 Gmina Świętajno 16. Olsztyn 16.1 Olsztyn 17. Powiat olsztyński 17.1 Gmina Barczewo 17.2 Gmina Świątki 17.3 Gmina Gietrzwałd 17.4 Gmina Jeziorany 17.5 Gmina Purda 17.6 Gmina Jonkowo 17.7 Gmina Biskupiec 17.8 Gmina Olsztynek 17.9 Gmina Kolno 17.10 Gmina Dobre Miasto 17.11 Gmina Stawiguda 17.12 Gmina Dywity 18. Powiat ostródzki 18.1 Gmina Grunwald 18.2 Gmina Miłomłyn 18.3 Gmina Ostróda 18.4 Gmina Małdyty 18.5 Gmina Miłakowo 18.6 Gmina Dąbrówno 18.7 Gmina Łukta 19
18.8 Gmina Morąg 19. Powiat piski 19.1 Gmina Pisz 19.2 Gmina Biała Piska 19.3 Gmina Orzysz 19.4 Gmina Ruciane - Nida 20. Powiat szczycieński 20.1 Gmina Pasym 20.2 Gmina Wielbark 20.3 Gmina Szczytno 20.4 Gmina Świętajno 20.5 Gmina Rozogi 20.6 Gmina Jedwabno 20.7 Gmina Dźwierzuty 21. Powiat węgorzewski 21.1 Gmina Budry 21.2 Gmina Pozezdrze 21.3 Gmina Węgorzewo Numerację proponuje się rozszerzyć o następujące skróty: SŚ sieć światłowodowa, KT kanalizacja teletechniczna, RU rurociąg HDPE MI mikrokanalizacja LN linia napowietrzna OG odcinek na gruncie gminnym OP odcinekna gruncie prywatnym OD odcinek dzierŝawiony WSA węzeł szkieletowy Typ A WSB węzeł szkieletowy Typ B WSC węzeł szkieletowy Typ C PDB punkt dystrybucyjny - budynek 20
PDK punkt dystrybucyjny - kontener CZS Centrum Zarządzania Siecią Układ ewidencji obiektów powinien wyglądać następująco: 1. Powiat 1.1 Gmina 1.1.SŚ Sieć światłowodowa 1.1.SŚ.KT Kanalizacja teletechniczna (fi 100mm) 1.1.SŚ.RU Rurociąg HDPE (fi 40mm) 1.1.SŚ.MIMikrokanalizacja (fi 50mm) 1.1.SŚ.LN Linia napowietrzna 1.1.WSA Węzeł szkieletowy Typ A 1.1 WSB Węzeł szkieletowy Typ B 1.1.WSC Węzeł szkieletowy Typ C 1.1.PDB Punkt dystrybucyjny (budynek) 1.1.PDK Punkt dystrybucyjny kontenerowy 1.1.CZS Centrum Zarządzania Siecią Podstawowymi parametrami opisującymi obiekt powinny być: nazwa obiektu numer inwentarzowy obiektu symbol obiektu identyfikator księgowy obiektu (zgodny z systemem F-K) rodzaj działalności na obiekcie (inwestycje, remonty, przekazanie itp.) parametry techniczne Z uwagi na moŝliwość występowania zmian w czasie trwania projektu (np. zmiana wyposaŝenia punktów dystrybucyjnych, zmiana załoŝeń projektu w przypadku budowy kanalizacji, itp.) wskazane jest aby struktura kartoteki obiektów uwzględniała: moŝliwość rejestrowania nakładów na obiekt inwestycyjny, moŝliwość rejestrowania nakładów na obiekt inwentarzowy (środek trwały). 21
Na obiekcie inwestycyjnym będą rejestrowane nakłady, których na etapie budowy nie moŝna jednoznacznie przypisać do środka trwałego a które po zakończeniu jego budowy, zostaną rozdzielone na obiekty inwentarzowe (środki trwałe).z jednego obiektu inwestycyjnego moŝe zostać utworzonych wiele obiektów inwentarzowych. Na obiekcie inwentarzowym będą rejestrowane nakłady, które na etapie budowy moŝna jednoznacznie przypisać do środka trwałego. Dla zobrazowania sposobu ewidencjonowania, w dalszej części niniejszego opracowania posłuŝono się następującymi wyróŝnikami: Kolor Ŝółty nakłady (obiekt inwestycyjny) Kolor zielony środki trwałe (obiekt inwentarzowy) Kolor niebieski obiekt dzierŝawiony Szczegóły ewidencji obiektów oraz zalecane sposoby rejestrowanie nakładów dla sieci światłowodowej: 22
Wariant Nr 1 (zalecany) 1. Powiat bartoszycki 1.2 Gmina Górowo Iławieckie 1.2.SŚ Sieć światłowodowa 1.2.SŚ.KT Kanalizacja teletechniczna (fi 100mm) 1.2.SŚ.KT.Kanalizacja + światłowód 1.2.SŚ.KT.OD Kanalizacja -odcinki dzierŝawione 1.2.SŚ.KT.OD.1 Kanalizacja odcinek B1 A7(koszty) 1.2.SŚ.KT.OD.2 Światłowód odcinek B1 A7 (koszty) 1.2.SŚ.RU Rurociąg HDPE (fi 40mm) 1.2.SŚ.RU. Rurociąg + światłowód 1.2.SŚ.RU.OD Rurociąg - odcinki dzierŝawione 1.2.SŚ.RU.OD.1 Rurociąg (koszty) 1.2.SŚ.RU.OD.2 Światłowód odcinek (koszty) 1.2.SŚ.MI Mikrokanalizacja (fi 50mm) 1.2.SŚ.MI.Mikrokanalizacja + światłowód 1.2.SŚ.MI.ODMikrpkanalizacja -odcinki dzierŝawione 1.2.SŚ.MI.OD.1 Mikrokanalizacja (koszty) 1.2.SŚ.MI.OD.2 Światłowód odcinek (koszty) 1.2.SŚ.LN Linie napowietrzne 1.2.SŚ.LN.Linia napowietrzna - słupy + światłowód 1.2.SŚ.LN.OD Linia napowietrzna dzierŝawiona 1.2.SŚ.LN.OD.1 Słupy dzierŝawione (koszty) 1.2.SŚ.LN.OD.1 Światłowód dzierŝawiony (koszty) W wariancietym wszystkie nakłady będą ewidencjonowane na obiekty inwestycyjne. Szczegóły wykonywanych w ramach budowy sieci światłowodowej na terenie Gminy prac, będą rejestrowane w harmonogramie robót (opisanym w rozdziale Podzadania, etapy, zlecenia). W Protokole odbioru i przekazania do uŝytkowania, Wykonawca inwestycji dokona podziału nakładów zgromadzonych na obiektach inwestycyjnych naposzczególne obiekty inwentarzowe, w rozbiciu na kanalizację (w celu umoŝliwienia łatwego ustalenia wysokości podatku dla Gmin) oraz światłowód. PoniŜej przedstawiono przykładowy zapis. 23
1. Powiat bartoszycki 1.2 Gmina Górowo Iławieckie 1.2.SŚ Sieć światłowodowa 1.2.SŚ.KT Kanalizacja teletechniczna (fi 100mm) 1.2.SŚ.KT.Kanalizacja + światłowód 1.2.SŚ.KT.1 Kanalizacja teletechniczna (podatek) 1.2.SŚ.KT.2 Światłowód odcinek A1 B1 (J32) 1.2.SŚ.KT.3 Światłowód odcinek A7 A8 (J64) Jeśli przyjąć załoŝenie, Ŝe Inwestor dokonuje płatności po przekazaniu do uŝytkowania, to dla Wykonawcy jest to sytuacja niekorzystna z tego względu, iŝ dopiero po zbudowaniu sieci w obrębie całej Gminy iprzekazaniu jej do uŝytkowania mógłby wystawić fakturę za wykonane prace.z punktu widzenia Inwestora jest to sytuacja korzystna. Otrzyma on mniejszą ilość dowodów OT dlawybudowanej sieci a zapłatydokona jednorazowo, za całą wybudowaną sieć w ramach Gminy. Innym zagadnieniem jest dzierŝawa majątku, która będzie ewidencjonowana w zadaniu kosztowym i któranie wymaga harmonogramowania. Wszystkie koszty związane z dzierŝawą poszczególnych odcinków sieci światłowodowej moŝna przypisać tu do konkretnych obiektów (oznaczonych w przedstawianej strukturze zapisów kolorem niebieskim). Wariant Nr 2 (szczegółowy) 1. Powiat bartoszycki 1.2 Gmina Górowo Iławieckie 1.2.SŚ Sieć światłowodowa 1.2.SŚ.KT Kanalizacja teletechniczna (fi 100mm) 1.2.SŚ.KT.OG Odcinki gminne 1.2.SŚ.KT.OG.1 Kanalizacja odcinek A1...A3(podatek) 1.2.SŚ.KT.OG.2 Światłowód odcinek A1 A3 1.2.SŚ.KT.OG.3 Kanalizacja odcineka5...b1(podatek) 1.2.SŚ.KT.OG.4 Światłowód odcinek A5 B1 + wtórnik 1.2.SŚ.KT.OP Odcinki prywatne 1.2.SŚ.KT.OP.1 Kanalizacja odcinek A3 A4(podatek) 1.2.SŚ.KT.OP.2 Światłowód odcinek A3 A4 1.2.SŚ.KT.OP.3 Kanalizacja odcinek A4 A5(podatek) 1.2.SŚ.KT.OP.4 Światłowód odcinek A4 A5 1.2.SŚ.KT.OP.5 Kanalizacja odcinek A7 A8(podatek) 24